AutoPURCHASE
Benutzerhandbuch – Automatisierte Erstellung von Bestellungen
🧠 Was AutoPURCHASE tatsächlich tut
Jeder Lauf beantwortet für jedes Produkt eine Frage: wie viel muss ich heute bestellen? Die Antwort liefert eine einzige, transparente Formel:
Bedarf = (Ziel-Lagerbestand + offene Verkäufe) − (Lagerbestand + erwartete Lieferungen)
📄 So funktioniert AutoPURCHASE – visueller Ablauf
(AutoSTOCK oder ERP-Regeln)
je Produkt
bevorzugtem Lieferanten
in Ihrem ERP
+ Bericht per E-Mail
Im Demo-Modus stoppt der Ablauf vor Ihrem ERP — Sie erhalten den vollständigen Bestellvorschlagsbericht, es werden keine Bestellungen erstellt.
🚀 Verbindung herstellen
- Installieren Sie die BOTS4.me Connect App in Ihrem Odoo — der Ein-Klick-Konnektor verbindet Odoo (13.0 → 19.0) mit der gesamten BOTS4.me Suite. Er meldet Sie mit einem 2FA-gesicherten E-Mail-Login an und richtet einen technischen Benutzer ein, damit AutoPURCHASE Bestands-, Verkaufs- und Lieferantendaten lesen und Bestellungen über die API erstellen kann. Ein Konnektor, ein Konto, alle Apps.
- Weisen Sie AutoPURCHASE das ERP-Konto zu — im Access Manager unter BOTS4.me/bots → Einstellungen → AutoPURCHASE weisen Sie der App Ihr verbundenes ERP-Konto zu. AutoPURCHASE läuft heute mit Odoo (13–19), ERPNext (15–16), Zoho Inventory, Dolibarr (23 und neuer), Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero und SAP Business One.
- Starten Sie im Demo-Modus — der Demo-Modus ist standardmäßig aktiv: vollständige Bedarfsberechnung und Vorschlagsbericht, keinerlei Änderungen in Ihrem ERP.
- Legen Sie Ihre Bestellregeln fest — Mindestbestellwert, Reichweiten-Obergrenze, Rundung auf die Mindestmenge des Lieferanten, die Nie-bestellen-Liste und die Prüfhäufigkeit (stündlich, täglich oder wöchentlich), alles im Dashboard unter /bots.
- Live gehen — schalten Sie den Demo-Modus aus. Bestellungen erstellen ist in jedem Tarif standardmäßig aktiv, sodass Entwurfs-Angebotsanfragen in Ihrem ERP erscheinen, gruppiert nach Lieferant.
💡 Mehr dazu, was der technische Benutzer darf und was nicht, erfahren Sie unter Zugriffsebenen.
🎯 Woher die Ziel-Lagerbestände kommen
Mit AutoSTOCK
Wenn Sie AutoSTOCK besitzen und die Funktion AutoSTOCK-Ziele verwenden aktiviert ist, nutzt AutoPURCHASE die frischen Ziele aus dem letzten AutoSTOCK-Lauf, der seine Regeln in Ihr ERP geschrieben hat — bedarfsgesteuerte Bestände, berechnet aus Ihrer echten Verkaufshistorie. Sind die AutoSTOCK-Ergebnisse älter als eine Woche oder hat AutoSTOCK nur berichtet (Demo-Modus oder Nachbestellregeln schreiben aus), greift AutoPURCHASE stattdessen auf die Nachbestellregeln Ihres ERP zurück. Während AutoPURCHASE die Bestellungen erstellt, setzt AutoSTOCK seine Regeln in Odoo so, dass Odoo dieselben Produkte nicht selbst bestellt.
Eigenständig
Kein AutoSTOCK? Kein Problem. AutoPURCHASE arbeitet eigenständig und nutzt die Nachbestellregeln, die Sie bereits in Ihrem eigenen ERP pflegen (Min/Max), als Bestandsziele. Stellen Sie diese Regeln in Odoo 14 und neuer auf Auslöser = Manuell, damit AutoPURCHASE sie bestellt statt des Odoo-eigenen Planers; Regeln auf automatisch bleiben bei Odoo und werden im Bericht aufgeführt. Auftragsbezogen (Make-to-Order) verkaufte Produkte, Streckengeschäft (Dropshipping), Kits und Produkte ohne Kaufen-Route werden übersprungen und aufgeführt.
⚙️ Übersicht der Dashboard-Einstellungen
Alle Einstellungen finden Sie unter BOTS4.me/bots → Steuerung → AutoPURCHASE. Liegt eine Einstellung außerhalb des Bereichs oder ist sie durch Ihren Tarif gesperrt, greift AutoPURCHASE sicher auf den Standardwert zurück.
| Einstellung | Bereich | Standard | Funktion |
|---|---|---|---|
| Min. Bestellwert | 0 – 100.000 EUR | 50 EUR | Lieferanten, deren kombinierter Bestellwert darunter liegt, werden in diesem Lauf übersprungen — das vermeidet winzige, unwirtschaftliche Bestellungen. Der Bedarf wird einfach in einen späteren Lauf übernommen, sobald er gewachsen ist. |
| Max. Reichweite | 1 – 36 Monate | 12 Monate | Nie über so viele Monate durchschnittlichen Bedarfs je Produkt hinaus bestellen — schützt Sie vor Überbestellung von Langsamdrehern. |
| Auf Verpackungseinheit runden | ein / aus | ein | Rundet Bestellmengen auf die Mindestbestellmenge des Lieferanten aus den Lieferanteninformationen Ihres ERP auf. Jeder bezahlte Tarif. |
| Nie-bestellen-Liste | Produktcodes | leer | Durch Kommas getrennte Produktcodes, die AutoPURCHASE niemals bestellen darf (z. B. ausgelaufene Artikel) — eine feste Sperrliste. |
| AutoSTOCK-Ziele verwenden | ein / aus | ein | Bevorzugt frische AutoSTOCK-Ergebnisse als Ziel-Lagerbestände. Wenn ausgeschaltet (oder die Ergebnisse veraltet sind), werden stattdessen die Nachbestellregeln aus Ihrem ERP verwendet. |
| Bestellungen erstellen | ein / aus | ein | Erstellt Bestellentwürfe (Angebotsanfragen) in Ihrem ERP, gruppiert nach Lieferant, und hängt sie an den eigenen offenen Entwurf von AutoPURCHASE für diesen Lieferanten an. Wenn deaktiviert, sendet AutoPURCHASE nur einen Vorschlag per E-Mail. Jeder Tarif. |
| Bestellungen automatisch bestätigen | ein / aus | aus | Bestätigt die erstellten Bestellungen automatisch, statt sie als Entwürfe zur Prüfung liegen zu lassen — aber nur unter Ihren Wertgrenzen pro Bestellung und pro Lauf; größere Bestellungen bleiben Entwürfe und werden im Bericht markiert. Der Versand der Anfrage an den Lieferanten bleibt in Ihrem ERP. Ab dem Family-Tarif — nur aktivieren, wenn Sie der Einrichtung voll vertrauen. |
| E-Mail-Berichte | nach jedem Lauf / nur wenn Bestellungen erstellt werden / wöchentliche Zusammenfassung | nach jedem Lauf | Wann der Einkaufsbericht mit den Bestelldetails pro Lieferant per E-Mail versendet wird. Im Demo-Modus wird nach jedem Lauf ein Bericht gesendet, auch wenn nichts zu bestellen ist. Berichte, die Ihr Eingreifen erfordern, werden immer sofort gesendet. |
| Ausführungsplan | stündlich / täglich / wöchentlich | täglich | Wie oft AutoPURCHASE Ihren Bestand prüft und Bestellungen erstellt. Alle Bestellungen gehen an das Hauptlager Ihres verbundenen Unternehmens. |
🛡️ Eingebaute Sicherheitsfunktionen
AutoPURCHASE ist so konzipiert, dass selbst ein falsch konfigurierter Lauf Ihre Lieferanten nicht mit Bestellungen überschwemmen kann:
📝 Standardmäßig Entwürfe
Bestellungen werden als Entwurfs-Angebotsanfragen angelegt — AutoPURCHASE sendet nie etwas an einen Lieferanten; Sie versenden die Anfrage aus Ihrem ERP. Die automatische Bestätigung gibt es ab dem Family-Tarif, sie ist aber standardmäßig aus und bestätigt nur Bestellungen unter Ihren Wertgrenzen.
🔁 Ein offener Entwurf pro Lieferant
Zwei Mechanismen wirken zusammen: ein Entwurf pro Lieferant — ein späterer Lauf hängt neue Produkte an den eigenen offenen Entwurf von AutoPURCHASE für diesen Lieferanten an, statt eine zweite Bestellung anzulegen, und Produkte, die schon darin stehen, werden übersprungen; und Entwürfe zählen als Zulauf — bereits bestellte Mengen verringern den berechneten Bedarf. Entwürfe von Personen oder Ihrem ERP werden nie angefasst.
🏭 Lieferantenmindestwerte werden eingehalten
Mindestbestellmengen der Lieferanten aus Ihrem ERP werden eingehalten (mit aktivem Auf Verpackungseinheit runden), und Lieferanten unter Ihrem Mindestbestellwert werden übersprungen, statt mit Kleinstbestellungen behelligt zu werden.
📉 Reichweitenobergrenze & Sperrliste
Die Obergrenze „Max. Reichweite“ stellt sicher, dass kein Produkt je über eine sinnvolle Anzahl von Bedarfsmonaten hinaus bestellt wird, und die Nie-bestellen-Liste gibt Ihnen ein absolutes Veto je Produktcode.
🔍 Demo-Modus
- Nur Vorschlag — der Demo-Modus führt die vollständige Bedarfsberechnung durch und sendet den kompletten Bestellvorschlag per E-Mail, erstellt aber keine Bestellungen in Ihrem ERP.
- Läuft höchstens etwa einmal pro Tag — unabhängig von Ihrem Zeitplan wird ein neuer Demo-Vorschlag höchstens etwa alle 24 Stunden abgerechnet.
- Ihr Verarbeitungsvolumen wird trotzdem genutzt — der Vorschlag ist die abrechenbare Arbeit, daher zählen Demo-Läufe genauso wie Live-Läufe.
- Standardmäßig aktiv — jede neue AutoPURCHASE-Einrichtung startet im Demo-Modus. Schalten Sie ihn im Tab Steuerung unter BOTS4.me/bots aus, wenn Sie für echte Angebotsanfragen bereit sind.
📊 Den Bestellvorschlagsbericht lesen
Nach jedem Lauf — oder nur wenn Bestellungen erstellt werden, oder wöchentlich, je nach Ihrer Wahl unter E-Mail-Berichte — erhalten Sie einen Einkaufsbericht per E-Mail. So lesen Sie ihn:
📋 Zusammenfassungsblock
- Die im Lauf verwendeten Einstellungen (Mindestbestellwert, Reichweitenobergrenze, Rundung)
- Wie viele Lieferantenbestellungen erstellt (oder im Demo-Modus vorgeschlagen) wurden, mit Gesamtzahl der Positionen und Gesamtwert in EUR
- Welche Lieferanten wegen Unterschreitung des Mindestbestellwerts übersprungen wurden
- Produkte, die bestellt werden müssten, aber keinen hinterlegten Lieferanten in Ihrem ERP haben — korrigieren Sie den Lieferantendatensatz, damit sie im nächsten Lauf berücksichtigt werden
📄 Tabelle der Bestellpositionen
Eine Zeile je vorgeschlagener Bestellposition, nach Lieferant gruppiert, mit der gesamten Berechnung:
- Ziel, Bestand, Eingehend, Offene Verkäufe — jede Eingangsgröße der Bedarfsformel, sodass Sie jede Menge selbst prüfen können
- Bestellmenge — die resultierende Bestellmenge nach Rundung und Obergrenzen
- Preis und Wert — Lieferantenpreis und Positionswert in der Währung Ihres Unternehmens, damit Sie den Betrag sehen, bevor Sie bestätigen
🆓 Was jeder Tarif freischaltet
- Jeder Tarif, einschließlich des kostenlosen Discovery-Monats: Bestellungen erstellen — Entwurfs-Angebotsanfragen werden in Ihrem ERP angelegt, gruppiert nach Lieferant — und Auf Verpackungseinheit runden.
- Ab dem Family-Tarif: schaltet Bestellungen automatisch bestätigen frei — Bestellungen unter Ihren Wertgrenzen werden automatisch bestätigt, statt als Entwürfe zu warten (standardmäßig aus).
- Ab dem Business-Tarif: schaltet die Einkaufssperre frei — für die offenen Aufträge von Kunden, die Sie sperren, wird keine Ware beschafft.
Aktuelle Tarife und Preise finden Sie auf der AutoPURCHASE-Produktseite.
📦 Besser zusammen mit AutoSTOCK
AutoSTOCK berechnet aus Ihrer echten Verkaufshistorie, wie hoch Ihre Lagerbestände sein sollten; AutoPURCHASE verwandelt diese Bestände in konkrete Lieferantenbestellungen. Planen Sie AutoSTOCK vor AutoPURCHASE, und die gesamte Nachschubschleife — Bedarfsanalyse → Ziel-Lagerbestände → Bestellentwürfe — läuft ohne Handgriffe, wobei Sie die endgültigen Bestellungen in Ihrem ERP bestätigen.
❓ Häufig gestellte Fragen
Der Bericht sagt, es wurden keine Ziel-Lagerbestände gefunden. Was nun?
AutoPURCHASE braucht Ziele, gegen die bestellt wird. Führen Sie entweder zuerst AutoSTOCK aus (mit aktiviertem „AutoSTOCK-Ziele verwenden“), oder richten Sie Nachbestellregeln (Min/Max) für Ihre Produkte direkt in Ihrem ERP ein — AutoPURCHASE nutzt diese automatisch, wenn AutoSTOCK-Ergebnisse fehlen oder veraltet sind.
Warum wurde ein Lieferant in diesem Lauf übersprungen?
Sein kombinierter Bestellwert lag unter Ihrer Einstellung Min. Bestellwert (standardmäßig 50 EUR). Das ist beabsichtigt — winzige Bestellungen kosten mehr Aufwand, als sie wert sind. Der Bedarf verschwindet nicht; sobald er in einem späteren Lauf die Schwelle überschreitet, erhält der Lieferant seine Angebotsanfrage.
Ein Produkt, das eindeutig bestellt werden müsste, fehlt in den Bestellungen. Warum?
Meistens hat es keinen hinterlegten Lieferanten in Ihrem ERP — AutoPURCHASE gruppiert Bestellungen nach bevorzugtem Lieferanten, sodass ein Produkt ohne Lieferantendatensatz in keine Angebotsanfrage aufgenommen werden kann. Solche Produkte werden im Bericht separat unter „Produkte ohne konfigurierten Lieferanten“ aufgeführt; hinterlegen Sie dem Produkt in Ihrem ERP einen Lieferanten, dann wird es im nächsten Lauf berücksichtigt. Prüfen Sie außerdem, ob es nicht auf Ihrer Nie-bestellen-Liste steht.
Kann AutoPURCHASE doppelt bestellen, wenn es zweimal läuft?
Nein. Ein späterer Lauf hängt an den eigenen offenen Entwurf von AutoPURCHASE für diesen Lieferanten an, statt eine zweite Bestellung anzulegen, Produkte, die schon darin stehen, werden übersprungen, und bereits bestellte Mengen zählen als Zulauf. Ein erneuter Lauf ist immer sicher.
Wie oft läuft AutoPURCHASE?
Stündlich, täglich (Standard) oder wöchentlich — Sie wählen im Tab „Steuerung“ unter BOTS4.me/bots. Im Demo-Modus wird höchstens etwa einmal pro Tag ein neuer abgerechneter Vorschlag erstellt. Wenn Sie auch AutoSTOCK besitzen, planen Sie es vor AutoPURCHASE ein, damit die Ziele immer frisch sind.
Verbraucht der Demo-Modus wirklich mein Verarbeitungsvolumen?
Ja. Die vollständige Bedarfsberechnung und der Vorschlagsbericht sind die abrechenbare Arbeit — im Demo-Modus wird nur das Schreiben ins ERP übersprungen. Demo-Läufe sind auf etwa einen pro Tag begrenzt, sodass Testen bezahlbar bleibt.
Ist die automatische Bestätigung sicher?
Sie ist mächtig, und genau deshalb ist sie standardmäßig aus, ab dem Family-Tarif verfügbar und durch Wertgrenzen begrenzt: Eine Bestellung über der Grenze pro Bestellung oder pro Lauf wird nie bestätigt — sie bleibt ein Entwurf und wird im Bericht markiert. Empfohlener Weg: im Demo-Modus laufen lassen, dann einige Wochen mit Entwurfs-Angebotsanfragen, und die automatische Bestätigung erst aktivieren, wenn die Entwürfe durchgehend dem entsprechen, was Sie ohnehin bestellt hätten.
Ich brauche Hilfe! Wie erhalte ich Support?
Prüfen Sie zuerst die Verarbeitungsprotokolle unter BOTS4.me/bots — jeder Lauf protokolliert, was er getan hat und warum. Immer noch ratlos? Kontaktieren Sie uns über die Kontaktseite, wir helfen Ihnen.
🔧 Fehlerbehebung
⚠️ In meinem ERP erscheinen keine Bestellentwürfe
Prüfen Sie Folgendes:
- Der Demo-Modus ist aus (Tab Steuerung unter BOTS4.me/bots)
- Die Funktion Bestellungen erstellen ist aktiv (standardmäßig ist sie aktiv)
- In Odoo 14 und neuer gehört die Nachbestellregel des Produkts AutoSTOCK oder steht auf Auslöser = Manuell — Regeln auf automatisch bleiben Odoo überlassen
- In ERPNext ist Auto Material Request (automatische Materialanfrage) aus — solange sie aktiv ist, schlägt AutoPURCHASE nur vor, und der Bericht erinnert Sie einmal täglich daran
- Im Access Manager ist AutoPURCHASE ein ERP-Konto zugewiesen
- Es besteht ein tatsächlicher Bedarf — wenn der Bestand Ziele und offene Verkäufe deckt, werden keine Bestellungen erstellt
- Prüfen Sie die Verarbeitungsprotokolle im Dashboard auf Fehler
⚠️ Die Bestellmengen wirken zu groß
Justieren Sie diese und prüfen Sie erneut im Demo-Modus:
- Senken Sie die „Max. Reichweite“ — sie begrenzt jedes Produkt auf N Monate Bedarf
- Prüfen Sie die Ziel-Lagerbestände selbst — stammen sie von AutoSTOCK, sehen Sie dessen Einstellungen durch; stammen sie aus ERP-Regeln, sehen Sie die Regelminima durch
- „Auf Verpackungseinheit runden“ kann Mengen auf Lieferantenmindestmengen anheben — prüfen Sie die Mindestmenge des Lieferanten in Ihrem ERP
⚠️ Bestellungen gehen an den falschen Lieferanten
AutoPURCHASE verwendet den bevorzugten Lieferanten aus Ihrem ERP:
- Öffnen Sie das Produkt in Ihrem ERP und prüfen Sie die Reihenfolge seiner Lieferantenzeilen — der bevorzugte (erste) Lieferant gewinnt
- Korrigieren Sie die Lieferantenpriorität oder entfernen Sie veraltete Lieferantendatensätze
- Der nächste Lauf gruppiert das Produkt unter dem korrigierten Lieferanten