Automatizace ERPNext z e-mailu: objednávky, potvrzení dodavatelů a platby

🎯 Kde společnosti s ERPNext stále píší ručně

ERPNext je velmi dobrý v tom, co se děje poté, co doklad existuje: cenová pravidla, rezervace skladu, dodávky, faktury i hlavní kniha vycházejí ze správné prodejní nebo nákupní objednávky. Slabé místo je krok předtím. Většina dokladů vzniká jako e-mail od někoho mimo Vaši společnost a ERPNext tyto e-maily za Vás číst neumí.

• Objednávky a poptávky zákazníků přicházejí jako přílohy PDF, Excel nebo skeny, každý zákazník s vlastním rozvržením. Někdo otevře každý e-mail a přepíše položky, množství a reference do nabídky nebo prodejní objednávky.
• Potvrzení objednávek od dodavatelů se vracejí se změněným množstvím, novými cenami nebo pozdějším termínem dodání. Někdo je řádek po řádku porovná s Vaší nákupní objednávkou a aktualizuje ji, nebo se rozdíly prostě přehlédnou.
• Příchozí platby se objevují jako bankovní oznámení nebo soubory výpisů. Někdo ke každé platbě najde správnou prodejní fakturu a zaúčtuje platební záznam (Payment Entry), často hodinu nebo dvě každý den.

Většinou tato práce nevyžaduje úsudek, ale vždy vyžaduje pečlivost, protože špatné množství nebo platba zaúčtovaná ke špatné faktuře způsobí problémy o týdny později. Přesně takovou práci přebírají tři níže uvedení boti.

🤖 Kteří boti BOTS4.me pracují s ERPNext

Každá ERP aplikace BOTS4.me běží na ERPNext 15 a 16. Tato stránka se zaměřuje na tři, které mění e-mail na doklady v ERPNext. Tabulka ukazuje, co každý z nich čte a co zapisuje.

AutoERP (potvrzení, expedice a fakturace označených objednávek), AutoCASH (upomínky plateb), Bill2ERP (faktury dodavatelů jako koncepty přijatých faktur), AutoSTOCK a AutoPURCHASE běží také na ERPNext. Jedno připojení k ERPNext slouží všem, takže spuštění dalšího bota později nevyžaduje žádnou novou integrační práci.

📧 Mail2ERP: e-maily zákazníků na nabídky a prodejní objednávky

Mail2ERP čte Vaši prodejní schránku a u každého e-mailu rozhodne, zda jde o poptávku, závaznou objednávku, nebo ani jedno. O rozhodnutí hlasuje několik nezávislých signálů a Vaše ruční oprava má vždy přednost. Pak přečte řádky produktů z textu e-mailu a ze všech příloh, bez šablon, a každý kód spáruje s Vašimi položkami v ERPNext.

Co v ERPNext vytvoří

• Poptávka → koncept nabídky. Váš obchodní tým ji zkontroluje, upraví a odešle jako obvykle.
• Závazná objednávka → prodejní objednávka, odeslaná. Mail2ERP nejdřív vytvoří objednávku jako koncept a pak ji odešle (submit), takže vlastní cenová a stavová logika ERPNext proběhne přesně jako u objednávky zadané člověkem.
• Odpověď na Vaši nabídku → prodejní objednávka. Se zapnutým přepínačem Detekce RFQ změní odpověď zákazníka, která uvádí číslo některé z Vašich nabídek a žádá Vás o pokračování, tuto nabídku na odeslanou prodejní objednávku.
• Soubory a kontext: původní přílohy zákazníka se připojí k dokladu a text e-mailu se přidá jako komentář, takže každý, kdo nabídku nebo prodejní objednávku otevře, vidí, odkud pochází.
• Žádné dvojí zadání: pokud integrační uživatel smí přidávat vlastní pole, Mail2ERP označí každý vytvořený doklad zdrojovým e-mailem, takže stejná objednávka přeposlaná dvakrát nebo poslaná na dvě adresy se vytvoří jednou.

Co nikdy nedělá

Mail2ERP nikdy nevytváří zákazníka ani položku v ERPNext. Odesílatel musí patřit existujícímu zákazníkovi a každý řádek musí odpovídat položce ve Vašem katalogu. Řádek, jehož množství nelze spolehlivě přečíst, se přeskočí, nehádá se, a dostanete e-mail s žádostí o jeho ruční doplnění. Se Smart Multi-Code Matching lze řádky párovat také podle kódů dodavatele, čárových kódů, katalogových čísel výrobce a vlastních kódů položek Vašich zákazníků, které ERPNext ukládá jako zákaznické kódy položek.

📦 Supplier2ERP: potvrzení zapsaná do Vašich nákupních objednávek

Supplier2ERP je zrcadlovým obrazem Mail2ERP na straně nákupu. Čte potvrzení a avíza dodávek, které posílají Vaši dodavatelé, a zapisuje, co potvrdili, do odpovídající nákupní objednávky v ERPNext.

• Jen odesílatelé, které jste ho naučili. Supplier2ERP čte poštu od odesílatelů z Vašeho seznamu dodavatelů. Dodavatele přidáte tak, že jeden z jeho e-mailů přesunete do složky _AutoSPAM/DODAVATEL; dokud je seznam prázdný, nic se neodfiltruje.
• Nalezení správné objednávky. Když e-mail uvádí číslo Vaší nákupní objednávky, toto číslo má přednost. Když ne, Supplier2ERP porovná kódy produktů v e-mailu s Vašimi otevřenými nákupními objednávkami u tohoto dodavatele. Pokud se dvě objednávky hodí stejně dobře, nic se nezapíše a dostanete report.
• Kontroly před každým zápisem: data musí být věrohodná a počet odlišných řádků, každý jednotlivý cenový rozdíl i každý jednotlivý rozdíl v množství musí zůstat v limitech, které nastavíte. Pokud jedna kontrola selže, dostanete místo aktualizace report.
• Jak se ERPNext aktualizuje: koncept nákupní objednávky se uloží s novými hodnotami. Odeslaná nákupní objednávka se změní vlastní funkcí ERPNext Update Items s úplným seznamem řádků a potvrzený termín se stane i očekávaným datem dodání. Uzavřené, dokončené a zrušené objednávky zůstávají beze změny.
• Vaše pravidla rozhodují: automatické aktualizace množství a cen mají každá svůj přepínač. Dodavatel, který potvrdí přesně to, co jste objednali, se zaznamená jako potvrzený, bez jakékoli změny.

Zpracovaná potvrzení se přesunou do složky _Supplier2ERP/ZPRACOVANO Vaší schránky; vše, co potřebuje člověka, zůstane nepřečtené ve Vašem INBOXu.

💶 Pay2ERP: příchozí platby zaúčtované ke správným fakturám

Pay2ERP čte příchozí platby, zjistí, kterou z Vašich otevřených prodejních faktur každá z nich uhrazuje, a zaznamená platbu v ERPNext. Pracuje pouze s příchozími penězi; odchozí platby se ignorují.

Odkud platby pocházejí

• Bankovní e-maily: oznámení nebo výpisy, které Vaše banka již posílá. Strukturované soubory jako MT940, MT942, CAMT.053, BAI2 a OFX se čtou položku po položce; ostatní e-maily se čtou z textu.
• Připojení k bance a platbám: například Revolut, Wise, Qonto, Mercury, Stripe, PayPal nebo Square.
• Bankovní transakce ERPNext: příchozí, dosud neodsouhlasené transakce bankovních účtů ERPNext, které vyberete.

Jak se platba páruje a účtuje

Pay2ERP nejdřív hledá referenci faktury spolu s částkou. Když platba nenese použitelnou referenci, vyhledá plátce mezi názvy firem, které se naučil, a zkontroluje, která kombinace otevřených faktur tohoto zákazníka dává dohromady danou částku. Každé úspěšné spárování ho něco naučí, a proto druhý měsíc vyžaduje mnohem méně pozornosti než první.

Pro každou zaplacenou fakturu vytvoří a odešle jeden platební záznam pomocí vlastního mapování ERPNext a nikdy nezaplatí víc, než je ještě otevřeno. Když platba pochází z bankovní transakce ERPNext, transakce se s těmito záznamy odsouhlasí. Platby, které nedokáže spárovat, se vypíšou v samostatném e-mailu s přiloženou původní zprávou, aby je bylo možné zaúčtovat ručně.

⚙️ Nastavení pro ERPNext krok za krokem

• Krok 1 — Začněte bezplatný měsíc Discovery: přihlaste se na bots4.me/bots a na kartě požadovaného bota, například Mail2ERP, klikněte na Začít bezplatný měsíc Discovery. Platební karta není nutná.
• Krok 2 — Vytvořte v ERPNext integračního uživatele: v části Users vytvořte uživatele, například “BOTS4.me Integration”, s rolemi Sales User, Purchase User, Stock User, Accounts User, Sales Master Manager a Purchase Master Manager. Bez obou rolí Master Manager ERPNext skrývá ceny před API.
• Krok 3 — Vygenerujte klíč a tajný klíč API: otevřete uživatele, přejděte na kartu Settings → API Access → Generate Keys. Zkopírujte tajný klíč API, který se zobrazí jen jednou, a klíč API.
• Krok 4 — Připojte ERPNext na bots4.me: v Nastavení → bot → Access Manager → Přidat cílové umístění → ERP → ERPNext zadejte URL svého webu ERPNext, klíč API a tajný klíč API. Úplný postup najdete v průvodci připojením.
• Krok 5 — Připojte svou schránku: Gmail a Microsoft 365 se připojují přes Secure Quick Connect; ostatní poskytovatelé přes IMAP s heslem aplikace. Pro Mail2ERP a Supplier2ERP nemusíte připojovat žádnou schránku: přidejte BOTS4.me Mailbox jako zdroj a přeposílejte do něj e-maily.
• Krok 6 — Přečtěte si Demo reporty, pak přejděte na LIVE: každý bot začíná v Demo režimu a posílá Vám e-mailem, co by zapsal. Když reporty vypadají správně, nastavte na kartě Ovládání Režim na LIVE.

🧪 Demo režim a e-maily, které boti nezvládnou

Každý bot začíná v Demo režimu. Čte Vaše skutečné e-maily a skutečná data ERPNext a posílá Vám report o tom, co přesně by vytvořil nebo změnil, ale nic nezapisuje. LIVE se odemkne po prvním Demo reportu. Jak to obecně funguje, uvidíte na stránce Demo režim, nebo si nejdřív proklikejte živé demo dashboardu s ukázkovými daty.

Co se stane s nejasnými e-maily

• Nic nezmizí: e-mail, který bot nedokázal zpracovat, zůstane nepřečtený ve Vašem INBOXu. Importované e-maily se přesunou do složky ZPRACOVANO daného bota.
• Každé rozhodnutí se zaznamená na kartě Záznamy v dashboardu a ve složce LOGS Vaší schránky, s důvodem, například odesílatel, který není zákazníkem v ERPNext, nebo kód položky, který neexistuje. Viz průvodce složkou LOGS.
• Opravujte Mail2ERP složkami: přetáhněte e-mail do _Mail2ERP/CENOVA_NABIDKA nebo _Mail2ERP/OBJEDNAVKY a zkusí se znovu jako nabídka nebo objednávka, nebo do _Mail2ERP/PRESKOCIT a takový druh e-mailu se bude v budoucnu přeskakovat. Oprava se pro daného odesílatele zapamatuje.
• Nespárované platby Vám přijdou e-mailem s původní bankovní zprávou a potvrzení dodavatelů mimo Vaše limity zůstávají v INBOXu, dokud je někdo nezkontroluje.

📅 Bezplatný měsíc Discovery a bezplatný plán

První měsíc každého bota je bezplatný měsíc Discovery bez platební karty. Přepínače označené Discovery na kartě Ovládání jsou v tomto měsíci zahrnuté a na začátku vypnuté, takže sami rozhodnete, co vyzkoušet.

📚 Související čtení

• Produkty: Mail2ERP, Supplier2ERP a Pay2ERP.
• Průvodci: průvodce Mail2ERP, průvodce Supplier2ERP, průvodce Pay2ERP a průvodce připojením.
• Další open-source ERP: Automatizace Dolibarr: e-mailové objednávky, fakturace a upomínky plateb.
• Srovnání přístupů: Parseur, Docparser nebo Nanonets vs. Mail2ERP pro zadávání objednávek do ERP.
• Další ERP: Business Central, SAP Business One, Zoho Inventory a Zoho Books a Odoo.
• Souvislosti: Jak fungují systémy ERP a CRM a skutečná čísla v případové studii IMP Kontakt.