Automaticky proměňte e-maily s objednávkami zákazníků na nabídky (Estimates) v QuickBooks Online

🎯 „Jak dostanu objednávku zákazníka do QuickBooks, aniž bych ji přepisoval?“

Je to jedna z nejčastějších otázek malých distributorů a obchodních firem na QuickBooks Online. Objednávky přicházejí jako PDF z nákupního systému zákazníka, jako tabulky nebo jako seznam v těle e-mailu. QuickBooks samotný začne pracovat, až když někdo nabídku napíše.

• Ruční nabídky: otevřít PDF, najít zákazníka, přidat každý řádek produktu, zkontrolovat množství, doplnit číslo objednávky zákazníka — a pak totéž u dalšího e-mailu.
• Žádná prodejní objednávka, kam objednávku odložit: QuickBooks Online používá nabídky pro cenové nabídky i potvrzené objednávky, takže se snadno ztratí přehled, které nabídky jsou skutečné objednávky.
• Chyby se ukážou na faktuře: špatně napsané množství nebo produkt se stane špatnou fakturou a pozdější opravou.
• Nabídky odcházejí pozdě: poptávka, která čeká do konce dne, se často nepromění v objednávku.

🔍 Co uživatelé QuickBooks obvykle zkoušejí nejdřív

Ruční psaní nabídky

Přesné, když je objem malý, práce na plný úvazek, když není. Navíc závisí na jednom člověku, který zná zvláštnosti každého zákazníka.

Obecné automatizační recepty

Nástroje typu spouštěč a akce umí vytvořit nabídku, když přijde e-mail, ale potřebují data už strukturovaná. Přečíst neznámé rozvržení PDF, najít správné produkty a rozhodnout, zda je e-mail poptávka, nebo objednávka, je ta těžká část a ta zůstává na Vás.

Parsery dokumentů

Parsery vytahují pole z dokumentu, jakmile je na rozvržení natrénujete. Namapovat výsledek na zákazníky a produkty v QuickBooks je stále Vaše práce. Podrobnější pohled najdete v článku Parseur, Docparser nebo Nanonets vs. Mail2ERP.

⚙️ Jak Mail2ERP spolupracuje s QuickBooks Online

Jeden typ dokladu: nabídka (estimate)

QuickBooks Online je účetní software bez prodejních objednávek a dodávek, takže Mail2ERP pracuje s nabídkami (estimates):

• Z poptávky se stane čekající nabídka.
• Ze závazné objednávky se stane stejný druh nabídky, označený jako objednávka: zpráva pro zákazníka i soukromá poznámka uvádějí „Customer order (BOTS4.me Mail2ERP)“. Mail2ERP ji nikdy nepřijme. Objednávku zkontrolujete a v QuickBooks označíte jako Accepted — to je Váš souhlas.

Co se dostane na nabídku

• Zákazník: e-mailová adresa odesílatele musí patřit aktivnímu zákazníkovi v QuickBooks. QuickBooks nemá ve svém API samostatné kontaktní osoby, takže se použijí vlastní e-mailové adresy zákazníka. Mail2ERP nikdy nevytváří zákazníky.
• Produkty a služby: kódy v e-mailu se párují se SKU Vašich položek, nebo s názvem položky, pokud položka SKU nemá. Položky QuickBooks nemají v API čárové kódy, kódy dodavatele ani kódy zákazníků, takže se nepoužívají. Mail2ERP nikdy nevytváří položky.
• Ceny a daně: cena řádku pochází z prodejní ceny položky v QuickBooks; cena z e-mailu se použije pouze tehdy, když položka žádnou nemá. QuickBooks uplatní vlastní daně. Ceníky pro konkrétní zákazníky nejsou v API QuickBooks k dispozici.
• Reference zákazníka: číslo jeho objednávky se objeví ve zprávě pro zákazníka („Your reference: …“) a v soukromé poznámce. QuickBooks si ponechává vlastní číslo nabídky.
• Datum a adresa dodání: u objednávky se požadované datum stane datem expedice; zůstává vlastní dodací adresa zákazníka.
• Samotný e-mail: text e-mailu se vloží do soukromé poznámky a původní soubory se připojí k nabídce.

Když zákazník objedná na základě Vaší nabídky

Se zapnutým přepínačem Detekce RFQ odpověď, která uvádí číslo Vaší nabídky a jasně říká „objednávám“, označí tuto nabídku jako objednávku zákazníka. Pokud zákazník změní množství u konkrétních řádků, dokud nabídka ještě čeká, tato množství se aktualizují; jinak se objedná celá nabídka s poznámkou pro Váš tým. Stále čeká, až ji přijmete.

Nejasné e-maily a duplicity

E-mail, který Mail2ERP nemůže naimportovat — neznámý odesílatel, kód, který neodpovídá žádné položce — zůstane ve Vašem INBOXu, nepřečtený, s důvodem v záznamu. Množství, které nelze spolehlivě přečíst, se přeskočí, nehádá se, a budete požádáni o jeho doplnění. Každá nabídka nese značku Mail2ERP v soukromé poznámce a každé vytvoření se posílá s ID požadavku, takže přerušený běh ani přeposlaná kopie nikdy nevytvoří druhou nabídku.

🛠️ Nastavení krok za krokem

• Krok 1 — Začněte bezplatný měsíc Discovery: přihlaste se na bots4.me/bots, na kartě Mail2ERP klikněte na Začít bezplatný měsíc Discovery a jednou přijměte Podmínky. Platební karta není nutná.
• Krok 2 — Připojte svou schránku: Nastavení → Mail2ERP → Access Manager → Přidat zdroj. Gmail a Microsoft 365 se připojují přes Secure Quick Connect; ostatní poskytovatelé přes IMAP s heslem aplikace. Všechny poskytovatele pokrývá průvodce připojením. Místo toho můžete objednávky také přeposílat na mail2erp@bots4.me.
• Krok 3 — Připojte QuickBooks Online: Přidat cílové umístění → dlaždice QuickBooks → Přihlásit se přes QuickBooks. Přihlaste se jako administrátor své společnosti; pokud má Vaše přihlášení více společností, QuickBooks se zeptá, kterou připojit. Neukládají se žádná hesla ani klíče API.
• Krok 4 — Zkontrolujte své položky: ujistěte se, že kódy, které Vaši zákazníci používají, jsou v poli SKU Vašich produktů a služeb, nebo že názvy položek odpovídají tomu, co zákazníci píší.
• Krok 5 — Spusťte v režimu DEMO, pak přejděte na LIVE: Mail2ERP začíná v Demo režimu a posílá Vám e-mailem nabídku, kterou by vytvořil. Když reporty vypadají správně, nastavte na kartě Ovládání Režim na LIVE.

Pouze QuickBooks Online — QuickBooks Desktop nemá cloudové API a nelze jej připojit.

🧭 Váš první týden v měsíci Discovery

• Režim: DEMO čte Vaše e-maily a data QuickBooks a nic nezapisuje; LIVE je k dispozici po prvním e-mailu s DEMO reportem.
• Provozní hodiny a víkendy: Mail2ERP běží v těchto hodinách, na začátku v pracovní době ve všední dny.
• Přepínače Discovery: přepínače se štítkem Discovery jsou součástí bezplatného měsíce a na začátku jsou vypnuté. V QuickBooks jsou užitečné Detekce RFQ a Oddělit externí; přepínače Smart Multi-Code Matching nemají v QuickBooks s jakými kódy pracovat.
• Testovací objednávka: pošlete z adresy zákazníka e-mail se dvěma nebo třemi SKU a množstvím, pak druhý e-mail, který se ptá pouze na ceny. Dva DEMO reporty ukážou, jak by nabídky vypadaly; rozhodnutí jsou také na kartě Záznamy a ve složce _Mail2ERP/LOGS.
• Naučte ho: přetáhněte e-mail do _Mail2ERP/CENOVA_NABIDKA nebo _Mail2ERP/OBJEDNAVKY a zkusí se znovu jako daný typ, nebo do _Mail2ERP/PRESKOCIT a takový druh e-mailu se bude v budoucnu přeskakovat.

🧾 Po přijetí: fakturace s AutoERP

Přijetím nabídky práce Mail2ERP končí. Pokud chcete, aby faktura následovala sama, AutoERP v QuickBooks pouze fakturuje: vyfakturuje každou nabídku, kterou označíte jako Accepted, jakmile je každá položka na ní skladem, a BOTS4.me pošle fakturu e-mailem Vašemu zákazníkovi. Fakturují se pouze nabídky přijaté po prvním běhu AutoERP v režimu LIVE — vše přijaté dříve zůstává na Vás. QuickBooks nemá ve svém API dodací doklady ani zálohovou fakturu, takže zde není krok expedice a objednávky, které vyžadují zálohu, zůstávají na Vás.

• Každý den: importované e-maily se přesunou do _Mail2ERP/ZPRACOVANO; otevřete čekající nabídky označené jako objednávky zákazníků, zkontrolujete je a přijmete.
• Limity API: QuickBooks omezuje volání API na společnost. BOTS4.me načte každý seznam jednou za běh a počká, když ho QuickBooks požádá o zpomalení.
• Platforma: hostovaná v EU, navržená pro GDPR, 2FA a reporty, záznamy a složky schránky v 31 jazycích.

📚 Související čtení

• Funkce a plány: produktová stránka Mail2ERP a průvodce Mail2ERP.
• Používáte místo toho Xero? Automaticky proměňte objednávky z e-mailu na nabídky v Xero.
• Srovnání možností: Parseur, Docparser nebo Nanonets vs. Mail2ERP.
• Fakturace přijatých objednávek: průvodce AutoERP.
• Přehled pro malé firmy: Automatizace e-mailu pro malé firmy.

🔗 Zdroje a další čtení

Oficiální dokumentace, na kterou tento průvodce odkazuje. Externí odkazy se otevírají v nové záložce.

• QuickBooks Help — Create and send estimates in QuickBooks Online