BOTS4.me: Automatizace dodavatelských potvrzení do ERP

🎯 Třístupňový systém extrakce

Supplier2ERP nejprve zkouší nejlevnější a nejspolehlivější metodu a k AI sáhne až tehdy, když ji skutečně potřebuje. Každý dokument prochází postupně stejnými třemi stupni.

Stupeň	Co dělá	Kdy se spouští
1	Kotvení podle kódu — najde ve vašich dokumentech kódy produktů porovnáním s katalogem položek ve vašem ERP.	Zkouší se vždy jako první. Nejsou potřeba žádné šablony — funguje od prvního dne, na formátu libovolného dodavatele.
2	Učení vzorů — extrakční pravidla se automaticky uloží poté, co je formát dodavatele jednou zpracován.	Použije se automaticky, jakmile je formát dodavatele již znám — rychleji a bez AI.
3	Ověření pomocí AI — přečte e-mail a přílohy, aby extrahovala nebo potvrdila data.	Pouze pokud kotvení podle kódu a naučené vzory nestačí.

Výsledky se vracejí zpět do učení vzorů. Každý dokument, který Supplier2ERP zpracuje — včetně těch, u kterých musela pomoci AI —, zrychlí zpracování dalšího potvrzení od stejného dodavatele a sníží jeho závislost na AI.

🔄 Jak Supplier2ERP funguje – Vizuální schéma

📧

Potvrzení od dodavatele
dorazí

→

🔍

Kódy produktů
nalezeny

→

📋

Množství, ceny a
termíny přečteny

→

⚖️

Porovnáno s vaší
objednávkou

→

📊

Vy dostanete
zprávu

Kódy se vždy hledají vzhledem k vašemu vlastnímu katalogu položek, takže množství a ceny se čtou z řádků kolem každého kódu, a ne z pevné pozice sloupce — právě to umožňuje Supplier2ERP fungovat už u úplně prvního e-mailu od dodavatele, ještě než pro něj existuje jakákoli šablona.

⚖️ Kontrola odchylek – vaše pojistka

Každé extrahované množství, cena a datum se před zápisem porovnají s vaší objednávkou. Malá, očekávaná odchylka — taková, jaká se stává každý den — může být automaticky přijata. Cokoli většího se pro vás označí a objednávka zůstane nezměněná, dokud ji nezkontrolujete.

Extrahované hodnoty se navíc kontrolují samy o sobě na základní logičnost: záporné množství nebo absurdní cena se do vašeho ERP nikdy nedostane, ať už je potvrzena, nebo ne.

E-mail zůstává viditelný, dokud se nerozhodnete. Potvrzení s označenou odchylkou zůstává nepřečtené — ve vaší INBOX, nebo v _Supplier2ERP/MANUALNE, pokud přišlo přes _Supplier2ERP/NA_IMPORT. Čekající kontrola se nikdy neztratí.

🚀 Začínáme

Připojte svou schránku v dashboardu. Supplier2ERP ji sleduje kvůli příchozím potvrzením od dodavatelů. Nebo přidejte BOTS4.me Mailbox a přeposílejte potvrzení nám — viz Přeposílání nám níže.
Zapněte Supplier2ERP. Spustí se v režimu DEMO — přečte potvrzení od vašich dodavatelů a nahlásí, co by aktualizoval; do vašeho ERP se nic nezapisuje. Bez schránky čte potvrzení, která přepošlete do BOTS4.me Mailbox.
Řekněte Supplier2ERP, od kterých dodavatelů má importovat. Po připojení vašeho ERP si vybere dodavatele, kteří mají otevřené nákupní objednávky, a pošle vám jejich seznam e-mailem; čtou se i kontakty nastavené ve vašem ERP pouze jako dodavatelé. U jakéhokoli jiného dodavatele přetáhněte jeden z jeho e-mailů do _Supplier2ERP/NA_IMPORT — složka se objeví po prvním běhu. Od žádného jiného odesílatele se nic neimportuje.
Nastavte si prahy tolerance — jak velká odchylka v ceně nebo množství může být automaticky přijata, než se označí.
Připojte svůj ERP. Stále v režimu DEMO se skutečná potvrzení párují se skutečnými objednávkami, ale nic se nezapisuje.
Projděte si několik reportů. To, co vidíte, je přesně to, co by se změnilo po spuštění naostro.
Přepněte Režim na LIVE (se zapnutou funkcí Aktualizace ERP). Od té chvíle potvrzená množství, ceny a termíny automaticky aktualizují vaše objednávky.

⚙️ Přehled nastavení dashboardu

Základní funkce

Nastavení	Plán	Co dělá
Párování s ERP	Personal	Páruje extrahovaná data od dodavatele s existujícími objednávkami pomocí čísel objednávek, kódů produktů a informací o dodavateli.
E-mailové reporty	Všechny plány	Jak se dozvíte o potvrzeních, která prošla bez problémů, včetně těch potvrzených přesně podle objednávky: Po každém potvrzení, Jeden e-mail za běh, Denní souhrn nebo Týdenní souhrn. Souhrny uvádějí každého dodavatele, objednávku a řádek objednávky za dané období, s kopií v Excelu, a oznámí i to, že nic nepřišlo. Potvrzení, která vyžadují vaši pozornost, vám vždy pošleme e-mailem hned.
Aktualizace ERP	Personal	Zapisuje potvrzená množství a ceny zpět do vašeho ERP. Vypnuto znamená pouze čtení: rozdíly se jen hlásí, i v režimu LIVE.
Extrakce podle šablon	Personal	Používá šablony naučené z předchozích e-mailů od stejného dodavatele pro rychlejší a přesnější extrakci.
Denní upozornění na zpoždění	Všechny plány	Jednou denně pošle e-mailem dodávky, které jsou po termínu nebo ohrožené. Zvolte Vypnuto, Pouze objednávky potvrzené dodavatelem (objednávky, jejichž potvrzení od dodavatele zpracoval Supplier2ERP) nebo Všechny otevřené objednávky u dodavatelů — každou otevřenou objednávku ve vašem ERP, i bez potvrzení zaslaného e-mailem, plus týdenní přehled (od plánu Personal).
Záložní extrakce pomocí AI	Personal	Když kotvení podle kódu a naučené vzory nenajdou žádné produkty, přečte e-mail a přílohy jako poslední možnost AI (účtováno za každé použití).
Skenované soubory PDF	Personal	Pomocí OCR čte potvrzení od dodavatelů, která přijdou jako sken nebo fotografie místo textu. Vypnuto znamená, že skenované potvrzení je nahlášeno k ručnímu zadání místo přečtení.
Předzpracování	Family	Čte ze skryté fronty spravované aplikací AutoSPAM místo z vaší INBOX. Vyžaduje AutoSPAM se zapnutým předzpracováním.
Automatická aktualizace množství	Family	Umožňuje automatický zápis potvrzených odchylek množství. Vypnuto znamená, že se odchylky nahlásí, ale nikdy se neuplatní.
Automatická aktualizace cen	Business	Umožňuje automatický zápis potvrzených odchylek ceny. Vypnuto znamená, že se odchylky nahlásí, ale nikdy se neuplatní.
Automatické doobjednání	Business	Odmítnutá, zkrácená nebo zpožděná množství jsou navržena jako koncept objednávky u alternativního dodavatele stejného produktu.
Ostré objednávání doobjednávek	Enterprise	Skutečně vytvoří koncepty náhradních objednávek ve vašem ERP, místo aby je jen nahlásil. Nemá žádný účinek, pokud není zapnutý i Automatický náhradní nákup.

Nastavení tolerance a reportování

Nastavení	Výchozí	Co dělá
Max. počet rozdílných položek	5 položek	Kolik řádků objednávky se smí lišit od potvrzení, než se celá objednávka místo automatické aktualizace označí k ruční kontrole.
Max. změna ceny/množství	15%	Největší přípustná změna v procentech pro cenu nebo množství jednoho řádku. Cokoli většího se označí ke kontrole.
Horizont rizika dodávky	7 dnech	Potvrzený termín dodání v rámci tohoto počtu dní se považuje za rizikový a objeví se v denních upozorněních na zpoždění dřív, než skutečně dojde ke zpoždění.
Historie reportu zpoždění	90 dní	Objednávky starší než tato hodnota se nesledují, když je nastavení Denní upozornění na zpoždění na hodnotě Všechny otevřené objednávky u dodavatelů.
Posílat reporty aktualizovaných objednávek na	—	Kdo dostává reporty potvrzení dodavatelů, která prošla bez problémů, a denní nebo týdenní souhrn. Adresy oddělte čárkou; prázdné znamená e-mail vašeho účtu.
Posílat potvrzení k ručnímu zpracování na	—	Kdo dostane report potvrzení, které se použilo jen částečně, selhalo nebo čeká na vaši kontrolu. Posílá se vždy hned, bez ohledu na to, co jste zvolili v poli E-mailové reporty. Adresy oddělte čárkou; prázdné znamená e-mail vašeho účtu.
Posílat reporty zpožděných dodávek na	e-mail vašeho účtu	Kdo dostává reporty zpožděných dodávek a doobjednávek. Oddělte čárkou. Pokud pole necháte prázdné, report zpožděných dodávek dostane e-mail vašeho účtu a e-maily pro vedení.

🛡️ Režimy přístupu

Tři režimy vám umožňují testovat vlastním tempem, přičemž každý dává Supplier2ERP o něco víc přístupu než ten předchozí.

Režim	Přístup	Co se stane
Sandbox demo	Žádné	Pouze ukázkové dokumenty dodavatelů na BOTS4.me/demo. Bez potřeby připojení k ERP.
Demo režim	Schránka + čtení z ERP	Skutečná potvrzení se párují se skutečnými objednávkami. Nic se nezapisuje — reporty ukazují přesně to, co by se změnilo.
Ostrý provoz	Schránka + čtení a zápis do ERP	Plná automatizace: potvrzení se zpracovávají a objednávky se aktualizují automaticky.

⌛ Zpožděné dodávky a automatický náhradní nákup

Dvě funkce se dívají za právě přijaté potvrzení, na objednávky, které na potvrzení stále čekají.

Denní upozornění na zpoždění

Jeden denní e-mail vypisuje řádky objednávek, které jsou po termínu nebo jim ve vašem rizikovém horizontu hrozí zmeškání potvrzeného termínu dodání. Sami si zvolíte, které objednávky sleduje: pouze ty, jejichž potvrzení od dodavatele zpracoval Supplier2ERP, nebo každou otevřenou objednávku ve vašem ERP — včetně objednávek, u nichž dodavatel nikdy neposlal žádné potvrzení. Zpožděné dodávky tak vyjdou najevo dřív, než dorazí na vaši výrobní linku.

Automatické doobjednání

Když dodavatel odmítne nebo zkrátí potvrzené množství, nebo když se dodávka zpozdí po termín, chybějící množství může být navrženo jako koncept objednávky u alternativního dodavatele stejného produktu. Toto začíná v simulačním režimu: návrh se pouze nahlásí e-mailem. Zapnutí Živého zadávání náhradních objednávek vytvoří koncept objednávky ve vašem ERP k vaší kontrole — nikdy se nepotvrdí automaticky.

📊 Jak číst zprávu

✅ Úspěch

Potvrzení plně spárovaná a v Automatizačním režimu už uplatněná ve vaší objednávce.

⚠️ Částečně

Některé řádky se spárovaly, jiné se lišily nad rámec vaší tolerance nebo je nešlo přečíst — označeny ke kontrole.

❌ Neúspěšné / Přeskočené

Nepodařilo se extrahovat nic použitelného, nebo e-mail vůbec nebyl potvrzením od dodavatele — ponecháno ve vaší INBOX, nebo přesunuto do _Supplier2ERP/MANUALNE, pokud přišel přes _Supplier2ERP/NA_IMPORT.

❓ Řešení potíží

Co vidíte	Co to znamená
Potvrzení nebylo spárováno s žádnou objednávkou	Kotvení podle kódu nenašlo žádné kódy produktů, které by rozpoznalo z katalogu vašeho ERP — zkontrolujte, že kódy v dokumentu ve vašem ERP skutečně existují.
Změna množství nebo ceny byla nahlášena, ale nebyla uplatněna	Buď je vypnuto Automaticky aktualizovat množství / Automaticky aktualizovat ceny, nebo je změna větší než váš práh Max. změna ceny/množství.
Označila se celá objednávka místo jen jednoho řádku	Lišilo se více řádků, než dovoluje vaše nastavení Max. odchylek položek.
Náhradní objednávka byla nahlášena, ale nikdy nevznikla	To je tím, že je vypnuté Živé zadávání náhradních objednávek — Automatický náhradní nákup ve výchozím nastavení pouze simuluje.
Formát dodavatele stále pokaždé prochází přes AI	Učení vzorů uloží šablonu poté, co je formát jednou zaznamenán; pokud se to stále nedaří, formát se mezi e-maily možná mění natolik, že se nenajde žádný stabilní vzor.
Zpráva uvádí, že odesílatel není ve vašem ERP známým dodavatelem	Přidejte tuto e-mailovou adresu k dodavateli nebo k jedné z jeho kontaktních osob ve vašem ERP a pak přetáhněte e-mail do `_Supplier2ERP/NA_IMPORT`. V Automatizačním režimu bude načten znovu, i když už byl dříve zpracován. Potvrzení, které uvádí číslo vaší nákupní objednávky, se spáruje i tehdy, když dodavatel už má adresu na doméně firmy odesílatele (neplatí pro adresy u bezplatných e-mailových služeb) — zpráva vám pak připomene novou adresu doplnit.
Zpráva uvádí, že zápis do vašeho ERP selhal, nebo vás žádá o znovuotevření objednávky	Váš ERP změnu odmítl, obvykle proto, že je v něm objednávka uzamčená: vydaná v Business Central, uzavřená v QuickBooks, už vyfakturovaná v Xero nebo už odeslaná v Dolibarr. Pokud váš ERP uvede důvod, zpráva ho zobrazí. Objednávku ve vašem ERP znovu otevřete a pak přetáhněte e-mail do `_Supplier2ERP/NA_IMPORT`. Pokud vás zpráva žádá o ruční změnu, upravte objednávku ve vašem ERP sami.
Datum dodání nebylo aktualizováno	Data dodání v minulosti (obvykle jde o datum objednávky, ne o datum dodání) nebo více než rok dopředu se ignorují. Data příliš daleko v budoucnosti zpráva uvádí; pokud je takové datum skutečné, upravte nákupní objednávku ručně.

📨 Přeposílání nám — schránku připojovat nemusíte

Schránku nemusíte připojovat vůbec. V sekci BOTS4.me/bots → Nastavení → Supplier2ERP klikněte na Přidat zdroj a přidejte BOTS4.me Mailbox — jedno kliknutí, nic není třeba připojovat, žádné heslo. Poté přeposílejte e-maily na supplier2erp@bots4.me. Dokud je zapnutý Demo režim, dostáváte náhled e-mailem; jakmile jej vypnete, Supplier2ERP naostro aktualizuje nákupní objednávku ve Vašem ERP. Potřebujeme tedy jen přístup k Vašemu ERP, nikdy k Vaší schránce.

Kdo smí přeposílat: nastavíte v Supplier2ERP → Ovládání → Přeposlat nám – přijímat e-mail od. Prázdné: pouze e-mailová adresa Vašeho účtu. Vyplněné: přesně adresy, které zadáte (až 6) — nahrazují adresu Vašeho účtu, takže ji přidejte také, pokud přeposíláte i Vy.

Než se cokoli zapíše do Vašeho ERP, ověříme, že e-mail opravdu přišel z Vaší adresy (DKIM). Pokud Váš poskytovatel e-mailu odchozí poštu nepodepisuje, e-mail jednou potvrdíte jedním kliknutím. Každý přeposlaný e-mail smažeme z naší schránky hned po zpracování — nejpozději po 7 dnech, pokud se zpracovat nepodařilo. Využijte to během zkušebního období, nebo natrvalo, pokud nikdy nechcete sdílet přístup ke schránce.

Tentýž e-mail přeposlaný dvakrát se zpracuje jen jednou. Při vypnutém Demo režimu dostane odesílatel po každém přeposlaném e-mailu krátké potvrzení e-mailem: zpracováno, nebo nezpracováno a kde zjistí proč.

📬 Protokol ve vaší schránce

            Kde: každá schránka dostane složku LOGS uvnitř vlastní složky bota, například _Mail2ERP/LOGS. Každý bot má svou vlastní.
Co: stejné řádky jako karta Záznamy, jedna zpráva na každý řádek. Nic se neposílá e-mailem — řádky se zapisují přímo do složky.
Nepřečtené znamená, že je potřeba váš zásah: nepřečtené přicházejí jen řádky, které vyžadují vaše rozhodnutí. Všechny ostatní řádky, včetně varování, přicházejí už přečtené.
Tlačítka na jedno kliknutí: řádky týkající se e-mailu nesou stejná tlačítka jako dashboard. Tlačítko, které e-mail zařadí, nese název cílové složky, například POVOLIT nebo SPAM. Tlačítko otevře krátkou potvrzovací stránku, bez přihlášení, a platí 7 dní. Výsledek přijde jako nový řádek, a tam, kde je to možné, s tlačítkem pro vrácení akce.
Rozhodujte přímo z protokolu: řádek, který čeká na vaše rozhodnutí, ukazuje také názvy příloh e-mailu a jeho prvních několik řádků, takže samotný e-mail většinou otevírat nemusíte.
Údržba: složka uchovává posledních 100 řádků po dobu až 30 dní. Úplný protokol zůstává na vaší nástěnce.
Bezpečné už z principu: pravé zprávy protokolu existují jen ve složkách LOGS, nikdy ve vaší doručené poště, a potvrzovací stránka nikdy nežádá heslo.
Přepínač: Protokol ve vaší schránce, v seznamu funkcí bota na záložce Ovládání. Od plánu Personal je zapnutý ve výchozím nastavení.

          

❓ Často kladené otázky

💡 Složky, které začínají znakem _ (například _Supplier2ERP), vytváří aplikace automaticky — nepřejmenovávejte je ani je nemažte.

Jaké formáty dokumentů jsou podporovány?

PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx), HTML, text těla e-mailu a obrázky pomocí OCR — prakticky jakýkoli formát, který dodavatel pošle.

S jakými ERP systémy funguje?

Odoo, ERPNext, Zoho, Dolibarr, Business Central online, QuickBooks Online, Xero a SAP Business One, každý s vlastní strategií aktualizace — dávkově, po celých objednávkách nebo po jednotlivých položkách. Jakýkoli jiný ERP s API připojíme na vyžádání.

Jak najde kódy mých produktů bez šablony?

Kotvení podle kódu prohledá dokument a hledá kódy, které existují ve vašem vlastním katalogu ERP, poté přečte množství a cenu kolem každého nalezeného kódu. Pro první e-mail od dodavatele není potřeba žádná šablona.

Co když se ceny nebo množství liší od mé objednávky?

Malé odchylky v rámci vaší tolerance mohou být automaticky přijaty; větší se označí a aktualizace se odloží, dokud je nezkontrolujete. E-mail s potvrzením zůstává nepřečtený — ve vaší INBOX, nebo v _Supplier2ERP/MANUALNE, pokud přišel přes _Supplier2ERP/NA_IMPORT — takže je čekající kontrola vidět na první pohled.

Učí se formát dodavatele?

Ano. Po jednom zpracování formátu dodavatele se uloží extrakční pravidla. Budoucí dokumenty od stejného dodavatele se zpracují rychleji, bez potřeby AI.

Kam se dostanou označené nebo neúspěšné e-maily?

Zůstanou nepřečtené ve složce INBOX, abyste je nepřehlédli — nebo, pokud přišly přes _Supplier2ERP/NA_IMPORT, se přesunou do _Supplier2ERP/MANUALNE. Úspěšně zpracovaná potvrzení se ukládají do _Supplier2ERP/ZPRACOVANO.

Supplier2ERP vynechal potvrzení. Mohu ho přimět zkusit to znovu?

Ano. Přetáhněte e-mail do _Supplier2ERP/NA_IMPORT a při dalším běhu bude načten — v Automatizačním režimu i tehdy, když už byl dříve neúspěšně zpracován. Od té chvíle Supplier2ERP importuje také vše od tohoto odesílatele a odesílatel je označen jako dodavatel, takže si ho Mail2ERP nevšímá. Složka se vám vytvoří automaticky, dokud je Supplier2ERP aktivní.

Nechci, aby Supplier2ERP importoval konkrétního dodavatele. Jak to zastavím?

Přetáhněte jeden e-mail od tohoto dodavatele do _Supplier2ERP/NEIMPORTOVAT. Od dalšího běhu už Supplier2ERP od tohoto odesílatele nic neimportuje a e-mail se přesune zpět do složky INBOX (nebo do _Supplier2ERP/MANUALNE, pokud je zapnuta volba Oddělit dodavatele). Odesílatel zůstává označen jako dodavatel, takže ho neimportuje ani Mail2ERP. Reporty zpoždění a náhradní nákup pro tohoto dodavatele fungují dál. Chcete-li to vrátit, přetáhněte e-mail od stejného odesílatele do _Supplier2ERP/NA_IMPORT.

Mohu testovat bez ovlivnění svého ERP?

Ano. V režimu DEMO Supplier2ERP čte vaše nákupní objednávky, ale nic nezapisuje, a úplné reporty ukazují, co by se změnilo. První měsíc zdarma.

Funguje s Mail2ERP?

Ano. Mail2ERP zpracovává příchozí objednávky zákazníků na straně prodeje; Supplier2ERP zpracovává příchozí potvrzení dodavatelů na straně nákupu. Obě sledují vaši schránku.

Používá to AI? My ji používat nesmíme.

Nastavte Režim AI na Vypnuto a nezavolá se žádný jazykový model ani se neodešle žádný dokument poskytovateli AI. Potvrzení, která uvádějí vaše kódy produktů s množstvím v čitelné tabulce, se čtou normálně, porovnáním s katalogem vašeho ERP. Naskenované nebo neobvyklé formáty se předají vám k ruční evidenci, místo aby se odhadovaly. Pokud to váš compliance tým potřebuje písemně, obraťte se na nás a potvrdíme to pro vaši dokumentaci.

Jak pracuje s termíny dodání?

Supplier2ERP získá z dokumentu potvrzené termíny dodání a aktualizuje příslušné položky vaší nákupní objednávky. Podporuje více formátů data.

🔒 Co Supplier2ERP nikdy neudělá

Zapisovat do vašeho ERP v režimu DEMO.
Vytvořit ostrou náhradní objednávku, pokud není zapnuté Živé zadávání náhradních objednávek — výchozí je pouze report.
Spárovat dokument s objednávkou bez předchozího ověření kódů produktů proti vašemu vlastnímu katalogu.
Uplatnit změnu ceny nebo množství nad rámec vámi nastavené tolerance bez jejího označení ke kontrole.
Potvrdit náhradní objednávku vaším jménem — vždy se vytváří jako koncept.
Skrýt před vámi označené nebo nečitelné potvrzení — zůstává nepřečtené ve vaší INBOX nebo v _Supplier2ERP/MANUALNE.