Mail2KNOW

🔑 Il suo token di apprendimento

Formato: LEARN-xxxxxxxxxxxx — un codice segreto unico per il suo account

Dove trovarlo: nella scheda Mail2KNOW della sua dashboard su BOTS4.me/bots — con un comodo pulsante di copia. Viene generato automaticamente alla prima esecuzione del suo abbonamento.

Come usarlo: Inserisca il token in qualsiasi punto dell’oggetto, o del testo che scrive, di un’e-mail inviata (o inoltrata) al suo indirizzo Mail2KNOW. In una casella che legge anche Mail2ERP, lo metta nell’oggetto — oppure usi la cartella LEARN.

Chi può istruirlo: come materiale di apprendimento vengono accettate le e-mail degli indirizzi in Approvazioni e report a e dei colleghi del dominio della sua azienda (mittente verificato). Un indirizzo esterno al suo dominio può istruirlo solo se lei lo indica in Chi può istruire e interrogare — il token da solo non basta (vedi Sicurezza più sotto).

📥 La cartella _Mail2KNOW/LEARN

Ogni casella collegata riceve la cartella INBOX/_Mail2KNOW/LEARN. Ci trascini qualsiasi e-mail — un listino prezzi di un fornitore, una buona risposta scritta da un collega — e Mail2KNOW la impara, allegati compresi. Nessun token necessario.

Una volta appresa, l’e-mail passa in LEARN/DONE, così vede cosa è stato preso. Nessuna e-mail viene appresa due volte.

🔐 Il token resta segreto

Mail2KNOW non invia mai il suo token di apprendimento in nessuna e-mail — né nelle bozze, né nelle e-mail [Q-xxxx], né nelle conferme. Una risposta a un’e-mail [Q-xxxx] istruisce anche senza di esso.

Se il token compare in un’e-mail di qualcuno che non può istruire, non viene appreso nulla e il token viene sostituito automaticamente. Riceve un’e-mail che glielo comunica — il nuovo token non è mai in un’e-mail: lo copi dalla sua dashboard.

Prema Nuovo token accanto al token nella scheda Mail2KNOW per sostituirlo in qualsiasi momento.

📎 Che cosa può inviare

Ogni allegato viene elaborato come un documento separato:

• Documenti Word — manuali, descrizioni di prodotto, istruzioni interne (dal livello Personal)
• Excel / CSV — listini prezzi, tabelle di prodotti, schede parametri (dal livello Personal)
• PDF — cataloghi, schede tecniche, termini e condizioni, compresi i PDF scansionati tramite OCR (dal livello Personal)
• Immagini — documenti fotografati, schermate (dal livello Personal, attivi prima Immagini)
• File HTML — pagine web esportate (tutti i livelli)
• Il corpo stesso dell’e-mail — basta scrivere la conoscenza direttamente nel testo dell’e-mail (tutti i livelli)

🗂️ Categorie automatiche

Come funziona: l’IA converte ogni documento in uno o più articoli di conoscenza e assegna ogni articolo a una categoria (ad es. «Prezzi», «Spedizioni», «Specifiche di prodotto»).

Nessuna configurazione: le categorie vengono create e assegnate automaticamente — fino a un massimo di 15 categorie, così la sua base di conoscenza resta ordinata.

♻️ Aggiornare la conoscenza — vince la nuova versione

Come correggere o aggiornare: invii un documento aggiornato che produca un articolo con lo stesso titolo nella stessa categoria — il nuovo articolo sostituisce automaticamente la versione precedente.

Non si perde nulla: la vecchia versione viene conservata in archivio, così ha sempre lo storico.

I duplicati vengono saltati: se reinvia un documento che non è cambiato, Mail2KNOW lo riconosce dall’hash del contenuto e lo salta — la sua base di conoscenza resta ordinata, senza articoli doppi.

✉️ L’e-mail di conferma

Dopo ogni e-mail di apprendimento riceve una conferma che elenca esattamente ciò che è stato appreso: quali documenti sono stati elaborati, quali articoli sono stati creati o aggiornati e le loro categorie.

Consiglio: dia un’occhiata alla conferma dopo ogni lotto — è il modo più rapido per verificare che la sua base di conoscenza contenga quello che crede.

🌍 Istruisca in una lingua, risponda in 31

Può istruire Mail2KNOW in qualsiasi lingua — e ogni cliente riceve la risposta nella lingua in cui ha scritto, con 31 lingue supportate. Istruisca in slovacco, risponda in tedesco. Istruisca in inglese, risponda in francese. La conoscenza si trasferisce automaticamente. Se la lingua del cliente non può essere riconosciuta, la risposta arriva nella sua lingua dell’app.

📁 La cartella _Mail2KNOW — come affidarle un’e-mail

Passo 1: In una casella letta anche da Mail2ERP, Supplier2ERP o Pay2ERP, trascini l’e-mail del cliente in INBOX/_Mail2KNOW — o prema Rispondi con Mail2KNOW sulla relativa nota LOGS. Questa è tutta l’istruzione: «IA, pensaci tu». Sul telefono, sul portatile, in qualsiasi programma di posta.

Passo 2: in pochi minuti la risposta è pronta. In LIVE parte verso il cliente; in DEMO, o quando l’IA non è sicura, arriva la bozza: come e-mail a Lei, come nota in _Mail2KNOW/LOGS e nei Registri della sua dashboard — la risposta proposta, con i pulsanti.

Passo 3: Invia risposta — un clic e il cliente ha la risposta. Modifica — apre una pagina sicura su bots4.me dove corregge il testo; viene inviata la sua versione. Rifiuta — non viene inviato nulla. La risposta parte da quella casella di posta verso il cliente originale, nella stessa conversazione — anche quando l’e-mail spostata è un inoltro di un collega. Un’e-mail in questa cartella viene sempre trattata come domanda di un cliente.

Se manca la conoscenza: non viene inviato nulla — parte invece il ciclo di richiesta informazioni (veda sotto).

🤖 Come nasce una risposta

Passo 1: l’IA legge la domanda del cliente e seleziona dalla sua base gli articoli di conoscenza pertinenti

Passo 2: Compone una risposta nella lingua in cui ha scritto il cliente (31 supportate)

Passo 3: se l’IA è sicura, la risposta è pronta per l’invio — come viene inviata dipende dall’interruttore DEMO / LIVE descritto più sotto

Se manca la conoscenza: niente supposizioni — parte invece il ciclo di richiesta informazioni (veda la sezione successiva)

📝 DEMO — Lei approva ogni risposta (predefinito)

Comportamento predefinito: ogni nuovo abbonamento parte in DEMO — nulla raggiunge un cliente senza il suo consenso: nessuna risposta automatica, nessuna conferma, nessun messaggio di rinvio.

Cosa riceve: Un’e-mail di bozza [D-xxxx] con la risposta proposta e gli articoli di conoscenza usati, più la stessa bozza come nota in _Mail2KNOW/LOGS e nei Registri della sua dashboard.

Per inviarla così com’è: Clicchi su Invia risposta (o risponda APPROVE all’e-mail della bozza) — la risposta va al cliente senza modifiche.

Per inviare la sua versione: Clicchi su Modifica — una pagina sicura di bots4.me mostra la risposta proposta; la corregga e la invii. Funziona anche rispondere all’e-mail della bozza con il testo modificato.

Per scartarla: Clicchi su Rifiuta (o risponda REJECT) — la bozza viene chiusa e al cliente non viene inviato nulla. Per una bozza conta solo il primo pulsante premuto.

Passare a LIVE: la prima bozza vale come suo report demo — dopo di essa può passare Mail2KNOW in LIVE.

🚀 LIVE — risposte automatiche

Cosa fa: in LIVE le risposte sicure basate sui suoi articoli di conoscenza vengono inviate subito ai clienti — nessuna bozza, nessuna attesa. Riceve comunque una bozza quando l’IA non è sicura, non cita alcun articolo di conoscenza o non può confermare i dati ERP aggiornati e, in una casella letta anche dai suoi altri bot, per le richieste di prezzo finché Includi i prezzi nelle risposte è disattivata.

Dove: l’interruttore DEMO / LIVE nella scheda Controlli di Mail2KNOW su BOTS4.me/bots. Passi a LIVE quando si fida delle bozze che vede in DEMO.

Consiglio: resti in DEMO per i primi giorni, invii alcune bozze, poi passi a LIVE.

✍️ Firma le risposte con il nome della sua azienda (dal livello Personal)

Risposte professionali: con Firma le risposte con il nome della sua azienda attiva, le risposte in uscita terminano con il nome della sua azienda (impostato nelle impostazioni di Mail2KNOW) — i clienti vedono una risposta della sua azienda, non di un bot.

ℹ️ A che cosa non si risponde mai

Le e-mail generate automaticamente vengono riconosciute e ignorate: indirizzi no-reply, notifiche di mancata consegna, mailing list e newsletter. Mail2KNOW non resta mai bloccato in un ciclo di posta e non risponde mai a dei robot.

🏢 Chi è considerato collega

• Il dominio della sua azienda — un indirizzo del dominio della sua azienda
• Colleghi indicati — ogni indirizzo in Chi può istruire e interrogare
• Mittente verificato — il server di posta ricevente ha verificato che l’e-mail proviene davvero da quell’indirizzo (DKIM, SPF o DMARC). Un mittente falsificato non è considerato affidabile.
• Indirizzata a Mail2KNOW — la casella di Mail2KNOW deve essere in A, non solo in Cc o Ccn

⚡ Cosa riceve un collega

• La risposta direttamente — nessuna bozza, nessuna conferma, nessun messaggio di rinvio. Sotto la risposta: gli articoli di conoscenza su cui si basa.
• Dati interni — con Rispondi con dati ERP aggiornati attiva, i colleghi ricevono anche le giacenze, comprese le quantità in arrivo e ordinate, e lo stato dell’ordine di qualsiasi cliente in base al numero d’ordine.
• Quando manca la conoscenza — l’e-mail [Q-xxxx] va al collega che ha chiesto, non a Lei. La sua risposta istruisce Mail2KNOW e lui riceve la risposta. Non basta ancora? L’e-mail [Q-xxxx] arriva di nuovo con ciò che manca ora. Un promemoria dopo 1 giorno; poi la domanda viene chiusa senza alcun messaggio ad altri.
• Protezione dai loop — fino a 30 risposte automatiche per collega al giorno.

📋 I quattro casi in sintesi

ℹ️ In una casella letta anche dai suoi altri bot

Lì si risponde solo alle e-mail che una persona sposta in _Mail2KNOW — e un’e-mail del genere viene sempre trattata come domanda di un cliente, anche quando l’ha inoltrata un collega. In quel caso riceve la risposta il cliente originale.

🙏 Passo 1 — il cliente riceve una conferma di ricezione

Il cliente riceve subito una cortese e-mail «abbiamo ricevuto la sua domanda» nella sua lingua, così sa che il suo messaggio non è andato perso.

📨 Passo 2 — lei riceve un’e-mail di richiesta informazioni

Oggetto: [Q-xxxx] — descrive esattamente quale informazione manca per rispondere al cliente.

Cosa fare: Basta premere Rispondi e scrivere l’informazione con parole semplici — oppure allegare documenti che la contengono. La sua risposta istruisce Mail2KNOW anche senza token. Oppure faccia clic su Modifica (Insegna e rispondi) e scriva la risposta su una pagina sicura di bots4.me. Chiudi invia subito al cliente il cortese passaggio di consegne.

⚡ Passo 3 — apprende E risponde, automaticamente

La sua risposta viene convertita in articoli di conoscenza e il cliente in attesa riceve automaticamente la sua risposta — non deve mai scrivere lei al cliente.

Effetto permanente: il prossimo cliente che chiede la stessa cosa riceve una risposta immediata. Ogni richiesta di informazioni rende la sua base di conoscenza più intelligente.

⏰ Promemoria e invito cortese a contattarla

Dopo 1 giorno senza una sua risposta, riceve un promemoria.

Dopo 2 giorni (configurabile con l’impostazione Le richieste aperte scadono dopo), il cliente riceve una cortese e-mail che gli suggerisce di contattarla direttamente alla casella di posta a cui ha scritto — così nessuna domanda resta in sospeso per sempre.

✅ Conferma di apprendimento (a lei)

Quando: dopo ogni e-mail di apprendimento che invia

Contiene: quali documenti sono stati elaborati e quali articoli di conoscenza sono stati creati o aggiornati, con le loro categorie

Azione richiesta: nessuna — le dia un’occhiata per verificare il risultato dell’apprendimento

📝 Bozza di risposta [D-xxxx] (a lei)

Quando: è stata preparata la risposta a una domanda di un cliente in DEMO — o in LIVE quando l’IA non è sicura, non cita alcun articolo di conoscenza o non può confermare i dati ERP aggiornati

Contiene: La domanda del cliente, la risposta proposta e gli articoli di conoscenza su cui si basa

Azione richiesta: Clicchi su Invia risposta, Modifica o Rifiuta — nell’e-mail, sulla nota LOGS o nella sua dashboard — oppure risponda APPROVE o con il testo modificato

🤔 Richiesta di informazioni [Q-xxxx] (a lei)

Quando: manca la conoscenza per rispondere a una domanda di un cliente (per la domanda di un collega, questa e-mail va al collega che ha chiesto)

Contiene: la descrizione esatta delle informazioni necessarie

Azione richiesta: Risponda con l’informazione o alleghi documenti, oppure clicchi su Modifica (Insegna e rispondi) — il sistema la impara e risponde automaticamente al cliente

⏰ Promemoria (a Lei)

Quando: 1 giorno dopo un’e-mail di richiesta a cui non ha risposto

Azione richiesta: risponda all’e-mail [Q-xxxx] originale prima che la domanda in sospeso scada

Anche per le bozze di risposta: 1 giorno dopo una bozza [D-xxxx] che non ha inviato, riceve un promemoria con gli stessi pulsanti Invia risposta, Modifica e Rifiuta e l’ora in cui, altrimenti, al suo cliente verrà chiesto di contattarla direttamente

👍 I clienti valutano ogni risposta

Sotto ogni risposta chi ha chiesto trova due link, 👍 Sì e 👎 No, e può aggiungere un breve messaggio.

Ogni valutazione compare come riga in INBOX/_Mail2KNOW/FEEDBACK della sua casella e nei Logs della sua dashboard. Una riga 👎 ha Modifica e invia di nuovo: corregga la risposta, che viene inviata di nuovo al cliente e appresa.

⏱️ I pulsanti agiscono entro pochi minuti

Un clic su qualsiasi pulsante — Invia risposta, Modifica, Rifiuta, Dimentica, Modifica e invia di nuovo — viene eseguito entro pochi minuti, anche fuori dal suo orario di funzionamento. L’orario di funzionamento limita solo le risposte automatiche.

🙏 Conferma di ricezione e invito a contattarla (al suo cliente)

Conferma: “Abbiamo ricevuto la sua domanda”, nella lingua del cliente — solo in LIVE: inviata subito quando manca conoscenza, e per una bozza solo se non la approva entro un’ora

Rinvio: dopo 2 giorni (configurabile) senza la sua risposta, o quando clicca su Chiudi, il cliente viene invitato cortesemente a contattarla direttamente — solo in LIVE; in DEMO il cliente non riceve nulla da solo

Azione richiesta: nessuna — è assistenza automatica al cliente mentre Lei si occupa d’altro

📊 Dove vedere che cosa è successo

Quando: In qualsiasi momento — ogni settimana riceve un’e-mail con ciò che Mail2KNOW ha imparato in quella settimana, con i pulsanti Modifica e Dimentica su ogni nuovo articolo, e una volta al mese una panoramica della sua base di conoscenza (ogni articolo con il suo ID, e l’intera base come file allegato). Invii un’e-mail con [LIST] nell’oggetto per riceverla su richiesta.

Dove: la scheda Registri della sua dashboard elenca tutto ciò che è stato appreso, a che cosa si è risposto e che cosa è ancora in sospeso

Azione richiesta: nessuna — usi Dimentica su un articolo appreso, o [FORGET A0007] in un oggetto, per rimuoverne uno

🎯 Guida rapida alla configurazione

Configurare Mail2KNOW richiede solo pochi minuti:

• Passo 1: acquisti o attivi Mail2KNOW su BOTS4.me/product/mail2know (primo mese gratis)
• Passo 2: aggiunga il suo account e-mail nell’Access Manager su BOTS4.me/bots — IMAP/SMTP o OAuth, convalidato automaticamente
• Passo 3: apra la scheda Mail2KNOW e copi il suo token di apprendimento (generato automaticamente alla prima esecuzione)
• Passo 4: Invii una prima e-mail con il token nell’oggetto e alcuni documenti allegati — oppure ne trascini una in _Mail2KNOW/LEARN — poi controlli la risposta di conferma
• Passo 5: Invii una domanda di prova alla casella di posta (oppure, in una casella letta anche dagli altri suoi bot, sposti un’e-mail di prova nella cartella _Mail2KNOW), apra la bozza e clicchi su Invia risposta
• Passo 6: quando si fida delle risposte, passi Mail2KNOW da DEMO a LIVE nella scheda Controlli
• Passo 7: comunichi l’indirizzo ai suoi clienti (ad es. support@your-company.com)

📧 Configurazione degli account di posta

Base di conoscenza propria o condivisa: ogni account e-mail che aggiunge per Mail2KNOW nell’Access Manager ha la propria base di conoscenza. In Basi di conoscenza, nella scheda Mail2KNOW, più caselle possono condividerne una: ciò che impara una, tutte lo usano per rispondere. Una casella che entra porta con sé i suoi articoli; una casella che esce ne conserva una copia. Istruisce una casella inviando l’e-mail di apprendimento a quella casella.

Provider supportati: Gmail, Outlook, Office 365, Exchange e qualsiasi provider IMAP/SMTP — le connessioni vengono convalidate automaticamente quando le aggiunge.

Pianificazione: viene eseguito ogni pochi minuti, 24 ore su 24, fine settimana inclusi — non esiste alcuna impostazione di frequenza delle esecuzioni da cambiare. Gli orari di funzionamento sono configurabili se preferisce elaborare solo in orario di ufficio.

🔧 Impostazioni di Mail2KNOW

Da configurare in: la scheda Mail2KNOW su BOTS4.me/bots

• Approvazioni e report a: Uno o più indirizzi e-mail, separati da virgole (massimo 5). Ogni bozza, domanda di ritorno, conferma e report va a tutti, e ciascuno di essi può approvare le bozze e istruire la base di conoscenza. Vuoto = l’indirizzo e-mail del suo account
• Chi può istruire e interrogare: Serve solo per gli indirizzi esterni al dominio della sua azienda (fino a 20) — i colleghi del suo dominio possono già istruire e chiedere. Gli indirizzi indicati possono istruire, approvare bozze e ritirare conoscenza; le loro domande ricevono risposta direttamente. L’indirizzo del suo account può sempre. Lei e gli indirizzi indicati potete anche inoltrare alla nostra casella — vedi Inoltri a noi più sotto
• Nome dell’azienda: usato nelle firme delle risposte
• Le richieste aperte scadono dopo: per quanto tempo una bozza o una richiesta di informazioni senza risposta resta aperta prima di essere chiusa — in LIVE il cliente riceve allora il cortese messaggio di rinvio (predefinito 2 giorni)
• DEMO / LIVE: l’interruttore Modalità nella scheda Controlli — DEMO (predefinito) le invia ogni risposta ai clienti come bozza, LIVE risponde ai clienti automaticamente
• Apprendi dalle risposte approvate: Attivo per impostazione predefinita — ogni risposta che approva o corregge viene salvata come articolo domanda-risposta (mai le risposte con dati aggiornati di giacenza o ordini)
• Rispondi con dati ERP aggiornati: Attivo per impostazione predefinita dal piano Business — le domande su giacenze e consegne ricevono risposta dal suo ERP; lo stato dell’ordine solo a un mittente che risulta appartenere a quel cliente
• Includi i prezzi nelle risposte: Disattivo per impostazione predefinita — le richieste di prezzo le arrivano come bozza

📨 Inoltri a noi — nessun collegamento della casella necessario

In BOTS4.me/bots → Impostazioni → Mail2KNOW, clicchi su Aggiungi origine e aggiunga la BOTS4.me Mailbox — un clic, niente da collegare, nessuna password. Da quel momento le e-mail che lei o i colleghi elencati in Chi può istruire e interrogare inoltrano a mail2know@bots4.me vengono elaborate senza alcun collegamento della casella. Con il token LEARN nell’oggetto l’e-mail istruisce la base di conoscenza; senza di esso, è una domanda interna a cui si risponde al mittente — per esempio: come abbiamo gestito in precedenza un reclamo come questo? Nessun altro può raggiungere Mail2KNOW tramite la nostra casella, quindi per rispondere ai suoi clienti serve comunque una casella collegata.

Prima che un’e-mail inoltrata venga appresa o riceva una risposta (sia in DEMO sia in LIVE), verifichiamo che provenga dal suo indirizzo o da un indirizzo indicato (DKIM); se il suo provider di posta non firma la posta in uscita, basta confermarla una volta con un clic. Ogni e-mail inoltrata viene eliminata dalla nostra casella subito dopo l’elaborazione — al più tardi dopo 7 giorni se non è stato possibile elaborarla. La stessa e-mail inoltrata due volte viene elaborata una sola volta.

🔒 Sicurezza — apprendimento con doppia protezione

• Due lucchetti sull’apprendimento: Un’e-mail di apprendimento deve contenere il suo token segreto E provenire da un indirizzo in «Approvazioni e report a», da un collega verificato del suo dominio o da un indirizzo che ha indicato — nessun altro può inserire conoscenza nella sua base. Il token non viene mai inviato in nessuna e-mail; se compare in un’e-mail di chiunque altro, viene sostituito automaticamente
• Archiviazione cifrata: La sua conoscenza è archiviata in forma cifrata, separatamente per ogni cliente e per ogni casella (o per ogni base di conoscenza condivisa che configura) — mai condivisa con altri clienti, mai usata per i clienti di altri
• Protezione dai cicli: alle e-mail generate automaticamente (no-reply, notifiche di mancata consegna, mailing list) non si risponde mai

💳 Piani e fatturazione

Lo stesso sistema di tutte le app BOTS4.me: scelga il piano adatto al suo volume e passi a un piano superiore in qualsiasi momento.

• Apprendimento e risposte: entrambi fanno parte del suo piano — senza configurazioni separate né componenti aggiuntivi
• I duplicati vengono saltati: i documenti reinviati senza modifiche vengono rilevati dall’hash del contenuto e non vengono elaborati di nuovo
• Primo mese gratis: ogni nuovo cliente inizia con un mese Discovery gratuito

Veda i piani nella pagina prodotto di Mail2KNOW.

💡 Consigli utili

• Inizi dalle sue FAQ: inoltri per prime la pagina delle FAQ che ha già, il listino prezzi e le condizioni — coprono la maggior parte delle domande dei clienti
• Risponda in fretta alle richieste di informazioni: ogni risposta a un’e-mail [Q-xxxx] istruisce il sistema in modo permanente — poche risposte nella prima settimana fanno risparmiare ore in seguito
• Resti prima in DEMO: invii alcune bozze [D-xxxx] prima di passare a LIVE
• Aggiorni inviando di nuovo: nuovo listino prezzi? Lo inoltri di nuovo — gli articoli con lo stesso titolo sostituiscono automaticamente la versione precedente
• Due basi di conoscenza? Colleghi una seconda casella di posta — ogni casella ha la sua base di conoscenza, per esempio una per i clienti e una per le conoscenze interne dell’azienda

📬 Registri nella sua casella di posta

• Dove: ogni casella di posta riceve una cartella LOGS all’interno della cartella del bot stesso, per esempio _Mail2ERP/LOGS. Ogni bot ha la propria.
• Cosa: le stesse righe della scheda Registri, un messaggio per riga. Non viene inviato nulla per e-mail — le righe vengono scritte direttamente nella cartella.
• Non letto significa che serve il suo intervento: arrivano non lette solo le righe che richiedono una sua decisione. Tutte le altre righe, avvisi compresi, arrivano già lette.
• Gestione dello spazio: la cartella conserva le ultime 100 righe per un massimo di 30 giorni. Il registro completo resta nella sua dashboard.
• Sicuro fin dalla progettazione: i messaggi di registro autentici si trovano solo nelle cartelle LOGS, mai nella sua posta in arrivo, e la pagina di conferma non chiede mai una password.
• Interruttore: Registri nella sua casella di posta, nell’elenco delle funzioni del bot nella scheda Controlli. Attivo per impostazione predefinita dal piano Personal.
• Pulsanti di Mail2KNOW: le bozze hanno Invia risposta, Modifica e Rifiuta; le domande aperte Modifica (Insegna e rispondi) e Chiudi; gli articoli appresi Dimentica. Gli stessi pulsanti si trovano nelle e-mail delle bozze e nei Registri della sua dashboard.

📋 Che cosa mostra ogni voce di registro

• Data e ora: quando è avvenuta l’elaborazione
• E-mail del mittente: chi ha inviato l’e-mail
• Azione eseguita: appreso, risposto, bozza creata, richiesta di informazioni inviata o ignorato (generato automaticamente)
• Documenti rilevati: quali tipi di allegato sono stati elaborati durante l’apprendimento

⚠️ Che cosa fare in caso di errore

• Errori di connessione e-mail: controlli il suo account e-mail nell’Access Manager su /bots — riconvalidi le credenziali IMAP/SMTP o OAuth
• E-mail di apprendimento non elaborata: Verifichi che il token sia nell’oggetto o nel testo (in una casella che legge anche Mail2ERP: nell’oggetto) e che l’e-mail sia stata inviata da un indirizzo in «Approvazioni e report a», da un collega del suo dominio o da un indirizzo indicato in Chi può istruire e interrogare. Se inoltra a mail2know@bots4.me, verifichi anche che la casella BOTS4.me sia aggiunta a Mail2KNOW.
• Risposta non inviata: controlli se Mail2KNOW è in DEMO — probabilmente la risposta è in attesa come bozza [D-xxxx] nella casella del suo indirizzo e-mail registrato. In LIVE arriva una bozza anche quando l’IA non è sicura, non cita alcun articolo di conoscenza o non può confermare i dati ERP aggiornati. La domanda di un collega richiede la casella di Mail2KNOW in A, non solo in Cc. In una casella letta anche da Mail2ERP, Supplier2ERP o Pay2ERP, si risponde solo alle e-mail nella cartella _Mail2KNOW, a meno che non sia attiva Rispondi anche alla posta che Mail2ERP non ha importato.
• Problemi persistenti: contatti l’assistenza su BOTS4.me/contact

Filtri i registri per livello (success, info, warning, error) per trovare rapidamente ciò che richiede attenzione.

Settimana 1 — alimentazione e addestramento

Inoltri i documenti che ha già a gruppi — FAQ, listini prezzi, condizioni, schede prodotto — e scorra ogni e-mail di conferma. Resti in DEMO: controlli ogni bozza [D-xxxx] e clicchi su Invia risposta o Modifica. Risponda presto a ogni richiesta [Q-xxxx] — ognuna colma per sempre una lacuna di conoscenza.

Settimana 2 in poi — modalità autonoma

Quando le bozze risultano costantemente corrette, passi a LIVE. Da quel momento vede solo le bozze su cui l’IA ha dubbi e le richieste di informazioni per domande davvero nuove; tutto il resto è nei registri della dashboard. Aggiorni la conoscenza ogni volta che qualcosa cambia — basta inoltrare il nuovo documento con il suo token.

🏆 Buona pratica

Pubblichi l’indirizzo di Mail2KNOW come suo indirizzo ufficiale di assistenza (es. support@your-company.com) quando la modalità autonoma è attiva. Le serve una seconda base di conoscenza per il know-how interno? Colleghi una seconda casella di posta — ogni casella ha la sua base di conoscenza, rigorosamente separata.