Mail2ERP

📂 _Mail2ERP/CENOVA_PONUKA

Účel: Importovať ako žiadosť o cenovú ponuku (Cenová ponuka v ERP)

Použite, keď: e-mail bol automaticky importovaný ako objednávka, ale v skutočnosti ide o dopyt na cenovú ponuku. Systém sa tak naučí zapamätať si vzory tohto odosielateľa.

Výsledok: Mail2ERP extrahuje detaily produktov, množstvá, info o zákazníkovi a vytvorí ponuku vo vašom ERP systéme

Cieľ: Presunie sa do priečinka SPRACOVANE, ak je spracovanie úspešné; ostáva v priečinku INBOX, ak vyžaduje manuálnu kontrolu. Ak ani opakovaný pokus neuspeje, email bude preposlaný nášmu adminovi na preskúmanie.

📂 _Mail2ERP/OBJEDNAVKA

Účel: Importovať ako objednávku (predajná objednávka v ERP)

Použite, keď: e-mail bol automaticky importovaný ako dopyt na cenovú ponuku, ale v skutočnosti ide o objednávku. Systém sa tak naučí zapamätať si vzory tohto odosielateľa.

Výsledok: Mail2ERP extrahuje detaily objednávky, položky, ceny a vytvorí predajnú objednávku vo vašom ERP systéme

Cieľ: Presunie sa do priečinka SPRACOVANE, ak je spracovanie úspešné; ostáva v priečinku INBOX, ak vyžaduje manuálnu kontrolu. Ak ani opakovaný pokus neuspeje, email bude preposlaný nášmu adminovi na preskúmanie.

📂 _Mail2ERP/NEIMPORTOVAT

Účel: Naučiť sa emailové vzory na vylúčenie zo spracovania

Použite keď: Odosielateľ posiela emaily, ktoré vyzerajú ako objednávky/žiadosti o cenovú ponuku, ale nemali by sa spracovávať (newslettre, propagačné emaily, automatické notifikácie)

Ako to funguje: Mail2ERP analyzuje vzor emailu a naučí sa automaticky preskočiť podobné emaily od tohto odosielateľa v budúcnosti

Dôležité: Toto je niečo iné ako _Mail2ERP/DODAVATEL (alebo _AutoSPAM/DODAVATEL), ktorý blokuje spracovanie všetkých emailov od odosielateľa. NEIMPORTOVAT preskočí len emaily, ktoré zodpovedajú naučenému vzoru.

Cieľ: Email ostáva v INBOX-e, ale vzor sa naučí pre budúce filtrovanie

🌍 Podpora viacerých jazykov

Emaily vo všetkých jazykoch — vrátane nelatinkových písiem (thajčina, arabčina, japončina, čínčina, ruština, hebrejčina, kórejčina, hindčina). Akýkoľvek formát súboru, akékoľvek rozloženie dokumentu. Každé PDF môže vyzerať inak. Každý Excel má iné stĺpce. Mail2ERP sa prispôsobí automaticky — žiadne šablóny nie sú potrebné.

Rozhranie aplikácie je dostupné v 31 jazykoch.

Preklad priečinkov: Keď vyberiete svoj jazyk v Nastaveniach na BOTS4.me/bots, všetky Mail2ERP priečinky a AutoSPAM priečinky sú automaticky preložené do vášho jazyka!

🏭 _Mail2ERP/DODAVATEL (alebo _AutoSPAM/DODAVATEL) – úplné vylúčenie odosielateľa

Účel: Označiť odosielateľa, aby jeho emaily NIKDY neboli spracované Mail2ERP

Použite keď: Dostávate emaily od dodávateľov/vendorov, ktoré nechcete importované do ERP

Výsledok: Všetky budúce emaily od tohto odosielateľa obídu Mail2ERP spracovanie úplne

Cieľ: Emaily idú priamo do INBOX bez akéhokoľvek ERP spracovania

Funguje: Vždy (aj bez AutoSPAM predplatného)

ℹ️ Ako odstrániť status DODAVATEL

Presuňte ľubovoľný e-mail od tohto odosielateľa do _AutoSPAM/POVOL alebo _Mail2ERP/POVOL: tým sa odstráni status DODAVATEL spolu s ostatnými rozhodnutiami AutoSPAM pre tohto odosielateľa (spam, VIP, vlastné zoznamy). Môžete tiež stlačiť POVOL pri riadku tohto odosielateľa na karte Protokoly na /bots alebo v _Mail2ERP/LOGS.

⚖️ DODAVATEL vs NEIMPORTOVAT — kedy použiť ktorý?

⭐ VIP & pokročilé funkcie (Vyžaduje AutoSPAM)

Keď máte aktívne Mail2ERP aj AutoSPAM, odomknete tieto výkonné funkcie:

• VIP prioritné smerovanie: VIP zákazníci dostávajú špeciálne zaobchádzanie — neúspešné importy idú do priečinka _VIP na najvyššej úrovni pre okamžitú pozornosť
• Smerovanie externých odosielateľov: Nie-zákazníci predvolene ostávajú vo vašom INBOX-e. Zapnite Separate External v nastaveniach Mail2ERP pre presmerovanie do _Mail2ERP/INE.
• AI detekcia spamu: Automaticky identifikuje spam pre neznámych odosielateľov pred dosiahnutím Mail2ERP
• Frekvenčné filtrovanie: Blokuje odosielateľov, ktorí posielajú príliš veľa emailov príliš rýchlo
• Ochrana pred falošnými odosielateľmi: Detekuje a blokuje falošné adresy odosielateľov
• Inteligentné smerovanie: VIP zákazníci dostávajú prioritu pri doručovaní emailov aj ERP spracovaní

Poznámka: Základné funkcie (POVOL, SPAM, DODAVATEL) fungujú aj bez AutoSPAM predplatného.

🛡️ Prečo balík AutoSPAM + Mail2ERP?

Mail2ERP zahŕňa základnú kontrolu emailov: manuálne priečinky POVOL, ODMIETNI a SPAM. Tie fungujú aj bez predplatného AutoSPAM.

Pre inteligentné filtrovanie s podporou AI PREDTÝM, než sa emaily dostanú do vášho ERP — vrátane frekvenčnej ochrany, detekcie falošných odosielateľov, inteligentnej textovej analýzy, analýzy nových odosielateľov a viac — odporúčame zakúpiť balík AutoSPAM + Mail2ERP.

⚠️ Bez inteligentného filtrovania môžu spam alebo phishingové emaily skončiť ako nesprávne záznamy vo vašom ERP systéme.

🎯 Iné AutoSPAM priečinky, ktoré fungujú s Mail2ERP

Tieto AutoSPAM priečinky kontrolujú doručovanie emailov pred Mail2ERP spracovaním:

• _AutoSPAM/POVOL alebo _Mail2ERP/POVOL: Schváliť odosielateľa a zresetovať všetky predchádzajúce rozhodnutia (VIP, DODAVATEL, vlastné zoznamy). Emaily idú do INBOX a Mail2ERP ich môže spracovať
• _AutoSPAM/ODMIETNI: Označiť ako neznámeho odosielateľa – emaily idú do priečinka ODMIETNUTE na kontrolu
• _AutoSPAM/SPAM: Zablokovať odosielateľa navždy – emaily idú priamo do _KOS/SPAM a nikdy sa nespracujú
• _AutoSPAM/VIP: (Vyžaduje AutoSPAM) Označiť ako VIP – dostáva prioritné smerovanie pri emailoch aj ERP spracovaní
• Odstránenie statusu VIP: Presuňte ľubovoľný email od tohto odosielateľa do _AutoSPAM/POVOL alebo _Mail2ERP/POVOL. Tým sa zresetujú všetky predchádzajúce rozhodnutia (VIP, DODAVATEL, vlastné zoznamy).

✅ SPRACOVANE

Obsahuje: Úspešne importované emaily

Význam: Mail2ERP úspešne extrahoval všetky dáta a vytvoril ERP záznamy

Potrebná akcia: Žiadna – tieto sú úplne spracované. Občas skontrolujte presnosť.

📥 INBOX (ostáva na kontrolu)

Obsahuje: Emaily od známych zákazníkov, ktoré Mail2ERP nedokázal automaticky spracovať

Význam: Mail2ERP nemohol extrahovať všetky požadované dáta alebo našiel nejasnosti. Email zámerne ostáva vo vašom INBOX-e, aby ostal viditeľný.

Potrebná akcia: Skontrolujte v INBOX-e a buď dokončite ERP záznam manuálne, alebo presuňte email do _Mail2ERP/CENOVA_PONUKA alebo _Mail2ERP/OBJEDNAVKA na vynútenie opakovaného pokusu (užitočné po doplnení chýbajúceho produktu/kontaktu do ERP).

Skip cache: Mail2ERP si pamätá, že to skúsil, a nebude spracovávať ten istý email pri každom behu — cache zabúda po 14 dňoch alebo okamžite po presunutí emailu do priečinka na vynútený opakovaný pokus.

🌐 INE (voliteľné)

Obsahuje: Emaily od odosielateľov, ktorí nie sú vo vašej databáze zákazníkov — iba keď je zapnuté Separate External v nastaveniach Mail2ERP.

Predvolené správanie: Vypnuté. Emaily od externých odosielateľov ostávajú vo vašom INBOX-e, aby nič nezmizlo.

Potrebná akcia: Skontrolujte a rozhodnite, či ide o nového zákazníka alebo má byť ignorovaný.

Zapnete v: Dashboard → Mail2ERP → Funkcie → Separate External (dostupné od Family tarify).

⭐ _VIP

Obsahuje: Neúspešné emaily od odosielateľov označených ako VIP (cez _AutoSPAM/VIP).

Význam: Priečinok na najvyššej úrovni — VIP emaily obchádzajú pravidlo ponechania v INBOX-e, aby ste ich okamžite zachytili.

Vyžaduje: AutoSPAM so zapnutým VIP zoznamom.

📥 INBOX

Obsahuje: Bežné emaily, schválení odosielatelia a emaily od odosielateľov označených ako DODAVATEL

Význam: Normálne doručovanie emailov – tieto obídu Mail2ERP spracovanie

S AutoSPAM: VIP e-maily idú do priečinka _VIP pre prioritnú pozornosť

🎯 Rýchly sprievodca nastavením

Nastavenie Mail2ERP trvá len 5 minút:

• Krok 1: Prejdite na BOTS4.me/bots a prihláste sa
• Krok 2: Navigujte do Nastavenia → Mail2ERP
• Krok 3: Pridajte svoje e-mailové účty a vyberte priečinok, z ktorého má Mail2ERP importovať
• Krok 4: Nakonfigurujte pripojenie k ERP (API prihlasovacie údaje alebo email forwarding)
• Krok 5: Vyberte svoj jazyk pre automatický preklad priečinkov
• Krok 6: Skontrolujte, čo bolo importované – so zapnutým Demo režimom sa nič nevytvorí — Demo režim vypnite, keď ste pripravení spustiť ostrú prevádzku.

📧 Konfigurácia emailového účtu

Podporované účty: Gmail, Outlook, Office 365, Exchange, IMAP/SMTP a akýkoľvek emailový poskytovateľ

Monitorovanie priečinkov: Štandardne Mail2ERP monitoruje vašu hlavnú schránku. Môžete ho nakonfigurovať na monitorovanie špecifických podpriečinkov.

Viacero účtov: Môžete pripojiť viacero emailových účtov a spracovať ich všetky cez jeden Mail2ERP dashboard!

📨 Preposlať nám — bez potreby pripojenia schránky

Schránku vôbec nemusíte pripájať. V BOTS4.me/bots → Nastavenia → Mail2ERP kliknite na Pridať zdroj a pridajte BOTS4.me Mailbox — jedným klikom, nič netreba pripájať, žiadne heslo. Potom preposielajte e-maily na mail2erp@bots4.me. Kým je zapnutý Demo režim, dostanete náhľad e-mailom; keď ho vypnete, Mail2ERP naozaj vytvorí ponuku alebo predajnú objednávku vo vašom ERP. Potrebujeme teda len prístup k vášmu ERP, nikdy nie k vašej schránke.

Kto smie preposielať: nastavíte to v Mail2ERP → Ovládanie → Preposlať nám – prijímať e-maily od. Prázdne: len e-mailová adresa vášho účtu. Vyplnené: presne tie adresy, ktoré zadáte (až 6) — nahrádzajú adresu vášho účtu, preto ju pridajte tiež, ak preposielate aj vy.

Skôr než sa čokoľvek zapíše do vášho ERP, overíme, že e-mail naozaj prišiel z vašej adresy (DKIM). Ak váš poskytovateľ pošty nepodpisuje odchádzajúcu poštu, e-mail raz potvrdíte jedným klikom. Každý preposlaný e-mail sa vymaže z našej schránky hneď po spracovaní — najneskôr po 7 dňoch, ak sa ho nepodarilo spracovať. Používajte ju počas skúšobného obdobia, alebo natrvalo, ak radšej nikdy nezdieľate prístup k schránke.

Ten istý e-mail preposlaný dvakrát sa spracuje len raz. Pri vypnutom Demo režime dostane odosielateľ po každom preposlanom e-maile krátke potvrdenie e-mailom: spracované, alebo nespracované a kde zistí prečo.

🔧 ERP integrácia

Miesto nastavenia: ERP prístup sa konfiguruje na BOTS4.me/bots → Nastavenia → Mail2ERP → Access Manager

Podporované ERP: Odoo 13–19, ERPNext 15–16, Zoho (Books / Inventory), Dolibarr 23 a novší, Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero a SAP Business One. Akýkoľvek iný ERP systém s API — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite a ďalšie — pripojíme na požiadanie.

Nenašli ste svoj ERP? Akýkoľvek ERP systém s API pripojíme na požiadanie. Kontaktujte nás.

🔑 Úrovne prístupu — začnite bezpečne, povoľujte postupne

Odporúčame začať s úrovňou 2 (iba prístup k emailu). Demo režim vypnite, až keď ste si istí. Prvý mesiac je zdarma.

Zistite viac: Navštívte BOTS4.me/demo pre sprievodcu Demo režimom.

📊 Kontrola a monitorovanie dashboardu

Úplná kontrola: Nastavte a spravujte všetko z nášho intuitívneho dashboardu na BOTS4.me/bots

Monitorovanie v reálnom čase:

• Štatistiky spracovania: Sledujte, koľko emailov je spracovaných denne, týždenne a mesačne
• Sledovanie spotreby: Monitorujte objem spracovania voči mesačnému objemu zahrnutému vo vašom predplatnom
• Miera úspešnosti: Vidzte metriky presnosti a identifikujte oblasti na zlepšenie
• AI/Non-AI prepínač: Prepínajte medzi pokročilou AI extrakciou a jednoduchšími metódami spracovania
• Chybové notifikácie: Dostávajte upozornenia, keď emaily vyžadujú manuálnu kontrolu alebo keď nastanú problémy

💡 Profesionálne tipy

• Začnite v malom: Začnite len s žiadosťami o cenovú ponuku alebo objednávkami, potom rozšírte na iné typy dokumentov
• Kontrolujte neprečítané v INBOX-e každú hodinu: Neúspešné emaily ostávajú v INBOX-e (neprečítané) — skontrolujte a buď dokončite ERP záznam manuálne, alebo presuňte do _Mail2ERP/CENOVA_PONUKA / _Mail2ERP/OBJEDNAVKA na vynútenie opakovaného pokusu
• Používajte NEIMPORTOVAT múdro: Toto pomáha AI naučiť sa, čo NESPRACOVÁVAŤ, čím sa zlepšuje presnosť v priebehu času
• Používajte DODAVATEL: Toto pomáha AI naučiť sa, KOHO nespracovávať, čím sa zlepšuje presnosť v priebehu času
• Kombinujte s AutoSPAM: Získajte najlepšie výsledky používaním oboch produktov spolu pre kompletnú emailovú automatizáciu
• Nastavte VIP skoro: Označte svojich najdôležitejších zákazníkov ako VIP, aby ste zabezpečili, že ich emaily dostanú prioritné spracovanie

📬 Protokol vo vašej schránke

• Kde: každá schránka dostane priečinok LOGS vo vlastnom priečinku bota, napríklad _Mail2ERP/LOGS. Každý bot má svoj vlastný.
• Čo: rovnaké riadky ako karta Záznamy, jedna správa na každý riadok. Nič sa neposiela e-mailom — riadky sa zapisujú priamo do priečinka.
• Neprečítané znamená, že je potrebný váš zásah: neprečítané prichádzajú len riadky, ktoré si vyžadujú vaše rozhodnutie. Všetky ostatné riadky, aj varovania, prichádzajú už prečítané.
• Tlačidlá na jedno kliknutie: riadky týkajúce sa e-mailu majú rovnaké tlačidlá ako dashboard. Tlačidlo, ktoré e-mail zaradí, nesie názov cieľového priečinka, napríklad POVOL alebo SPAM. Tlačidlo otvorí krátku potvrdzovaciu stránku, bez prihlásenia, a platí 7 dní. Výsledok príde ako nový riadok, a kde je to možné, s tlačidlom na vrátenie akcie.
• Rozhodujte priamo z protokolu: riadok, ktorý čaká na vaše rozhodnutie, zobrazuje aj názvy príloh e-mailu a jeho prvých niekoľko riadkov, takže samotný e-mail väčšinou nemusíte otvárať.
• Údržba: priečinok uchováva posledných 100 riadkov až 30 dní. Úplný protokol zostáva na vašej nástenke.
• Bezpečné už z princípu: pravé správy protokolu existujú len v priečinkoch LOGS, nikdy vo vašej doručenej pošte, a potvrdzovacia stránka nikdy nežiada heslo.
• Prepínač: Protokoly vo vašej schránke, v zozname funkcií bota na karte Ovládanie. Od plánu Personal je zapnutý predvolene.

📋 Čo zobrazuje každý záznam

• Časová značka: Kedy spracovanie prebehlo
• Email odosielateľa: Kto email poslal
• Vykonaná akcia: SPRACOVANE, ponechané v priečinku INBOX, _VIP alebo INE (ak je zapnuté)
• Rozpoznané formáty súborov: Aké typy príloh boli nájdené
• Stav importu do ERP: Či boli údaje úspešne zapísané do vášho ERP

🔍 Bežné záznamy (správy logu)

• … úspešne importované (položky: N) — objednávka alebo dopyt boli zapísané do vášho ERP
• PROCESSING — Email sa analyzuje a získavajú sa z neho údaje
• … ponechané v INBOX — nie je registrovaný zákazník, nič sa neimportovalo — odosielateľ nie je zákazníkom vo vašom ERP
• … nenašli sa kódy produktov, ponechané na ručnú kontrolu — e-mail si vyžaduje vašu pozornosť v INBOXe
• … už bolo importované skôr — duplicitné vytvorenie preskočené — rovnaká objednávka už bola spracovaná
• COMPLETED — Cyklus spracovania sa dokončil

⚠️ Čo robiť pri chybách

• Chyby pripojenia emailu: Skontrolujte prihlasovacie údaje emailu v /bots → Nastavenia
• Chyby pripojenia ERP: Overte údaje pripojenia k ERP a prístup cez API
• Zlyhania importu: Skontrolujte, či je Demo režim vypnutý (zapnutý Demo režim zabraňuje zápisu do ERP)
• Pretrvávajúce problémy: Kontaktujte podporu na BOTS4.me/contact

Filtrovaním logov podľa úrovne (success, info, warning, error) rýchlo nájdete, čo si vyžaduje pozornosť.

Týždeň 1 — režim učenia

Kontrolujte INBOX (neprečítané) a priečinok _VIP niekoľkokrát denne — nespracované emaily zostávajú v INBOX na kontrolu. Nesprávne zaradené emaily presúvajte do správnych priečinkov Mail2ERP (CENOVA_PONUKA/OBJEDNAVKA/NEIMPORTOVAT), aby sa vynútil nový pokus a systém sa učil. Ak používate aj Supplier2ERP, má vlastnú dvojicu — _Supplier2ERP/NA_IMPORT a _Supplier2ERP/NEIMPORTOVAT — pre potvrdenia od dodávateľov. Odosielateľov, ktorých emaily sa nemajú spracovávať, označte ako DODAVATEL (_Mail2ERP/DODAVATEL). Systém sa učí z každej opravy.

Týždeň 2+ — režim údržby

Systém sa naučil väčšinu vzorov odosielateľov. Stačí sa raz denne pozrieť na neprečítaný INBOX a na _VIP kedykoľvek chcete — presnosť sa neustále zlepšuje, ako sa systém učí.

🏆 Osvedčený postup

Skombinujte s AutoSPAM, aby ste odfiltrovali spam skôr, než sa dostane do Mail2ERP. Nastavte VIP pre svojich najdôležitejších zákazníkov — ich emaily dostanú prioritné spracovanie.