Automatizace Dolibarr: e-mailové objednávky, fakturace a upomínky plateb

🎯 Kroky od objednávky po platbu, které Dolibarr nechává na Vás

Dolibarr má všechny doklady, které obchodní firma potřebuje: obchodní nabídky, zákaznické objednávky, zásilky, faktury a platby. Nemá ale nikoho, kdo by každou objednávku posunul z jednoho dokladu na další. Ve většině firem s Dolibarrem je to stále člověk a u každé objednávky se opakuje stejných pár kroků:

• Zadání objednávky: zákazník pošle e-mailem objednávku v PDF nebo Excelu a někdo přepíše produkty a množství do nabídky nebo objednávky.
• Schválení a expedice: někdo objednávku schválí, zkontroluje sklad, vytvoří zásilku a schválí ji.
• Fakturace: někdo z objednávky vytvoří fakturu, ohlídá, aby se fakturovalo jen expedované zboží, a pošle ji zákazníkovi.
• Upomínání: na konci měsíce někdo projde nezaplacené faktury a napíše upomínky, nebo se k tomu nedostane.

Každý krok je sám o sobě rychlý. Dohromady a opakované u každé objednávky zaberou hodiny týdně a krok, na který se zapomene, bývá ten drahý: faktura, která se nikdy neodešle, nebo upomínka, která odejde o měsíc později.

🤖 Kteří boti BOTS4.me pracují s Dolibarrem

Každá ERP aplikace BOTS4.me běží na Dolibarr 23 a novějším. Tato stránka popisuje tři, které spolu řídí prodejní stranu od e-mailu po platbu.

Supplier2ERP, Pay2ERP, Bill2ERP, AutoSTOCK a AutoPURCHASE běží také na Dolibarru a Pay2ERP může jako vstup použít vlastní bankovní řádky Dolibarru. Jedno připojení k Dolibarru slouží všem botům, které spustíte.

📧 Mail2ERP: objednávky z e-mailu na nabídky a zákaznické objednávky

Mail2ERP čte Vaši prodejní schránku, u každého e-mailu rozhodne, zda jde o poptávku, závaznou objednávku, nebo ani jedno, a přečte řádky produktů z textu e-mailu a ze všech příloh: PDF, Excel, Word, CSV, HTML, obrázky a naskenované dokumenty, v jakémkoli rozvržení a jazyce, bez šablon. Každý kód produktu se páruje s referencemi produktů ve Vašem katalogu Dolibarru.

• Poptávka → koncept obchodní nabídky, připravený k ocenění, úpravě a odeslání Vaším obchodním týmem.
• Závazná objednávka → zákaznická objednávka, vytvořená jako koncept a poté schválená.
• Kontakty: osoba, která e-mail napsala, se stane kontaktem zákazníka na dokladu a dodací adresa uvedená v e-mailu se stane dodacím kontaktem.
• Soubory: přílohy zákazníka se připojí k nabídce nebo objednávce.
• Žádné duplicity: každý doklad se označí zdrojovým e-mailem v poli externí reference Dolibarru, takže stejná objednávka poslaná dvakrát se vytvoří jednou.

Mail2ERP nikdy nevytváří třetí strany ani produkty. Odesílatel musí patřit existujícímu zákazníkovi a každý řádek musí odpovídat existujícímu produktu. E-mail, který nelze naimportovat, zůstane nepřečtený ve Vašem INBOXu a záznam Vám řekne proč.

🐙 AutoERP: schválení, expedice a fakturace označených objednávek

AutoERP přebírá rutinní kroky po objednávce. Pracuje pouze s objednávkami, které mu předáte, a předáváte je polem, ne odhadem.

Jak předáte objednávku AutoERP

Dolibarr nedovoluje jiným programům číst štítky prodejní objednávky, proto AutoERP používá pole objednávky s názvem BOTS4.me tags (kód b4mtags). Když je integrační uživatel administrátor, AutoERP pole přidá sám. Jinak ho přidejte jednou: Setup → Modules → Sales Orders → Complementary attributes → New attribute, popisek BOTS4.me tags, kód b4mtags, typ String (1 line), délka 255, vždy upravitelné. Pak do pole napište AutoERP pro zpracování celé objednávky, nebo AutoERP_partial pro zpracování po řádcích. AutoERP do stejného pole přidává vlastní štítky průběhu.

Co se děje při každém běhu

• Potvrzení: označený koncept objednávky se schválí. Když platební podmínka objednávky vyžaduje platbu předem, například “Due on order” nebo podmínka se 100% zálohou, AutoERP vystaví také schválenou zálohovou fakturu na celou objednávku, propojenou s ní.
• Expedice: jakmile je zboží skladem a nastal termín dodání, AutoERP z objednávky vytvoří schválenou zásilku s množstvím, které může odejít. Dolibarr při schválení pohne skladem, pokud to nastavení Vašeho modulu Sklad určuje. Částečné zásilky nechávají zbytek na objednávce.
• Fakturace: AutoERP z objednávky vytvoří jednu schválenou fakturu, skladové produkty fakturuje podle skutečně expedovaného množství a služby podle objednaného množství a odečte zaplacené zálohy. Můžete také zvolit jednu souhrnnou fakturu na zákazníka za den, týden nebo měsíc.

V plánu Business umí AutoERP také pozdržet zásilky pro zákazníky s fakturami po splatnosti, jednou jim to připomenout, a expedovat objednávky po částech. Všechny možnosti najdete v průvodci AutoERP.

💰 AutoCASH: upomínky plateb k fakturám Dolibarru po splatnosti

Ve dnech měsíce, které zvolíte, AutoCASH načte Vaše nezaplacené zákaznické faktury z Dolibarru, seskupí je podle zákazníka a určí, jak moc je každý zákazník po splatnosti. Eskalace je ve výchozím nastavení postupná:

• Začněte zlehka: můžete zapnout jen úroveň 1, vyzkoušet ji v provozu a úrovně 2 a 3 povolit později.
• Nikdy dvakrát kvůli téže věci: stejná úroveň se opakuje až po čekací době a běh, který se zastaví v polovině, nemůže poslat upomínku dvakrát.
• Filtry: minimální částka, minimální počet dní po splatnosti a seznam zákazníků, které nikdy nechcete upomínat automaticky.
• Dva e-maily pro Vás: náhled den předem se seznamem těch, kdo dostanou upomínku, a report potom se seznamem oslovených, na jaké úrovni a ke kterým fakturám.
• Posílá BOTS4.me: protože Dolibarr neumí přes své API posílat e-maily, upomínky posílá BOTS4.me, v jazyce zákazníka. Vlastní zálohové faktury AutoERP k předplaceným objednávkám AutoCASH neupomíná.

⚙️ Nastavení pro Dolibarr krok za krokem

• Krok 1 — Začněte bezplatný měsíc Discovery: přihlaste se na bots4.me/bots a na kartě požadovaného bota klikněte na Začít bezplatný měsíc Discovery. Platební karta není nutná.
• Krok 2 — Zapněte v Dolibarru REST API: Home → Setup → Modules/Applications → zapněte API REST (server).
• Krok 3 — Vytvořte integračního uživatele: v části Users & Groups vytvořte uživatele, například “BOTS4.me Integration”, a dejte mu práva botů, které používáte: Mail2ERP — třetí strany, produkty, obchodní nabídky, prodejní objednávky; AutoERP — prodejní objednávky, zásilky, zákaznické faktury, sklad; AutoCASH — zákaznické faktury, platby, banky. Každý bot potřebuje také přístup pro čtení k Bankám a ke své vlastní kartě uživatele.
• Krok 4 — Vygenerujte klíč API: otevřete kartu uživatele → Modify → pole API key → vygenerovat → Save a klíč zkopírujte.
• Krok 5 — Připojte Dolibarr na bots4.me: zadejte URL svého webu Dolibarr a klíč API, případně číslo entity, pokud používáte modul Multicompany. Úplný postup najdete v průvodci připojením.
• Krok 6 — Pouze AutoERP: přidejte pole objednávky BOTS4.me tags, jak je popsáno výše, pokud integrační uživatel není administrátor.
• Krok 7 — Připojte svou schránku pro Mail2ERP (Gmail a Microsoft 365 přes Secure Quick Connect, ostatní přes IMAP s heslem aplikace), nebo místo toho přeposílejte objednávky do BOTS4.me Mailbox.

🧪 Demo režim, nejasné e-maily a chyby

Každý bot začíná v Demo režimu. Mail2ERP Vám pošle e-mailem nabídku nebo objednávku, kterou by vytvořil, AutoERP nahlásí, které objednávky by schválil, expedoval a vyfakturoval, a AutoCASH Vám pošle úplný seznam zákazníků, kterým by poslal upomínku, aniž by kohokoli z nich kontaktoval. Do Dolibarru se nic nezapíše, dokud nenastavíte Režim na LIVE, který se odemkne po prvním Demo reportu. Stránka Demo režim vysvětluje princip a živé demo dashboardu ukazuje každé nastavení s ukázkovými daty.

• E-maily, které Mail2ERP nedokázal naimportovat, zůstávají nepřečtené ve Vašem INBOXu. Importované se přesunou do _Mail2ERP/ZPRACOVANO.
• Důvod se vždy zaznamená na kartě Záznamy a ve složce LOGS Vaší schránky, například odesílatel, který není zákazníkem v Dolibarru, nebo reference produktu, která neexistuje. Viz průvodce složkou LOGS.
• Opravte to složkami: přetáhněte e-mail do _Mail2ERP/CENOVA_NABIDKA nebo _Mail2ERP/OBJEDNAVKY a zkusí se znovu jako nabídka nebo objednávka, nebo do _Mail2ERP/PRESKOCIT a takový druh e-mailu se bude v budoucnu přeskakovat.
• Problémy s nastavením AutoERP, například chybějící pole BOTS4.me tags nebo vypnutý modul Zásilky, jsou uvedeny v reportu z běhu, takže přesně víte, co opravit.

📅 Bezplatný měsíc Discovery a bezplatný plán

První měsíc každého bota je bezplatný měsíc Discovery bez platební karty. Přepínače označené Discovery na kartě Ovládání jsou zahrnuté a na začátku vypnuté, takže si sami vyberete, co vyzkoušet.

📚 Související čtení

• Produkty: Mail2ERP, AutoERP a AutoCASH.
• Průvodci: průvodce Mail2ERP, průvodce AutoERP, průvodce AutoCASH a průvodce připojením.
• Další open-source ERP: Automatizace ERPNext z e-mailu: objednávky, potvrzení dodavatelů a platby.
• Srovnání přístupů: Parseur, Docparser nebo Nanonets vs. Mail2ERP pro zadávání objednávek do ERP.
• Stejné kroky v jiných ERP: Automatická expedice a fakturace objednávek v Business Central a Jak automatizovat potvrzování objednávek, dodávky a fakturaci v Odoo.
• Souvislosti: Jak fungují systémy ERP a CRM a proč jsme vytvořili BOTS4.me.