AutoPURCHASE
Gebruikershandleiding – Geautomatiseerde aanmaak van bestellingen
🧠 Wat AutoPURCHASE precies doet
Elke run beantwoordt voor elk product één vraag: hoeveel moet ik vandaag bestellen? Het antwoord komt uit één transparante formule:
behoefte = (voorraaddoel + openstaande verkoop) − (op voorraad + onderweg)
📄 Zo werkt AutoPURCHASE – visueel overzicht
(AutoSTOCK of ERP-regels)
per product
voorkeursleverancier
in uw ERP
+ rapport per e-mail
In Demomodus stopt het proces vóór uw ERP — u krijgt het volledige voorstelrapport, er worden geen bestellingen aangemaakt.
🚀 Verbinding maken
- Installeer de BOTS4.me Connect-app in uw Odoo — de one-click-connector verbindt Odoo (13.0 → 19.0) met de volledige BOTS4.me-suite. U logt in met een met 2FA beveiligde e-mail-login, en er wordt een technische gebruiker aangemaakt zodat AutoPURCHASE voorraad-, verkoop- en leveranciersgegevens kan lezen en bestellingen kan aanmaken via de API. Eén connector, één account, alle apps.
- Wijs het ERP-account toe aan AutoPURCHASE — wijs in de Access Manager op BOTS4.me/bots → Instellingen → AutoPURCHASE uw gekoppelde ERP-account toe aan de app. AutoPURCHASE draait vandaag op Odoo (13–19), ERPNext (15–16), Zoho Inventory, Dolibarr (23 en nieuwer), Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero en SAP Business One.
- Begin in Demomodus — Demomodus staat standaard aan: volledige behoefteberekening en voorstelrapport, geen enkele wijziging in uw ERP.
- Stel uw bestelregels in — minimale orderwaarde, dekkingslimiet, afronden op de minimumhoeveelheid van de leverancier, de nooit-bestellen-lijst en hoe vaak er wordt gecontroleerd (elk uur, dagelijks of wekelijks), allemaal in het dashboard op /bots.
- Ga live — zet Demomodus uit. Inkooporders aanmaken staat op elk abonnement standaard aan, dus concept-RFQ’s verschijnen in uw ERP, gegroepeerd per leverancier.
💡 Lees meer over wat de technische gebruiker wel en niet kan doen via Toegangsniveaus.
🎯 Waar de voorraaddoelen vandaan komen
Met AutoSTOCK
Als u AutoSTOCK hebt en de functie AutoSTOCK-doelen gebruiken is ingeschakeld, gebruikt AutoPURCHASE de actuele doelen van de meest recente AutoSTOCK-run die zijn regels naar uw ERP heeft geschreven — vraaggestuurde voorraadniveaus, berekend op basis van uw echte verkoophistorie. Zijn de AutoSTOCK-resultaten ouder dan een week, of heeft AutoSTOCK alleen gerapporteerd (Demomodus, of Nabestelregels schrijven uit), dan valt AutoPURCHASE terug op de nabestelregels van uw ERP. Zolang AutoPURCHASE de bestellingen aanmaakt, stelt AutoSTOCK zijn regels in Odoo zo in dat Odoo dezelfde producten niet zelf bestelt.
Zelfstandig
Geen AutoSTOCK? Geen probleem. AutoPURCHASE werkt zelfstandig en gebruikt de nabestelregels die u al in uw eigen ERP bijhoudt (min/max) als voorraaddoelen. Zet die regels vanaf Odoo 14 op Trigger = Manual, zodat AutoPURCHASE ze bestelt in plaats van de eigen planner van Odoo; regels op automatisch blijven bij Odoo en worden in het rapport vermeld. Producten die op bestelling worden verkocht (make-to-order), dropshipping, kits en producten zonder Kopen-route worden overgeslagen en vermeld.
⚙️ Overzicht dashboardinstellingen
Alle instellingen vindt u bij BOTS4.me/bots → Besturing → AutoPURCHASE. Als een instelling buiten bereik is gezet of door uw tarief is vergrendeld, valt AutoPURCHASE veilig terug op de standaardwaarde.
| Instelling | Bereik | Standaard | Wat het doet |
|---|---|---|---|
| Min. orderwaarde | 0 – 100.000 EUR | 50 EUR | Leveranciers van wie de gecombineerde bestelwaarde hieronder ligt, worden deze run overgeslagen — dit voorkomt kleine, oneconomische bestellingen. De behoefte wordt gewoon meegenomen naar een latere run zodra deze is gegroeid. |
| Max. dekkingslimiet | 1 – 36 maanden | 12 maanden | Bestel nooit meer dan dit aantal maanden gemiddelde vraag per product — beschermt u tegen te veel bestellen van langzaam lopende artikelen. |
| Afronden op verpakkingseenheid | aan / uit | aan | Rondt bestelhoeveelheden naar boven af op de minimale bestelhoeveelheid van de leverancier uit de leveranciersgegevens van uw ERP. Elk betaald abonnement. |
| Nooit-bestellen-lijst | productcodes | leeg | Door komma’s gescheiden productcodes die AutoPURCHASE nooit mag bestellen (bijv. uitgefaseerde artikelen) — een harde blacklist. |
| AutoSTOCK-doelen gebruiken | aan / uit | aan | Geeft de voorkeur aan verse AutoSTOCK-resultaten als voorraaddoelen. Indien uitgeschakeld (of als de resultaten verouderd zijn), worden in plaats daarvan de bestelregels uit uw ERP gebruikt. |
| Inkooporders aanmaken | aan / uit | aan | Maakt conceptinkooporders (RFQ’s) aan in uw ERP, gegroepeerd per leverancier, en vult het eigen open concept van AutoPURCHASE voor die leverancier aan. Indien uit, verstuurt AutoPURCHASE alleen een voorstel per e-mail. Elk abonnement. |
| Bestellingen automatisch bevestigen | aan / uit | uit | Bevestigt de aangemaakte inkooporders automatisch in plaats van ze als concept ter controle te laten staan — maar alleen onder uw waardelimieten per bestelling en per run; grotere bestellingen blijven concepten en worden in het rapport gemarkeerd. Het versturen van de RFQ naar de leverancier blijft in uw ERP. Family-niveau en hoger — zet het alleen aan als u de configuratie volledig vertrouwt. |
| E-mailrapporten | na elke run / alleen wanneer er bestellingen worden aangemaakt / wekelijks overzicht | na elke run | Wanneer het inkooprapport met bestelgegevens per leverancier wordt gemaild. In Demomodus wordt na elke run een rapport verstuurd, ook als er niets te bestellen is. Rapporten die aandacht nodig hebben, worden altijd meteen verstuurd. |
| Uitvoeringsschema | elk uur / dagelijks / wekelijks | dagelijks | Hoe vaak AutoPURCHASE uw voorraad controleert en bestellingen aanmaakt. Alle bestellingen gaan naar het hoofdmagazijn van uw gekoppelde bedrijf. |
🛡️ Ingebouwde veiligheidsfuncties
AutoPURCHASE is zo ontworpen dat zelfs een verkeerd geconfigureerde run uw leveranciers nooit kan overspoelen met bestellingen:
📝 Standaard concepten
Inkooporders worden aangemaakt als concept-RFQ’s — AutoPURCHASE verstuurt nooit iets naar een leverancier; u verstuurt de RFQ vanuit uw ERP. Automatische bevestiging bestaat vanaf het Family-niveau, maar staat standaard uit en bevestigt alleen bestellingen onder uw waardelimieten.
🔁 Eén open concept per leverancier
Twee mechanismen werken samen: één concept per leverancier — een latere run voegt nieuwe producten toe aan het eigen open concept van AutoPURCHASE voor die leverancier in plaats van een tweede bestelling aan te maken, en producten die er al op staan worden overgeslagen; en concepten tellen als inkomend — hoeveelheden die al besteld zijn verlagen de berekende behoefte. Concepten van mensen of van uw ERP worden nooit aangeraakt.
🏭 Leveranciersminimums gerespecteerd
Minimale bestelhoeveelheden van leveranciers uit uw ERP worden gerespecteerd (met Afronden op verpakkingseenheid aan), en leveranciers onder uw minimale orderwaarde worden overgeslagen in plaats van lastiggevallen met mini-bestellingen.
📉 Dekkingslimiet & blacklist
De maximale dekkingslimiet zorgt ervoor dat nooit meer dan een redelijk aantal maanden vraag van een product wordt besteld, en de never-order list geeft u een absoluut veto per productcode.
🔍 Demomodus
- Alleen voorstel — Demomodus voert de volledige behoefteberekening uit en verstuurt het volledige inkoopvoorstel per e-mail, maar maakt geen bestellingen aan in uw ERP.
- Draait hooguit ongeveer één keer per dag — ongeacht uw planningsritme wordt een nieuw demovoorstel hooguit ongeveer eens per 24 uur in rekening gebracht.
- Uw gebruikstegoed wordt nog steeds verbruikt — het voorstel is het gefactureerde werk, dus demoruns tellen net zo mee als live runs.
- Standaard ingeschakeld — elke nieuwe AutoPURCHASE-installatie start in Demomodus. Schakel dit uit op het tabblad Bediening op BOTS4.me/bots zodra u klaar bent voor echte RFQ-concepten.
📊 Het voorstelrapport lezen
Na elke run — of alleen wanneer er bestellingen worden aangemaakt, of wekelijks, zoals u hebt gekozen onder E-mailrapporten — ontvangt u een inkooprapport per e-mail. Zo leest u het:
📋 Samenvattingsblok
- De instellingen die de run gebruikte (minimale bestelwaarde, dekkingslimiet, afronding)
- Hoeveel leveranciersbestellingen zijn aangemaakt (of voorgesteld, in Demomodus), met het totaal aantal regels en de totale waarde in EUR
- Welke leveranciers zijn overgeslagen omdat ze onder de minimale bestelwaarde bleven
- Producten die besteld moeten worden maar geen ingestelde leverancier hebben in uw ERP — corrigeer het leveranciersrecord zodat ze bij de volgende run worden meegenomen
📄 Tabel met bestelregels
Eén rij per voorgestelde bestelregel, gegroepeerd per leverancier, met de volledige berekening:
- Doel, Op voorraad, Onderweg, Openstaande verkoop — elke invoer van de behoefteformule, zodat u elke hoeveelheid zelf kunt controleren
- Bestelaantal — het resulterende bestelaantal na afronding en limieten
- Prijs en waarde — leveranciersprijs en regelwaarde in de valuta van uw bedrijf, zodat u het bedrag ziet voordat u bevestigt
🆓 Wat elk tarief ontgrendelt
- Elk abonnement, inclusief de gratis Discovery-maand: Inkooporders aanmaken — concept-RFQ’s worden in uw ERP aangemaakt, gegroepeerd per leverancier — en Afronden op verpakkingseenheid.
- Family-niveau en hoger: ontgrendelt Bestellingen automatisch bevestigen — bestellingen onder uw waardelimieten worden automatisch bevestigd in plaats van als concept te wachten (standaard uit).
- Business-niveau en hoger: ontgrendelt Inkoopblokkering — er wordt geen voorraad gekocht voor de open orders van klanten die u blokkeert.
Bekijk de actuele tarieven en prijzen op de AutoPURCHASE-productpagina.
📦 Beter samen met AutoSTOCK
AutoSTOCK berekent uit uw echte verkoopgeschiedenis hoe hoog uw voorraadniveaus zouden moeten zijn; AutoPURCHASE zet die niveaus om in concrete leveranciersbestellingen. Plan AutoSTOCK vóór AutoPURCHASE, en de hele aanvullingslus — vraaganalyse → voorraaddoelen → conceptbestellingen — verloopt zonder handmatig ingrijpen, waarbij u de uiteindelijke bestellingen in uw ERP bevestigt.
❓ Veelgestelde vragen
Het rapport meldt dat er geen voorraaddoelen zijn gevonden. Wat nu?
AutoPURCHASE heeft doelen nodig om tegen te bestellen. Voer ofwel eerst AutoSTOCK uit (met Use AutoSTOCK Targets ingeschakeld), of stel bestelregels (min/max) voor uw producten rechtstreeks in uw ERP in — AutoPURCHASE gebruikt deze automatisch wanneer AutoSTOCK-resultaten ontbreken of verouderd zijn.
Waarom is een leverancier deze run overgeslagen?
De gecombineerde bestelwaarde lag onder uw instelling Min. order value (standaard 50 EUR). Dit is opzettelijk — kleine bestellingen kosten meer aan afhandeling dan ze waard zijn. De behoefte verdwijnt niet; zodra deze bij een latere run boven de drempel uitkomt, krijgt de leverancier zijn RFQ.
Een product dat duidelijk besteld moet worden, ontbreekt in de bestellingen. Waarom?
Meestal heeft het geen ingestelde leverancier in uw ERP — AutoPURCHASE groepeert bestellingen per voorkeursleverancier, dus een product zonder leveranciersrecord kan op geen enkele RFQ worden geplaatst. Dergelijke producten worden apart vermeld in het rapport onder “producten zonder ingestelde leverancier”; voeg een leverancier toe aan het product in uw ERP, dan wordt het bij de volgende run meegenomen. Controleer ook of het niet op uw never-order list staat.
Kan AutoPURCHASE dubbel bestellen als het twee keer draait?
Nee. Een latere run vult het eigen open concept van AutoPURCHASE voor die leverancier aan in plaats van een tweede bestelling aan te maken, producten die er al op staan worden overgeslagen, en hoeveelheden die al besteld zijn tellen als inkomende voorraad. Opnieuw draaien is altijd veilig.
Hoe vaak draait AutoPURCHASE?
Elk uur, dagelijks (standaard) of wekelijks — u kiest op het tabblad Besturing op BOTS4.me/bots. In Demomodus wordt hooguit ongeveer eenmaal per dag een nieuw gefactureerd voorstel gemaakt. Hebt u ook AutoSTOCK, plan het dan zo dat het vóór AutoPURCHASE draait, zodat de doelen altijd actueel zijn.
Verbruikt Demomodus echt mijn gebruikstegoed?
Ja. De volledige behoefteberekening en het voorstelrapport zijn het factureerbare werk — in Demomodus wordt alleen het schrijven naar het ERP overgeslagen. Demoruns zijn beperkt tot ongeveer één per dag, zodat testen betaalbaar blijft.
Is Auto-Confirm veilig?
Het is krachtig, en juist daarom staat het standaard uit, is het beschikbaar vanaf het Family-niveau en wordt het begrensd door waardelimieten: een bestelling boven de limiet per bestelling of per run wordt nooit bevestigd — die blijft een concept en wordt in het rapport gemarkeerd. Aanbevolen aanpak: draai in Demomodus, daarna een paar weken met concept-RFQ’s, en zet Bestellingen automatisch bevestigen pas aan als de concepten consequent overeenkomen met wat u toch al zou hebben besteld.
Ik heb hulp nodig! Hoe krijg ik support?
Controleer eerst de verwerkingslogboeken op BOTS4.me/bots — elke run legt vast wat er is gedaan en waarom. Nog steeds vastgelopen? Neem contact met ons op via de contactpagina en wij helpen u verder.
🔧 Probleemoplossing
⚠️ Er verschijnen geen conceptbestellingen in mijn ERP
Controleer het volgende:
- Demomodus staat uit (tabblad Bediening op BOTS4.me/bots)
- De functie Inkooporders aanmaken staat aan (standaard aan)
- Vanaf Odoo 14 is de nabestelregel van het product van AutoSTOCK of staat op Trigger = Manual — regels op automatisch worden aan Odoo overgelaten
- In ERPNext staat Auto Material Request uit — zolang het aan staat, doet AutoPURCHASE alleen voorstellen en herinnert het rapport u er eenmaal per dag aan
- Er is een ERP-account toegewezen aan AutoPURCHASE in de Access Manager
- Er is een daadwerkelijke behoefte — als de voorraad de doelen en openstaande verkoop dekt, worden er geen bestellingen aangemaakt
- Controleer de verwerkingslogboeken in het dashboard op fouten
⚠️ Bestelaantallen lijken te groot
Pas deze aan en controleer opnieuw in Demomodus:
- Verlaag Max. cover cap — dit beperkt elk product tot N maanden vraag
- Controleer de voorraaddoelen zelf — komen ze van AutoSTOCK, bekijk dan de instellingen daarvan; komen ze uit ERP-regels, bekijk dan de regelminima
- Round to packaging kan aantallen verhogen tot de minimale hoeveelheid van de leverancier — controleer de minimale hoeveelheid van de leverancier in uw ERP
⚠️ Bestellingen gaan naar de verkeerde leverancier
AutoPURCHASE gebruikt de voorkeursleverancier uit uw ERP:
- Open het product in uw ERP en controleer de volgorde van de leveranciersregels — de voorkeursleverancier (de eerste) wint
- Corrigeer de leveranciersprioriteit of verwijder verouderde leveranciersrecords
- De volgende run groepeert het product onder de gecorrigeerde leverancier