AutoERP
Uživatelská příručka – potvrzování objednávek, dodávky a fakturace na autopilota
✅ Jediná věc, kterou musíte udělat jako první
AutoERP funguje na základě označení každé objednávky. Nikdy se objednávky nedotkne sám od sebe. Pracuje pouze s objednávkami, které mají jeden ze dvou štítků – ty vám ve vašem ERP vytvoříme:
| Štítek na objednávce | Co s ní AutoERP udělá |
|---|---|
AutoERP |
Celá objednávka najednou. Potvrdí ji, počká, až budou všechny položky skladem, vytvoří jednu dodávku a poté ji vyfakturuje. Nic se neodešle, dokud nelze objednávku odeslat kompletní. |
AutoERP_partial |
Po řádcích. Odešle to, co je právě zcela skladem, a zbytek ponechá na objednávce pro pozdější zásilku. Vhodné při dlouhých dodacích lhůtách nebo u zboží posílaného přímo od dodavatele. Vyžaduje funkci Částečná expedice (plán Business a vyšší, standardně vypnuto) — bez ní se objednávka neodešle a je uvedena v části „potřebuje vaši pomoc“. |
Oba štítky můžete přejmenovat na kartě AutoERP ve své nástěnce, pokud váš tým už používá jinou konvenci. Objednávka s OBĚMA štítky se zpracuje jako kompletní, nikdy ne dvakrát.
Když AutoERP objednávku expeduje, přidá na ni vlastní značkovací štítek: AutoERP fully u celé objednávky, AutoERP partially u částečné dodávky. Váš tým tak na první pohled vidí, co AutoERP už udělal — tyto štítky na objednávce ponechte.
Jak ve vašem ERP předat objednávku AutoERP
Odoo a ERPNext používají výše uvedené štítky objednávek. Ostatní ERP štítky objednávek nemají, proto AutoERP čte na objednávce jiné označení:
| ERP | Celá objednávka | Po řádcích | Malá objednávka povolena | Jednorázové nastavení |
|---|---|---|---|---|
| Odoo | Štítek AutoERP |
Štítek AutoERP_partial |
Štítek AutoERP_small_ok |
Žádné — AutoERP vytvoří štítky při svém prvním běhu. |
| ERPNext | Štítek AutoERP |
Štítek AutoERP_partial |
Štítek AutoERP_small_ok |
Žádné — AutoERP vytvoří štítky při svém prvním běhu. |
| Zoho (Books / Inventory) | Štítek pro reporty BOTS4.me = AutoERP |
Štítek pro reporty BOTS4.me = AutoERP_partial |
Štítek pro reporty BOTS4.me small order OK = Yes |
Žádné — AutoERP vytvoří štítky pro reporty při svém prvním běhu. Váš tarif Zoho musí štítky pro reporty zahrnovat (Zoho Books Standard nebo vyšší). |
| Dolibarr | Pole objednávky BOTS4.me tags obsahuje AutoERP |
Pole objednávky BOTS4.me tags obsahuje AutoERP_partial |
Do stejného pole přidejte AutoERP_small_ok, oddělené čárkou |
Pole objednávky přidejte jednou ručně: Setup → Modules → Sales Orders → Complementary attributes → New attribute, popisek BOTS4.me tags, kód b4mtags, typ String, délka 255, vždy upravitelné. |
| Microsoft Dynamics 365 Business Central | Dimenze BOTS4ME = FULL |
Dimenze BOTS4ME = PARTIAL |
Dimenze BOTS4ME = SMALLOK / PARTIAL-SMALLOK (celá objednávka / po řádcích) |
Dimenzi jednou vytvořte ručně (dimenze nelze vytvořit přes API): Dimensions → New, kód BOTS4ME, s hodnotami FULL, PARTIAL, SMALLOK a PARTIAL-SMALLOK. Nastavte ji na prodejní objednávce — jedna hodnota na objednávku. |
| SAP Business One | Pole U_B4M_AUTOERP = FULL |
Pole U_B4M_AUTOERP = PARTIAL |
Pole U_B4M_AUTOERP = SMALLOK / PARTIAL-SMALLOK (celá objednávka / po řádcích) |
Uživatelsky definované pole jednou vytvořte: Tools → Customization Tools → User-Defined Fields – Management → Marketing Documents → Title, název B4M_AUTOERP, typ Alphanumeric, velikost 15 nebo více, platné hodnoty FULL, PARTIAL, SMALLOK a PARTIAL-SMALLOK. Poté restartujte Service Layer — nové pole rozpozná až po restartu. |
| QuickBooks Online, Xero | Označte cenovou nabídku jako Accepted. Fakturují se pouze doklady přijaté po prvním spuštění AutoERP v režimu LIVE — vše, co bylo přijato dříve, zůstává na vás. | Není k dispozici — přijatá objednávka se vyfakturuje najednou, jakmile jsou všechny položky skladem. | Není k dispozici — vyfakturujte ji ručně, nebo ji AutoERP vyfakturuje po uplynutí čekací doby. | Žádné — štítky zde nejsou. Nejsou zde ani dodací doklady: AutoERP fakturuje přijatou objednávku přímo. |
Přejmenovali jste štítky ve své nástěnce? V Odoo, ERPNext, Zoho a Dolibarr použijte místo AutoERP a AutoERP_partial své vlastní názvy. V Business Central a SAP Business One zůstávají hodnoty FULL, PARTIAL a SMALLOK vždy stejné.
🔄 Jak AutoERP funguje – vizuální průběh
objednávku
(+ záloha při platbě předem)
po naskladnění
po dodání
+ zpráva pro vás
Každý e-mail zákazníkovi (potvrzení objednávky, zálohová faktura, dodací list, faktura, oznámení o vyzvednutí, upomínka) odesílá vaše vlastní ERP, s vašimi šablonami, vaším brandingem a v jazyce zákazníka. AutoERP nikdy nepíše vašim zákazníkům svým jménem.
🚀 Připojení
- Připojte své ERP v nástěnce nebo nainstalujte aplikaci BOTS4.me z Odoo Apps a stiskněte Připojit.
- Zapněte AutoERP. Startuje v Demo režimu — čte vaše ERP a nezapisuje nic kromě svých tří štítků objednávek.
- Označte jednu prodejní objednávku štítkem
AutoERP. - Počkejte na další běh a přečtěte si náhledovou zprávu, která vám přijde do schránky.
- Spokojeni? Přepněte Režim z DEMO na LIVE na kartě AutoERP. Tehdy začne AutoERP zapisovat do vašeho ERP.
🧭 Tři moduly
Potvrzování objednávek
Mění označené návrhy objednávek a nabídky na potvrzené objednávky. Pokud platební podmínky objednávky určují platbu předem, vystaví také 100% zálohovou fakturu přes vaše ERP, kterou vaše ERP pošle zákazníkovi e-mailem. Dostupné v každém plánu, stejně jako dva moduly níže.
Dodávky
Vytvoří a potvrdí dodávku ve vašem ERP, jakmile je zboží skladem, nastalo datum dodání a kredit zákazníka je v pořádku. Při částečné zásilce zůstane zbytek na objednávce jako nevyřízená část.
Fakturace
Fakturuje to, co bylo skutečně dodáno, přes vlastní fakturaci vašeho ERP — buď jedna faktura na objednávku, nebo jedna sběrná faktura na zákazníka (a měnu) za den, týden či měsíc. Záloha se odečte ve vyúčtovací faktuře; zaúčtovaná zálohová faktura je zároveň vaším daňovým dokladem k přijaté platbě.
Každý modul lze vypnout samostatně v nástěnce. Vypnutí jednoho nikdy neblokuje ostatní — můžete například nechat AutoERP potvrzovat a dodávat, zatímco váš účetní fakturuje dál ručně.
⚙️ Přehled nastavení v nástěnce
Kterých objednávek se smí AutoERP dotknout
| Nastavení | Výchozí | Co dělá |
|---|---|---|
| Štítek: kompletní objednávky | AutoERP | Štítek, kterým předáte celou objednávku AutoERP. |
| Štítek: objednávky po řádcích | AutoERP_partial | Štítek, který povoluje částečné zásilky objednávky. |
| Měna níže uvedených limitů | Prázdné (měna vaší firmy) | Měna, ve které jsou zapsány vaše minimální hodnoty a kreditní limity. Nechte prázdné a použije se měna vaší firmy z ERP. Objednávka v jiné měně se s nimi jednoduše neporovnává — nikdy nic nepřepočítáváme bez vašeho vědomí. |
Pracovní hodiny
| Nastavení | Výchozí | Co dělá |
|---|---|---|
| Potvrzovat objednávky — od / do | 00:00 – 23:59 | Kdy se smějí objednávky potvrzovat. |
| Vytvářet dodávky — od / do | 06:00 – 16:00 | Obvykle provozní hodiny skladu, aby se nic nevychystávalo po odchodu zaměstnanců. |
| Uzávěrka pro odeslání týž den | 14:30 | Objednávky zadané po tomto čase se odesílají následující den. |
| Vytvářet faktury — od / do | 13:00 – 17:00 | Kdy se smějí vytvářet faktury. |
| Nikdy nefakturovat před | 13:00 | Pojistka, aby se objednávka, která se ráno ještě upravuje, nevyfakturovala příliš brzy. |
Pravidla dodávek
| Nastavení | Výchozí | Co dělá |
|---|---|---|
| Minimální hodnota dodávky | 25 | Neodesílat zásilku s nižší hodnotou; počkat na další položky. Nastavte 0, má-li se odesílat vždy. |
| … ale odeslat i tak po | 14 dnech | Aby malá objednávka nečekala donekonečna. |
| Max. dílčích dodávek na objednávku | 10 | Zabrání tomu, aby se jedna objednávka změnila v sérii drobných zásilek. |
Potřebujete konkrétní malou objednávku dostat ven? Přidejte jí štítek AutoERP_small_ok a minimum se u ní bude ignorovat.
Pravidla fakturace
| Nastavení | Výchozí | Co dělá |
|---|---|---|
| Sloučit dodávky do jedné faktury | Zapnuto | Zapnuto: jedna faktura na zákazníka za období. Vypnuto: jedna faktura na objednávku. |
| Fakturovat zákazníkům | Jednou týdně | Okamžitě, denně, týdně nebo měsíčně. |
| Den fakturace / den v měsíci | Pátek / 1. | Ve který den odchází sběrná faktura. U měsíční fakturace je maximum 28., aby se každý měsíc choval stejně. |
| Minimální částka faktury | 50 | Pod touto částkou se faktura přenese do dalšího období. |
| Max. faktur na dodávku | 1 | Bezpečnostní limit. AutoERP vždy povolí jednu závěrečnou fakturu navíc, aby nic nezůstalo nevyfakturováno. |
| Čekat na kompletní objednávku | 14 dnech | Jak dlouho čekat, aby vše skončilo na JEDNÉ faktuře. Poté AutoERP vyfakturuje to, co bylo odesláno, a závěrečnou fakturu pošle později. |
| Daňový doklad po | 14 dnech | Když zákazník zaplatil předem, ale zboží se v rámci tohoto počtu dnů neodeslalo, vystaví se daňový doklad — v mnoha zemích zákonná povinnost. |
| Pole „chce fakturu“ | (prázdné) | Volitelné. Technický název ano/ne pole ve vašem ERP, které zaznamenává, zda zákazník vůbec chce fakturu. Ponechte prázdné, má-li se fakturovat vždy. |
Kontrola kreditu
| Nastavení | Výchozí | Co dělá |
|---|---|---|
| Vyžadovat úhradu zálohové faktury | Zapnuto | Zadržet zásilku, dokud zákazník s platbou předem skutečně nezaplatí. |
| Blokovat nad touto částkou po splatnosti | 300 | Zadržet zásilky zákazníkům, kteří vám dluží více než toto. |
| Blokovat nad tímto počtem dnů po splatnosti | 14 | Zadržet zásilky, když je nejstarší neuhrazená faktura starší než toto. |
| Zadržet zásilky, pokud kontrola selže | Zapnuto | Pokud samotnou kontrolu kreditu nelze provést, raději zadržet než odeslat. Doporučeno. |
| Poslat zákazníkovi e-mail při zadržení | Zapnuto | Odešle upomínku při prvním zadržení objednávky. Jednou na objednávku, nikdy opakovaně. |
🔍 Demo režim
Každý účet AutoERP začíná v režimu Demo a váš první běh je vždy demo. V režimu Demo AutoERP čte vaše objednávky, sklad a stav plateb zákazníků a přesně vypočítá, co by udělal — a poté vám seznam pošle e-mailem místo toho, aby to provedl. Ve vašem ERP se nedotkne ani jediného záznamu.
Jakmile obdržíte alespoň jednu demo zprávu, na kartě AutoERP se odemkne přepínač LIVE. Do režimu Demo se můžete kdykoli vrátit.
📊 Jak číst zprávu
📋 Souhrn
Kolik objednávek bylo potvrzeno, dodáno a vyfakturováno — a kolik bylo přeskočeno, podle kategorie. V režimu LIVE se report posílá, jen když AutoERP něco udělal nebo objednávka potřebuje vás; objednávky, které vyžadují ruční zásah, jsou uvedeny jako první.
📝 Objednávka po objednávce
Každé rozhodnutí i s důvodem srozumitelně vysvětleným. V režimu Demo je to úplný seznam toho, co by se bylo stalo.
⚠️ Přeskočeno a proč
Nejužitečnější část. „Čeká se na sklad“, „pod vaším minimem“, „zákazník po splatnosti“, „po uzávěrce“ — každé přeskočení vám řekne, které nastavení jej způsobilo.
❓ Řešení potíží
| Co vidíte | Co to znamená |
|---|---|
| „Žádná označená objednávka nevyžadovala pozornost“ | Žádná objednávka nemá štítek AutoERP, nebo jsou všechny označené objednávky už zcela zpracované. Označte objednávku a počkejte na další běh. |
| Objednávky jsou potvrzené, ale nikdy dodané | Obvykle sklad: štítek kompletní objednávky čeká, až budou dostupné všechny řádky. Zkontrolujte důvod přeskočení — uvádí konkrétní produkt. Může jít také o okno dodávek nebo čas uzávěrky. |
| Dodáno, ale nikdy vyfakturováno | Zkontrolujte, zda se okno fakturace překrývá s vašimi provozními hodinami a obsahuje čas „nikdy nefakturovat před“. Při týdenní sběrné fakturaci odcházejí faktury pouze ve zvolený den. |
| Všechny objednávky jednoho zákazníka jsou zadržené | Kontrola kreditu. Překročili váš limit po splatnosti nebo neuhradili zálohu. Report uvádí částku a počet dní. |
| Řádek se službou se nikdy nevyfakturuje | Služba se fakturuje podle dodaných množství a nikdo jí dodané množství zatím nezadal — AutoERP ho nikdy neodhaduje. Report ji jednou uvede v části „Potřebuje vaši pomoc“; zadejte množství na objednávce a další běh ji vyfakturuje. |
| Malé objednávky se nikdy neodešlou | Jsou pod vaší minimální hodnotou dodávky. Odešlou se automaticky po uplynutí čekací doby, nebo okamžitě, pokud jim přidáte štítek AutoERP_small_ok. |
| Štítky AutoERP ve vašem ERP chybí | Připojený uživatel nemá právo vytvářet štítky. Udělte mu práva správce prodeje nebo vytvořte oba štítky ručně — AutoERP je použije tak či tak. |
| Odoo nemá u prodejních objednávek pole Tags | Některé databáze Odoo bez aplikace CRM nemají u prodejních objednávek pole Tags, takže AutoERP nemůže objednávky označit. Nainstalujte aplikaci CRM (přidá pole Tags) nebo nechte svého Odoo partnera přidat k prodejním objednávkám textové pole s názvem x_autoerp_tags a do něj napište název štítku — AutoERP pak čte toto pole. |
| V Business Central, SAP Business One nebo Dolibarr nebyly nalezeny žádné objednávky | Chybí jednorázové nastavení pro vaše ERP: dimenze BOTS4ME (Business Central), uživatelsky definované pole U_B4M_AUTOERP (SAP Business One) nebo pole objednávky BOTS4.me tags (Dolibarr). Zpráva uvádí, o co jde. Proveďte krok nastavení z tabulky v části „Jak ve vašem ERP předat objednávku AutoERP“, označte jednu objednávku a počkejte na další běh. |
🔒 Co AutoERP nikdy neudělá
- Nedotkne se objednávky, která není označená.
- Zapisovat cokoli kromě svých tří štítků objednávek, dokud je zapnutý Demo režim.
- Nenapíše vašim zákazníkům svým jménem — každý e-mail zákazníkovi jde z vašeho ERP, s vašimi šablonami a brandingem.
- Odeslat zboží zákazníkovi, který překročil vámi nastavené úvěrové limity, pokud je zapnutá Kontrola úvěru.
- Nevyfakturuje totéž zboží dvakrát — množství už vyfakturovaná ve vašem ERP se nikdy neúčtují znovu.
- Nespojí několik zákazníků ani více měn do jedné faktury.
❓ Často kladené otázky
Které ERP systémy jsou podporovány?
Naživo již dnes: Odoo 13 až 19 (Community, Enterprise, Odoo.sh, Odoo Online), ERPNext 15 a 16, Zoho (Books / Inventory), Dolibarr 23 a novější, Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero a SAP Business One. Jakýkoli jiný ERP s API — SAP S/4HANA, Dynamics 365 Finance / Sales, NetSuite a další — připojíme na vyžádání.
Co AutoERP automatizuje?
Tři základní moduly: Potvrzení objednávek (potvrzuje objednávky a u zákazníků s platbou předem nechá vaše ERP vystavit zálohovou fakturu), Expedice (vytváří dodávky, jakmile je zboží skladem, celé objednávky nebo po řádcích) a Fakturace (jedna faktura na objednávku, nebo sběrné faktury — denně, týdně nebo měsíčně). Všechny e-maily zákazníkům odesílá vaše ERP.
Mohu testovat bez ovlivnění svého ERP?
Ano! Demo režim čte vaše objednávky a stav skladu, ale neprovádí žádné transakce — pouze generuje reporty, které přesně ukazují, co by udělal. První měsíc zdarma.
Mohu zapnout jen některé moduly?
Ano. Každý modul má vlastní přepínač — zapněte jen to, co potřebujete: pouze potvrzení, pouze expedici nebo všechny tři moduly najednou. Nastavíte na /bots → Ovládání → AutoERP.
Podporuje částečnou expedici?
Ano, s funkcí Částečná expedice (plán Business a vyšší). Pokud není veškeré zboží skladem, AutoERP expeduje dostupné řádky a vytvoří částečné dodávky — nejstarší objednávky jako první. Pojistka omezuje počet částečných dodávek na objednávku (výchozí 10).
Co je sběrná fakturace?
Místo vytváření jedné faktury na objednávku dokáže AutoERP seskupit více objednávek od stejného zákazníka do jedné sběrné faktury — okamžitě, denně, týdně nebo měsíčně. Konfigurovatelné s prahovou hodnotou minimální sběrné částky.
Funguje s Mail2ERP?
Ano! Mail2ERP importuje objednávky z e-mailu do vašeho ERP. AutoERP je poté automaticky potvrzuje, expeduje a fakturuje. Společně automatizují celý cyklus — od e-mailu zákazníka po uhrazenou fakturu.
Jak funguje kontrola kreditu?
Když je zapnutá Kontrola úvěru (plán Business a vyšší, standardně vypnuto), AutoERP před expedicí zkontroluje, zda má zákazník neuhrazené proforma faktury nebo zůstatky po splatnosti. Pokud překročí vaše prahové hodnoty (výchozí: 300 v měně vaší firmy, nebo faktura více než 14 dní po splatnosti), expedice se pozdrží a zákazník dostane jednu upomínku k platbě z vašeho ERP.
Používá to AI? My ji používat nesmíme.
Ne. AutoERP neobsahuje žádný model AI v žádném režimu ani na žádné úrovni a nikdy se neodesílají žádná data poskytovateli AI. Každá akce se řídí pravidly, která nastavíte, takže stejný vstup vždy dá stejný výsledek a každý krok je dohledatelný v logu. Pokud to vaše oddělení compliance potřebuje písemně, napište nám a potvrdíme vám to do dokumentace.