Mail2ERP

📂 _Mail2ERP/CENOVA_NABIDKA

Účel: import jako poptávka (cenová nabídka v ERP)

Použijte, když: e-mail byl automaticky importován jako objednávka, ale ve skutečnosti jde o poptávku. Systém se tak naučí zapamatovat si vzory tohoto odesílatele.

Výsledek: Mail2ERP extrahuje údaje o produktech, množství a informace o zákazníkovi a vytvoří cenovou nabídku ve Vašem ERP systému

Cíl: při úspěchu se přesune do ZPRACOVANO; pokud vyžaduje ruční kontrolu, zůstane v INBOX. Pokud selže i opakovaný pokus, e-mail bude přeposlán našemu administrátorovi k prošetření.

📂 _Mail2ERP/OBJEDNAVKY

Účel: import jako objednávka (prodejní objednávka v ERP)

Použijte, když: e-mail byl automaticky importován jako poptávka, ale ve skutečnosti jde o objednávku. Systém se tak naučí zapamatovat si vzory tohoto odesílatele.

Výsledek: Mail2ERP extrahuje údaje o objednávce, položky a ceny a vytvoří prodejní objednávku ve Vašem ERP systému

Cíl: při úspěchu se přesune do ZPRACOVANO; pokud vyžaduje ruční kontrolu, zůstane v INBOX. Pokud selže i opakovaný pokus, e-mail bude přeposlán našemu administrátorovi k prošetření.

📂 _Mail2ERP/NEIMPORTOVAT

Účel: naučit se vzory e-mailů, které se mají vyloučit ze zpracování

Použijte, když: odesílatel posílá e-maily, které vypadají jako objednávky nebo poptávky, ale nemají se zpracovávat (newslettery, reklamní e-maily, automatická oznámení)

Jak to funguje: Mail2ERP analyzuje vzor e-mailu a naučí se v budoucnu automaticky přeskakovat podobné e-maily od tohoto odesílatele

Důležité: Liší se to od složky _Mail2ERP/DODAVATEL (nebo _AutoSPAM/DODAVATEL), která blokuje zpracování všech e-mailů od odesílatele. NEIMPORTOVAT přeskakuje pouze e-maily, které odpovídají naučenému vzoru.

Cíl: e-mail zůstane v INBOX, ale vzor se uloží pro budoucí filtrování

🌍 Jakýkoli formát. Jakékoli rozvržení. Jakýkoli jazyk.

E-maily ve všech jazycích — včetně nelatinkových písem (thajština, arabština, japonština, čínština, ruština, hebrejština, korejština, hindština). Jakýkoli formát souboru, jakékoli rozvržení dokumentu. Každé PDF může vypadat jinak. Každý Excel má jiné sloupce. Mail2ERP se přizpůsobí automaticky — nejsou potřeba žádné šablony.

Rozhraní aplikace je k dispozici ve 31 jazycích.

Překlad složek: Jakmile si vyberete svůj jazyk v Nastavení na BOTS4.me/bots → Nastavení → Fakturační údaje → Jazyk aplikace, všechny složky Mail2ERP a AutoSPAM se automaticky přeloží do Vašeho jazyka. Jazyk lze změnit jednou denně.

🏭 _Mail2ERP/DODAVATEL (nebo _AutoSPAM/DODAVATEL) – Úplné vyloučení odesílatele

Účel: označit odesílatele tak, aby jeho e-maily NIKDY nezpracoval Mail2ERP

Použijte, když: dostáváte e-maily od dodavatelů, které nechcete importovat do ERP

Výsledek: všechny budoucí e-maily od tohoto odesílatele zcela obejdou zpracování Mail2ERP

Cíl: e-maily jdou přímo do doručené pošty bez jakéhokoli zpracování v ERP

Funguje: vždy (i bez předplatného AutoSPAM)

ℹ️ Jak odebrat status DODAVATEL

Přesuňte libovolný e-mail od tohoto odesílatele do _AutoSPAM/POVOLIT nebo _Mail2ERP/POVOLIT: tím se odebere stav DODAVATEL spolu s ostatními rozhodnutími AutoSPAM pro tohoto odesílatele (spam, VIP, vlastní seznamy). Můžete také stisknout POVOLIT na řádku tohoto odesílatele na záložce Záznamy na /bots nebo v _Mail2ERP/LOGS.

⚖️ DODAVATEL vs NEIMPORTOVAT — kdy použít kterou?

⭐ VIP a pokročilé funkce (vyžaduje AutoSPAM)

Když máte aktivní Mail2ERP i AutoSPAM, odemknete tyto účinné funkce:

• Prioritní směrování VIP: VIP zákazníci mají zvláštní zacházení — neúspěšné importy jdou do složky _VIP na nejvyšší úrovni k okamžité pozornosti
• Směrování nezákazníků: nezákazníci ve výchozím nastavení zůstávají ve Vašem INBOX. Zapněte Separate External v nastavení Mail2ERP a budou místo toho směrováni do _Mail2ERP/EXTERNI.
• Detekce spamu pomocí AI: automaticky rozpozná spam od neznámých odesílatelů dříve, než se dostane do Mail2ERP
• Filtrování podle frekvence: blokuje odesílatele, kteří posílají příliš mnoho e-mailů příliš rychle
• Ochrana před podvrženými odesílateli: rozpozná a zablokuje falešné adresy, které se vydávají za někoho jiného
• Chytré směrování: VIP zákazníci mají přednost jak při doručování e-mailů, tak při zpracování v ERP

Poznámka: základní funkce (POVOLIT, SPAM, DODAVATEL) fungují i bez předplatného AutoSPAM.

🛡️ Proč balíček AutoSPAM + Mail2ERP?

Mail2ERP obsahuje základní správu e-mailů: ruční složky POVOLIT, ODMITNOUT a SPAM. Ty fungují i bez předplatného AutoSPAM.

Pro inteligentní filtrování pomocí AI DŘÍVE, než se e-maily dostanou do Vašeho ERP — včetně ochrany podle frekvence, detekce podvržených odesílatelů, chytré analýzy textu, analýzy nových odesílatelů a dalšího — doporučujeme zakoupit balíček AutoSPAM + Mail2ERP.

⚠️ Bez chytrého filtrování mohou spamové nebo phishingové e-maily skončit jako chybné záznamy ve Vašem ERP systému.

🎯 Další složky AutoSPAM, které fungují s Mail2ERP

Tyto složky AutoSPAM řídí doručování e-mailů před zpracováním v Mail2ERP:

• _AutoSPAM/POVOLIT nebo _Mail2ERP/POVOLIT: Schválit odesílatele a resetovat všechna předchozí rozhodnutí (VIP, DODAVATEL, vlastní seznamy). E-maily jdou do INBOX a Mail2ERP je může zpracovat
• _AutoSPAM/ODMITNOUT: označí jako neznámého odesílatele – e-maily jdou ke kontrole do složky ODMITNUTO
• _AutoSPAM/SPAM: zablokuje odesílatele navždy – e-maily jdou rovnou do _KOS/SPAM a nikdy se nezpracují
• _AutoSPAM/VIP: (vyžaduje AutoSPAM) označí jako VIP — získá prioritní směrování jak u e-mailů, tak při zpracování v ERP
• Odebrání stavu VIP: Přesuňte libovolný e-mail od tohoto odesílatele do _AutoSPAM/POVOLIT nebo _Mail2ERP/POVOLIT. Tím se resetují všechna předchozí rozhodnutí (VIP, DODAVATEL, vlastní seznamy).

✅ ZPRACOVANO

Obsahuje: úspěšně importované e-maily

Význam: Mail2ERP úspěšně extrahoval všechna data a vytvořil záznamy v ERP

Potřebná akce: žádná – tyto e-maily jsou plně zpracovány. Občas zkontrolujte přesnost.

📥 DORUČENÁ POŠTA (ponecháno ke kontrole)

Obsahuje: e-maily od známých zákazníků, které Mail2ERP nedokázal plně automaticky zpracovat

Význam: Mail2ERP nedokázal extrahovat všechna potřebná data nebo narazil na nejasnosti. E-mail je záměrně ponechán ve Vaší doručené poště, aby zůstal viditelný.

Potřebná akce: zkontrolujte e-mail ve Vaší doručené poště a buď dokončete záznam v ERP ručně, nebo e-mail přetáhněte do _Mail2ERP/CENOVA_NABIDKA nebo _Mail2ERP/OBJEDNAVKY a vynuťte tak nový pokus (užitečné poté, co jste do ERP doplnili chybějící produkt nebo kontakt).

Cache přeskočení: Mail2ERP si pamatuje, že to zkusil, a nebude stejný e-mail zpracovávat při každém spuštění cronu — cache se vymaže po 14 dnech nebo okamžitě, jakmile e-mail přetáhnete do složky pro vynucený nový pokus.

🌐 EXTERNI (volitelné)

Obsahuje: e-maily od odesílatelů, kteří nejsou ve Vaší databázi zákazníků — pouze pokud je v nastavení Mail2ERP zapnuto Separate External.

Výchozí chování: vypnuto. E-maily od externích odesílatelů zůstávají ve Vaší doručené poště, aby Vám nic neuniklo z dohledu.

Potřebná akce: zkontrolujte a rozhodněte, zda jde o nového zákazníka, nebo zda má být e-mail ignorován.

Zapnete v: Dashboard → Mail2ERP → Funkce → Separate External (k dispozici od tarifu Family).

⭐ _VIP

Obsahuje: nezpracované e-maily od odesílatelů označených jako VIP (přes _AutoSPAM/VIP).

Význam: prioritní složka na nejvyšší úrovni — e-maily VIP obcházejí pravidlo ponechání v doručené poště, abyste si jich okamžitě všimli.

Vyžaduje: AutoSPAM se zapnutým seznamem VIP.

📥 INBOX

Obsahuje: běžné e-maily, schválené odesílatele a e-maily od odesílatelů označených jako DODAVATEL

Význam: běžné doručování e-mailů – tyto obcházejí zpracování v Mail2ERP

S AutoSPAM: e-maily VIP jdou do složky _VIP k prioritní pozornosti

🎯 Rychlý průvodce nastavením

Nastavení Mail2ERP zabere jen 5 minut:

• Krok 1: Přejděte na BOTS4.me/bots a přihlaste se
• Krok 2: Přejděte do Nastavení → Mail2ERP
• Krok 3: Přidejte své e-mailové účty a vyberte složku, ze které má Mail2ERP importovat
• Krok 4: Nakonfigurujte připojení k ERP (přihlašovací údaje k API)
• Krok 5: Vyberte si svůj jazyk pro automatický překlad složek ve Fakturačních údajích
• Krok 6: Zkontrolujte, co bylo importováno – se zapnutým Demo režimem se nic nevytvoří — Demo režim vypněte, až budete připraveni na ostrý provoz.

📧 Konfigurace e-mailového účtu

Podporované účty: Gmail, Outlook, Office 365, Exchange, IMAP/SMTP a jakýkoli poskytovatel e-mailu

Sledování složek: ve výchozím nastavení Mail2ERP sleduje Vaši hlavní doručenou poštu. Můžete jej nastavit tak, aby sledoval konkrétní podsložky.

Více účtů: můžete připojit více e-mailových účtů a zpracovávat je všechny přes jeden dashboard Mail2ERP!

📨 Přeposílání nám — schránku připojovat nemusíte

Schránku nemusíte připojovat vůbec. V sekci BOTS4.me/bots → Nastavení → Mail2ERP klikněte na Přidat zdroj a přidejte BOTS4.me Mailbox — jedno kliknutí, nic není třeba připojovat, žádné heslo. Poté přeposílejte e-maily na mail2erp@bots4.me. Dokud je zapnutý Demo režim, dostáváte náhled e-mailem; jakmile jej vypnete, Mail2ERP naostro vytvoří nabídku nebo prodejní objednávku ve Vašem ERP. Potřebujeme tedy jen přístup k Vašemu ERP, nikdy k Vaší schránce.

Kdo smí přeposílat: nastavíte v Mail2ERP → Ovládání → Přeposlat nám – přijímat e-mail od. Prázdné: pouze e-mailová adresa Vašeho účtu. Vyplněné: přesně adresy, které zadáte (až 6) — nahrazují adresu Vašeho účtu, takže ji přidejte také, pokud přeposíláte i Vy.

Než se cokoli zapíše do Vašeho ERP, ověříme, že e-mail opravdu přišel z Vaší adresy (DKIM). Pokud Váš poskytovatel e-mailu odchozí poštu nepodepisuje, e-mail jednou potvrdíte jedním kliknutím. Každý přeposlaný e-mail smažeme z naší schránky hned po zpracování — nejpozději po 7 dnech, pokud se zpracovat nepodařilo. Využijte to během zkušebního období, nebo natrvalo, pokud nikdy nechcete sdílet přístup ke schránce.

Tentýž e-mail přeposlaný dvakrát se zpracuje jen jednou. Při vypnutém Demo režimu dostane odesílatel po každém přeposlaném e-mailu krátké potvrzení e-mailem: zpracováno, nebo nezpracováno a kde zjistí proč.

🔧 Integrace s ERP — mnoho podporovaných ERP systémů

Místo nastavení: přístup k ERP se konfiguruje na BOTS4.me/bots → Nastavení → Mail2ERP → Access Manager

Podporované ERP systémy: Odoo 13–19, ERPNext 15–16, Zoho (Books / Inventory), Dolibarr 23 a novější, Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero a SAP Business One. Jakýkoli jiný ERP s API — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite a další — připojíme na vyžádání.

Nenašli jste svůj ERP? Jakýkoli ERP s API připojíme na vyžádání. Kontaktujte nás.

🔑 Úrovně přístupu — začněte bezpečně, povolujte postupně

Doporučujeme začít Úrovní 2 (pouze přístup k e-mailu). Demo režim vypněte, až si budete jistí. První měsíc je zdarma.

Více informací: navštivte BOTS4.me/demo a najdete průvodce Demo režimem.

📊 Správa a sledování v dashboardu

Úplná kontrola: vše nastavíte a spravujete z našeho intuitivního dashboardu na BOTS4.me/bots

Sledování v reálném čase:

• Statistiky zpracování: sledujte, kolik e-mailů se zpracuje denně, týdně a měsíčně
• Sledování využití: sledujte objem zpracování oproti měsíčnímu objemu zahrnutému ve Vašem předplatném
• Úspěšnost: prohlédněte si metriky přesnosti a najděte oblasti ke zlepšení
• Přepínač AI/bez AI: přepínejte mezi pokročilou extrakcí pomocí AI a jednoduššími metodami zpracování
• Upozornění na chyby: dostávejte upozornění, když e-maily vyžadují ruční kontrolu nebo když nastanou potíže

💡 Tipy pro pokročilé

• Začněte v malém: začněte jen s poptávkami nebo objednávkami a poté se rozšiřte na další typy dokumentů
• Kontrolujte nepřečtené v doručené poště každou hodinu: nezpracované e-maily zůstávají v doručené poště (nepřečtené) — zkontrolujte je a buď dokončete záznam v ERP ručně, nebo je přetáhněte do _Mail2ERP/CENOVA_NABIDKA / _Mail2ERP/OBJEDNAVKY a vynuťte nový pokus
• Používejte NEIMPORTOVAT rozumně: pomáhá to AI naučit se, CO nezpracovávat, a postupně zlepšovat přesnost
• Používejte DODAVATEL: pomáhá to AI naučit se, KOHO nezpracovávat, a postupně zlepšovat přesnost
• Kombinujte s AutoSPAM: nejlepších výsledků dosáhnete používáním obou produktů společně pro kompletní automatizaci e-mailů
• Nastavte VIP včas: označte své nejdůležitější zákazníky jako VIP, aby jejich e-maily měly přednost

📬 Protokol ve vaší schránce

• Kde: každá schránka dostane složku LOGS uvnitř vlastní složky bota, například _Mail2ERP/LOGS. Každý bot má svou vlastní.
• Co: stejné řádky jako karta Záznamy, jedna zpráva na každý řádek. Nic se neposílá e-mailem — řádky se zapisují přímo do složky.
• Nepřečtené znamená, že je potřeba váš zásah: nepřečtené přicházejí jen řádky, které vyžadují vaše rozhodnutí. Všechny ostatní řádky, včetně varování, přicházejí už přečtené.
• Tlačítka na jedno kliknutí: řádky týkající se e-mailu nesou stejná tlačítka jako dashboard. Tlačítko, které e-mail zařadí, nese název cílové složky, například POVOLIT nebo SPAM. Tlačítko otevře krátkou potvrzovací stránku, bez přihlášení, a platí 7 dní. Výsledek přijde jako nový řádek, a tam, kde je to možné, s tlačítkem pro vrácení akce.
• Rozhodujte přímo z protokolu: řádek, který čeká na vaše rozhodnutí, ukazuje také názvy příloh e-mailu a jeho prvních několik řádků, takže samotný e-mail většinou otevírat nemusíte.
• Údržba: složka uchovává posledních 100 řádků po dobu až 30 dní. Úplný protokol zůstává na vaší nástěnce.
• Bezpečné už z principu: pravé zprávy protokolu existují jen ve složkách LOGS, nikdy ve vaší doručené poště, a potvrzovací stránka nikdy nežádá heslo.
• Přepínač: Protokol ve vaší schránce, v seznamu funkcí bota na záložce Ovládání. Od plánu Personal je zapnutý ve výchozím nastavení.

📋 Co každý záznam v logu ukazuje

• Časové razítko: kdy zpracování proběhlo
• E-mail odesílatele: kdo e-mail poslal
• Provedená akce: ZPRACOVANO, ponecháno v doručené poště, _VIP nebo EXTERNI (pokud je zapnuto)
• Rozpoznané formáty souborů: které typy příloh byly nalezeny
• Stav importu do ERP: zda byla data úspěšně zapsána do Vašeho ERP

🔍 Časté zprávy v logu

• … úspěšně naimportováno (položek: N) — objednávka nebo poptávka byla zapsána do Vašeho ERP
• PROCESSING — e-mail je analyzován a probíhá extrakce
• … ponechán v INBOX — není registrovaný zákazník, nic nenaimportováno — odesílatel není zákazníkem ve Vašem ERP
• … nenalezeny žádné kódy produktů, ponecháno k ruční kontrole — e-mail vyžaduje Vaši pozornost ve Vaší doručené poště
• … již byl dříve naimportován — duplicitní vytvoření přeskočeno — stejná objednávka již byla zpracována
• COMPLETED — cyklus zpracování byl dokončen

⚠️ Co dělat při chybách

• Chyby připojení k e-mailu: zkontrolujte své přihlašovací údaje k e-mailu na /bots → Nastavení
• Chyby připojení k ERP: ověřte údaje o připojení k ERP a přístup k API
• Neúspěšné importy: zkontrolujte, zda je Demo režim vypnutý (zapnutý Demo režim brání zápisu do ERP)
• Přetrvávající potíže: kontaktujte podporu na BOTS4.me/contact

Filtrujte logy podle úrovně (success, info, warning, error) a rychle najdete, co vyžaduje pozornost.

1. týden — režim učení

Několikrát denně kontrolujte složky INBOX (nepřečtené) a _VIP — neúspěšně zpracované e-maily zůstávají v INBOX ke kontrole. Chybně zařazené e-maily přesuňte do správných složek Mail2ERP (CENOVA_NABIDKA/OBJEDNAVKY/NEIMPORTOVAT), čímž vynutíte nový pokus a naučíte systém. Pokud používáte také Supplier2ERP, má vlastní dvojici — _Supplier2ERP/NA_IMPORT a _Supplier2ERP/NEIMPORTOVAT — pro potvrzení od dodavatelů. Odesílatele, které nelze zpracovat, označte jako DODAVATEL (_Mail2ERP/DODAVATEL). Systém se učí z každé opravy.

2. týden a dále — režim údržby

Systém se naučil většinu vzorů odesílatelů. Stačí se jednou denně podívat na nepřečtenou doručenou poštu a na _VIP kdykoli budete chtít — přesnost se neustále zlepšuje, jak se systém učí.

🏆 Osvědčený postup

Zkombinujte s AutoSPAM a odfiltrujte spam dříve, než se dostane do Mail2ERP. Nastavte VIP pro své nejdůležitější zákazníky — jejich e-maily budou mít přednost.