Ako automaticky importovať e-mailové objednávky a RFQ do Odoo

🎯 Prečo je ručné zadávanie objednávok do Odoo také drahé

Každá e-mailom zaslaná objednávka vyzerá inak. Jeden zákazník pošle čisté PDF, ďalší excelovú tabuľku s vlastným rozložením stĺpcov, tretí odfotí podpísaný formulár a priloží fotografiu. Človek musí otvoriť každý e-mail, nájsť produkty, množstvá, referencie a dodacie termíny a potom všetko prepísať do Odoo. Tento proces má tri skryté náklady:

• Čas: bežná viacriadková objednávka môže zabrať niekoľko minút, kým sa správne zadá. Pri desiatkach objednávok denne je to práca na plný úväzok, ktorá neprináša nič nové — len presúva údaje z jednej obrazovky na druhú.
• Chyby: zle napísané množstvo alebo nesprávny kód produktu sa zmení na nesprávnu dodávku, dobropis a nespokojného zákazníka. Chyby pri ručnom zadávaní vyjdú najavo neskoro, keď je ich náprava najdrahšia.
• Oneskorenie: objednávky prijaté v piatok večer zostávajú nespracované až do pondelka. Cenové ponuky zodpovedané o deň neskôr sú ponuky stratené v prospech rýchlejších konkurentov.

Ani objem býva zriedka malý. Jeden reálny zákazník Mail2ERP, IMP Kontakt, dostáva e-mailom tisíce dopytov RFQ a objednávok mesačne — objem práce, ktorý by nebolo možné napísať ručne bez špecializovaného tímu na zadávanie údajov.

🔍 Čo používatelia Odoo zvyčajne skúšajú najprv

Vstavaná e-mailová brána Odoo

Odoo dokáže vytvárať záznamy z prichádzajúcich e-mailov priamo po inštalácii. Funguje dobre na to, na čo bolo navrhnuté: zaznamená e-mail a otvorí príležitosť alebo prázdnu cenovú ponuku. Čo však nerobí, je čítanie prílohy. PDF s dvadsiatimi riadkami objednávky je pripojené k záznamu — a človek ho aj tak musí otvoriť a napísať každý riadok.

Skripty na mieru a šablónové OCR

Niektoré spoločnosti vytvárajú parsery pre dokumenty svojich najväčších zákazníkov. Tie fungujú, kým zákazník nezmení rozloženie, nepridá stĺpec alebo kým nepríde nový zákazník s úplne iným formátom. Extrakcia založená na šablónach znamená trvalú údržbu: každá variácia dokumentu je nová vývojárska požiadavka.

Konektory typu Zapier

Univerzálne automatizačné platformy dokážu presunúť e-mail do Odoo, no zápasia s tou ťažkou časťou — porozumením neštruktúrovanej prílohe v neznámom rozložení a jazyku, spárovaním voľného textového popisu produktov s vašimi skutočnými kódmi produktov v Odoo a rozpoznaním, či je dokument objednávka alebo žiadosť o cenovú ponuku. Navyše pridávajú vrstvu middleware medzi vašu schránku a váš ERP.

⚙️ Automatizovaná cesta: nastavte Mail2ERP pre Odoo za 5 minút

Tu je kompletné nastavenie od začiatku do konca:

• Krok 1 — Začnite bezplatný mesiac Discovery: Prihláste sa na bots4.me/bots, na karte Mail2ERP kliknite na Začať bezplatný mesiac Discovery a raz prijmite Podmienky — bez platobnej karty.
• Krok 2 — Pripojte e-mail: použite Secure Quick Connect. Gmail/Google Workspace a Office 365 sa pripájajú cez spravovaný OAuth dvoma kliknutiami; Yahoo a ktorýkoľvek iný poskytovateľ fungujú cez IMAP s heslom aplikácie. Medzi vašou schránkou a botom nie je žiadny middleware.
• Krok 3 — Pripojte Odoo: nainštalujte bezplatný modul BOTS4.me Connect (podporuje Odoo 13–19). Na Odoo.sh a on-premise dostanete plný Python konektor, ktorý sa raz nainštaluje a pripojí jedným kliknutím. Odoo Online zakazuje vlastný Python, preto tam vytvoríte API kľúč v Settings → Users & Companies → Users → váš používateľ → Account Security a vložíte ho na bots4.me v Nastavenia → Mail2ERP → Access Manager → Pridať cieľové umiestnenie → ERP → Odoo. Odoo Online potrebuje na prístup k API plán Custom od Odoo.
• Krok 4 — Začnite v režime DEMO: Mail2ERP spracuje vaše skutočné e-maily a pošle vám e-mailom presne to, čo by importoval — no do Odoo nič nezapíše. Keď DEMO reporty vyzerajú správne, nastavte na karte Ovládanie Režim na LIVE — odomkne sa po prvom e-maile s DEMO reportom.
• Krok 5 — Postupne zvyšujte úroveň prístupu: prejdite od prístupu len k e-mailu, cez prístup na čítanie do Odoo (párovanie s vašimi skutočnými zákazníkmi a produktmi), až po plný produkčný zápis — až keď si budete istí.
• Krok 6 — Naučte ho svoje výnimky: presuňte e-maily do priečinkov _Mail2ERP/CENOVA_PONUKA, _Mail2ERP/OBJEDNAVKA alebo _Mail2ERP/NEIMPORTOVAT vo svojej schránke. Jeden presun naučí bota, ako v budúcnosti zaobchádzať so vzorom tohto odosielateľa.

🧭 Vyskúšajte to v bezplatnom mesiaci Discovery

Prvý mesiac Mail2ERP je bezplatný mesiac Discovery: objem využitia plánu Personal s funkciami Oddeliť externé, Inteligentné párovanie viacerých kódov a Rozpoznávanie RFQ odomknutými na vyskúšanie, bez platobnej karty. Takto sa v rámci neho dostanete od nuly k prvej importovanej objednávke.

Deň 1 — Spustenie a pripojenie

• Prihláste sa na bots4.me/bots, na karte Mail2ERP kliknite na Začať bezplatný mesiac Discovery a raz prijmite Podmienky — bez platobnej karty.
• Otvorte Nastavenia (ozubené koliesko) → Mail2ERP → Access Manager → Pridať zdroj a pripojte svoju schránku. Gmail a Microsoft 365 používajú Secure Quick Connect; ostatní poskytovatelia sa pripájajú cez IMAP s heslom aplikácie — pozrite si sprievodcu pripojením.
• Alebo nepripájajte žiadnu schránku: kliknite na Pridať zdroj a pridajte BOTS4.me Mailbox (jedno kliknutie, bez hesla) a potom preposielajte e-maily s objednávkami na mail2erp@bots4.me z e-mailovej adresy svojho účtu. Ďalších odosielateľov môžete povoliť v poli Preposlať nám – prijímať e-maily od na karte Ovládanie.
• Pripojte Odoo: v tom istom Access Manager kliknite na Pridať cieľové umiestnenie → ERP → Odoo alebo nainštalujte v Odoo bezplatný modul BOTS4.me Connect a stlačte Pripojiť. V Odoo Online namiesto toho vložíte API kľúč.
• Odoo Online potrebuje na prístup k API plán Custom od Odoo.
• S API kľúčom dajte tomuto používateľovi Odoo práva Sales (Administrator), Contact Creation a Purchase (User).

Deň 1 — Skontrolujte kartu Ovládanie

• Režim: Mail2ERP začína v režime DEMO. Pri každej objednávke alebo dopyte, ktoré prečíta, vám pošle e-mailom, čo by importoval, a do Odoo sa nič nezapíše. V režime LIVE vytvára skutočné cenové ponuky a predajné objednávky.
• Prevádzkové hodiny a víkendy: Mail2ERP beží iba v týchto hodinách, ktoré sú na začiatku nastavené na pracovné hodiny v pracovné dni. Rozšírte ich a zapnite Víkendy, ak sa majú importovať aj večerné a víkendové objednávky.
• Režim AI: mesiac Discovery zahŕňa AI úrovne Essential. S Režimom AI Vypnuté sa kódy produktov, množstvá a ceny čítajú iba podľa pravidiel a nič sa neposiela poskytovateľovi AI.
• Funkcie Mail2ERP: všetky formáty súborov, E-mailové reporty a Protokol vo vašej schránke sú už zapnuté.
• Prepínače so štítkom Discovery na karte Ovládanie sú súčasťou bezplatného mesiaca a na začiatku sú vypnuté — zapnite tie, ktoré chcete vyskúšať.
• Pre Mail2ERP sú to Oddeliť externé (neznámi odosielatelia idú do _Mail2ERP/INE namiesto toho, aby zostali vo vašom INBOX-e), štyri prepínače Inteligentného párovania viacerých kódov (Kódy dodávateľa, Čiarové kódy, Katalógové číslo výrobcu, Referencie zákazníka) a Rozpoznávanie RFQ (z odpovede, ktorá cituje číslo vašej cenovej ponuky, urobí objednávku).

Deň 1 — Pošlite testovaciu objednávku

Mail2ERP importuje iba od odosielateľov, ktorí sú zákazníkmi v Odoo, a produkty hľadá podľa kódov vo vašom katalógu. Na prvý test pošlite objednávku z e-mailovej adresy, ktorá patrí kontaktu zákazníka v Odoo, a uveďte dva či tri kódy produktov (Internal Reference v Odoo) s množstvami — v texte e-mailu alebo ako prílohu PDF či Excel. Po ďalšom behu príde DEMO report a rozhodnutie sa zobrazí na karte Záznamy a v priečinku _Mail2ERP/LOGS vo vašej schránke.

Týždeň 1 — Naučte ho a potom prejdite na LIVE

• Niekoľkokrát denne sa pozrite do INBOX-u: e-maily, ktoré Mail2ERP nedokázal importovať, tam zostávajú neprečítané; importované sa presúvajú do _Mail2ERP/SPRACOVANE. Riadok logu vám povie prečo, napríklad odosielateľ, ktorý nie je zákazníkom v Odoo, alebo žiadne nájdené kódy produktov.
• Opravujte pomocou priečinkov: presuňte e-mail do _Mail2ERP/CENOVA_PONUKA alebo _Mail2ERP/OBJEDNAVKA, aby sa znova spracoval ako cenová ponuka alebo objednávka, do _Mail2ERP/NEIMPORTOVAT, aby sa takýto druh e-mailov v budúcnosti preskočil, alebo do _Mail2ERP/DODAVATEL, aby sa odosielateľ, napríklad dodávateľ, už nikdy neimportoval. Názvy priečinkov sa riadia jazykom vašej aplikácie.
• Keď DEMO reporty vyzerajú správne, nastavte na karte Ovládanie Režim na LIVE — odomkne sa po prvom e-maile s DEMO reportom.

📅 Ako vyzerá každodenná prevádzka

Po spustení ostrej prevádzky Mail2ERP spracúva novú poštu podľa vami zvoleného plánu, v rámci prevádzkových hodín, ktoré určíte. Číta PDF, Excel, Word, CSV, HTML, obrázky a naskenované dokumenty či odfotené objednávky cez OCR — v akomkoľvek jazyku alebo písme, bez šablón. Každý e-mail sa klasifikuje ako RFQ alebo objednávka, spáruje sa s vaším katalógom Odoo (od plánu Family aj podľa čiarových kódov, katalógových čísel výrobcu a referencií zákazníka — Inteligentné párovanie viacerých kódov) a zapíše sa do Odoo s kompletnou audítorskou stopou.

• Úspešné importy sa zakladajú do priečinka SPRACOVANE — cenová ponuka alebo predajná objednávka už čaká v Odoo.
• Čokoľvek nejednoznačné zostáva vo vašom INBOX-e, neprečítané, takže nič nikdy nezmizne z dohľadu. Odstráňte príčinu (napríklad pridajte chýbajúci produkt do Odoo) a presuňte e-mail do _Mail2ERP/CENOVA_PONUKA alebo _Mail2ERP/OBJEDNAVKA — pri ďalšom behu sa spracuje znova.
• Detekcia duplikátov zabraňuje dvojitému zadaniu, keď zákazník píše na dve adresy alebo prepošle tú istú objednávku dvakrát.
• Reporty a logy: E-mailové reporty vám pošlú krátky report za každý dokument importovaný do Odoo, karta Záznamy na dashboarde ukazuje každé rozhodnutie bota a tie isté riadky sa objavia v priečinku _Mail2ERP/LOGS vo vašej schránke. Každá funkcia sa dá prepínať samostatne, Režim AI siaha od Vypnutého po úroveň, ktorú obsahuje váš plán, a Napájanie bota všetko okamžite vypne.

Platforma je hostovaná v EÚ a navrhnutá pre GDPR, ponúka 2FA a poskytuje reporty, logy a priečinky schránky v 31 jazykoch. Jedno pripojenie slúži všetkým aplikáciám BOTS4.me, ktoré pracujú s Odoo, takže neskoršie pridanie vybavovania objednávok alebo automatizácie platieb si nevyžaduje žiadnu novú integračnú prácu.

🌍 Funguje aj mimo Odoo

Tento návod cieli na Odoo, ale Mail2ERP beží aj na ERPNext 15 a 16, Zoho (Books / Inventory), Dolibarr 23 a novší, Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero a SAP Business One. Akýkoľvek iný ERP systém s API — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite a ďalšie — pripojíme na požiadanie. Ak váš systém chýba, kontaktujte nás.

📚 Súvisiace príručky pre automatizáciu Odoo

• Ďalší krok po importe: Ako automatizovať potvrdzovanie objednávok, dodávky a fakturáciu v Odoo — označte importovanú objednávku štítkom AutoERP a AutoERP ju potvrdí, odošle a vyfakturuje.
• Zrkadlový obraz na strane nákupu: Ako automaticky importovať dodávateľské potvrdenia objednávok do Odoo — rovnaká myšlienka aplikovaná na e-maily vašich dodávateľov.
• Uzavrite peňažný kolobeh: Ako automatizovať upomienky platieb v Odoo — stupňujúce sa upomínanie faktúr, na ktoré sa tieto objednávky zmenia.
• Podrobnosti o konektore: Ako pripojiť Odoo k BOTS4.me (Odoo 13–19).
• Celkový obraz: Ako automatizovať Odoo od začiatku do konca: od e-mailovej objednávky po uhradenú faktúru.

🔗 Zdroje a ďalšie čítanie

Oficiálna dokumentácia a štandardy, na ktoré sa tento návod odvoláva. Externé odkazy sa otvárajú na novej karte.

• Odoo 18 documentation — Sales
• Odoo 18 documentation — Email communication
• Odoo 18 developer reference — External API
• OCA — EDI repository (sale_order_import and related modules)
• Odoo — Supported versions