Jak importovat e-mailové objednávky do Zoho Inventory a Zoho Books

🎯 „Objednávky chodí e-mailem, Zoho čeká, až je napíšeme“

Zoho Inventory je dobrý v tom, co se děje poté, co prodejní objednávka existuje: balíky, zásilky, sklad podle skladů. Krok předtím je pro většinu týmů stále ruční:

• Každá objednávka má nové rozvržení: PDF z ERP jednoho zákazníka, tabulka od dalšího, pár SKU napsaných do e-mailu od třetího.
• Kódy nesedí: zákazníci píší čárový kód nebo katalogové číslo výrobce a někdo dohledává Vaše SKU.
• Objednávky a poptávky smíchané: každý e-mail je nejdřív nutné zařadit jako „prodejní objednávka“, nebo „nabídka“.
• Balení čeká na psaní: dokud prodejní objednávka neexistuje, sklad nemůže balit, takže pomalá schránka znamená pomalejší expedici.

Při vyšších objemech se z toho stane samostatná práce. Jeden zákazník Mail2ERP, IMP Kontakt, zpracovává tisíce objednávek a poptávek z e-mailů měsíčně, aniž by je přepisoval.

🔍 Co uživatelé Zoho obvykle zkoušejí nejdřív

Ruční psaní prodejní objednávky

Spolehlivé při malém objemu, úzké hrdlo při velkém — a to úzké hrdlo leží přímo před Vaším skladem.

Importy z tabulek

Import z tabulky funguje, když jsou data už čistou tabulkou. Objednávky Vašich zákazníků takové nejsou, takže někdo stále musí každou objednávku nejdřív převést.

Nástroje pro workflow a parsery

Automatizační recepty umí vytvořit prodejní objednávku z čistých dat a parsery umí vytáhnout pole ze známého rozvržení. Spárování Vašich SKU, výběr správného zákazníka a rozhodnutí mezi nabídkou a prodejní objednávkou zůstávají Vaší prací. Tyto nástroje srovnáváme v článku Parseur, Docparser nebo Nanonets vs. Mail2ERP.

⚙️ Jak Mail2ERP spolupracuje se Zoho Books a Zoho Inventory

Jedna organizace, dvě aplikace

Zoho Books a Zoho Inventory sdílejí jednu organizaci. Mail2ERP zapisuje prodejní objednávky a nabídky přes Zoho Books, takže se ve stejném okamžiku objeví v Zoho Inventory. Zoho Inventory se používá tam, kde Books nemá co nabídnout: balíky, zásilky a sklad podle lokality — a právě tam přebírá práci AutoERP, pokud ho používáte.

Jaký doklad vytvoří

• Ze závazné objednávky se stane prodejní objednávka, kterou pak Mail2ERP potvrdí (otevře), takže je připravená k balení.
• Z poptávky se stane koncept nabídky.
• Nemáte ve svém plánu prodejní objednávky? Prodejní objednávky vyžadují Zoho Books Professional nebo vyšší, nebo Zoho Inventory. Bez nich Mail2ERP zaznamenává objednávky zákazníků jako nabídky a uvede to na dokladu.

Zákazníci a položky

• Zákazník: e-mailová adresa odesílatele musí patřit zákazníkovi v Zoho nebo jedné z jeho kontaktních osob; tato kontaktní osoba se nastaví na doklad. Mail2ERP nikdy nevytváří zákazníky.
• SKU: kódy produktů v e-mailu se párují se SKU Vašich položek.
• Čárové kódy: se zapnutým přepínačem Čárové kódy se párují i UPC, EAN a ISBN položky.
• Katalogová čísla: se zapnutým přepínačem Katalogové číslo výrobce se páruje katalogové číslo položky.
• Zoho u položek nevede katalogová čísla podle dodavatele ani reference zákazníků, takže tyto dva přepínače nemají v Zoho co párovat.

Ceny a daně ze Zoho

Každý řádek dostane cenu, kterou Zoho dává danému zákazníkovi: sazbu z ceníku zákazníka, jinak sazbu položky. Zoho samo uplatní výchozí daň položky. Cena z e-mailu se použije pouze tehdy, když Zoho pro položku nemá žádnou cenu.

Co dalšího se dostane na doklad

• Reference#: číslo objednávky zákazníka.
• Datum expedice u prodejních objednávek, z požadovaného data dodání; u nabídek se požadované datum zaznamená do komentáře.
• Dodací adresa: adresa zákazníka zvolená pro dodání, pokud ji e-mail uvádí.
• Poznámky a soubory: zpráva od zákazníka se vloží do poznámek; text e-mailu se přidá jako komentář; původní soubory se připojí. Pokud se nepodaří nahrát žádnou přílohu, koncept se znovu odstraní, místo aby zůstal napůl hotový.

Z nabídky prodejní objednávka a duplicity

Se zapnutým přepínačem Detekce RFQ odpověď, která uvádí číslo Vaší nabídky a jasně ji objednává, převede nabídku na otevřenou prodejní objednávku se stejnými řádky a nabídka se označí jako přijatá. Pokud zákazník požaduje jiná množství, objedná se celá nabídka a přidá se poznámka pro Váš tým. Než cokoli vytvoří, Mail2ERP si zaznamená, co se chystá vytvořit, a po přerušeném běhu to vyhledá, takže druhá prodejní objednávka nikdy nevznikne. Pro větší jistotu přidejte k nabídkám a prodejním objednávkám textové vlastní pole s názvem BOTS4.me ID a každý doklad, který Mail2ERP vytvoří, jím bude označen.

🛠️ Nastavení krok za krokem

• Krok 1 — Začněte bezplatný měsíc Discovery: přihlaste se na bots4.me/bots, na kartě Mail2ERP klikněte na Začít bezplatný měsíc Discovery a jednou přijměte Podmínky. Platební karta není nutná.
• Krok 2 — Připojte svou schránku: Nastavení → Mail2ERP → Access Manager → Přidat zdroj. Gmail, Microsoft 365 a Zoho Mail používají Secure Quick Connect; ostatní poskytovatelé se připojují přes IMAP. Viz průvodce připojením. Nebo přeposílejte objednávky na mail2erp@bots4.me bez připojení schránky.
• Krok 3 — Připojte Zoho: Přidat cílové umístění → dlaždice Zoho Books / Inventory → Připojit Zoho. Přihlaste se, klikněte na Přijmout a BOTS4.me samo najde Vaše datové centrum a organizaci. Pokud má Vaše přihlášení více organizací, vyberte jednu na kartě Zoho a klikněte na Uložit organizaci.
• Krok 4 — Volitelné pole proti duplicitám: přidejte v Zoho k nabídkám a prodejním objednávkám textové vlastní pole BOTS4.me ID.
• Krok 5 — Spusťte v režimu DEMO, pak přejděte na LIVE: Mail2ERP začíná v Demo režimu a posílá Vám e-mailem, co by vytvořil. Když reporty vypadají správně, nastavte na kartě Ovládání Režim na LIVE.

Funguje každé datové centrum Zoho (.com, .eu, .in a ostatní). Zoho omezuje volání API na organizaci za den; BOTS4.me tento limit sdílí s Vašimi dalšími integracemi Zoho, a když je dosažen, počká, dokud Zoho volání znovu nepovolí.

🧭 Váš první týden v měsíci Discovery

• Režim: DEMO čte Vaše e-maily a data Zoho a nic nezapisuje; LIVE je k dispozici po prvním e-mailu s DEMO reportem.
• Provozní hodiny a víkendy: Mail2ERP běží v těchto hodinách, na začátku v pracovní době ve všední dny.
• Přepínače Discovery: přepínače se štítkem Discovery jsou součástí bezplatného měsíce a na začátku jsou vypnuté. V Zoho jsou užitečné Čárové kódy, Katalogové číslo výrobce, Detekce RFQ a Oddělit externí.
• Testovací objednávka: pošlete z adresy zákazníka e-mail se dvěma nebo třemi SKU a množstvím, pak druhý e-mail, který se ptá pouze na ceny. DEMO reporty ukážou prodejní objednávku a nabídku; rozhodnutí jsou také na kartě Záznamy a ve složce _Mail2ERP/LOGS.
• Naučte ho: přetáhněte e-mail do _Mail2ERP/CENOVA_NABIDKA nebo _Mail2ERP/OBJEDNAVKY a zkusí se znovu jako daný typ, nebo do _Mail2ERP/PRESKOCIT a takový druh e-mailu se bude v budoucnu přeskakovat.

📅 Nejasné e-maily a co následuje

Mail2ERP čte PDF, Excel, Word, CSV, HTML, obrázky a naskenované dokumenty s OCR — v jakémkoli jazyce, bez šablon.

• Importováno: e-mail se přesune do _Mail2ERP/ZPRACOVANO a prodejní objednávka je otevřená v Zoho, připravená k balení.
• Nejasné: e-mail zůstane ve Vašem INBOXu, nepřečtený, s důvodem v záznamu — například odesílatel, který není zákazníkem, nebo kód, který neodpovídá žádné položce. Opravte to v Zoho a přetáhněte e-mail do _Mail2ERP/CENOVA_NABIDKA nebo _Mail2ERP/OBJEDNAVKY pro nový pokus.
• Nejistá množství se přeskočí, nikdy se nehádají, a budete požádáni o jejich ruční doplnění.
• Balení a fakturace: zvolte u prodejní objednávky možnost reportingového štítku BOTS4.me (Full nebo Partial) a AutoERP vytvoří balík a zásilku v Zoho Inventory i fakturu a Zoho pošle e-mail Vašemu zákazníkovi. Dodávky AutoERP vyžadují Zoho Inventory ve stejné organizaci a reportingové štítky vyžadují Zoho Books Standard nebo vyšší.

Platforma je hostovaná v EU, navržená pro GDPR a nabízí 2FA; reporty, záznamy a složky schránky jsou v 31 jazycích.

📚 Související čtení

• Funkce a plány: produktová stránka Mail2ERP a průvodce Mail2ERP.
• Balení, expedice a fakturace: průvodce AutoERP.
• Čistě účetní systémy: Nabídky v QuickBooks Online z e-mailu a Nabídky v Xero z e-mailu.
• Srovnání možností: Parseur, Docparser nebo Nanonets vs. Mail2ERP.
• Správný stav skladu: průvodce AutoSTOCK.

🔗 Zdroje a další čtení

Oficiální dokumentace, na kterou tento průvodce odkazuje. Externí odkazy se otevírají v nové záložce.

• Zoho Inventory Help — Packages
• Zoho Inventory Help — Shipments