Mail2KNOW

🔑 Il suo token di apprendimento

Formato: LEARN-xxxxxxxxxxxx — un codice segreto unico per il suo account

Dove trovarlo: nella scheda Mail2KNOW della sua dashboard su BOTS4.me/bots — con un comodo pulsante di copia. Viene generato automaticamente alla prima esecuzione del suo abbonamento.

Come usarlo: inserisca il token in qualsiasi punto dell’OGGETTO di un’e-mail inviata (o inoltrata) al suo indirizzo e-mail Mail2KNOW.

Chi può istruirlo: come materiale di apprendimento vengono accettate solo le e-mail provenienti dal suo indirizzo e-mail cliente registrato — il token da solo non basta (veda la sezione Sicurezza qui sotto).

📎 Che cosa può inviare

Ogni allegato viene elaborato come un documento separato:

• Documenti Word — manuali, descrizioni di prodotto, istruzioni interne (dal livello Family)
• Excel / CSV — listini prezzi, tabelle di prodotti, schede parametri (CSV dal livello Personal, Excel dal livello Family)
• PDF — cataloghi, schede tecniche, termini e condizioni (dal livello Family); PDF scansionati tramite OCR nel livello Business
• Immagini — documenti fotografati, schermate (livello Business)
• File HTML e di testo semplice — pagine web esportate, appunti (tutti i livelli)
• Il corpo stesso dell’e-mail — basta scrivere la conoscenza direttamente nel testo dell’e-mail (tutti i livelli)

🗂️ Categorie automatiche

Come funziona: l’IA converte ogni documento in uno o più articoli di conoscenza e assegna ogni articolo a una categoria (ad es. “Prezzi”, “Spedizioni”, “Specifiche di prodotto”).

Nessuna configurazione: le categorie vengono create e assegnate automaticamente — fino a un massimo di 15 categorie, così la sua base di conoscenza resta ordinata.

♻️ Aggiornare la conoscenza — vince la nuova versione

Come correggere o aggiornare: invii un documento aggiornato che produca un articolo con lo stesso titolo nella stessa categoria — il nuovo articolo sostituisce automaticamente la versione precedente.

Non si perde nulla: la vecchia versione viene conservata in archivio, così ha sempre lo storico.

I duplicati non costano nulla: se invia di nuovo un documento non modificato, Mail2KNOW lo rileva dall’hash del contenuto, lo salta e non addebita crediti.

✉️ L’e-mail di conferma

Dopo ogni e-mail di apprendimento riceve una conferma che elenca esattamente ciò che è stato appreso: quali documenti sono stati elaborati, quali articoli sono stati creati o aggiornati e le loro categorie.

Consiglio: dia un’occhiata alla conferma dopo ogni lotto — è il modo più rapido per verificare che la sua base di conoscenza contenga quello che crede.

🌍 Istruisca in una lingua, risponda in 31

Può istruire Mail2KNOW in qualsiasi lingua — e i clienti ricevono risposta nella lingua delle risposte configurata (l’impostazione Lingua dell’app), con 31 lingue supportate. Istruisca in slovacco, risponda in tedesco. Istruisca in inglese, risponda in francese. La conoscenza si trasferisce automaticamente. Se un cliente scrive chiaramente in un’altra lingua, Mail2KNOW risponde nella sua.

🤖 Come nasce una risposta

Passo 1: l’IA legge la domanda del cliente e seleziona dalla sua base gli articoli di conoscenza pertinenti

Passo 2: compone una risposta nella lingua delle risposte configurata (l’impostazione lingua; 31 supportate)

Passo 3: se l’IA è sicura, la risposta è pronta per l’invio — il modo in cui viene inviata dipende dalla funzione Invia le risposte automaticamente qui sotto

Se manca la conoscenza: niente supposizioni — parte invece il ciclo di richiesta informazioni (veda la sezione successiva)

📝 Modalità bozza — approva lei ogni risposta (impostazione predefinita)

Comportamento predefinito: la funzione Invia le risposte automaticamente è DISATTIVA — nulla raggiunge un cliente senza il suo OK.

Che cosa riceve: un’e-mail di bozza con [D-xxxx] nell’oggetto, contenente la risposta proposta.

Per inviarla così com’è: risponda semplicemente APPROVE — la risposta arriva al cliente senza modifiche.

Per inviare la sua versione: risponda con il testo modificato — al suo posto viene inviata la sua versione.

Per scartarla: Risponda REJECT (o CANCEL) — la bozza viene chiusa e non viene inviato nulla al cliente.

🚀 Invia le risposte automaticamente (dal livello Family)

Che cosa fa: quando è ATTIVA, le risposte sicure vengono inviate subito ai clienti — nessuna bozza, nessuna attesa.

Impostazione predefinita: DISATTIVA per ogni abbonamento. La attivi nella scheda Mail2KNOW su BOTS4.me/bots quando si fida delle risposte che vede in modalità bozza.

Consiglio: lavori in modalità bozza per i primi giorni, approvi qualche risposta e poi attivi l’invio automatico.

✍️ Firma personalizzata (dal livello Family)

Risposte professionali: le risposte in uscita sono firmate con il nome della sua azienda (impostato nelle impostazioni di Mail2KNOW) e con la sua firma personalizzata — i clienti vedono una risposta della sua azienda, non di un bot.

ℹ️ A che cosa non si risponde mai

Le e-mail generate automaticamente vengono riconosciute e ignorate: indirizzi no-reply, notifiche di mancata consegna, mailing list e newsletter. Mail2KNOW non resta mai bloccato in un ciclo di posta e non spreca mai crediti rispondendo a dei robot.

🙏 Passo 1 — il cliente riceve una conferma di ricezione

Il cliente riceve subito una cortese e-mail “abbiamo ricevuto la sua domanda”, così sa che il suo messaggio non è finito nel vuoto.

📨 Passo 2 — lei riceve un’e-mail di richiesta informazioni

Oggetto: [LEARN-token] [Q-xxxx] — descrive esattamente quali informazioni mancano per rispondere al cliente.

Che cosa fare: prema semplicemente Rispondi e scriva le informazioni con parole sue — oppure alleghi i documenti che le contengono. Poiché il suo token di apprendimento è già nell’oggetto, la sua risposta è automaticamente un’e-mail di apprendimento.

⚡ Passo 3 — apprende E risponde, automaticamente

La sua risposta viene convertita in articoli di conoscenza e il cliente in attesa riceve automaticamente la sua risposta — non deve mai scrivere lei al cliente.

Effetto permanente: il prossimo cliente che chiede la stessa cosa riceve una risposta immediata. Ogni richiesta di informazioni rende la sua base di conoscenza più intelligente.

⏰ Solleciti e cortese rimando

Dopo 2 giorni senza la sua risposta riceve un sollecito.

Dopo 5 giorni (configurabili tramite l’impostazione scadenza delle richieste in sospeso), il cliente riceve una cortese e-mail che lo invita a contattarla direttamente — così nessuna domanda resta appesa per sempre.

✅ Conferma di apprendimento (a lei)

Quando: dopo ogni e-mail di apprendimento che invia

Contiene: quali documenti sono stati elaborati e quali articoli di conoscenza sono stati creati o aggiornati, con le loro categorie

Azione richiesta: nessuna — le dia un’occhiata per verificare il risultato dell’apprendimento

📝 Bozza di risposta [D-xxxx] (a lei)

Quando: una domanda di un cliente ha ricevuto una risposta sicura e Invia le risposte automaticamente è DISATTIVA

Contiene: la risposta proposta per il cliente

Azione richiesta: risponda APPROVE per inviarla così com’è, oppure risponda con il testo modificato per inviare la sua versione

🤔 Richiesta di informazioni [LEARN-token] [Q-xxxx] (a lei)

Quando: manca la conoscenza per rispondere alla domanda di un cliente

Contiene: la descrizione esatta delle informazioni necessarie

Azione richiesta: risponda con le informazioni o alleghi documenti — il sistema le apprende e risponde automaticamente al cliente

⏰ Sollecito (a lei)

Quando: 2 giorni dopo un’e-mail di richiesta informazioni a cui non ha risposto

Azione richiesta: risponda all’e-mail [Q-xxxx] originale prima che la domanda in sospeso scada

🙏 Conferma di ricezione e rimando (al suo cliente)

Conferma di ricezione: inviata subito quando a una domanda non si può ancora rispondere — “abbiamo ricevuto la sua domanda”

Rimando: dopo 5 giorni (configurabili) senza la sua risposta, il cliente viene cortesemente invitato a contattarla direttamente

Azione richiesta: nessuna — è assistenza automatica al cliente mentre lei è impegnato

📊 Report via e-mail (a lei)

Quando: report periodici di elaborazione (tutti i livelli)

Contiene: che cosa è stato appreso, a che cosa si è risposto, che cosa è in sospeso e i crediti utilizzati

Azione richiesta: nessuna — una rapida panoramica della sua base di conoscenza al lavoro

🎯 Guida rapida alla configurazione

Configurare Mail2KNOW richiede solo pochi minuti:

• Passo 1: acquisti o attivi Mail2KNOW su BOTS4.me/product/mail2know (primo mese gratis)
• Passo 2: aggiunga il suo account e-mail in Team Account Management su BOTS4.me/bots — IMAP/SMTP o OAuth, convalidato automaticamente
• Passo 3: apra la scheda Mail2KNOW e copi il suo token di apprendimento (generato automaticamente alla prima esecuzione)
• Passo 4: invii una prima e-mail con il token nell’oggetto e qualche documento allegato — poi controlli la risposta di conferma
• Passo 5: invii una domanda di prova da un altro indirizzo, esamini l’e-mail di bozza [D-xxxx] e risponda APPROVE
• Passo 6: quando si fida delle risposte, attivi Invia le risposte automaticamente
• Passo 7: comunichi l’indirizzo ai suoi clienti (ad es. [email protected])

📧 Configurazione degli account di posta

Un account per base di conoscenza: Mail2KNOW funziona con UN solo account e-mail, aggiunto in Team Account Management come gli account e-mail di tutte le altre app BOTS4.me.

Provider supportati: Gmail, Outlook, Office 365, Exchange e qualsiasi provider IMAP/SMTP — le connessioni vengono convalidate automaticamente quando le aggiunge.

Pianificazione: viene eseguito ogni giorno per impostazione predefinita, fine settimana inclusi; nella scheda Controlli può passare a settimanale o mensile. Gli orari di funzionamento sono configurabili se preferisce elaborare solo in orario di ufficio.

🔧 Impostazioni di Mail2KNOW

Da configurare in: la scheda Mail2KNOW su BOTS4.me/bots

• Lingua delle risposte: la lingua in cui ricevono risposta i clienti (31 supportate)
• E-mail del cliente: l’unico indirizzo autorizzato a istruire la base di conoscenza e a ricevere bozze e richieste di informazioni
• Nome dell’azienda: usato nelle firme delle risposte
• Scadenza delle richieste in sospeso: per quanto tempo una richiesta di informazioni senza risposta resta in attesa prima che il cliente riceva il cortese rimando (5 giorni per impostazione predefinita)
• Invia le risposte automaticamente: DISATTIVA per impostazione predefinita — la attivi quando si sente sicuro (dal livello Family)

🔒 Sicurezza — apprendimento con doppia protezione

• Due lucchetti sull’istruzione: un’e-mail di apprendimento deve contenere il suo token segreto nell’oggetto E provenire dall’indirizzo e-mail cliente registrato — nessun altro può inserire conoscenza nella sua base
• Archiviazione cifrata: la sua conoscenza è archiviata in forma cifrata e separata per ogni cliente — mai condivisa, mai usata per i clienti di qualcun altro
• Protezione dai cicli: alle e-mail generate automaticamente (no-reply, notifiche di mancata consegna, mailing list) non si risponde mai

💳 Crediti e fatturazione

Lo stesso sistema di tutte le app BOTS4.me: scelga un livello di abbonamento e ricarichi crediti extra quando vuole.

• Apprendimento: ogni documento appreso costa crediti (minimo 2)
• Risposta: ogni domanda a cui si risponde costa crediti (minimo 2)
• I duplicati sono gratuiti: i documenti immutati inviati di nuovo vengono rilevati dall’hash del contenuto e non addebitati

Maggiori informazioni sui crediti su BOTS4.me/credits.

💡 Consigli utili

• Inizi dalle sue FAQ: inoltri per prime la pagina delle FAQ che ha già, il listino prezzi e le condizioni — coprono la maggior parte delle domande dei clienti
• Risponda in fretta alle richieste di informazioni: ogni risposta a un’e-mail [Q-xxxx] istruisce il sistema in modo permanente — poche risposte nella prima settimana fanno risparmiare ore in seguito
• Resti prima in modalità bozza: approvi qualche bozza [D-xxxx] prima di attivare l’invio automatico
• Aggiorni inviando di nuovo: nuovo listino prezzi? Lo inoltri di nuovo — gli articoli con lo stesso titolo sostituiscono automaticamente la versione precedente
• Due basi di conoscenza? Usi un account/ordine per i clienti e uno separato per la conoscenza interna dell’azienda

📋 Che cosa mostra ogni voce di registro

• Data e ora: quando è avvenuta l’elaborazione
• E-mail del mittente: chi ha inviato l’e-mail
• Azione eseguita: appreso, risposto, bozza creata, richiesta di informazioni inviata o ignorato (generato automaticamente)
• Documenti rilevati: quali tipi di allegato sono stati elaborati durante l’apprendimento
• Crediti utilizzati: quanto è stato addebitato per ogni documento appreso o domanda a cui si è risposto

⚠️ Che cosa fare in caso di errore

• Errori di connessione e-mail: controlli il suo account e-mail in Team Account Management su /bots — riconvalidi le credenziali IMAP/SMTP o OAuth
• E-mail di apprendimento non elaborata: verifichi che il token sia nell’OGGETTO e che l’e-mail sia stata inviata dal suo indirizzo e-mail cliente registrato
• Risposta non inviata: controlli se Invia le risposte automaticamente è DISATTIVA — la risposta è probabilmente in attesa come bozza [D-xxxx] nella casella del suo indirizzo cliente
• Problemi persistenti: contatti l’assistenza su BOTS4.me/contact

Filtri i registri per livello (success, info, warning, error) per trovare rapidamente ciò che richiede attenzione.

Settimana 1 — alimentazione e addestramento

Inoltri a lotti i documenti che ha già — FAQ, listini prezzi, condizioni, schede prodotto — e dia un’occhiata a ogni e-mail di conferma. Tenga Invia le risposte automaticamente DISATTIVA: esamini ogni bozza [D-xxxx] e risponda APPROVE o con le sue modifiche. Risponda subito a ogni richiesta di informazioni [Q-xxxx] — ciascuna colma in modo permanente una lacuna di conoscenza.

Settimana 2 in poi — modalità autonoma

Quando le bozze risultano costantemente corrette, attivi Invia le risposte automaticamente. Da quel momento vedrà solo le richieste di informazioni per domande davvero nuove e i report periodici via e-mail. Aggiorni la conoscenza ogni volta che qualcosa cambia — basta inoltrare il nuovo documento con il suo token.

🏆 Buona pratica

Comunichi l’indirizzo Mail2KNOW come suo indirizzo ufficiale di assistenza (ad es. [email protected]) una volta attivata la modalità autonoma. Le serve una seconda base di conoscenza per il know-how interno dell’azienda? Usi un account e un ordine separati — le basi di conoscenza sono rigorosamente separate per account.