Prípadová štúdia: Ako IMP Kontakt spracuje mesačne 4 700 objednávok a dopytov z e-mailu bez jediného prepisovania
B2B distribútor s obratom 3,5 mil. EUR, ktorý v máji 2024 začal so šiestimi botmi BOTS4.me a dnes ich prevádzkuje 32 — v ostrej prevádzke každý pracovný deň
IMP Kontakt spol. s r.o. je európsky B2B distribútor priemyselných komponentov. Jeho zákazníci objednávajú tak ako väčšina B2B zákazníkov: e-mailom, v prílohách PDF, Excel a v skenoch, v niekoľkých jazykoch. Od mája 2024 ich najprv číta bot a ľudia riešia len to, čo bot sám nevyrieši. Takto vyzerá nastavenie, čo každý mesiac zvláda a čo tím stále robí ručne.
📊 V číslach
📥 Problém: plná schránka ešte nie je predajná objednávka
Distribútor žije z malých, častých objednávok. Každá prišla ako príloha: PDF z ERP jedného zákazníka, excelová tabuľka od druhého, odfotený objednávkový formulár od tretieho. Každý riadok bolo treba prečítať, každý kód produktu spárovať s katalógom, každé množstvo a cenu zadať do ERP. Dopyty chodili do tej istej schránky a vyžadovali rovnakú prácu, kým na ne mohol ktokoľvek odpovedať.
Rovnaký vzorec sa opakoval v nákupe (potvrdenia dodávateľov na porovnanie s otvorenými nákupnými objednávkami), v účtovníctve (bankové výpisy na párovanie s faktúrami) aj pri vymáhaní pohľadávok (faktúry po splatnosti na upomínanie). Nič z toho nebolo zložité. Všetko to bol objem – a práve z objemu vznikajú chyby a oneskorenia.
Spoločnosť používa ERP OFFERIS, nie Odoo. Je to dôležité z jediného dôvodu: tu opísané boty pracujú cez vrstvu ERP konektorov, takže rovnaké nastavenie platí pre Odoo 13–19, ERPNext 15–16, Zoho, Dolibarr 23+, Business Central online, QuickBooks Online, Xero, SAP Business One a každý ďalší ERP, ktorý BOTS4.me pridá.
⚙️ Odkiaľ sa začínalo: šesť botov na jednej schránke
Firma začínala s týmito šiestimi botmi. Každý bot sleduje firemnú schránku a vybavuje jednu úlohu od začiatku do konca. Do prevádzky šli jeden po druhom, každý najprv v Demo režime, a do ostrej prevádzky boli prepnutí, keď sa reporty „čo by urobil“ zhodovali s očakávaním tímu. Dnes IMP Kontakt prevádzkuje z BOTS4.me 32 botov.
- Mail2ERP — číta každú prichádzajúcu prílohu s objednávkou alebo dopytom, páruje kódy zákazníkov a produktov s katalógom v ERP, rozpoznáva duplicity a zakladá objednávku alebo ponuku v ERP s úplnou auditnou stopou. E-maily, ktoré nedokáže vyriešiť, zostávajú v schránke pre človeka.Približne 4 700 dopytov a objednávok mesačne.
- Supplier2ERP — číta potvrdenia objednávok od dodávateľov a aktualizuje množstvá, ceny a termíny dodania v príslušných nákupných objednávkach; oneskorené a čiastočné potvrdenia označí namiesto toho, aby ich potichu prijal.Uzatvára okruh od skladu k dodávateľovi.
- Pay2ERP — každý deň páruje prichádzajúce bankové platby s otvorenými faktúrami a zaúčtuje ich v ERP; k účtovnému tímu sa dostanú len nespárované platby.Stovky platieb denne, výnimky sa kontrolujú ručne.
- AutoCASH — vyhľadáva faktúry po splatnosti a posiela stupňované upomienky podľa harmonogramu firmy, v jazyku zákazníka, bez AI.
- AutoSPAM — udržiava zdieľanú schránku čistú, aby ostatné boty aj obchodný tím videli len skutočnú poštu od zákazníkov a dodávateľov.
- Mail2CLOUD — zálohuje každý e-mail a prílohu šifrovane do vlastného cloudového úložiska firmy ako auditnú kópiu.
👥 Čo tím stále robí ručne
Automatizácia ľudí z procesu neodstránila; zmenila to, na čo sa pozerajú. Obchod kontroluje e-maily, ktoré Mail2ERP nedokázal vyriešiť – typicky nových zákazníkov, nezvyčajné kódy produktov alebo objednávku, ktorá obsahuje aj otázku. Účtovníctvo kontroluje platby, ktoré Pay2ERP nedokázal spárovať. Nákup vidí potvrdenia dodávateľov, ktoré sa líšia od objednávky. Všetko ostatné beží samo a každý beh končí e-mailovým reportom so zoznamom toho, čo sa urobilo.
Opravy sa vracajú do systému: presunutie e-mailu do správneho priečinka v schránke naučí boty, ako s daným odosielateľom alebo vzorom nabudúce naložiť, takže zoznam výnimiek sa mesiac po mesiaci skracuje.
🧭 Čo bolo potrebné
- Žiadny vývoj na mieru. Boty sa k ERP pripájajú cez vrstvu konektorov BOTS4.me a k schránke cez IMAP alebo OAuth; konfigurácia sa robí v dashboarde na bots4.me/bots.
- Najprv Demo režim. Každý bot istý čas vytváral reporty „čo by urobil“, kým mu bol povolený zápis do ERP.
- Jeden bot po druhom. Mail2ERP išiel prvý, pretože objednávky z e-mailu boli najväčším nákladom; boty pre nákup, platby a upomienky nasledovali, keď sa osvedčil.
- Spätná väzba cez priečinky. Tím učí boty presúvaním e-mailov, nie úpravou pravidiel.
📚 Čítajte ďalej
Pozrite sa, čo by urobil s vašou schránkou — prvý mesiac zadarmo
Zapnite Mail2ERP v Demo režime na vlastnej schránke a prečítajte si report o tom, čo by tento týždeň vytvoril. Nič sa nezapíše, kým to neschválite.