AutoSTOCK
Uživatelská příručka – Automatizovaná optimalizace skladových zásob
🧠 Co AutoSTOCK skutečně dělá
AutoSTOCK nahrazuje ruční odhadování skladových hladin optimalizací řízenou daty, postavenou na skutečných obchodních požadavcích:
📄 Jak AutoSTOCK funguje – Vizuální tok
z Vašeho ERP
pro každý produkt
(Jednorázové položky vyřazeny)
(Ve zvoleném režimu)
+ Report e-mailem
V Demo režimu je tok identický — jen poslední krok pouze nahlásí, co by se zapsalo, bez jakéhokoli zásahu do Vašeho ERP.
🚀 Jak se připojit
- Nainstalujte aplikaci BOTS4.me Connect do svého Odoo — konektor na jedno kliknutí propojuje Odoo (13.0 → 19.0) s celou sadou BOTS4.me. Přihlásí Vás e-mailovým loginem s ověřením 2FA a vytvoří technického uživatele, aby AutoSTOCK mohl přes API číst historii prodeje a zapisovat pravidla objednávání. Jeden konektor, jeden účet, všechny aplikace.
- Přiřaďte ERP účet aplikaci AutoSTOCK — v Access Manageru na BOTS4.me/bots → Nastavení → AutoSTOCK přiřaďte aplikaci svůj připojený ERP účet. AutoSTOCK dnes běží na Odoo (13–19), ERPNext (15–16), Zoho Inventory, Dolibarr (23 a novější), Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online a Xero; v Business Central, QuickBooks Online, Xero a SAP Business One za vás pravidla doobjednání vede BOTS4.me.
- Začněte v Demo režimu — Demo režim je standardně zapnutý: kompletní analýza a report, nulové změny ve Vašem ERP. Než přejdete naostro, prohlédněte si několik reportů.
- Zvolte si optimalizační režim a nastavení — vše se konfiguruje na dashboardu na /bots; výchozí hodnoty jsou startovní hodnoty ověřené v produkci.
- Přejděte naostro — vypněte Demo režim a zapněte Zapisovat pravidla doobjednání (každý placený plán, včetně bezplatného měsíce Discovery). Od dalšího běhu budou pravidla doobjednání ve Vašem ERP sledovat Vaši skutečnou poptávku.
💡 Více o tom, co technický uživatel může a nemůže, najdete na stránce Access Levels.
🎛️ Pět optimalizačních režimů
Všech pět režimů odpovídá na stejnou otázku — „kolik tohoto produktu mám držet na skladě?“ — jen jinou matematikou. Režimy kdykoli přepnete v dashboardu. Nevíte, který sedne? Monthly mode & window comparison níže je porovná všechny na Vaší vlastní historii prodeje.
Pokrytí
Výchozí režim. Objednací bod (min) je to, co se prodá během dodací lhůty dodavatele, plus 50% rezerva; úroveň doplnění (max) přidá Vaše cílové pokrytí — standardně 2 měsíce průměrné poptávky. Příklad: produkt se prodává 5 kusů denně a dodavatel dodává za 14 dní, takže min je 105 kusů a max je 105 + 300 = 405 kusů.
Kdy použít: jednoduchá a robustní volba pro většinu firem. Snadno se vysvětluje, snadno kontroluje, ověřená v produkci. Začněte tady.
Service Level
Statistická pojistná zásoba. Vypočítá, kolik zásob potřebujete, abyste se během dodací lhůty dodavatele nevyprodali se zvolenou pravděpodobností (standardně 95 %, nastavitelné 80–99 %). Používá dodací lhůty dodavatelů z Vašeho ERP a automaticky vylučuje produkty s nepravidelnou, nepředvídatelnou poptávkou.
Kdy použít: katalogy se stabilní poptávkou, kde chcete přesný cíl dostupnosti místo plošného krytí. Dostupné od úrovně Business.
Demand Percentile
Bez statistických předpokladů. Místo předpokladu, že poptávka sleduje pěknou Gaussovu křivku, bere jako pojistný polštář zvolený percentil Vaší skutečné denní poptávky (standardně 90 %, nastavitelné 50–99 %). Žádné statistické předpoklady — jen Váš reálný vzorec poptávky.
Kdy použít: nárazová, nepravidelná poptávka, kde průměry lžou — občasné velké objednávky prokládané tichými týdny. Dostupné od úrovně Business.
Hybrid
Automaticky pro každý produkt. Zatřídí každý produkt podle toho, jak pravidelně se opravdu prodává, a poté použije matematiku Úroveň dostupnosti na produkty se stabilním prodejem a matematiku Percentil poptávky na ty nepravidelné. Produkty, které jsou na obojí příliš řídké, raději nechá být, než aby jim dal zavádějící cílový stav.
Kdy použít: smíšené katalogy, kde jedno pravidlo nesedí na všechno — jinak byste museli katalog dělit ručně. Dostupné od úrovně Business.
Vážené podle aktuálnosti
Žádné datum odříznutí. Stejná myšlenka jako Pokrytí, ale novější prodeje váží více než starší: po uplynutí jedné dodací lhůty se prodej počítá na polovinu, po dvou na čtvrtinu a tak dále. Nic nikdy nespadne z útesu na okraji analyzovaného období.
Kdy použít: katalogy, které se mění — nové projekty najíždějí, staré řady dojíždějí. Produkt, který se začne prodávat, je na skladě během několika týdnů místo toho, aby se rozředil napříč celým obdobím, a ten, který se prodávat přestane, se doprodá místo držení na zastaralé poptávce. Dostupné od úrovně Business.
📅 Monthly Design Report — nechte nastavení vybrat data
Vybírat režim a analyzované období podle intuice je hádání. Jednou měsíčně dokáže AutoSTOCK prohnat každý režim každým analyzovaným obdobím na Vaší vlastní historii prodeje a poslat Vám porovnání e-mailem — rozhodnutí tak vzniká z Vašich dat, ne z pocitu.
- Dvě čísla na každou kombinaci — Kapitál (kolik jsou objednací body hodné v nákupních cenách) a Ohrožené tržby (backtest: kdyby se zopakoval nejhorší úsek poptávky za poslední rok, kolik tržeb by Vaše úroveň zásob vystavila riziku). Nižší kapitál při stejném nebo nižším riziku je čistá výhra.
- Vaše aktuální nastavení je zvýrazněné vedle doporučeného, takže vždy vidíte, čeho se vzdáváte nebo co získáváte.
- Řekne Vám přesně, co změnit — e-mail končí nastaveními, která je třeba použít, pojmenovanými tak, jak se zobrazují ve Vašem dashboardu.
- Ve Vašem ERP se nic nemění — report je pouze ke čtení. Rozhodnutí, zda podle něj jednat, je na Vás.
🧠 SMART Demand Shaping — volitelné inteligentní vrstvy
Čtyři nezávislé přepínače, které zpřesňují údaj o poptávce vstupující do zvoleného režimu. Každý lze zapnout nebo vypnout samostatně — sčítají se, ale žádný nezávisí na ostatních. S režimem Vážené podle aktuálnosti nechte Úpravu podle trendu vypnutou, protože už sleduje nedávnou poptávku.
- Outlier dampening — jednorázová hromadná objednávka se počítá jen částečně (standardně 25 %), takže jediný neobvyklý prodej nedokáže nafouknout Vaše zásoby na měsíce. Pokud se ten zákazník vrátí a nakupuje dál, jeho poptávka se začne počítat naplno sama od sebe. Opakovaná a sezonní poptávka zůstává nedotčená.
- Trend adjustment — porovná nedávné prodeje se stejným obdobím před rokem a posune cílové stavy nahoru nebo dolů v bezpečných mezích. Skutečně dojíždějící produkt se přestane doplňovat, aniž by se slabá sezona zaměnila za úpadek.
- Seasonal look-ahead — zvedne cílové stavy celou jednu dodací lhůtu před začátkem Vaší sezony, na základě vzorce z minulého roku, aby se sezonní zboží objednalo dost brzy na to, aby opravdu dorazilo včas.
- Seasonal purchase reminders — e-mail se seznamem produktů, které se loni v nadcházejícím období prodávaly, ale záměrně se automaticky skladovat nebudou. Rozhodne člověk, dokud je ještě čas objednat ručně.
⚙️ Přehled nastavení dashboardu
Všechna nastavení najdete na BOTS4.me/bots → Ovládání → AutoSTOCK. Pokud je nastavení mimo rozsah nebo zamčené Vaší úrovní, AutoSTOCK se bezpečně vrátí k výchozí hodnotě.
| Nastavení | Rozsah | Výchozí | Co dělá |
|---|---|---|---|
| Režim optimalizace | coverage / service level / percentile / hybrid / recent-weighted | coverage | Jak se počítají cílové stavy zásob — viz pět režimů výše. |
| Období analýzy | 30 – 730 dní | 120 dní | Jak daleko zpět se analyzuje historie prodeje pro měření poptávky. Delší = hladší průměry; kratší = rychlejší reakce na změny trendu. |
| Cílové pokrytí | 0,5 – 24 měsíců | 2 měsíce | Kolik měsíců průměrné poptávky přidá úroveň doplnění (max) nad objednací bod (min). |
| Min. počet unikátních zákazníků | 1 – 100 | 2 | Kvalifikační podmínka: produkt získá cílovou zásobu pouze tehdy, pokud si ho v období analýzy koupilo alespoň tolik různých zákazníků. |
| Min. počet objednávek | 1 – 1000 | 4 | Kvalifikační podmínka: produkt získá cílovou zásobu pouze tehdy, pokud byl v období analýzy objednán alespoň tolikrát. |
| Úroveň dostupnosti | 80 – 99% | 95% | Režim Úroveň dostupnosti: cílová pravděpodobnost, že se během dodací lhůty dodavatele nevyprodáte. |
| Percentil poptávky | 50 – 99% | 90% | Percentilový režim: percentil denní poptávky použitý jako pojistný polštář. |
| Výchozí dodací lhůta | 1 – 365 dní | 30 dní | Použije se, když produkt nemá ve Vašem ERP nastavenou dodací lhůtu dodavatele. Od úrovně Family ji můžete změnit. |
| Zapisovat pravidla doobjednání | zap / vyp | vyp | Zapisuje vypočtené cílové stavy zásob do Vašeho ERP jako pravidla doobjednání (min/max). Když je vypnuto, AutoSTOCK pouze vytváří reporty. Každý placený plán. |
| Převzít moje pravidla | zap / vyp | vyp | Když je zapnuto, AutoSTOCK spravuje i pravidla doobjednání, která jste vytvořili sami. Když je vypnuto, zůstanou přesně tak, jak jste je nastavili, a report je vypíše. |
| Seznam nikdy neskladovat | kódy produktů oddělené čárkou | prázdné | Produkty, kterým AutoSTOCK nikdy nevytvoří pravidlo. |
| E-mailové reporty | po každé analýze / jen při změně pravidel / týdenní souhrn (pondělí) | po každé analýze | Kdy se report zásob posílá e-mailem. V Demo režimu se report posílá po každé analýze. Reporty vyžadující váš zásah (chybějící práva, pravidla, která nešla zapsat, ERP, které nešlo načíst) se posílají vždy okamžitě. |
| Plán spouštění | denně / týdně | denně | Jak často AutoSTOCK analyzuje Vaši historii prodeje a aktualizuje pravidla. |
| Měsíční porovnání režimů a oken | zap / vyp | vyp | Jednou měsíčně pošle e-mailem porovnání režimů & analyzovaných období s doporučením. Vůči Vašemu ERP pouze ke čtení; každý report spotřebuje malou část měsíčního objemu. Úroveň Business. |
| Srovnávací období | max. 4 hodnoty, ve dnech | 120, 240, 365 | Která analyzovaná období Monthly mode & window comparison vzájemně porovnává. |
| Outlier dampening | zap / vyp | zap | Jednorázové hromadné objednávky se do cílových stavů zásob započítají jen částečně. Každý placený plán. |
| Váha výjimečných objednávek | 0 – 100% | 25% | Kolik z neobvyklé jednorázové objednávky se ještě počítá. 0 % = počítá se jen běžná úroveň poptávky; 100 % = výjimečné objednávky se počítají naplno. |
| Limit jednorázového zákazníka | 1 – 10 dní | 3 dny | Zákazník, který nakupuje nejvýše v tolika dnech, se pro tlumení počítá jako jednorázový; jakmile se začne vracet častěji, jeho poptávka se počítá naplno. |
| Trend adjustment | zap / vyp | vyp | Posouvá cílové stavy nahoru nebo dolů v bezpečných mezích podle meziroční poptávky. Úroveň Business. |
| Seasonal look-ahead | zap / vyp | vyp | Zvedne cílové stavy jednu dodací lhůtu před začátkem Vaší sezony, na základě minulého roku. Úroveň Business. |
| Seasonal purchase reminders | zap / vyp | vyp | Pošle e-mailem produkty, které se loni v nadcházejícím období prodávaly, ale automaticky se skladovat nebudou, abyste je mohli objednat ručně. Úroveň Business. |
🚪 Kvalifikační kritéria — Proč jednorázové položky nikdy nedostanou cílový stav
Nejdražší skladová chyba je držet produkty, které si už nikdo nekoupí. Jediný zákazník, který jednou objednal 500 kusů speciální položky, by otrávil naivní průměr — proto AutoSTOCK vyžaduje důkaz opakované poptávky dříve, než přiřadí jakýkoli cílový stav:
- Dost různých zákazníků — produkt si v analyzovaném období muselo koupit alespoň nastavené množství unikátních zákazníků (standardně 2). Jeden velký zákazník sám o sobě není trend.
- Dost samostatných objednávek — produkt se musí objevit alespoň na nastaveném počtu objednávek (standardně 4). Jeden hromadný nákup není opakovaná poptávka.
- Pouze skladovatelné produkty — služby a neskladovatelné produkty nikdy nedostanou pravidlo objednávání.
- Nakupováno od dodavatele — produkt potřebuje ve Vašem ERP dodavatele (nebo trasu Nákup); sady, archivované produkty a produkty na Vašem seznamu nikdy neskladovat pravidlo nedostanou.
🔍 Demo režim
- Plná analýza, nulové riziko — Demo režim provede kompletní analýzu a odešle kompletní report, ale do Vašeho ERP nic nezapíše. Ideální pro ověření cílových stavů dříve, než jim začnete důvěřovat.
- Běží nejvýše přibližně jednou denně — bez ohledu na frekvenci plánovače se nová demo analýza účtuje nejvýše zhruba jednou za 24 hodin.
- Váš objem zpracování se i tak čerpá — účtovanou prací je samotná analýza, takže demo běhy se počítají stejně jako ostré běhy.
- Report po každé analýze — v Demo režimu se report pošle vždy, bez ohledu na to, co jste zvolili v E-mailových reportech.
- Standardně zapnutý — každé nové nastavení AutoSTOCK začíná v Demo režimu. Vypněte jej v záložce Ovládání na BOTS4.me/bots, až budete připraveni jít naostro.
📊 Jak číst report
Po každé analýze — nebo jen při změně pravidel, nebo týdně, podle volby v E-mailových reportech — dostanete e-mailem report zásob. Takto ho čtěte:
📋 Souhrnný blok
- Nastavení, která běh použil (režim, analyzované období, kvalifikační kritéria), a sklad
- Kolik produktů bylo analyzováno, kolik dostane pravidlo a proč ostatní žádné nedostaly
- Kolik produktů je pod objednacím bodem — ty je potřeba objednat hned
- Kolik pravidel doobjednání bylo zapsáno (nebo by se v Demo režimu změnilo), plus Co to znamená a Co dělat dál
📄 Tabulka produktů
Jeden řádek na každý produkt, který dostane pravidlo:
- Objednací bod (min) — když zásoba klesne na tuto úroveň, objedná se znovu
- Doplnit do (max) — úroveň, do které nová objednávka doplní zásobu
- Zásoba + příchozí — co máte skladem plus co je už objednané
- Stav — nové pravidlo, aktualizováno, beze změny, změnilo by se (Demo režim), nebo nezapsáno
🆓 Co odemyká která úroveň
- Bezplatný plán: pouze reporty — analýza a report, žádná pravidla se nezapisují.
- Úroveň Personal a vyšší (včetně bezplatného měsíce Discovery): odemyká Zapisovat pravidla doobjednání (vypnuto, dokud to nezapnete), Převzít moje pravidla, Seznam nikdy neskladovat a Tlumení výjimečných objednávek (standardně zapnuto).
- Úroveň Family a vyšší: vlastní Výchozí dodací lhůta.
- Úroveň Business a vyšší: odemyká všechny režimy optimalizace kromě Pokrytí — Úroveň dostupnosti, Percentil poptávky, Hybrid a Vážené podle aktuálnosti — plus Měsíční porovnání režimů & oken a další vrstvy SMART (úprava podle trendu, sezónní předstih, sezónní nákupní připomínky).
Aktuální plány a ceny najdete na produktové stránce AutoSTOCK. Snížení úrovně je bezpečné: pravidla už zapsaná ve Vašem ERP se nikdy nevracejí zpět.
🛒 Jak AutoSTOCK zásobuje AutoPURCHASE
AutoSTOCK odpovídá na otázku „kolik mám držet na skladě?“ — AutoPURCHASE odpovídá na otázku „co mám dnes objednat, abych se tam dostal?“. Každý běh AutoSTOCK uloží vypočítané cílové stavy a AutoPURCHASE si je automaticky převezme:
- Čerstvé cíle putují dál — když vlastníte obě aplikace a v AutoPURCHASE je zapnuto “Používat cíle z AutoSTOCK”, čerstvě vypočtené cíle se použijí přímo pro objednávání. Zatímco nákupní objednávky vytváří AutoPURCHASE, pravidla v Odoo se nastaví tak, aby Odoo neobjednávalo ještě samo.
- Vždy v synchronizaci — naplánujte AutoSTOCK před AutoPURCHASE a Vaše nákupní návrhy budou vždy odrážet nejnovější analýzu poptávky.
- Volitelné, ne povinné — AutoPURCHASE funguje i samostatně s pravidly objednávání, která už máte ve Vašem ERP (včetně těch, která zapsal AutoSTOCK).
❓ Často kladené otázky
Report dorazil, ale žádná pravidla objednávání se nezapsala. Proč?
Sekce Co dělat dál v reportu uvádí přesný důvod. Ty obvyklé, v tomto pořadí: 1) Demo režim je zapnutý — Demo režim nikdy nezapisuje do Vašeho ERP; vypněte ho na kartě Ovládání na BOTS4.me/bots. 2) Funkce Zapisovat pravidla doobjednání je vypnutá — na začátku je vypnutá; zapněte ji v Ovládání → AutoSTOCK. 3) Váš plán — v bezplatném plánu AutoSTOCK pouze vytváří reporty; každý placený plán, včetně bezplatného měsíce Discovery, může zapisovat pravidla. 4) Práva ve Vašem ERP — v Odoo potřebuje uživatel BOTS4.me právo Inventory Administrator (správce skladu). 5) Nic se nezměnilo — pravidla jsou už aktuální, nebo žádný produkt nesplnil kvalifikační kritéria.
Proč byl konkrétní produkt přeskočen?
Report uvádí, proč produkty nedostaly pravidlo. Nejčastější důvody: nesplnil kvalifikační kritéria (příliš málo různých zákazníků nebo příliš málo objednávek v analyzovaném období); jde o službu nebo neskladovatelný produkt; nemá ve Vašem ERP žádného dodavatele ani trasu Nákup; je to sada, je archivovaný nebo je na Vašem seznamu nikdy neskladovat; nebo — v režimu Úroveň dostupnosti — byla jeho poptávka příliš nepravidelná nebo slabá na výpočet spolehlivé statistické pojistné zásoby (takové položky se záměrně vyřadí, místo aby dostaly zavádějící cíl; zkuste pro ně režim Pokrytí nebo Percentil).
Jak často AutoSTOCK běží?
Denně nebo týdně — volíte na kartě Ovládání na BOTS4.me/bots. Plná analýza se provede (a účtuje) nejvýše zhruba jednou denně: cílové stavy zásob se mění s poptávkou, ne každou minutu, takže častější analýza by jen čerpala váš objem.
Kterým optimalizačním režimem mám začít?
Pokrytí. Ne nadarmo je výchozí — snadno se o něm uvažuje a je ověřený v provozu. Až začnete reportům důvěřovat, přesuňte katalogy se stabilní poptávkou na Úroveň dostupnosti kvůli přesným cílům dostupnosti, použijte Percentil poptávky na nárazovou, nepravidelnou poptávku, nebo nechte Hybrid rozhodovat pro každý produkt ve smíšeném katalogu. Režimy můžete kdykoli přepnout; další běh vše přepočítá. Raději nehádat? Zapněte Monthly mode & window comparison a nechte ji porovnat všech pět na Vaší vlastní historii.
Co se stane s produkty bez dodací lhůty dodavatele v mém ERP?
Použije se pro ně nastavení Výchozí dodací lhůta (standardně 30 dní, nastavitelné od úrovně Family). Pro nejlepší výsledky udržujte v ERP skutečné dodací lhůty u záznamů dodavatelů — objednací bod závisí na dodací lhůtě v každém režimu.
Opravdu Demo režim čerpá můj objem zpracování?
Ano. Účtovaná práce je analýza — v Demo režimu dostanete plný výpočet i plný report, přeskočí se pouze zápis do ERP. Demo běhy jsou omezeny přibližně na jeden denně, takže testování zůstává dostupné.
Přepíše AutoSTOCK pravidla objednávání, která jsem nastavil ručně?
Ne. AutoSTOCK spravuje jen pravidla, která sám vytvořil, a prázdná pravidla Odoo (min i max 0). Pravidlo, které jste nastavili sami — nebo naše pravidlo, které jste v ERP později změnili — zůstane tak, jak jste ho nastavili, a je uvedeno v reportu. Zapněte Převzít moje pravidla, pokud má AutoSTOCK spravovat i ta, a produkty, které musí zůstat ruční, dejte na Seznam nikdy neskladovat. Když produkt spravovaný AutoSTOCK přestane splňovat kritéria, jeho pravidlo se nastaví na 0, takže se už nic dalšího neobjedná.
Potřebuji pomoc! Jak získám podporu?
Nejprve zkontrolujte logy zpracování na BOTS4.me/bots — každý běh zaznamená, co udělal a proč. Stále nic? Kontaktujte nás přes kontaktní stránku a pomůžeme Vám.
🔧 Řešení problémů
⚠️ Nechodí žádný report
Zkontrolujte tyto věci:
- AutoSTOCK je zapnutý v záložce Ovládání na BOTS4.me/bots
- E-mailové reporty nejsou nastaveny na “Jen při změně pravidel” nebo “Týdenní souhrn” — pak se report, když se nic nezměnilo, nepošle
- Váš plán je aktivní a jeho objem zpracování není vyčerpaný
- V Access Manageru je aplikaci AutoSTOCK přiřazen ERP účet
- Zkontrolujte logy zpracování na dashboardu, zda neobsahují chyby
⚠️ Kvalifikovalo se velmi málo produktů
Obvykle kritéria jen dělají svou práci — ale pokud jsou příliš přísná:
- Snižte v nastavení Min. unique customers a/nebo Min. orders
- Prodlužte Analysis period, aby se do kvalifikace počítalo více historie
- Pamatujte: služby a neskladovatelné produkty se nikdy nekvalifikují
⚠️ Cílové stavy vypadají příliš vysoko nebo příliš nízko
Dolaďte nastavení a znovu zkontrolujte v Demo režimu:
- Režim Pokrytí: upravte Target cover (kolik měsíců poptávky držet)
- Režim Úroveň dostupnosti: snižte/zvyšte procento Úroveň dostupnosti
- Percentilový režim: snižte/zvyšte Percentil poptávky
- Zkontrolujte, zda jsou dodací lhůty dodavatelů ve Vašem ERP realistické — nafouknuté lhůty nafouknou pojistnou zásobu
- Pokud jedna neobvyklá hromadná objednávka žene cíl příliš vysoko, zkontrolujte, že je zapnuté Tlumení výjimečných objednávek, a snižte Váhu výjimečných objednávek