AutoERP
Používateľská príručka – potvrdzovanie objednávok, dodávky a fakturácia na autopilota
✅ Jediná vec, ktorú musíte urobiť ako prvú
AutoERP funguje na základe označenia každej objednávky. Nikdy sa objednávky nedotkne sám od seba. Pracuje len s objednávkami, ktoré majú jeden z dvoch štítkov – tie vám vo vašom ERP vytvoríme:
| Štítok na objednávke | Čo s ňou AutoERP urobí |
|---|---|
AutoERP |
Celá objednávka naraz. Potvrdí ju, počká, kým sú všetky položky na sklade, vytvorí jednu dodávku a potom ju vyfakturuje. Nič sa neodošle, kým sa objednávka nedá odoslať kompletná. |
AutoERP_partial |
Po riadkoch. Odošle to, čo je práve úplne na sklade, a zvyšok ponechá na objednávke na neskoršiu zásielku. Vhodné pri dlhých dodacích lehotách alebo tovare posielanom priamo od dodávateľa. Vyžaduje funkciu Čiastočná expedícia (plán Business a vyššie, predvolene vypnutá) — bez nej sa objednávka neodošle a uvedie sa v zozname „potrebuje pomoc“. |
Oba štítky môžete premenovať na karte AutoERP vo svojej nástenke, ak váš tím už používa inú konvenciu. Objednávka s OBOMA štítkami sa spracuje ako kompletná, nikdy nie dvakrát.
Keď AutoERP objednávku expeduje, pridá na ňu vlastný značkovací štítok: AutoERP fully pri celej objednávke, AutoERP partially pri čiastočnej dodávke. Váš tím tak na prvý pohľad vidí, čo AutoERP už urobil — tieto štítky na objednávke nechajte.
Ako odovzdať objednávku AutoERP vo vašom ERP
Odoo a ERPNext používajú vyššie uvedené štítky objednávok. Ostatné ERP štítky objednávok nemajú, preto AutoERP číta na objednávke iné označenie:
| ERP | Celá objednávka | Po riadkoch | Malá objednávka OK | Jednorazové nastavenie |
|---|---|---|---|---|
| Odoo | Štítok AutoERP |
Štítok AutoERP_partial |
Štítok AutoERP_small_ok |
Žiadne — AutoERP vytvorí štítky pri prvom behu. |
| ERPNext | Štítok AutoERP |
Štítok AutoERP_partial |
Štítok AutoERP_small_ok |
Žiadne — AutoERP vytvorí štítky pri prvom behu. |
| Zoho (Books / Inventory) | Reportovací štítok BOTS4.me = AutoERP |
Reportovací štítok BOTS4.me = AutoERP_partial |
Reportovací štítok BOTS4.me small order OK = Yes |
Žiadne — AutoERP vytvorí reportovacie štítky pri prvom behu. Váš plán Zoho musí obsahovať reportovacie štítky (Zoho Books Standard alebo vyšší). |
| Dolibarr | Pole objednávky BOTS4.me tags obsahuje AutoERP |
Pole objednávky BOTS4.me tags obsahuje AutoERP_partial |
Pridajte AutoERP_small_ok do toho istého poľa, oddelené čiarkou |
Pole objednávky pridajte jednorazovo: Setup → Modules → Sales Orders → Complementary attributes → New attribute, označenie BOTS4.me tags, kód b4mtags, typ String, dĺžka 255, vždy upraviteľné. |
| Microsoft Dynamics 365 Business Central | Dimenzia BOTS4ME = FULL |
Dimenzia BOTS4ME = PARTIAL |
Dimenzia BOTS4ME = SMALLOK / PARTIAL-SMALLOK (celá objednávka / po riadkoch) |
Dimenziu vytvorte jednorazovo (dimenzie sa nedajú vytvoriť cez API): Dimensions → New, kód BOTS4ME, s hodnotami FULL, PARTIAL, SMALLOK a PARTIAL-SMALLOK. Nastavte ju na predajnej objednávke — jedna hodnota na objednávku. |
| SAP Business One | Pole U_B4M_AUTOERP = FULL |
Pole U_B4M_AUTOERP = PARTIAL |
Pole U_B4M_AUTOERP = SMALLOK / PARTIAL-SMALLOK (celá objednávka / po riadkoch) |
Používateľom definované pole vytvorte jednorazovo: Tools → Customization Tools → User-Defined Fields – Management → Marketing Documents → Title, názov B4M_AUTOERP, typ Alphanumeric, veľkosť 15 alebo viac, platné hodnoty FULL, PARTIAL, SMALLOK a PARTIAL-SMALLOK. Potom reštartujte Service Layer — nové pole vidí až po reštarte. |
| QuickBooks Online, Xero | Označte cenový odhad / ponuku ako Accepted. Fakturujú sa len doklady prijaté po prvom spustení AutoERP v režime LIVE — všetko, čo bolo prijaté skôr, zostáva na vás. | Nie je k dispozícii — prijatá objednávka sa vyfakturuje naraz, keď sú všetky položky na sklade. | Nie je k dispozícii — vyfakturujte ju ručne, alebo ju AutoERP vyfakturuje po uplynutí čakacej doby. | Žiadne — štítky neexistujú. Neexistujú ani dodacie doklady: AutoERP fakturuje prijatú objednávku priamo. |
Premenovali ste štítky na nástenke? V Odoo, ERPNext, Zoho a Dolibarr používajte namiesto AutoERP a AutoERP_partial svoje vlastné názvy. V Business Central a SAP Business One zostávajú hodnoty FULL, PARTIAL a SMALLOK vždy rovnaké.
🔄 Ako AutoERP funguje – vizuálny priebeh
objednávku
(+ záloha pri platbe vopred)
po naskladnení
po dodaní
+ správa pre vás
Každý e-mail zákazníkovi (potvrdenie objednávky, zálohová faktúra, dodací list, faktúra, oznámenie o vyzdvihnutí, upomienka) odosiela vaše vlastné ERP, s vašimi šablónami, vaším brandingom a v jazyku zákazníka. AutoERP nikdy nepíše vašim zákazníkom vo vlastnom mene.
🚀 Pripojenie
- Pripojte svoje ERP v nástenke alebo nainštalujte aplikáciu BOTS4.me z Odoo Apps a stlačte Pripojiť.
- Zapnite AutoERP. Štartuje v Demo režime — číta vaše ERP a nezapisuje nič okrem svojich troch štítkov objednávok.
- Označte jednu predajnú objednávku štítkom
AutoERP. - Počkajte na ďalší beh a prečítajte si náhľadovú správu, ktorá vám príde do schránky.
- Spokojní? Prepnite Režim z DEMO na LIVE na karte AutoERP. Vtedy začne AutoERP zapisovať do vášho ERP.
🧭 Tri moduly
Potvrdzovanie objednávok
Mení označené návrhy objednávok a ponuky na potvrdené objednávky. Ak platobné podmienky objednávky určujú platbu vopred, vystaví aj 100 % zálohovú faktúru cez vaše ERP, ktorú vaše ERP pošle zákazníkovi e-mailom. Dostupné v každom pláne, rovnako ako dva moduly nižšie.
Dodávky
Vytvorí a potvrdí dodávku vo vašom ERP, keď je tovar na sklade, nastal dátum dodania a kredit zákazníka je v poriadku. Pri čiastočnej zásielke zostane zvyšok na objednávke ako nevybavená časť.
Fakturácia
Fakturuje to, čo bolo skutočne dodané, cez vlastnú fakturáciu vášho ERP — buď jedna faktúra na objednávku, alebo jedna zberná faktúra na zákazníka (a menu) za deň, týždeň či mesiac. Záloha sa odpočíta vo vyúčtovacej faktúre; zaúčtovaná zálohová faktúra je zároveň vaším daňovým dokladom k prijatej platbe.
Každý modul sa dá vypnúť samostatne v nástenke. Vypnutie jedného nikdy neblokuje ostatné — môžete napríklad nechať AutoERP potvrdzovať a dodávať, kým váš účtovník fakturuje naďalej ručne.
⚙️ Prehľad nastavení v nástenke
Ktorých objednávok sa smie AutoERP dotknúť
| Nastavenie | Predvolené | Čo robí |
|---|---|---|
| Štítok: kompletné objednávky | AutoERP | Štítok, ktorým odovzdáte celú objednávku AutoERP. |
| Štítok: objednávky po riadkoch | AutoERP_partial | Štítok, ktorý povoľuje čiastočné zásielky objednávky. |
| Mena nižšie uvedených limitov | Prázdne (mena vašej firmy) | Mena, v ktorej sú zapísané vaše minimálne hodnoty a kreditné limity. Nechajte prázdne a použije sa mena vašej firmy z ERP. Objednávka v inej mene sa s nimi jednoducho neporovnáva — nikdy nič neprepočítavame bez vášho vedomia. |
Pracovné hodiny
| Nastavenie | Predvolené | Čo robí |
|---|---|---|
| Potvrdzovať objednávky — od / do | 00:00 – 23:59 | Kedy sa smú objednávky potvrdzovať. |
| Vytvárať dodávky — od / do | 06:00 – 16:00 | Zvyčajne prevádzkové hodiny skladu, aby sa nič nevychystávalo po odchode zamestnancov. |
| Uzávierka pre odoslanie v ten istý deň | 14:30 | Objednávky zadané po tomto čase sa odosielajú nasledujúci deň. |
| Vytvárať faktúry — od / do | 13:00 – 17:00 | Kedy sa smú vytvárať faktúry. |
| Nikdy nefakturovať pred | 13:00 | Poistka, aby sa objednávka, ktorá sa ráno ešte upravuje, nevyfakturovala priskoro. |
Pravidlá dodávok
| Nastavenie | Predvolené | Čo robí |
|---|---|---|
| Minimálna hodnota dodávky | 25 | Neodosielať zásielku s nižšou hodnotou; počkať na ďalšie položky. Nastavte 0, ak sa má odosielať vždy. |
| … ale odoslať aj tak po | 14 dní | Aby malá objednávka nečakala donekonečna. |
| Max. čiastočných dodávok na objednávku | 10 | Zabráni tomu, aby sa jedna objednávka zmenila na sériu drobných zásielok. |
Potrebujete konkrétnu malú objednávku dostať von? Pridajte jej štítok AutoERP_small_ok a minimum sa pri nej bude ignorovať.
Pravidlá fakturácie
| Nastavenie | Predvolené | Čo robí |
|---|---|---|
| Zlúčiť dodávky do jednej faktúry | Zapnuté | Zapnuté: jedna faktúra na zákazníka za obdobie. Vypnuté: jedna faktúra na objednávku. |
| Fakturovať zákazníkom | Raz týždenne | Okamžite, denne, týždenne alebo mesačne. |
| Deň fakturácie / deň v mesiaci | Piatok / 1. | V ktorý deň odchádza zberná faktúra. Pri mesačnej fakturácii je maximum 28., aby sa každý mesiac správal rovnako. |
| Minimálna suma faktúry | 50 | Pod touto sumou sa faktúra prenesie do ďalšieho obdobia. |
| Max. faktúr na dodávku | 1 | Bezpečnostný limit. AutoERP vždy povolí jednu záverečnú faktúru navyše, aby nič nezostalo nevyfakturované. |
| Čakať na kompletnú objednávku | 14 dní | Ako dlho čakať, aby všetko skončilo na JEDNEJ faktúre. Potom AutoERP vyfakturuje to, čo bolo odoslané, a záverečnú faktúru pošle neskôr. |
| Daňový doklad po | 14 dní | Keď zákazník zaplatil vopred, ale tovar sa v rámci tohto počtu dní neodoslal, vystaví sa daňový doklad — v mnohých krajinách zákonná povinnosť. |
| Pole „chce faktúru“ | (prázdne) | Voliteľné. Technický názov áno/nie poľa vo vašom ERP, ktoré zaznamenáva, či zákazník vôbec chce faktúru. Ponechajte prázdne, ak sa má fakturovať vždy. |
Kontrola kreditu
| Nastavenie | Predvolené | Čo robí |
|---|---|---|
| Vyžadovať úhradu zálohovej faktúry | Zapnuté | Zadržať zásielku, kým zákazník s platbou vopred skutočne nezaplatí. |
| Blokovať nad touto sumou po splatnosti | 300 | Zadržať zásielky zákazníkom, ktorí vám dlhujú viac než toto. |
| Blokovať nad týmto počtom dní po splatnosti | 14 | Zadržať zásielky, keď je najstaršia neuhradená faktúra staršia než toto. |
| Zadržať zásielky, ak kontrola zlyhá | Zapnuté | Ak sa samotná kontrola kreditu nedá vykonať, radšej zadržať než odoslať. Odporúčané. |
| Poslať zákazníkovi e-mail pri zadržaní | Zapnuté | Odošle upomienku pri prvom zadržaní objednávky. Raz na objednávku, nikdy opakovane. |
🔍 Demo režim
Každé konto AutoERP začína v režime Demo a váš prvý beh je vždy demo. V režime Demo AutoERP číta vaše objednávky, sklad a stav platieb zákazníkov a presne vypočíta, čo by urobil — a potom vám zoznam pošle e-mailom namiesto toho, aby to vykonal. Vo vašom ERP sa nedotkne ani jediného záznamu.
Keď dostanete aspoň jednu demo správu, na karte AutoERP sa odomkne prepínač LIVE. Do režimu Demo sa môžete kedykoľvek vrátiť.
📊 Ako čítať správu
📋 Súhrn
Koľko objednávok bolo potvrdených, dodaných a vyfakturovaných — a koľko bolo preskočených, podľa kategórie. V režime LIVE sa report posiela, len keď AutoERP niečo urobil alebo objednávka potrebuje vás; objednávky, ktoré si vyžadujú ručný zásah, sú uvedené ako prvé.
📝 Objednávka po objednávke
Každé rozhodnutie aj s dôvodom zrozumiteľne vysvetleným. V režime Demo je to úplný zoznam toho, čo by sa bolo stalo.
⚠️ Preskočené a prečo
Najužitočnejšia časť. „Čaká sa na sklad“, „pod vaším minimom“, „zákazník po splatnosti“, „po uzávierke“ — každé preskočenie vám povie, ktoré nastavenie ho spôsobilo.
❓ Riešenie problémov
| Čo vidíte | Čo to znamená |
|---|---|
| „Žiadna označená objednávka nevyžadovala pozornosť“ | Žiadna objednávka nemá štítok AutoERP, alebo sú všetky označené objednávky už úplne spracované. Označte objednávku a počkajte na ďalší beh. |
| Objednávky sú potvrdené, ale nikdy dodané | Zvyčajne sklad: štítok kompletnej objednávky čaká, kým sú dostupné všetky riadky. Skontrolujte dôvod preskočenia — uvádza konkrétny produkt. Môže ísť aj o okno dodávok alebo čas uzávierky. |
| Dodané, ale nikdy vyfakturované | Skontrolujte, či sa okno fakturácie prekrýva s vašimi prevádzkovými hodinami a obsahuje čas „nikdy nefakturovať pred“. Pri týždennej zbernej fakturácii odchádzajú faktúry len vo zvolený deň. |
| Všetky objednávky jedného zákazníka sú zadržané | Kontrola kreditu. Prekročili váš limit po splatnosti alebo neuhradili zálohu. Report uvádza sumu a počet dní. |
| Riadok so službou sa nikdy nevyfakturuje | Služba sa fakturuje podľa dodaných množstiev a nikto jej dodané množstvo zatiaľ nezadal — AutoERP ho nikdy neodhaduje. Report ju raz uvedie v časti „Potrebuje vašu pomoc“; zadajte množstvo na objednávke a ďalší beh ju vyfakturuje. |
| Malé objednávky sa nikdy neodošlú | Sú pod vašou minimálnou hodnotou dodávky. Odošlú sa automaticky po uplynutí čakacej doby, alebo okamžite, ak im pridáte štítok AutoERP_small_ok. |
| Štítky AutoERP vo vašom ERP chýbajú | Pripojený používateľ nemá právo vytvárať štítky. Udeľte mu práva správcu predaja alebo vytvorte oba štítky ručne — AutoERP ich použije tak či tak. |
| Odoo nemá pri predajných objednávkach pole Tags | Niektoré databázy Odoo bez aplikácie CRM nemajú pri predajných objednávkach pole Tags, takže AutoERP nemôže objednávky označiť. Nainštalujte aplikáciu CRM (pridá pole Tags) alebo nechajte svojho Odoo partnera pridať k predajným objednávkam textové pole s názvom x_autoerp_tags a do neho napíšte názov štítku — AutoERP potom číta toto pole. |
| V Business Central, SAP Business One ani Dolibarr sa nenašli žiadne objednávky | Chýba jednorazové nastavenie vášho ERP: dimenzia BOTS4ME (Business Central), používateľom definované pole U_B4M_AUTOERP (SAP Business One) alebo pole objednávky BOTS4.me tags (Dolibarr). Report ho uvádza. Vykonajte krok nastavenia z tabuľky v časti “Ako odovzdať objednávku AutoERP vo vašom ERP”, označte jednu objednávku a počkajte na ďalší beh. |
🔒 Čo AutoERP nikdy neurobí
- Nedotkne sa objednávky, ktorá nie je označená.
- Zapisovať čokoľvek okrem svojich troch štítkov objednávok, kým je zapnutý Demo režim.
- Nenapíše vašim zákazníkom vo svojom mene — každý e-mail zákazníkovi ide z vášho ERP, s vašimi šablónami a brandingom.
- Odoslať tovar zákazníkovi, ktorý prekročil vami nastavené kreditné limity, kým je zapnutá Kontrola kreditu.
- Nevyfakturuje ten istý tovar dvakrát — množstvá už vyfakturované vo vašom ERP sa nikdy neúčtujú znova.
- Nespojí viacerých zákazníkov ani viac mien do jednej faktúry.
❓ Často kladené otázky
Ktoré ERP systémy sú podporované?
Naživo už dnes: Odoo 13 až 19 (Community, Enterprise, Odoo.sh, Odoo Online), ERPNext 15 a 16, Zoho (Books / Inventory), Dolibarr 23 a novší, Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero a SAP Business One. Akýkoľvek iný ERP systém s API — SAP S/4HANA, Dynamics 365 Finance / Sales, NetSuite a ďalšie — pripojíme na požiadanie.
Čo AutoERP automatizuje?
Tri základné moduly: Potvrdenie objednávky (potvrdzuje objednávky a zákazníkom s platbou vopred nechá vo vašom ERP vystaviť zálohovú faktúru), Expedícia (vytvára dodávky, keď je tovar na sklade, celé objednávky alebo po riadkoch) a Fakturácia (jedna faktúra na objednávku alebo zberné faktúry — denne, týždenne alebo mesačne). Všetky e-maily zákazníkom odosiela váš ERP.
Môžem testovať bez ovplyvnenia môjho ERP?
Áno! Demo režim číta vaše objednávky a stav skladu, ale nevykonáva žiadne transakcie — iba generuje reporty, ktoré presne ukazujú, čo by urobil. Prvý mesiac zadarmo.
Môžem zapnúť len niektoré moduly?
Áno. Každý modul má vlastný prepínač — zapnite len to, čo potrebujete: iba potvrdenia, iba expedíciu alebo všetky tri moduly naraz. Nastavíte na /bots → Ovládanie → AutoERP.
Podporuje čiastočnú expedíciu?
Áno, s funkciou Čiastočná expedícia (plán Business a vyššie). Ak nie je všetok tovar na sklade, AutoERP expeduje dostupné položky a vytvorí čiastočné dodávky — najstaršie objednávky ako prvé. Poistka obmedzuje počet čiastočných dodávok na objednávku (predvolene 10).
Čo je zberná fakturácia?
Namiesto vytvárania jednej faktúry na objednávku dokáže AutoERP zoskupiť viacero objednávok od toho istého zákazníka do jednej zbernej faktúry — okamžite, denne, týždenne alebo mesačne. Konfigurovateľné s prahovou hodnotou minimálnej zbernej sumy.
Funguje s Mail2ERP?
Áno! Mail2ERP importuje objednávky z e-mailu do vášho ERP. AutoERP ich potom automaticky potvrdzuje, expeduje a fakturuje. Spoločne automatizujú celý cyklus — od e-mailu zákazníka po uhradenú faktúru.
Ako funguje kontrola kreditu?
Keď je zapnutá Kontrola kreditu (plán Business a vyššie, predvolene vypnutá), AutoERP pred expedíciou skontroluje, či má zákazník neuhradené proforma faktúry alebo zostatky po splatnosti. Ak prekročia vami nastavené prahové hodnoty (predvolene 300 v mene vašej firmy alebo faktúra viac ako 14 dní po splatnosti), expedícia sa pozdrží a zákazník dostane jednu upomienku na platbu od vášho ERP.
Používa to AI? My ju používať nesmieme.
Nie. AutoERP neobsahuje žiadny model AI v žiadnom režime ani na žiadnej úrovni a nikdy sa neposielajú žiadne údaje k poskytovateľovi AI. Každá akcia sa riadi pravidlami, ktoré nastavíte, takže rovnaký vstup vždy dá rovnaký výsledok a každý krok je dohľadateľný v logu. Ak to vaše oddelenie compliance potrebuje písomne, napíšte nám a potvrdíme vám to do spisu.