AutoCASH
Uživatelská příručka – jak dostat zaplaceno bez ručního upomínání
💰 Čtyři úrovně
Každý zákazník po splatnosti spadne přesně do jedné úrovně podle toho, kolik dní je jeho nejstarší faktura po splatnosti. Úroveň 0 není výzva — je to přátelský přehled toho, co je otevřené, a ve většině případů to vyřeší samo.
| Úroveň | Co zákazník dostane | Výchozí hranice |
|---|---|---|
| 0 | Seznam jeho otevřených faktur. Připomenutí, ne výzva. | pod úrovní 1 |
| 1 | První upomínka. | první eskalační krok |
| 2 | Druhá upomínka. | o jeden běh později, pokud stále není uhrazeno |
| 3 | Poslední upomínka. | nejvyšší krok, opakuje se až do zaplacení |
🔄 Jak AutoCASH funguje – vizuální průběh
den
načtené z vašeho ERP
dostane úroveň
odcházejí
zprávu
Tam, kde váš ERP umí upomínky odesílat sám (OFFERIS), dopisy vytváří a odesílá váš vlastní ERP s vaším číslováním, vaším zněním a vaším brandingem. U jakéhokoli jiného ERP, nebo když zapnete Posílat upomínky z BOTS4.me místo vašeho ERP, je odesílá AutoCASH v jazyce zákazníka, s vašimi platebními údaji a podpisem: z vaší vlastní schránky, pokud ji v nástroji Access Manager přidáte jako cíl AutoCASH, jinak ze schránky BOTS4.me, přičemž odpovědi chodí na e-mail vašeho účtu nebo na adresu Reply-To, kterou nastavíte. V obou případech AutoCASH rozhoduje o tom, komu a kdy.
🔐 Náhled – vaše pojistka
V každém placeném tarifu pošle AutoCASH den před naplánovaným během e-mailem vám seznam přesně toho, kdo má být kontaktován, na jaké úrovni a za jakou částku. To je vaše okno k tomu, abyste někoho ze seznamu vyřadili — zákazníka, který právě slíbil platbu, zákazníka ve sporu nebo účet, o kterém jedná váš obchod.
Chcete-li někoho vyřadit, přidejte jeho ID zákazníka do pole Nikdy neupomínat tyto zákazníky ve své nástěnce. Projeví se to okamžitě, včetně zítřejšího běhu.
🚀 Jak začít
- Připojte své ERP v nástěnce nebo nainstalujte aplikaci BOTS4.me z Odoo Apps.
- Zapněte AutoCASH. Spustí se v režimu Demo — vše čte a nikoho nekontaktuje.
- Nastavte Eskalovat nejvýše po na 1. upomínku a na začátku to tak nechte.
- Zkontrolujte dny spouštění (výchozí 1. a 15.) a minimální částku, která vás zajímá.
- Počkejte na zprávu. Uvádí přesně to, koho by byl kontaktoval.
- Spokojeni se seznamem? Přepněte Režim z DEMO na LIVE. Od té chvíle začnou vaši zákazníci dostávat dopisy.
⚙️ Přehled nastavení v nástěnce
Kdy se spouští
| Nastavení | Výchozí | Co dělá |
|---|---|---|
| Spouštět v tyto dny | 1,15 | Jediné dny, kdy AutoCASH někoho kontaktuje: dny v měsíci a/nebo dny v týdnu oddělené čárkou (například 1,15 nebo friday). Předvyplněno 1,15; pokud pole vymažete, AutoCASH nedělá nic. Den za koncem krátkého měsíce (např. 31) se posune na poslední den měsíce, takže únor se nikdy nepřeskočí. Víkendové dny také vyžadují zaškrtnutí políčka Víkendy v části Provozní hodiny. |
Koho upomínat
| Nastavení | Výchozí | Co dělá |
|---|---|---|
| Upomínat až po | 14 dní | Jak dlouho po splatnosti musí faktura být, aby ji AutoCASH vůbec zohlednil. |
| Ignorovat dluhy pod | 0 | Nehoňte zákazníka, jehož celková částka po splatnosti je pod touto hodnotou, v hlavní měně vašeho ERP — málokdy to stojí za narušení vztahu. 0 znamená oslovit všechny. |
| Nikdy neupomínat tyto zákazníky | (prázdné) | ID zákazníků z vašeho ERP, oddělená čárkou. Účty, které chcete vždy řešit osobně. |
Ochrana před dobropisy
Zákazník, jehož otevřené dobropisy kryjí jeho faktury, nikdy nedostane upomínku — ve skutečnosti dlužíte vy jemu, ne naopak. Vždy zapnuto, v každé úrovni, a každá vynechaná firma je uvedena ve vašem reportu.
Jak tvrdě eskaluje
| Nastavení | Výchozí | Co dělá |
|---|---|---|
| Eskalovat nejvýše po (Family) | 1. upomínka | Pevný strop. Nikdo se neeskaluje nad tuto úroveň, ať je po splatnosti jakkoli dlouho. Personal zůstává na výchozí hodnotě. |
| Upomínat jen faktury po splatnosti alespoň | 14 dní | Vstupní hranice. Pod ní se faktura ignoruje úplně. Neexistují žádné denní hranice pro jednotlivé úrovně: každé naplánované spuštění posune zákazníka o jednu úroveň výš, dokud je některá faktura z jeho poslední upomínky stále neuhrazená. |
Jak často lze upomínat téhož zákazníka
| Nastavení | Výchozí | Co dělá |
|---|---|---|
| Opakovat upomínky každých (Family) | 7 dnech | Jedno číslo pro všechny úrovně: minimální odstup, než je tentýž zákazník znovu kontaktován. Právě to brání tomu, aby byl někdo upomenut dvakrát za tentýž dluh. Personal zůstává na výchozí hodnotě. |
Co dostanete vy
| Nastavení | Výchozí | Co dělá |
|---|---|---|
| Kdo dostává reporty a náhledy | e-mail vašeho účtu | Report po běhu i náhled den předem chodí na e-mail vašeho účtu a na adresy v poli E-maily pro vedení nastavené v Obecném přehledu. Samostatný seznam příjemců pro AutoCASH neexistuje. |
🔍 Režim Demo
Každý účet AutoCASH začíná v režimu Demo a váš první běh je vždy demo. Načte vaše faktury, uplatní všechna pravidla a přesně vypočítá, kdo by byl kontaktován a na jaké úrovni — a poté vám tento seznam pošle e-mailem místo toho, aby někoho kontaktoval. Ani jeden zákazník o tom neví.
Jakmile obdržíte alespoň jednu demo zprávu, odemkne se přepínač LIVE. Do režimu Demo se můžete kdykoli vrátit — před rušným obdobím nebo během změny pravidel.
📊 Jak číst zprávu
💰 Peníze
Celkem otevřené, celkem po splatnosti a jak se částka po splatnosti dělí mezi čtyři úrovně. Váš přehled věkové struktury pohledávek na jeden pohled.
👤 Kdo byl kontaktován
Každý zákazník, jeho úroveň, částka, faktury uvedené v dopise a adresa, na kterou dopis šel.
⚠️ Kdo nebyl
Stejně užitečné: vyloučené účty, dluhy pod vaším minimem a každý, kdo je ještě v rámci svého opakovacího okna.
❓ Řešení potíží
| Co vidíte | Co to znamená |
|---|---|
| V naplánovaný den se nic neděje | Buď dnes není jeden z vašich naplánovaných dnů spouštění, nebo momentálně nikdo nesplňuje vaši minimální částku a minimální počet dnů po splatnosti. Zpráva vám řekne, které z toho. |
| Zákazník nebyl upomenut | Zkontrolujte postupně: je na seznamu neupomínaných, je jeho celková částka pod vaším minimem, je ještě v opakovacím okně a je jeho nejstarší faktura opravdu za vaším minimálním počtem dnů po splatnosti. |
| Všichni uvázli na úrovni 1 | To dělá svou práci nastavení Eskalovat nejvýše po. Od úrovně Family ho můžete zvýšit na 2 nebo 3, až budete připraveni. |
| Nepřichází žádný náhled | Náhledy jsou součástí od tarifu Personal, když je zapnuto Odesílat náhledy. Náhled odchází z běžného hodinového běhu a mlčí v každý den, který není předvečerem spuštění, i tehdy, když by nebyl upomenut nikdo. |
| Zákazník tvrdí, že už zaplatil | AutoCASH čte to, co vaše ERP považuje za neuhrazené. Pokud tam platba ještě není zaznamenána, faktura se stále počítá jako po splatnosti — Pay2ERP tuto mezeru uzavírá automatickým importem plateb. |
❓ Často kladené otázky
Které ERP systémy jsou podporovány?
Již dnes Odoo (13–19), ERPNext (15–16), Zoho (Books / Inventory), Dolibarr (23 a novější), Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero a SAP Business One. Jakýkoli jiný ERP s API — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite a další — připojíme na vyžádání.
Jak funguje fakturace?
Na základě předplatného — paušální měsíční sazba, která zahrnuje měsíční objem využití, doplňovaný každé zúčtovací období. Upomínky se z něj odečítají za každého upomenutého zákazníka a kdykoli si můžete dokoupit další využití — podívejte se na tabulku plánů na produktové stránce. První měsíc je bezplatný měsíc Discovery — bez platební karty.
Mohu to otestovat bez odesílání skutečných upomínek?
Ano! Demo režim načte vaše faktury, ale neodešle žádné upomínky — dostanete jen náhledové reporty s přesným přehledem toho, co by systém udělal. První měsíc zdarma.
Jaké jsou úrovně eskalace?
4 úrovně: Úroveň 0 — Seznam faktur (přátelský přehled otevřených faktur), Úroveň 1 — 1. upomínka, Úroveň 2 — 2. upomínka, Úroveň 3 — Poslední upomínka. Eskalace je postupná: každé naplánované spuštění posune zákazníka o jednu úroveň výš, dokud je některá faktura z jeho poslední upomínky stále neuhrazená, a nejvyšší úroveň se opakuje. Vstupní hranici si nastavíte vy; odstup při opakování a nejvyšší aktivní úroveň jsou nastavení úrovně Family.
Mohu některé zákazníky vyloučit?
Ano. Přidejte jejich čísla zákazníků do „Tyto zákazníky nikdy neupomínat“ na /bots → Ovládání → AutoCASH a klíčoví zákazníci, mateřské společnosti nebo interní subjekty se vynechají.
Funguje to s Pay2ERP?
Ano! AutoCASH a Pay2ERP spolupracují — jakmile Pay2ERP zaznamená příchozí platbu, AutoCASH přestane danou fakturu upomínat. Plně automatizovaný koloběh cash flow.
Jak často to běží?
Ve dnech, které nastavíte v „Spouštět v tyto dny“ (standardně 1. a 15. den v měsíci, nebo dny v týdnu, např. každý pátek). Pole vymažte a AutoCASH nedělá nic. V každém placeném tarifu navíc dostanete náhledový e-mail den před každým spuštěním.
Jaká je minimální částka po splatnosti?
Lze nastavit — výchozí hodnota je 0, takže se upomíná každá faktura po splatnosti. Když ji zvýšíte, zákazníci, jejichž celková částka po splatnosti je pod hranicí, se vynechají. Můžete také nastavit minimální počet dní po splatnosti (výchozí 14 dní), aby se neupomínaly teprve nedávno splatné faktury.
Používá to AI? My ji používat nesmíme.
Ne. AutoCASH neobsahuje žádný model AI v žádném režimu ani na žádné úrovni a nikdy se neodesílají data o zákaznících ani fakturách poskytovateli AI. Každá upomínka se řídí prahy, které nastavíte, takže stejné saldokonto vždy dá stejný seznam. Pokud to vaše oddělení compliance potřebuje písemně, napište nám a potvrdíme vám to do dokumentace.
🔒 Co AutoCASH nikdy neudělá
- Nikoho nekontaktuje, dokud je zapnutý režim Demo.
- Nekontaktuje zákazníka z vašeho seznamu neupomínaných.
- Neeskaluje nad úroveň, kterou jste nastavili.
- Neupomene téhož zákazníka dvakrát za totéž v rámci opakovacího okna, které jste zvolili.
- Upomene zákazníka bez vašich údajů — každý dopis nese název vaší firmy, vaše platební údaje a váš podpis, ať ho odesílá vaše ERP, nebo BOTS4.me.
- Nezmění nic ve vašem ERP. AutoCASH pouze čte; nikdy neupravuje fakturu ani nezaznamenává platbu.