Ako premeniť objednávky zaslané e-mailom na predajné objednávky v Business Central
Prestaňte prepisovať objednávky v PDF a Exceli do Dynamics 365 Business Central
Vaši zákazníci posielajú objednávky e-mailom ako PDF, tabuľky a skeny a niekto z vášho tímu každú otvorí a prepíše riadky do predajnej objednávky v Business Central. Tento návod ukazuje, ako tento krok za vás urobí Mail2ERP: prečíta e-mail aj jeho prílohy, nájde zákazníka a položky v Business Central a vytvorí predajnú objednávku pre objednávku alebo predajnú ponuku pre dopyt. Schránku a Business Central online pripojíte za pár minút, začnete v Demo režime a prvý mesiac je bezplatný mesiac Discovery.
🎯 „Každú objednávku z e-mailu stále prepisujeme do Business Central“
Túto vetu počúvame od distribútorov a veľkoobchodov na Business Central najčastejšie. Samotný ERP je v poriadku. Problém je pred ním: objednávky prichádzajú e-mailom, v akomkoľvek formáte, ktorý vytvorí nákupný systém daného zákazníka, a z príloh ich na predajné riadky nepremení nič iné ako človek.
- Každý zákazník má iné rozloženie. Jeden posiela čisté PDF zo svojho ERP, ďalší súbor Excel s vlastným poradím stĺpcov, iný naskenovaný formulár a ďalší jednoducho vypíše čísla položiek do tela e-mailu.
- Práca je pomalá a ľahko sa v nej chybuje. Čísla položiek, množstvá, číslo objednávky zákazníka aj požadovaný dátum dodania treba odpísať správne. Prehodená číslica znamená zlú zásielku a neskoršiu opravu.
- Objednávky čakajú na ľudí. Objednávka, ktorá príde po pracovnom čase, čaká, kým sa niekto nevráti k stolu, a dopyt zodpovedaný o deň neskôr je často stratený dopyt.
- Dopyty a objednávky sú zmiešané. Pri každom e-maile musí niekto najprv rozhodnúť, či potrebuje predajnú ponuku, alebo predajnú objednávku, skôr než vôbec začne písať.
Objem rýchlo rastie. Jeden zákazník Mail2ERP, IMP Kontakt, dostáva e-mailom tisíce objednávok a dopytov mesačne — prácu, ktorá by pri ručnom prepisovaní vyžadovala samostatný tím na zadávanie dát.
🔍 Čo tímy v Business Central zvyčajne skúšajú najprv
Kopírovanie z prílohy
Najbežnejšia metóda je stále tá najstaršia: PDF na jednej obrazovke, predajná objednávka na druhej a kopírovanie riadok po riadku. Pri piatich objednávkach denne to funguje. Pri päťdesiatich sa z toho stane niečia celá práca a s objemom rastie aj chybovosť.
Importné šablóny a toky vytvorené pre každého zákazníka
Niektoré tímy si pre súbory svojich najväčších zákazníkov postavia import alebo workflow. Každý z nich rozumie len jednému rozloženiu. Keď zákazník zmení šablónu, pridá stĺpec alebo príde nový zákazník, import sa pokazí alebo musí niekto postaviť ďalší.
Funkcie AI priamo v Business Central
Microsoft pridáva do Business Central AI vrátane agenta Sales Order Agent. Ak ho porovnávate s externým nástrojom, prečítajte si naše porovnanie Mail2ERP vs. Sales Order Agent v Business Central. Tento návod opisuje, ako s Business Central funguje samotný Mail2ERP.
⚠️ Čo táto práca naozaj potrebuje
Nástroj, ktorý prečíta akékoľvek rozloženie v akomkoľvek jazyku bez šablón, rozlíši dopyt od objednávky, nájde správneho zákazníka a čísla položiek vo vašej spoločnosti v Business Central, nechá ceny na Business Central a nikdy nevytvorí ten istý doklad dvakrát.
⚙️ Ako Mail2ERP spolupracuje s Business Central
Príde e-mail od zákazníka
Mail2ERP číta a páruje
Predajná objednávka alebo predajná ponuka v Business Central
E-mail založený do SPRACOVANE
Aký doklad vytvorí
Mail2ERP zaradí každý e-mail ako dopyt, objednávku, alebo ani jedno. Z dopytu sa stane predajná ponuka a zo záväznej objednávky predajná objednávka — jeden doklad na e-mail, hlavička aj riadky v jednom kroku. API Business Central nemá samostatný krok uvoľnenia, takže predajná objednávka zostáva tak, ako bola vytvorená.
Ako sa párujú zákazníci a položky
- Zákazník: e-mailová adresa odosielateľa musí patriť zákazníkovi v Business Central alebo kontaktnej osobe prepojenej so zákazníkom. Mail2ERP nikdy nevytvára zákazníkov a odmieta zablokovaných zákazníkov.
- Položky: kódy produktov v e-maile sa párujú s vašimi číslami položiek. So zapnutým prepínačom Čiarové kódy sa páruje aj GTIN položky. API Business Central neponúka referencie položiek, čísla položiek dodávateľa ani katalógové čísla výrobcu, takže párovanie používa iba číslo položky a GTIN. Zablokované položky sú odmietnuté a Mail2ERP nikdy nevytvára položky.
- Množstvá: riadok, ktorého množstvo nemožno spoľahlivo prečítať, sa preskočí, nehádá sa, a dostanete e-mail so žiadosťou o jeho ručné doplnenie.
Ceny pochádzajú z Business Central
Mail2ERP nekopíruje cenu zákazníka do riadku, ak zodpovedá jednotkovej cene položky. Business Central potom riadok ocení sám, takže vaše zákaznícke ceny a riadkové zľavy zostávajú v platnosti a Business Central uplatní vlastné dane. Cena z e-mailu sa použije iba vtedy, keď položka nemá jednotkovú cenu.
Čo ďalšie sa dostane na doklad
- Číslo externého dokladu: vlastné číslo objednávky zákazníka, aby váš tím aj zákazník hovorili o tej istej referencii.
- Dátum dodania: požadovaný dátum sa zapíše do predajnej objednávky ako požadovaný dátum dodania a ako dátum expedície riadku.
- Poznámky a súbory: poznámka od zákazníka sa stane riadkami komentára na doklade; text e-mailu sa priloží ako textový súbor a pôvodné prílohy sa pripoja k predajnej objednávke alebo ponuke.
- Dodacia adresa: zostáva predvolená dodacia adresa zákazníka, pretože API nemá kódy dodacích adries, z ktorých by sa dalo vyberať.
Keď zákazník objedná na základe vašej ponuky
So zapnutým prepínačom Rozpoznávanie RFQ odpoveď, ktorá uvádza číslo vašej predajnej ponuky a jasne hovorí „objednávam“, prevedie túto ponuku na predajnú objednávku akciou Business Central Vytvoriť objednávku. Mail2ERP objedná celú ponuku; ak zákazník zmení množstvá, k objednávke sa pripojí poznámka pre váš tím.
Žiadne duplicity
Skôr než čokoľvek vytvorí, Mail2ERP si zaznamená, čo sa chystá vytvoriť, a ak zákazník neuvedie číslo objednávky, vloží do čísla externého dokladu vlastnú značku. Ak sa beh preruší, ďalší beh doklad nájde namiesto toho, aby vytvoril druhý. Tá istá objednávka poslaná na dve adresy alebo znova preposlaná sa importuje raz; s AutoSPAM sa kópia presunie do _AutoSPAM/DUPLICITY.
🛠️ Nastavenie krok za krokom
- Krok 1 — Začnite bezplatný mesiac Discovery: prihláste sa na bots4.me/bots, na karte Mail2ERP kliknite na Začať bezplatný mesiac Discovery a raz prijmite Podmienky. Platobná karta nie je potrebná.
- Krok 2 — Pripojte svoju schránku: otvorte Nastavenia → Mail2ERP → Access Manager → Pridať zdroj. Microsoft 365 a Gmail používajú Secure Quick Connect; ostatní poskytovatelia sa pripájajú cez IMAP s heslom aplikácie. Podrobnosti ku každému poskytovateľovi nájdete v sprievodcovi pripojením. Schránku môžete aj vynechať a preposielať objednávky na mail2erp@bots4.me z adresy svojho účtu.
- Krok 3 — Pripojte Business Central: kliknite na Pridať cieľové umiestnenie, zvoľte dlaždicu Dynamics 365 Business Central a Prihlásiť sa cez Microsoft pracovným účtom s licenciou Business Central. Neukladajú sa žiadne heslá ani kľúče API. BOTS4.me pracuje s oprávneniami tohto používateľa.
- Krok 4 — Vyberte prostredie a spoločnosť: BOTS4.me zobrazí vaše prostredia (produkčné aj sandboxy) a ich spoločnosti. Ak máte jednu spoločnosť, vyberie sa automaticky; inak ju vyberte na karte Business Central a kliknite na Uložiť.
- Krok 5 — Skontrolujte oprávnenia: Mail2ERP potrebuje čítať zákazníkov, kontakty a položky a vytvárať predajné ponuky a predajné objednávky. Štandardná sada oprávnení D365 BUS FULL ACCESS pokrýva všetky aplikácie BOTS4.me.
- Krok 6 — Spustite v režime DEMO, potom prejdite na LIVE: Mail2ERP začína v Demo režime a posiela vám e-mailom, čo by vytvoril. Keď reporty vyzerajú správne, nastavte na karte Ovládanie Režim na LIVE.
🔐 Keď Microsoft vyžaduje administrátora
Mnohé organizácie nechávajú schvaľovať nové aplikácie iba administrátora. Vo formulári Business Central kliknite na Požiadajte svojho administrátora Microsoft a pošlite odkaz administrátorovi Microsoft 365; jedno schválenie platí pre všetkých vo vašej organizácii. Účtovníci, ktorí pracujú v Business Central klienta ako hosť, pred prihlásením zadajú doménu alebo ID tenanta klienta do poľa Tenant (doména alebo ID).
Podporovaný je Business Central online; on-premises inštalácie nie.
🧭 Váš prvý týždeň: Demo režim, testovacia objednávka, LIVE
Skontrolujte kartu Ovládanie
- Režim: DEMO číta vaše skutočné e-maily a dáta Business Central a do Business Central nič nezapisuje — dostanete e-mail s ponukou alebo objednávkou, ktorú by vytvoril. LIVE je k dispozícii po prvom e-maile s DEMO reportom.
- Prevádzkové hodiny a víkendy: Mail2ERP beží v týchto hodinách, ktoré sú na začiatku nastavené na pracovné hodiny v pracovné dni. Rozšírte ich, ak sa majú importovať aj večerné a víkendové objednávky.
- Prepínače Discovery: prepínače so štítkom Discovery sú súčasťou bezplatného mesiaca a na začiatku sú vypnuté. Pre Business Central sú užitočné Čiarové kódy (párovanie GTIN), Rozpoznávanie RFQ a Oddeliť externé (neznámi odosielatelia idú do _Mail2ERP/INE namiesto toho, aby zostali vo vašom INBOX-e).
Pošlite testovaciu objednávku
Pošlite e-mail z adresy, ktorá patrí zákazníkovi v Business Central, a uveďte dve alebo tri čísla položiek s množstvami — v texte alebo ako prílohu PDF či Excel. Po ďalšom behu príde DEMO report a rozhodnutie sa objaví na karte Záznamy a v priečinku _Mail2ERP/LOGS vašej schránky (pozrite návod k priečinku LOGS). Pošlite druhý e-mail, ktorý sa pýta iba na cenu, a uvidíte predajnú ponuku.
Opravte to priečinkami, potom prejdite na LIVE
Presuňte e-mail do _Mail2ERP/CENOVA_PONUKA alebo _Mail2ERP/OBJEDNAVKA a skúsi sa znova ako ponuka alebo objednávka, alebo do _Mail2ERP/PRESKOCIT a takýto druh e-mailu sa bude v budúcnosti preskakovať. Každý presun zároveň Mail2ERP naučí, ako s daným odosielateľom zaobchádzať. Keď DEMO reporty vyzerajú správne, prepnite na LIVE.
📅 Keď mesiac Discovery skončí
Keď mesiac skončí, Mail2ERP sám pokračuje v bezplatnom pláne s malým mesačným objemom: keď sa vyčerpá, nové položky čakajú do ďalšieho mesiaca alebo kým si nevyberiete plán, a položka, ktorej spracovanie už začalo, sa vždy dokončí. Ak chcete zachovať všetky funkcie, vyberte si plán — pozrite si tabuľku plánov na produktovej stránke Mail2ERP.
Bezplatný plán číta text e-mailov, PDF, CSV a HTML; naskenované PDF, obrázky, Excel, Word a prepínače Discovery vyžadujú plán. Nič, čo ste importovali, sa nevráti späť.
📅 Nejasné e-maily a každodenná prevádzka
Po spustení číta Mail2ERP PDF, Excel, Word, CSV, HTML, obrázky a naskenované dokumenty s OCR — v akomkoľvek jazyku, bez šablón, v prevádzkových hodinách, ktoré nastavíte.
- Importované e-maily sa presunú do _Mail2ERP/SPRACOVANE; predajná objednávka alebo ponuka už je v Business Central s pripojenými pôvodnými súbormi.
- Nejasné e-maily zostávajú vo vašom INBOX-e, neprečítané. Riadok v zázname uvádza prečo — napríklad odosielateľ, ktorý nie je zákazníkom, číslo položky, ktoré neexistuje, alebo zablokovaná položka. Odstráňte príčinu v Business Central a presuňte e-mail do _Mail2ERP/CENOVA_PONUKA alebo _Mail2ERP/OBJEDNAVKA; pri ďalšom behu sa spracuje znova.
- Presunutý e-mail, ktorý stále zlyháva, pošle do vašej schránky krátke vysvetlenie, prečo a čo robiť ďalej. Váš zákazník ho nikdy nedostane.
- Limity API: Business Central obmedzuje volania API na používateľa. BOTS4.me svoje volania rozkladá a počká, keď ho Business Central požiada o spomalenie.
Platforma je hosťovaná v EÚ, navrhnutá pre GDPR a ponúka 2FA. Reporty, záznamy a priečinky schránky sú k dispozícii v 31 jazykoch. To isté pripojenie k Business Central slúži aj ostatným aplikáciám BOTS4.me — napríklad AutoERP, ktorý účtuje faktúry za expedované objednávky (pozrite Automatická fakturácia v Business Central).
❓ Často kladené otázky
Dokáže Business Central vytvárať predajné objednávky z príloh PDF v e-mailoch?
Presne to robí Mail2ERP: prečíta prílohu PDF, Excel, Word alebo sken, spáruje zákazníka a čísla položiek vo vašej spoločnosti v Business Central a vytvorí predajnú objednávku cez API Business Central. Z dopytov namiesto toho vzniknú predajné ponuky.
Funguje to s Business Central on-premises?
Nie. Mail2ERP sa pripája k Business Central online cez prihlásenie Microsoft. On-premises inštalácie nie sú podporované.
Použije naše zákaznícke ceny a zľavy?
Áno. Keď cena v e-maile zodpovedá jednotkovej cene položky, Mail2ERP neposiela žiadnu cenu, takže Business Central ocení riadok vašimi vlastnými zákazníckymi cenami a riadkovými zľavami a uplatní vlastné dane. Cena z e-mailu sa použije iba vtedy, keď položka v Business Central nemá jednotkovú cenu.
Naši zákazníci používajú vlastné čísla dielov. Dokáže ich Mail2ERP namapovať?
V Business Central páruje Mail2ERP vaše číslo položky a čiarový kód GTIN položky. API nesprístupňuje referencie položiek, takže čísla dielov zákazníkov uložené tam sa nepoužívajú. Ak e-mail obsahuje iba vlastné kódy zákazníka, zostane vo vašom INBOX-e s dôvodom v zázname.
Aké oprávnenia Business Central pripojenie potrebuje?
BOTS4.me koná s oprávneniami licencovaného používateľa, ktorý sa prihlási. Pre Mail2ERP musí tento používateľ čítať zákazníkov, kontakty a položky a vytvárať predajné ponuky a predajné objednávky. D365 BUS FULL ACCESS pokrýva všetky aplikácie BOTS4.me.
Čo sa stane, keď tá istá objednávka príde e-mailom dvakrát?
Importuje sa raz. Mail2ERP si každý doklad zaznamená, skôr než ho vytvorí, a pri ďalšom behu ho znova nájde, takže prerušený beh ani preposlaná kópia nikdy nevytvorí druhú predajnú objednávku.
Môžem to vyskúšať bez zásahu do našej ostrej spoločnosti?
Áno, dvoma spôsobmi. Demo režim do Business Central nič nezapisuje a posiela vám e-mailom, čo by vytvoril. Na karte Business Central môžete tiež vybrať prostredie sandbox a otestovať to najprv tam.
📚 Súvisiace čítanie
- Úplný zoznam funkcií: produktová stránka Mail2ERP a návod Mail2ERP.
- Keď je objednávka v systéme: Automatická fakturácia v Business Central — AutoERP účtuje a odosiela faktúry za expedované objednávky.
- Porovnanie možností: Mail2ERP vs. Sales Order Agent v Business Central a Parseur, Docparser alebo Nanonets vs. Mail2ERP.
- Skutočný príklad: Prípadová štúdia: IMP Kontakt.
- Súvislosti: Ako fungujú systémy ERP a CRM.
🔗 Zdroje a ďalšie čítanie
Oficiálna dokumentácia, na ktorú sa tento návod odvoláva. Externé odkazy sa otvárajú na novej karte.
Nechajte Business Central prijímať vlastné objednávky
Pripojte svoju schránku a Business Central za pár minút, sledujte Mail2ERP pri práci v Demo režime a do ostrej prevádzky prejdite, až keď si budete istí. Prvý mesiac je bezplatný mesiac Discovery, bez platobnej karty.
Chcete automatizovať viac procesov, alebo máte ERP, ktoré nie je na našom zozname? We build it for you: book a free call →