ClientFACTORY
Benutzerhandbuch
Was ClientFACTORY ist
ClientFACTORY ist ein automatisierter Dienst für B2B-Lead-Generierung und Kaltakquise per E-Mail. Sie tragen Ihre Firmenidentität und Produktbeschreibung einmal ein. Daraus erzeugt die KI eine professionelle dreistufige E-Mail-Sequenz in jeder Zielsprache, erstellt Websuchanfragen, um Unternehmen zu finden, denen Ihr Produkt nützt, ermittelt und prüft deren Kontaktdaten und versendet die Kampagne — von Ihrem eigenen Versandkonto, signiert mit Ihrem Firmennamen, Ihrer Website und Ihrer Postanschrift. Alles läuft automatisch nach Zeitplan.
+ Lead-Suche
IHRER Identität
Ihrem Postfach
- Ihr Produkt, Ihre Marke — Kampagnen bewerben das, was SIE verkaufen, geschrieben aus IHRER Beschreibung, versendet unter IHREM Namen
- KI-Texterstellung — eine dreistufige Sequenz (Vorstellung / Nutzen / Nachfassen), erzeugt je Zielsprache
- KI-Lead-Suche — Suchanfragen, Relevanzbewertung und das Durchsuchen von Kontaktseiten finden Unternehmen, die zu Ihrer Nische passen
- Integrierte Zustellbarkeit — Abmeldung mit einem Klick, automatische Bounce-Behandlung, Sperrlisten, Warm-up beim Versand
- Sicherer Start — der Demo-Modus sendet Vorschau-E-Mails an SIE, niemals an Interessenten, bis Sie live gehen
Erste Schritte — Einrichtung Schritt für Schritt
- Starten Sie Ihren kostenlosen Discovery-Monat auf der ClientFACTORY-Produktseite — Hilfe gewünscht? Sagen Sie uns, was Sie brauchen, und wir richten es gemeinsam mit Ihnen ein
- Öffnen Sie den ClientFACTORY-Tab auf BOTS4.me/bots
- Füllen Sie die Kampagneneinstellungen aus (Steuerung → ClientFACTORY): Firmenname, Website, Postanschrift, Produktname, Produktbeschreibung, Zielmarkt, Zielsprachen, Zielländer, Seite der Datenschutzerklärung und Senden von — was jedes Feld bewirkt, zeigt der nächste Abschnitt
- Verbinden Sie Ihr eigenes Postfach im Access Manager — mit Passwort oder mit Anmeldung über Gmail / Microsoft 365. Dringend empfohlen: eine Adresse auf Ihrer eigenen Domain — Interessenten sehen Ihre Marke, Antworten kommen zu Ihnen zurück, und Ihre Zustellbarkeit bleibt in Ihrer Hand. Lieber nicht? Stellen Sie Senden von stattdessen auf das BOTS4.me-Postfach
- Prüfen Sie die Demo-Mail — solange der Demo-Modus aktiv ist, sendet ClientFACTORY an IHRE Adresse eine Liste von bis zu 20 Unternehmen, die es kontaktieren würde, samt dem Text der ersten E-Mail, sodass Sie Zielunternehmen und Texte prüfen können, bevor ein Interessent sie sieht
- Schalten Sie den Demo-Modus aus (Panel Steuerung), sobald Sie zufrieden sind — die Kampagne geht live und beginnt mit dem Warm-up
Wichtig: Kampagnen senden nichts — nicht einmal Demo-Vorschauen Ihrer Texte — solange Ihre Produktdaten nicht ausgefüllt sind. Fehlen sie, zeigt das Dashboard eine klare Meldung („ClientFACTORY ist pausiert — tragen Sie Ihre Produktinformationen … ein“) und Sie erhalten eine kurze Onboarding-E-Mail, die genau erklärt, was zu ergänzen ist. Unter Ihrem Namen geht niemals etwas Generisches hinaus.
Ihre Kampagneneinstellungen
Diese Felder SIND Ihre Kampagne. Daraus schreibt die KI Ihre E-Mail-Vorlagen und Ihre Suchanfragen für die Lead-Suche — je besser Sie sie ausfüllen, desto besser Ihre Ergebnisse.
en, de, sk). Die Vorlagen werden in jeder Sprache geschrieben; ein Interessent erhält die Sprache seines Landes, wenn diese auf Ihrer Liste steht.SK, CZ). Die Lead-Suche sucht in diesen Ländern, jeweils in der Landessprache, und verwirft Kontakte aus anderen Ländern. Leer = Ihr eigenes Land.Tipp zu Feld 5: Ein oder zwei Sätze dazu, WAS es ist, einer dazu, FÜR WEN es ist, und einer zum überzeugendsten ERGEBNIS. Beispiel: „AutoBooks ist ein Buchhaltungs-Automatisierungswerkzeug für kleine E-Commerce-Shops. Es importiert Bestellungen von allen großen Plattformen und erstellt automatisch steuerfertige Berichte, was Inhabern rund 10 Stunden im Monat spart.“
Das Dashboard verstehen
Der ClientFACTORY-Tab auf BOTS4.me/bots nutzt dasselbe Drei-Panel-Layout wie alle BOTS4.me-Produkte.
Der ClientFACTORY-Bereich unter Steuerung enthält die Kampagneneinstellungen; im Tab Einstellungen (Zahnradsymbol) verbinden Sie Ihr Versandkonto (Access Manager). Der Tab Protokolle zeigt, was ClientFACTORY bei jedem Lauf getan hat — Suchergebnisse, Versand und etwaige Gründe für eine pausierte Kampagne.
So funktionieren die Vorlagen
ClientFACTORY verwendet keine Standardtexte. Für jede Zielsprache schreibt die KI aus Ihrer Produktbeschreibung eine frische dreistufige Ansprachesequenz — schlicht, auf Augenhöhe, ohne Schlagwörter, ohne Übertreibung.
Vorstellung
Erster Kontakt. Beginnt mit dem Schmerzpunkt, den Ihr Zielmarkt am ehesten hat, stellt Ihr Produkt in einem schlichten Satz vor, ein konkreter Nutzen, ein sanfter Handlungsaufruf.
Nutzen
Geht etwa eine Woche später hinaus, wenn keine Antwort kam. Stellt das stärkste konkrete Ergebnis Ihres Produkts in den Mittelpunkt, mit einem Praxisbeispiel als Beleg und einem klaren Handlungsaufruf.
Nachfassen
Die letzte Nachricht, eine weitere Woche später. Ein kurzer Absatz, kein Druck — fasst den einen überzeugendsten Grund für einen Blick zusammen, macht klar, dass es die letzte E-Mail ist, und endet freundlich.
- Je Sprache: Jede Sprache in Ihrer Einstellung „Zielsprachen“ erhält einen eigenen, muttersprachlich geschriebenen Vorlagensatz — keine maschinelle Übersetzung aus dem Englischen
- Automatische Aktualisierung: Vorlagen werden automatisch neu erstellt, sobald sich Ihre Produktdaten ändern
- Manuelle Aktualisierung: Bearbeiten Sie Ihre Produktbeschreibung und klicken Sie im Dashboard auf Vorlagen neu generieren — der nächste Lauf erstellt einen neuen Vorlagensatz
- Fußzeile wird für Sie ergänzt: Ihre Signatur, Website, Postanschrift, der Abmeldelink, ein Hinweis, warum der Empfänger die E-Mail erhält und wo die Adresse gefunden wurde, sowie der Link zu Ihrer Datenschutzerklärung werden automatisch angehängt — die KI schreibt nur den Nachrichtentext
So funktioniert die Lead-Suche
Von der KI erzeugte Suchanfragen
Aus Ihrer Produktbeschreibung und Ihrem Zielmarkt erzeugt die KI Websuchanfragen für Ihre Zielländer, jeweils in der Landessprache — genau die Suchen, die Unternehmen zutage fördern, denen Ihr Produkt nützen würde. Mit KI-Suche (ab Family) schreibt die KI für jedes Zielland einen eigenen Satz von Suchanfragen: lokale Bezeichnungen für Unternehmensarten, Branchenverzeichnisse, Ausstellerlisten von Fachmessen.
Relevanzbewertung
Jedes Suchergebnis wird von der KI danach bewertet, wie gut es zu Ihrem Produkt und Ihrer Nische passt. Nur hoch bewertete Interessenten kommen weiter — so verbrauchen Sie keine Sendekapazität für schlechte Treffer.
Kontaktsuche
ClientFACTORY besucht vielversprechende Firmenwebsites, findet deren Kontaktseiten und extrahiert geschäftliche Kontaktdaten. Es behält nur Geschäftsadressen auf Domains, die E-Mails annehmen (Freemail-Adressen werden verworfen), verwirft Kontakte aus Ländern außerhalb Ihrer Zielländer und behält einen Kontakt pro Unternehmen. In höheren Tarifen durchsucht es außerdem Branchenverzeichnisse und Ausstellerlisten in der Tiefe und sucht über mehrere Suchmaschinen für eine breitere Abdeckung.
Mehrsprachig, mehrere Suchquellen
Mit autonomer Suche (ab Personal) läuft die gesamte Schleife — Anfragen erzeugen, suchen, bewerten, crawlen, extrahieren — bei jedem Lauf von selbst, für Ihr erstes Zielland. Mit mehrsprachiger Suche (ab Family) läuft die Suche in jedem angegebenen Zielland, jeweils in der Landessprache. Mit Multi-Engine-Suche (ab Business) fragt die Suche mehrere Suchquellen für eine breitere Abdeckung ab. Die Suche nutzt zuerst DuckDuckGo und bei Bedarf Brave Search, und Ihr Tarif legt eine tägliche Anzahl an Suchen fest. Jeder neu gefundene, geprüfte Kontakt verbraucht einen Teil Ihres monatlichen Kontingents.
Eigene Kontakte mitbringen
Sie können ClientFACTORY auch Ihre eigenen Listen zuführen: Senden Sie sie als .txt-, .csv-, .xlsx– oder .zip-Anhänge an clientfactory@bots4.me — von der E-Mail-Adresse Ihres registrierten Kontos (Nachrichten von anderen Adressen werden zu Ihrer Sicherheit ignoriert). Die Kontakte werden beim nächsten Lauf in Ihre Kampagne importiert.
Zustellbarkeit & Schutzmaßnahmen
Kaltakquise per E-Mail ist in vielen Rechtsordnungen legal, wenn sie richtig gemacht wird. ClientFACTORY automatisiert die technische Seite von „richtig gemacht“ — und sagt Ihnen klar, was in Ihrer Verantwortung bleibt.
Was ClientFACTORY automatisch erledigt
- Abmeldung mit einem Klick in jeder E-Mail: Jede Nachricht enthält einen Abmeldelink. Abmeldungen werden sofort berücksichtigt und bei jedem Lauf synchronisiert
- Automatische Bounce-Behandlung: Dauerhafte Zustellfehler markieren den Kontakt als Bounce und stoppen weitere E-Mails an ihn
- Automatischer Kampagnenstopp bei hohen Bounce-Raten: Kommen von Ihren E-Mails der letzten 7 Tage zu viele als unzustellbar zurück, stoppt der Versand automatisch und Sie werden benachrichtigt — das schützt die Reputation Ihrer Domain. Nach 7 Tagen ohne Versand läuft er von selbst wieder an, erneut mit dem Warm-up-Volumen
- Sperrlisten: Abgemeldete und gebouncte Adressen werden dauerhaft von allen künftigen Sendungen ausgeschlossen
- Warm-up beim Versand: Neue Kampagnen starten mit einem niedrigen Tagesvolumen, das von Ihrem Tarif abhängt, und legen jede Woche um denselben Betrag zu, bis zum Tageslimit Ihres Tarifs, damit E-Mail-Anbieter lernen, Ihrem Sendemuster zu vertrauen
- Ihre Postanschrift in jeder Fußzeile: Die von Ihnen konfigurierte Postanschrift wird jeder E-Mail hinzugefügt, wie von CAN-SPAM vorgeschrieben und von vielen nationalen Regeln erwartet
- Wochentage und Geschäftszeiten: E-Mails an Interessenten gehen nur von Montag bis Freitag hinaus, während der örtlichen Geschäftszeiten des Empfängers
- Antworten beenden die Sequenz: ein Kontakt pro Unternehmen, und jede Antwort stoppt die Folge-E-Mails an dieses Unternehmen. Abwesenheitsnotizen tun das nicht; eine Antwort wie „bitte entfernen“ setzt die Adresse auf Ihre Sperrliste
- Hinweis, warum der Empfänger die E-Mail erhält: Jede E-Mail nennt, warum der Empfänger sie erhält und wo die Adresse gefunden wurde, mit dem Link zu Ihrer Datenschutzerklärung (DSGVO Art. 14)
- Datenaufbewahrung: Kontakte werden 24 Monate nach der letzten Aktivität gelöscht; ein Fingerabdruck hält abgemeldete Adressen weiterhin gesperrt. Ein Kontakt kann jederzeit seine Löschung verlangen
- Keine Kaltakquise-E-Mails nach Deutschland oder Österreich: Dort ist eine vorherige Einwilligung erforderlich, daher werden Empfänger in diesen Ländern automatisch übersprungen
Ihre Verantwortung
- Nutzen Sie Ihre eigene Versanddomain: Verbinden Sie ein Versandkonto auf einer Domain, die Ihnen gehört — idealerweise einer dedizierten — damit Reputation und Antworten Ihnen gehören
- Hinterlegen Sie die Seite Ihrer Datenschutzerklärung in den Kampagneneinstellungen, damit jede E-Mail darauf verlinkt
- Richten Sie SPF, DKIM und DMARC ein auf dieser Domain, bevor Sie live gehen — ohne sie landen Kaltakquise-E-Mails im Spam, egal wie gut der Text ist
- Kontaktieren Sie ausschließlich Geschäftsadressen: Die Lead-Suche behält nur Geschäftsadressen; halten Sie es bei den Listen, die Sie hochladen, genauso
- Beachten Sie lokale E-Privacy-Gesetze: Manche Rechtsordnungen verlangen vorherige Einwilligung selbst für B2B-Kaltakquise per E-Mail — prüfen Sie die Regeln der Zielländer, bevor Sie diese Sprachen/Märkte aktivieren
Faustregel: Wenn Sie den Satz nicht in einen Brief mit Ihrem Firmenbriefkopf und Ihrer Postanschrift schreiben würden — dann auch nicht in eine Kaltakquise-E-Mail. ClientFACTORY liefert den Briefkopf; für das Verhalten stehen Sie ein.
Tarife & Credits
Die Tarife bauen aufeinander auf — jeder enthält alles aus den niedrigeren.
Nutzung: Jede gesendete E-Mail und jeder neu gefundene, geprüfte Kontakt (eine Geschäftsadresse auf einer Domain, die E-Mails annimmt) verbraucht einen Teil des monatlichen Kontingents Ihres Tarifs, und die KI-Arbeit (KI-Suche, Kontaktsuche, das Schreiben Ihrer E-Mails) verbraucht mehr. Kontakte aus Ihren eigenen Listen kosten nichts. Das Kontingent wird vor dem Versand geprüft — ist es aufgebraucht, pausieren Versand und Lead-Suche bis zum nächsten Monat, einem Upgrade oder zusätzlicher Nutzung. Der kostenlose Tarif funktioniert genauso, mit einem kleinen monatlichen Kontingent. Der Demo-Modus ist in jedem Tarif verfügbar: An Interessenten wird nichts gesendet, daher wird keine Versandnutzung gezählt, während Sie die Texte prüfen.
Häufig gestellte Fragen
Warum ist meine Kampagne pausiert?
Der Grund wird immer in den Protokollen des Dashboards angezeigt. Die häufigsten: (1) Produktdaten fehlen — tragen Sie im ClientFACTORY-Bereich (Tab Steuerung) mindestens Produktname, Beschreibung und Zielmarkt ein; ohne sie wird nichts gesendet. (2) Kein Versandpostfach — verbinden Sie Ihr eigenes Postfach im Access Manager oder stellen Sie „Senden von“ auf das BOTS4.me-Postfach; ohne Postfach wird nichts gesendet. (3) Monatliches Kontingent aufgebraucht — Versand und Lead-Suche pausieren bis zum nächsten Monat, einem Upgrade oder zusätzlicher Nutzung (der kostenlose Tarif funktioniert genauso). (4) E-Mail-Kampagnen ausgeschaltet — dieser Schalter unter Funktionen stoppt jeden Versand. (5) Stopp wegen Bounce-Rate — die automatische Sicherheitsbremse hat ausgelöst; prüfen Sie die Qualität Ihrer Kontakte und die Einrichtung Ihrer Versanddomain — der Versand läuft nach 7 Tagen von selbst wieder an. Außerdem gilt: Am Wochenende gehen keine E-Mails an Interessenten hinaus.
Wie ändere ich meine E-Mail-Vorlagen?
Bearbeiten Sie Ihre Produktbeschreibung (und alle weiteren Kampagneneinstellungen) im ClientFACTORY-Bereich (Tab Steuerung) und drücken Sie dann im Dashboard Vorlagen neu generieren. Der nächste Lauf schreibt eine frische Sequenz aus dem neuen Text. Vorlagen werden außerdem automatisch neu erstellt, sobald sich Ihre Produktdaten ändern.
Wie gelangen Kontakte in meine Kampagne?
Auf zwei Wegen: automatische Suche (KI-Suchanfragen je Zielland, Relevanzbewertung, Crawling von Kontaktseiten und Verzeichnissen — der Umfang hängt von Ihrem Tarif ab) und über das Postfach für den Kontakteingang — senden Sie Ihre eigenen Listen als .txt/.csv/.xlsx/.zip-Anhänge an clientfactory@bots4.me von der E-Mail-Adresse Ihres registrierten Kontos.
Wie werden Abmeldungen behandelt?
Jede E-Mail enthält einen Abmeldelink mit einem Klick. Klickt ein Empfänger darauf, landet die Adresse sofort und dauerhaft auf Ihrer Sperrliste — sie erhält nie wieder eine E-Mail, und die Abmeldelisten werden bei jedem Lauf neu synchronisiert. Ihr Zustellbarkeitsbericht zeigt nach jedem Lauf neue Abmeldungen und Bounces.
Was passiert, wenn ein Interessent antwortet?
Die Antwort landet in Ihrem eigenen Postfach, und die Sequenz an dieses Unternehmen stoppt. Abwesenheitsnotizen stoppen sie nicht; eine Antwort wie „bitte entfernen“ setzt die Adresse auf Ihre Sperrliste. Jede andere Antwort wird zu einem Lead in Ihrem CRM: Unternehmen und Kontakt, mit der Antwort als interner Notiz — das CRM schreibt niemandem eine E-Mail. Das ist heute mit Odoo live; jedes andere ERP oder CRM mit API wird auf Anfrage angebunden — sagen Sie uns, welches Sie nutzen. Ist noch kein ERP mit ClientFACTORY verbunden, werden die Antworten aufbewahrt und übertragen, sobald Sie es verbinden.
Was genau passiert im Demo-Modus?
Höchstens einmal pro Tag sendet ClientFACTORY EINE Demo-Mail an Ihre eigene registrierte Adresse: eine Liste von bis zu 20 Unternehmen, die es kontaktieren würde (Unternehmen, Adresse, Fundort, Sprache), und den vollständigen Text der ersten E-Mail, so wie das erste Unternehmen sie erhalten würde. Jede neu geschriebene Vorlage erhalten Sie außerdem einmal als Vorschau. Kein Interessent erhält etwas, und Kontakte werden nicht als kontaktiert markiert, damit Ihre Pipeline frisch bleibt für den Moment, in dem Sie live gehen.
Warum ist mein tägliches Sendevolumen am Anfang so gering?
Das ist das Warm-up. Neue Kampagnen starten bewusst mit geringem Tagesvolumen und steigern es schrittweise, damit E-Mail-Anbieter Vertrauen in Ihre Versanddomain aufbauen. Das Tageslimit Ihres Tarifs ist die Obergrenze; das Warm-up steuert den Anstieg dorthin.
Muss ich mein eigenes E-Mail-Konto verwenden?
Wir empfehlen es. Verbinden Sie im Access Manager ein Postfach auf Ihrer eigenen Domain (Passwort oder Anmeldung mit Gmail / Microsoft 365) — Interessenten sehen dann durchgehend Ihre Marke, Antworten landen direkt in Ihrem Postfach, und Folge-E-Mails stoppen, sobald jemand antwortet. Richten Sie SPF/DKIM/DMARC auf der Domain ein, bevor Sie live gehen. Die Alternative ist „Senden von: BOTS4.me-Postfach“ — die E-Mails gehen als „Ihre Firma via BOTS4.me“ hinaus, und Antworten gehen an Ihre eigene Adresse; ohne verbundenes eigenes Postfach wird nur die erste E-Mail gesendet, weil ClientFACTORY die Antworten nicht sehen kann.
Wie starte ich, und was kostet der Betrieb?
Welche KI-Funktionen sind enthalten?
Kann ich mein eigenes Branding verwenden?
Ist das legal? Welche Schutzmaßnahmen sind eingebaut?
Welche E-Mail-Anbieter werden unterstützt?
Gibt es ein Sendelimit?
Können wir das ohne KI betreiben? Wir dürfen keine einsetzen.
📚 Zusätzliche Ressourcen
ClientFACTORY von BOTS4.me
Brauchen Sie Hilfe? support@bots4.me