AI digitalizace dokumentů v Odoo vs. Mail2ERP

🏢 Co Odoo nabízí vestavěně (k říjnu 2026)

Digitalizace dokumentů v Účetnictví

Odoo Document Digitization používá OCR a AI ke čtení dokumentů a vytváření záznamů s vyplněnými údaji. Podle dokumentace Odoo se zaměřuje hlavně na přijaté faktury dodavatelů a dobropisy a s upraveným nastavením ji lze použít i pro faktury zákazníkům. Soubory přetáhnete do nákupního deníku nebo kliknete na Upload, případně je pošlete na e-mailový alias deníku, ve výchozím stavu adresu začínající vendor-bills@. Každé PDF přiložené k takovému e-mailu se stane novým konceptem přijaté faktury; přes alias deníku se zpracovávají pouze soubory PDF a XML.

• Co čte: dodavatele, referenci faktury, datum faktury, datum splatnosti, bankovní účet, měnu a řádky faktury s popisem, množstvím, cenou a daněmi.
• Kontrola: člověk zkontroluje vytěžená data, v případě potřeby upraví pole a potvrdí. Po zapnutí nastavení lze faktury účtovat automaticky pro každého dodavatele.
• Vazba na nákup: když OCR najde odpovídající otevřenou nákupní objednávku, lze fakturu spárovat s jejími řádky.
• Jak se nabízí: digitalizace je jednou ze služeb In-App Purchase v Odoo; elektronické faktury XML se čtou přímo, bez OCR.

Nahrání v aplikaci Prodej

Dokumentace Odoo k importu nákupních objednávek jako prodejních popisuje v aplikaci Prodej tlačítko Upload: nahrajete soubor nákupní objednávky nebo ho přetáhnete na přehled nabídek a Odoo vygeneruje prodejní objednávku se zákazníkem vyplněným jako kupující a s předvyplněnými řádky produktů, množstvím a cenami. Tento postup je postaven na souborech XML ve formátu UBL exportovaných z jiné databáze Odoo. Stejná stránka zmiňuje, že na přehledu Prodeje lze nahrát i poptávku v PDF přijatou e-mailem, ale nepopisuje, jak se řádky takového PDF čtou.

E-mailové aliasy a aplikace AI

Poštovní brána Odoo vytváří záznamy z příchozí pošty, například lead ze zprávy zaslané na prodejní alias. Příchozí e-mail a jeho přílohy se zaznamenají u záznamu; čtení řádků objednávky z přílohy není součástí tohoto kroku. Aplikace AI v Odoo 19 přidává Ask AI, AI agenty, AI pole, AI třídění dokumentů a AI serverové akce; její dokumentace uvádí, že standardní agent Ask AI nemůže měnit záznamy v databázi. Dokumentace Prodeje pro verzi 19 nemá žádný článek o digitalizaci nákupních objednávek zákazníků.

🤖 Co Mail2ERP dělá v Odoo

Mail2ERP začíná ve schránce, ne v Odoo. Nikdo neotevírá e-mail ani nenahrává soubor: podle plánu v rámci Vašich provozních hodin čte Vaši prodejní schránku, u každého e-mailu rozhodne, zda jde o poptávku, závaznou objednávku, nebo ani jedno, a čte řádky produktů z textu e-mailu a z příloh PDF, Excel, Word, CSV, HTML, obrázků a skenů, v jakémkoli rozvržení a jazyce, bez šablon.

• Poptávka → nabídka, objednávka → potvrzená prodejní objednávka. Odpověď, která uvádí číslo některé z Vašich nabídek, může tuto nabídku změnit na objednávku, když je zapnutá Detekce RFQ.
• Rozhoduje Váš katalog: kódy se párují s Vašimi produkty v Odoo a od plánu Team také podle kódů dodavatele, čárových kódů, katalogových čísel výrobce a referencí zákazníků (Smart Multi-Code Matching).
• Rozhodují Vaše ceny: ceny určují ceníky a daňová pravidla Odoo; cena v e-mailu je jen záložní.
• Jen skuteční zákazníci: Mail2ERP importuje pouze od odesílatelů, kteří jsou zákazníky v Odoo, a nikdy nevytváří produkty.
• Pojistky: řádek, jehož množství nelze spolehlivě přečíst, se přeskočí místo hádání, ceníky, které odpovídají podezřele mnoha produktům, se vyřadí a stejná objednávka poslaná dvakrát se importuje jednou.

Mail2ERP se připojuje k Odoo 13 až 19: Community a Enterprise on-premise, Odoo.sh a Odoo Online. Na Odoo.sh a on-premise nainstalujete bezplatný modul BOTS4.me Connect a připojíte se jedním kliknutím; Odoo Online nepovoluje vlastní Python, takže tam místo toho vytvoříte klíč API, což pro přístup k API vyžaduje plán Custom od Odoo.

📊 Vedle sebe

✅ Kdy vestavěné nástroje Odoo stačí

• Vaším problémem jsou přijaté faktury, ne objednávky zákazníků. Odoo Document Digitization byl postaven přesně pro to, uvnitř Účetnictví, s párováním na Vaše nákupní objednávky. Mail2ERP přijaté faktury dodavatelů nečte.
• Vaši zákazníci také používají Odoo a mohou Vám posílat své nákupní objednávky jako UBL XML, které aplikace Prodej mění na předvyplněné prodejní objednávky.
• Dostáváte pár objednávek týdně a někdo rád každou nahraje, zkontroluje a potvrdí.
• Vyměňujete si elektronické faktury nebo jiné dokumenty XML, které Odoo čte přímo.

🔧 Kdy se Mail2ERP hodí lépe

• Objednávky přicházejí po desítkách nebo stovkách a nikdo by neměl muset každou otevírat, stahovat a nahrávat. Jeden zákazník Mail2ERP, IMP Kontakt, dostává e-mailem tisíce poptávek a objednávek měsíčně.
• Objednávky a poptávky jsou smíchané v jedné schránce a každý e-mail potřebuje rozhodnutí, než lze vytvořit doklad.
• Vaši zákazníci posílají soubory Excel, Word nebo skeny, každý ve vlastním rozvržení a jazyce.
• Jste na Odoo Online, Odoo.sh nebo starší verzi od 13 výše a chcete všude stejné chování.
• Chcete i další kroky: označte importovanou objednávku štítkem AutoERP a AutoERP ji potvrdí, expeduje a vyfakturuje; Pay2ERP a AutoCASH řeší platby a upomínky.

⚙️ Nastavení, Demo režim a nejasné e-maily

• Krok 1: přihlaste se na bots4.me/bots a na kartě Mail2ERP klikněte na Začít bezplatný měsíc Discovery. Platební karta není nutná.
• Krok 2: připojte svou schránku přes Secure Quick Connect (Gmail, Microsoft 365) nebo IMAP, nebo přidejte BOTS4.me Mailbox a přeposílejte objednávky na mail2erp@bots4.me. Viz průvodce připojením.
• Krok 3: připojte Odoo pomocí bezplatného modulu BOTS4.me Connect, nebo pomocí klíče API na Odoo Online. Průvodce instalací konektoru provede obojím.
• Krok 4: Mail2ERP začíná v Demo režimu a posílá Vám e-mailem, co by naimportoval, aniž by do Odoo cokoli zapsal. Až reporty vypadají správně, nastavte na kartě Ovládání Režim na LIVE.

E-maily, které Mail2ERP nedokáže naimportovat, zůstávají nepřečtené ve Vašem INBOXu a karta Záznamy a složka _Mail2ERP/LOGS říkají proč, například produkt, který v Odoo chybí. Odstraňte příčinu a přetáhněte e-mail do _Mail2ERP/CENOVA_NABIDKA nebo _Mail2ERP/OBJEDNAVKY pro nový pokus, nebo do _Mail2ERP/PRESKOCIT a takový druh e-mailu se bude v budoucnu přeskakovat.

📚 Související čtení

• Krok za krokem: Jak automaticky importovat e-mailové objednávky a poptávky do Odoo.
• Po importu: Jak automatizovat potvrzování objednávek, dodávky a fakturaci v Odoo.
• Který hosting lze automatizovat: Odoo Online vs. Odoo.sh vs. on-premise.
• Celkový obraz: Jak automatizovat Odoo od začátku do konce.
• Produkt a průvodce: produktová stránka Mail2ERP a průvodce Mail2ERP.
• Další srovnání: Mail2ERP vs. Sales Order Agent v Business Central a Parseur, Docparser nebo Nanonets vs. Mail2ERP.

🔗 Zdroje

Údaje o Odoo jsou převzaty z oficiální dokumentace Odoo ve znění k 29. říjnu 2026. Externí odkazy se otevírají v nové záložce.

• Dokumentace Odoo 18 — digitalizace dokumentů
• Dokumentace Odoo 18 — EDI import nákupních objednávek jako prodejních
• Dokumentace Odoo 19 — Prodej
• Dokumentace Odoo 19 — AI