Automatická fakturace v Business Central: účtování a odesílání faktur za expedované objednávky

🎯 „Včera expedováno, stále nefakturováno“

Ve většině společností v Business Central je fakturace spíše ručním zvykem než procesem. Sklad zaúčtuje dodávku a faktura závisí na tom, zda si někdo v kanceláři vzpomene objednávku dokončit. Výsledek vypadá všude stejně:

• Expedováno, ale nefakturováno: objednávky leží s expedovaným množstvím, které ještě nikdo nevyfakturoval. Každý den čekání znamená, že zákazník zaplatí o den později.
• Opakované klikání: otevřít objednávku, zkontrolovat množství k fakturaci, zaúčtovat, najít zaúčtovanou fakturu, poslat ji e-mailem — u každé objednávky, každý den.
• Zapomenuté řádky služeb: řádky, u kterých není co expedovat, například služby nebo doprava, se snadno přehlédnou, když se zbytek objednávky vyřizuje ze skladu.
• Nejednotné načasování: někteří zákazníci dostanou fakturu ještě týž den, jiní o týden později, podle toho, kdo je v kanceláři.

Nic z toho nevyžaduje úsudek. „Vyfakturuj, co bylo expedováno, a pošli to zákazníkovi“ je pravidlo a pravidlo může běžet samo.

🔍 Co Business Central nabízí sám o sobě

Účtování objednávku po objednávce

Standardní způsob je otevřít každou prodejní objednávku a zaúčtovat ji. Je to spolehlivé, ale dělá to člověk, a to v čase, který zrovna má. E-mail s fakturou je další krok navíc.

Hromadné účtování a plánované úlohy

Business Central umí zaúčtovat několik prodejních objednávek v jedné dávce a partneři mohou plánovat úlohy. Stále však musí někdo vybírat, které objednávky do dávky patří, udržovat správné filtry a zajistit, aby faktury skutečně došly zákazníkům. Změna pravidla — „u této skupiny sbírat faktury týdně“ — obvykle znamená obrátit se na partnera.

⚙️ Jak AutoERP funguje v Business Central

Dimenze BOTS4ME místo štítků

V jiných ERP předáte objednávku AutoERP pomocí štítku. Business Central štítky objednávek nemá, takže AutoERP čte dimenzi BOTS4ME v hlavičce prodejní objednávky. Dimenzi vytvoříte jednou se čtyřmi hodnotami a jednu z nich nastavíte u každé objednávky, kterou AutoERP smí zpracovat:

• FULL — AutoERP zpracuje celou objednávku.
• PARTIAL — částečné dodávky jsou povoleny.
• SMALLOK — celá objednávka se zpracuje i pod Vaším limitem malé objednávky.
• PARTIAL-SMALLOK — částečné dodávky jsou povoleny, i pod Vaším limitem malé objednávky.

Objednávek bez dimenze se AutoERP nikdy nedotkne. Jako každá dimenze se hodnota propisuje i do položek hlavní knihy zaúčtovaných dokladů, takže faktury od AutoERP snadno najdete v sestavách. Hodnoty zůstávají FULL, PARTIAL a SMALLOK, i když jste štítky na svém dashboardu přejmenovali.

Co AutoERP účtuje

• Expedováno, dosud nefakturováno: u skladových řádků AutoERP fakturuje přesně množství, které bylo expedováno a dosud nefakturováno, pomocí vlastního účtování Business Central.
• Řádky, u kterých není co expedovat: služby a další neskladové řádky se expedují a fakturují společně, aby nezůstaly pozadu.
• Okamžitě nebo souhrnně: fakturujte každou objednávku hned po její dodávce, nebo slučujte objednávky zákazníka po dnech, týdnech či měsících s minimální částkou. API Business Central dává jednu objednávku na jednu fakturu, takže sloučení zaúčtuje ve stejnou chvíli jednu fakturu za každou objednávku.
• Objednávky ve schvalování (čekající na schválení) se vynechávají, dokud je neuvolní Váš schvalovací proces.

E-mail zákazníkovi

Akce odeslání v Business Central neumí nést texty AutoERP, proto e-mail s fakturou posílá BOTS4.me sám, s přiloženým PDF faktury z Business Central. Pokud k AutoERP připojíte schránku, e-mail odejde z Vaší vlastní adresy; jinak přijde ze systémové schránky BOTS4.me s odpověďmi směřovanými na Vás. API Business Central neobsahuje jazyk zákazníka, takže e-mail je napsán v jazyce Vašeho účtu.

Co AutoERP v Business Central dnes nedělá

• Expedice bez fakturace: API Business Central expeduje a fakturuje jednou akcí. AutoERP bude expedovat bez fakturace teprve po ověření s Business Central; do té doby nechává dodávku na Vás, upozorní na ni ve svém reportu a objednávku vyfakturuje, jakmile dodávku zaúčtujete.
• Zálohové faktury: API nemá zálohovou fakturu, takže objednávky, které vyžadují zálohu, zůstávají na Vás.
• Opravy: opravné doklady k zaúčtovaným fakturám vytváříte Vy v Business Central.

Nikdy dvakrát

Než AutoERP zaúčtuje, zaznamená si, co se chystá zaúčtovat. Pokud se běh přeruší poté, co Business Central fakturu zaúčtoval, další běh tuto fakturu najde a další nezaúčtuje. Vlastní značky průběhu si AutoERP uchovává na straně BOTS4.me a nikdy je nezapisuje do Vašich objednávek.

🛠️ Nastavení krok za krokem

• Krok 1 — Začněte bezplatný měsíc Discovery: přihlaste se na bots4.me/bots, na kartě AutoERP klikněte na Začít bezplatný měsíc Discovery a jednou přijměte Podmínky. Platební karta není nutná.
• Krok 2 — Připojte Business Central: otevřete Nastavení → AutoERP → Access Manager → Přidat zdroj (pro AutoERP je zdrojem Váš ERP), zvolte dlaždici Dynamics 365 Business Central a Přihlásit se přes Microsoft licencovaným uživatelem. Máte-li jich více, vyberte prostředí a společnost. Úplný postup včetně schválení správcem najdete v průvodci připojením.
• Krok 3 — Dejte uživateli správná oprávnění: AutoERP potřebuje upravovat a účtovat prodejní objednávky a číst dimenze. Standardní sada oprávnění D365 BUS FULL ACCESS pokrývá všechny aplikace BOTS4.me.
• Krok 4 — Jednou vytvořte dimenzi: v Business Central otevřete Dimenze → Nový, kód BOTS4ME, s hodnotami FULL, PARTIAL, SMALLOK a PARTIAL-SMALLOK. Dimenze nelze vytvořit přes API, takže tento jeden krok je na Vás. Pokud chybí, report AutoERP Vám to oznámí.
• Krok 5 — Označte jednu objednávku a spusťte v režimu DEMO: nastavte BOTS4ME = FULL u prodejní objednávky, která je expedovaná, ale dosud nefakturovaná. V režimu DEMO AutoERP čte Vaše objednávky a do Business Central nic nezapisuje; po dalším běhu jeho report ukáže, co by vyfakturoval a proč bylo něco pozdrženo.
• Krok 6 — Přejděte na LIVE: když DEMO reporty vypadají správně, nastavte na kartě Ovládání Režim na LIVE — je k dispozici po prvním e-mailu s DEMO reportem.

🧭 Vyzkoušejte to v bezplatném měsíci Discovery

Zkontrolujte kartu Ovládání

• Modul fakturace a E-mailové reporty jsou zapnuté. Pro první test nastavte Fakturovat zákazníkům na Okamžitě (bez slučování), abyste fakturu viděli hned po dodávce; ve výchozím nastavení se faktury slučují týdně.
• Hodiny: AutoERP běží pouze v provozních hodinách (na začátku pracovní doba ve všední dny) a fakturace má vlastní okno. Udržujte okno fakturace uvnitř provozních hodin, jinak se žádná faktura nevytvoří.
• Digitální produkty jsou pro software a služby, které nepotřebují sklad.
• Přepínače se štítkem Discovery jsou součástí bezplatného měsíce a na začátku jsou vypnuté — zapněte ty, které chcete vyzkoušet.

Týden 1 — rozšiřte test, pak přejděte na LIVE

Označte několik dalších expedovaných objednávek, včetně jedné s řádkem služby, a jednoho zákazníka, jehož objednávky chcete slučovat týdně. Přečtěte si každý report: co bylo vyfakturováno, co bylo přeskočeno a proč. Stejná rozhodnutí se zobrazují na kartě Záznamy. Když vše odpovídá tomu, co byste udělali ručně, přepněte na LIVE.

📅 Každodenní provoz: co se pro Váš tým změní

Po spuštění je úkolem Vašeho týmu označovat objednávky a účtovat dodávky, jako dosud. Faktury následují podle plánu běhů AutoERP, v rámci Vašich hodin, a zákazník každou dostane e-mailem s přiloženým PDF. Krátký report Vám přijde vždy, když AutoERP něco udělal nebo Vás potřebuje, a Napájení bota vše najednou vypne.

• Označujte při zadání: nastavte hodnotu BOTS4ME při vytvoření objednávky, nebo to nechte na příjmu objednávek. Objednávky, které Mail2ERP importoval z e-mailu, dostanou stejnou hodnotu od Vašeho týmu.
• Čtěte řádky „přeskočeno“: řeknou Vám, která objednávka na co čeká — dodávka ještě nezaúčtovaná, objednávka ve schvalování nebo okno mimo Vaše hodiny.
• Limity API: Business Central omezuje volání API na uživatele. BOTS4.me svá volání rozkládá a počká, když ho Business Central požádá o zpomalení; limit sdílí s Vašimi dalšími integracemi, které používají stejného uživatele.

V kombinaci s Mail2ERP pro Business Central potřebuje cesta od objednávky zákazníka zaslané e-mailem k odeslané faktuře člověka jen pro dodávku.

📚 Související čtení

• Vysvětlení všech nastavení: průvodce AutoERP a produktová stránka AutoERP.
• Předchozí krok: Jak proměnit objednávky zaslané e-mailem na prodejní objednávky v Business Central.
• Srovnání možností: Mail2ERP vs. Sales Order Agent v Business Central.
• Stejná myšlenka v Odoo: Jak automatizovat potvrzování objednávek, dodávky a fakturaci v Odoo.
• Jak dostat zaplaceno: průvodce AutoCASH popisuje upomínky plateb k fakturám, které AutoERP zaúčtuje.

🔗 Zdroje a další čtení

Oficiální dokumentace, na kterou tento průvodce odkazuje. Externí odkazy se otevírají v nové záložce.

• Microsoft Learn — Work with dimensions in Business Central
• Microsoft Learn — Invoice sales in Business Central
• Microsoft Learn — Business Central API v2.0