Jak proměnit objednávky zaslané e-mailem na prodejní objednávky v Business Central
Přestaňte přepisovat objednávky v PDF a Excelu do Dynamics 365 Business Central
Vaši zákazníci posílají objednávky e-mailem jako PDF, tabulky a skeny a někdo z Vašeho týmu každou otevře a přepíše řádky do prodejní objednávky v Business Central. Tento průvodce ukazuje, jak tento krok za Vás udělá Mail2ERP: přečte e-mail i jeho přílohy, najde zákazníka a položky v Business Central a vytvoří prodejní objednávku pro objednávku nebo prodejní nabídku pro poptávku. Schránku a Business Central online připojíte během několika minut, začnete v Demo režimu a první měsíc je bezplatný měsíc Discovery.
🎯 „Každou objednávku z e-mailu stále přepisujeme do Business Central“
Tuto větu slýcháme od distributorů a velkoobchodů na Business Central nejčastěji. Samotný ERP je v pořádku. Problém je před ním: objednávky přicházejí e-mailem, v jakémkoli formátu, který vytvoří nákupní systém daného zákazníka, a z příloh je na prodejní řádky nepromění nic jiného než člověk.
- Každý zákazník má jiné rozvržení. Jeden posílá čisté PDF ze svého ERP, další soubor Excel s vlastním pořadím sloupců, jiný naskenovaný formulář a další prostě vypíše čísla položek do těla e-mailu.
- Práce je pomalá a snadno se v ní chybuje. Čísla položek, množství, číslo objednávky zákazníka i požadované datum dodání se musí opsat správně. Přehozená číslice znamená špatnou zásilku a pozdější opravu.
- Objednávky čekají na lidi. Objednávka, která dorazí po pracovní době, čeká, dokud se někdo nevrátí ke stolu, a poptávka zodpovězená o den později je často ztracená poptávka.
- Poptávky a objednávky jsou smíchané. U každého e-mailu musí někdo nejdřív rozhodnout, zda potřebuje prodejní nabídku, nebo prodejní objednávku, než vůbec začne psát.
Objem rychle roste. Jeden zákazník Mail2ERP, IMP Kontakt, dostává e-mailem tisíce objednávek a poptávek měsíčně — práci, která by při ručním přepisování vyžadovala samostatný tým pro zadávání dat.
🔍 Co týmy v Business Central obvykle zkoušejí nejdřív
Kopírování z přílohy
Nejběžnější metoda je stále ta nejstarší: PDF na jedné obrazovce, prodejní objednávka na druhé a kopírování řádek po řádku. Při pěti objednávkách denně to funguje. Při padesáti se z toho stane něčí celá práce a s objemem roste i chybovost.
Importní šablony a toky vytvořené pro každého zákazníka
Některé týmy si pro soubory svých největších zákazníků postaví import nebo workflow. Každý z nich rozumí jen jednomu rozvržení. Když zákazník změní šablonu, přidá sloupec nebo přijde nový zákazník, import se rozbije nebo musí někdo postavit další.
Funkce AI přímo v Business Central
Microsoft přidává do Business Central AI, včetně agenta Sales Order Agent. Pokud ho porovnáváte s externím nástrojem, přečtěte si naše srovnání Mail2ERP vs. Sales Order Agent v Business Central. Tento průvodce popisuje, jak s Business Central funguje samotný Mail2ERP.
⚠️ Co tato práce skutečně potřebuje
Nástroj, který přečte jakékoli rozvržení v jakémkoli jazyce bez šablon, rozliší poptávku od objednávky, najde správného zákazníka a čísla položek ve Vaší společnosti v Business Central, ponechá ceny na Business Central a nikdy nevytvoří stejný doklad dvakrát.
⚙️ Jak Mail2ERP spolupracuje s Business Central
Přijde e-mail od zákazníka
Mail2ERP čte a páruje
Prodejní objednávka nebo prodejní nabídka v Business Central
E-mail založen do ZPRACOVANO
Jaký doklad vytvoří
Mail2ERP zařadí každý e-mail jako poptávku, objednávku, nebo ani jedno. Z poptávky se stane prodejní nabídka a ze závazné objednávky prodejní objednávka — jeden doklad na e-mail, hlavička i řádky v jednom kroku. API Business Central nemá samostatný krok uvolnění, takže prodejní objednávka zůstává tak, jak byla vytvořena.
Jak se párují zákazníci a položky
- Zákazník: e-mailová adresa odesílatele musí patřit zákazníkovi v Business Central nebo kontaktní osobě propojené se zákazníkem. Mail2ERP nikdy nevytváří zákazníky a odmítá blokované zákazníky.
- Položky: kódy produktů v e-mailu se párují s Vašimi čísly položek. Se zapnutým přepínačem Čárové kódy se páruje i GTIN položky. API Business Central nenabízí reference položek, čísla položek dodavatele ani katalogová čísla výrobce, takže párování používá pouze číslo položky a GTIN. Blokované položky jsou odmítnuty a Mail2ERP nikdy nevytváří položky.
- Množství: řádek, jehož množství nelze spolehlivě přečíst, se přeskočí, nehádá se, a dostanete e-mail s žádostí o jeho ruční doplnění.
Ceny pocházejí z Business Central
Mail2ERP nekopíruje cenu zákazníka do řádku, pokud odpovídá jednotkové ceně položky. Business Central pak řádek ocení sám, takže Vaše zákaznické ceny a řádkové slevy zůstávají v platnosti a Business Central uplatní vlastní daně. Cena z e-mailu se použije pouze tehdy, když položka nemá jednotkovou cenu.
Co dalšího se dostane na doklad
- Číslo externího dokladu: vlastní číslo objednávky zákazníka, aby Váš tým i zákazník mluvili o stejné referenci.
- Datum dodání: požadované datum se zapíše do prodejní objednávky jako požadované datum dodání a jako datum expedice řádku.
- Poznámky a soubory: poznámka od zákazníka se stane řádky komentáře na dokladu; text e-mailu se přiloží jako textový soubor a původní přílohy se připojí k prodejní objednávce nebo nabídce.
- Dodací adresa: zůstává výchozí dodací adresa zákazníka, protože API nemá kódy dodacích adres, ze kterých by šlo vybírat.
Když zákazník objedná na základě Vaší nabídky
Se zapnutým přepínačem Detekce RFQ odpověď, která uvádí číslo Vaší prodejní nabídky a jasně říká „objednávám“, převede tuto nabídku na prodejní objednávku akcí Business Central Vytvořit objednávku. Mail2ERP objedná celou nabídku; pokud zákazník změní množství, k objednávce se připojí poznámka pro Váš tým.
Žádné duplicity
Než cokoli vytvoří, Mail2ERP si zaznamená, co se chystá vytvořit, a pokud zákazník neuvede číslo objednávky, vloží do čísla externího dokladu vlastní značku. Pokud se běh přeruší, další běh doklad najde, místo aby vytvořil druhý. Stejná objednávka poslaná na dvě adresy nebo znovu přeposlaná se importuje jednou; s AutoSPAM se kopie přesune do _AutoSPAM/DUPLIKATY.
🛠️ Nastavení krok za krokem
- Krok 1 — Začněte bezplatný měsíc Discovery: přihlaste se na bots4.me/bots, na kartě Mail2ERP klikněte na Začít bezplatný měsíc Discovery a jednou přijměte Podmínky. Platební karta není nutná.
- Krok 2 — Připojte svou schránku: otevřete Nastavení → Mail2ERP → Access Manager → Přidat zdroj. Microsoft 365 a Gmail používají Secure Quick Connect; ostatní poskytovatelé se připojují přes IMAP s heslem aplikace. Podrobnosti ke každému poskytovateli najdete v průvodci připojením. Schránku můžete také vynechat a přeposílat objednávky na mail2erp@bots4.me z adresy svého účtu.
- Krok 3 — Připojte Business Central: klikněte na Přidat cílové umístění, zvolte dlaždici Dynamics 365 Business Central a Přihlásit se přes Microsoft pracovním účtem s licencí Business Central. Neukládají se žádná hesla ani klíče API. BOTS4.me pracuje s oprávněními tohoto uživatele.
- Krok 4 — Vyberte prostředí a společnost: BOTS4.me zobrazí Vaše prostředí (produkční i sandboxy) a jejich společnosti. Máte-li jednu společnost, vybere se automaticky; jinak ji vyberte na kartě Business Central a klikněte na Uložit.
- Krok 5 — Zkontrolujte oprávnění: Mail2ERP potřebuje číst zákazníky, kontakty a položky a vytvářet prodejní nabídky a prodejní objednávky. Standardní sada oprávnění D365 BUS FULL ACCESS pokrývá všechny aplikace BOTS4.me.
- Krok 6 — Spusťte v režimu DEMO, pak přejděte na LIVE: Mail2ERP začíná v Demo režimu a posílá Vám e-mailem, co by vytvořil. Když reporty vypadají správně, nastavte na kartě Ovládání Režim na LIVE.
🔐 Když Microsoft požaduje správce
Mnoho organizací nechává schvalovat nové aplikace pouze správce. Ve formuláři Business Central klikněte na Požádat správce Microsoftu a pošlete odkaz správci Microsoft 365; jedno schválení platí pro všechny ve Vaší organizaci. Účetní, kteří pracují v Business Central klienta jako host, před přihlášením zadají doménu nebo ID tenanta klienta do pole Tenant (doména nebo ID).
Podporován je Business Central online; on-premises instalace nikoli.
🧭 Váš první týden: Demo režim, testovací objednávka, LIVE
Zkontrolujte kartu Ovládání
- Režim: DEMO čte Vaše skutečné e-maily a data Business Central a do Business Central nic nezapisuje — dostanete e-mail s nabídkou nebo objednávkou, kterou by vytvořil. LIVE je k dispozici po prvním e-mailu s DEMO reportem.
- Provozní hodiny a víkendy: Mail2ERP běží v těchto hodinách, které jsou na začátku nastaveny na pracovní dobu ve všední dny. Rozšiřte je, pokud se mají importovat i večerní a víkendové objednávky.
- Přepínače Discovery: přepínače se štítkem Discovery jsou součástí bezplatného měsíce a na začátku jsou vypnuté. Pro Business Central jsou užitečné Čárové kódy (párování GTIN), Detekce RFQ a Oddělit externí (neznámí odesílatelé jdou do _Mail2ERP/EXTERNI, místo aby zůstali ve Vašem INBOXu).
Pošlete testovací objednávku
Pošlete e-mail z adresy, která patří zákazníkovi v Business Central, a uveďte dvě nebo tři čísla položek s množstvím — v textu nebo jako přílohu PDF či Excel. Po dalším běhu dorazí DEMO report a rozhodnutí se objeví na kartě Záznamy a ve složce _Mail2ERP/LOGS Vaší schránky (viz průvodce složkou LOGS). Pošlete druhý e-mail, který se ptá pouze na cenu, a uvidíte prodejní nabídku.
Opravte to složkami, pak přejděte na LIVE
Přetáhněte e-mail do _Mail2ERP/CENOVA_NABIDKA nebo _Mail2ERP/OBJEDNAVKY a zkusí se znovu jako nabídka nebo objednávka, nebo do _Mail2ERP/PRESKOCIT a takový druh e-mailu se bude v budoucnu přeskakovat. Každý přesun zároveň Mail2ERP naučí, jak s daným odesílatelem zacházet. Když DEMO reporty vypadají správně, přepněte na LIVE.
📅 Když měsíc Discovery skončí
Když měsíc skončí, Mail2ERP sám pokračuje v bezplatném plánu s malým měsíčním objemem: když se vyčerpá, nové položky čekají do dalšího měsíce nebo dokud si nevyberete plán, a položka, jejíž zpracování již začalo, se vždy dokončí. Chcete-li zachovat všechny funkce, vyberte si plán — podívejte se na tabulku plánů na produktové stránce Mail2ERP.
Bezplatný plán čte text e-mailů, PDF, CSV a HTML; naskenovaná PDF, obrázky, Excel, Word a přepínače Discovery vyžadují plán. Nic, co jste importovali, se nevrátí zpět.
📅 Nejasné e-maily a každodenní provoz
Po spuštění čte Mail2ERP PDF, Excel, Word, CSV, HTML, obrázky a naskenované dokumenty s OCR — v jakémkoli jazyce, bez šablon, v provozních hodinách, které nastavíte.
- Importované e-maily se přesunou do _Mail2ERP/ZPRACOVANO; prodejní objednávka nebo nabídka už je v Business Central s připojenými původními soubory.
- Nejasné e-maily zůstávají ve Vašem INBOXu, nepřečtené. Řádek v záznamu uvádí proč — například odesílatel, který není zákazníkem, číslo položky, které neexistuje, nebo blokovaná položka. Odstraňte příčinu v Business Central a přetáhněte e-mail do _Mail2ERP/CENOVA_NABIDKA nebo _Mail2ERP/OBJEDNAVKY; při dalším běhu se zpracuje znovu.
- Přesunutý e-mail, který stále selhává, pošle do Vaší schránky krátké vysvětlení, proč a co dělat dál. Váš zákazník ho nikdy nedostane.
- Limity API: Business Central omezuje volání API na uživatele. BOTS4.me svá volání rozkládá a počká, když ho Business Central požádá o zpomalení.
Platforma je hostovaná v EU, navržená pro GDPR a nabízí 2FA. Reporty, záznamy a složky schránky jsou k dispozici v 31 jazycích. Stejné připojení k Business Central slouží i ostatním aplikacím BOTS4.me — například AutoERP, který účtuje faktury za expedované objednávky (viz Automatická fakturace v Business Central).
❓ Často kladené otázky
Umí Business Central vytvářet prodejní objednávky z příloh PDF v e-mailech?
Přesně to dělá Mail2ERP: přečte přílohu PDF, Excel, Word nebo sken, spáruje zákazníka a čísla položek ve Vaší společnosti v Business Central a vytvoří prodejní objednávku přes API Business Central. Z poptávek místo toho vzniknou prodejní nabídky.
Funguje to s Business Central on-premises?
Ne. Mail2ERP se připojuje k Business Central online přes přihlášení Microsoft. On-premises instalace nejsou podporovány.
Použije naše zákaznické ceny a slevy?
Ano. Když cena v e-mailu odpovídá jednotkové ceně položky, Mail2ERP neposílá žádnou cenu, takže Business Central ocení řádek Vašimi vlastními zákaznickými cenami a řádkovými slevami a uplatní vlastní daně. Cena z e-mailu se použije pouze tehdy, když položka v Business Central nemá jednotkovou cenu.
Naši zákazníci používají vlastní čísla dílů. Umí je Mail2ERP namapovat?
V Business Central páruje Mail2ERP Vaše číslo položky a čárový kód GTIN položky. API nezpřístupňuje reference položek, takže čísla dílů zákazníků uložená tam se nepoužívají. Pokud e-mail obsahuje pouze vlastní kódy zákazníka, zůstane ve Vašem INBOXu s důvodem v záznamu.
Jaká oprávnění Business Central připojení potřebuje?
BOTS4.me jedná s oprávněními licencovaného uživatele, který se přihlásí. Pro Mail2ERP musí tento uživatel číst zákazníky, kontakty a položky a vytvářet prodejní nabídky a prodejní objednávky. D365 BUS FULL ACCESS pokrývá všechny aplikace BOTS4.me.
Co se stane, když stejná objednávka přijde e-mailem dvakrát?
Importuje se jednou. Mail2ERP si každý doklad zaznamená, než ho vytvoří, a při dalším běhu ho znovu najde, takže přerušený běh ani přeposlaná kopie nikdy nevytvoří druhou prodejní objednávku.
Mohu to vyzkoušet, aniž bych se dotkl naší ostré společnosti?
Ano, dvěma způsoby. Demo režim do Business Central nic nezapisuje a posílá Vám e-mailem, co by vytvořil. Na kartě Business Central můžete také vybrat prostředí sandbox a otestovat to nejdřív tam.
📚 Související čtení
- Úplný seznam funkcí: produktová stránka Mail2ERP a průvodce Mail2ERP.
- Když je objednávka v systému: Automatická fakturace v Business Central — AutoERP účtuje a odesílá faktury za expedované objednávky.
- Srovnání možností: Mail2ERP vs. Sales Order Agent v Business Central a Parseur, Docparser nebo Nanonets vs. Mail2ERP.
- Skutečný příklad: Případová studie: IMP Kontakt.
- Souvislosti: Jak fungují systémy ERP a CRM.
🔗 Zdroje a další čtení
Oficiální dokumentace, na kterou tento průvodce odkazuje. Externí odkazy se otevírají v nové záložce.
Nechte Business Central přijímat vlastní objednávky
Připojte svou schránku a Business Central během několika minut, sledujte Mail2ERP při práci v Demo režimu a do ostrého provozu přejděte, až si budete jistí. První měsíc je bezplatný měsíc Discovery, bez platební karty.
Chcete automatizovat víc procesů, nebo máte ERP, které není na našem seznamu? We build it for you: book a free call →