Mail2KNOW

🔑 Państwa token uczący

Format: LEARN-xxxxxxxxxxxx — tajny kod unikalny dla Państwa konta

Gdzie go znaleźć: w zakładce Mail2KNOW w panelu pod adresem BOTS4.me/bots — wraz z wygodnym przyciskiem kopiowania. Jest generowany automatycznie przy pierwszym uruchomieniu subskrypcji.

Jak go używać: Token można umieścić w dowolnym miejscu tematu lub wpisanej treści e-maila wysłanego (lub przesłanego dalej) na adres Mail2KNOW. W skrzynce, którą czyta też Mail2ERP, prosimy umieścić go w temacie — albo użyć folderu LEARN.

Kto może uczyć: Jako materiał do nauki przyjmowane są e-maile z adresów w polu Zatwierdzenia i raporty do oraz od współpracowników z własnej domeny firmy (zweryfikowany nadawca). Adres spoza Państwa domeny może uczyć tylko wtedy, gdy wpiszą go Państwo w Kto może uczyć i pytać — sam token nie wystarczy (zob. Bezpieczeństwo poniżej).

📥 Folder _Mail2KNOW/LEARN

Każda podłączona skrzynka otrzymuje folder INBOX/_Mail2KNOW/LEARN. Wystarczy przeciągnąć do niego dowolny e-mail — cennik od dostawcy, dobrą odpowiedź napisaną przez współpracownika — a Mail2KNOW nauczy się go razem z załącznikami. Token nie jest potrzebny.

Po nauczeniu e-mail trafia do LEARN/DONE, więc widać, co zostało przejęte. Żaden e-mail nie jest uczony dwa razy.

🔐 Token pozostaje tajny

Mail2KNOW nigdy nie wysyła Państwa tokenu uczącego w żadnym e-mailu — ani w szkicach, ani w e-mailach [Q-xxxx], ani w potwierdzeniach. Odpowiedź na e-mail [Q-xxxx] uczy także bez niego.

Jeśli token pojawi się w e-mailu od kogoś, kto nie może uczyć, nic nie zostanie nauczone, a token zostanie automatycznie zastąpiony. Otrzymają Państwo o tym e-mail — nowego tokenu nigdy nie ma w e-mailu: prosimy skopiować go z panelu.

Przycisk Nowy token obok tokenu na karcie Mail2KNOW zastępuje go w dowolnym momencie.

📎 Co można wysyłać

Każdy załącznik jest przetwarzany jako osobny dokument:

• Dokumenty Word — instrukcje, opisy produktów, wewnętrzne poradniki (od planu Personal)
• Excel / CSV — cenniki, tabele produktów, karty parametrów (od planu Personal)
• PDF — katalogi, karty katalogowe, regulaminy, w tym skany PDF dzięki OCR (od planu Personal)
• Obrazy — sfotografowane dokumenty, zrzuty ekranu (od planu Personal, najpierw proszę włączyć Obrazy)
• Pliki HTML — wyeksportowane strony internetowe (wszystkie plany)
• Sama treść e-maila — wystarczy wpisać wiedzę bezpośrednio w tekście e-maila (wszystkie plany)

🗂️ Automatyczne kategorie

Jak to działa: AI przekształca każdy dokument w jeden lub kilka artykułów wiedzy i przypisuje każdy artykuł do kategorii (np. “Ceny”, “Wysyłka”, “Specyfikacje produktów”).

Bez konfiguracji: kategorie są tworzone i przypisywane automatycznie — maksymalnie 15 kategorii, dzięki czemu baza wiedzy pozostaje uporządkowana.

♻️ Aktualizacja wiedzy — nowa wersja wygrywa

Jak poprawić lub zaktualizować: prosimy wysłać zaktualizowany dokument, z którego powstanie artykuł o tym samym tytule w tej samej kategorii — nowy artykuł automatycznie zastąpi starszą wersję.

Nic nie ginie: stara wersja pozostaje w archiwum, więc zawsze mają Państwo historię.

Duplikaty są pomijane: jeśli ponownie wyślą Państwo dokument, który się nie zmienił, Mail2KNOW rozpozna go po skrócie treści i pominie go — baza wiedzy pozostaje uporządkowana, bez zdublowanych artykułów.

✉️ E-mail potwierdzający

Po każdym e-mailu uczącym otrzymują Państwo potwierdzenie wyszczególniające dokładnie to, czego system się nauczył: które dokumenty zostały przetworzone, które artykuły utworzono lub zaktualizowano oraz jakie mają kategorie.

Wskazówka: warto przejrzeć potwierdzenie po każdej partii — to najszybszy sposób sprawdzenia, czy baza wiedzy zawiera to, co Państwo zakładają.

🌍 Uczenie w jednym języku, odpowiedzi w 31

Mail2KNOW można uczyć w dowolnym języku — a każdy klient otrzymuje odpowiedź w języku, w którym napisał, przy 31 obsługiwanych językach. Ucz po słowacku, odpowiadaj po niemiecku. Ucz po angielsku, odpowiadaj po francusku. Wiedza przenosi się automatycznie. Gdy języka klienta nie da się rozpoznać, odpowiedź przychodzi w Państwa języku aplikacji.

📁 Folder _Mail2KNOW — jak przekazać e-mail

Krok 1: W skrzynce, którą czyta też Mail2ERP, Supplier2ERP lub Pay2ERP, wystarczy przeciągnąć e-mail klienta do INBOX/_Mail2KNOW — lub nacisnąć Odpowiedz przez Mail2KNOW przy jego notatce w LOGS. To całe polecenie: „AI, zajmij się tym”. W telefonie, na laptopie, w dowolnym programie pocztowym.

Krok 2: W ciągu kilku minut odpowiedź jest gotowa. W trybie LIVE trafia do klienta; w trybie DEMO lub gdy AI nie jest pewna, przychodzi szkic: jako e-mail do Państwa, jako notatka w _Mail2KNOW/LOGS i w Logach panelu — proponowana odpowiedź z przyciskami.

Krok 3: Wyślij odpowiedź — jedno kliknięcie i klient ma odpowiedź. Edytuj — otwiera bezpieczną stronę na bots4.me, gdzie można poprawić tekst; wysłana zostaje Państwa wersja. Odrzuć — nic nie zostaje wysłane. Odpowiedź wychodzi z tej skrzynki do pierwotnego klienta, w tej samej rozmowie — także wtedy, gdy przeniesiony e-mail to przekazana wiadomość od współpracownika. E-mail w tym folderze jest zawsze traktowany jako pytanie klienta.

Jeśli brakuje wiedzy: nic nie zostaje wysłane — zamiast tego uruchamia się pętla pytań zwrotnych (patrz niżej).

🤖 Jak powstaje odpowiedź

Krok 1: AI czyta pytanie klienta i wybiera z Państwa bazy istotne artykuły wiedzy

Krok 2: Tworzy odpowiedź w języku, w którym napisał klient (31 obsługiwanych)

Krok 3: Jeśli AI jest pewna, odpowiedź jest gotowa do wysłania — sposób wysłania zależy od przełącznika DEMO / LIVE opisanego poniżej

Jeśli brakuje wiedzy: żadnego zgadywania — zamiast tego uruchamia się pętla pytań zwrotnych (patrz następna sekcja)

📝 DEMO — Państwo zatwierdzają każdą odpowiedź (domyślnie)

Domyślne działanie: Każda nowa subskrypcja startuje w trybie DEMO — bez Państwa zgody nic nie trafia do klienta: żadnej automatycznej odpowiedzi, żadnego potwierdzenia, żadnego przekazania.

Co Państwo otrzymują: E-mail ze szkicem [D-xxxx] z proponowaną odpowiedzią i użytymi artykułami wiedzy, a także ten sam szkic jako notatkę w _Mail2KNOW/LOGS i w Logach panelu.

Aby wysłać bez zmian: Proszę kliknąć Wyślij odpowiedź (lub odpowiedzieć na e-mail ze szkicem słowem APPROVE) — odpowiedź trafia do klienta bez zmian.

Aby wysłać własną wersję: Proszę kliknąć Edytuj — bezpieczna strona bots4.me pokaże proponowaną odpowiedź; wystarczy ją poprawić i wysłać. Działa też odpowiedź na e-mail ze szkicem z poprawionym tekstem.

Aby odrzucić: Proszę kliknąć Odrzuć (lub odpowiedzieć REJECT) — szkic zostaje zamknięty i do klienta nic nie jest wysyłane. W przypadku szkicu liczy się tylko pierwszy naciśnięty przycisk.

Przejście na LIVE: Pierwszy szkic liczy się jako Państwa raport demo — potem mogą Państwo przełączyć Mail2KNOW na LIVE.

🚀 LIVE — odpowiedzi automatyczne

Co robi: W trybie LIVE pewne odpowiedzi oparte na Państwa artykułach wiedzy są od razu wysyłane do klientów — bez szkicu, bez czekania na Państwa. Szkic otrzymują Państwo nadal, gdy AI nie jest pewna, nie powołuje się na żaden artykuł wiedzy lub nie może potwierdzić bieżących danych z ERP, a w skrzynce, którą czytają też inne boty, także przy pytaniach o ceny, dopóki opcja Podawaj ceny w odpowiedziach jest wyłączona.

Gdzie: przełącznik DEMO / LIVE na karcie Sterowanie Mail2KNOW w BOTS4.me/bots. Proszę przełączyć na LIVE, gdy szkice widoczne w trybie DEMO budzą Państwa zaufanie.

Zalecenie: Przez pierwsze dni proszę zostać w trybie DEMO, wysłać kilka szkiców, a potem przełączyć na LIVE.

✍️ Podpisuj odpowiedzi nazwą Państwa firmy (od planu Personal)

Profesjonalne odpowiedzi: po włączeniu opcji Podpisuj odpowiedzi nazwą Państwa firmy wychodzące odpowiedzi kończą się nazwą Państwa firmy (ustawianą w ustawieniach Mail2KNOW) — klienci widzą odpowiedź od Państwa firmy, a nie od bota.

ℹ️ Na co system nigdy nie odpowiada

E-maile generowane automatycznie są wykrywane i ignorowane: adresy no-reply, powiadomienia o niedostarczeniu, listy mailingowe i newslettery. Mail2KNOW nigdy nie utknie w pętli pocztowej i nigdy nie odpowiada robotom.

🏢 Kto jest współpracownikiem

• Własna domena Państwa firmy — adres z domeny Państwa firmy
• Wpisani współpracownicy — każdy adres w Kto może uczyć i pytać
• Zweryfikowany nadawca — serwer poczty odbiorcy sprawdził, że e-mail naprawdę pochodzi z tego adresu (DKIM, SPF lub DMARC). Sfałszowany nadawca nie jest zaufany.
• Zaadresowane do Mail2KNOW — skrzynka Mail2KNOW musi być w polu Do, nie tylko w DW lub UDW

⚡ Co otrzymuje współpracownik

• Odpowiedź od razu z powrotem — bez szkicu, bez potwierdzenia, bez przekazania. Pod odpowiedzią: artykuły wiedzy, na których się opiera.
• Dane wewnętrzne — przy włączonej opcji Odpowiadaj aktualnymi danymi z ERP współpracownicy otrzymują też stany magazynowe wraz z ilościami w drodze i zamówionymi oraz status zamówienia dowolnego klienta według numeru zamówienia.
• Gdy brakuje wiedzy — e-mail [Q-xxxx] trafia do współpracownika, który zapytał, nie do Państwa. Jego odpowiedź uczy Mail2KNOW, a on otrzymuje odpowiedź. Nadal za mało? E-mail [Q-xxxx] przychodzi ponownie z tym, czego teraz brakuje. Jedno przypomnienie po 1 dniu; potem pytanie zostaje zamknięte bez wiadomości do kogokolwiek innego.
• Ochrona przed pętlą — do 30 automatycznych odpowiedzi na współpracownika dziennie.

📋 Cztery przypadki w skrócie

ℹ️ W skrzynce, którą czytają też inne boty

Odpowiedź dostają tam tylko e-maile, które ktoś przeniesie do _Mail2KNOW — a taki e-mail jest zawsze traktowany jako pytanie klienta, także wtedy, gdy przekazał go współpracownik. Wtedy odpowiedź otrzymuje pierwotny klient.

🙏 Krok 1 — klient otrzymuje potwierdzenie

Klient od razu otrzymuje uprzejmy e-mail „otrzymaliśmy Państwa pytanie” w swoim języku, więc wie, że jego wiadomość nie przepadła.

📨 Krok 2 — otrzymują Państwo e-mail z pytaniem zwrotnym

Temat: [Q-xxxx] — opisuje dokładnie, jakiej informacji brakuje, by odpowiedzieć klientowi.

Co zrobić: Wystarczy kliknąć Odpowiedz i napisać informację prostymi słowami — albo załączyć dokumenty, które ją zawierają. Państwa odpowiedź uczy Mail2KNOW bez tokenu. Można też kliknąć Edytuj (Naucz i odpowiedz) i wpisać odpowiedź na bezpiecznej stronie bots4.me. Zamknij od razu wysyła klientowi uprzejme przekazanie sprawy.

⚡ Krok 3 — nauka ORAZ odpowiedź, automatycznie

Państwa odpowiedź jest przekształcana w artykuły wiedzy, a czekający klient otrzymuje swoją odpowiedź automatycznie — nigdy nie muszą Państwo sami pisać do klienta.

Trwały efekt: kolejny klient pytający o to samo otrzyma natychmiastową odpowiedź. Każde pytanie zwrotne czyni Państwa bazę wiedzy mądrzejszą.

⏰ Przypomnienia i uprzejme przekierowanie

Po 1 dniu bez Państwa odpowiedzi przychodzi jedno przypomnienie.

Po 2 dniach (konfigurowalne w ustawieniu Otwarte prośby wygasają po) klient otrzymuje uprzejmy e-mail z przekierowaniem, sugerujący bezpośredni kontakt z Państwem na skrzynkę, na którą napisał — dzięki temu żadne pytanie nie pozostaje bez końca bez odpowiedzi.

✅ Potwierdzenie nauki (do Państwa)

Kiedy: po każdym wysłanym przez Państwa e-mailu uczącym

Zawiera: które dokumenty zostały przetworzone oraz które artykuły wiedzy utworzono lub zaktualizowano, wraz z kategoriami

Wymagane działanie: żadne — wystarczy przejrzeć, aby zweryfikować wynik nauki

📝 Wersja robocza odpowiedzi [D-xxxx] (do Państwa)

Kiedy: Na pytanie klienta przygotowano odpowiedź w trybie DEMO — lub w trybie LIVE, gdy AI nie jest pewna, nie powołuje się na żaden artykuł wiedzy lub nie może potwierdzić bieżących danych z ERP

Zawiera: Pytanie klienta, proponowaną odpowiedź i artykuły wiedzy, na których się opiera

Co zrobić: Kliknąć Wyślij odpowiedź, Edytuj lub Odrzuć — w e-mailu, przy notatce w LOGS lub w panelu — albo odpowiedzieć APPROVE lub poprawionym tekstem

🤔 Pytanie zwrotne [Q-xxxx] (do Państwa)

Kiedy: Brakuje wiedzy, by odpowiedzieć na pytanie klienta (przy pytaniu współpracownika ten e-mail trafia do współpracownika, który zapytał)

Zawiera: opis tego, jaka dokładnie informacja jest potrzebna

Co zrobić: Odpowiedzieć z informacją lub dołączyć dokumenty albo kliknąć Edytuj (Naucz i odpowiedz) — system się tego nauczy i automatycznie odpowie klientowi

⏰ Przypomnienie (do Państwa)

Kiedy: 1 dzień po e-mailu z pytaniem, na który Państwo nie odpowiedzieli

Wymagane działanie: prosimy odpowiedzieć na pierwotny e-mail [Q-xxxx], zanim oczekujące pytanie wygaśnie

Również w przypadku szkiców odpowiedzi: 1 dzień po szkicu [D-xxxx], którego Państwo nie wysłali, przychodzi jedno przypomnienie z tymi samymi przyciskami Wyślij odpowiedź, Edytuj i Odrzuć oraz z godziną, o której klient zostanie w przeciwnym razie poproszony o bezpośredni kontakt z Państwem

👍 Klienci oceniają każdą odpowiedź

Pod każdą odpowiedzią pytający znajduje dwa linki, 👍 Tak i 👎 Nie, i może dodać krótką wiadomość.

Każda ocena pojawia się jako wiersz w INBOX/_Mail2KNOW/FEEDBACK Państwa skrzynki i w Logach panelu. Wiersz z 👎 ma przycisk Edytuj i wyślij ponownie: wystarczy poprawić odpowiedź, a trafi ona ponownie do klienta i zostanie zapamiętana.

⏱️ Przyciski działają w ciągu kilku minut

Kliknięcie dowolnego przycisku — Wyślij odpowiedź, Edytuj, Odrzuć, Zapomnij, Edytuj i wyślij ponownie — jest wykonywane w ciągu kilku minut, także poza Państwa godzinami pracy. Godziny pracy ograniczają tylko automatyczne odpowiedzi.

🙏 Potwierdzenie i przekierowanie (do Państwa klienta)

Potwierdzenie: „Otrzymaliśmy Państwa pytanie” w języku klienta — tylko w trybie LIVE: wysyłane od razu, gdy brakuje wiedzy, a przy szkicu tylko wtedy, gdy nie zatwierdzą go Państwo w ciągu godziny

Przekazanie: Po 2 dniach (do ustawienia) bez Państwa odpowiedzi lub po kliknięciu Zamknij klient zostaje uprzejmie poproszony o bezpośredni kontakt z Państwem — tylko w trybie LIVE; w trybie DEMO klient sam z siebie nic nie otrzymuje

Wymagane działanie: żadne — to automatyczna obsługa klienta, gdy są Państwo zajęci

📊 Gdzie sprawdzić, co się wydarzyło

Kiedy: W dowolnym momencie — co tydzień otrzymują Państwo e-mail z tym, czego Mail2KNOW nauczył się w danym tygodniu, z przyciskami Edytuj i Zapomnij przy każdym nowym artykule, a raz w miesiącu przegląd bazy wiedzy (każdy artykuł z jego ID i cała baza jako załącznik). E-mail z [LIST] w temacie przynosi go na żądanie.

Gdzie: zakładka Logi w Państwa panelu wymienia wszystko, czego system się nauczył, na co odpowiedział i co wciąż oczekuje

Co zrobić: Nic — artykuł można usunąć przyciskiem Zapomnij przy nauczonym artykule lub poleceniem [FORGET A0007] w temacie

🎯 Szybki przewodnik po konfiguracji

Konfiguracja Mail2KNOW zajmuje tylko kilka minut:

• Krok 1: prosimy kupić lub aktywować Mail2KNOW pod adresem BOTS4.me/product/mail2know (pierwszy miesiąc gratis)
• Krok 2: prosimy dodać konto e-mail w Access Manager pod adresem BOTS4.me/bots — IMAP/SMTP lub OAuth, weryfikowane automatycznie
• Krok 3: prosimy otworzyć zakładkę Mail2KNOW i skopiować token uczący (generowany automatycznie przy pierwszym uruchomieniu)
• Krok 4: Proszę wysłać pierwszy e-mail z tokenem w temacie i kilkoma załączonymi dokumentami — albo przeciągnąć jeden do _Mail2KNOW/LEARN — a następnie sprawdzić potwierdzenie
• Krok 5: Wysłać pytanie testowe do skrzynki (lub, w skrzynce czytanej też przez inne boty, przenieść testowy e-mail do folderu _Mail2KNOW), otworzyć szkic i kliknąć Wyślij odpowiedź
• Krok 6: Gdy odpowiedzi budzą Państwa zaufanie, proszę przełączyć Mail2KNOW na karcie Sterowanie z DEMO na LIVE
• Krok 7: prosimy udostępnić adres klientom (np. support@your-company.com)

📧 Konfiguracja konta e-mail

Własna lub wspólna baza wiedzy: każde konto e-mail dodane dla Mail2KNOW w Access Manager ma własną bazę wiedzy. W sekcji Bazy wiedzy na karcie Mail2KNOW kilka skrzynek może współdzielić jedną: czego nauczy się jedna, z tego odpowiadają wszystkie. Skrzynka, która dołącza, wnosi swoje artykuły; skrzynka, która odchodzi, zachowuje kopię. Skrzynkę uczy się, wysyłając e-mail uczący właśnie do niej.

Obsługiwani dostawcy: Gmail, Outlook, Office 365, Exchange oraz dowolny dostawca IMAP/SMTP — połączenia są weryfikowane automatycznie przy dodawaniu.

Harmonogram: uruchamia się co kilka minut, przez całą dobę, także w weekendy — nie ma ustawienia częstotliwości uruchamiania, które można by zmienić. Godziny pracy można skonfigurować, jeśli wolą Państwo przetwarzanie tylko w godzinach roboczych.

🔧 Ustawienia Mail2KNOW

Konfiguracja w: zakładce Mail2KNOW pod adresem BOTS4.me/bots

• Zatwierdzenia i raporty do: Jeden lub kilka adresów e-mail oddzielonych przecinkami (maksymalnie 5). Każdy szkic, pytanie zwrotne, potwierdzenie i raport trafia do wszystkich z nich, a każdy z nich może zatwierdzać szkice i uczyć bazę wiedzy. Puste = adres e-mail Państwa konta
• Kto może uczyć i pytać: Potrzebne tylko dla adresów spoza domeny Państwa firmy (do 20) — współpracownicy z własnej domeny mogą już uczyć i pytać. Wpisane adresy mogą uczyć, zatwierdzać szkice i wycofywać wiedzę; na ich pytania odpowiedź przychodzi bezpośrednio. Adres Państwa konta może zawsze. Państwo i wpisane adresy mogą też przesyłać e-maile do naszej skrzynki — zob. Prześlij do nas poniżej
• Company name: używana w podpisach odpowiedzi
• Otwarte prośby wygasają po: Jak długo szkic lub pytanie zwrotne bez odpowiedzi pozostaje otwarte, zanim zostanie zamknięte — w trybie LIVE klient otrzymuje wtedy uprzejmą prośbę o bezpośredni kontakt (domyślnie 2 dni)
• DEMO / LIVE: Przełącznik trybu na karcie Sterowanie — DEMO (domyślnie) wysyła Państwu każdą odpowiedź dla klienta jako szkic, LIVE odpowiada klientom automatycznie
• Nauka z zatwierdzonych odpowiedzi: Domyślnie WŁĄCZONA — każda odpowiedź, którą Państwo zatwierdzą lub poprawią, zostaje zapisana jako artykuł pytanie–odpowiedź (nigdy odpowiedzi z aktualnymi danymi o stanie magazynu lub zamówieniach)
• Odpowiadaj aktualnymi danymi z ERP: Domyślnie WŁĄCZONE od planu Business — pytania o stan magazynu i dostawę otrzymują odpowiedź z Państwa ERP; status zamówienia tylko dla nadawcy, który udowodnił, że należy do danego klienta
• Podawaj ceny w odpowiedziach: Domyślnie WYŁĄCZONE — zapytania o cenę trafiają do Państwa jako szkic

📨 Prześlij do nas — bez połączenia ze skrzynką

W BOTS4.me/bots → Ustawienia → Mail2KNOW proszę kliknąć Dodaj źródło i dodać BOTS4.me Mailbox — jednym kliknięciem, bez łączenia czegokolwiek, bez hasła. Wtedy e-maile, które Państwo lub współpracownicy wymienieni w Kto może uczyć i pytać przesyłają na mail2know@bots4.me, są przetwarzane bez żadnego połączenia ze skrzynką. Z tokenem LEARN w temacie e-mail uczy bazę wiedzy; bez niego jest to wewnętrzne pytanie, na które odpowiadamy nadawcy — na przykład: jak wcześniej obsłużyliśmy taką reklamację? Nikt inny nie może dotrzeć do Mail2KNOW przez naszą skrzynkę, więc odpowiadanie Państwa klientom nadal wymaga połączonej skrzynki.

Zanim przesłany e-mail posłuży do nauki lub otrzyma odpowiedź (zarówno w trybie DEMO, jak i LIVE), sprawdzamy, czy pochodzi z Państwa adresu lub z adresu z listy (DKIM); jeśli Państwa dostawca poczty nie podpisuje wychodzących wiadomości, potwierdzają go Państwo jednorazowo jednym kliknięciem. Każdy przesłany e-mail jest usuwany z naszej skrzynki zaraz po przetworzeniu — najpóźniej po 7 dniach, jeśli nie udało się go przetworzyć. Ten sam e-mail przesłany dwukrotnie jest przetwarzany tylko raz.

🔒 Bezpieczeństwo — podwójnie chroniona nauka

• Dwie blokady przy uczeniu: E-mail uczący musi zawierać tajny token I pochodzić z adresu z pola „Zatwierdzenia i raporty do”, od zweryfikowanego współpracownika z własnej domeny lub z wpisanego adresu — nikt inny nie może dodać wiedzy do Państwa bazy. Token nigdy nie jest wysyłany w żadnym e-mailu; jeśli pojawi się w e-mailu od kogokolwiek innego, zostanie automatycznie zastąpiony
• Szyfrowane przechowywanie: Państwa wiedza jest przechowywana w postaci zaszyfrowanej, osobno dla każdego klienta i każdej skrzynki (lub każdej skonfigurowanej wspólnej bazy wiedzy) — nigdy nie jest udostępniana innym klientom ani używana dla cudzych klientów
• Ochrona przed pętlą: e-maile generowane automatycznie (no-reply, powiadomienia o niedostarczeniu, listy mailingowe) nigdy nie otrzymują odpowiedzi

💳 Plany i rozliczenia

Ten sam system co we wszystkich aplikacjach BOTS4.me: proszę wybrać plan dopasowany do swojego wolumenu i w każdej chwili przejść na większy plan.

• Nauka i odpowiadanie: oba są częścią Państwa planu — bez osobnej konfiguracji czy dodatków
• Duplikaty są pomijane: ponownie wysłane niezmienione dokumenty są wykrywane po skrócie treści i nie są ponownie przetwarzane
• Pierwszy miesiąc za darmo: każdy nowy klient zaczyna od bezpłatnego miesiąca Discovery

Plany znajdą Państwo na stronie produktu Mail2KNOW.

💡 Wskazówki dla zaawansowanych

• Prosimy zacząć od FAQ: najpierw warto przesłać istniejącą stronę FAQ, cennik i regulamin — pokrywają one większość pytań klientów
• Prosimy szybko odpowiadać na pytania zwrotne: każda odpowiedź na [Q-xxxx] trwale uczy system — kilka odpowiedzi w pierwszym tygodniu oszczędza godziny później
• Najpierw tryb DEMO: Proszę wysłać kilka szkiców [D-xxxx] przed przełączeniem na LIVE
• Aktualizacja przez ponowne wysłanie: nowy cennik? Wystarczy przesłać go ponownie — artykuły o tym samym tytule automatycznie zastąpią starą wersję
• Dwie bazy wiedzy? Wystarczy podłączyć drugą skrzynkę — każda skrzynka ma własną bazę wiedzy, na przykład jedną dla klientów i jedną dla wewnętrznej wiedzy firmy

📬 Dziennik w Państwa skrzynce

• Gdzie: każda skrzynka otrzymuje folder LOGS wewnątrz własnego folderu bota, na przykład _Mail2ERP/LOGS. Każdy bot ma swój własny.
• Co: te same wiersze co na karcie Logi, jedna wiadomość na wiersz. Nic nie jest wysyłane e-mailem — wiersze są zapisywane wprost do folderu.
• Nieprzeczytane oznacza, że potrzebna jest Państwa reakcja: nieprzeczytane przychodzą tylko wiersze wymagające Państwa decyzji. Wszystkie pozostałe wiersze, łącznie z ostrzeżeniami, przychodzą już przeczytane.
• Porządki: folder przechowuje ostatnich 100 wierszy przez maksymalnie 30 dni. Pełny dziennik pozostaje w Państwa panelu.
• Bezpieczne z założenia: prawdziwe wiadomości dziennika istnieją wyłącznie w folderach LOGS, nigdy w skrzynce odbiorczej, a strona potwierdzenia nigdy nie prosi o hasło.
• Przełącznik: Logi w Państwa skrzynce, na liście funkcji bota w zakładce Sterowanie. Od planu Personal włączone domyślnie.
• Przyciski Mail2KNOW: szkice mają Wyślij odpowiedź, Edytuj i Odrzuć; otwarte pytania Edytuj (Naucz i odpowiedz) i Zamknij; nauczone artykuły Zapomnij. Te same przyciski są w e-mailach ze szkicami i w Logach panelu.

📋 Co pokazuje każdy wpis w logu

• Znacznik czasu: kiedy nastąpiło przetwarzanie
• E-mail nadawcy: kto wysłał e-mail
• Podjęte działanie: nauczono, odpowiedziano, utworzono wersję roboczą, wysłano pytanie zwrotne lub zignorowano (wiadomość generowana automatycznie)
• Wykryte dokumenty: które typy załączników zostały przetworzone podczas nauki

⚠️ Co robić w razie błędów

• Błędy połączenia e-mail: prosimy sprawdzić konto e-mail w Access Manager na /bots — i ponownie zweryfikować dane IMAP/SMTP lub OAuth
• E-mail uczący nie został przetworzony: Proszę sprawdzić, czy token jest w temacie lub w treści (w skrzynce, którą czyta też Mail2ERP: w temacie) i czy e-mail wysłano z adresu z pola „Zatwierdzenia i raporty do”, od współpracownika z własnej domeny lub z adresu wpisanego w Kto może uczyć i pytać. Przy przesyłaniu na mail2know@bots4.me prosimy też sprawdzić, czy skrzynka BOTS4.me jest dodana do Mail2KNOW.
• Odpowiedź nie została wysłana: Proszę sprawdzić, czy Mail2KNOW jest w trybie DEMO — odpowiedź prawdopodobnie czeka jako szkic [D-xxxx] w Państwa skrzynce klienta. W trybie LIVE szkic przychodzi też wtedy, gdy AI nie jest pewna, nie powołuje się na żaden artykuł wiedzy lub nie może potwierdzić bieżących danych z ERP. Pytanie współpracownika wymaga skrzynki Mail2KNOW w polu Do, nie tylko w DW. W skrzynce, którą czyta też Mail2ERP, Supplier2ERP lub Pay2ERP, odpowiedź dostają tylko e-maile z folderu _Mail2KNOW, chyba że włączona jest opcja Odpowiadaj także na e-maile, których Mail2ERP nie zaimportował.
• Utrzymujące się problemy: prosimy skontaktować się ze wsparciem na BOTS4.me/contact

Prosimy filtrować logi według poziomu (success, info, warning, error), aby szybko znaleźć to, co wymaga uwagi.

Tydzień 1 — zasilanie i trenowanie

Proszę przesyłać istniejące dokumenty partiami — FAQ, cenniki, warunki, karty produktów — i przeglądać każdy e-mail z potwierdzeniem. Proszę zostać w trybie DEMO: sprawdzać każdy szkic [D-xxxx] i klikać Wyślij odpowiedź lub Edytuj. Na każde pytanie [Q-xxxx] warto odpowiadać szybko — każde trwale wypełnia lukę w wiedzy.

Tydzień 2 i kolejne — tryb autonomiczny

Gdy szkice konsekwentnie wyglądają dobrze, proszę przełączyć na LIVE. Od tej chwili widzą Państwo tylko szkice, co do których AI nie jest pewna, i pytania zwrotne dotyczące naprawdę nowych pytań; wszystko inne jest w logach panelu. Wiedzę warto aktualizować przy każdej zmianie — wystarczy przesłać nowy dokument z tokenem.

🏆 Sprawdzona praktyka

Po włączeniu trybu autonomicznego warto opublikować adres Mail2KNOW jako oficjalny adres wsparcia (np. support@your-company.com). Potrzebna druga baza wiedzy na wewnętrzne know-how firmy? Wystarczy podłączyć drugą skrzynkę — każda skrzynka ma własną, ściśle oddzieloną bazę wiedzy.