Pay2ERP
Podręcznik użytkownika – Dopasowywanie płatności do faktur bez ręcznego wprowadzania
🔗 Jak Pay2ERP dopasowuje płatność
Każde powiadomienie o płatności — e-mail od banku, wiersz z Revolut lub Wise, albo wiersz wyciągu odczytany bezpośrednio z Państwa ERP — sprowadza się do tej samej garstki faktów: kwoty, waluty, daty waluty i numeru referencyjnego wpisanego przez klienta podczas płatności. To właśnie te fakty są dopasowywane do Państwa otwartych faktur, a nie treść e-maila.
| Format źródła | Co to jest | Jak Pay2ERP to odczytuje |
|---|---|---|
| MT940 / MT942 | Wyciąg bankowy SWIFT dzienny / śróddzienny | Ustrukturyzowany. Każdy wiersz uznania automatycznie staje się jedną płatnością — bez zgadywania przy ekstrakcji. |
| CAMT.053 | Wyciąg bankowy XML ISO 20022 | Ustrukturyzowany, analizowany zabezpieczająco przed uszkodzonym lub zbyt dużym plikiem XML. |
| BAI2 | Amerykański format wyciągu bankowego | Ustrukturyzowany, taki sam sposób obsługi jak formaty powyżej. |
| OFX | Open Financial Exchange | Ustrukturyzowany, taki sam sposób obsługi jak formaty powyżej. |
| API Revolut / Wise | Bezpośrednie połączenie z rachunkiem | Ustrukturyzowane pola docierają już opisane etykietami — kwota, referencja i nadawca — bez czekania na e-mail z banku; Pay2ERP odczytuje je przy kolejnym przebiegu. |
| Pozycje bankowe z ERP | Pozycje wyciągów bankowych, które są już w Państwa ERP (Odoo) | Ustrukturyzowane, odczytywane bezpośrednio z Państwa ERP — bez udziału e-maili. |
| E-mail w wolnym tekście | Powiadomienie banku o płatności napisane prostym językiem | Najpierw sprawdzane są wbudowane wzorce numerów i kwot w kilkunastu językach; AI odczytuje tekst tylko wtedy, gdy żaden z nich nie pasuje. |
🔍 Które e-maile czyta Pay2ERP
Pay2ERP nie traktuje każdej wiadomości w Państwa skrzynce jako płatności. W zwykłej skrzynce INBOX odczytuje wyłącznie e-maile od nadawców, których nauczyli go Państwo jako banki — nic innego nie jest otwierane, wyodrębniane ani rozliczane. E-mail w folderze przeznaczonym na płatności lub przeniesiony do _Pay2ERP/DO_IMPORTU jest zawsze odczytywany.
_Pay2ERP/DO_IMPORTU. Od tej chwili każdy e-mail z tego banku jest odczytywany automatycznie. Dopóki żaden bank nie jest nauczony, a nadal przychodzą wiadomości wyglądające na bankowe, karta Logi w Państwa panelu przypomina o tym, najwyżej raz w tygodniu.
| Co jest pomijane | Dlaczego |
|---|---|
| Nasze własne raporty i e-maile ze sklepu | Poczta platformy nigdy nie jest powiadomieniem o płatności. |
| Nienauczony nadawca w Państwa zwykłej skrzynce INBOX | Pay2ERP odczytuje wyłącznie nadawców, których nauczyli go Państwo jako banki. |
| Nadawca oznaczony przez Państwa jako niebędący bankiem | Przenieśli Państwo jeden z jego e-maili do _Pay2ERP/NIE_IMPORTOWAC. |
Jak nauczyć Pay2ERP nadawcy bankowego
Proszę przenieść e-mail do _Pay2ERP/DO_IMPORTU. Nadawca zostaje dodany do listy Państwa banków, a e-mail jest odczytywany stamtąd, razem ze skonfigurowanymi folderami bankowymi. Jeśli nadawca nie jest bankiem, wystarczy przeciągnąć jeden z jego e-maili do _Pay2ERP/NIE_IMPORTOWAC: Pay2ERP przestaje odczytywać jego pocztę, a e-mail wraca do skrzynki INBOX. Zmiana decyzji? Wystarczy przeciągnąć jeden z jego e-maili do _Pay2ERP/DO_IMPORTU, a będzie znów odczytywany. Foldery są tworzone automatycznie, gdy Pay2ERP jest aktywny.
Jeśli w tej skrzynce działa również AutoSPAM lub Mail2ERP, poczta od nauczonego banku jest automatycznie przenoszona do _Pay2ERP/DO_IMPORTU. Nazwy folderów są wyświetlane w języku Państwa skrzynki — na przykład po słowacku folder importu nazywa się NA_IMPORT.
_Pay2ERP/DO_IMPORTU.
🔄 Jak działa Pay2ERP – Schemat wizualny
dociera
wyodrębnione
faktury (faktur)
w Państwa ERP
raport
Jedna płatność może pokrywać kilka faktur naraz — na przykład gdy klient płaci za cały miesiąc jednym przelewem. Pay2ERP przeszukuje kombinacje Państwa otwartych faktur, aż znajdzie zestaw sumujący się do zapłaconej kwoty, zamiast poddawać się przy pierwszej fakturze, która nie pasuje samodzielnie.
📥 Niedopasowane płatności – Państwa siatka bezpieczeństwa
Gdy Pay2ERP nie znajdzie pewnego dopasowania, nie zgaduje i nie ukrywa e-maila. E-mail pozostaje tam, gdzie dotarł — w skrzynce INBOX lub w folderze bankowym — albo trafia do _Pay2ERP/RECZNIE, jeśli przyszedł przez _Pay2ERP/DO_IMPORTU. Nigdy nie jest oznaczany jako przeczytany, a raport z przebiegu wymienia go wraz z przyczyną i wskazówką, co zrobić.
Gdy DEMO jest wyłączone, każdy e-mail, którego wszystkie płatności zostały zapisane, od razu trafia do _Pay2ERP/PRZETWORZONE. W trybie DEMO skrzynka pozostaje dokładnie w niezmienionym stanie. Pay2ERP uczy się układu każdego banku na podstawie płatności zapisanych z powodzeniem, więc sformułowania tego samego banku rozpoznaje następnym razem szybciej.
🚀 Pierwsze kroki
- Proszę podłączyć w panelu konto e-mail banku lub token API Wise (Revolut Business konfigurujemy razem z Państwem na życzenie). Albo proszę dodać BOTS4.me Mailbox i przekazywać nam powiadomienia bankowe — zob. Prześlij do nas poniżej.
- Proszę nauczyć Pay2ERP swojego banku: wystarczy przenieść jedno powiadomienie bankowe do
_Pay2ERP/DO_IMPORTU. Do tego czasu nie odczytuje on żadnego e-maila z Państwa skrzynki INBOX. - Proszę włączyć Pay2ERP. Startuje w trybie DEMO: odczytuje Państwa prawdziwe powiadomienia o płatnościach i raportuje, co by zapisał. Nic nie jest zapisywane w ERP, a skrzynka pozostaje nienaruszona.
- Proszę połączyć ERP. Nadal w trybie DEMO prawdziwe faktury są dopasowywane i raportowane — nic nie jest zapisywane.
- Sprawdźcie kilka raportów z przebiegu. Dopasowania, które widzicie, to dokładnie to, co zostałoby zapisane po przejściu na tryb produkcyjny.
- Proszę przełączyć Tryb na LIVE. Od tej chwili dopasowane płatności są automatycznie zapisywane w Państwa ERP. LIVE odblokowuje się po pierwszym raporcie w trybie DEMO.
🛡️ DEMO i LIVE
Jest jeden przełącznik, Tryb (DEMO / LIVE). To, co Pay2ERP może zrobić, zależy od tego, co zostało połączone:
| Co zostało połączone | Tryb | Co się dzieje |
|---|---|---|
| BOTS4.me Mailbox | DEMO | Podgląd powiadomień o płatnościach przesłanych do nas. |
| Skrzynka lub API banku | DEMO | Prawdziwe płatności są odczytywane i raportowane — bez udziału ERP. |
| Skrzynka + ERP | DEMO | Prawdziwe faktury są dopasowywane i raportowane — nic nie jest zapisywane. |
| Skrzynka + ERP | LIVE | Pełna automatyzacja: płatności są przechwytywane, dopasowywane i zapisywane w Państwa ERP. |
| BOTS4.me Mailbox + ERP | LIVE | Płatności przesłane do nas są zapisywane w Państwa ERP — tylko z banków, które Pay2ERP już zna. |
⚙️ Przegląd ustawień panelu
Sterowanie
| Ustawienie | Domyślnie | Działanie |
|---|---|---|
| Zasilanie bota | Włączone | Włącza lub wyłącza Pay2ERP. |
| Tryb | DEMO | DEMO pokazuje podgląd, LIVE zapisuje płatności w Państwa ERP. Patrz DEMO i LIVE powyżej. |
| Tryb AI | Podstawowa AI | Wyłączony, Podstawowa AI, Premium AI lub Ultra, zależnie od planu. Przy ustawieniu Wyłączony model językowy nigdy nie jest wywoływany. |
| Harmonogram uruchamiania | Co godzinę | Jak często Pay2ERP sprawdza nowe płatności. |
| Godziny pracy | 07:00–16:00 | Godziny, w których działa Pay2ERP. Weekendy są wyłączone, chyba że zostaną włączone. |
| Wysyłaj raporty dopasowanych płatności do | — | Kto otrzymuje raport płatności zapisanych w Państwa ERP. Adresy należy oddzielić przecinkiem; puste oznacza e-mail Państwa konta. Dopóki następne pole jest puste, płatności do ręcznej obsługi też są w tym raporcie. |
| Wysyłaj płatności do ręcznej obsługi do | — | Opcjonalne. Płatności, których nie udało się zaksięgować, trafiają tu w osobnym raporcie, wysyłanym nawet przy wyłączonych raportach e-mail. Puste pozostawia je w raporcie powyżej. |
| Prześlij do nas – akceptuj e-maile od | — | Kto może przesyłać do nas powiadomienia o płatnościach. Puste: tylko e-mail Państwa konta. Wypełnione: dokładnie wpisane adresy (do 6). Patrz Prześlij do nas poniżej. |
Podstawowe dopasowywanie
| Ustawienie | Plan | Działanie |
|---|---|---|
| Parowanie płatności z należnościami | Personal | Dopasowuje przychodzące płatności do zaległych faktur, korzystając z numerów referencyjnych, kwot i danych klientów. Rdzeń Pay2ERP — domyślnie włączony. |
| Raporty e-mail | Personal | Wysyła raport z przebiegu po każdym przetworzonym źródle. Po wyłączeniu raport przychodzi tylko wtedy, gdy płatność wymaga Państwa uwagi. Domyślnie włączone. |
| Dziennik w Państwa skrzynce | Personal | Zapisuje dziennik Pay2ERP w folderze _Pay2ERP/LOGS w Państwa skrzynce. Domyślnie włączone. |
| Rozpoznawanie nazwy firmy przez AI | Personal | Wykorzystuje AI do identyfikowania i standaryzowania nazw firm na podstawie opisów płatności, dzięki czemu płatność można dopasować do nieopłaconych faktur po kwocie nawet bez referencji płatności. |
| Ekstrakcja referencji płatności przez AI | Personal | Odczytuje referencję płatności z powiadomienia bankowego, gdy reguły nie potrafią jej znaleźć — dla płatności, których referencja zapisana jest w tekście swobodnym zamiast w polu referencji. |
| Eksport dzienny | Family | Codziennie wysyła na e-mail konta plik Excel z płatnościami przetworzonymi w tym miesiącu, do przeglądu i uzgodnienia księgowego. Domyślnie wyłączone. |
| Przetwarzanie wstępne | Family | Pozwala Pay2ERP pobierać pocztę z ukrytej kolejki zasilanej przez AutoSPAM zamiast ze zwykłej skrzynki INBOX. Wymaga AutoSPAM z włączonym Przetwarzaniem wstępnym. Skonfigurowane foldery bankowe są zawsze odczytywane bezpośrednio. Domyślnie wyłączone. |
Oba ustawienia AI działają tylko wtedy, gdy Tryb AI nie jest ustawiony na Wyłączony.
Odczytywane formaty dokumentów
| Format | Plan | Działanie |
|---|---|---|
| Tekst e-maila | Personal | Przetwarza dane bezpośrednio z tekstu treści e-maila. |
| Pliki CSV | Personal | Przetwarza dane z załączników .csv. |
| HTML | Personal | Przetwarza dane z załączników .html. |
| Excel | Personal | Przetwarza dane z załączników .xls / .xlsx. |
| Pliki PDF | Personal | Przetwarza dane z załączników PDF. |
| Word | Personal | Przetwarza dane z załączników .doc / .docx. |
| Zeskanowane pliki PDF | Personal | Przetwarza dane z opartych na obrazach (zeskanowanych lub sfotografowanych) załączników PDF za pomocą OCR. |
| Obrazy / zdjęcia | Personal | Przetwarza dane z załączników .jpg, .jpeg i .png za pomocą OCR. |
| Obrazy rastrowe | Business | Przetwarza dane z załączników .gif, .tif, .tiff, .webp, .svg i .eps za pomocą OCR. |
Pliki wyciągów bankowych (MT940/MT942, CAMT.053, BAI2, OFX) są zawsze odczytywane, niezależnie od ustawień przełączników formatów.
📊 Jak czytać raport
Jeden raport na każde przetworzone źródło. Temat zaczyna się od ✅, gdy wszystko przeszło, lub podaje, ile płatności wymaga interwencji.
⚠️ Wymaga interwencji
Nieudane płatności są na początku, każda na osobnej karcie, ze wszystkim, co potrzebne do ręcznego zaksięgowania: kwota, numer referencyjny, płatnik, znalezione przez nas otwarte faktury, powód braku dopasowania i miejsce, w którym jest teraz e-mail.
✅ Co przeszło
Zwięzła tabela zapisanych płatności (w trybie DEMO: dopasowanych).
📈 Liczby
Kafelki za ten miesiąc i za cały okres: odczytane e-maile, opłacone, wymagające interwencji i łączna wartość.
📨 Prześlij do nas — bez konieczności łączenia skrzynki
Nie muszą Państwo w ogóle łączyć skrzynki. W BOTS4.me/bots → Ustawienia → Pay2ERP proszę kliknąć Dodaj źródło i dodać BOTS4.me Mailbox — jednym kliknięciem, bez łączenia czegokolwiek, bez hasła. Następnie proszę przesyłać powiadomienia o płatnościach z banku na pay2erp@bots4.me. W trybie DEMO otrzymują Państwo podgląd e-mailem; w trybie LIVE płatności są naprawdę zapisywane w Państwa ERP. Potrzebujemy więc dostępu tylko do Państwa ERP, nigdy do skrzynki pocztowej.
Kto może przesyłać: ustawia się to w Pay2ERP → Sterowanie → Prześlij do nas – akceptuj e-maile od. Puste: tylko adres e-mail Państwa konta. Wypełnione: dokładnie wpisane adresy (do 6) — zastępują one adres Państwa konta, więc proszę go również dodać, jeśli także Państwo przesyłają.
W trybie LIVE Pay2ERP zapisuje płatności tylko z banków, które już zna. E-mail o płatności z banku, którego jeszcze nie zna, czeka na Państwa potwierdzenie jednym kliknięciem; potem bank zostaje zapamiętany.
Ten sam e-mail przesłany dwukrotnie jest przetwarzany tylko raz. Przy wyłączonym trybie demo nadawca po każdym przesłanym e-mailu otrzymuje krótkie potwierdzenie e-mailem: przetworzono albo nie przetworzono i gdzie sprawdzić dlaczego.
📬 Dziennik w Państwa skrzynce
- Gdzie: każda skrzynka otrzymuje folder LOGS wewnątrz własnego folderu bota, na przykład _Pay2ERP/LOGS. Każdy bot ma swój własny.
- Co: te same wiersze co na karcie Logi, jedna wiadomość na wiersz. Nic nie jest wysyłane e-mailem — wiersze są zapisywane wprost do folderu.
- Nieprzeczytane oznacza, że potrzebna jest Państwa reakcja: nieprzeczytane przychodzą tylko wiersze wymagające Państwa decyzji. Wszystkie pozostałe wiersze, łącznie z ostrzeżeniami, przychodzą już przeczytane.
- Przyciski jednym kliknięciem: wiersze dotyczące e-maila mają te same przyciski co panel. Przycisk, który przenosi e-mail, nosi nazwę folderu docelowego, na przykład ZEZWOL lub SPAM. Przycisk otwiera krótką stronę potwierdzenia, bez logowania, i działa przez 7 dni. Wynik pojawia się jako nowy wiersz, z przyciskiem cofnięcia, jeśli jest dostępny.
- Decyzja prosto z dziennika: wiersz wymagający Państwa decyzji pokazuje też nazwy załączników e-maila i jego kilka pierwszych wierszy, więc rzadko trzeba otwierać sam e-mail.
- Porządki: folder przechowuje ostatnich 100 wierszy przez maksymalnie 30 dni. Pełny dziennik pozostaje w Państwa panelu.
- Bezpieczne z założenia: prawdziwe wiadomości dziennika istnieją wyłącznie w folderach LOGS, nigdy w skrzynce odbiorczej, a strona potwierdzenia nigdy nie prosi o hasło.
- Przełącznik: Logi w Państwa skrzynce, na liście funkcji bota w zakładce Sterowanie. Od planu Personal włączone domyślnie.
- Płatności bez skrzynki: wiersze z API banku, ze źródła w ERP lub z BOTS4.me Mailbox nie mają Państwa skrzynki, do której mogłyby trafić, więc pojawiają się tylko w panelu.
❓ Rozwiązywanie problemów
| Co widzisz | Co to znaczy |
|---|---|
| Płatność nie została zapisana | Nie znaleziono pewnego dopasowania — proszę sprawdzić, czy numer referencyjny w powiadomieniu rzeczywiście odpowiada otwartej fakturze i czy faktura nie jest już oznaczona jako zapłacona. Przyczynę podaje karta w raporcie z przebiegu. |
| Wygląda na to, że płatność całkowicie brakuje | Jeśli ta sama transakcja bankowa dotarła w ciągu 48 godzin przez inne połączone źródło, Pay2ERP zapisał ją raz, a drugi e-mail odłożył do przetworzonych. |
| E-maile z mojego banku nie są odczytywane | Proszę nauczyć Pay2ERP banku: przenieść jeden z jego e-maili do _Pay2ERP/DO_IMPORTU. Proszę sprawdzić, czy nie znajduje się w _Pay2ERP/NIE_IMPORTOWAC. |
| Dopasowywanie po nazwie firmy jest niedostępne | Rozpoznawanie nazwy firmy przez AI jest dostępne od planu Personal i wymaga, aby tryb AI nie był ustawiony na Wyłączony. Bez niego płatności bez referencji płatności czekają na ręczną weryfikację. |
| Nie dociera żaden raport z przebiegu | Proszę sprawdzić, czy Wysyłaj raporty dopasowanych płatności do zawiera właściwy adres (puste oznacza e-mail Państwa konta), a także Wysyłaj płatności do ręcznej obsługi do, jeśli z niego Państwo korzystają. Przy wyłączonych Raportach e-mail uruchomienia, w których wszystko przeszło, nie wysyłają e-maila. |
| Zeskanowane lub sfotografowane potwierdzenie zapłaty nie zostało odczytane | Zeskanowane pliki PDF i zdjęcia wymagają formatów opartych na OCR, dostępnych od planu Personal. |
❓ Najczęściej zadawane pytania
💡 Foldery zaczynające się od znaku _ (np. _Pay2ERP) tworzy automatycznie aplikacja — prosimy ich nie zmieniać ani nie usuwać.
Jakie źródła płatności są obsługiwane?
E-maile z powiadomieniami bankowymi (IMAP, Gmail, Outlook, Office 365) i dołączone do nich pliki wyciągów (MT940/MT942, CAMT.053, BAI2, OFX), Wise przez API (Revolut Business na życzenie), pozycje bankowe odczytywane z Państwa ERP (Odoo) oraz e-maile przekazywane na pay2erp@bots4.me.
Z jakimi systemami ERP współpracuje?
Dziś Odoo, ERPNext, Zoho (Books / Inventory), Dolibarr 23 i nowsze, Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero i SAP Business One — Odoo, ERPNext, Zoho i Dolibarr także jako źródło danych bankowych. W Business Central Pay2ERP umieszcza płatności w partii Państwa dziennika wpłat gotówkowych, a Państwo je księgują; w QuickBooks Online, Xero i SAP Business One rejestruje każdą płatność na wybranym przez Państwa rachunku bankowym. Każdy inny system ERP z API — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite i inne — podłączamy na życzenie.
Co się dzieje z płatnością, której nie można dopasować?
E-mail pozostaje tam, gdzie dotarł (lub trafia do _Pay2ERP/RECZNIE, jeśli przyszedł przez _Pay2ERP/DO_IMPORTU), a raport z przebiegu pokazuje go wraz z przyczyną — nic nie znika w ukrytym folderze.
Pay2ERP pominął wiadomość, która naprawdę była powiadomieniem bankowym. Co teraz?
Proszę przenieść go do _Pay2ERP/DO_IMPORTU. Pay2ERP odczyta go przy następnym przebiegu i zapamięta nadawcę, więc każde kolejne powiadomienie z tego banku będzie odczytywane automatycznie. W międzyczasie pominięty e-mail nigdy nie jest przenoszony ani usuwany.
Czy obsługuje jedną płatność pokrywającą kilka faktur?
Tak. Pay2ERP przeszukuje kombinacje Państwa otwartych faktur w poszukiwaniu zestawu sumującego się do zapłaconej kwoty.
Jak działa wsparcie AI?
Reguły działają jako pierwsze, przy każdej płatności. AI jest wywoływana tylko wtedy, gdy reguły nie potrafią wyodrębnić referencji z powiadomienia w wolnym tekście — większość płatności nigdy do niej nie dociera.
Czy mogę testować bez podłączania swojego ERP?
Tak. W trybie DEMO Pay2ERP odczytuje Państwa prawdziwe powiadomienia o płatnościach i raportuje, co by zrobił; po połączeniu ERP dopasowuje też prawdziwe faktury, nadal niczego nie zapisując. Pierwszy miesiąc gratis.
Czy współpracuje z AutoCASH?
Tak. Pay2ERP zapisuje płatność; AutoCASH natychmiast przestaje przypominać o tej fakturze. Gdy w AutoCASH włączone jest ustawienie Wstrzymaj upomnienia, gdy płatności nie zostały przetworzone, AutoCASH czeka, dopóki Pay2ERP ma jeszcze nieprzetworzone powiadomienia o płatnościach — ponawiając próbę co godzinę, maksymalnie przez 3 dni — dzięki czemu klienci, którzy już zapłacili, nie dostają przypomnień.
Czy to używa AI? Nam nie wolno.
Ustawcie Tryb AI na Wyłączony, a żaden model językowy nie zostanie wywołany i nic nie zostanie wysłane do dostawcy AI. Połączenie z API banku lub ustrukturyzowany wiersz wyciągu ERP nic przy tym nie traci — te pola docierają już opisane etykietami i są dopasowywane wyłącznie przez reguły. Tylko e-maile z powiadomieniami w wolnym tekście o układzie, którego reguły nie rozpoznają, wymagają AI. Jeśli Państwa dział zgodności potrzebuje tego na piśmie, zapytajcie nas, a potwierdzimy to dla Państwa dokumentacji.
Jak działa dopasowywanie płatności?
Pay2ERP wyodrębnia z powiadomień o płatnościach referencję płatności (zwykle numer faktury) za pomocą 34 wbudowanych wzorców, a następnie dopasowuje ją do otwartych faktur w Państwa ERP według kwoty i referencji.
🔒 Czego Pay2ERP nigdy nie zrobi
- Kontakt z klientami — to zadanie AutoCASH, nie Pay2ERP.
- Zapisanie płatności w trybie DEMO.
- Dopasowanie płatności do faktury bez uprzedniego sprawdzenia względem niej kwoty i referencji.
- Dwukrotne zapisanie tej samej transakcji bankowej, nawet jeśli dociera przez dwa różne połączone źródła.
- Ukrycie przed Państwem niedopasowanej płatności — pozostaje ona tam, gdzie dotarła, lub w
_Pay2ERP/RECZNIE, a raport ją wymienia. - Zmienianie czegokolwiek w Państwa ERP poza zapisaniem płatności do odpowiedniej faktury (faktur) i dodaniem do nich krótkiej notatki o płatności.