Automatická fakturácia v Business Central: účtovanie a odosielanie faktúr za expedované objednávky

🎯 „Včera expedované, stále nefakturované“

Vo väčšine spoločností v Business Central je fakturácia skôr ručným zvykom než procesom. Sklad zaúčtuje dodávku a faktúra závisí od toho, či si niekto v kancelárii spomenie objednávku dokončiť. Výsledok vyzerá všade rovnako:

• Expedované, ale nefakturované: objednávky ležia s expedovaným množstvom, ktoré ešte nikto nevyfakturoval. Každý deň čakania znamená, že zákazník zaplatí o deň neskôr.
• Opakované klikanie: otvoriť objednávku, skontrolovať množstvá na fakturáciu, zaúčtovať, nájsť zaúčtovanú faktúru, poslať ju e-mailom — pri každej objednávke, každý deň.
• Zabudnuté riadky služieb: riadky, pri ktorých nie je čo expedovať, napríklad služby alebo doprava, sa ľahko prehliadnu, keď sa zvyšok objednávky vybavuje zo skladu.
• Nejednotné načasovanie: niektorí zákazníci dostanú faktúru ešte v ten istý deň, iní o týždeň neskôr, podľa toho, kto je v kancelárii.

Nič z toho nevyžaduje úsudok. „Vyfakturuj, čo bolo expedované, a pošli to zákazníkovi“ je pravidlo a pravidlo môže bežať samo.

🔍 Čo Business Central ponúka sám osebe

Účtovanie objednávku po objednávke

Štandardný spôsob je otvoriť každú predajnú objednávku a zaúčtovať ju. Je to spoľahlivé, ale robí to človek, a to v čase, ktorý práve má. E-mail s faktúrou je ďalší krok navyše.

Hromadné účtovanie a plánované úlohy

Business Central dokáže zaúčtovať niekoľko predajných objednávok v jednej dávke a partneri môžu plánovať úlohy. Stále však musí niekto vyberať, ktoré objednávky do dávky patria, udržiavať správne filtre a zabezpečiť, aby faktúry naozaj došli zákazníkom. Zmena pravidla — „pri tejto skupine zbierať faktúry týždenne“ — zvyčajne znamená obrátiť sa na partnera.

⚙️ Ako AutoERP funguje v Business Central

Dimenzia BOTS4ME namiesto štítkov

V iných ERP odovzdáte objednávku AutoERP pomocou štítku. Business Central štítky objednávok nemá, takže AutoERP číta dimenziu BOTS4ME v hlavičke predajnej objednávky. Dimenziu vytvoríte raz so štyrmi hodnotami a jednu z nich nastavíte pri každej objednávke, ktorú AutoERP smie spracovať:

• FULL — AutoERP spracuje celú objednávku.
• PARTIAL — čiastočné dodávky sú povolené.
• SMALLOK — celá objednávka sa spracuje aj pod vaším limitom malej objednávky.
• PARTIAL-SMALLOK — čiastočné dodávky sú povolené, aj pod vaším limitom malej objednávky.

Objednávok bez dimenzie sa AutoERP nikdy nedotkne. Ako každá dimenzia sa hodnota prenáša aj do položiek hlavnej knihy zaúčtovaných dokladov, takže faktúry od AutoERP ľahko nájdete v zostavách. Hodnoty zostávajú FULL, PARTIAL a SMALLOK, aj keď ste štítky na svojom dashboarde premenovali.

Čo AutoERP účtuje

• Expedované, ešte nefakturované: pri skladových riadkoch AutoERP fakturuje presne množstvo, ktoré bolo expedované a ešte nefakturované, pomocou vlastného účtovania Business Central.
• Riadky, pri ktorých nie je čo expedovať: služby a ďalšie neskladové riadky sa expedujú a fakturujú spolu, aby nezostali pozadu.
• Okamžite alebo súhrnne: fakturujte každú objednávku hneď po jej dodávke, alebo zlučujte objednávky zákazníka po dňoch, týždňoch či mesiacoch s minimálnou sumou. API Business Central dáva jednu objednávku na jednu faktúru, takže zlúčenie zaúčtuje v tom istom okamihu jednu faktúru za každú objednávku.
• Objednávky v schvaľovaní (čakajúce na schválenie) sa vynechávajú, kým ich neuvoľní váš schvaľovací proces.

E-mail zákazníkovi

Akcia odoslania v Business Central nedokáže niesť texty AutoERP, preto e-mail s faktúrou posiela BOTS4.me sám, s priloženým PDF faktúry z Business Central. Ak k AutoERP pripojíte schránku, e-mail odíde z vašej vlastnej adresy; inak príde zo systémovej schránky BOTS4.me s odpoveďami smerovanými na vás. API Business Central neobsahuje jazyk zákazníka, takže e-mail je napísaný v jazyku vášho účtu.

Čo AutoERP v Business Central dnes nerobí

• Expedícia bez fakturácie: API Business Central expeduje a fakturuje jednou akciou. AutoERP bude expedovať bez fakturácie až po overení s Business Central; dovtedy necháva dodávku na vás, upozorní na ňu vo svojom reporte a objednávku vyfakturuje, hneď ako dodávku zaúčtujete.
• Zálohové faktúry: API nemá zálohovú faktúru, takže objednávky, ktoré vyžadujú zálohu, zostávajú na vás.
• Opravy: opravné doklady k zaúčtovaným faktúram vytvárate vy v Business Central.

Nikdy dvakrát

Skôr než AutoERP zaúčtuje, zaznamená si, čo sa chystá zaúčtovať. Ak sa beh preruší potom, čo Business Central faktúru zaúčtoval, ďalší beh túto faktúru nájde a ďalšiu nezaúčtuje. Vlastné značky priebehu si AutoERP uchováva na strane BOTS4.me a nikdy ich nezapisuje do vašich objednávok.

🛠️ Nastavenie krok za krokom

• Krok 1 — Začnite bezplatný mesiac Discovery: prihláste sa na bots4.me/bots, na karte AutoERP kliknite na Začať bezplatný mesiac Discovery a raz prijmite Podmienky. Platobná karta nie je potrebná.
• Krok 2 — Pripojte Business Central: otvorte Nastavenia → AutoERP → Access Manager → Pridať zdroj (pre AutoERP je zdrojom váš ERP), zvoľte dlaždicu Dynamics 365 Business Central a Prihlásiť sa cez Microsoft licencovaným používateľom. Ak ich máte viac, vyberte prostredie a spoločnosť. Úplný postup vrátane schválenia administrátorom nájdete v sprievodcovi pripojením.
• Krok 3 — Dajte používateľovi správne oprávnenia: AutoERP potrebuje upravovať a účtovať predajné objednávky a čítať dimenzie. Štandardná sada oprávnení D365 BUS FULL ACCESS pokrýva všetky aplikácie BOTS4.me.
• Krok 4 — Raz vytvorte dimenziu: v Business Central otvorte Dimenzie → Nový, kód BOTS4ME, s hodnotami FULL, PARTIAL, SMALLOK a PARTIAL-SMALLOK. Dimenzie nemožno vytvoriť cez API, takže tento jeden krok je na vás. Ak chýba, report AutoERP vám to oznámi.
• Krok 5 — Označte jednu objednávku a spustite v režime DEMO: nastavte BOTS4ME = FULL pri predajnej objednávke, ktorá je expedovaná, ale ešte nefakturovaná. V režime DEMO AutoERP číta vaše objednávky a do Business Central nič nezapisuje; po ďalšom behu jeho report ukáže, čo by vyfakturoval a prečo bolo niečo pozdržané.
• Krok 6 — Prejdite na LIVE: keď DEMO reporty vyzerajú správne, nastavte na karte Ovládanie Režim na LIVE — je k dispozícii po prvom e-maile s DEMO reportom.

🧭 Vyskúšajte to v bezplatnom mesiaci Discovery

Skontrolujte kartu Ovládanie

• Modul fakturácie a E-mailové reporty sú zapnuté. Pre prvý test nastavte Fakturovať zákazníkom na Okamžite (bez zlučovania), aby ste faktúru videli hneď po dodávke; v predvolenom nastavení sa faktúry zlučujú týždenne.
• Hodiny: AutoERP beží iba v prevádzkových hodinách (na začiatku pracovné hodiny v pracovné dni) a fakturácia má vlastné okno. Udržujte okno fakturácie vo vnútri prevádzkových hodín, inak sa žiadna faktúra nevytvorí.
• Digitálne produkty sú pre softvér a služby, ktoré nepotrebujú sklad.
• Prepínače so štítkom Discovery sú súčasťou bezplatného mesiaca a na začiatku sú vypnuté — zapnite tie, ktoré chcete vyskúšať.

Týždeň 1 — rozšírte test, potom prejdite na LIVE

Označte niekoľko ďalších expedovaných objednávok vrátane jednej s riadkom služby a jedného zákazníka, ktorého objednávky chcete zlučovať týždenne. Prečítajte si každý report: čo bolo vyfakturované, čo bolo preskočené a prečo. Tie isté rozhodnutia sa zobrazujú na karte Záznamy. Keď všetko zodpovedá tomu, čo by ste urobili ručne, prepnite na LIVE.

📅 Každodenná prevádzka: čo sa pre váš tím zmení

Po spustení je úlohou vášho tímu označovať objednávky a účtovať dodávky, ako doteraz. Faktúry nasledujú podľa plánu behov AutoERP, v rámci vašich hodín, a zákazník každú dostane e-mailom s priloženým PDF. Krátky report vám príde vždy, keď AutoERP niečo urobil alebo vás potrebuje, a Napájanie bota všetko naraz vypne.

• Označujte pri zadaní: nastavte hodnotu BOTS4ME pri vytvorení objednávky, alebo to nechajte na príjem objednávok. Objednávky, ktoré Mail2ERP importoval z e-mailu, dostanú tú istú hodnotu od vášho tímu.
• Čítajte riadky „preskočené“: povedia vám, ktorá objednávka na čo čaká — dodávka ešte nezaúčtovaná, objednávka v schvaľovaní alebo okno mimo vašich hodín.
• Limity API: Business Central obmedzuje volania API na používateľa. BOTS4.me svoje volania rozkladá a počká, keď ho Business Central požiada o spomalenie; limit zdieľa s vašimi ďalšími integráciami, ktoré používajú toho istého používateľa.

V kombinácii s Mail2ERP pre Business Central potrebuje cesta od objednávky zákazníka zaslanej e-mailom k odoslanej faktúre človeka iba na dodávku.

📚 Súvisiace čítanie

• Vysvetlenie všetkých nastavení: návod AutoERP a produktová stránka AutoERP.
• Predchádzajúci krok: Ako premeniť objednávky zaslané e-mailom na predajné objednávky v Business Central.
• Porovnanie možností: Mail2ERP vs. Sales Order Agent v Business Central.
• Tá istá myšlienka v Odoo: Ako automatizovať potvrdzovanie objednávok, dodávky a fakturáciu v Odoo.
• Ako dostať zaplatené: návod AutoCASH opisuje upomienky platieb k faktúram, ktoré AutoERP zaúčtuje.

🔗 Zdroje a ďalšie čítanie

Oficiálna dokumentácia, na ktorú sa tento návod odvoláva. Externé odkazy sa otvárajú na novej karte.

• Microsoft Learn — Work with dimensions in Business Central
• Microsoft Learn — Invoice sales in Business Central
• Microsoft Learn — Business Central API v2.0