Automaticky proměňte objednávky z e-mailu na nabídky v Xero

🎯 „Každý e-mail s objednávkou se stane nabídkou, kterou píšu sám“

Malé velkoobchody, obchodní dodavatelé a výrobci na Xero popisují stejnou rutinu. Objednávka přijde jako PDF nebo tabulka, případně jako pár řádků v e-mailu. Než Xero může cokoli udělat, musí někdo sestavit nabídku: najít kontakt, přidat každou položku, napsat množství, doplnit referenci zákazníka.

• Každý den to zabere čas: objednávka o deseti řádcích znamená několik minut pečlivého psaní a práce roste s každým novým zákazníkem.
• Chyby se šíří: špatný kód položky na nabídce se po přijetí nabídky stane špatnou fakturou.
• Objednávky a poptávky vypadají stejně: obojí skončí jako nabídky a snadno se ztratí přehled, které z nich jsou skutečné objednávky.
• Pozdní nabídky prohrávají obchody: poptávka zodpovězená zítra často připadne dodavateli, který odpověděl dnes.

🔍 Co uživatelé Xero obvykle zkoušejí nejdřív

Kopírování předchozí nabídky

Xero umožňuje zkopírovat dřívější nabídku, což pomůže, když zákazník znovu objedná stejné věci. Nepomůže s novou objednávkou, jejíž řádky jsou v příloze PDF — ty je stále nutné přečíst a napsat.

Automatizační recepty a parsery

Nástroje pro workflow umí vytvořit nabídku ze strukturovaných dat a parsery dokumentů umí vytáhnout pole ze známého rozvržení. Mezi nimi leží ta těžká část: porozumět neznámému rozvržení, spárovat Vaše kódy položek a kontakty v Xero a rozlišit objednávku od poptávky. Na tuto mezeru se díváme v článku Parseur, Docparser nebo Nanonets vs. Mail2ERP.

⚙️ Jak Mail2ERP spolupracuje s Xero

Koncepty nabídek pro poptávky i objednávky

• Z poptávky se stane koncept nabídky.
• Ze závazné objednávky se stane koncept nabídky s názvem Customer order a poznámkou v historii „Customer order (BOTS4.me Mail2ERP)“. Mail2ERP ji nikdy nepřijme: zkontrolujete ji a v Xero označíte jako Accepted.

Co se dostane na nabídku

• Kontakt: e-mailová adresa odesílatele musí patřit zákaznickému kontaktu v Xero nebo jedné z jeho kontaktních osob. Mail2ERP nikdy nevytváří kontakty.
• Položky: kódy v e-mailu se párují s polem Code Vašich položek v Xero; položky bez kódu spárovat nelze. Položky v Xero nemají čárové kódy, kódy dodavatele ani kódy zákazníků, takže se nepoužívají. Mail2ERP nikdy nevytváří položky.
• Ceny a daň: každý řádek přebírá prodejní jednotkovou cenu položky, s daňovou sazbou na každém řádku. Cena z e-mailu se použije pouze tehdy, když položka nemá prodejní cenu. Ceníky pro konkrétní zákazníky nejsou přes API Xero k dispozici.
• Reference: číslo objednávky zákazníka se zapíše do pole Reference nabídky.
• Poznámky: zpráva od zákazníka se stane souhrnem nabídky, který se na nabídce tiskne. Text e-mailu a požadované datum dodání se zapíší do poznámek v historii nabídky, které jsou interní. Původní soubory se připojí k nabídce.
• Adresa: nabídky v Xero přebírají adresu kontaktu.

Proč nabídka zůstává konceptem

Koncept nabídky se nikomu neposílá. Je to záměr: objednávku přečetl software a Vy byste ji měli vidět dřív než Váš zákazník. Jednou nebo dvakrát denně otevřete koncepty s názvem Customer order, zkontrolujte řádky proti přiloženému originálu a označte nabídku jako Accepted. Konceptem zůstávají i poptávky, takže můžete upravit cenu nebo přidat poznámku, než nabídku pošlete zákazníkovi z Xero.

Když zákazník objedná na základě Vaší nabídky

Se zapnutým přepínačem Detekce RFQ odpověď, která uvádí číslo Vaší nabídky a jasně ji objednává, označí tuto nabídku jako objednávku zákazníka. Dokud je nabídka ještě konceptem nebo odeslaná, uplatní se změny množství, které zákazník uvede u konkrétních řádků; jinak se objedná celá nabídka s poznámkou. Přijatá nabídka je v Xero zmrazená, takže k ní Mail2ERP pouze přidá poznámku do historie.

Nejasné e-maily a duplicity

E-mail, který nelze naimportovat — neznámý odesílatel, kód bez odpovídající položky — zůstane ve Vašem INBOXu, nepřečtený, s důvodem v záznamu. Množství, která nelze spolehlivě přečíst, se přeskočí, nehádají se, a budete požádáni o jejich doplnění. Každá nabídka se vytváří s klíčem idempotence a přerušený běh najde nabídku, kterou už vytvořil, místo aby vytvořil druhou; přeposlaná kopie stejné objednávky se importuje jednou.

🛠️ Nastavení krok za krokem

• Krok 1 — Začněte bezplatný měsíc Discovery: přihlaste se na bots4.me/bots, na kartě Mail2ERP klikněte na Začít bezplatný měsíc Discovery a jednou přijměte Podmínky. Platební karta není nutná.
• Krok 2 — Připojte svou schránku: Nastavení → Mail2ERP → Access Manager → Přidat zdroj. Gmail a Microsoft 365 používají Secure Quick Connect; jakýkoli jiný poskytovatel se připojuje přes IMAP. Viz průvodce připojením. Nebo přeposílejte objednávky na mail2erp@bots4.me bez připojení schránky.
• Krok 3 — Připojte Xero: Přidat cílové umístění → dlaždice Xero → Přihlásit se přes Xero. Xero se zeptá, kterou organizaci smí BOTS4.me používat; vyberte ji a klikněte na Allow access. Pokud jste připojili více organizací, vyberte organizaci na kartě Xero. Neukládají se žádná hesla ani klíče API.
• Krok 4 — Zkontrolujte kódy položek: ujistěte se, že položky, které Vaši zákazníci objednávají, mají v Xero kód (Code), který odpovídá tomu, co píší.
• Krok 5 — Spusťte v režimu DEMO, pak přejděte na LIVE: Mail2ERP začíná v Demo režimu a posílá Vám e-mailem nabídku, kterou by vytvořil. Když reporty vypadají správně, nastavte na kartě Ovládání Režim na LIVE.

🧭 Váš první týden v měsíci Discovery

• Režim: DEMO čte Vaše e-maily a data Xero a nic nezapisuje; LIVE je k dispozici po prvním e-mailu s DEMO reportem.
• Provozní hodiny a víkendy: Mail2ERP běží v těchto hodinách, na začátku v pracovní době ve všední dny.
• Přepínače Discovery: přepínače se štítkem Discovery jsou součástí bezplatného měsíce a na začátku jsou vypnuté. V Xero jsou užitečné Detekce RFQ a Oddělit externí; přepínače Smart Multi-Code Matching nemají v Xero s jakými kódy pracovat.
• Testovací objednávka: pošlete z adresy zákaznického kontaktu e-mail se dvěma nebo třemi kódy položek a množstvím, pak druhý e-mail, který se ptá pouze na ceny. DEMO reporty ukážou obě nabídky; rozhodnutí jsou také na kartě Záznamy a ve složce _Mail2ERP/LOGS.
• Naučte ho: přetáhněte e-mail do _Mail2ERP/CENOVA_NABIDKA nebo _Mail2ERP/OBJEDNAVKY a zkusí se znovu jako daný typ, nebo do _Mail2ERP/PRESKOCIT a takový druh e-mailu se bude v budoucnu přeskakovat.

🧾 Po přijetí: fakturace s AutoERP

Mail2ERP končí u konceptu nabídky. Pokud má faktura následovat sama, AutoERP v Xero pouze fakturuje: vyfakturuje každou nabídku, kterou označíte jako Accepted, jakmile je každá položka na ní skladem, a BOTS4.me pošle fakturu e-mailem Vašemu zákazníkovi. Fakturují se pouze nabídky přijaté po prvním běhu AutoERP v režimu LIVE. Xero nemá ve svém API dodací doklady ani zálohovou fakturu, takže zde není krok expedice a objednávky, které vyžadují zálohu, zůstávají na Vás.

• Každý den: importované e-maily se přesunou do _Mail2ERP/ZPRACOVANO; zkontrolujete koncepty nabídek s názvem Customer order a přijmete je.
• Limity API: Xero omezuje volání API na organizaci za minutu a za den. BOTS4.me tento limit sdílí s Vašimi dalšími aplikacemi Xero, zpomalí, když ho Xero požádá, a když je denní limit vyčerpán, pokračuje další den.
• Platforma: hostovaná v EU, navržená pro GDPR, 2FA a reporty, záznamy a složky schránky v 31 jazycích.

📚 Související čtení

• Funkce a plány: produktová stránka Mail2ERP a průvodce Mail2ERP.
• Používáte místo toho QuickBooks? Proměňte e-maily s objednávkami zákazníků na nabídky v QuickBooks Online.
• Potřebujete sklad a prodejní objednávky? Jak importovat e-mailové objednávky do Zoho Inventory a Zoho Books.
• Srovnání možností: Parseur, Docparser nebo Nanonets vs. Mail2ERP.
• Nejdřív si vyzkoušejte dashboard: živé demo dashboardu BOTS4.me.

🔗 Zdroje a další čtení

Oficiální stránky, na které tento průvodce odkazuje. Externí odkazy se otevírají v nové záložce.

• Xero — Quotes