Mail2ERP vs. Sales Order Agent v Business Central

⚡ Stručná odpověď

• Sales Order Agent je konverzační asistent uvnitř Business Central. Komunikuje se zákazníkem e-mailem, odpovídá na dotazy na dostupnost, posílá nabídku v PDF a potvrzenou nabídku převede na objednávku, přičemž člověk kontroluje každou odchozí zprávu.
• Mail2ERP je bot pro zadávání objednávek mimo Business Central. Čte příchozí objednávky a poptávky z jakékoli schránky, v mnoha formátech příloh, a přímo vytváří prodejní nabídku nebo prodejní objednávku, aniž by zákazníkovi psal.
• Zvolte agenta, když je prací samotný dialog se zákazníkem. Zvolte Mail2ERP, když je prací přepisování mnoha objednávek z e-mailů, nebo když Vaše objednávky přicházejí jako soubory Excel, Word či skeny, případně do schránky mimo Microsoft 365.

🏢 Co dělá Sales Order Agent (k říjnu 2026)

Podle dokumentace Microsoftu Sales Order Agent sleduje určenou schránku a hledá požadavky zákazníků. Když e-mail vypadá jako žádost o nabídku, agent najde zákazníka, vyhledá Vaše položky, zkontroluje jejich dostupnost, vytvoří prodejní nabídku a připraví odpověď s nabídkou přiloženou jako PDF. Pokud chybí údaje, zeptá se zákazníka e-mailem. Když zákazník potvrdí, převede nabídku na prodejní objednávku.

Jak funguje uvnitř Business Central

• Jedná jako uživatel. Agent běží jako vlastní uživatel Business Central s vlastními oprávněními a profilem, prochází stránky a vyplňuje pole tak, jak by to dělal člověk. Vše, co vytvoří, nese jeho ID uživatele.
• Nejdřív vždy nabídka. Microsoft uvádí, že agent jako první krok vždy vytvoří prodejní nabídku, i když zákazník žádá o objednávku. Lze ho nastavit tak, aby nabídky převáděl na objednávky, aniž by je nejdřív posílal zákazníkovi.
• Lidé zůstávají ve smyčce. Určení uživatelé kontrolují a schvalují odchozí zprávy před odesláním a Business Central zobrazuje časovou osu každého kroku, který agent udělal.
• Identifikace zákazníka je přísná. Agent páruje adresu odesílatele pouze s polem E-Mail na kartách kontaktů. Přeposlaný e-mail se vyhledá podle adresy toho, kdo ho přeposlal, a správného zákazníka připojí ručně člověk.
• Hledání položek je široké. Nejdřív hledá přesná čísla položek, čísla položek dodavatele, GTIN a reference položek, pak využívá atributy a širší hledání v popisech položek, kategoriích a překladech.
• Dostupnost a termíny dodání. Kontroluje dostupnost a může použít logiku capable-to-promise Business Central k navržení nejbližšího realistického data expedice.

Zdokumentované limity

• Čte e-maily ze schránky Microsoft 365 (Exchange); jiné způsoby příjmu e-mailů nejsou podporovány.
• Čte tělo e-mailu a přílohy PDF, PNG a JPG; PDF musí mít nejvýše 20 MB a nejvýše 50 stran.
• Pracuje pouze s prodejními nabídkami a prodejními objednávkami, s řádky typu Item, a podporuje až 15 řádků položek na doklad; více řádků může snížit kvalitu.
• Nevytváří nové položky, kontakty ani zákazníky a neúčtuje doklady. Na požádání umí změnit nabídky, ale ne objednávky.
• Neuvádí ani nemění ceny e-mailem; ceny pocházejí z vlastní cenové logiky Business Central na dokladu.
• Byl ověřen v konkrétních jazycích a účtuje se za použití přes spotřební účtování Microsoftu pro agenty Copilot, které musí nejdřív nastavit administrátor.

🤖 Co dělá Mail2ERP s Business Central

Mail2ERP čte Vaši prodejní schránku a u každého e-mailu rozhodne, zda jde o poptávku, závaznou objednávku, nebo ani jedno. Hlasuje o tom několik nezávislých signálů a oprava, kterou provedete přetažením e-mailu do složky, má vždy přednost a pro daného odesílatele se zapamatuje. Čte řádky produktů z textu e-mailu a ze všech příloh, bez šablon, a páruje je s Vašimi položkami v Business Central.

• Poptávka → prodejní nabídka; objednávka → prodejní objednávka. Závazná objednávka jde rovnou do prodejní objednávky; žádná nabídka mezi tím není.
• Jeden úplný doklad: hlavička i řádky se zapíší jedním voláním. Vlastní reference objednávky zákazníka se zapíše do pole Číslo externího dokladu, text e-mailu se přiloží jako textový soubor a přílohy zákazníka se připojí k dokladu.
• Žádné dvojí zadání: stejná objednávka poslaná dvakrát nebo na dvě adresy se vytvoří jednou.
• Pouze existující položky: každý řádek musí odpovídat položce v Business Central a položky, které jsou tam blokované, se nepřidají.
• Žádné e-maily zákazníkům: Mail2ERP Vašim zákazníkům neodpovídá. Reportuje Vám, každé rozhodnutí zaznamená v dashboardu a ve složce LOGS Vaší schránky a vše, co nedokázal naimportovat, nechá nepřečtené ve Vašem INBOXu.

Připojení je k Business Central online přes standardní API Microsoftu: licencovaný uživatel Business Central se přihlásí svým pracovním účtem Microsoft přes aplikaci BOTS4.me pro Business Central a Mail2ERP jedná s oprávněními tohoto uživatele. Business Central on-premises není podporován.

📊 Vedle sebe

✅ Kdy Sales Order Agent stačí

Vestavěný agent se dobře hodí a možná nebudete potřebovat nic dalšího, když platí většina z těchto bodů:

• Vaše objednávky přicházejí do schránky Microsoft 365, jako text e-mailu, PDF nebo obrázky.
• Vaše typická objednávka má jen pár řádků, hluboko pod zdokumentovanou hranicí 15 řádků.
• Vaši zákazníci očekávají dialog: ptají se, co je skladem, kdy to může odejít, a chtějí nabídku v PDF, než objednají.
• Chcete, aby člověk tak jako tak schvaloval každou zprávu, která jde zákazníkovi.
• Dáváte přednost tomu mít vše uvnitř Business Central a v účtování Microsoftu, bez dalšího dodavatele.

🔧 Kdy se Mail2ERP hodí lépe

• Vaše objednávky přicházejí jako soubory Excel, Word, CSV nebo skeny, nebo jako dlouhá PDF, například z nákupních systémů, které exportují velké objednávky.
• Vaše prodejní schránka není na Microsoft 365, nebo chcete přeposílat objednávky z několika schránek.
• Problémem je objem, ne konverzace. Zákazníci posílají závazné objednávky a očekávají, že budou v systému, ne chat o nich. Mail2ERP vytvoří prodejní objednávku přímo a dialog nechá na Vašem týmu.
• Chcete vše vidět dřív, než to půjde naostro. Demo režim čte Vaše skutečné e-maily a reportuje, co by vytvořil, a nic nezapisuje, dokud nepřepnete na LIVE.
• Chcete automatizovat i další kroky: AutoERP umí expedovat a fakturovat objednávky, které označíte dimenzí BOTS4ME, a Pay2ERP a AutoCASH řeší platby a upomínky.
• Provozujete více než jeden ERP, nebo plánujete přechod, a chcete v nich jeden způsob práce.

⚙️ Nastavení Mail2ERP pro Business Central

• Krok 1: přihlaste se na bots4.me/bots a na kartě Mail2ERP klikněte na Začít bezplatný měsíc Discovery. Platební karta není nutná.
• Krok 2: připojte svou schránku přes Secure Quick Connect (Gmail, Microsoft 365) nebo IMAP, nebo přidejte BOTS4.me Mailbox a přeposílejte do něj objednávky.
• Krok 3: přidejte Business Central jako cílové umístění a přihlaste se licencovaným uživatelem Business Central; zvolte prostředí a společnost. Podrobnosti najdete v průvodci připojením.
• Krok 4: několik dní čtěte Demo reporty, cokoli opravte pomocí složek _Mail2ERP/CENOVA_NABIDKA, _Mail2ERP/OBJEDNAVKY a _Mail2ERP/PRESKOCIT, pak na kartě Ovládání nastavte Režim na LIVE.

Po bezplatném měsíci Mail2ERP sám pokračuje v bezplatném plánu s malým měsíčním objemem (asi pět objednávek nebo poptávek měsíčně) a plán si můžete kdykoli vybrat na stránce produktu.

📚 Související čtení

• Krok za krokem: Jak proměnit objednávky zaslané e-mailem na prodejní objednávky v Business Central.
• Po objednávce: Automatická expedice a fakturace objednávek v Business Central.
• Produkt a průvodce: produktová stránka Mail2ERP a průvodce Mail2ERP.
• Další srovnání: Parseur, Docparser nebo Nanonets vs. Mail2ERP a AI digitalizace dokumentů v Odoo vs. Mail2ERP.
• Skutečná čísla: Případová studie: IMP Kontakt — 32 botů, 3 181 řádků objednávek měsíčně.

🔗 Zdroje

Údaje o Sales Order Agent jsou převzaty z dokumentace Microsoftu ve znění k 29. říjnu 2026. Externí odkazy se otevírají v nové záložce.

• Microsoft Learn — přehled Sales Order Agent
• Microsoft Learn — časté dotazy k Sales Order Agent