Pay2ERP
Uživatelská příručka – Spárování plateb s fakturami bez ručního zadávání
🔗 Jak Pay2ERP spárovává platbu
Každé platební oznámení — e-mail od banky, řádek z Revolutu nebo Wise, nebo řádek výpisu načtený přímo z vašeho ERP — se redukuje na stejnou hrstku údajů: částku, měnu, datum valuty a referenční číslo, které zákazník zadal při platbě. Právě tyto údaje se párují s vašimi otevřenými fakturami, ne znění e-mailu.
| Formát zdroje | Co to je | Jak to Pay2ERP čte |
|---|---|---|
| MT940 / MT942 | SWIFT denní / vnitrodenní bankovní výpis | Strukturovaný. Každý kreditní řádek se automaticky stane jednou platbou — žádné hádání při extrakci. |
| CAMT.053 | Bankovní výpis ISO 20022 XML | Strukturovaný, zpracovává se obezřetně i proti poškozenému nebo příliš velkému XML. |
| BAI2 | Americký formát bankovního výpisu | Strukturovaný, zpracovává se stejně jako formáty výše. |
| OFX | Open Financial Exchange | Strukturovaný, zpracovává se stejně jako formáty výše. |
| Revolut / Wise API | Přímé propojení účtu | Strukturovaná pole přicházejí již označená — částka, reference a odesílatel — bez čekání na e-mail z banky; Pay2ERP je načte při dalším běhu. |
| Bankovní řádky z ERP | Řádky bankovních výpisů, které už máte ve svém ERP (Odoo) | Strukturované, čtou se přímo z vašeho ERP — bez e-mailu. |
| E-mail ve volném textu | Platební oznámení banky psané běžným jazykem | Nejprve se zkoušejí vestavěné vzory pro reference a částky v tuctu jazyků; umělá inteligence čte text pouze tehdy, když žádný z nich nesedí. |
🔍 Které e-maily Pay2ERP čte
Pay2ERP nepovažuje každou zprávu ve vaší schránce za platbu. Ve vaší běžné schránce INBOX čte pouze e-maily od odesílatelů, které jste ho naučili jako banku — nic jiného se neotevírá, nevytěžuje ani neúčtuje. E-mail ve složce, kterou jste vyhradili platbám, nebo e-mail, který přesunete do _Pay2ERP/NA_IMPORT, se čte vždy.
_Pay2ERP/NA_IMPORT. Od té chvíle se každý e-mail od této banky čte automaticky. Dokud není naučena žádná banka a dál přicházejí e-maily podobné bankovním, připomene vám to karta Záznamy na vašem dashboardu, nejvýše jednou týdně.
| Co se přeskakuje | Proč |
|---|---|
| Naše vlastní reporty a e-maily z obchodu | Systémová pošta platformy nikdy není oznámením o platbě. |
| Nenaučený odesílatel ve vaší běžné schránce INBOX | Pay2ERP čte pouze odesílatele, které jste ho naučili jako banku. |
| Odesílatel, kterého jste označili jako „není banka“ | Přesunuli jste jeden z jeho e-mailů do _Pay2ERP/NEIMPORTOVAT. |
Jak Pay2ERP naučit bankovního odesílatele
Přesuňte e-mail do _Pay2ERP/NA_IMPORT. Odesílatel se přidá do vašeho seznamu bank a e-mail se odtud načte, spolu s bankovními složkami, které jste nastavili. Pokud odesílatel není banka, přetáhněte jeden z jeho e-mailů do _Pay2ERP/NEIMPORTOVAT: Pay2ERP přestane jeho poštu číst a e-mail se vrátí do schránky INBOX. Rozmysleli jste si to? Přetáhněte jeden z jeho e-mailů do _Pay2ERP/NA_IMPORT a bude se znovu číst. Složky se vytvoří automaticky, dokud je Pay2ERP aktivní.
Pokud v této schránce běží také AutoSPAM nebo Mail2ERP, pošta od naučené banky se do _Pay2ERP/NA_IMPORT přesune za vás. Názvy složek se zobrazují v jazyce vaší schránky — například ve slovenštině se složka pro import jmenuje NA_IMPORT.
_Pay2ERP/NA_IMPORT.
🔄 Jak Pay2ERP funguje – vizuální schéma
dorazí
extrahovány
fakturou (fakturami)
ve vašem ERP
zprávu
Jedna platba může najednou pokrýt několik faktur — například když zákazník zaplatí celý měsíc jedním převodem. Pay2ERP prochází kombinace vašich otevřených faktur, dokud nenajde sadu, která odpovídá zaplacené částce, místo aby to vzdal u první faktury, která sama o sobě nesedí.
📥 Nespárované platby – vaše pojistka
Když Pay2ERP nenajde spolehlivou shodu, nehádá a e-mail neschovává. E-mail zůstává tam, kam dorazil — ve schránce INBOX nebo ve vaší bankovní složce — nebo se přesune do _Pay2ERP/MANUALNE, pokud přišel přes _Pay2ERP/NA_IMPORT. Nikdy není označen jako přečtený a report z běhu ho uvede s důvodem a s tím, co dělat.
Když je DEMO vypnuté, každý e-mail, jehož platby byly všechny zaznamenány, se ihned přesune do _Pay2ERP/ZPRACOVANO. V režimu DEMO zůstává vaše schránka přesně taková, jaká je. Pay2ERP se učí rozvržení každé banky z plateb, které úspěšně zaznamená, takže formulace stejné banky příště rozpozná rychleji.
🚀 Začínáme
- Na dashboardu připojte bankovní e-mailový účet nebo API token Wise (Revolut Business s vámi nastavíme na vyžádání). Nebo přidejte BOTS4.me Mailbox a přeposílejte nám bankovní notifikace — viz část Přeposílání nám níže.
- Naučte Pay2ERP vaši banku: přesuňte jedno bankovní oznámení do
_Pay2ERP/NA_IMPORT. Do té doby nečte žádný e-mail ze schránky INBOX. - Zapněte Pay2ERP. Spustí se v režimu DEMO: čte vaše skutečná platební oznámení a hlásí, co by zaznamenal. Do vašeho ERP se nic nezapisuje a vaše schránka zůstává nedotčená.
- Připojte svůj ERP. Stále v režimu DEMO se skutečné faktury párují a výsledky se hlásí — nic se nezaznamenává.
- Zkontrolujte několik reportů z běhu. Shody, které vidíte, jsou přesně to, co by se zaznamenalo po přechodu do ostrého provozu.
- Přepněte Režim na LIVE. Od té chvíle se spárované platby zaznamenávají do vašeho ERP automaticky. LIVE se odemkne po vašem prvním reportu z režimu DEMO.
🛡️ DEMO a LIVE
Existuje jediný přepínač, Režim (DEMO / LIVE). Co Pay2ERP dokáže, závisí na tom, co připojíte:
| Co jste připojili | Režim | Co se stane |
|---|---|---|
| BOTS4.me Mailbox | DEMO | Náhled platebních oznámení, která nám přepošlete. |
| Schránka nebo bankovní API | DEMO | Skutečné platby se čtou a hlásí — bez zapojení ERP. |
| Schránka + ERP | DEMO | Skutečné faktury se párují a hlásí — nic se nezapisuje. |
| Schránka + ERP | LIVE | Plná automatizace: platby jsou zachyceny, spárovány a zaznamenány do vašeho ERP. |
| BOTS4.me Mailbox + ERP | LIVE | Platby, které nám přepošlete, se zaznamenají ve vašem ERP — jen od bank, které Pay2ERP už zná. |
⚙️ Přehled nastavení dashboardu
Ovládání
| Nastavení | Výchozí | Co dělá |
|---|---|---|
| Napájení bota | Zapnuto | Zapíná nebo vypíná Pay2ERP. |
| Režim | DEMO | DEMO zobrazuje náhled, LIVE zaznamenává platby do vašeho ERP. Viz DEMO a LIVE výše. |
| Režim AI | Základní AI | Vypnuto, Základní AI, Prémiová AI nebo Ultra, podle vašeho tarifu. Při volbě Vypnuto se jazykový model nikdy nevolá. |
| Plán spouštění | Každou hodinu | Jak často Pay2ERP kontroluje nové platby. |
| Provozní hodiny | 07:00–16:00 | Hodiny, ve kterých Pay2ERP běží. Víkendy jsou vypnuté, pokud je nezapnete. |
| Posílat reporty spárovaných plateb na | — | Kdo dostane report plateb zapsaných do vašeho ERP. Adresy oddělte čárkou; prázdné znamená e-mail vašeho účtu. Dokud je další pole prázdné, jsou v tomto reportu i platby k ručnímu zpracování. |
| Posílat platby k ručnímu zpracování na | — | Volitelné. Platby, které se nepodařilo zaúčtovat, přijdou sem v samostatném reportu, který se posílá i při vypnutých e-mailových reportech. Prázdné je nechá v reportu výše. |
| Přeposlat nám – přijímat e-mail od | — | Kdo nám smí přeposílat platební oznámení. Prázdné: pouze e-mail vašeho účtu. Vyplněné: přesně adresy, které zadáte (až 6). Viz Přeposílání nám níže. |
Základní párování
| Nastavení | Plán | Co dělá |
|---|---|---|
| Párování inkasních plateb | Personal | Páruje příchozí platby s neuhrazenými fakturami pomocí referenčních čísel, částek a údajů o zákaznících. Jádro Pay2ERP — ve výchozím nastavení zapnuto. |
| E-mailové reporty | Personal | Odešle report z běhu po každém zpracovaném zdroji. Když je vypnuté, dostanete report jen tehdy, když platba vyžaduje vaši pozornost. Ve výchozím stavu zapnuto. |
| Protokol ve vaší schránce | Personal | Zapisuje protokol Pay2ERP do složky _Pay2ERP/LOGS ve vaší schránce. Ve výchozím stavu zapnuto. |
| AI rozpoznávání názvu firmy | Personal | Používá umělou inteligenci k identifikaci a sjednocení názvů firem z popisů plateb, takže platbu lze spárovat s neuhrazenými fakturami podle částky i bez platební reference. |
| AI extrakce platební reference | Personal | Přečte platební referenci z bankovního oznámení, když ji pravidla nedokážou najít — pro platby, jejichž reference je uvedena ve volném textu místo v referenčním poli. |
| Denní export | Family | Každý den pošle na e-mail vašeho účtu Excel se zpracovanými platbami za tento měsíc, pro kontrolu účetnictvím a odsouhlasení. Ve výchozím stavu vypnuto. |
| Předzpracování | Family | Umožní Pay2ERP brát poštu ze skryté fronty, kterou plní AutoSPAM, místo z vaší běžné schránky INBOX. Vyžaduje AutoSPAM se zapnutým Předzpracováním. Bankovní složky, které jste nastavili, se vždy čtou přímo. Ve výchozím stavu vypnuto. |
Obě nastavení AI fungují jen tehdy, když Režim AI není Vypnuto.
Čtené formáty dokumentů
| Formát | Plán | Co dělá |
|---|---|---|
| Text e-mailu | Personal | Zpracuje data přímo z textu těla e-mailu. |
| Soubory CSV | Personal | Zpracuje data z příloh .csv. |
| HTML | Personal | Zpracuje data z příloh .html. |
| Excel | Personal | Zpracuje data z příloh .xls / .xlsx. |
| Soubory PDF | Personal | Zpracuje data z příloh PDF. |
| Word | Personal | Zpracuje data z příloh .doc / .docx. |
| Skenované soubory PDF | Personal | Zpracuje data z obrazových (naskenovaných nebo vyfocených) PDF příloh pomocí OCR. |
| Obrázky / fotografie | Personal | Zpracuje data z příloh .jpg, .jpeg a .png pomocí OCR. |
| Rastrové obrázky | Business | Zpracuje data z příloh .gif, .tif, .tiff, .webp, .svg a .eps pomocí OCR. |
Soubory bankovních výpisů (MT940/MT942, CAMT.053, BAI2, OFX) se čtou vždy, bez ohledu na nastavení přepínačů formátů.
📊 Jak číst zprávu
Jeden report na každý zpracovaný zdroj. Předmět začíná ✅, když vše prošlo, jinak uvádí, kolik plateb potřebuje vaši pomoc.
⚠️ Potřebuje vaši pomoc
Neúspěšné platby jsou na prvním místě, každá na vlastní kartě, se vším, co potřebujete k ručnímu zaúčtování: částka, reference, plátce, otevřené faktury, které jsme našli, proč se nespárovala a kde je e-mail teď.
✅ Co prošlo
Přehledná tabulka zaznamenaných plateb (v režimu DEMO spárovaných).
📈 Čísla
Dlaždice za tento měsíc a za celou dobu: přečtené e-maily, uhrazené, vyžadující pomoc a celková hodnota.
📨 Přeposílání nám — schránku připojovat nemusíte
Schránku nemusíte připojovat vůbec. V BOTS4.me/bots → Nastavení → Pay2ERP klikněte na Přidat zdroj a přidejte BOTS4.me Mailbox — jedno kliknutí, nic není třeba připojovat, žádné heslo. Poté přeposílejte platební oznámení své banky na pay2erp@bots4.me. V režimu DEMO dostanete náhled e-mailem; v režimu LIVE se platby naostro zaznamenají ve vašem ERP. Potřebujeme tedy jen přístup k vašemu ERP, nikdy k vaší schránce.
Kdo smí přeposílat: nastavíte v Pay2ERP → Ovládání → Přeposlat nám – přijímat e-mail od. Prázdné: pouze e-mailová adresa vašeho účtu. Vyplněné: přesně adresy, které zadáte (až 6) — nahrazují adresu vašeho účtu, takže ji přidejte také, pokud přeposíláte i vy.
V režimu LIVE Pay2ERP zaznamenává platby jen od bank, které už zná. E-mail o platbě od banky, kterou ještě nezná, čeká na vaše potvrzení jedním kliknutím; poté si banku zapamatuje.
Tentýž e-mail přeposlaný dvakrát se zpracuje jen jednou. Při vypnutém Demo režimu dostane odesílatel po každém přeposlaném e-mailu krátké potvrzení e-mailem: zpracováno, nebo nezpracováno a kde zjistí proč.
📬 Protokol ve vaší schránce
- Kde: každá schránka dostane složku LOGS uvnitř vlastní složky bota, například _Pay2ERP/LOGS. Každý bot má svou vlastní.
- Co: stejné řádky jako karta Záznamy, jedna zpráva na každý řádek. Nic se neposílá e-mailem — řádky se zapisují přímo do složky.
- Nepřečtené znamená, že je potřeba váš zásah: nepřečtené přicházejí jen řádky, které vyžadují vaše rozhodnutí. Všechny ostatní řádky, včetně varování, přicházejí už přečtené.
- Tlačítka na jedno kliknutí: řádky týkající se e-mailu nesou stejná tlačítka jako dashboard. Tlačítko, které e-mail zařadí, nese název cílové složky, například POVOLIT nebo SPAM. Tlačítko otevře krátkou potvrzovací stránku, bez přihlášení, a platí 7 dní. Výsledek přijde jako nový řádek, a tam, kde je to možné, s tlačítkem pro vrácení akce.
- Rozhodujte přímo z protokolu: řádek, který čeká na vaše rozhodnutí, ukazuje také názvy příloh e-mailu a jeho prvních několik řádků, takže samotný e-mail většinou otevírat nemusíte.
- Údržba: složka uchovává posledních 100 řádků po dobu až 30 dní. Úplný protokol zůstává na vaší nástěnce.
- Bezpečné už z principu: pravé zprávy protokolu existují jen ve složkách LOGS, nikdy ve vaší doručené poště, a potvrzovací stránka nikdy nežádá heslo.
- Přepínač: Protokol ve vaší schránce, v seznamu funkcí bota na záložce Ovládání. Od plánu Personal je zapnutý ve výchozím nastavení.
- Platby bez schránky: řádky z bankovního API, ze zdroje v ERP nebo z BOTS4.me Mailbox nemají žádnou vaši schránku, kam by šly, takže se objeví jen na nástěnce.
❓ Řešení potíží
| Co vidíte | Co to znamená |
|---|---|
| Platba nebyla zaznamenána | Nebyla nalezena spolehlivá shoda — ověřte, že referenční číslo v oznámení skutečně odpovídá otevřené faktuře a že faktura již není označena jako uhrazená. Důvod uvádí karta v reportu z běhu. |
| Zdá se, že platba zcela chybí | Pokud stejná bankovní transakce dorazila během 48 hodin přes jiný připojený zdroj, Pay2ERP ji zaznamenal jen jednou a druhý e-mail zařadil mezi zpracované. |
| E-maily z mé banky se nečtou | Naučte Pay2ERP banku: přesuňte jeden z jejích e-mailů do _Pay2ERP/NA_IMPORT. Zkontrolujte, že není v _Pay2ERP/NEIMPORTOVAT. |
| Párování podle názvu firmy není dostupné | AI rozpoznání názvu firmy je součástí od plánu Personal a vyžaduje, aby Režim AI nebyl nastaven na Vypnuto. Bez něj čekají platby bez platební reference na ruční kontrolu. |
| Nepřichází žádný report z běhu | Zkontrolujte, zda Posílat reporty spárovaných plateb na obsahuje správnou adresu (prázdné znamená e-mail vašeho účtu), a pokud ho používáte, i Posílat platby k ručnímu zpracování na. S vypnutými E-mailovými reporty běhy, ve kterých vše prošlo, neposílají žádný e-mail. |
| Naskenovaný nebo vyfocený platební doklad nebyl přečten | Naskenované PDF a fotografie vyžadují formáty založené na OCR, které jsou součástí od tarifu Personal. |
❓ Často kladené otázky
💡 Složky, které začínají znakem _ (například _Pay2ERP), vytváří aplikace automaticky — nepřejmenovávejte je ani nemažte.
Jaké platební zdroje jsou podporovány?
E-maily s bankovními notifikacemi (IMAP, Gmail, Outlook, Office 365) a k nim přiložené soubory výpisů (MT940/MT942, CAMT.053, BAI2, OFX), Wise přes jeho API (Revolut Business na vyžádání), bankovní řádky načtené z vašeho ERP (Odoo) a e-maily přeposlané na pay2erp@bots4.me.
S jakými ERP systémy funguje?
Dnes Odoo, ERPNext, Zoho (Books / Inventory), Dolibarr 23 a novější, Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero a SAP Business One — Odoo, ERPNext, Zoho a Dolibarr také jako bankovní vstup. V Business Central vloží Pay2ERP platby do vaší dávky deníku příjmů hotovosti a zaúčtujete je vy; v QuickBooks Online, Xero a SAP Business One zaznamená každou platbu na bankovní účet, který vyberete. Jakýkoli jiný ERP s API — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite a další — připojíme na vyžádání.
Co se stane s platbou, kterou se nepodaří spárovat?
E-mail zůstane tam, kam dorazil (nebo se přesune do _Pay2ERP/MANUALNE, pokud přišel přes _Pay2ERP/NA_IMPORT) a report z běhu ho uvede s důvodem — nic nezmizí do skryté složky.
Pay2ERP přeskočil e-mail, který skutečně byl bankovním oznámením. Co teď?
Přesuňte jej do _Pay2ERP/NA_IMPORT. Pay2ERP jej přečte při dalším běhu a zapamatuje si odesílatele, takže každé další oznámení od této banky se čte automaticky. Přeskočený e-mail mezitím nikdy není přesunut ani smazán.
Zvládne to i jednu platbu pokrývající více faktur?
Ano. Pay2ERP prohledává kombinace vašich otevřených faktur a hledá sadu, která odpovídá zaplacené částce.
Jak funguje AI záloha?
Pravidla běží jako první, u každé platby. Umělá inteligence se volá jen tehdy, když pravidla nedokážou z oznámení ve volném textu extrahovat referenci — k většině plateb se vůbec nedostane.
Mohu to otestovat bez připojení svého ERP?
Ano. V režimu DEMO Pay2ERP čte vaše skutečná platební oznámení a hlásí, co by udělal; jakmile připojíte ERP, páruje i se skutečnými fakturami a stále nic nezapisuje. První měsíc zdarma.
Funguje společně s AutoCASH?
Ano. Pay2ERP zaznamená platbu; AutoCASH v tu chvíli přestane pro danou fakturu upomínat. Když je v AutoCASH zapnuté nastavení Pozdržet upomínky, dokud jsou platby nezpracované, AutoCASH čeká, dokud má Pay2ERP ještě nezpracovaná platební oznámení — pokus opakuje každou hodinu nejvýše 3 dny — takže zákazníci, kteří už zaplatili, upomínku nedostanou.
Používá to AI? My ji používat nesmíme.
Nastavte režim AI na Vypnuto a žádný jazykový model se nezavolá a nic se neodešle poskytovateli AI. Připojení k API banky nebo strukturovaný řádek výpisu z ERP tím nic neztrácí — tato pole přicházejí už označená a párují se pouze pravidly. AI potřebují jen e-maily s oznámením ve volném textu v rozvržení, které pravidla nerozpoznají. Pokud to váš compliance tým potřebuje písemně, ozvěte se nám a potvrdíme to pro vaši dokumentaci.
Jak funguje párování plateb?
Pay2ERP vytěží z oznámení o platbách platební referenci (obvykle číslo faktury) pomocí 34 vestavěných vzorů a poté ji podle částky a reference přiřadí k otevřeným fakturám ve vašem ERP.
🔒 Co Pay2ERP nikdy neudělá
- Kontaktovat vaše zákazníky — to je úkol AutoCASH, ne Pay2ERP.
- Zaznamenat platbu v režimu DEMO.
- Spárovat platbu s fakturou, aniž by nejprve proti ní zkontrolovalo částku a referenci.
- Zaznamenat stejnou bankovní transakci dvakrát, i kdyby přišla přes dva různé připojené zdroje.
- Skrýt před vámi nespárovanou platbu — zůstává tam, kam dorazila, nebo v
_Pay2ERP/MANUALNE, a report ji uvádí. - Změnit cokoli ve vašem ERP nad rámec zaznamenání platby k odpovídající faktuře (fakturám) a přidání krátké poznámky o platbě.