AutoCASH
Používateľská príručka – ako dostať zaplatené bez ručného upomínania
💰 Štyri úrovne
Každý zákazník po splatnosti spadne presne do jednej úrovne podľa toho, koľko dní je jeho najstaršia faktúra po splatnosti. Úroveň 0 nie je výzva — je to priateľský prehľad toho, čo je otvorené, a vo väčšine prípadov to vyrieši samo.
| Úroveň | Čo zákazník dostane | Predvolená hranica |
|---|---|---|
| 0 | Zoznam jeho otvorených faktúr. Pripomenutie, nie výzva. | pod úrovňou 1 |
| 1 | Prvá upomienka. | prvý eskalačný krok |
| 2 | Druhá upomienka. | o jeden beh neskôr, ak stále nie je uhradené |
| 3 | Posledná upomienka. | najvyšší krok, opakuje sa až do zaplatenia |
🔄 Ako AutoCASH funguje – vizuálny priebeh
deň
načítané z vášho ERP
dostane úroveň
odchádzajú
správu
Tam, kde váš ERP vie upomienky odosielať sám (OFFERIS), listy vytvára a odosiela váš vlastný ERP s vaším číslovaním, vaším znením a vaším brandingom. Pri akomkoľvek inom ERP alebo keď zapnete Posielať upomienky z BOTS4.me namiesto vášho ERP, ich odosiela AutoCASH v jazyku zákazníka, s vašimi platobnými údajmi a podpisom: z vašej vlastnej schránky, ak ju v nástroji Access Manager pridáte ako cieľ AutoCASH, inak zo schránky BOTS4.me, pričom odpovede chodia na e-mail vášho účtu alebo na adresu Reply-To, ktorú nastavíte. V oboch prípadoch AutoCASH rozhoduje o tom, komu a kedy.
🔐 Náhľad – vaša poistka
V každom platenom tarife pošle AutoCASH deň pred naplánovaným behom e-mailom vám zoznam presne toho, kto má byť kontaktovaný, na akej úrovni a za akú sumu. To je vaše okno na to, aby ste niekoho zo zoznamu vyradili — zákazníka, ktorý práve sľúbil platbu, zákazníka v spore alebo účet, o ktorom rokuje váš obchod.
Ak chcete niekoho vyradiť, pridajte jeho ID zákazníka do poľa Nikdy neupomínať týchto zákazníkov vo svojej nástenke. Prejaví sa to okamžite, vrátane zajtrajšieho behu.
🚀 Ako začať
- Pripojte svoje ERP v nástenke alebo nainštalujte aplikáciu BOTS4.me z Odoo Apps.
- Zapnite AutoCASH. Spustí sa v režime Demo — všetko číta a nikoho nekontaktuje.
- Nastavte Eskalovať najviac po na 1. upomienku a na začiatok to tak nechajte.
- Skontrolujte dni spúšťania (predvolene 1. a 15.) a minimálnu sumu, ktorá vás zaujíma.
- Počkajte na správu. Uvádza presne to, koho by bol kontaktoval.
- Spokojní so zoznamom? Prepnite Režim z DEMO na LIVE. Od tej chvíle začnú vaši zákazníci dostávať listy.
⚙️ Prehľad nastavení v nástenke
Kedy sa spúšťa
| Nastavenie | Predvolené | Čo robí |
|---|---|---|
| Spúšťať v týchto dňoch | 1,15 | Jediné dni, keď AutoCASH niekoho kontaktuje: dni v mesiaci a/alebo dni v týždni oddelené čiarkou (napríklad 1,15 alebo friday). Predvyplnené 1,15; ak pole vymažete, AutoCASH nerobí nič. Deň za koncom krátkeho mesiaca (napr. 31) sa posunie na posledný deň mesiaca, takže február sa nikdy nepreskočí. Víkendové dni vyžadujú aj zaškrtnutie políčka Víkendy v časti Prevádzkové hodiny. |
Koho upomínať
| Nastavenie | Predvolené | Čo robí |
|---|---|---|
| Upomínať až po | 14 dní | Ako dlho po splatnosti musí faktúra byť, aby ju AutoCASH vôbec zohľadnil. |
| Ignorovať dlhy pod | 0 | Nehonte zákazníka, ktorého celková suma po splatnosti je pod touto hodnotou, v hlavnej mene vášho ERP — málokedy to stojí za narušenie vzťahu. 0 znamená osloviť všetkých. |
| Nikdy neupomínať týchto zákazníkov | (prázdne) | ID zákazníkov z vášho ERP, oddelené čiarkou. Účty, ktoré chcete vždy riešiť osobne. |
Ochrana pred dobropismi
Zákazník, ktorého otvorené dobropisy kryjú jeho faktúry, nikdy nedostane upomienku — v skutočnosti dlhujete vy jemu, nie naopak. Vždy zapnuté, v každej úrovni, a každá vynechaná firma je uvedená vo vašom reporte.
Ako tvrdo eskaluje
| Nastavenie | Predvolené | Čo robí |
|---|---|---|
| Eskalovať najviac po (Family) | 1. upomienka | Pevný strop. Nikto sa neeskaluje nad túto úroveň, nech je po splatnosti akokoľvek dlho. Personal zostáva na predvolenej hodnote. |
| Upomínať len faktúry po splatnosti aspoň | 14 dní | Vstupná hranica. Pod ňou sa faktúra ignoruje úplne. Neexistujú žiadne denné hranice pre jednotlivé úrovne: každé naplánované spustenie posunie zákazníka o jednu úroveň vyššie, kým je niektorá faktúra z jeho poslednej upomienky stále neuhradená. |
Ako často možno upomínať toho istého zákazníka
| Nastavenie | Predvolené | Čo robí |
|---|---|---|
| Opakovať upomienky každých (Family) | 7 dňoch | Jedno číslo pre všetky úrovne: minimálny odstup, kým je ten istý zákazník znova kontaktovaný. Práve to bráni tomu, aby bol niekto upomenutý dvakrát za ten istý dlh. Personal zostáva na predvolenej hodnote. |
Čo dostanete vy
| Nastavenie | Predvolené | Čo robí |
|---|---|---|
| Kto dostáva reporty a náhľady | e-mail vášho konta | Report po behu aj náhľad deň vopred chodia na e-mail vášho účtu a na adresy v poli E-maily pre vedenie nastavené vo Všeobecnom prehľade. Samostatný zoznam príjemcov pre AutoCASH neexistuje. |
🔍 Režim Demo
Každé konto AutoCASH začína v režime Demo a váš prvý beh je vždy demo. Načíta vaše faktúry, uplatní všetky pravidlá a presne vypočíta, kto by bol kontaktovaný a na akej úrovni — a potom vám tento zoznam pošle e-mailom namiesto toho, aby niekoho kontaktoval. Ani jeden zákazník o tom nevie.
Keď dostanete aspoň jednu demo správu, odomkne sa prepínač LIVE. Do režimu Demo sa môžete kedykoľvek vrátiť — pred rušným obdobím alebo počas zmeny pravidiel.
📊 Ako čítať správu
💰 Peniaze
Celkovo otvorené, celkovo po splatnosti a ako sa suma po splatnosti delí medzi štyri úrovne. Váš prehľad vekovej štruktúry pohľadávok na jeden pohľad.
👤 Kto bol kontaktovaný
Každý zákazník, jeho úroveň, suma, faktúry uvedené v liste a adresa, na ktorú list šiel.
⚠️ Kto nebol
Rovnako užitočné: vylúčené účty, dlhy pod vaším minimom a každý, kto je ešte v rámci svojho opakovacieho okna.
❓ Riešenie problémov
| Čo vidíte | Čo to znamená |
|---|---|
| V naplánovaný deň sa nič nedeje | Buď dnes nie je jeden z vašich naplánovaných dní spúšťania, alebo momentálne nikto nespĺňa vašu minimálnu sumu a minimálny počet dní po splatnosti. Správa vám povie, ktoré z toho. |
| Zákazník nebol upomenutý | Skontrolujte postupne: je na zozname, koho nikdy nenaháňať, je jeho celková suma pod vaším minimom, je ešte v opakovacom okne a je jeho najstaršia faktúra naozaj za vaším minimálnym počtom dní po splatnosti. |
| Všetci uviazli na úrovni 1 | To si robí svoju prácu nastavenie Eskalovať najviac po. Od úrovne Family ho môžete zvýšiť na 2 alebo 3, keď budete pripravení. |
| Neprichádza žiadny náhľad | Náhľady sú súčasťou od tarify Personal, keď je zapnuté Odosielať náhľady. Náhľad odchádza z bežného hodinového behu a mlčí v každý deň, ktorý nie je predvečerom spustenia, aj vtedy, keď by nebol upomenutý nikto. |
| Zákazník tvrdí, že už zaplatil | AutoCASH číta to, čo vaše ERP považuje za neuhradené. Ak tam platba ešte nie je zaznamenaná, faktúra sa stále počíta ako po splatnosti — Pay2ERP túto medzeru uzatvára automatickým importom platieb. |
❓ Často kladené otázky
Ktoré ERP systémy sú podporované?
Dnes Odoo (13–19), ERPNext (15–16), Zoho (Books / Inventory), Dolibarr (23 a novší), Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero a SAP Business One. Akýkoľvek iný ERP systém s API — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite a ďalšie — pripojíme na požiadanie.
Ako funguje fakturácia?
Na základe predplatného — paušálna mesačná sadzba, ktorá zahŕňa mesačný objem využitia, dopĺňaný každé zúčtovacie obdobie. Upomienky sa z neho odpočítavajú za každého upomenutého zákazníka a kedykoľvek si môžete dokúpiť ďalšie využitie — pozrite si tabuľku plánov na produktovej stránke. Prvý mesiac je bezplatný mesiac Discovery — bez platobnej karty.
Môžem to otestovať bez odosielania skutočných upomienok?
Áno! Demo režim načíta vaše faktúry, ale neodošle žiadne upomienky — dostanete len náhľadové reporty s presným prehľadom toho, čo by systém urobil. Prvý mesiac zadarmo.
Aké sú úrovne eskalácie?
4 úrovne: Úroveň 0 — Zoznam faktúr (priateľský zoznam otvorených faktúr), Úroveň 1 — 1. upomienka, Úroveň 2 — 2. upomienka, Úroveň 3 — Posledná upomienka. Eskalácia je postupná: každé naplánované spustenie posunie zákazníka o jednu úroveň vyššie, kým je niektorá faktúra z jeho poslednej upomienky stále neuhradená, a najvyššia úroveň sa opakuje. Vstupnú hranicu si nastavíte vy; odstup pri opakovaní a najvyššia aktívna úroveň sú nastavenia plánu Family.
Môžem niektorých zákazníkov vylúčiť?
Áno. Pridajte ich ID zákazníkov do zoznamu „Tieto firmy nikdy nenaháňať“ na /bots → Ovládanie → AutoCASH, aby sa vynechali kľúčoví zákazníci, materské spoločnosti alebo interné subjekty.
Funguje to s Pay2ERP?
Áno! AutoCASH a Pay2ERP spolupracujú — len čo Pay2ERP zaznamená prichádzajúcu platbu, AutoCASH prestane danú faktúru upomínať. Plne automatizovaný kolobeh cash flow.
Ako často to beží?
Vo dňoch, ktoré nastavíte v poli „Spúšťať v týchto dňoch“ (predvolene 1. a 15. deň v mesiaci alebo dni v týždni, napríklad každý piatok). Ak pole vyprázdnite, AutoCASH nerobí nič. V každom platenom pláne navyše dostanete náhľadový e-mail deň pred každým spustením.
Aká je minimálna suma po splatnosti?
Dá sa nastaviť — predvolená hodnota je 0, takže sa upomína každá faktúra po splatnosti. Ak ju zvýšite, zákazníci, ktorých celková suma po splatnosti je pod touto hranicou, sa vynechajú. Môžete tiež nastaviť minimálny počet dní po splatnosti (predvolene 14 dní), aby sa neupomínali len nedávno splatné faktúry.
Používa to AI? My ju používať nesmieme.
Nie. AutoCASH neobsahuje žiadny model AI v žiadnom režime ani na žiadnej úrovni a nikdy sa neposielajú údaje o zákazníkoch ani faktúrach k poskytovateľovi AI. Každá upomienka sa riadi prahmi, ktoré nastavíte, takže rovnaká saldokonto vždy dá rovnaký zoznam. Ak to vaše oddelenie compliance potrebuje písomne, napíšte nám a potvrdíme vám to do spisu.
🔒 Čo AutoCASH nikdy neurobí
- Nikoho nekontaktuje, kým je zapnutý režim Demo.
- Nekontaktuje zákazníka z vášho zoznamu neupomínaných.
- Neeskaluje nad úroveň, ktorú ste nastavili.
- Neupomenie toho istého zákazníka dvakrát za to isté v rámci opakovacieho okna, ktoré ste zvolili.
- Upomenúť zákazníka bez vašich údajov — každý list nesie názov vašej firmy, vaše platobné údaje a váš podpis, bez ohľadu na to, či ho odosiela váš ERP alebo BOTS4.me.
- Nezmení nič vo vašom ERP. AutoCASH iba číta; nikdy neupravuje faktúru ani nezaznamenáva platbu.