Mail2KNOW

🔑 Az Ön Tanulási tokenje

Formátum: LEARN-xxxxxxxxxxxx — a fiókjához tartozó egyedi titkos kód

Hol találja: a vezérlőpultja Mail2KNOW fülén, itt: BOTS4.me/bots — kényelmes másoló gombbal. Az előfizetés első futásakor automatikusan létrejön.

Hogyan használja: a tokent bárhol elhelyezheti a Mail2KNOW e-mail-címére küldött (vagy oda továbbított) e-mail TÁRGYÁBAN.

Ki taníthat: tananyagként csak a regisztrált ügyfél e-mail-címéről érkező e-maileket fogadja el a rendszer — önmagában a token nem elég (lásd lent a Biztonság részt).

📎 Mit küldhet

Minden mellékletet külön dokumentumként dolgoz fel a rendszer:

• Word-dokumentumok — kézikönyvek, termékleírások, belső útmutatók (Family szinttől)
• Excel / CSV — árlisták, terméktáblázatok, paraméterlapok (CSV a Personal, Excel a Family szinttől)
• PDF — katalógusok, adatlapok, üzleti feltételek (Family szinttől); beszkennelt PDF-ek OCR-rel a Business szinten
• Képek — lefényképezett dokumentumok, képernyőképek (Business szint)
• HTML- és egyszerű szövegfájlok — exportált weboldalak, jegyzetek (minden szinten)
• Maga a levéltörzs — a tudást egyszerűen írja közvetlenül az e-mail szövegébe (minden szinten)

🗂️ Automatikus kategóriák

Így működik: az MI minden dokumentumot egy vagy több tudásbázis-cikké alakít, és minden cikket kategóriába sorol (például “Árazás”, “Szállítás”, “Termékspecifikációk”).

Nem kell beállítani: a kategóriák automatikusan létrejönnek és hozzárendelődnek — legfeljebb 15 kategória, hogy a tudásbázisa rendezett maradjon.

♻️ Tudás frissítése — az új verzió nyer

Így javítja vagy frissíti: küldjön frissített dokumentumot, amelyből azonos kategóriában azonos című cikk lesz — az új cikk automatikusan felváltja a régebbi verziót.

Semmi nem vész el: a régi verzió archiválva marad, így mindig megvan az előzmény.

A duplikátumok nem kerülnek semmibe: ha újraküld egy változatlan dokumentumot, a Mail2KNOW tartalmi hash alapján felismeri, kihagyja, és nem számít fel kreditet.

✉️ A visszaigazoló e-mail

Minden tanító e-mail után visszaigazolást kap arról, hogy pontosan mit tanult meg a rendszer: mely dokumentumokat dolgozta fel, mely cikkek jöttek létre vagy frissültek, és milyen kategóriákba kerültek.

Tipp: minden adag után fusson át a visszaigazoláson — így ellenőrizheti a leggyorsabban, hogy a tudásbázisa tényleg azt tartalmazza, amit gondol.

🌍 Tanítson egy nyelven, válaszoljon 31-en

A Mail2KNOW-t bármilyen nyelven taníthatja — az ügyfelek pedig a beállított válasznyelven kapnak választ (a Alkalmazás nyelve beállítás szerint), 31 támogatott nyelvvel. Tanítson szlovákul, válaszoljon németül. Tanítson angolul, válaszoljon franciául. A tudás automatikusan átkerül. Ha egy ügyfél egyértelműen más nyelven ír, a Mail2KNOW az ő nyelvén válaszol.

🤖 Hogyan készül el egy válasz

1. lépés: az MI elolvassa az ügyfél kérdését, és kiválasztja a releváns tudásbázis-cikkeket a bázisából

2. lépés: összeállít egy választ a beállított válasznyelven (a Válaszok nyelve beállítás szerint; 31 nyelv támogatott)

3. lépés: ha az MI biztos a dolgában, a válasz készen áll a küldésre — hogy hogyan megy ki, az az alábbi Válaszok automatikus küldése funkciótól függ

Ha hiányzik a tudás: semmi találgatás — helyette a visszakérdezési hurok indul el (lásd a következő szakaszt)

📝 Vázlat mód — minden választ Ön hagy jóvá (alapértelmezett)

Alapértelmezett működés: a Válaszok automatikus küldése funkció KI van kapcsolva — az Ön jóváhagyása nélkül semmi nem jut el az ügyfélhez.

Amit kap: egy vázlat e-mail, a tárgyában [D-xxxx] jelöléssel, benne a javasolt válasszal.

Változatlan küldéshez: egyszerűen válaszoljon APPROVE szóval — a válasz módosítás nélkül megy ki az ügyfélnek.

Saját verzió küldéséhez: válaszoljon szerkesztett szöveggel — helyette az Ön szerkesztett verziója megy ki.

Elvetéshez: Válaszoljon REJECT (vagy CANCEL) szóval — a vázlat lezárul, és semmi nem kerül elküldésre az ügyfélnek.

🚀 Válaszok automatikus küldése (Family szinttől)

Mit csinál: bekapcsolva a biztos válaszok azonnal kimennek az ügyfeleknek — nincs vázlat, nincs várakozás Önre.

Alapértelmezett: minden előfizetésnél KI. Kapcsolja be a Mail2KNOW fülön, itt: BOTS4.me/bots, amint megbízik a vázlat módban látott válaszokban.

Javaslat: az első napokban maradjon vázlat módban, hagyjon jóvá néhány választ, és csak azután kapcsolja be az automatikus küldést.

✍️ Egyedi aláírás (Family szinttől)

Professzionális válaszok: a kimenő válaszokat a cégneve (a Mail2KNOW beállításaiban megadva) és az egyedi aláírása írja alá — az ügyfelek az Ön cégétől kapnak választ, nem egy bottól.

ℹ️ Amire soha nem válaszol

Az automatikusan generált e-maileket felismeri és figyelmen kívül hagyja a rendszer: no-reply címek, kézbesítési hibaüzenetek, levelezőlisták és hírlevelek. A Mail2KNOW soha nem akad be levélhurokba, és soha nem pazarol kreditet robotok megválaszolására.

🙏 1. lépés — az ügyfél átvételi visszaigazolást kap

Az ügyfél azonnal kap egy udvarias “megkaptuk a kérdését” e-mailt, így tudja, hogy az üzenete nem tűnt el a semmibe.

📨 2. lépés — Ön visszakérdező e-mailt kap

Tárgy: [LEARN-token] [Q-xxxx] — leírja, pontosan milyen információ hiányzik az ügyfél megválaszolásához.

Mi a teendő: csak kattintson a Válasz gombra, és írja le az információt a saját szavaival — vagy csatoljon dokumentumokat, amelyek tartalmazzák. Mivel a Tanulási tokenje már ott van a tárgyban, a válasza automatikusan tanító e-mail lesz.

⚡ 3. lépés — tanulás ÉS válaszadás, automatikusan

A válaszából tudásbázis-cikkek lesznek, és a várakozó ügyfél automatikusan megkapja a válaszát — soha nem kell magának írnia az ügyfélnek.

Tartós hatás: a következő ügyfél, aki ugyanezt kérdezi, azonnal választ kap. Minden visszakérdezés okosabbá teszi a tudásbázisát.

⏰ Emlékeztetők és udvarias átirányítás

2 nap elteltével, ha nem válaszol, egy emlékeztetőt kap.

5 nap után (a Függőben lévők lejárata beállítással módosítható) az ügyfél udvarias átirányító e-mailt kap azzal a javaslattal, hogy forduljon közvetlenül Önhöz — így egyetlen kérdés sem marad örökre a levegőben.

✅ Tanulási visszaigazolás (Önnek)

Mikor: minden elküldött tanító e-mail után

Mit tartalmaz: mely dokumentumokat dolgozta fel a rendszer, és mely tudásbázis-cikkek jöttek létre vagy frissültek, a kategóriáikkal együtt

Teendő: semmi — fussa át, hogy ellenőrizze a tanulás eredményét

📝 Válaszvázlat [D-xxxx] (Önnek)

Mikor: egy ügyfélkérdésre biztos válasz született, és a Válaszok automatikus küldése ki van kapcsolva

Mit tartalmaz: az ügyfélnek szánt javasolt választ

Teendő: válaszoljon APPROVE szóval a változatlan küldéshez, vagy válaszoljon szerkesztett szöveggel a saját verziója küldéséhez

🤔 Visszakérdezés [LEARN-token] [Q-xxxx] (Önnek)

Mikor: hiányzik a tudás egy ügyfélkérdés megválaszolásához

Mit tartalmaz: pontos leírást arról, milyen információra van szükség

Teendő: válaszoljon az információval, vagy csatoljon dokumentumokat — a rendszer megtanulja, és automatikusan válaszol az ügyfélnek

⏰ Emlékeztető (Önnek)

Mikor: 2 nappal egy megválaszolatlan visszakérdező e-mail után

Teendő: válaszoljon az eredeti [Q-xxxx] e-mailre, mielőtt a függőben lévő kérdés lejár

🙏 Átvételi visszaigazolás és átirányítás (az ügyfelének)

Átvételi visszaigazolás: azonnal kimegy, amikor egy kérdést még nem lehet megválaszolni — “megkaptuk a kérdését”

Átirányítás: 5 nap (beállítható) után, ha nem válaszol, az ügyfelet udvariasan megkérjük, hogy forduljon közvetlenül Önhöz

Teendő: semmi — ez automatikus ügyfélgondozás, amíg Ön elfoglalt

📊 E-mailes jelentések (Önnek)

Mikor: rendszeres feldolgozási jelentések (minden szinten)

Mit tartalmaz: mit tanult meg, mit válaszolt meg a rendszer, mi van függőben, és mennyi kreditet használt fel

Teendő: semmi — gyors áttekintés a tudásbázisa munkájáról

🎯 Gyors beállítási útmutató

A Mail2KNOW beállítása mindössze néhány percet vesz igénybe:

• 1. lépés: vásárolja meg vagy aktiválja a Mail2KNOW-t itt: BOTS4.me/product/mail2know (az első hónap ingyenes)
• 2. lépés: adja hozzá az e-mail-fiókját a Team Account Management felületen, itt: BOTS4.me/bots — IMAP/SMTP vagy OAuth, automatikus ellenőrzéssel
• 3. lépés: nyissa meg a Mail2KNOW fület, és másolja ki a Tanulási tokenjét (az első futáskor automatikusan létrejön)
• 4. lépés: küldjön egy első e-mailt a tokennel a tárgyban és néhány csatolt dokumentummal — majd nézze meg a visszaigazoló választ
• 5. lépés: küldjön tesztkérdést egy másik címről, nézze át a [D-xxxx] vázlat e-mailt, és válaszoljon APPROVE szóval
• 6. lépés: amikor már megbízik a válaszokban, kapcsolja be a Válaszok automatikus küldése funkciót
• 7. lépés: tegye közzé a címet az ügyfelei felé (például [email protected])

📧 E-mail-fiók beállítása

Tudásbázisonként egy fiók: a Mail2KNOW EGY e-mail-fiókkal működik, amelyet a Team Account Management felületen ad hozzá, ugyanúgy, mint a többi BOTS4.me-alkalmazás e-mail-fiókjait.

Támogatott szolgáltatók: Gmail, Outlook, Office 365, Exchange és bármely IMAP/SMTP-szolgáltató — a kapcsolatokat hozzáadáskor automatikusan ellenőrzi a rendszer.

Ütemezés: alapértelmezetten naponta fut, hétvégén is — a Vezérlés fülön heti vagy havi gyakoriságra válthat. Az üzemidő beállítható, ha csak munkaidőben szeretné a feldolgozást.

🔧 Mail2KNOW-beállítások

Itt állítható be: a Mail2KNOW fülön, itt: BOTS4.me/bots

• Válaszok nyelve: az a nyelv, amelyen az ügyfelek választ kapnak (31 támogatott)
• Ügyfél e-mail-címe: az egyetlen cím, amely taníthatja a tudásbázist, és megkapja a vázlatokat és a visszakérdezéseket
• Cégnév: a válaszok aláírásában használjuk
• Függőben lévők lejárata: meddig vár egy megválaszolatlan visszakérdezés, mielőtt az ügyfél megkapja az udvarias átirányítást (alapértelmezetten 5 nap)
• Válaszok automatikus küldése: alapértelmezetten KI — kapcsolja be, ha már biztos a dolgában (Family szinttől)

🔒 Biztonság — kétszeresen védett tanulás

• Két zár a tanításon: a tanító e-mail tárgyában ott kell lennie a titkos tokenjének, ÉS a regisztrált ügyfél e-mail-címéről kell érkeznie — senki más nem helyezhet tudást a bázisába
• Titkosított tárolás: a tudását titkosítva, ügyfelenként külön tároljuk — soha nem osztjuk meg, és soha nem használjuk mások ügyfeleihez
• Hurokvédelem: az automatikusan generált e-mailekre (no-reply, kézbesítési hibaüzenetek, levelezőlisták) soha nem válaszol a rendszer

💳 Kredit és számlázás

Ugyanaz a rendszer, mint minden BOTS4.me-alkalmazásnál: válasszon előfizetési szintet, és bármikor töltsön fel extra kreditet.

• Tanulás: minden megtanult dokumentum kreditbe kerül (legalább 2)
• Válaszadás: minden megválaszolt kérdés kreditbe kerül (legalább 2)
• A duplikátumok ingyenesek: az újraküldött, változatlan dokumentumokat tartalmi hash alapján felismeri a rendszer, és nem számítja fel

A kreditekről itt olvashat bővebben: BOTS4.me/credits.

💡 Profi tippek

• Kezdje a GYIK-kel: először a meglévő GYIK-oldalát, árlistáját és üzleti feltételeit továbbítsa — ezek fedik le az ügyfélkérdések többségét
• Gyorsan válaszoljon a visszakérdezésekre: minden [Q-xxxx] válasz véglegesen tanítja a rendszert — néhány válasz az első héten később órákat spórol
• Először maradjon vázlat módban: hagyjon jóvá néhány [D-xxxx] vázlatot, mielőtt bekapcsolja az automatikus küldést
• Frissítsen újraküldéssel: új árlista? Egyszerűen továbbítsa újra — az azonos című cikkek automatikusan felváltják a régi verziót
• Két tudásbázis? Használjon egy fiókot és rendelést az ügyfelekhez, és egy külön másikat a belső céges tudáshoz

📋 Mit mutat egy naplóbejegyzés

• Időbélyeg: mikor történt a feldolgozás
• Feladó e-mail-címe: ki küldte az e-mailt
• Végrehajtott művelet: megtanulva, megválaszolva, vázlat létrehozva, visszakérdezés elküldve vagy figyelmen kívül hagyva (automatikusan generált)
• Felismert dokumentumok: mely melléklettípusokat dolgozta fel a rendszer a tanulás során
• Felhasznált kredit: mennyit számított fel a rendszer az egyes megtanult dokumentumokért vagy megválaszolt kérdésekért

⚠️ Mi a teendő hiba esetén

• E-mail-kapcsolati hibák: ellenőrizze az e-mail-fiókját a Team Account Management felületen a /bots oldalon — érvényesítse újra az IMAP/SMTP- vagy OAuth-hitelesítő adatokat
• A tanító e-mail nem lett feldolgozva: ellenőrizze, hogy a token a TÁRGYBAN van-e, és hogy az e-mail a regisztrált ügyfél e-mail-címéről lett-e elküldve
• A válasz nem ment ki: ellenőrizze, hogy a Válaszok automatikus küldése ki van-e kapcsolva — a válasz valószínűleg [D-xxxx] vázlatként vár az ügyfél-postaládájában
• Tartós problémák: forduljon az ügyfélszolgálatunkhoz itt: BOTS4.me/contact

Szűrje a naplókat szint szerint (Success, Info, Warning, Error), hogy gyorsan megtalálja, mi igényel figyelmet.

1. hét — feltöltés és betanítás

Továbbítsa a meglévő dokumentumait adagonként — GYIK, árlisták, üzleti feltételek, termékadatlapok —, és fussa át minden visszaigazoló e-mailt. Hagyja a Válaszok automatikus küldése funkciót KI kapcsolva: nézzen át minden [D-xxxx] vázlatot, és válaszoljon APPROVE szóval vagy szerkesztésekkel. Válaszoljon gyorsan minden [Q-xxxx] visszakérdezésre — mindegyik véglegesen betölt egy tudásbeli hézagot.

2. héttől — önálló üzemmód

Amint a vázlatok következetesen jónak tűnnek, kapcsolja be a Válaszok automatikus küldése funkciót. Mostantól csak a valóban új kérdésekhez tartozó visszakérdezéseket és a rendszeres e-mailes jelentéseket látja. A tudást frissítse, valahányszor változik valami — egyszerűen továbbítsa az új dokumentumot a tokenjével.

🏆 Bevált gyakorlat

Amint az önálló üzemmód be van kapcsolva, tegye közzé a Mail2KNOW-címet hivatalos ügyfélszolgálati címként (például [email protected]). Második tudásbázisra van szüksége a belső céges know-how-hoz? Használjon külön fiókot és külön rendelést — a tudásbázisok fiókonként szigorúan elkülönülnek.