Supplier2ERP | Automatizácia objednávok od dodávateľov

🎯 Trojstupňový systém extrakcie

Supplier2ERP najprv skúša najlacnejšiu a najspoľahlivejšiu metódu a k AI siahne až vtedy, keď ju skutočne potrebuje. Každý dokument prechádza postupne rovnakými tromi stupňami.

Stupeň	Čo robí	Kedy sa spúšťa
1	Kotvenie podľa kódu — nájde vo vašich dokumentoch kódy produktov porovnaním s katalógom položiek vo vašom ERP.	Skúša sa vždy ako prvé. Nie sú potrebné žiadne šablóny — funguje od prvého dňa, na formáte ktoréhokoľvek dodávateľa.
2	Učenie vzorov — extrakčné pravidlá sa automaticky uložia po tom, čo je formát dodávateľa raz spracovaný.	Použije sa automaticky, hneď ako je formát dodávateľa už známy — rýchlejšie a bez AI.
3	Overenie pomocou AI — prečíta e-mail a prílohy, aby extrahovala alebo potvrdila údaje.	Iba ak kotvenie podľa kódu a naučené vzory nestačia.

Výsledky sa vracajú späť do učenia vzorov. Každý dokument, ktorý Supplier2ERP spracuje — vrátane tých, pri ktorých musela pomôcť AI —, zrýchli spracovanie ďalšieho potvrdenia od rovnakého dodávateľa a zníži jeho závislosť od AI.

🔄 Ako Supplier2ERP funguje – Vizuálna schéma

📧

Potvrdenie od dodávateľa
príde

→

🔍

Kódy produktov
nájdené

→

📋

Množstvá, ceny a
termíny prečítané

→

⚖️

Porovnané s vašou
objednávkou

→

📊

Vy dostanete
správu

Kódy sa vždy hľadajú vzhľadom na váš vlastný katalóg položiek, takže množstvá a ceny sa čítajú z riadkov okolo každého kódu, a nie z pevnej pozície stĺpca — práve to umožňuje Supplier2ERP fungovať už pri úplne prvom e-maile od dodávateľa, ešte predtým, ako pre neho existuje akákoľvek šablóna.

⚖️ Kontrola odchýlok – vaša poistka

Každé extrahované množstvo, cena a dátum sa pred zápisom porovnajú s vašou objednávkou. Malá, očakávaná odchýlka — taká, aká sa stáva každý deň — môže byť automaticky prijatá. Čokoľvek väčšie sa pre vás označí a objednávka zostane nezmenená, kým ju neskontrolujete.

Extrahované hodnoty sa navyše kontrolujú samy osebe na základnú logickosť: záporné množstvo alebo absurdná cena sa do vášho ERP nikdy nedostane, či už je potvrdená, alebo nie.

E-mail zostáva viditeľný, kým sa rozhodnete. Potvrdenie s označeným rozdielom zostáva neprečítané — vo vašej INBOX alebo v _Supplier2ERP/MANUALNE, ak prišlo cez _Supplier2ERP/NA_IMPORT. Čakajúca kontrola sa nikdy nestratí.

🚀 Začíname

Pripojte svoju schránku v paneli. Supplier2ERP v nej sleduje prichádzajúce potvrdenia od dodávateľov. Alebo pridajte BOTS4.me Mailbox a preposielajte potvrdenia nám — pozrite si Preposlať nám nižšie.
Zapnite Supplier2ERP. Spustí sa v režime DEMO — číta potvrdenia od vašich dodávateľov a hlási, čo by aktualizoval; do vášho ERP sa nič nezapisuje. Bez schránky číta potvrdenia, ktoré preposielate do BOTS4.me Mailbox.
Povedzte Supplier2ERP, od ktorých dodávateľov má importovať. Po pripojení vášho ERP si vyberie dodávateľov, ktorí majú otvorené nákupné objednávky, a pošle vám ich zoznam e-mailom; čítajú sa aj kontakty nastavené vo vašom ERP iba ako dodávatelia. Pri akomkoľvek inom dodávateľovi presuňte jeden z jeho e-mailov do _Supplier2ERP/NA_IMPORT — priečinok sa objaví po prvom behu. Od žiadneho iného odosielateľa sa nič neimportuje.
Nastavte si prahy tolerancie — aká veľká odchýlka v cene alebo množstve môže byť automaticky prijatá, kým sa neoznačí.
Pripojte svoj ERP. Stále v režime DEMO sa skutočné potvrdenia párujú so skutočnými objednávkami, ale nič sa nezapisuje.
Prezrite si niekoľko reportov. To, čo vidíte, je presne to, čo by sa zmenilo po spustení naostro.
Prepnite Režim na LIVE (so zapnutými Aktualizáciami ERP). Od tej chvíle potvrdené množstvá, ceny a termíny automaticky aktualizujú vaše objednávky.

⚙️ Referencia nastavení dashboardu

Základné funkcie

Nastavenie	Plán	Čo robí
Priraďovanie k ERP	Personal	Páruje extrahované údaje od dodávateľa s existujúcimi objednávkami pomocou čísel objednávok, kódov produktov a informácií o dodávateľovi.
E-mailové reporty	Všetky plány	Ako sa dozviete o potvrdeniach, ktoré prešli bez problémov, vrátane tých potvrdených presne podľa objednávky: Po každom potvrdení, Jeden e-mail za beh, Denný súhrn alebo Týždenný súhrn. Súhrny uvádzajú každého dodávateľa, objednávku a riadok objednávky za dané obdobie, s kópiou v Exceli, a oznámia aj to, že nič neprišlo. Potvrdenia, ktoré si vyžadujú vašu pozornosť, vám vždy pošleme e-mailom hneď.
Aktualizácie ERP	Personal	Zapisuje potvrdené množstvá a ceny späť do vášho ERP. Vypnuté znamená iba čítanie: rozdiely sa len hlásia, aj v režime LIVE.
Extrakcia zo šablón	Personal	Používa šablóny naučené z predchádzajúcich e-mailov od rovnakého dodávateľa pre rýchlejšiu a presnejšiu extrakciu.
Denné upozornenia na meškanie	Všetky plány	Raz denne pošle e-mailom dodávky, ktoré sú po termíne alebo ohrozené. Vyberte Vypnuté, Iba objednávky potvrdené dodávateľom (objednávky, ktorých potvrdenie od dodávateľa spracoval Supplier2ERP) alebo Všetky otvorené objednávky u dodávateľov — každú otvorenú objednávku vo vašom ERP, aj bez potvrdenia zaslaného e-mailom, plus týždenný prehľad (od plánu Personal).
Záložná extrakcia pomocou AI	Personal	Keď kotvenie podľa kódu a naučené vzory nenájdu žiadne produkty, prečíta e-mail a prílohy ako poslednú možnosť AI (účtované za každé použitie).
Naskenované súbory PDF	Personal	Pomocou OCR číta potvrdenia od dodávateľov, ktoré prídu ako sken alebo fotografia namiesto textu. Vypnuté znamená, že skenované potvrdenie sa nahlási na ručné zadanie namiesto prečítania.
Predspracovanie	Family	Číta zo skrytého priečinka fronty spravovaného aplikáciou AutoSPAM namiesto z vašej INBOX. Vyžaduje AutoSPAM so zapnutým predspracovaním.
Automatická aktualizácia množstiev	Family	Umožňuje automatický zápis potvrdených odchýlok množstva. Vypnuté znamená, že sa odchýlky nahlásia, ale nikdy sa neuplatnia.
Automatická aktualizácia cien	Business	Umožňuje automatický zápis potvrdených odchýlok ceny. Vypnuté znamená, že sa odchýlky nahlásia, ale nikdy sa neuplatnia.
Automatické doobjednanie	Business	Odmietnuté, skrátené alebo oneskorené množstvá sú navrhnuté ako koncept objednávky u alternatívneho dodávateľa rovnakého produktu.
Ostré objednávanie doobjednávok	Enterprise	Skutočne vytvorí koncepty náhradných objednávok vo vašom ERP, namiesto toho, aby ich iba nahlásil. Nemá žiadny účinok, pokiaľ nie je zapnutý aj Automatický náhradný nákup.

Nastavenia tolerancie a reportovania

Nastavenie	Predvolené	Čo robí
Max. počet rozdielov v položkách	5 položiek	Koľko riadkov objednávky sa smie líšiť od potvrdenia, kým sa celá objednávka namiesto automatickej aktualizácie označí na ručnú kontrolu.
Max. zmena ceny/množstva	15%	Najväčšia prípustná zmena v percentách pre cenu alebo množstvo jedného riadku. Čokoľvek väčšie sa označí na kontrolu.
Horizont rizika dodávky	7 dňoch	Potvrdený termín dodania v rámci tohto počtu dní sa považuje za rizikový a objaví sa v denných upozorneniach na meškanie skôr, než skutočne dôjde k omeškaniu.
História reportu meškaní	90 dní	Objednávky staršie ako táto hodnota sa nesledujú, keď je nastavenie Denné upozornenia na meškanie na hodnote Všetky otvorené objednávky u dodávateľov.
Posielať reporty aktualizovaných objednávok na	—	Kto dostáva reporty potvrdení dodávateľov, ktoré prešli bez problémov, a denný alebo týždenný súhrn. Adresy oddeľte čiarkou; prázdne znamená e-mail vášho účtu.
Posielať potvrdenia na ručné spracovanie na	—	Kto dostane report potvrdenia, ktoré sa použilo len čiastočne, zlyhalo alebo čaká na vašu kontrolu. Posiela sa vždy hneď, bez ohľadu na to, čo ste zvolili v poli E-mailové reporty. Adresy oddeľte čiarkou; prázdne znamená e-mail vášho účtu.
Posielať reporty meškajúcich dodávok na	e-mail vášho účtu	Kto dostáva reporty meškajúcich dodávok a doobjednávok. Oddeľte čiarkou. Ak pole necháte prázdne, report meškajúcich dodávok dostane e-mail vášho účtu a e-maily pre vedenie.

🛡️ Režimy prístupu

Tri režimy vám umožňujú testovať vlastným tempom, pričom každý dáva Supplier2ERP o niečo viac prístupu ako ten predchádzajúci.

Režim	Prístup	Čo sa stane
Sandbox Demo	Žiadne	Iba ukážkové dokumenty dodávateľov na BOTS4.me/demo. Bez potreby pripojenia k ERP.
Demo režim	Schránka + čítanie z ERP	Skutočné potvrdenia sa párujú so skutočnými objednávkami. Nič sa nezapisuje — reporty ukazujú presne to, čo by sa zmenilo.
Režim Live	Schránka + čítanie a zápis do ERP	Plná automatizácia: potvrdenia sa spracúvajú a objednávky sa aktualizujú automaticky.

⌛ Oneskorené dodávky a automatický náhradný nákup

Dve funkcie sa pozerajú za práve prijaté potvrdenie, na objednávky, ktoré na potvrdenie stále čakajú.

Denné upozornenia na meškanie

Jeden denný e-mail vypisuje riadky objednávok, ktoré sú po termíne alebo im vo vašom rizikovom horizonte hrozí zmeškanie potvrdeného termínu dodania. Vyberiete si, ktoré objednávky sleduje: iba tie, ktorých potvrdenie od dodávateľa spracoval Supplier2ERP, alebo každú otvorenú objednávku vo vašom ERP — vrátane objednávok, pri ktorých dodávateľ nikdy neposlal žiadne potvrdenie. Oneskorené dodávky tak vyjdú najavo skôr, než dorazia na vašu výrobnú linku.

Automatické doobjednanie

Keď dodávateľ odmietne alebo skráti potvrdené množstvo, alebo keď sa dodávka oneskorí po termíne, chýbajúce množstvo môže byť navrhnuté ako koncept objednávky u alternatívneho dodávateľa rovnakého produktu. Toto začína v simulačnom režime: návrh sa iba nahlási e-mailom. Zapnutie Živého zadávania náhradných objednávok vytvorí koncept objednávky vo vašom ERP na vašu kontrolu — nikdy sa nepotvrdí automaticky.

📊 Ako čítať správu

✅ Úspech

Potvrdenia plne spárované a v Automatizačnom režime už uplatnené vo vašej objednávke.

⚠️ Čiastočné

Niektoré riadky sa spárovali, iné sa líšili nad rámec vašej tolerancie alebo ich nebolo možné prečítať — označené na kontrolu.

❌ Neúspešné / Preskočené

Nepodarilo sa získať nič použiteľné alebo e-mail vôbec nebol potvrdením od dodávateľa — zostáva vo vašej INBOX alebo sa presunie do _Supplier2ERP/MANUALNE, ak prišiel cez _Supplier2ERP/NA_IMPORT.

❓ Riešenie problémov

Čo vidíte	Čo to znamená
Potvrdenie nebolo spárované so žiadnou objednávkou	Kotvenie podľa kódu nenašlo žiadne kódy produktov, ktoré by rozpoznalo z katalógu vášho ERP — skontrolujte, že kódy v dokumente vo vašom ERP skutočne existujú.
Zmena množstva alebo ceny bola nahlásená, ale nebola uplatnená	Buď je vypnuté Automaticky aktualizovať množstvá / Automaticky aktualizovať ceny, alebo je zmena väčšia než váš prah Max. zmena ceny/množstva.
Označila sa celá objednávka namiesto len jedného riadku	Líšilo sa viac riadkov, než dovoľuje vaše nastavenie Max. odchýlok položiek.
Náhradná objednávka bola nahlásená, ale nikdy nevznikla	To je tým, že je vypnuté Živé zadávanie náhradných objednávok — Automatický náhradný nákup v predvolenom nastavení iba simuluje.
Formát dodávateľa stále zakaždým prechádza cez AI	Učenie vzorov uloží šablónu po tom, čo je formát raz zaznamenaný; ak sa to stále nedarí, formát sa medzi e-mailmi možno mení natoľko, že sa nenájde žiadny stabilný vzor.
Správa uvádza, že odosielateľ nie je vo vašom ERP známym dodávateľom	Pridajte túto e-mailovú adresu k dodávateľovi alebo k jednej z jeho kontaktných osôb vo vašom ERP a potom presuňte e-mail do `_Supplier2ERP/NA_IMPORT`. V Automatickom režime sa načíta znova, aj keď už bol predtým spracovaný. Potvrdenie, ktoré uvádza číslo vašej nákupnej objednávky, sa spáruje aj vtedy, keď dodávateľ už má adresu na doméne firmy odosielateľa (neplatí pre adresy bezplatných e-mailových služieb) — správa vám potom pripomenie novú adresu doplniť.
Správa uvádza, že zápis do vášho ERP zlyhal, alebo vás žiada znovu otvoriť objednávku	Váš ERP zmenu odmietol, zvyčajne preto, že objednávka je v ňom zamknutá: vydaná v Business Central, uzavretá v QuickBooks, už vyfakturovaná v Xero alebo už odoslaná v Dolibarr. Ak váš ERP uvedie dôvod, správa ho zobrazí. Objednávku vo vašom ERP znovu otvorte a potom presuňte e-mail do `_Supplier2ERP/NA_IMPORT`. Ak vás správa žiada o ručnú zmenu, upravte objednávku vo vašom ERP sami.
Dátum dodania nebol aktualizovaný	Dátumy dodania v minulosti (zvyčajne ide o dátum objednávky, nie o dátum dodania) alebo viac ako rok dopredu sa ignorujú. Dátumy príliš ďaleko v budúcnosti správa uvádza; ak je takýto dátum skutočný, upravte nákupnú objednávku ručne.

📨 Preposlať nám — bez potreby pripojenia schránky

Schránku vôbec nemusíte pripájať. V BOTS4.me/bots → Nastavenia → Supplier2ERP kliknite na Pridať zdroj a pridajte BOTS4.me Mailbox — jedným klikom, nič netreba pripájať, žiadne heslo. Potom preposielajte e-maily na supplier2erp@bots4.me. Kým je zapnutý Demo režim, dostanete náhľad e-mailom; keď ho vypnete, Supplier2ERP naozaj aktualizuje nákupnú objednávku vo vašom ERP. Potrebujeme teda len prístup k vášmu ERP, nikdy nie k vašej schránke.

Kto smie preposielať: nastavíte to v Supplier2ERP → Ovládanie → Preposlať nám – prijímať e-maily od. Prázdne: len e-mailová adresa vášho účtu. Vyplnené: presne tie adresy, ktoré zadáte (až 6) — nahrádzajú adresu vášho účtu, preto ju pridajte tiež, ak preposielate aj vy.

Skôr než sa čokoľvek zapíše do vášho ERP, overíme, že e-mail naozaj prišiel z vašej adresy (DKIM). Ak váš poskytovateľ pošty nepodpisuje odchádzajúcu poštu, e-mail raz potvrdíte jedným klikom. Každý preposlaný e-mail sa vymaže z našej schránky hneď po spracovaní — najneskôr po 7 dňoch, ak sa ho nepodarilo spracovať. Používajte ju počas skúšobného obdobia, alebo natrvalo, ak radšej nikdy nezdieľate prístup k schránke.

Ten istý e-mail preposlaný dvakrát sa spracuje len raz. Pri vypnutom Demo režime dostane odosielateľ po každom preposlanom e-maile krátke potvrdenie e-mailom: spracované, alebo nespracované a kde zistí prečo.

📬 Protokol vo vašej schránke

            Kde: každá schránka dostane priečinok LOGS vo vlastnom priečinku bota, napríklad _Mail2ERP/LOGS. Každý bot má svoj vlastný.
Čo: rovnaké riadky ako karta Záznamy, jedna správa na každý riadok. Nič sa neposiela e-mailom — riadky sa zapisujú priamo do priečinka.
Neprečítané znamená, že je potrebný váš zásah: neprečítané prichádzajú len riadky, ktoré si vyžadujú vaše rozhodnutie. Všetky ostatné riadky, aj varovania, prichádzajú už prečítané.
Tlačidlá na jedno kliknutie: riadky týkajúce sa e-mailu majú rovnaké tlačidlá ako dashboard. Tlačidlo, ktoré e-mail zaradí, nesie názov cieľového priečinka, napríklad POVOL alebo SPAM. Tlačidlo otvorí krátku potvrdzovaciu stránku, bez prihlásenia, a platí 7 dní. Výsledok príde ako nový riadok, a kde je to možné, s tlačidlom na vrátenie akcie.
Rozhodujte priamo z protokolu: riadok, ktorý čaká na vaše rozhodnutie, zobrazuje aj názvy príloh e-mailu a jeho prvých niekoľko riadkov, takže samotný e-mail väčšinou nemusíte otvárať.
Údržba: priečinok uchováva posledných 100 riadkov až 30 dní. Úplný protokol zostáva na vašej nástenke.
Bezpečné už z princípu: pravé správy protokolu existujú len v priečinkoch LOGS, nikdy vo vašej doručenej pošte, a potvrdzovacia stránka nikdy nežiada heslo.
Prepínač: Protokoly vo vašej schránke, v zozname funkcií bota na karte Ovládanie. Od plánu Personal je zapnutý predvolene.

          

❓ Často kladené otázky

💡 Priečinky, ktoré začínajú znakom _ (napríklad _Supplier2ERP), vytvára aplikácia automaticky — nepremenúvajte ich ani ich nemažte.

Aké formáty dokumentov sú podporované?

PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx), HTML, text tela e-mailu a obrázky pomocou OCR — prakticky akýkoľvek formát, ktorý dodávateľ pošle.

S ktorými ERP systémami funguje?

Odoo, ERPNext, Zoho, Dolibarr, Business Central online, QuickBooks Online, Xero a SAP Business One, každý s vlastnou stratégiou aktualizácie — dávkovo, celou objednávkou alebo po jednotlivých položkách. Akýkoľvek iný ERP systém s API pripojíme na požiadanie.

Ako nájde kódy mojich produktov bez šablóny?

Kotvenie podľa kódu prehľadá dokument a hľadá kódy, ktoré existujú vo vašom vlastnom katalógu ERP, potom prečíta množstvo a cenu okolo každého nájdeného kódu. Pre prvý e-mail od dodávateľa nie je potrebná žiadna šablóna.

Čo ak sa ceny alebo množstvá líšia od mojej objednávky?

Malé rozdiely v rámci vašej tolerancie sa môžu prijať automaticky; väčšie sa označia a aktualizácia sa preskočí, kým ich neskontrolujete. E-mail s potvrdením zostáva neprečítaný — vo vašej INBOX alebo v _Supplier2ERP/MANUALNE, ak prišiel cez _Supplier2ERP/NA_IMPORT — takže čakajúcu kontrolu uvidíte na prvý pohľad.

Učí sa formát dodávateľa?

Áno. Po jednom spracovaní formátu dodávateľa sa uložia extrakčné pravidlá. Budúce dokumenty od rovnakého dodávateľa sa spracujú rýchlejšie, bez potreby AI.

Kam sa dostanú označené alebo neúspešné e-maily?

Zostávajú neprečítané vo vašej INBOX, aby vám neunikli — alebo, ak prišli cez _Supplier2ERP/NA_IMPORT, presunú sa do _Supplier2ERP/MANUALNE. Úspešne spracované potvrdenia sa zakladajú do _Supplier2ERP/SPRACOVANE.

Supplier2ERP vynechal potvrdenie. Môžem ho prinútiť skúsiť to znova?

Áno. Presuňte e-mail do _Supplier2ERP/NA_IMPORT a pri ďalšom spustení sa načíta — v Automatickom režime aj vtedy, keď už predtým jeho spracovanie zlyhalo. Odvtedy Supplier2ERP importuje aj všetko od tohto odosielateľa a odosielateľ sa označí ako dodávateľ, takže ho Mail2ERP nechá tak. Priečinok sa vytvorí automaticky, kým je Supplier2ERP aktívny.

Nechcem, aby Supplier2ERP importoval konkrétneho dodávateľa. Ako to zastavím?

Presuňte jeden e-mail od tohto dodávateľa do _Supplier2ERP/NEIMPORTOVAT. Od ďalšieho spustenia Supplier2ERP od tohto odosielateľa už nič neimportuje a e-mail sa presunie späť do vašej INBOX (alebo do _Supplier2ERP/MANUALNE, ak je zapnuté Oddeliť dodávateľov). Odosielateľ zostáva označený ako dodávateľ, takže ho neimportuje ani Mail2ERP. Hlásenia o oneskorení a opakované nákupy pre tohto dodávateľa fungujú ďalej. Ak to chcete vrátiť, presuňte e-mail od toho istého odosielateľa do _Supplier2ERP/NA_IMPORT.

Môžem testovať bez ovplyvnenia môjho ERP?

Áno. V režime DEMO Supplier2ERP číta vaše nákupné objednávky, ale nič nezapisuje, a úplné reporty ukazujú, čo by sa zmenilo. Prvý mesiac zadarmo.

Funguje s Mail2ERP?

Áno. Mail2ERP spracúva prichádzajúce objednávky zákazníkov na strane predaja; Supplier2ERP spracúva prichádzajúce potvrdenia dodávateľov na strane nákupu. Obe sledujú vašu schránku.

Používa to AI? My ju používať nesmieme.

Nastavte Režim AI na Vypnuté a nezavolá sa žiadny jazykový model ani sa neodošle žiadny dokument poskytovateľovi AI. Potvrdenia, ktoré uvádzajú vaše kódy produktov s množstvami v čitateľnej tabuľke, sa čítajú normálne, porovnaním s katalógom vášho ERP. Naskenované alebo nezvyčajné formáty sa odovzdajú vám na ručnú evidenciu, namiesto toho, aby sa odhadovali. Ak to váš compliance tím potrebuje písomne, obráťte sa na nás a potvrdíme to pre vašu dokumentáciu.

Ako pracuje s dodacími termínmi?

Supplier2ERP získa z dokumentu potvrdené dodacie termíny a aktualizuje príslušné položky vašej nákupnej objednávky. Podporuje viacero formátov dátumu.

🔒 Čo Supplier2ERP nikdy neurobí

Zapisovať do vášho ERP v režime DEMO.
Vytvoriť ostrú náhradnú objednávku, pokiaľ nie je zapnuté Živé zadávanie náhradných objednávok — predvolené je iba report.
Spárovať dokument s objednávkou bez predchádzajúceho overenia kódov produktov proti vášmu vlastnému katalógu.
Uplatniť zmenu ceny alebo množstva nad rámec vami nastavenej tolerancie bez jej označenia na kontrolu.
Potvrdiť náhradnú objednávku vaším menom — vždy sa vytvára ako koncept.
Skryť pred vami označené alebo nečitateľné potvrdenie — zostáva neprečítané vo vašej INBOX alebo v _Supplier2ERP/MANUALNE.