Automatizácia Dolibarr: e-mailové objednávky, fakturácia a upomienky platieb

🎯 Kroky od objednávky po platbu, ktoré Dolibarr necháva na vás

Dolibarr má všetky doklady, ktoré obchodná firma potrebuje: obchodné ponuky, zákaznícke objednávky, zásielky, faktúry a platby. Nemá však nikoho, kto by každú objednávku posunul z jedného dokladu na ďalší. Vo väčšine firiem s Dolibarrom je to stále človek a pri každej objednávke sa opakuje tých istých pár krokov:

• Zadanie objednávky: zákazník pošle e-mailom objednávku v PDF alebo Exceli a niekto prepíše produkty a množstvá do ponuky alebo objednávky.
• Schválenie a expedícia: niekto objednávku schváli, skontroluje sklad, vytvorí zásielku a schváli ju.
• Fakturácia: niekto z objednávky vytvorí faktúru, postará sa, aby sa fakturoval iba expedovaný tovar, a pošle ju zákazníkovi.
• Upomínanie: na konci mesiaca niekto prejde nezaplatené faktúry a napíše upomienky, alebo sa k tomu nedostane.

Každý krok je sám osebe rýchly. Dohromady a opakované pri každej objednávke zaberú hodiny týždenne a krok, na ktorý sa zabudne, býva ten drahý: faktúra, ktorá sa nikdy neodošle, alebo upomienka, ktorá odíde o mesiac neskôr.

🤖 Ktorí boti BOTS4.me pracujú s Dolibarrom

Každá ERP aplikácia BOTS4.me beží na Dolibarr 23 a novšom. Táto stránka opisuje troch, ktorí spolu riadia predajnú stranu od e-mailu po platbu.

Supplier2ERP, Pay2ERP, Bill2ERP, AutoSTOCK a AutoPURCHASE bežia tiež na Dolibarri a Pay2ERP môže ako vstup použiť vlastné bankové riadky Dolibarru. Jedno pripojenie k Dolibarru slúži všetkým botom, ktorých spustíte.

📧 Mail2ERP: objednávky z e-mailu na ponuky a zákaznícke objednávky

Mail2ERP číta vašu predajnú schránku, pri každom e-maile rozhodne, či ide o dopyt, záväznú objednávku, alebo ani jedno, a prečíta riadky produktov z textu e-mailu a zo všetkých príloh: PDF, Excel, Word, CSV, HTML, obrázky a naskenované dokumenty, v akomkoľvek rozložení a jazyku, bez šablón. Každý kód produktu sa páruje s referenciami produktov vo vašom katalógu Dolibarru.

• Dopyt → koncept obchodnej ponuky, pripravený na ocenenie, úpravu a odoslanie vaším obchodným tímom.
• Záväzná objednávka → zákaznícka objednávka, vytvorená ako koncept a potom schválená.
• Kontakty: osoba, ktorá e-mail napísala, sa stane kontaktom zákazníka na doklade a dodacia adresa uvedená v e-maile sa stane dodacím kontaktom.
• Súbory: prílohy zákazníka sa pripoja k ponuke alebo objednávke.
• Žiadne duplicity: každý doklad sa označí zdrojovým e-mailom v poli externá referencia Dolibarru, takže tá istá objednávka poslaná dvakrát sa vytvorí raz.

Mail2ERP nikdy nevytvára tretie strany ani produkty. Odosielateľ musí patriť existujúcemu zákazníkovi a každý riadok musí zodpovedať existujúcemu produktu. E-mail, ktorý nemožno naimportovať, zostane neprečítaný vo vašom INBOX-e a záznam vám povie prečo.

🐙 AutoERP: schválenie, expedícia a fakturácia označených objednávok

AutoERP preberá rutinné kroky po objednávke. Pracuje iba s objednávkami, ktoré mu odovzdáte, a odovzdávate ich poľom, nie odhadom.

Ako odovzdáte objednávku AutoERP

Dolibarr nedovoľuje iným programom čítať štítky predajnej objednávky, preto AutoERP používa pole objednávky s názvom BOTS4.me tags (kód b4mtags). Keď je integračný používateľ administrátor, AutoERP pole pridá sám. Inak ho pridajte raz: Setup → Modules → Sales Orders → Complementary attributes → New attribute, popis BOTS4.me tags, kód b4mtags, typ String (1 line), dĺžka 255, vždy upraviteľné. Potom do poľa napíšte AutoERP na spracovanie celej objednávky, alebo AutoERP_partial na spracovanie po riadkoch. AutoERP do toho istého poľa pridáva vlastné štítky priebehu.

Čo sa deje pri každom behu

• Potvrdenie: označený koncept objednávky sa schváli. Keď platobná podmienka objednávky vyžaduje platbu vopred, napríklad “Due on order” alebo podmienka so 100 % zálohou, AutoERP vystaví aj schválenú zálohovú faktúru na celú objednávku, prepojenú s ňou.
• Expedícia: keď je tovar na sklade a nastal termín dodania, AutoERP z objednávky vytvorí schválenú zásielku s množstvom, ktoré môže odísť. Dolibarr pri schválení pohne skladom, ak to nastavenie vášho modulu Sklad určuje. Čiastočné zásielky nechávajú zvyšok na objednávke.
• Fakturácia: AutoERP z objednávky vytvorí jednu schválenú faktúru, skladové produkty fakturuje podľa skutočne expedovaného množstva a služby podľa objednaného množstva a odpočíta zaplatené zálohy. Môžete tiež zvoliť jednu súhrnnú faktúru na zákazníka za deň, týždeň alebo mesiac.

V pláne Business vie AutoERP aj pozdržať zásielky pre zákazníkov s faktúrami po splatnosti, raz im to pripomenúť, a expedovať objednávky po častiach. Všetky možnosti nájdete v návode AutoERP.

💰 AutoCASH: upomienky platieb k faktúram Dolibarru po splatnosti

V dňoch mesiaca, ktoré zvolíte, AutoCASH načíta vaše nezaplatené zákaznícke faktúry z Dolibarru, zoskupí ich podľa zákazníka a určí, ako veľmi je každý zákazník po splatnosti. Eskalácia je v predvolenom nastavení postupná:

• Začnite zľahka: môžete zapnúť iba úroveň 1, vyskúšať ju v prevádzke a úrovne 2 a 3 povoliť neskôr.
• Nikdy dvakrát kvôli tej istej veci: tá istá úroveň sa opakuje až po čakacej dobe a beh, ktorý sa zastaví v polovici, nemôže poslať upomienku dvakrát.
• Filtre: minimálna suma, minimálny počet dní po splatnosti a zoznam zákazníkov, ktorých nikdy nechcete upomínať automaticky.
• Dva e-maily pre vás: náhľad deň vopred so zoznamom tých, ktorí dostanú upomienku, a report potom so zoznamom oslovených, na akej úrovni a ku ktorým faktúram.
• Posiela BOTS4.me: keďže Dolibarr nevie cez svoje API posielať e-maily, upomienky posiela BOTS4.me, v jazyku zákazníka. Vlastné zálohové faktúry AutoERP k predplateným objednávkam AutoCASH neupomína.

⚙️ Nastavenie pre Dolibarr krok za krokom

• Krok 1 — Začnite bezplatný mesiac Discovery: prihláste sa na bots4.me/bots a na karte požadovaného bota kliknite na Začať bezplatný mesiac Discovery. Platobná karta nie je potrebná.
• Krok 2 — Zapnite v Dolibarri REST API: Home → Setup → Modules/Applications → zapnite API REST (server).
• Krok 3 — Vytvorte integračného používateľa: v časti Users & Groups vytvorte používateľa, napríklad “BOTS4.me Integration”, a dajte mu práva botov, ktoré používate: Mail2ERP — tretie strany, produkty, obchodné ponuky, predajné objednávky; AutoERP — predajné objednávky, zásielky, zákaznícke faktúry, sklad; AutoCASH — zákaznícke faktúry, platby, banky. Každý bot potrebuje aj prístup na čítanie k Bankám a k svojej vlastnej karte používateľa.
• Krok 4 — Vygenerujte kľúč API: otvorte kartu používateľa → Modify → pole API key → vygenerovať → Save a kľúč skopírujte.
• Krok 5 — Pripojte Dolibarr na bots4.me: zadajte URL svojho webu Dolibarr a kľúč API, prípadne číslo entity, ak používate modul Multicompany. Úplný postup nájdete v sprievodcovi pripojením.
• Krok 6 — Iba AutoERP: pridajte pole objednávky BOTS4.me tags, ako je opísané vyššie, ak integračný používateľ nie je administrátor.
• Krok 7 — Pripojte svoju schránku pre Mail2ERP (Gmail a Microsoft 365 cez Secure Quick Connect, ostatné cez IMAP s heslom aplikácie), alebo namiesto toho preposielajte objednávky do BOTS4.me Mailbox.

🧪 Demo režim, nejasné e-maily a chyby

Každý bot začína v Demo režime. Mail2ERP vám pošle e-mailom ponuku alebo objednávku, ktorú by vytvoril, AutoERP nahlási, ktoré objednávky by schválil, expedoval a vyfakturoval, a AutoCASH vám pošle úplný zoznam zákazníkov, ktorým by poslal upomienku, bez toho, aby niektorého z nich kontaktoval. Do Dolibarru sa nič nezapíše, kým nenastavíte Režim na LIVE, ktorý sa odomkne po prvom Demo reporte. Stránka Demo režim vysvetľuje princíp a živé demo dashboardu ukazuje každé nastavenie s ukážkovými dátami.

• E-maily, ktoré Mail2ERP nedokázal naimportovať, zostávajú neprečítané vo vašom INBOX-e. Importované sa presunú do _Mail2ERP/SPRACOVANE.
• Dôvod sa vždy zaznamená na karte Záznamy a v priečinku LOGS vašej schránky, napríklad odosielateľ, ktorý nie je zákazníkom v Dolibarri, alebo referencia produktu, ktorá neexistuje. Pozrite návod k priečinku LOGS.
• Opravte to priečinkami: presuňte e-mail do _Mail2ERP/CENOVA_PONUKA alebo _Mail2ERP/OBJEDNAVKA a skúsi sa znova ako ponuka alebo objednávka, alebo do _Mail2ERP/PRESKOCIT a takýto druh e-mailu sa bude v budúcnosti preskakovať.
• Problémy s nastavením AutoERP, napríklad chýbajúce pole BOTS4.me tags alebo vypnutý modul Zásielky, sú uvedené v reporte z behu, takže presne viete, čo opraviť.

📅 Bezplatný mesiac Discovery a bezplatný plán

Prvý mesiac každého bota je bezplatný mesiac Discovery bez platobnej karty. Prepínače označené Discovery na karte Ovládanie sú zahrnuté a na začiatku vypnuté, takže si sami vyberiete, čo vyskúšať.

📚 Súvisiace čítanie

• Produkty: Mail2ERP, AutoERP a AutoCASH.
• Návody: návod Mail2ERP, návod AutoERP, návod AutoCASH a sprievodca pripojením.
• Ďalší open-source ERP: Automatizácia ERPNext z e-mailu: objednávky, potvrdenia dodávateľov a platby.
• Porovnanie prístupov: Parseur, Docparser alebo Nanonets vs. Mail2ERP na zadávanie objednávok do ERP.
• Tie isté kroky v iných ERP: Automatická expedícia a fakturácia objednávok v Business Central a Ako automatizovať potvrdzovanie objednávok, dodávky a fakturáciu v Odoo.
• Súvislosti: Ako fungujú systémy ERP a CRM a prečo sme vytvorili BOTS4.me.