Jak importovat e-mailové objednávky a poptávky do SAP Business One

🎯 „Polovina našeho obchodního oddělení je zadávání dat“

Společnosti se SAP Business One jsou typicky distributoři, velkoobchody a výrobci se stálým tokem B2B objednávek. Většina těchto objednávek stále přichází e-mailem a mezeru mezi schránkou a prodejním dokladem zaplňují lidé:

• Nekonečné formáty: PDF z ERP zákazníka, tabulky Excel s vlastními sloupci, naskenované formuláře, seznamy položek napsané do těla e-mailu, v několika jazycích.
• Kódy, které nesedí: zákazník napíše vlastní číslo dílu nebo čárový kód a někdo ručně dohledává Váš ItemCode.
• Poptávky a objednávky smíchané: každý e-mail nejdřív potřebuje rozhodnutí — prodejní nabídka, nebo prodejní objednávka — než kdokoli začne psát.
• Pomalé odpovědi: poptávky zodpovězené druhý den prohrávají s rychlejšími konkurenty a objednávky přijaté pozdě odpoledne se expedují o den později.

Při velkém objemu se z toho stane celý tým. Jeden zákazník Mail2ERP, IMP Kontakt, zpracovává tisíce objednávek a poptávek z e-mailů měsíčně, aniž by je přepisoval.

🔍 Co uživatelé SAP Business One obvykle zkoušejí nejdřív

Ruční zadávání s kopírováním

Výchozí stav. Je přesné, když mají lidé čas, a náchylné k chybám, když ho nemají, a škáluje se jen náborem.

Doplňky a importy od partnerů

Partneři mohou postavit importy pro formát souboru zákazníka. Fungují pro rozvržení, pro která byly vytvořeny. Každé nové rozvržení zákazníka, změna sloupce nebo jazyk je nový projekt a import stále neumí rozlišit poptávku od objednávky.

Šablonové OCR a služby pro parsování

Parsery dokumentů umí vytáhnout pole z PDF, ale výsledek musíte stále namapovat na obchodní partnery a ItemCode, rozhodnout o typu dokladu a poslat ho do SAP Business One. Tento přístup srovnáváme v článku Parseur, Docparser nebo Nanonets vs. Mail2ERP.

⚙️ Jak Mail2ERP spolupracuje se SAP Business One

Jaký doklad vytvoří

Z poptávky se stane prodejní nabídka s platností 30 dní a ze závazné objednávky prodejní objednávka. V SAP Business One otevřená prodejní objednávka nepotřebuje samostatné potvrzení, takže zůstává tak, jak byla vytvořena. Číslo objednávky zákazníka se zapíše do referenčního čísla zákazníka (NumAtCard), požadované datum dodání do dat dodání na řádcích a na doklad se nastaví kontaktní osoba, která e-mail poslala.

Zákazníci, kontaktní osoby a dodací adresy

E-mailová adresa odesílatele musí patřit obchodnímu partnerovi — zákazníkovi nebo leadu — nebo jedné z jeho kontaktních osob. Neaktivní obchodní partneři jsou odmítnuti a Mail2ERP nikdy nevytváří zákazníky. Když e-mail uvádí dodací adresu, která odpovídá jedné z dodacích adres partnera, použije se tato adresa; jinak zůstane výchozí dodací adresa ze SAP Business One.

Párování položek: ItemCode, čárové kódy, katalogová čísla

• ItemCode — vždy.
• Čárové kódy — čárový kód položky a další čárové kódy položky (přepínač Čárové kódy).
• Kódy dodavatele — katalogové číslo dodavatele u položky a katalogová čísla obchodních partnerů Vašich dodavatelů (přepínač Kódy dodavatele).
• Reference zákazníka — katalogová čísla obchodních partnerů, která vedete pro zákazníka, používaná pouze pro tohoto zákazníka (přepínač Reference zákazníka).

Neaktivní položky a položky, které nejsou prodejními položkami, jsou odmítnuty a Mail2ERP nikdy nevytváří položky. Když Mail2ERP nerozpozná vlastní kód zákazníka, ale umí navrhnout produkt, pošle Vám e-mail s jedním tlačítkem: uloží kód zákazníka k tomuto produktu v SAP Business One a e-mail sám znovu naimportuje. Od té doby se kód rozpoznává automaticky.

Ceny ze SAP Business One

Mail2ERP zjistí čistou cenu, kterou SAP Business One dává danému zákazníkovi za danou položku a množství, a jinak použije výchozí ceník položky. Když cena v e-mailu odpovídá výchozí ceně, žádná cena se neposílá, takže Vaše ceníky a speciální ceny zůstávají v platnosti. SAP Business One uplatní vlastní daně. Cena z e-mailu se použije pouze tehdy, když SAP Business One žádnou cenu nemá.

Poznámky, soubory a schvalovací procedury

• Soubory: původní přílohy a text e-mailu (jako textový soubor) se připojí k dokladu. To vyžaduje nastavenou složku příloh na Vašem serveru SAP Business One; bez ní se soubory přeskočí a doklad se přesto vytvoří.
• Schvalování: když se na uživatele BOTS4.me vztahují schvalovací procedury, SAP Business One uloží doklad jako koncept. Mail2ERP ho nahlásí jako čekající na schválení a nikdy ho nevytvoří dvakrát. Pokud to nechcete, vynechte uživatele BOTS4.me z procedur.
• Nic se nemaže: BOTS4.me v SAP Business One nikdy nemaže doklady.

Z nabídky objednávka a duplicity

Se zapnutým přepínačem Detekce RFQ se odpověď, která uvádí číslo Vaší nabídky a jasně ji objednává, stane prodejní objednávkou zkopírovanou z této nabídky. Pokud zákazník změní množství u konkrétních řádků, použijí se tato množství; jinak se objedná celá nabídka a připojí se poznámka pro Váš tým. Každý doklad nese značku Mail2ERP na začátku poznámek (nebo v poli U_B4M_ID, pokud ho vytvoříte), takže přerušený běh ani přeposlaná kopie nikdy nevytvoří druhý doklad.

🛠️ Nastavení krok za krokem

• Krok 1 — Začněte bezplatný měsíc Discovery: přihlaste se na bots4.me/bots, na kartě Mail2ERP klikněte na Začít bezplatný měsíc Discovery a jednou přijměte Podmínky. Platební karta není nutná.
• Krok 2 — Připojte svou schránku: Nastavení → Mail2ERP → Access Manager → Přidat zdroj. Gmail a Microsoft 365 používají Secure Quick Connect; ostatní poskytovatelé se připojují přes IMAP. Viz průvodce připojením. Nebo přeposílejte objednávky na mail2erp@bots4.me bez připojení schránky.
• Krok 3 — Připravte uživatele Service Layer: vytvořte pro BOTS4.me samostatného uživatele SAP Business One (například B4M_API) s licencí, která umožňuje přístup k Service Layer, a dejte mu obchodní partnery a položky (čtení) a prodejní nabídky a prodejní objednávky (vytváření).
• Krok 4 — Zpřístupněte Service Layer: běží na Vašem serveru SAP, obvykle na portu 50000, a musí být dostupná z internetu přes https — obvykle přes reverzní proxy nebo Vašeho hostingového partnera. Privátní síťové adresy nelze použít.
• Krok 5 — Připojte SAP Business One: Přidat cílové umístění → SAP Business One, pak zadejte adresu Service Layer, firemní databázi (jak je na přihlašovací obrazovce), uživatele a heslo. Heslo se zašifruje v okamžiku uložení. Pokud server používá vlastní certifikát, kontrola zobrazí jeho otisk SHA-256; porovnejte ho s otiskem Vašeho serveru a vložte ho pro potvrzení.
• Krok 6 — Spusťte v režimu DEMO, pak přejděte na LIVE: Mail2ERP začíná v Demo režimu a posílá Vám e-mailem, co by vytvořil. Když reporty vypadají správně, nastavte na kartě Ovládání Režim na LIVE.

Podporován je SAP Business One 10.0 nebo novější, na SQL Serveru nebo SAP HANA. SAP S/4HANA je jiný produkt a připojuje se na vyžádání.

🧭 Váš první týden v měsíci Discovery

• Režim: DEMO čte Vaše e-maily a data SAP Business One a nic nezapisuje; dostanete e-mail s nabídkou nebo objednávkou, kterou by vytvořil. LIVE je k dispozici po prvním e-mailu s DEMO reportem.
• Přepínače Discovery: přepínače se štítkem Discovery jsou součástí bezplatného měsíce a na začátku jsou vypnuté. V SAP Business One mají Čárové kódy, Kódy dodavatele, Reference zákazníka a Detekce RFQ všechny s čím pracovat — zapněte ty, které používáte.
• Testovací objednávka: pošlete e-mail od kontaktu zákaznického obchodního partnera se dvěma nebo třemi ItemCode a množstvím, pak druhý e-mail, který se ptá pouze na ceny. DEMO reporty ukážou prodejní objednávku a prodejní nabídku; rozhodnutí se zobrazí také na kartě Záznamy a ve složce _Mail2ERP/LOGS.
• Naučte ho: přetáhněte e-mail do _Mail2ERP/CENOVA_NABIDKA nebo _Mail2ERP/OBJEDNAVKY a zkusí se znovu jako daný typ, nebo do _Mail2ERP/PRESKOCIT a takový druh e-mailu se bude v budoucnu přeskakovat.

📅 Nejasné e-maily a každodenní provoz

Mail2ERP čte PDF, Excel, Word, CSV, HTML, obrázky a naskenované dokumenty s OCR — v jakémkoli jazyce, bez šablon, v provozních hodinách, které nastavíte.

• Importováno: e-mail se přesune do _Mail2ERP/ZPRACOVANO a doklad je v SAP Business One.
• Nejasné: e-mail zůstane ve Vašem INBOXu, nepřečtený, s důvodem v záznamu — například odesílatel, který není obchodním partnerem, neznámý kód nebo položka, která není prodejní položkou. Odstraňte příčinu a přetáhněte e-mail do _Mail2ERP/CENOVA_NABIDKA nebo _Mail2ERP/OBJEDNAVKY pro nový pokus.
• Nejistá množství se nikdy nehádají: řádek se přeskočí a budete požádáni o jeho ruční doplnění.
• Čeká na schválení: koncepty vytvořené v rámci schvalovacích procedur se hlásí jako čekající, takže víte, kam se podívat.

Platforma je hostovaná v EU, navržená pro GDPR a nabízí 2FA; reporty, záznamy a složky schránky jsou v 31 jazycích. Stejné připojení k SAP Business One slouží i ostatním aplikacím BOTS4.me, například AutoERP, který podle uživatelského pole U_B4M_AUTOERP pozná, které prodejní objednávky smí dodat a vyfakturovat.

📚 Související čtení

• Funkce a plány: produktová stránka Mail2ERP a průvodce Mail2ERP.
• Srovnání možností: Parseur, Docparser nebo Nanonets vs. Mail2ERP pro zadávání objednávek do ERP.
• Další ERP: E-mailové objednávky do Business Central a E-mailové objednávky do Zoho Inventory.
• Skutečný příklad: Případová studie: IMP Kontakt.
• Bezpečnost: jak chráníme Vaše data — Bezpečnost.

🔗 Zdroje a další čtení

Oficiální dokumentace, na kterou tento průvodce odkazuje. Externí odkazy se otevírají v nové záložce.

• SAP Help — Working with SAP Business One Service Layer (PDF)