Ako importovať e-mailové objednávky a dopyty do SAP Business One

🎯 „Polovica nášho obchodného oddelenia je zadávanie dát“

Spoločnosti so SAP Business One sú typicky distribútori, veľkoobchody a výrobcovia so stálym tokom B2B objednávok. Väčšina týchto objednávok stále prichádza e-mailom a medzeru medzi schránkou a predajným dokladom zapĺňajú ľudia:

• Nekonečné formáty: PDF z ERP zákazníka, tabuľky Excel s vlastnými stĺpcami, naskenované formuláre, zoznamy položiek napísané do tela e-mailu, v niekoľkých jazykoch.
• Kódy, ktoré nesedia: zákazník napíše vlastné číslo dielu alebo čiarový kód a niekto ručne dohľadáva váš ItemCode.
• Dopyty a objednávky zmiešané: každý e-mail najprv potrebuje rozhodnutie — predajná ponuka, alebo predajná objednávka — skôr než ktokoľvek začne písať.
• Pomalé odpovede: dopyty zodpovedané na druhý deň prehrávajú s rýchlejšími konkurentmi a objednávky prijaté neskoro popoludní sa expedujú o deň neskôr.

Pri veľkom objeme sa z toho stane celý tím. Jeden zákazník Mail2ERP, IMP Kontakt, spracúva tisíce objednávok a dopytov z e-mailov mesačne bez toho, aby ich prepisoval.

🔍 Čo používatelia SAP Business One zvyčajne skúšajú najprv

Ručné zadávanie s kopírovaním

Predvolený stav. Je presné, keď majú ľudia čas, a náchylné na chyby, keď ho nemajú, a škáluje sa iba náborom.

Doplnky a importy od partnerov

Partneri môžu postaviť importy pre formát súboru zákazníka. Fungujú pre rozloženia, pre ktoré boli vytvorené. Každé nové rozloženie zákazníka, zmena stĺpca alebo jazyk je nový projekt a import stále nedokáže rozlíšiť dopyt od objednávky.

Šablónové OCR a služby na parsovanie

Parsery dokumentov dokážu vytiahnuť polia z PDF, ale výsledok musíte stále namapovať na obchodných partnerov a ItemCode, rozhodnúť o type dokladu a poslať ho do SAP Business One. Tento prístup porovnávame v článku Parseur, Docparser alebo Nanonets vs. Mail2ERP.

⚙️ Ako Mail2ERP spolupracuje so SAP Business One

Aký doklad vytvorí

Z dopytu sa stane predajná ponuka s platnosťou 30 dní a zo záväznej objednávky predajná objednávka. V SAP Business One otvorená predajná objednávka nepotrebuje samostatné potvrdenie, takže zostáva tak, ako bola vytvorená. Číslo objednávky zákazníka sa zapíše do referenčného čísla zákazníka (NumAtCard), požadovaný dátum dodania do dátumov dodania na riadkoch a na doklad sa nastaví kontaktná osoba, ktorá e-mail poslala.

Zákazníci, kontaktné osoby a dodacie adresy

E-mailová adresa odosielateľa musí patriť obchodnému partnerovi — zákazníkovi alebo leadu — alebo jednej z jeho kontaktných osôb. Neaktívni obchodní partneri sú odmietnutí a Mail2ERP nikdy nevytvára zákazníkov. Keď e-mail uvádza dodaciu adresu, ktorá zodpovedá jednej z dodacích adries partnera, použije sa táto adresa; inak zostane predvolená dodacia adresa zo SAP Business One.

Párovanie položiek: ItemCode, čiarové kódy, katalógové čísla

• ItemCode — vždy.
• Čiarové kódy — čiarový kód položky a ďalšie čiarové kódy položky (prepínač Čiarové kódy).
• Kódy dodávateľa — katalógové číslo dodávateľa pri položke a katalógové čísla obchodných partnerov vašich dodávateľov (prepínač Kódy dodávateľa).
• Referencie zákazníka — katalógové čísla obchodných partnerov, ktoré vediete pre zákazníka, používané iba pre tohto zákazníka (prepínač Referencie zákazníka).

Neaktívne položky a položky, ktoré nie sú predajnými položkami, sú odmietnuté a Mail2ERP nikdy nevytvára položky. Keď Mail2ERP nerozpozná vlastný kód zákazníka, ale vie navrhnúť produkt, pošle vám e-mail s jedným tlačidlom: uloží kód zákazníka k tomuto produktu v SAP Business One a e-mail sám znova naimportuje. Odvtedy sa kód rozpoznáva automaticky.

Ceny zo SAP Business One

Mail2ERP zistí čistú cenu, ktorú SAP Business One dáva danému zákazníkovi za danú položku a množstvo, a inak použije predvolený cenník položky. Keď cena v e-maile zodpovedá predvolenej cene, žiadna cena sa neposiela, takže vaše cenníky a špeciálne ceny zostávajú v platnosti. SAP Business One uplatní vlastné dane. Cena z e-mailu sa použije iba vtedy, keď SAP Business One žiadnu cenu nemá.

Poznámky, súbory a schvaľovacie procedúry

• Súbory: pôvodné prílohy a text e-mailu (ako textový súbor) sa pripoja k dokladu. To vyžaduje nastavený priečinok príloh na vašom serveri SAP Business One; bez neho sa súbory preskočia a doklad sa aj tak vytvorí.
• Schvaľovanie: keď sa na používateľa BOTS4.me vzťahujú schvaľovacie procedúry, SAP Business One uloží doklad ako koncept. Mail2ERP ho nahlási ako čakajúci na schválenie a nikdy ho nevytvorí dvakrát. Ak to nechcete, vynechajte používateľa BOTS4.me z procedúr.
• Nič sa nemaže: BOTS4.me v SAP Business One nikdy nemaže doklady.

Z ponuky objednávka a duplicity

So zapnutým prepínačom Rozpoznávanie RFQ sa odpoveď, ktorá uvádza číslo vašej ponuky a jasne ju objednáva, stane predajnou objednávkou skopírovanou z tejto ponuky. Ak zákazník zmení množstvá pri konkrétnych riadkoch, použijú sa tieto množstvá; inak sa objedná celá ponuka a pripojí sa poznámka pre váš tím. Každý doklad nesie značku Mail2ERP na začiatku poznámok (alebo v poli U_B4M_ID, ak ho vytvoríte), takže prerušený beh ani preposlaná kópia nikdy nevytvorí druhý doklad.

🛠️ Nastavenie krok za krokom

• Krok 1 — Začnite bezplatný mesiac Discovery: prihláste sa na bots4.me/bots, na karte Mail2ERP kliknite na Začať bezplatný mesiac Discovery a raz prijmite Podmienky. Platobná karta nie je potrebná.
• Krok 2 — Pripojte svoju schránku: Nastavenia → Mail2ERP → Access Manager → Pridať zdroj. Gmail a Microsoft 365 používajú Secure Quick Connect; ostatní poskytovatelia sa pripájajú cez IMAP. Pozrite sprievodcu pripojením. Alebo preposielajte objednávky na mail2erp@bots4.me bez pripojenia schránky.
• Krok 3 — Pripravte používateľa Service Layer: vytvorte pre BOTS4.me samostatného používateľa SAP Business One (napríklad B4M_API) s licenciou, ktorá umožňuje prístup k Service Layer, a dajte mu obchodných partnerov a položky (čítanie) a predajné ponuky a predajné objednávky (vytváranie).
• Krok 4 — Sprístupnite Service Layer: beží na vašom serveri SAP, zvyčajne na porte 50000, a musí byť dostupná z internetu cez https — zvyčajne cez reverznú proxy alebo vášho hostingového partnera. Privátne sieťové adresy nemožno použiť.
• Krok 5 — Pripojte SAP Business One: Pridať cieľové umiestnenie → SAP Business One, potom zadajte adresu Service Layer, firemnú databázu (ako je na prihlasovacej obrazovke), používateľa a heslo. Heslo sa zašifruje v okamihu uloženia. Ak server používa vlastný certifikát, kontrola zobrazí jeho odtlačok SHA-256; porovnajte ho s odtlačkom vášho servera a vložte ho na potvrdenie.
• Krok 6 — Spustite v režime DEMO, potom prejdite na LIVE: Mail2ERP začína v Demo režime a posiela vám e-mailom, čo by vytvoril. Keď reporty vyzerajú správne, nastavte na karte Ovládanie Režim na LIVE.

Podporovaný je SAP Business One 10.0 alebo novší, na SQL Serveri alebo SAP HANA. SAP S/4HANA je iný produkt a pripája sa na požiadanie.

🧭 Váš prvý týždeň v mesiaci Discovery

• Režim: DEMO číta vaše e-maily a dáta SAP Business One a nič nezapisuje; dostanete e-mail s ponukou alebo objednávkou, ktorú by vytvoril. LIVE je k dispozícii po prvom e-maile s DEMO reportom.
• Prepínače Discovery: prepínače so štítkom Discovery sú súčasťou bezplatného mesiaca a na začiatku sú vypnuté. V SAP Business One majú Čiarové kódy, Kódy dodávateľa, Referencie zákazníka a Rozpoznávanie RFQ všetky s čím pracovať — zapnite tie, ktoré používate.
• Testovacia objednávka: pošlite e-mail od kontaktu zákazníckeho obchodného partnera s dvoma alebo tromi ItemCode a množstvami, potom druhý e-mail, ktorý sa pýta iba na ceny. DEMO reporty ukážu predajnú objednávku a predajnú ponuku; rozhodnutia sa zobrazia aj na karte Záznamy a v priečinku _Mail2ERP/LOGS.
• Naučte ho: presuňte e-mail do _Mail2ERP/CENOVA_PONUKA alebo _Mail2ERP/OBJEDNAVKA a skúsi sa znova ako daný typ, alebo do _Mail2ERP/PRESKOCIT a takýto druh e-mailu sa bude v budúcnosti preskakovať.

📅 Nejasné e-maily a každodenná prevádzka

Mail2ERP číta PDF, Excel, Word, CSV, HTML, obrázky a naskenované dokumenty s OCR — v akomkoľvek jazyku, bez šablón, v prevádzkových hodinách, ktoré nastavíte.

• Importované: e-mail sa presunie do _Mail2ERP/SPRACOVANE a doklad je v SAP Business One.
• Nejasné: e-mail zostane vo vašom INBOX-e, neprečítaný, s dôvodom v zázname — napríklad odosielateľ, ktorý nie je obchodným partnerom, neznámy kód alebo položka, ktorá nie je predajnou položkou. Odstráňte príčinu a presuňte e-mail do _Mail2ERP/CENOVA_PONUKA alebo _Mail2ERP/OBJEDNAVKA na nový pokus.
• Neisté množstvá sa nikdy nehádajú: riadok sa preskočí a budete požiadaní o jeho ručné doplnenie.
• Čaká na schválenie: koncepty vytvorené v rámci schvaľovacích procedúr sa hlásia ako čakajúce, takže viete, kde hľadať.

Platforma je hosťovaná v EÚ, navrhnutá pre GDPR a ponúka 2FA; reporty, záznamy a priečinky schránky sú v 31 jazykoch. To isté pripojenie k SAP Business One slúži aj ostatným aplikáciám BOTS4.me, napríklad AutoERP, ktorý podľa používateľského poľa U_B4M_AUTOERP spozná, ktoré predajné objednávky smie dodať a vyfakturovať.

📚 Súvisiace čítanie

• Funkcie a plány: produktová stránka Mail2ERP a návod Mail2ERP.
• Porovnanie možností: Parseur, Docparser alebo Nanonets vs. Mail2ERP na zadávanie objednávok do ERP.
• Ďalšie ERP: E-mailové objednávky do Business Central a E-mailové objednávky do Zoho Inventory.
• Skutočný príklad: Prípadová štúdia: IMP Kontakt.
• Bezpečnosť: ako chránime vaše dáta — Bezpečnosť.

🔗 Zdroje a ďalšie čítanie

Oficiálna dokumentácia, na ktorú sa tento návod odvoláva. Externé odkazy sa otvárajú na novej karte.

• SAP Help — Working with SAP Business One Service Layer (PDF)