Automatizácia ERPNext z e-mailu: objednávky, potvrdenia dodávateľov a platby

🎯 Kde spoločnosti s ERPNext stále píšu ručne

ERPNext je veľmi dobrý v tom, čo sa deje potom, čo doklad existuje: cenové pravidlá, rezervácie skladu, dodávky, faktúry aj hlavná kniha vychádzajú zo správnej predajnej alebo nákupnej objednávky. Slabé miesto je krok predtým. Väčšina dokladov vzniká ako e-mail od niekoho mimo vašej spoločnosti a ERPNext tieto e-maily za vás čítať nevie.

• Objednávky a dopyty zákazníkov prichádzajú ako prílohy PDF, Excel alebo skeny, každý zákazník s vlastným rozložením. Niekto otvorí každý e-mail a prepíše položky, množstvá a referencie do ponuky alebo predajnej objednávky.
• Potvrdenia objednávok od dodávateľov sa vracajú so zmeneným množstvom, novými cenami alebo neskorším termínom dodania. Niekto ich riadok po riadku porovná s vašou nákupnou objednávkou a aktualizuje ju, alebo sa rozdiely jednoducho prehliadnu.
• Prichádzajúce platby sa objavujú ako bankové oznámenia alebo súbory výpisov. Niekto ku každej platbe nájde správnu predajnú faktúru a zaúčtuje platobný záznam (Payment Entry), často hodinu alebo dve každý deň.

Väčšinou táto práca nevyžaduje úsudok, ale vždy vyžaduje starostlivosť, pretože zlé množstvo alebo platba zaúčtovaná k zlej faktúre spôsobí problémy o týždne neskôr. Presne takúto prácu preberajú traja nižšie uvedení boti.

🤖 Ktorí boti BOTS4.me pracujú s ERPNext

Každá ERP aplikácia BOTS4.me beží na ERPNext 15 a 16. Táto stránka sa zameriava na troch, ktorí menia e-mail na doklady v ERPNext. Tabuľka ukazuje, čo každý z nich číta a čo zapisuje.

AutoERP (potvrdenie, expedícia a fakturácia označených objednávok), AutoCASH (upomienky platieb), Bill2ERP (faktúry dodávateľov ako koncepty prijatých faktúr), AutoSTOCK a AutoPURCHASE bežia tiež na ERPNext. Jedno pripojenie k ERPNext slúži všetkým, takže spustenie ďalšieho bota neskôr nevyžaduje žiadnu novú integračnú prácu.

📧 Mail2ERP: e-maily zákazníkov na ponuky a predajné objednávky

Mail2ERP číta vašu predajnú schránku a pri každom e-maile rozhodne, či ide o dopyt, záväznú objednávku, alebo ani jedno. O rozhodnutí hlasuje niekoľko nezávislých signálov a vaša ručná oprava má vždy prednosť. Potom prečíta riadky produktov z textu e-mailu a zo všetkých príloh, bez šablón, a každý kód spáruje s vašimi položkami v ERPNext.

Čo v ERPNext vytvorí

• Dopyt → koncept ponuky. Váš obchodný tím ju skontroluje, upraví a odošle ako zvyčajne.
• Záväzná objednávka → predajná objednávka, odoslaná. Mail2ERP najprv vytvorí objednávku ako koncept a potom ju odošle (submit), takže vlastná cenová a stavová logika ERPNext prebehne presne ako pri objednávke zadanej človekom.
• Odpoveď na vašu ponuku → predajná objednávka. So zapnutým prepínačom Rozpoznávanie RFQ zmení odpoveď zákazníka, ktorá uvádza číslo niektorej z vašich ponúk a žiada vás o pokračovanie, túto ponuku na odoslanú predajnú objednávku.
• Súbory a kontext: pôvodné prílohy zákazníka sa pripoja k dokladu a text e-mailu sa pridá ako komentár, takže každý, kto ponuku alebo predajnú objednávku otvorí, vidí, odkiaľ pochádza.
• Žiadne dvojité zadanie: ak integračný používateľ smie pridávať vlastné polia, Mail2ERP označí každý vytvorený doklad zdrojovým e-mailom, takže tá istá objednávka preposlaná dvakrát alebo poslaná na dve adresy sa vytvorí raz.

Čo nikdy nerobí

Mail2ERP nikdy nevytvára zákazníka ani položku v ERPNext. Odosielateľ musí patriť existujúcemu zákazníkovi a každý riadok musí zodpovedať položke vo vašom katalógu. Riadok, ktorého množstvo nemožno spoľahlivo prečítať, sa preskočí, nehádá sa, a dostanete e-mail so žiadosťou o jeho ručné doplnenie. So Smart Multi-Code Matching možno riadky párovať aj podľa kódov dodávateľa, čiarových kódov, katalógových čísel výrobcu a vlastných kódov položiek vašich zákazníkov, ktoré ERPNext ukladá ako zákaznícke kódy položiek.

📦 Supplier2ERP: potvrdenia zapísané do vašich nákupných objednávok

Supplier2ERP je zrkadlovým obrazom Mail2ERP na strane nákupu. Číta potvrdenia a avíza dodávok, ktoré posielajú vaši dodávatelia, a zapisuje, čo potvrdili, do zodpovedajúcej nákupnej objednávky v ERPNext.

• Iba odosielatelia, ktorých ste ho naučili. Supplier2ERP číta poštu od odosielateľov z vášho zoznamu dodávateľov. Dodávateľa pridáte tak, že jeden z jeho e-mailov presuniete do priečinka _AutoSPAM/DODAVATEL; kým je zoznam prázdny, nič sa neodfiltruje.
• Nájdenie správnej objednávky. Keď e-mail uvádza číslo vašej nákupnej objednávky, toto číslo má prednosť. Keď nie, Supplier2ERP porovná kódy produktov v e-maile s vašimi otvorenými nákupnými objednávkami u tohto dodávateľa. Ak sa dve objednávky hodia rovnako dobre, nič sa nezapíše a dostanete report.
• Kontroly pred každým zápisom: dáta musia byť vierohodné a počet odlišných riadkov, každý jednotlivý cenový rozdiel aj každý jednotlivý rozdiel v množstve musia zostať v limitoch, ktoré nastavíte. Ak jedna kontrola zlyhá, dostanete namiesto aktualizácie report.
• Ako sa ERPNext aktualizuje: koncept nákupnej objednávky sa uloží s novými hodnotami. Odoslaná nákupná objednávka sa zmení vlastnou funkciou ERPNext Update Items s úplným zoznamom riadkov a potvrdený termín sa stane aj očakávaným dátumom dodania. Uzavreté, dokončené a zrušené objednávky zostávajú bez zmeny.
• Vaše pravidlá rozhodujú: automatické aktualizácie množstiev a cien majú každá svoj prepínač. Dodávateľ, ktorý potvrdí presne to, čo ste objednali, sa zaznamená ako potvrdený, bez akejkoľvek zmeny.

Spracované potvrdenia sa presunú do priečinka _Supplier2ERP/SPRACOVANE vašej schránky; všetko, čo potrebuje človeka, zostane neprečítané vo vašom INBOX-e.

💶 Pay2ERP: prichádzajúce platby zaúčtované k správnym faktúram

Pay2ERP číta prichádzajúce platby, zistí, ktorú z vašich otvorených predajných faktúr každá z nich uhrádza, a zaznamená platbu v ERPNext. Pracuje iba s prichádzajúcimi peniazmi; odchádzajúce platby sa ignorujú.

Odkiaľ platby pochádzajú

• Bankové e-maily: oznámenia alebo výpisy, ktoré vaša banka už posiela. Štruktúrované súbory ako MT940, MT942, CAMT.053, BAI2 a OFX sa čítajú položku po položke; ostatné e-maily sa čítajú z textu.
• Pripojenia k banke a platbám: napríklad Revolut, Wise, Qonto, Mercury, Stripe, PayPal alebo Square.
• Bankové transakcie ERPNext: prichádzajúce, zatiaľ neodsúhlasené transakcie bankových účtov ERPNext, ktoré vyberiete.

Ako sa platba páruje a účtuje

Pay2ERP najprv hľadá referenciu faktúry spolu so sumou. Keď platba nenesie použiteľnú referenciu, vyhľadá platiteľa medzi názvami firiem, ktoré sa naučil, a skontroluje, ktorá kombinácia otvorených faktúr tohto zákazníka dáva dohromady danú sumu. Každé úspešné spárovanie ho niečo naučí, a preto druhý mesiac vyžaduje oveľa menej pozornosti ako prvý.

Pre každú zaplatenú faktúru vytvorí a odošle jeden platobný záznam pomocou vlastného mapovania ERPNext a nikdy nezaplatí viac, než je ešte otvorené. Keď platba pochádza z bankovej transakcie ERPNext, transakcia sa s týmito záznamami odsúhlasí. Platby, ktoré nedokáže spárovať, sa vypíšu v samostatnom e-maile s priloženou pôvodnou správou, aby ich bolo možné zaúčtovať ručne.

⚙️ Nastavenie pre ERPNext krok za krokom

• Krok 1 — Začnite bezplatný mesiac Discovery: prihláste sa na bots4.me/bots a na karte požadovaného bota, napríklad Mail2ERP, kliknite na Začať bezplatný mesiac Discovery. Platobná karta nie je potrebná.
• Krok 2 — Vytvorte v ERPNext integračného používateľa: v časti Users vytvorte používateľa, napríklad “BOTS4.me Integration”, s rolami Sales User, Purchase User, Stock User, Accounts User, Sales Master Manager a Purchase Master Manager. Bez oboch rolí Master Manager ERPNext skrýva ceny pred API.
• Krok 3 — Vygenerujte kľúč a tajný kľúč API: otvorte používateľa, prejdite na kartu Settings → API Access → Generate Keys. Skopírujte tajný kľúč API, ktorý sa zobrazí iba raz, a kľúč API.
• Krok 4 — Pripojte ERPNext na bots4.me: v Nastaveniach → bot → Access Manager → Pridať cieľové umiestnenie → ERP → ERPNext zadajte URL svojho webu ERPNext, kľúč API a tajný kľúč API. Úplný postup nájdete v sprievodcovi pripojením.
• Krok 5 — Pripojte svoju schránku: Gmail a Microsoft 365 sa pripájajú cez Secure Quick Connect; ostatní poskytovatelia cez IMAP s heslom aplikácie. Pre Mail2ERP a Supplier2ERP nemusíte pripájať žiadnu schránku: pridajte BOTS4.me Mailbox ako zdroj a preposielajte doň e-maily.
• Krok 6 — Prečítajte si Demo reporty, potom prejdite na LIVE: každý bot začína v Demo režime a posiela vám e-mailom, čo by zapísal. Keď reporty vyzerajú správne, nastavte na karte Ovládanie Režim na LIVE.

🧪 Demo režim a e-maily, ktoré boti nezvládnu

Každý bot začína v Demo režime. Číta vaše skutočné e-maily a skutočné dáta ERPNext a posiela vám report o tom, čo presne by vytvoril alebo zmenil, ale nič nezapisuje. LIVE sa odomkne po prvom Demo reporte. Ako to všeobecne funguje, uvidíte na stránke Demo režim, alebo si najprv preklikajte živé demo dashboardu s ukážkovými dátami.

Čo sa stane s nejasnými e-mailmi

• Nič nezmizne: e-mail, ktorý bot nedokázal spracovať, zostane neprečítaný vo vašom INBOX-e. Importované e-maily sa presunú do priečinka SPRACOVANE daného bota.
• Každé rozhodnutie sa zaznamená na karte Záznamy v dashboarde a v priečinku LOGS vašej schránky, s dôvodom, napríklad odosielateľ, ktorý nie je zákazníkom v ERPNext, alebo kód položky, ktorý neexistuje. Pozrite návod k priečinku LOGS.
• Opravujte Mail2ERP priečinkami: presuňte e-mail do _Mail2ERP/CENOVA_PONUKA alebo _Mail2ERP/OBJEDNAVKA a skúsi sa znova ako ponuka alebo objednávka, alebo do _Mail2ERP/PRESKOCIT a takýto druh e-mailu sa bude v budúcnosti preskakovať. Oprava sa pre daného odosielateľa zapamätá.
• Nespárované platby vám prídu e-mailom s pôvodnou bankovou správou a potvrdenia dodávateľov mimo vašich limitov zostávajú v INBOX-e, kým ich niekto neskontroluje.

📅 Bezplatný mesiac Discovery a bezplatný plán

Prvý mesiac každého bota je bezplatný mesiac Discovery bez platobnej karty. Prepínače označené Discovery na karte Ovládanie sú v tomto mesiaci zahrnuté a na začiatku vypnuté, takže sami rozhodnete, čo vyskúšať.

📚 Súvisiace čítanie

• Produkty: Mail2ERP, Supplier2ERP a Pay2ERP.
• Návody: návod Mail2ERP, návod Supplier2ERP, návod Pay2ERP a sprievodca pripojením.
• Ďalší open-source ERP: Automatizácia Dolibarr: e-mailové objednávky, fakturácia a upomienky platieb.
• Porovnanie prístupov: Parseur, Docparser alebo Nanonets vs. Mail2ERP na zadávanie objednávok do ERP.
• Ďalšie ERP: Business Central, SAP Business One, Zoho Inventory a Zoho Books a Odoo.
• Súvislosti: Ako fungujú systémy ERP a CRM a skutočné čísla v prípadovej štúdii IMP Kontakt.