Automatyzacja Dolibarr: zamówienia z e-maili, fakturowanie i przypomnienia o płatnościach

🎯 Kroki od zamówienia do zapłaty, które Dolibarr zostawia Państwu

Dolibarr ma wszystkie dokumenty potrzebne firmie handlowej: oferty handlowe, zamówienia klientów, wysyłki, faktury i płatności. Brakuje mu kogoś, kto przeprowadzi każde zamówienie od jednego dokumentu do następnego. W większości firm pracujących na Dolibarrze wciąż robi to człowiek, a przy każdym zamówieniu powtarza się tych samych kilka kroków:

• Wprowadzenie zamówienia: klient wysyła e-mailem zamówienie w PDF lub Excelu, a ktoś wpisuje produkty i ilości do oferty lub zamówienia.
• Zatwierdzenie i wysyłka: ktoś zatwierdza zamówienie, sprawdza stan magazynu, tworzy wysyłkę i ją zatwierdza.
• Fakturowanie: ktoś tworzy fakturę z zamówienia, pilnuje, by fakturowane były tylko wysłane towary, i wysyła ją klientowi.
• Upominanie: pod koniec miesiąca ktoś przegląda niezapłacone faktury i pisze przypomnienia, albo nie znajduje na to czasu.

Każdy krok z osobna jest szybki. Razem i powtarzane przy każdym zamówieniu zajmują godziny tygodniowo, a zapomniany krok jest zwykle tym kosztownym: faktura, która nigdy nie została wysłana, albo przypomnienie, które wychodzi miesiąc za późno.

🤖 Które boty BOTS4.me współpracują z Dolibarrem

Każda aplikacja ERP od BOTS4.me działa na Dolibarr 23 i nowszym. Ta strona opisuje trzy, które razem prowadzą stronę sprzedażową od e-maila do zapłaty.

Supplier2ERP, Pay2ERP, Bill2ERP, AutoSTOCK i AutoPURCHASE również działają na Dolibarrze, a Pay2ERP może jako wejście wykorzystać własne pozycje bankowe Dolibarra. Jedno połączenie z Dolibarrem obsługuje każdego uruchomionego bota.

📧 Mail2ERP: zamówienia z e-maili jako oferty i zamówienia klientów

Mail2ERP czyta Państwa skrzynkę sprzedażową, decyduje, czy każdy e-mail to zapytanie ofertowe, wiążące zamówienie, czy żadne z nich, i czyta wiersze produktów z treści e-maila i wszystkich załączników: PDF, Excel, Word, CSV, HTML, obrazy i zeskanowane dokumenty, w dowolnym układzie i języku, bez szablonów. Każdy kod produktu jest dopasowywany do referencji produktów w Państwa katalogu Dolibarra.

• Zapytanie → wersja robocza oferty handlowej, gotowa do wyceny, dostosowania i wysłania przez zespół sprzedaży.
• Wiążące zamówienie → zamówienie klienta, tworzone jako wersja robocza, a następnie zatwierdzane.
• Kontakty: osoba, która napisała e-mail, staje się kontaktem klienta w dokumencie, a adres dostawy podany w e-mailu staje się kontaktem wysyłkowym.
• Pliki: załączniki klienta są dołączane do oferty lub zamówienia.
• Bez duplikatów: każdy dokument jest oznaczany źródłowym e-mailem w polu referencji zewnętrznej Dolibarra, więc to samo zamówienie wysłane dwa razy jest tworzone raz.

Mail2ERP nigdy nie tworzy kontrahentów ani produktów. Nadawca musi należeć do istniejącego klienta, a każdy wiersz musi pasować do istniejącego produktu. E-mail, którego nie da się zaimportować, pozostaje nieprzeczytany w INBOX, a log podaje powód.

🐙 AutoERP: zatwierdzanie, wysyłka i fakturowanie otagowanych zamówień

AutoERP przejmuje rutynowe kroki po zamówieniu. Pracuje wyłącznie na zamówieniach, które mu Państwo przekażą, a przekazuje się je polem, a nie domysłem.

Jak przekazać zamówienie do AutoERP

Dolibarr nie pozwala innym programom czytać tagów zamówienia sprzedaży, dlatego AutoERP korzysta z pola zamówienia o nazwie BOTS4.me tags (kod b4mtags). Gdy użytkownik integracyjny jest administratorem, AutoERP dodaje pole sam. W przeciwnym razie należy je dodać raz: Setup → Modules → Sales Orders → Complementary attributes → New attribute, etykieta BOTS4.me tags, kod b4mtags, typ String (1 line), długość 255, zawsze edytowalne. Następnie wpisuje się w pole AutoERP, aby przetworzyć całe zamówienie, lub AutoERP_partial, aby przetwarzać je wiersz po wierszu. AutoERP dopisuje do tego samego pola własne tagi postępu.

Co dzieje się przy każdym uruchomieniu

• Potwierdzenie: otagowana wersja robocza zamówienia jest zatwierdzana. Gdy warunki płatności zamówienia wymagają zapłaty z góry, na przykład “Due on order” lub warunek ze 100% zaliczką, AutoERP wystawia też zatwierdzoną fakturę zaliczkową na całe zamówienie, powiązaną z nim.
• Wysyłka: gdy towar jest na stanie i nadszedł termin dostawy, AutoERP tworzy z zamówienia zatwierdzoną wysyłkę z ilościami, które mogą wyjść. Dolibarr przesuwa stany przy zatwierdzeniu, jeśli tak stanowi konfiguracja modułu Magazyn. Wysyłki częściowe zostawiają resztę na zamówieniu.
• Fakturowanie: AutoERP tworzy z zamówienia jedną zatwierdzoną fakturę, fakturując produkty magazynowe według faktycznie wysłanych ilości, a usługi według zamówionych, i odlicza opłacone zaliczki. Można też wybrać jedną zbiorczą fakturę na klienta za dzień, tydzień lub miesiąc.

W planie Business AutoERP może też wstrzymywać wysyłki dla klientów z zaległymi fakturami, jednorazowo im o tym przypominając, oraz wysyłać zamówienia w częściach. Wszystkie opcje opisuje przewodnik AutoERP.

💰 AutoCASH: przypomnienia o płatnościach dla zaległych faktur Dolibarra

W wybrane dni miesiąca AutoCASH odczytuje z Dolibarra niezapłacone faktury klientów, grupuje je według klienta i ustala, jak bardzo każdy klient zalega. Eskalacja jest domyślnie stopniowa:

• Łagodny start: można włączyć tylko poziom 1, sprawdzić go w działaniu, a poziomy 2 i 3 włączyć później.
• Nigdy dwa razy za to samo: ten sam poziom jest powtarzany dopiero po okresie oczekiwania, a uruchomienie przerwane w połowie nie może wysłać przypomnienia dwa razy.
• Filtry: minimalna kwota, minimalna liczba dni po terminie i lista klientów, których nigdy nie chcą Państwo upominać automatycznie.
• Dwa e-maile dla Państwa: podgląd dzień wcześniej z listą osób, które otrzymają przypomnienie, i raport po wszystkim z listą tych, z którymi się skontaktowano, na jakim poziomie i w sprawie których faktur.
• Wysyła BOTS4.me: ponieważ Dolibarr nie może wysyłać e-maili przez swoje API, przypomnienia wysyła BOTS4.me, w języku klienta. Własne faktury zaliczkowe AutoERP dla przedpłaconych zamówień nie są upominane przez AutoCASH.

⚙️ Konfiguracja Dolibarra krok po kroku

• Krok 1 — Proszę rozpocząć bezpłatny miesiąc Discovery: proszę zalogować się na bots4.me/bots i kliknąć Rozpocznij bezpłatny miesiąc Discovery na karcie wybranego bota. Karta nie jest potrzebna.
• Krok 2 — Proszę włączyć REST API w Dolibarrze: Home → Setup → Modules/Applications → proszę włączyć API REST (server).
• Krok 3 — Proszę utworzyć użytkownika integracyjnego: w sekcji Users & Groups proszę utworzyć użytkownika, np. “BOTS4.me Integration”, i nadać mu uprawnienia używanych botów: Mail2ERP — kontrahenci, produkty, oferty handlowe, zamówienia sprzedaży; AutoERP — zamówienia sprzedaży, wysyłki, faktury klientów, magazyn; AutoCASH — faktury klientów, płatności, banki. Każdy bot potrzebuje też dostępu do odczytu Banków i własnej karty użytkownika.
• Krok 4 — Proszę wygenerować klucz API: proszę otworzyć kartę użytkownika → Modify → pole API key → wygeneruj → Save i skopiować klucz.
• Krok 5 — Proszę podłączyć Dolibarr w bots4.me: proszę wpisać adres URL witryny Dolibarr i klucz API, a także numer podmiotu, jeśli używają Państwo modułu Multicompany. Pełny opis jest w Getting Connected.
• Krok 6 — Tylko AutoERP: proszę dodać pole zamówienia BOTS4.me tags w sposób opisany powyżej, chyba że użytkownik integracyjny jest administratorem.
• Krok 7 — Proszę podłączyć skrzynkę dla Mail2ERP (Gmail i Microsoft 365 przez Secure Quick Connect, inne przez IMAP z hasłem aplikacji) albo zamiast tego przekazywać zamówienia do BOTS4.me Mailbox.

🧪 Tryb demo, niejasne e-maile i błędy

Każdy bot startuje w trybie demo. Mail2ERP wysyła Państwu e-mailem ofertę lub zamówienie, które by utworzył, AutoERP raportuje, które zamówienia by zatwierdził, wysłał i zafakturował, a AutoCASH przysyła pełną listę klientów, którym wysłałby przypomnienie, nie kontaktując się z żadnym z nich. Nic nie jest zapisywane w Dolibarrze, dopóki nie ustawią Państwo Trybu na LIVE, który odblokowuje się po pierwszym raporcie demo. Strona Tryb demo wyjaśnia ideę, a demo panelu na żywo pokazuje każde ustawienie na przykładowych danych.

• E-maile, których Mail2ERP nie mógł zaimportować, pozostają nieprzeczytane w INBOX. Zaimportowane trafiają do _Mail2ERP/PRZETWORZONE.
• Powód jest zawsze rejestrowany w zakładce Logi i w folderze LOGS skrzynki, na przykład nadawca, który nie jest klientem w Dolibarrze, albo referencja produktu, która nie istnieje. Zob. przewodnik po folderze LOGS.
• Korekta za pomocą folderów: przeciągnięcie e-maila do _Mail2ERP/OFERTA lub _Mail2ERP/ZAMOWIENIA ponawia go jako ofertę lub zamówienie, a do _Mail2ERP/POMIN — pomija ten rodzaj e-maili w przyszłości.
• Problemy z konfiguracją AutoERP, takie jak brak pola BOTS4.me tags lub wyłączony moduł Wysyłki, są wymieniane w raporcie z uruchomienia, więc dokładnie wiadomo, co poprawić.

📅 Bezpłatny miesiąc Discovery i plan bezpłatny

Pierwszy miesiąc każdego bota to bezpłatny miesiąc Discovery bez karty. Przełączniki oznaczone Discovery w zakładce Sterowanie są w nim zawarte i na starcie wyłączone, więc to Państwo wybierają, co wypróbować.

📚 Powiązane artykuły

• Produkty: Mail2ERP, AutoERP i AutoCASH.
• Przewodniki: przewodnik Mail2ERP, przewodnik AutoERP, przewodnik AutoCASH i Getting Connected.
• Inny ERP open source: Automatyzacja ERPNext z e-maili: zamówienia, potwierdzenia dostawców i płatności.
• Porównanie podejść: Parseur, Docparser lub Nanonets a Mail2ERP przy wprowadzaniu zamówień do ERP.
• Te same kroki w innych systemach ERP: Automatyczna wysyłka i fakturowanie zamówień w Business Central oraz Jak zautomatyzować potwierdzanie zamówień, dostawy i fakturowanie w Odoo.
• Kontekst: Jak działają systemy ERP i CRM oraz dlaczego stworzyliśmy BOTS4.me.