Pay2ERP
Používateľská príručka – Spárovanie platieb s faktúrami bez ručného zadávania
🔗 Ako Pay2ERP spároví platbu
Každé platobné oznámenie — e-mail od banky, riadok z Revolutu alebo Wise, alebo riadok výpisu načítaný priamo z vášho ERP — sa zredukuje na rovnakú hŕstku údajov: sumu, menu, dátum valuty a referenčné číslo, ktoré zákazník zadal pri platbe. Práve tieto údaje sa párujú s vašimi otvorenými faktúrami, nie znenie e-mailu.
| Formát zdroja | Čo to je | Ako to Pay2ERP číta |
|---|---|---|
| MT940 / MT942 | SWIFT denný / vnútrodenný bankový výpis | Štruktúrovaný. Každý kreditný riadok sa automaticky stane jednou platbou — žiadne hádanie pri extrakcii. |
| CAMT.053 | Bankový výpis ISO 20022 XML | Štruktúrovaný, spracúva sa obozretne aj proti poškodenému alebo príliš veľkému XML. |
| BAI2 | Americký formát bankového výpisu | Štruktúrovaný, spracúva sa rovnako ako formáty vyššie. |
| OFX | Open Financial Exchange | Štruktúrovaný, spracúva sa rovnako ako formáty vyššie. |
| Revolut / Wise API | Priame prepojenie účtu | Štruktúrované polia prichádzajú už označené — suma, referencia a odosielateľ — bez čakania na e-mail z banky; Pay2ERP ich načíta pri ďalšom behu. |
| Bankové riadky z ERP | Riadky bankových výpisov, ktoré už máte vo svojom ERP (Odoo) | Štruktúrované, čítajú sa priamo z vášho ERP — bez e-mailu. |
| E-mail vo voľnom texte | Platobné oznámenie banky písané bežným jazykom | Najprv sa skúšajú vstavané vzory pre referencie a sumy v tucte jazykov; umelá inteligencia číta text iba vtedy, keď žiadny z nich nesedí. |
🔍 Ktoré e-maily Pay2ERP číta
Pay2ERP nepovažuje každú správu vo vašej schránke za platbu. Vo vašej bežnej schránke INBOX číta iba e-maily od odosielateľov, ktorých ste ho naučili ako banku — nič iné sa neotvára, nevyťahuje ani neúčtuje. E-mail v priečinku vyhradenom na platby alebo e-mail, ktorý presuniete do _Pay2ERP/NA_IMPORT, sa prečíta vždy.
_Pay2ERP/NA_IMPORT. Odvtedy sa každý e-mail od tejto banky číta automaticky. Kým nie je naučená žiadna banka a naďalej prichádzajú e-maily podobné bankovým, karta Záznamy na vašom dashboarde vám to pripomenie, najviac raz týždenne.
| Čo sa preskakuje | Prečo |
|---|---|
| Naše vlastné reporty a e-maily z obchodu | Systémová pošta platformy nikdy nie je oznámením o platbe. |
| Nenaučený odosielateľ vo vašej bežnej schránke INBOX | Pay2ERP číta iba odosielateľov, ktorých ste ho naučili ako banku. |
| Odosielateľ, ktorého ste označili, že nie je banka | Presunuli ste jeden z jeho e-mailov do _Pay2ERP/NEIMPORTOVAT. |
Ako Pay2ERP naučiť bankového odosielateľa
Presuňte e-mail do _Pay2ERP/NA_IMPORT. Odosielateľ sa pridá do vášho zoznamu bánk a e-mail sa odtiaľ prečíta, spolu s bankovými priečinkami, ktoré ste nastavili. Ak odosielateľ nie je banka, presuňte jeden z jeho e-mailov do _Pay2ERP/NEIMPORTOVAT: Pay2ERP prestane čítať jeho poštu a e-mail sa vráti do vašej schránky INBOX. Rozmysleli ste si to? Presuňte jeden z jeho e-mailov do _Pay2ERP/NA_IMPORT a znova sa bude čítať. Priečinky sa vytvoria automaticky, kým je Pay2ERP aktívny.
Ak v tejto schránke beží aj AutoSPAM alebo Mail2ERP, pošta od naučenej banky sa do _Pay2ERP/NA_IMPORT presunie za vás. Názvy priečinkov sa zobrazujú v jazyku vašej schránky — napríklad priečinok na import sa v slovenčine volá NA_IMPORT.
_Pay2ERP/NA_IMPORT.
🔄 Ako Pay2ERP funguje – vizuálny postup
dorazí
extrahované
faktúrou (faktúrami)
vo vašom ERP
správu
Jedna platba môže naraz pokryť niekoľko faktúr — napríklad keď zákazník zaplatí celý mesiac jedným prevodom. Pay2ERP prechádza kombinácie vašich otvorených faktúr, kým nenájde súbor, ktorý zodpovedá zaplatenej sume, namiesto toho, aby to vzdal pri prvej faktúre, ktorá sama osebe nesedí.
📥 Nespárované platby – vaša poistka
Keď Pay2ERP nenájde spoľahlivú zhodu, nehádá a e-mail neskrýva. E-mail zostáva tam, kam prišiel — vo vašej schránke INBOX alebo v bankovom priečinku — alebo sa presunie do _Pay2ERP/MANUALNE, ak prišiel cez _Pay2ERP/NA_IMPORT. Nikdy sa neoznačí ako prečítaný a report z behu ho uvedie aj s dôvodom a s tým, čo robiť.
Keď je DEMO vypnuté, každý e-mail, ktorého platby boli všetky zaznamenané, sa hneď presunie do _Pay2ERP/SPRACOVANE. V režime DEMO zostáva vaša schránka presne taká, aká je. Pay2ERP sa učí rozloženie každej banky z platieb, ktoré úspešne zaznamená, takže formulácie tej istej banky nabudúce rozpozná rýchlejšie.
🚀 Začíname
- Na dashboarde pripojte bankový e-mailový účet alebo API token Wise (Revolut Business s vami nastavíme na požiadanie). Alebo pridajte BOTS4.me Mailbox a preposielajte nám bankové notifikácie — pozrite si časť Preposlať nám nižšie.
- Naučte Pay2ERP vašu banku: presuňte jedno bankové oznámenie do
_Pay2ERP/NA_IMPORT. Dovtedy nečíta žiadny e-mail z vašej schránky INBOX. - Zapnite Pay2ERP. Spustí sa v režime DEMO: číta vaše skutočné platobné oznámenia a hlási, čo by zaznamenal. Do vášho ERP sa nič nezapisuje a vaša schránka zostáva nedotknutá.
- Pripojte svoj ERP. Stále v režime DEMO sa skutočné faktúry párujú a výsledky sa hlásia — nič sa nezaznamenáva.
- Skontrolujte niekoľko reportov z behu. Zhody, ktoré vidíte, sú presne to, čo by sa zaznamenalo po prechode do ostrej prevádzky.
- Prepnite Režim na LIVE. Od tej chvíle sa spárované platby zaznamenávajú do vášho ERP automaticky. LIVE sa odomkne po vašom prvom reporte z režimu DEMO.
🛡️ DEMO a LIVE
Je tu jediný prepínač, Režim (DEMO / LIVE). Čo Pay2ERP dokáže, závisí od toho, čo pripojíte:
| Čo ste pripojili | Režim | Čo sa stane |
|---|---|---|
| BOTS4.me Mailbox | DEMO | Náhľad platobných oznámení, ktoré nám prepošlete. |
| Schránka alebo bankové API | DEMO | Skutočné platby sa čítajú a hlásia — bez zapojenia ERP. |
| Schránka + ERP | DEMO | Skutočné faktúry sa párujú a hlásia — nič sa nezapisuje. |
| Schránka + ERP | LIVE | Plná automatizácia: platby sú zachytené, spárované a zaznamenané do vášho ERP. |
| BOTS4.me Mailbox + ERP | LIVE | Platby, ktoré nám prepošlete, sa zaznamenajú do vášho ERP — len od bánk, ktoré Pay2ERP už pozná. |
⚙️ Referencia nastavení dashboardu
Ovládanie
| Nastavenie | Predvolené | Čo robí |
|---|---|---|
| Napájanie bota | Zapnuté | Zapína alebo vypína Pay2ERP. |
| Režim | DEMO | DEMO zobrazuje náhľad, LIVE zaznamenáva platby do vášho ERP. Pozrite DEMO a LIVE vyššie. |
| Režim AI | Základná AI | Vypnuté, Základná AI, Prémiová AI alebo Ultra, podľa vášho plánu. Pri voľbe Vypnuté sa jazykový model nikdy nevolá. |
| Plán spúšťania | Každú hodinu | Ako často Pay2ERP kontroluje nové platby. |
| Prevádzkové hodiny | 07:00–16:00 | Hodiny, v ktorých Pay2ERP beží. Víkendy sú vypnuté, pokiaľ ich nezapnete. |
| Posielať reporty o spárovaných platbách na | — | Kto dostane report platieb zapísaných do vášho ERP. Adresy oddeľte čiarkou; prázdne znamená e-mail vášho účtu. Kým je ďalšie pole prázdne, sú v tomto reporte aj platby na ručné spracovanie. |
| Posielať platby na ručné spracovanie na | — | Voliteľné. Platby, ktoré sa nepodarilo zaúčtovať, prídu sem v samostatnom reporte, ktorý sa posiela aj pri vypnutých e-mailových reportoch. Prázdne ich nechá v reporte vyššie. |
| Preposlať nám – prijímať e-maily od | — | Kto nám smie preposielať platobné oznámenia. Prázdne: len e-mail vášho účtu. Vyplnené: presne tie adresy, ktoré zadáte (až 6). Pozrite Preposlať nám nižšie. |
Základné párovanie
| Nastavenie | Plán | Čo robí |
|---|---|---|
| Párovanie prijatých platieb | Personal | Páruje prichádzajúce platby s neuhradenými faktúrami pomocou referenčných čísel, súm a údajov o zákazníkoch. Jadro Pay2ERP — predvolene zapnuté. |
| E-mailové reporty | Personal | Odošle report z behu po každom spracovanom zdroji. Keď je vypnuté, report dostanete len vtedy, keď platba vyžaduje vašu pozornosť. Predvolene zapnuté. |
| Protokol vo vašej schránke | Personal | Zapisuje protokol Pay2ERP do priečinka _Pay2ERP/LOGS vo vašej schránke. Predvolene zapnuté. |
| AI rozpoznávanie názvu firmy | Personal | Používa AI na identifikáciu a zjednotenie názvov firiem z popisov platieb, takže platbu možno spárovať s neuhradenými faktúrami podľa sumy aj bez platobnej referencie. |
| AI extrakcia platobného odkazu | Personal | Prečíta platobnú referenciu z bankového oznámenia, keď ju pravidlá nedokážu nájsť — pre platby, ktorých referencia je uvedená vo voľnom texte namiesto referenčného poľa. |
| Denný export | Family | Každý deň pošle na e-mail vášho účtu Excel so spracovanými platbami za tento mesiac, na účtovnú kontrolu a odsúhlasenie. Predvolene vypnuté. |
| Predspracovanie | Family | Umožní Pay2ERP brať poštu zo skrytej fronty, ktorú plní AutoSPAM, namiesto vašej bežnej schránky INBOX. Vyžaduje AutoSPAM so zapnutým Predspracovaním. Bankové priečinky, ktoré ste nastavili, sa vždy čítajú priamo. Predvolene vypnuté. |
Obe nastavenia AI fungujú len vtedy, keď Režim AI nie je Vypnuté.
Čítané formáty dokumentov
| Formát | Plán | Čo robí |
|---|---|---|
| Text e-mailu | Personal | Spracuje dáta priamo z textu tela e-mailu. |
| CSV súbory | Personal | Spracuje dáta z príloh .csv. |
| HTML | Personal | Spracuje údaje z príloh .html. |
| Excel | Personal | Spracuje dáta z príloh .xls / .xlsx. |
| PDF súbory | Personal | Spracuje dáta z príloh PDF. |
| Word | Personal | Spracuje dáta z príloh .doc / .docx. |
| Skenované PDF súbory | Personal | Spracuje dáta z obrazových (naskenovaných alebo odfotených) PDF príloh pomocou OCR. |
| Obrázky / fotografie | Personal | Spracuje údaje z príloh .jpg, .jpeg a .png pomocou OCR. |
| Rastrové obrázky | Business | Spracuje údaje z príloh .gif, .tif, .tiff, .webp, .svg a .eps pomocou OCR. |
Súbory bankových výpisov (MT940/MT942, CAMT.053, BAI2, OFX) sa čítajú vždy, bez ohľadu na nastavenie prepínačov formátov.
📊 Ako čítať správu
Jeden report na každý spracovaný zdroj. Predmet začína ✅, keď všetko prešlo, inak uvádza, koľko platieb potrebuje vašu pomoc.
⚠️ Potrebuje vašu pomoc
Neúspešné platby sú na prvom mieste, každá na vlastnej karte, so všetkým, čo potrebujete na ručné zaúčtovanie: suma, referencia, platiteľ, otvorené faktúry, ktoré sme našli, prečo sa nespárovala a kde je e-mail teraz.
✅ Čo prešlo
Prehľadná tabuľka zaznamenaných platieb (v režime DEMO spárovaných).
📈 Čísla
Dlaždice za tento mesiac a za celé obdobie: prečítané e-maily, uhradené, vyžadujúce pomoc a celková hodnota.
📨 Preposlať nám — bez potreby pripojenia schránky
Schránku vôbec nemusíte pripájať. V BOTS4.me/bots → Nastavenia → Pay2ERP kliknite na Pridať zdroj a pridajte BOTS4.me Mailbox — jedným klikom, nič netreba pripájať, žiadne heslo. Potom preposielajte platobné oznámenia vašej banky na pay2erp@bots4.me. V režime DEMO dostanete náhľad e-mailom; v režime LIVE sa platby naozaj zaznamenajú do vášho ERP. Potrebujeme teda len prístup k vášmu ERP, nikdy nie k vašej schránke.
Kto smie preposielať: nastavíte to v Pay2ERP → Ovládanie → Preposlať nám – prijímať e-maily od. Prázdne: len e-mailová adresa vášho účtu. Vyplnené: presne tie adresy, ktoré zadáte (až 6) — nahrádzajú adresu vášho účtu, preto ju pridajte tiež, ak preposielate aj vy.
V režime LIVE Pay2ERP zaznamenáva platby len od bánk, ktoré už pozná. Platobný e-mail od banky, ktorú ešte nepozná, čaká na vaše potvrdenie jedným klikom; potom si banku zapamätá.
Ten istý e-mail preposlaný dvakrát sa spracuje len raz. Pri vypnutom Demo režime dostane odosielateľ po každom preposlanom e-maile krátke potvrdenie e-mailom: spracované, alebo nespracované a kde zistí prečo.
📬 Protokol vo vašej schránke
- Kde: každá schránka dostane priečinok LOGS vo vlastnom priečinku bota, napríklad _Pay2ERP/LOGS. Každý bot má svoj vlastný.
- Čo: rovnaké riadky ako karta Záznamy, jedna správa na každý riadok. Nič sa neposiela e-mailom — riadky sa zapisujú priamo do priečinka.
- Neprečítané znamená, že je potrebný váš zásah: neprečítané prichádzajú len riadky, ktoré si vyžadujú vaše rozhodnutie. Všetky ostatné riadky, aj varovania, prichádzajú už prečítané.
- Tlačidlá na jedno kliknutie: riadky týkajúce sa e-mailu majú rovnaké tlačidlá ako dashboard. Tlačidlo, ktoré e-mail zaradí, nesie názov cieľového priečinka, napríklad POVOL alebo SPAM. Tlačidlo otvorí krátku potvrdzovaciu stránku, bez prihlásenia, a platí 7 dní. Výsledok príde ako nový riadok, a kde je to možné, s tlačidlom na vrátenie akcie.
- Rozhodujte priamo z protokolu: riadok, ktorý čaká na vaše rozhodnutie, zobrazuje aj názvy príloh e-mailu a jeho prvých niekoľko riadkov, takže samotný e-mail väčšinou nemusíte otvárať.
- Údržba: priečinok uchováva posledných 100 riadkov až 30 dní. Úplný protokol zostáva na vašej nástenke.
- Bezpečné už z princípu: pravé správy protokolu existujú len v priečinkoch LOGS, nikdy vo vašej doručenej pošte, a potvrdzovacia stránka nikdy nežiada heslo.
- Prepínač: Protokoly vo vašej schránke, v zozname funkcií bota na karte Ovládanie. Od plánu Personal je zapnutý predvolene.
- Platby bez schránky: riadky z bankového API, zo zdroja v ERP alebo z BOTS4.me Mailbox nemajú vašu schránku, do ktorej by išli, takže sa objavia len na nástenke.
❓ Riešenie problémov
| Čo vidíte | Čo to znamená |
|---|---|
| Platba nebola zaznamenaná | Nenašla sa spoľahlivá zhoda — overte, že referenčné číslo v oznámení skutočne zodpovedá otvorenej faktúre a že faktúra ešte nie je označená ako uhradená. Dôvod uvádza karta v reporte z behu. |
| Zdá sa, že platba úplne chýba | Ak rovnaká banková transakcia prišla do 48 hodín cez iný pripojený zdroj, Pay2ERP ju zaznamenal len raz a druhý e-mail zaradil medzi spracované. |
| E-maily z mojej banky sa nečítajú | Naučte Pay2ERP banku: presuňte jeden z jej e-mailov do _Pay2ERP/NA_IMPORT. Skontrolujte, že nie je v _Pay2ERP/NEIMPORTOVAT. |
| Párovanie podľa názvu firmy nie je dostupné | Rozpoznávanie názvu firmy pomocou AI je súčasťou od plánu Personal a vyžaduje, aby Režim AI nebol nastavený na Vypnuté. Bez neho čakajú platby bez platobnej referencie na ručnú kontrolu. |
| Neprichádza žiadny report z behu | Skontrolujte, či Posielať reporty o spárovaných platbách na obsahuje správnu adresu (prázdne znamená e-mail vášho účtu), a ak ho používate, aj Posielať platby na ručné spracovanie na. S vypnutými E-mailovými reportmi behy, v ktorých všetko prešlo, neposielajú žiadny e-mail. |
| Naskenovaný alebo odfotený platobný doklad nebol prečítaný | Naskenované PDF a fotografie vyžadujú formáty založené na OCR, ktoré sú súčasťou od tarify Personal. |
❓ Často kladené otázky
💡 Priečinky, ktoré začínajú znakom _ (napríklad _Pay2ERP), vytvára aplikácia automaticky — nepremenúvajte ich ani nemažte.
Aké platobné zdroje sú podporované?
E-maily s bankovými notifikáciami (IMAP, Gmail, Outlook, Office 365) a k nim priložené súbory výpisov (MT940/MT942, CAMT.053, BAI2, OFX), Wise cez jeho API (Revolut Business na požiadanie), bankové riadky načítané z vášho ERP (Odoo) a e-maily preposlané na pay2erp@bots4.me.
S ktorými ERP systémami funguje?
Dnes Odoo, ERPNext, Zoho (Books / Inventory), Dolibarr 23 a novší, Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero a SAP Business One — Odoo, ERPNext, Zoho a Dolibarr aj ako bankový vstup. V Business Central Pay2ERP vloží platby do dávky vášho denníka príjmov hotovosti a vy ich zaúčtujete; v QuickBooks Online, Xero a SAP Business One zaznamená každú platbu na bankový účet, ktorý vyberiete. Akýkoľvek iný ERP systém s API — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite a ďalšie — pripojíme na požiadanie.
Čo sa stane s platbou, ktorú sa nepodarí spárovať?
E-mail zostane tam, kam prišiel (alebo sa presunie do _Pay2ERP/MANUALNE, ak prišiel cez _Pay2ERP/NA_IMPORT) a report z behu ho uvedie aj s dôvodom — nič nezmizne do skrytého priečinka.
Pay2ERP preskočil e-mail, ktorý naozaj bol bankovým oznámením. Čo teraz?
Presuňte ho do _Pay2ERP/NA_IMPORT. Pay2ERP ho prečíta pri ďalšom behu a zapamätá si odosielateľa, takže každé ďalšie oznámenie od tejto banky sa prečíta automaticky. Preskočený e-mail sa medzitým nikdy nepresúva ani nemaže.
Zvládne to aj jednu platbu pokrývajúcu viac faktúr?
Áno. Pay2ERP prehľadáva kombinácie vašich otvorených faktúr a hľadá súbor, ktorý zodpovedá zaplatenej sume.
Ako funguje AI záloha?
Pravidlá bežia ako prvé, pri každej platbe. Umelá inteligencia sa volá iba vtedy, keď pravidlá nedokážu z oznámenia vo voľnom texte extrahovať referenciu — k väčšine platieb sa vôbec nedostane.
Môžem to otestovať bez pripojenia svojho ERP?
Áno. V režime DEMO Pay2ERP číta vaše skutočné platobné oznámenia a hlási, čo by urobil; keď pripojíte ERP, páruje aj so skutočnými faktúrami a stále nič nezapisuje. Prvý mesiac zadarmo.
Funguje spolu s AutoCASH?
Áno. Pay2ERP zaznamená platbu; AutoCASH v tú chvíľu prestane pre danú faktúru upomínať. Keď je v AutoCASH zapnuté nastavenie Pozdržať upomienky, kým sú platby nespracované, AutoCASH čaká, kým má Pay2ERP ešte nespracované platobné oznámenia — skúša to každú hodinu, najviac 3 dni — takže zákazníkom, ktorí už zaplatili, upomienka nepríde.
Používa to AI? My ju používať nesmieme.
Nastavte režim AI na Vypnuté a žiadny jazykový model sa nezavolá a nič sa neodošle poskytovateľovi AI. Pripojenie k API banky alebo štruktúrovaný riadok výpisu z ERP tým nič nestráca — tieto polia prichádzajú už označené a párujú sa iba pravidlami. AI potrebujú iba e-maily s oznámením vo voľnom texte v rozložení, ktoré pravidlá nerozpoznajú. Ak to váš compliance tím potrebuje písomne, ozvite sa nám a potvrdíme to pre vašu dokumentáciu.
Ako funguje párovanie platieb?
Pay2ERP extrahuje z oznámení o platbách platobnú referenciu (zvyčajne číslo faktúry) pomocou 34 vstavaných vzorov a potom ju podľa sumy a referencie priradí k otvoreným faktúram vo vašom ERP.
🔒 Čo Pay2ERP nikdy neurobí
- Kontaktovať vašich zákazníkov — to je úloha AutoCASH, nie Pay2ERP.
- Zaznamenať platbu v režime DEMO.
- Spárovať platbu s faktúrou bez toho, aby proti nej najprv skontrolovalo sumu a referenciu.
- Zaznamenať tú istú bankovú transakciu dvakrát, aj keby prišla cez dva rôzne pripojené zdroje.
- Skryť pred vami nespárovanú platbu — zostáva tam, kam prišla, alebo v
_Pay2ERP/MANUALNE, a report ju uvádza. - Zmeniť čokoľvek vo vašom ERP nad rámec zaznamenania platby k zodpovedajúcej faktúre (faktúram) a pridania krátkej poznámky o platbe.