Mail2KNOW

🔑 Az Ön tanulási tokenje

Formátum: LEARN-xxxxxxxxxxxx — a fiókjához tartozó egyedi titkos kód

Hol találja: a vezérlőpultja Mail2KNOW fülén, itt: BOTS4.me/bots — kényelmes másoló gombbal. Az előfizetés első futásakor automatikusan létrejön.

Használata: Írja a tokent a tárgyba vagy az Ön által begépelt szövegbe bárhová egy olyan e-mailben, amelyet a Mail2KNOW e-mail-címére küld (vagy továbbít). Olyan postafiókban, amelyet a Mail2ERP is olvas, a tárgyba írja — vagy használja a LEARN mappát.

Ki taníthat: Tananyagként a Jóváhagyások és jelentések címzettje mezőben megadott címekről és a cége saját domainjéhez tartozó kollégáktól (ellenőrzött feladó) érkező e-maileket fogadjuk el. A domainjén kívüli cím csak akkor taníthat, ha megadja a Ki taníthat és kérdezhet mezőben — a token önmagában nem elég (lásd lent a Biztonság részt).

📥 A _Mail2KNOW/LEARN mappa

Minden csatlakoztatott postafiók megkapja az INBOX/_Mail2KNOW/LEARN mappát. Húzzon bele bármilyen e-mailt — egy beszállítói árlistát, egy kolléga jó válaszát —, és a Mail2KNOW megtanulja, a mellékletekkel együtt. Nem kell token.

A megtanult e-mail a LEARN/DONE mappába kerül, így látja, mit vett át. Egyetlen e-mailt sem tanul meg kétszer.

🔐 A token titok marad

A Mail2KNOW soha nem küldi el a tanulási tokenjét egyetlen e-mailben sem — sem piszkozatban, sem [Q-xxxx] e-mailben, sem visszaigazolásban. Egy [Q-xxxx] e-mailre adott válasz nélküle is tanít.

Ha a token olyasvalaki e-mailjében bukkan fel, aki nem taníthat, semmit nem tanul meg a rendszer, és a token automatikusan lecserélődik. Erről e-mailt kap — az új token soha nincs e-mailben: másolja ki a vezérlőpultjáról.

Nyomja meg az Új token gombot a token mellett a Mail2KNOW fülön, és bármikor lecserélheti.

📎 Mit küldhet

Minden mellékletet külön dokumentumként dolgoz fel a rendszer:

• Word-dokumentumok — kézikönyvek, termékleírások, belső útmutatók (Personal csomagtól)
• Excel / CSV — árlisták, terméktáblázatok, paraméterlapok (Personal csomagtól)
• PDF — katalógusok, adatlapok, üzleti feltételek, a beszkennelt PDF-eket is OCR-rel (Personal csomagtól)
• Képek — lefényképezett dokumentumok, képernyőképek (Personal csomagtól, előbb kapcsolja be a Képeket)
• HTML-fájlok — exportált weboldalak (minden csomagban)
• Maga a levéltörzs — a tudást egyszerűen írja közvetlenül az e-mail szövegébe (minden csomagban)

🗂️ Automatikus kategóriák

Így működik: az MI minden dokumentumot egy vagy több tudásbázis-cikké alakít, és minden cikket kategóriába sorol (például „Árazás”, „Szállítás”, „Termékspecifikációk”).

Nem kell beállítani: a kategóriák automatikusan létrejönnek és hozzárendelődnek — legfeljebb 15 kategória, hogy a tudásbázisa rendezett maradjon.

♻️ Tudás frissítése — az új verzió nyer

Így javítja vagy frissíti: küldjön frissített dokumentumot, amelyből azonos kategóriában azonos című cikk lesz — az új cikk automatikusan felváltja a régebbi verziót.

Semmi nem vész el: a régi verzió archiválva marad, így mindig megvan az előzmény.

A duplikátumokat kihagyja: Ha változatlan dokumentumot küld el újra, a Mail2KNOW tartalmi hash alapján felismeri, és kihagyja — tudásbázisa rendezett marad, duplikált cikkek nélkül.

✉️ A visszaigazoló e-mail

Minden tanító e-mail után visszaigazolást kap arról, hogy pontosan mit tanult meg a rendszer: mely dokumentumokat dolgozta fel, mely cikkek jöttek létre vagy frissültek, és milyen kategóriákba kerültek.

Tipp: minden adag után fusson át a visszaigazoláson — így ellenőrizheti a leggyorsabban, hogy a tudásbázisa tényleg azt tartalmazza, amit gondol.

🌍 Tanítson egy nyelven, válaszoljon 31-en

A Mail2KNOW-t bármilyen nyelven taníthatja — és minden ügyfél azon a nyelven kap választ, amelyen írt, 31 támogatott nyelvvel. Tanítson szlovákul, válaszoljon németül. Tanítson angolul, válaszoljon franciául. A tudás automatikusan átvihető. Ha az ügyfél nyelve nem ismerhető fel, a válasz az Ön alkalmazásnyelvén érkezik.

📁 A _Mail2KNOW mappa — e-mail átadása

1. lépés: Olyan postafiókban, amelyet a Mail2ERP, a Supplier2ERP vagy a Pay2ERP is olvas, húzza az ügyfél e-mailjét az INBOX/_Mail2KNOW mappába — vagy nyomja meg a Megválaszolás a Mail2KNOW-val gombot a LOGS-jegyzeténél. Ennyi a teljes utasítás: ezzel a választ az MI-re bízza. Telefonon, laptopon, bármilyen levelezőprogramban.

2. lépés: Néhány percen belül kész a válasz. LIVE módban az ügyfélhez megy; DEMO módban, vagy ha az MI nem biztos benne, megérkezik a vázlat: e-mailben Önnek, jegyzetként a _Mail2KNOW/LOGS mappában és a vezérlőpult Naplóiban — a javasolt válasz, gombokkal.

3. lépés: Válasz küldése — egy kattintás, és az ügyfélnél a válasz. Szerkesztés — biztonságos oldalt nyit a bots4.me-n, ahol kijavítja a szöveget; az Ön változata megy el. Elutasítás — semmi nem megy el. A válasz ebből a postafiókból megy az eredeti ügyfélnek, ugyanabban a levélváltásban — akkor is, ha az áthelyezett e-mail egy kolléga továbbítása. Az ebben a mappában lévő e-mail mindig ügyfélkérdésnek számít.

Ha hiányzik a tudás: semmi sem megy ki — helyette a visszakérdezési hurok indul el (lásd lent).

🤖 Hogyan készül el egy válasz

1. lépés: az MI elolvassa az ügyfél kérdését, és kiválasztja a releváns tudásbázis-cikkeket a bázisából

2. lépés: Választ ír azon a nyelven, amelyen az ügyfél írt (31 támogatott)

3. lépés: Ha az MI biztos a dolgában, a válasz küldésre kész — hogy hogyan megy el, az alább leírt DEMO / LIVE kapcsolótól függ

Ha hiányzik a tudás: semmi találgatás — helyette a visszakérdezési hurok indul el (lásd a következő szakaszt)

📝 DEMO — minden választ Ön hagy jóvá (alapértelmezés)

Alapértelmezett működés: Minden új előfizetés DEMO módban indul — az Ön jóváhagyása nélkül semmi nem jut el az ügyfélhez: sem automatikus válasz, sem visszaigazolás, sem továbbirányítás.

Amit kap: Egy [D-xxxx] vázlat-e-mailt a javasolt válasszal és a felhasznált tudáscikkekkel, valamint ugyanezt a vázlatot jegyzetként a _Mail2KNOW/LOGS mappában és a vezérlőpult Naplóiban.

Változatlan küldés: Kattintson a Válasz küldése gombra (vagy válaszoljon a vázlat-e-mailre ezzel: APPROVE) — a válasz változatlanul megy az ügyfélnek.

Saját változat küldése: Kattintson a Szerkesztés gombra — egy biztonságos bots4.me oldal megmutatja a javasolt választ; javítsa ki és küldje el. A vázlat-e-mailre adott válasz a szerkesztett szöveggel is működik.

Elvetés: Kattintson az Elutasítás gombra (vagy válaszoljon ezzel: REJECT) — a vázlat lezárul, és az ügyfélnek semmi nem megy el. Egy vázlatnál csak az elsőként megnyomott gomb számít.

Átállás LIVE módra: Az első vázlat számít a demójelentésnek — utána átállíthatja a Mail2KNOW-t LIVE módra.

🚀 LIVE — automatikus válaszok

Mit csinál: LIVE módban a tudáscikkein alapuló biztos válaszok azonnal elmennek az ügyfeleknek — vázlat és várakozás nélkül. Vázlatot továbbra is kap, ha az MI nem biztos a válaszban, nem hivatkozik tudáscikkre, vagy nem tudja megerősíteni az ERP élő adatait, továbbá olyan postafiókban, amelyet a többi botja is olvas, az árakra vonatkozó kérdéseknél, amíg az Árak a válaszokban ki van kapcsolva.

Hol: a DEMO / LIVE kapcsoló a Mail2KNOW Vezérlés fülén itt: BOTS4.me/bots. Váltson LIVE módra, amint megbízik a DEMO módban látott vázlatokban.

Javaslat: Az első napokban maradjon DEMO módban, küldjön el néhány vázlatot, majd váltson LIVE módra.

✍️ Válaszok aláírása a cég nevével (Personal csomagtól)

Professzionális válaszok: bekapcsolt Válaszok aláírása a cég nevével beállítás mellett a kimenő válaszok a cégnevével (a Mail2KNOW beállításaiban megadva) végződnek — az ügyfelek az Ön cégétől kapnak választ, nem egy bottól.

ℹ️ Amire soha nem válaszol

Az automatikusan generált e-maileket felismeri és figyelmen kívül hagyja a rendszer: no-reply címek, kézbesítési hibaüzenetek, levelezőlisták és hírlevelek. A Mail2KNOW soha nem akad be levélhurokba, és soha nem válaszol robotoknak.

🏢 Ki számít kollégának

• A cége saját domainje — a cége domainjéhez tartozó cím
• Megadott kollégák — minden cím a Ki taníthat és kérdezhet mezőben
• Ellenőrzött feladó — a fogadó levelezőszerver ellenőrizte, hogy az e-mail valóban arról a címről érkezett (DKIM, SPF vagy DMARC). A hamisított feladóban nem bízik meg.
• A Mail2KNOW-nak címezve — a Mail2KNOW postafióknak a Címzett mezőben kell lennie, nem csak a Másolat vagy a Titkos másolat mezőben

⚡ Mit kap egy kolléga

• A választ közvetlenül — vázlat, visszaigazolás és továbbirányítás nélkül. A válasz alatt: azok a tudáscikkek, amelyekre épül.
• Belső adatok — bekapcsolt Válasz aktuális ERP-adatokkal esetén a kollégák készletadatokat is kapnak, az úton lévő és megrendelt mennyiségekkel együtt, valamint bármely ügyfél rendelésének állapotát a rendelésszám alapján.
• Ha hiányzik a tudás — a [Q-xxxx] e-mail a kérdező kollégához megy, nem Önhöz. Az ő válasza tanítja a Mail2KNOW-t, és ő megkapja a választ. Még mindig nem elég? A [Q-xxxx] e-mail újra megérkezik azzal, ami most még hiányzik. Egy emlékeztető 1 nap után; ezután a kérdés lezárul, anélkül hogy bárki más üzenetet kapna.
• Hurokvédelem — kollégánként naponta legfeljebb 30 automatikus válasz.

📋 A négy eset áttekintése

ℹ️ Olyan postafiókban, amelyet a többi botja is olvas

Ott csak azokra az e-mailekre érkezik válasz, amelyeket valaki a _Mail2KNOW mappába helyez — és az ilyen e-mail mindig ügyfélkérdésnek számít, akkor is, ha egy kolléga továbbította. Ilyenkor az eredeti ügyfél kapja a választ.

🙏 1. lépés — az ügyfél átvételi visszaigazolást kap

Az ügyfél azonnal udvarias „megkaptuk a kérdését” e-mailt kap a saját nyelvén, így tudja, hogy az üzenete nem veszett el.

📨 2. lépés — Ön visszakérdező e-mailt kap

Tárgy: [Q-xxxx] — leírja, pontosan milyen információ hiányzik az ügyfél megválaszolásához.

Teendő: Egyszerűen nyomja meg a Válasz gombot, és írja le az információt hétköznapi szavakkal — vagy csatoljon dokumentumokat, amelyek tartalmazzák. A válasza token nélkül is tanítja a Mail2KNOW-t. Vagy kattintson a Szerkesztés (Tanítás és válasz) gombra, és írja be a választ egy biztonságos bots4.me oldalon. A Lezárás azonnal elküldi az ügyfélnek az udvarias átirányítást.

⚡ 3. lépés — tanulás ÉS válaszadás, automatikusan

A válaszából tudásbázis-cikkek lesznek, és a várakozó ügyfél automatikusan megkapja a válaszát — soha nem kell magának írnia az ügyfélnek.

Tartós hatás: a következő ügyfél, aki ugyanezt kérdezi, azonnal választ kap. Minden visszakérdezés okosabbá teszi a tudásbázisát.

⏰ Emlékeztetők és udvarias átirányítás

1 nap után, ha nem válaszolt, kap egy emlékeztetőt.

2 nap után (az A nyitott kérések lejárnak ennyi idő után beállításban módosítható) az ügyfél udvarias átirányító e-mailt kap, amely azt javasolja, hogy közvetlenül vegye fel Önnel a kapcsolatot azon a postafiókon, amelyre írt — így egyetlen kérdés sem marad örökre függőben.

✅ Tanulási visszaigazolás (Önnek)

Mikor: minden elküldött tanító e-mail után

Mit tartalmaz: mely dokumentumokat dolgozta fel a rendszer, és mely tudásbázis-cikkek jöttek létre vagy frissültek, a kategóriáikkal együtt

Teendő: semmi — fussa át, hogy ellenőrizze a tanulás eredményét

📝 Válaszvázlat [D-xxxx] (Önnek)

Mikor: Egy ügyfélkérdésre DEMO módban készült válasz — vagy LIVE módban, ha az MI nem biztos a válaszban, nem hivatkozik tudáscikkre, vagy nem tudja megerősíteni az ERP élő adatait

Tartalma: Az ügyfél kérdése, a javasolt válasz és a tudáscikkek, amelyekre épül

Teendő: Kattintson a Válasz küldése, Szerkesztés vagy Elutasítás gombra — az e-mailben, a LOGS-jegyzetnél vagy a vezérlőpulton —, vagy válaszoljon APPROVE szóval vagy a szerkesztett szövegével

🤔 Visszakérdezés [Q-xxxx] (Önnek)

Mikor: Hiányzik a tudás egy ügyfélkérdés megválaszolásához (egy kolléga kérdésénél ez az e-mail a kérdező kollégához megy)

Mit tartalmaz: pontos leírást arról, milyen információra van szükség

Teendő: Válaszoljon az információval vagy csatoljon dokumentumokat, esetleg kattintson a Szerkesztés (Betanítás és válasz) gombra — a rendszer megtanulja, és automatikusan válaszol az ügyfélnek

⏰ Emlékeztető (Önnek)

Mikor: 1 nappal egy olyan visszakérdező e-mail után, amelyre nem válaszolt

Teendő: válaszoljon az eredeti [Q-xxxx] e-mailre, mielőtt a függőben lévő kérdés lejár

A válaszvázlatoknál is: 1 nappal egy olyan [D-xxxx] vázlat után, amelyet nem küldött el, kap egy emlékeztetőt ugyanazokkal a Válasz küldése, Szerkesztés és Elutasítás gombokkal, valamint azzal az időponttal, amikor különben megkérjük az ügyfelét, hogy közvetlenül Önt keresse

👍 Az ügyfelek minden választ értékelnek

Minden válasz alatt a kérdező két linket talál, 👍 Igen és 👎 Nem, és rövid üzenetet is írhat.

Minden értékelés sorként jelenik meg a postafiókja INBOX/_Mail2KNOW/FEEDBACK mappájában és a vezérlőpult Logs részében. Egy 👎 sorban ott a Szerkesztés és újraküldés: javítsa ki a választ, és az újra elmegy az ügyfélnek, a rendszer pedig megtanulja.

⏱️ A gombok néhány percen belül működnek

Bármelyik gombra kattint — Válasz küldése, Szerkesztés, Elutasítás, Elfelejtés, Szerkesztés és újraküldés —, néhány percen belül végrehajtódik, a működési időn kívül is. A működési idő csak az automatikus válaszokat korlátozza.

🙏 Átvételi visszaigazolás és átirányítás (az ügyfelének)

Visszaigazolás: “Megkaptuk a kérdését”, az ügyfél nyelvén — csak LIVE módban: azonnal elmegy, ha hiányzik a tudás, vázlat esetén pedig csak akkor, ha egy órán belül nem hagyja jóvá

Továbbirányítás: 2 nap után (beállítható), ha nem válaszol, vagy ha a Bezárás gombra kattint, az ügyfelet udvariasan megkérjük, hogy közvetlenül Önt keresse — csak LIVE módban; DEMO módban az ügyfél magától semmit nem kap

Teendő: semmi — ez automatikus ügyfélgondozás, amíg Ön elfoglalt

📊 Hol láthatja, mi történt

Mikor: Bármikor — minden héten kap egy e-mailt arról, mit tanult a Mail2KNOW azon a héten, minden új cikknél Szerkesztés és Elfelejtés gombokkal, havonta egyszer pedig áttekintést a tudásbázisáról (minden cikk az azonosítójával, és a teljes tudásbázis csatolt fájlként). Küldjön egy e-mailt [LIST] tárggyal, és igény szerint megkapja.

Hol: a vezérlőpult Naplók fülén szerepel minden, amit a rendszer megtanult, megválaszolt vagy még függőben tart

Teendő: Nincs — egy cikket a megtanult cikknél lévő Elfelejtés gombbal vagy a tárgyba írt [FORGET A0007] paranccsal távolíthat el

🎯 Gyors beállítási útmutató

A Mail2KNOW beállítása mindössze néhány percet vesz igénybe:

• 1. lépés: vásárolja meg vagy aktiválja a Mail2KNOW-t itt: BOTS4.me/product/mail2know (az első hónap ingyenes)
• 2. lépés: adja hozzá az e-mail-fiókját az Access Managerben, itt: BOTS4.me/bots — IMAP/SMTP vagy OAuth, automatikus ellenőrzéssel
• 3. lépés: nyissa meg a Mail2KNOW fület, és másolja ki a tanulási tokenjét (az első futáskor automatikusan létrejön)
• 4. lépés: Küldjön egy első e-mailt a tokennel a tárgyban és néhány csatolt dokumentummal — vagy húzzon egyet a _Mail2KNOW/LEARN mappába —, majd ellenőrizze a visszaigazoló választ
• 5. lépés: Küldjön egy tesztkérdést a postafiókba (vagy olyan postafiókban, amelyet a többi botja is olvas, helyezzen egy teszt e-mailt a _Mail2KNOW mappába), nyissa meg a vázlatot, és kattintson a Válasz küldése gombra
• 6. lépés: Ha megbízik a válaszokban, a Vezérlés fülön állítsa át a Mail2KNOW-t DEMO módról LIVE módra
• 7. lépés: tegye közzé a címet az ügyfelei felé (például support@your-company.com)

📧 E-mail-fiók beállítása

Saját vagy megosztott tudásbázis: minden e-mail-fióknak, amelyet a Mail2KNOW-hoz hozzáad az Access Managerben, saját tudásbázisa van. A Mail2KNOW fül Tudásbázisok részében több postafiók egyen osztozhat: amit az egyik megtanul, abból mindegyik válaszol. A csatlakozó postafiók magával hozza a cikkeit; a kilépő postafiók megtart egy másolatot. Egy postafiókot úgy taníthat, hogy a tanító e-mailt annak a postafióknak küldi.

Támogatott szolgáltatók: Gmail, Outlook, Office 365, Exchange és bármely IMAP/SMTP-szolgáltató — a kapcsolatokat hozzáadáskor automatikusan ellenőrzi a rendszer.

Ütemezés: néhány percenként fut, éjjel-nappal, hétvégén is — a futás gyakorisága nem állítható. A működési idő beállítható, ha csak munkaidőben szeretné a feldolgozást.

🔧 Mail2KNOW-beállítások

Itt állítható be: a Mail2KNOW fülön, itt: BOTS4.me/bots

• Jóváhagyások és jelentések címzettje: Egy vagy több e-mail-cím, vesszővel elválasztva (legfeljebb 5). Minden vázlat, visszakérdezés, visszaigazolás és jelentés mindegyik címre megy, és bármelyikük jóváhagyhatja a vázlatokat és taníthatja a tudásbázist. Üres = a fiókja e-mail-címe
• Ki taníthat és kérdezhet: Csak a cége domainjén kívüli címekhez kell (legfeljebb 20) — a saját domain kollégái már most taníthatnak és kérdezhetnek. A megadott címek taníthatnak, jóváhagyhatnak piszkozatokat és visszavonhatnak tudást; a kérdéseikre a válasz egyenesen hozzájuk megy. A fiókja címe mindig taníthat. Ön és a megadott címek a mi postafiókunkba is továbbíthatnak — lásd lent: Továbbítás nekünk
• Cégnév: a válaszok aláírásában használjuk
• A nyitott kérések lejárnak ennyi idő után: Meddig marad nyitva egy vázlat vagy egy megválaszolatlan visszakérdezés, mielőtt lezárul — LIVE módban ekkor az ügyfél megkapja az udvarias továbbirányító üzenetet (alapértelmezés: 2 nap)
• DEMO / LIVE: A mód kapcsolója a Vezérlés fülön — DEMO (alapértelmezés) minden ügyfélnek szóló választ vázlatként küld Önnek, LIVE automatikusan válaszol az ügyfeleknek
• Tanulás a jóváhagyott válaszokból: Alapértelmezés szerint BE — minden válasz, amelyet jóváhagy vagy kijavít, kérdés–válasz cikként mentődik (az aktuális készlet- vagy rendelésadatokat tartalmazó válaszok soha)
• Válasz aktuális ERP-adatokkal: A Business csomagtól alapértelmezés szerint BE — a készletre és szállításra vonatkozó kérdésekre az ERP-ből válaszol; a rendelés állapotát csak olyan feladónak adja meg, akiről igazolt, hogy az adott ügyfélhez tartozik
• Árak a válaszokban: Alapértelmezés szerint KI — az árakra vonatkozó kérdések vázlatként érkeznek Önhöz

📨 Továbbítás nekünk — nincs szükség postafiók-csatlakoztatásra

A BOTS4.me/bots → Beállítások → Mail2KNOW oldalon kattintson a Forrás hozzáadása gombra, és adja hozzá a BOTS4.me Mailbox fiókot — egy kattintás, nincs mit csatlakoztatni, nincs jelszó. Ezután az Ön vagy a Ki taníthat és kérdezhet mezőben felsorolt kollégák által a mail2know@bots4.me címre továbbított e-maileket postafiók-csatlakoztatás nélkül dolgozzuk fel. A LEARN tokennel a tárgyban az e-mail tanítja a tudásbázist; anélkül belső kérdésnek számít, és választ kap rá a feladó — például: hogyan kezeltünk korábban egy ilyen reklamációt? Rajtuk kívül senki nem érheti el a Mail2KNOW-t a postafiókunkon keresztül, így az ügyfelek megválaszolásához továbbra is csatlakoztatott postafiók szükséges.

Mielőtt egy továbbított e-mail tanításként vagy válaszként feldolgozásra kerül (DEMO és LIVE módban egyaránt), ellenőrizzük, hogy az Ön címéről vagy egy felsorolt címről érkezett-e (DKIM); ha az Ön levelezőszolgáltatója nem írja alá a kimenő leveleket, egyszer, egy kattintással megerősíti. Minden továbbított e-mailt a feldolgozás után azonnal törlünk a postafiókunkból — legkésőbb 7 nap múlva, ha nem sikerült feldolgozni. Ugyanazt a kétszer továbbított e-mailt csak egyszer dolgozzuk fel.

🔒 Biztonság — kétszeresen védett tanulás

• Két zár a tanításon: A tanító e-mailnek tartalmaznia kell a titkos tokent, ÉS a „Jóváhagyások és jelentések címzettje” mezőben megadott címről, a saját domainjéhez tartozó ellenőrzött kollégától vagy egy Ön által megadott címről kell érkeznie — senki más nem vihet tudást a tudásbázisába. A tokent soha nem küldjük el e-mailben; ha bárki más e-mailjében felbukkan, automatikusan lecserélődik
• Titkosított tárolás: A tudását titkosítva tároljuk, ügyfelenként és postafiókonként (vagy az Ön által beállított megosztott tudásbázisonként) elkülönítve — soha nem osztjuk meg más ügyfelekkel, és soha nem használjuk mások ügyfeleihez
• Hurokvédelem: az automatikusan generált e-mailekre (no-reply, kézbesítési hibaüzenetek, levelezőlisták) soha nem válaszol a rendszer

💳 Csomagok és számlázás

Ugyanaz a rendszer, mint minden BOTS4.me alkalmazásnál: Válassza a volumenéhez illő csomagot, és bármikor váltson nagyobb csomagra.

• Tanulás és válaszadás: Mindkettő a csomagja része — külön beállítás vagy kiegészítő nélkül
• A duplikátumokat kihagyja: A változatlanul újraküldött dokumentumokat a rendszer tartalmi hash alapján felismeri, és nem dolgozza fel újra
• Az első hónap ingyenes: Minden új ügyfél egy ingyenes Discovery-hónappal kezd

A csomagokat a Mail2KNOW termékoldalán találja.

💡 Profi tippek

• Kezdje a GYIK-kel: először a meglévő GYIK-oldalát, árlistáját és üzleti feltételeit továbbítsa — ezek fedik le az ügyfélkérdések többségét
• Gyorsan válaszoljon a visszakérdezésekre: minden [Q-xxxx] válasz véglegesen tanítja a rendszert — néhány válasz az első héten később órákat spórol
• Előbb maradjon DEMO módban: Küldjön el néhány [D-xxxx] vázlatot, mielőtt LIVE módra vált
• Frissítsen újraküldéssel: új árlista? Egyszerűen továbbítsa újra — az azonos című cikkek automatikusan felváltják a régi verziót
• Két tudásbázis? Csatlakoztasson egy második postafiókot — minden postafióknak saját tudásbázisa van, például egy az ügyfeleknek és egy a belső céges tudásnak

📬 Napló a postafiókjában

• Hol: minden postafiók kap egy LOGS mappát a bot saját mappáján belül, például _Mail2ERP/LOGS. Minden botnak megvan a sajátja.
• Mi: ugyanazok a sorok, mint a Naplók fülön, soronként egy üzenet. E-mailben semmi nem megy ki — a sorok közvetlenül a mappába kerülnek.
• Az olvasatlan azt jelenti, hogy Önre van szükség: csak a döntését igénylő sorok érkeznek olvasatlanul. Az összes többi sor, a figyelmeztetéseket is beleértve, már olvasottként érkezik.
• Karbantartás: a mappa a legutóbbi 100 sort őrzi meg, legfeljebb 30 napig. A teljes napló a vezérlőpultján marad.
• Eleve biztonságos: valódi naplóüzenetek kizárólag a LOGS mappákban léteznek, soha nem a beérkező üzenetek között, és a megerősítő oldal soha nem kér jelszót.
• Kapcsoló: Napló a postafiókjában, a bot funkciólistájában a Vezérlés fülön. A Personal csomagtól alapértelmezésben bekapcsolva.
• Mail2KNOW gombok: a vázlatokon Válasz küldése, Szerkesztés és Elutasítás; a nyitott kérdéseken Szerkesztés (Betanítás és válasz) és Lezárás; a megtanult cikkeken Elfelejtés. Ugyanezek a gombok megtalálhatók a vázlat-e-mailekben és a vezérlőpult Naplóiban.

📋 Mit mutat egy naplóbejegyzés

• Időbélyeg: mikor történt a feldolgozás
• Feladó e-mail-címe: ki küldte az e-mailt
• Végrehajtott művelet: megtanulva, megválaszolva, vázlat létrehozva, visszakérdezés elküldve vagy figyelmen kívül hagyva (automatikusan generált)
• Felismert dokumentumok: mely melléklettípusokat dolgozta fel a rendszer a tanulás során

⚠️ Mi a teendő hiba esetén

• E-mail-kapcsolati hibák: ellenőrizze az e-mail-fiókját az Access Managerben a /bots oldalon — érvényesítse újra az IMAP/SMTP- vagy OAuth-hitelesítő adatokat
• A tanító e-mail nem lett feldolgozva: Ellenőrizze, hogy a token a tárgyban vagy a szövegben van-e (olyan postafiókban, amelyet a Mail2ERP is olvas: a tárgyban), és hogy az e-mailt a „Jóváhagyások és jelentések címzettje” mezőben megadott címről, a saját domainjéhez tartozó kollégától vagy a Ki taníthat és kérdezhet mezőben megadott címről küldték-e. Ha a mail2know@bots4.me címre továbbít, azt is ellenőrizze, hogy a BOTS4.me postafiók hozzá van-e adva a Mail2KNOW-hoz.
• A válasz nem ment el: Ellenőrizze, hogy a Mail2KNOW DEMO módban van-e — a válasz valószínűleg [D-xxxx] vázlatként várja Önt a postafiókjában. LIVE módban akkor is vázlat érkezik, ha az MI nem biztos a válaszban, nem hivatkozik tudáscikkre, vagy nem tudja megerősíteni az ERP élő adatait. Egy kolléga kérdéséhez a Mail2KNOW postafióknak a Címzett mezőben kell lennie, nem csak a Másolatban. Olyan postafiókban, amelyet a Mail2ERP, a Supplier2ERP vagy a Pay2ERP is olvas, csak a _Mail2KNOW mappában lévő e-mailekre érkezik válasz, kivéve, ha be van kapcsolva a Válasz a Mail2ERP által nem importált levelekre is beállítás.
• Tartós problémák: forduljon az ügyfélszolgálatunkhoz itt: BOTS4.me/contact

Szűrje a naplókat szint szerint (Sikeres, Info, Figyelmeztetés, Hiba), hogy gyorsan megtalálja, mi igényel figyelmet.

1. hét — feltöltés és betanítás

Továbbítsa meglévő dokumentumait adagokban — GYIK, árlisták, feltételek, termékadatlapok —, és fussa át minden visszaigazoló e-mailt. Maradjon DEMO módban: nézzen át minden [D-xxxx] vázlatot, és kattintson a Válasz küldése vagy a Szerkesztés gombra. Minden [Q-xxxx] kérdésre válaszoljon gyorsan — mindegyik véglegesen betölt egy hiányt a tudásban.

2. héttől — önálló üzemmód

Amint a vázlatok következetesen jók, váltson LIVE módra. Ettől kezdve csak azokat a vázlatokat látja, amelyekben az MI bizonytalan, és a valóban új kérdésekre vonatkozó visszakérdezéseket; minden más a vezérlőpult naplóiban van. Frissítse a tudást, valahányszor valami változik — csak továbbítsa az új dokumentumot a tokenjével.

🏆 Bevált gyakorlat

Amint bekapcsolta az önálló módot, tegye közzé a Mail2KNOW címét hivatalos ügyfélszolgálati címként (pl. support@your-company.com). Második tudásbázisra van szüksége a belső céges know-how-hoz? Csatlakoztasson egy második postafiókot — minden postafióknak saját, szigorúan elkülönített tudásbázisa van.