Mail2KNOW

🔑 โทเคนการเรียนรู้ของคุณ

รูปแบบ: LEARN-xxxxxxxxxxxx — รหัสลับเฉพาะบัญชีของคุณ

ตำแหน่งที่พบ: ใน แท็บ Mail2KNOW ของแดชบอร์ดของคุณที่ BOTS4.me/bots — พร้อมปุ่มคัดลอกที่สะดวกใช้งาน ระบบจะสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อเริ่มใช้งานการสมัครสมาชิกของคุณครั้งแรก

วิธีใช้: ใส่โทเคนไว้ที่ใดก็ได้ในหัวเรื่อง หรือในข้อความที่คุณพิมพ์ ของอีเมลที่ส่ง (หรือส่งต่อ) ไปยังที่อยู่อีเมล Mail2KNOW ของคุณ ในกล่องจดหมายที่ Mail2ERP อ่านด้วย ให้ใส่ไว้ในหัวเรื่อง — หรือใช้โฟลเดอร์ LEARN

ใครสอนได้: รับอีเมลจากที่อยู่ใน ส่งการอนุมัติและรายงานถึง และจากเพื่อนร่วมงานในโดเมนของบริษัทคุณเอง (ผู้ส่งที่ผ่านการยืนยัน) เป็นสื่อการเรียนรู้ ที่อยู่นอกโดเมนของคุณจะสอนได้ก็ต่อเมื่อคุณระบุไว้ใน ผู้มีสิทธิ์สอนและถาม — มีแค่โทเคนอย่างเดียวไม่พอ (ดูหัวข้อความปลอดภัยด้านล่าง)

📥 โฟลเดอร์ _Mail2KNOW/LEARN

ทุกกล่องจดหมายที่เชื่อมต่อจะได้รับโฟลเดอร์ INBOX/_Mail2KNOW/LEARN ลากอีเมลใดก็ได้ไปไว้ในนั้น — รายการราคาจากซัพพลายเออร์ คำตอบดี ๆ ที่เพื่อนร่วมงานเขียน — แล้ว Mail2KNOW จะเรียนรู้รวมถึงไฟล์แนบด้วย ไม่ต้องใช้โทเคน

เมื่อเรียนรู้แล้ว อีเมลจะย้ายไปที่ LEARN/DONE เพื่อให้คุณเห็นว่ารับอะไรไปแล้ว ไม่มีอีเมลใดถูกเรียนรู้ซ้ำสองครั้ง

🔐 โทเคนยังคงเป็นความลับ

Mail2KNOW จะไม่ส่งโทเคนการเรียนรู้ของคุณไปในอีเมลใดเลย — ทั้งในร่าง ในอีเมล [Q-xxxx] และในอีเมลยืนยัน การตอบกลับอีเมล [Q-xxxx] ใช้สอนได้โดยไม่ต้องมีโทเคน

หากโทเคนปรากฏในอีเมลจากผู้ที่ไม่มีสิทธิ์สอน ระบบจะไม่เรียนรู้สิ่งใดและจะเปลี่ยนโทเคนให้โดยอัตโนมัติ คุณจะได้รับอีเมลแจ้ง — โทเคนใหม่จะไม่อยู่ในอีเมลเลย: ให้คัดลอกจากแดชบอร์ดของคุณ

กด โทเคนใหม่ ข้างโทเคนในแท็บ Mail2KNOW เพื่อเปลี่ยนโทเคนได้ทุกเมื่อ

📎 สิ่งที่คุณสามารถส่งได้

ไฟล์แนบทุกไฟล์จะถูกประมวลผลเป็นเอกสารแยกกัน:

• เอกสาร Word — คู่มือ คำอธิบายผลิตภัณฑ์ วิธีใช้งานภายใน (ระดับ Personal ขึ้นไป)
• Excel / CSV — รายการราคา ตารางผลิตภัณฑ์ ตารางพารามิเตอร์ (ระดับ Personal ขึ้นไป)
• PDF — แคตตาล็อก แผ่นข้อมูล ข้อกำหนดและเงื่อนไข รวมถึง PDF ที่สแกนผ่าน OCR (ระดับ Personal ขึ้นไป)
• รูปภาพ — เอกสารที่ถ่ายภาพ ภาพหน้าจอ (แพ็กเกจ Personal ขึ้นไป เปิดรูปภาพก่อน)
• ไฟล์ HTML — หน้าเว็บที่ส่งออก (ทุกแพ็กเกจ)
• เนื้อหาข้อความในอีเมลเอง — เพียงเขียนความรู้ลงในข้อความอีเมลโดยตรง (ทุกระดับ)

🗂️ หมวดหมู่อัตโนมัติ

วิธีการทำงาน: AI จะแปลงเอกสารแต่ละฉบับให้เป็นบทความความรู้หนึ่งบทความหรือมากกว่า และกำหนดแต่ละบทความให้กับหมวดหมู่หนึ่ง (เช่น “ราคา”, “การจัดส่ง”, “ข้อมูลจำเพาะผลิตภัณฑ์”)

ไม่ต้องตั้งค่าใด ๆ: หมวดหมู่จะถูกสร้างและกำหนดให้โดยอัตโนมัติ — สูงสุด 15 หมวดหมู่ เพื่อให้ฐานความรู้ของคุณเป็นระเบียบอยู่เสมอ

♻️ การอัปเดตความรู้ — เวอร์ชันใหม่มีผลเหนือกว่า

วิธีแก้ไขหรืออัปเดต: ส่งเอกสารฉบับปรับปรุงที่สร้างบทความที่มีชื่อเดียวกันในหมวดหมู่เดียวกัน — บทความใหม่จะแทนที่เวอร์ชันเก่าโดยอัตโนมัติ

ไม่มีอะไรสูญหาย: เวอร์ชันเก่าจะถูกเก็บไว้ในคลังเก็บถาวร ดังนั้นคุณจะมีประวัติย้อนหลังเสมอ

เอกสารซ้ำจะถูกข้าม: หากคุณส่งเอกสารที่ไม่มีการเปลี่ยนแปลงซ้ำ Mail2KNOW จะตรวจพบด้วยแฮชของเนื้อหาและข้ามเอกสารนั้น — ฐานความรู้ของคุณจึงเป็นระเบียบ ไม่มีบทความซ้ำ

✉️ อีเมลยืนยัน

หลังจากอีเมลการเรียนรู้ทุกครั้ง คุณจะได้รับอีเมลยืนยันที่แสดงรายการสิ่งที่เรียนรู้ไปอย่างชัดเจน ได้แก่ เอกสารใดถูกประมวลผล บทความใดถูกสร้างหรืออัปเดต และหมวดหมู่ของบทความเหล่านั้น

เคล็ดลับ: อ่านผ่าน ๆ อีเมลยืนยันหลังจากแต่ละชุด — เป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการตรวจสอบว่าฐานความรู้ของคุณมีเนื้อหาตรงตามที่คุณคิดไว้

🌍 สอนเป็นภาษาเดียว ตอบได้ถึง 31 ภาษา

คุณสามารถสอน Mail2KNOW ได้ในทุกภาษา — และลูกค้าทุกคนจะได้รับคำตอบในภาษาที่เขียนมา โดยรองรับ 31 ภาษา สอนเป็นภาษาสโลวัก ตอบเป็นภาษาเยอรมัน สอนเป็นภาษาอังกฤษ ตอบเป็นภาษาฝรั่งเศส ความรู้จะถ่ายทอดโดยอัตโนมัติ หากไม่สามารถระบุภาษาของลูกค้าได้ คำตอบจะเป็นภาษาแอปของคุณ

📁 โฟลเดอร์ _Mail2KNOW — การส่งอีเมลให้ระบบจัดการ

ขั้นตอนที่ 1: ในกล่องจดหมายที่ Mail2ERP, Supplier2ERP หรือ Pay2ERP อ่านอยู่ด้วย ให้ลากอีเมลของลูกค้าไปไว้ใน INBOX/_Mail2KNOW — หรือกด ตอบด้วย Mail2KNOW ที่บันทึก LOGS ของอีเมลนั้น นั่นคือคำสั่งทั้งหมด: “AI ช่วยจัดการที” ทำได้บนโทรศัพท์ แล็ปท็อป หรือโปรแกรมอีเมลใดก็ได้

ขั้นตอนที่ 2: ภายในไม่กี่นาทีคำตอบก็พร้อม ในโหมด LIVE คำตอบจะส่งถึงลูกค้า ในโหมด DEMO หรือเมื่อ AI ไม่แน่ใจ ฉบับร่างจะมาถึง: ทางอีเมลถึงคุณ เป็นบันทึกใน _Mail2KNOW/LOGS และในบันทึกของแดชบอร์ด — คำตอบที่เสนอพร้อมปุ่ม

ขั้นตอนที่ 3: ส่งคำตอบ — คลิกเดียวลูกค้าก็ได้รับคำตอบ แก้ไข — เปิดหน้าที่ปลอดภัยบน bots4.me ให้คุณแก้ข้อความ ระบบจะส่งฉบับของคุณ ปฏิเสธ — ไม่มีการส่งอะไร คำตอบจะส่งจากกล่องจดหมายนั้นถึงลูกค้าต้นทางในบทสนทนาเดิม — แม้อีเมลที่คุณย้ายจะเป็นอีเมลที่เพื่อนร่วมงานส่งต่อมาก็ตาม อีเมลในโฟลเดอร์นี้จะถูกจัดการเป็นคำถามของลูกค้าเสมอ

หากความรู้ขาดหายไป: จะไม่มีการส่งสิ่งใด — วงจรการถามกลับจะเริ่มต้นแทน (ดูด้านล่าง)

🤖 คำตอบถูกสร้างขึ้นอย่างไร

ขั้นตอนที่ 1: AI จะอ่านคำถามของลูกค้าและเลือกบทความความรู้ที่เกี่ยวข้องจากฐานความรู้ของคุณ

ขั้นตอนที่ 2: ระบบเขียนคำตอบในภาษาที่ลูกค้าเขียนมา (รองรับ 31 ภาษา)

ขั้นตอนที่ 3: หาก AI มั่นใจ คำตอบก็พร้อมส่ง — จะส่งอย่างไรขึ้นอยู่กับสวิตช์ DEMO / LIVE ที่อธิบายด้านล่าง

หากความรู้ขาดหายไป: ไม่มีการเดา — วงจรการถามกลับจะเริ่มต้นแทน (ดูส่วนถัดไป)

📝 DEMO — คุณอนุมัติทุกคำตอบ (ค่าเริ่มต้น)

การทำงานเริ่มต้น: การสมัครใช้งานใหม่ทุกรายการเริ่มต้นในโหมด DEMO — ไม่มีอะไรถึงลูกค้าโดยไม่ได้รับการยืนยันจากคุณ: ไม่มีคำตอบอัตโนมัติ ไม่มีการตอบรับ ไม่มีการส่งต่อให้ติดต่อเอง

สิ่งที่คุณได้รับ: อีเมลฉบับร่าง [D-xxxx] พร้อมคำตอบที่เสนอและบทความความรู้ที่ใช้ รวมถึงฉบับร่างเดียวกันเป็นบันทึกใน _Mail2KNOW/LOGS และในบันทึกของแดชบอร์ด

หากต้องการส่งตามเดิม: คลิก ส่งคำตอบ (หรือตอบกลับอีเมลฉบับร่างด้วย APPROVE) — คำตอบจะส่งถึงลูกค้าโดยไม่เปลี่ยนแปลง

หากต้องการส่งฉบับของคุณ: คลิก แก้ไข — หน้าที่ปลอดภัยของ bots4.me จะแสดงคำตอบที่เสนอ แก้ไขแล้วส่ง การตอบกลับอีเมลฉบับร่างด้วยข้อความที่แก้แล้วก็ใช้ได้เช่นกัน

หากต้องการทิ้ง: คลิก ปฏิเสธ (หรือตอบกลับ REJECT) — ฉบับร่างจะถูกปิดและไม่มีการส่งอะไรถึงลูกค้า สำหรับฉบับร่าง ระบบนับเฉพาะปุ่มแรกที่ถูกกดเท่านั้น

เปลี่ยนเป็น LIVE: ฉบับร่างแรกนับเป็นรายงานทดลองของคุณ — หลังจากนั้นคุณสามารถเปลี่ยน Mail2KNOW เป็น LIVE ได้

🚀 LIVE — ตอบอัตโนมัติ

การทำงาน: ในโหมด LIVE คำตอบที่มั่นใจซึ่งอิงบทความความรู้ของคุณจะส่งถึงลูกค้าทันที — ไม่มีฉบับร่าง ไม่ต้องรอคุณ คุณยังคงได้รับฉบับร่างเมื่อ AI ไม่แน่ใจ ไม่ได้อ้างอิงบทความความรู้ใด หรือไม่สามารถยืนยันข้อมูล ERP ล่าสุดได้ และในกล่องจดหมายที่บอตอื่นของคุณอ่านอยู่ด้วย สำหรับคำขอราคาในขณะที่ ใส่ราคาในคำตอบ ปิดอยู่

ที่ไหน: สวิตช์ DEMO / LIVE ในแท็บการควบคุมของ Mail2KNOW ที่ BOTS4.me/bots เปลี่ยนเป็น LIVE เมื่อคุณไว้วางใจฉบับร่างที่เห็นในโหมด DEMO

คำแนะนำ: ใช้โหมด DEMO ในช่วงวันแรก ๆ ส่งฉบับร่างสักจำนวนหนึ่ง แล้วจึงเปลี่ยนเป็น LIVE

✍️ ลงชื่อคำตอบด้วยชื่อบริษัทของคุณ (แพ็กเกจ Personal ขึ้นไป)

คำตอบระดับมืออาชีพ: เมื่อเปิด ลงชื่อคำตอบด้วยชื่อบริษัทของคุณ คำตอบที่ส่งออกจะปิดท้ายด้วยชื่อบริษัทของคุณ (ตั้งค่าไว้ในการตั้งค่า Mail2KNOW) — ลูกค้าจะเห็นการตอบกลับจากบริษัทของคุณ ไม่ใช่จากบอท

ℹ️ สิ่งที่ไม่มีวันได้รับคำตอบ

อีเมลที่สร้างขึ้นอัตโนมัติจะถูกตรวจพบและละเว้น: ที่อยู่แบบไม่ตอบกลับ อีเมลตีกลับ รายชื่อผู้รับจดหมาย และจดหมายข่าว Mail2KNOW จะไม่มีวันติดอยู่ในวงจรอีเมลและจะไม่ตอบหุ่นยนต์

🏢 ใครนับเป็นเพื่อนร่วมงาน

• โดเมนของบริษัทคุณเอง — ที่อยู่ในโดเมนของบริษัทคุณ
• เพื่อนร่วมงานที่ระบุไว้ — ทุกที่อยู่ใน ผู้มีสิทธิ์สอนและถาม
• ผู้ส่งที่ยืนยันแล้ว — เซิร์ฟเวอร์อีเมลฝั่งรับได้ตรวจสอบแล้วว่าอีเมลมาจากที่อยู่นั้นจริง (DKIM, SPF หรือ DMARC) ผู้ส่งที่ปลอมแปลงจะไม่ได้รับความไว้วางใจ
• ส่งถึง Mail2KNOW — กล่องจดหมาย Mail2KNOW ต้องอยู่ในช่องถึง ไม่ใช่เฉพาะในช่องสำเนาหรือสำเนาลับ

⚡ เพื่อนร่วมงานจะได้รับอะไร

• คำตอบส่งกลับโดยตรง — ไม่มีฉบับร่าง ไม่มีการตอบรับ ไม่มีการส่งต่อ ใต้คำตอบมีบทความความรู้ที่ใช้เป็นฐาน
• ข้อมูลภายใน — เมื่อเปิด ตอบด้วยข้อมูล ERP ล่าสุด เพื่อนร่วมงานจะได้รับตัวเลขสต็อกรวมจำนวนที่อยู่ระหว่างขนส่งและที่สั่งซื้อไว้ และสถานะคำสั่งซื้อของลูกค้ารายใดก็ได้ตามหมายเลขคำสั่งซื้อ
• เมื่อขาดความรู้ — อีเมล [Q-xxxx] จะส่งถึงเพื่อนร่วมงานที่ถาม ไม่ใช่ถึงคุณ คำตอบของเขาจะสอน Mail2KNOW และเขาจะได้รับคำตอบ ยังไม่พอหรือ? อีเมล [Q-xxxx] จะมาอีกครั้งพร้อมสิ่งที่ยังขาดอยู่ แจ้งเตือนหนึ่งครั้งหลัง 1 วัน จากนั้นคำถามจะถูกปิดโดยไม่มีข้อความถึงใครอื่น
• ป้องกันการวนซ้ำ — ตอบอัตโนมัติได้สูงสุด 30 ครั้งต่อเพื่อนร่วมงานหนึ่งคนต่อวัน

📋 สี่กรณีโดยสรุป

ℹ️ ในกล่องจดหมายที่บอตอื่นของคุณอ่านอยู่ด้วย

ที่นั่นจะตอบเฉพาะอีเมลที่มีคนย้ายไปไว้ใน _Mail2KNOW — และอีเมลแบบนี้จะถูกจัดการเป็นคำถามของลูกค้าเสมอ แม้เพื่อนร่วมงานเป็นผู้ส่งต่อมาก็ตาม ในกรณีนั้นลูกค้าต้นทางจะได้รับคำตอบ

🙏 ขั้นตอนที่ 1 — ลูกค้าได้รับการแจ้งรับทราบ

ลูกค้าจะได้รับอีเมลสุภาพ “เราได้รับคำถามของคุณแล้ว” ทันทีในภาษาของตัวเอง เพื่อให้รู้ว่าข้อความไม่ได้หายไปไหน

📨 ขั้นตอนที่ 2 — คุณจะได้รับอีเมลถามกลับ

หัวเรื่อง: [Q-xxxx] — อธิบายอย่างชัดเจนว่าขาดข้อมูลอะไรในการตอบลูกค้า

สิ่งที่ต้องทำ: เพียงกด ตอบกลับ แล้วเขียนข้อมูลด้วยภาษาง่าย ๆ — หรือแนบเอกสารที่มีข้อมูลนั้น การตอบกลับของคุณใช้สอน Mail2KNOW ได้โดยไม่ต้องมีโทเคน หรือคลิก แก้ไข (สอนและตอบ) แล้วพิมพ์คำตอบในหน้า bots4.me ที่ปลอดภัย ปิด จะส่งข้อความส่งต่ออย่างสุภาพถึงลูกค้าทันที

⚡ ขั้นตอนที่ 3 — เรียนรู้และตอบกลับโดยอัตโนมัติ

คำตอบของคุณจะถูกแปลงเป็นบทความความรู้ และลูกค้าที่รออยู่จะได้รับคำตอบโดยอัตโนมัติ — คุณไม่จำเป็นต้องเขียนถึงลูกค้าด้วยตัวเองเลย

ผลลัพธ์ถาวร: ลูกค้ารายถัดไปที่ถามเรื่องเดียวกันจะได้รับคำตอบทันที ทุกการถามกลับจะทำให้ฐานความรู้ของคุณฉลาดขึ้น

⏰ การแจ้งเตือนและการส่งต่ออย่างสุภาพ

หลัง 1 วัน ที่คุณยังไม่ตอบ คุณจะได้รับการแจ้งเตือนหนึ่งครั้ง

หลัง 2 วัน (ปรับได้ด้วยการตั้งค่า คำขอที่ค้างอยู่หมดอายุหลังจาก) ลูกค้าจะได้รับอีเมลสุภาพแนะนำให้ติดต่อคุณโดยตรงที่กล่องจดหมายที่เขาเขียนถึง — จึงไม่มีคำถามใดค้างอยู่ตลอดไป

✅ การยืนยันการเรียนรู้ (ถึงคุณ)

เมื่อไร: หลังจากอีเมลการเรียนรู้ทุกฉบับที่คุณส่ง

ประกอบด้วย: เอกสารใดถูกประมวลผล และบทความความรู้ใดถูกสร้างหรืออัปเดต พร้อมหมวดหมู่ของบทความเหล่านั้น

สิ่งที่ต้องทำ: ไม่มี — อ่านผ่าน ๆ เพื่อตรวจสอบผลลัพธ์การเรียนรู้

📝 คำตอบร่าง [D-xxxx] (ถึงคุณ)

เมื่อใด: มีการเตรียมคำตอบให้คำถามของลูกค้าในโหมด DEMO — หรือในโหมด LIVE เมื่อ AI ไม่แน่ใจ ไม่ได้อ้างอิงบทความความรู้ใด หรือไม่สามารถยืนยันข้อมูล ERP ล่าสุดได้

ประกอบด้วย: คำถามของลูกค้า คำตอบที่เสนอ และบทความความรู้ที่ใช้เป็นฐาน

สิ่งที่ต้องทำ: คลิก ส่งคำตอบ แก้ไข หรือ ปฏิเสธ — ในอีเมล ที่บันทึก LOGS หรือในแดชบอร์ด — หรือตอบกลับด้วย APPROVE หรือข้อความที่คุณแก้แล้ว

🤔 ถามกลับ [Q-xxxx] (ถึงคุณ)

เมื่อใด: ขาดความรู้ที่จะใช้ตอบคำถามของลูกค้า (สำหรับคำถามของเพื่อนร่วมงาน อีเมลนี้จะส่งถึงเพื่อนร่วมงานที่ถาม)

ประกอบด้วย: คำอธิบายว่าต้องการข้อมูลอะไรบ้างอย่างชัดเจน

สิ่งที่ต้องทำ: ตอบกลับพร้อมข้อมูลหรือแนบเอกสาร หรือคลิก แก้ไข (สอนและตอบ) — ระบบจะเรียนรู้และตอบลูกค้าโดยอัตโนมัติ

⏰ การแจ้งเตือน (ถึงคุณ)

เมื่อไร: 1 วันหลังอีเมลสอบถามที่คุณยังไม่ได้ตอบ

สิ่งที่ต้องทำ: ตอบกลับอีเมล [Q-xxxx] ต้นฉบับก่อนที่คำถามที่ค้างอยู่จะหมดอายุ

ฉบับร่างคำตอบก็เช่นกัน: 1 วันหลังฉบับร่าง [D-xxxx] ที่คุณยังไม่ได้ส่ง คุณจะได้รับการแจ้งเตือนหนึ่งครั้งพร้อมปุ่ม ส่งคำตอบ แก้ไข และ ปฏิเสธ แบบเดียวกัน รวมถึงเวลาที่ลูกค้าของคุณจะได้รับคำขอให้ติดต่อคุณโดยตรงหากยังไม่มีการส่ง

👍 ลูกค้าให้คะแนนทุกคำตอบ

ใต้ทุกคำตอบ ผู้ถามจะเห็นลิงก์สองลิงก์ 👍 ใช่ และ 👎 ไม่ และสามารถเพิ่มข้อความสั้น ๆ ได้

ทุกคะแนนจะปรากฏเป็นแถวใน INBOX/_Mail2KNOW/FEEDBACK ของกล่องจดหมายและใน Logs ของแดชบอร์ด แถว 👎 มีปุ่ม แก้ไขและส่งอีกครั้ง: แก้คำตอบให้ถูกต้อง แล้วคำตอบจะถูกส่งถึงลูกค้าอีกครั้งและถูกเรียนรู้

⏱️ ปุ่มทำงานภายในไม่กี่นาที

การคลิกปุ่มใดก็ตาม — ส่งคำตอบ แก้ไข ปฏิเสธ ลืม แก้ไขและส่งอีกครั้ง — จะดำเนินการภายในไม่กี่นาที แม้อยู่นอกช่วงเวลาทำงานของคุณ ช่วงเวลาทำงานจำกัดเฉพาะคำตอบอัตโนมัติเท่านั้น

🙏 การตอบรับและการส่งต่อ (ถึงลูกค้าของคุณ)

การตอบรับ: “เราได้รับคำถามของคุณแล้ว” ในภาษาของลูกค้า — เฉพาะโหมด LIVE: ส่งทันทีเมื่อขาดความรู้ และสำหรับฉบับร่างจะส่งเฉพาะเมื่อคุณยังไม่อนุมัติภายในหนึ่งชั่วโมง

การส่งต่อ: เมื่อครบ 2 วัน (ปรับได้) โดยไม่มีคำตอบจากคุณ หรือเมื่อคุณคลิก ปิด ลูกค้าจะได้รับคำขออย่างสุภาพให้ติดต่อคุณโดยตรง — เฉพาะโหมด LIVE ส่วนในโหมด DEMO ลูกค้าจะไม่ได้รับอะไรเอง

สิ่งที่ต้องทำ: ไม่มี — นี่คือการดูแลลูกค้าอัตโนมัติในขณะที่คุณไม่ว่าง

📊 ดูได้ที่ไหนว่าเกิดอะไรขึ้น

เมื่อใด: ได้ทุกเมื่อ — ทุกสัปดาห์คุณจะได้รับอีเมลสรุปสิ่งที่ Mail2KNOW เรียนรู้ในสัปดาห์นั้น พร้อมปุ่ม แก้ไข และ ลืม ในทุกบทความใหม่ และเดือนละครั้งจะได้รับภาพรวมของฐานความรู้ (ทุกบทความพร้อม ID และฐานความรู้ทั้งหมดเป็นไฟล์แนบ) ส่งอีเมลที่มี [LIST] ในหัวเรื่องเพื่อขอได้ตามต้องการ

ที่ไหน: แท็บบันทึกในแดชบอร์ดของคุณจะแสดงสิ่งที่เรียนรู้แล้ว สิ่งที่ตอบไปแล้ว และสิ่งที่ยังรออยู่

สิ่งที่ต้องทำ: ไม่มี — ใช้ ลืม ที่บทความที่เรียนรู้แล้ว หรือ [FORGET A0007] ในหัวเรื่อง เพื่อลบบทความ

🎯 คู่มือการตั้งค่าอย่างรวดเร็ว

การตั้งค่า Mail2KNOW ใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที:

• ขั้นตอนที่ 1: ซื้อหรือเปิดใช้งาน Mail2KNOW ที่ BOTS4.me/product/mail2know (เดือนแรกฟรี)
• ขั้นตอนที่ 2: เพิ่มบัญชีอีเมลของคุณใน Access Manager ที่ BOTS4.me/bots — IMAP/SMTP หรือ OAuth ตรวจสอบโดยอัตโนมัติ
• ขั้นตอนที่ 3: เปิด แท็บ Mail2KNOW และคัดลอกโทเคนการเรียนรู้ของคุณ (สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อเริ่มใช้งานครั้งแรก)
• ขั้นตอนที่ 4: ส่งอีเมลฉบับแรกที่มีโทเคนในหัวเรื่องและแนบเอกสารสองสามไฟล์ — หรือลากอีเมลหนึ่งฉบับไปไว้ใน _Mail2KNOW/LEARN — แล้วตรวจดูอีเมลตอบกลับยืนยัน
• ขั้นตอนที่ 5: ส่งคำถามทดสอบไปยังกล่องจดหมาย (หรือในกล่องจดหมายที่บอทอื่นของคุณอ่านอยู่ด้วย ให้ย้ายอีเมลทดสอบไปไว้ในโฟลเดอร์ _Mail2KNOW) เปิดฉบับร่างแล้วคลิก ส่งคำตอบ
• ขั้นตอนที่ 6: เมื่อคุณมั่นใจในคำตอบแล้ว ให้เปลี่ยน Mail2KNOW จาก DEMO เป็น LIVE ในแท็บการควบคุม
• ขั้นตอนที่ 7: เผยแพร่ที่อยู่อีเมลนี้ให้ลูกค้าของคุณทราบ (เช่น support@your-company.com)

📧 การกำหนดค่าบัญชีอีเมล

ฐานความรู้ของตัวเองหรือใช้ร่วมกัน: ทุกบัญชีอีเมลที่คุณเพิ่มสำหรับ Mail2KNOW ใน Access Manager มีฐานความรู้ของตัวเอง ในส่วน ฐานความรู้ ของแท็บ Mail2KNOW หลายกล่องจดหมายใช้ฐานความรู้เดียวกันได้: สิ่งที่กล่องหนึ่งเรียนรู้ ทุกกล่องนำไปใช้ตอบได้ กล่องจดหมายที่เข้าร่วมจะนำบทความของตนมาด้วย ส่วนกล่องจดหมายที่ออกจะเก็บสำเนาไว้ คุณสอนกล่องจดหมายใดได้โดยส่งอีเมลการเรียนรู้ไปยังกล่องจดหมายนั้น

ผู้ให้บริการที่รองรับ: Gmail, Outlook, Office 365, Exchange และผู้ให้บริการ IMAP/SMTP ใด ๆ — การเชื่อมต่อจะได้รับการตรวจสอบโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเพิ่มเข้ามา

กำหนดเวลา: ทำงานทุกไม่กี่นาที ตลอด 24 ชั่วโมง รวมวันหยุดสุดสัปดาห์ — ไม่มีการตั้งค่าความถี่ในการทำงานให้เปลี่ยน คุณปรับช่วงเวลาทำงานได้หากต้องการให้ประมวลผลเฉพาะในเวลาทำการ

🔧 การตั้งค่า Mail2KNOW

ตั้งค่าได้ที่: แท็บ Mail2KNOW ที่ BOTS4.me/bots

• ส่งการอนุมัติและรายงานถึง: ที่อยู่อีเมลหนึ่งรายการขึ้นไป คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค (สูงสุด 5 รายการ) ฉบับร่าง คำถามกลับ การยืนยัน และรายงานทุกฉบับจะส่งถึงทุกที่อยู่ และที่อยู่ใดก็ได้ในนั้นสามารถอนุมัติฉบับร่างและสอนฐานความรู้ได้ เว้นว่าง = ใช้อีเมลบัญชีของคุณ
• ผู้มีสิทธิ์สอนและถาม: จำเป็นเฉพาะที่อยู่นอกโดเมนของบริษัทคุณ (สูงสุด 20) — เพื่อนร่วมงานในโดเมนของคุณเองสอนและถามได้อยู่แล้ว ที่อยู่ที่ระบุไว้สามารถสอน อนุมัติร่าง และถอนความรู้ได้ คำถามของพวกเขาจะได้รับคำตอบกลับไปโดยตรง ที่อยู่บัญชีของคุณทำได้เสมอ คุณและที่อยู่ที่ระบุไว้ยังส่งต่ออีเมลมายังกล่องจดหมายของเราได้ด้วย — ดู ส่งต่อมาให้เรา ด้านล่าง
• ชื่อบริษัท: ใช้ในลายเซ็นของคำตอบ
• คำขอที่ค้างอยู่หมดอายุหลังจาก: ระยะเวลาที่ฉบับร่างหรือคำถามกลับที่ยังไม่ได้ตอบจะเปิดค้างไว้ก่อนถูกปิด — ในโหมด LIVE ลูกค้าจะได้รับข้อความสุภาพให้ติดต่อเองหลังจากนั้น (ค่าเริ่มต้น 2 วัน)
• DEMO / LIVE: สวิตช์โหมดในแท็บการควบคุม — DEMO (ค่าเริ่มต้น) ส่งทุกคำตอบถึงลูกค้ามาให้คุณเป็นฉบับร่าง LIVE ตอบลูกค้าโดยอัตโนมัติ
• เรียนรู้จากคำตอบที่อนุมัติแล้ว: เปิดเป็นค่าเริ่มต้น — ทุกคำตอบที่คุณอนุมัติหรือแก้ไขจะถูกบันทึกเป็นบทความถาม-ตอบ (ไม่รวมคำตอบที่มีข้อมูลสต็อกหรือคำสั่งซื้อล่าสุด)
• ตอบด้วยข้อมูล ERP ล่าสุด: เปิดเป็นค่าเริ่มต้นตั้งแต่แพ็กเกจ Business — คำถามเรื่องสต็อกและการจัดส่งได้รับคำตอบจาก ERP ของคุณ สถานะคำสั่งซื้อแจ้งเฉพาะผู้ส่งที่พิสูจน์ได้ว่าเป็นของลูกค้ารายนั้น
• ใส่ราคาในคำตอบ: ปิดเป็นค่าเริ่มต้น — คำขอราคาจะส่งถึงคุณเป็นฉบับร่าง

📨 ส่งต่อมาให้เรา — ไม่ต้องเชื่อมต่อกล่องจดหมาย

ใน BOTS4.me/bots → การตั้งค่า → Mail2KNOW คลิก เพิ่มแหล่งข้อมูล แล้วเพิ่ม BOTS4.me Mailbox — คลิกเดียว ไม่ต้องเชื่อมต่ออะไร ไม่ต้องใช้รหัสผ่าน จากนั้นอีเมลที่คุณหรือเพื่อนร่วมงานที่ระบุไว้ใน ผู้มีสิทธิ์สอนและถาม ส่งต่อไปยัง mail2know@bots4.me จะถูกประมวลผลโดยไม่ต้องเชื่อมต่อกล่องจดหมายใด ๆ หากมีโทเคน LEARN อยู่ในหัวเรื่อง อีเมลนั้นจะสอนฐานความรู้ หากไม่มี จะเป็นคำถามภายในที่ตอบกลับไปยังผู้ส่ง — ตัวอย่างเช่น: เราเคยจัดการกับข้อเรียกร้องแบบนี้อย่างไรมาก่อน? ไม่มีผู้อื่นสามารถเข้าถึง Mail2KNOW ผ่านกล่องจดหมายของเราได้ ดังนั้นการตอบลูกค้าของคุณจึงยังต้องใช้กล่องจดหมายที่เชื่อมต่ออยู่

ก่อนที่อีเมลที่ส่งต่อมาจะถูกใช้สอนหรือได้รับการตอบกลับ (ทั้งในโหมด DEMO และ LIVE) เราจะตรวจสอบว่าอีเมลนั้นมาจากที่อยู่ของคุณหรือที่อยู่ที่ระบุไว้ (DKIM) หากผู้ให้บริการอีเมลของคุณไม่ได้ลงนามอีเมลขาออก คุณจะยืนยันเพียงครั้งเดียวด้วยการคลิกครั้งเดียว อีเมลที่ส่งต่อทุกฉบับจะถูกลบออกจากกล่องจดหมายของเราทันทีหลังการประมวลผล — อย่างช้าที่สุดภายใน 7 วันหากไม่สามารถประมวลผลได้ อีเมลฉบับเดียวกันที่ส่งต่อมาสองครั้งจะได้รับการประมวลผลเพียงครั้งเดียว

🔒 ความปลอดภัย — การเรียนรู้ที่ป้องกันสองชั้น

• กุญแจสองชั้นสำหรับการสอน: อีเมลการเรียนรู้ต้องมีโทเคนลับของคุณ และ มาจากที่อยู่ใน “ส่งการอนุมัติและรายงานถึง” จากเพื่อนร่วมงานในโดเมนของคุณที่ผ่านการยืนยัน หรือจากที่อยู่ที่คุณระบุไว้ — ไม่มีผู้อื่นใดใส่ความรู้ลงในฐานของคุณได้ โทเคนจะไม่ถูกส่งไปในอีเมลใดเลย หากปรากฏในอีเมลจากผู้อื่น จะถูกเปลี่ยนโดยอัตโนมัติ
• การจัดเก็บแบบเข้ารหัส: ความรู้ของคุณถูกจัดเก็บแบบเข้ารหัส แยกตามลูกค้าและตามกล่องจดหมาย (หรือตามฐานความรู้ที่ใช้ร่วมกันซึ่งคุณตั้งค่าไว้) — ไม่ถูกแบ่งปันกับลูกค้ารายอื่น และไม่ถูกใช้กับลูกค้าของผู้อื่น
• การป้องกันลูป: อีเมลที่สร้างขึ้นอัตโนมัติ (no-reply, อีเมลตีกลับ, เมลลิ่งลิสต์) จะไม่ถูกตอบกลับ

💳 แพ็กเกจและการเรียกเก็บเงิน

ระบบเดียวกับทุกแอปของ BOTS4.me: เลือกแพ็กเกจที่เหมาะกับปริมาณของคุณ และเปลี่ยนเป็นแพ็กเกจที่ใหญ่ขึ้นได้ทุกเมื่อ

• การเรียนรู้และการตอบ: ทั้งสองอย่างรวมอยู่ในแพ็กเกจของคุณ — ไม่ต้องตั้งค่าหรือใช้ส่วนเสริมแยกต่างหาก
• เอกสารซ้ำจะถูกข้าม: เอกสารที่ส่งซ้ำโดยไม่มีการเปลี่ยนแปลงจะถูกตรวจพบด้วยแฮชของเนื้อหาและไม่ถูกประมวลผลอีก
• เดือนแรกฟรี: ลูกค้าใหม่ทุกรายเริ่มต้นด้วยเดือน Discovery ฟรี

ดูแพ็กเกจได้ที่หน้าผลิตภัณฑ์ Mail2KNOW

💡 เคล็ดลับจากมืออาชีพ

• เริ่มต้นด้วย FAQ ของคุณ: ส่งต่อหน้า FAQ รายการราคา และเงื่อนไขที่มีอยู่แล้วก่อนเป็นอันดับแรก — สิ่งเหล่านี้ครอบคลุมคำถามส่วนใหญ่ของลูกค้า
• ตอบคำถามกลับให้เร็ว: การตอบกลับ [Q-xxxx] แต่ละครั้งจะสอนระบบอย่างถาวร — การตอบเพียงไม่กี่ครั้งในสัปดาห์แรกจะช่วยประหยัดเวลาหลายชั่วโมงในภายหลัง
• ใช้โหมด DEMO ก่อน: ส่งฉบับร่าง [D-xxxx] สักจำนวนหนึ่งก่อนเปลี่ยนเป็น LIVE
• อัปเดตด้วยการส่งซ้ำ: มีรายการราคาใหม่หรือไม่ แค่ส่งต่ออีกครั้ง — บทความที่มีชื่อเดียวกันจะแทนที่เวอร์ชันเก่าโดยอัตโนมัติ
• ต้องการสองฐานความรู้? เชื่อมต่อกล่องจดหมายที่สอง — แต่ละกล่องจดหมายมีฐานความรู้ของตัวเอง เช่น หนึ่งสำหรับลูกค้าและหนึ่งสำหรับความรู้ภายในบริษัท

📬 บันทึกในกล่องจดหมายของคุณ

• ที่ไหน: ทุกกล่องจดหมายจะมีโฟลเดอร์ LOGS อยู่ภายในโฟลเดอร์ของบอทเอง เช่น _Mail2ERP/LOGS โดยบอทแต่ละตัวมีโฟลเดอร์ของตัวเอง
• อะไร: รายการเดียวกันกับในแท็บบันทึก หนึ่งข้อความต่อหนึ่งรายการ ไม่มีการส่งทางอีเมล — ระบบเขียนรายการลงในโฟลเดอร์โดยตรง
• ยังไม่ได้อ่านหมายถึงต้องให้คุณดำเนินการ: มีเพียงรายการที่ต้องการการตัดสินใจจากคุณเท่านั้นที่มาถึงในสถานะยังไม่ได้อ่าน รายการอื่นทั้งหมด รวมถึงคำเตือน จะมาถึงในสถานะอ่านแล้ว
• การจัดระเบียบ: โฟลเดอร์จะเก็บรายการล่าสุด 100 รายการไว้นานสูงสุด 30 วัน ส่วนบันทึกฉบับเต็มยังคงอยู่ในแดชบอร์ดของคุณ
• ปลอดภัยตั้งแต่การออกแบบ: ข้อความบันทึกของจริงจะอยู่ภายในโฟลเดอร์ LOGS เท่านั้น ไม่เคยอยู่ในกล่องจดหมายเข้าของคุณ และหน้ายืนยันจะไม่ขอรหัสผ่านเลย
• สวิตช์: บันทึกในกล่องจดหมายของคุณ ในรายการฟีเจอร์ของบอทในแท็บการควบคุม เปิดใช้งานโดยค่าเริ่มต้นตั้งแต่แพ็กเกจ Personal
• ปุ่มของ Mail2KNOW: ฉบับร่างมี ส่งคำตอบ แก้ไข และ ปฏิเสธ คำถามที่ยังเปิดอยู่มี แก้ไข (สอนและตอบ) และ ปิด บทความที่เรียนรู้แล้วมี ลืม ปุ่มเดียวกันนี้อยู่ในอีเมลฉบับร่างและในบันทึกของแดชบอร์ดด้วย

📋 แต่ละรายการในบันทึกแสดงอะไรบ้าง

• การประทับเวลา: เวลาที่การประมวลผลเกิดขึ้น
• อีเมลผู้ส่ง: ใครเป็นผู้ส่งอีเมล
• การดำเนินการที่ทำ: เรียนรู้แล้ว ตอบแล้ว สร้างฉบับร่างแล้ว ส่งคำถามกลับแล้ว หรือถูกละเว้น (สร้างขึ้นอัตโนมัติ)
• เอกสารที่ตรวจพบ: ประเภทไฟล์แนบที่ถูกประมวลผลระหว่างการเรียนรู้

⚠️ ควรทำอย่างไรเมื่อเกิดข้อผิดพลาด

• ข้อผิดพลาดในการเชื่อมต่ออีเมล: ตรวจสอบบัญชีอีเมลของคุณใน Access Manager ที่ /bots — ตรวจสอบข้อมูลรับรอง IMAP/SMTP หรือ OAuth ใหม่อีกครั้ง
• อีเมลการเรียนรู้ไม่ถูกประมวลผล: ตรวจสอบว่าโทเคนอยู่ในหัวเรื่องหรือในเนื้อความ (ในกล่องจดหมายที่ Mail2ERP อ่านด้วย: ในหัวเรื่อง) และอีเมลส่งมาจากที่อยู่ใน “ส่งการอนุมัติและรายงานถึง” จากเพื่อนร่วมงานในโดเมนของคุณ หรือจากที่อยู่ที่ระบุไว้ใน ผู้มีสิทธิ์สอนและถาม หากคุณส่งต่อไปยัง mail2know@bots4.me ให้ตรวจสอบด้วยว่าได้เพิ่มกล่องจดหมาย BOTS4.me ให้กับ Mail2KNOW แล้ว
• คำตอบไม่ถูกส่ง: ตรวจดูว่า Mail2KNOW อยู่ในโหมด DEMO หรือไม่ — คำตอบน่าจะรออยู่เป็นฉบับร่าง [D-xxxx] ในกล่องจดหมายของคุณ ในโหมด LIVE ฉบับร่างก็จะมาด้วยเมื่อ AI ไม่แน่ใจ ไม่ได้อ้างอิงบทความความรู้ใด หรือไม่สามารถยืนยันข้อมูล ERP ล่าสุดได้ คำถามของเพื่อนร่วมงานต้องมีกล่องจดหมาย Mail2KNOW อยู่ในช่องถึง ไม่ใช่เฉพาะในช่องสำเนา ในกล่องจดหมายที่ Mail2ERP, Supplier2ERP หรือ Pay2ERP อ่านอยู่ด้วย ระบบจะตอบเฉพาะอีเมลในโฟลเดอร์ _Mail2KNOW เว้นแต่จะเปิด ตอบอีเมลที่ Mail2ERP ไม่ได้นำเข้าด้วย
• ปัญหาที่เกิดขึ้นต่อเนื่อง: ติดต่อฝ่ายสนับสนุนที่ BOTS4.me/contact

กรองบันทึกตามระดับ (สำเร็จ ข้อมูล คำเตือน ข้อผิดพลาด) เพื่อค้นหาสิ่งที่ต้องให้ความสนใจได้อย่างรวดเร็ว

สัปดาห์ที่ 1 — การป้อนข้อมูลและการฝึกฝน

ส่งต่อเอกสารที่มีอยู่เป็นชุด ๆ — FAQ รายการราคา เงื่อนไข เอกสารสินค้า — และอ่านอีเมลยืนยันแต่ละฉบับคร่าว ๆ ใช้โหมด DEMO ไว้ก่อน: ตรวจฉบับร่าง [D-xxxx] ทุกฉบับแล้วคลิก ส่งคำตอบ หรือ แก้ไข ตอบคำถาม [Q-xxxx] ทุกข้อให้เร็ว — แต่ละข้อจะเติมช่องว่างความรู้อย่างถาวร

สัปดาห์ที่ 2 เป็นต้นไป — โหมดอัตโนมัติ

เมื่อฉบับร่างถูกต้องสม่ำเสมอแล้ว ให้เปลี่ยนเป็น LIVE นับจากนี้คุณจะเห็นเฉพาะฉบับร่างที่ AI ไม่แน่ใจ และคำถามกลับสำหรับคำถามที่ใหม่จริง ๆ เท่านั้น ส่วนอื่นทั้งหมดอยู่ในบันทึกของแดชบอร์ด อัปเดตความรู้ทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลง — เพียงส่งต่อเอกสารใหม่พร้อมโทเคนของคุณ

🏆 แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

เมื่อเปิดโหมดอัตโนมัติแล้ว ให้ประกาศที่อยู่ Mail2KNOW เป็นที่อยู่ฝ่ายสนับสนุนอย่างเป็นทางการ (เช่น support@your-company.com) ต้องการฐานความรู้ที่สองสำหรับความรู้ภายในบริษัทหรือไม่? เชื่อมต่อกล่องจดหมายที่สอง — แต่ละกล่องจดหมายมีฐานความรู้ของตัวเองที่แยกกันอย่างเคร่งครัด