AutoPURCHASE
Посібник користувача – автоматичне створення замовлень на закупівлю
🧠 Що насправді робить AutoPURCHASE
Кожен запуск відповідає на одне запитання щодо кожного товару: скільки мені потрібно замовити сьогодні? Відповідь дає одна прозора формула:
потреба = (цільовий запас + відкриті продажі) − (наявність + у дорозі)
📄 Як працює AutoPURCHASE – наочна схема
(AutoSTOCK або правила ERP)
для кожного товару
пріоритетним постачальником
у вашій ERP
+ звіт надходить поштою
У Демо-режимі процес зупиняється перед вашою ERP — ви отримуєте повний звіт із пропозицією, жодних замовлень на закупівлю не створюється.
🚀 Підключення
- Встановіть застосунок BOTS4.me Connect у своїй Odoo — конектор, що встановлюється в один клік, з’єднує Odoo (13.0 → 19.0) з усім набором BOTS4.me. Він виконує вхід через пошту із захистом 2FA і створює технічного користувача, щоб AutoPURCHASE міг читати дані про запаси, продажі та постачальників і створювати замовлення на закупівлю через API. Один конектор, один обліковий запис, усі застосунки.
- Призначте обліковий запис ERP застосунку AutoPURCHASE — в Access Manager на BOTS4.me/bots → Налаштування → AutoPURCHASE призначте застосунку свій підключений обліковий запис ERP. Наразі AutoPURCHASE працює з Odoo (13–19), ERPNext (15–16), Zoho Inventory, Dolibarr (23 і новіші), Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero та SAP Business One.
- Почніть у Демо-режимі — Демо-режим увімкнено за замовчуванням: повний розрахунок потреби та звіт із пропозиціями, жодних змін у вашій ERP.
- Задайте правила замовлення — мінімальна сума замовлення, ліміт покриття, округлення до мінімальної кількості постачальника, список «ніколи не замовляти» і частота перевірок (щогодини, щодня або щотижня) — усе в панелі керування на /bots.
- Перехід у робочий режим — вимкніть Демо-режим. «Створення замовлень на закупівлю» за замовчуванням увімкнено на кожному тарифі, тож у вашій ERP починають з’являтися чернетки RFQ, згруповані за постачальниками.
💡 Дізнайтеся більше про те, що технічний користувач може, а чого не може, на сторінці Рівні доступу.
🎯 Звідки беруться цільові запаси
З AutoSTOCK
Якщо у вас є AutoSTOCK і функцію Використання цілей AutoSTOCK увімкнено, AutoPURCHASE бере свіжі цілі з останнього запуску AutoSTOCK, який записав свої правила у вашу ERP, — рівні запасу на основі попиту, обчислені за вашою реальною історією продажів. Якщо результати AutoSTOCK старші за тиждень або AutoSTOCK лише формував звіт (Демо-режим чи вимкнений «Запис правил поповнення»), AutoPURCHASE натомість використовує правила поповнення вашої ERP. Поки замовлення створює AutoPURCHASE, AutoSTOCK налаштовує свої правила в Odoo так, щоб Odoo не замовляв ті самі товари сам.
Окремо
Немає AutoSTOCK? Не проблема. AutoPURCHASE працює самостійно, використовуючи як цільові рівні правила поповнення, які ви вже ведете у своїй ERP (мін./макс.). В Odoo 14 і новіших переведіть ці правила на Trigger = Manual, щоб їх замовляв AutoPURCHASE, а не власний планувальник Odoo; правила в автоматичному режимі залишаються за Odoo й наводяться у звіті. Товари під замовлення (make-to-order), із прямою поставкою (dropship), комплекти й товари без маршруту «Купити» пропускаються й наводяться у звіті.
⚙️ Довідник налаштувань панелі керування
Усі налаштування розташовані на BOTS4.me/bots → Керування → AutoPURCHASE. Якщо значення виходить за межі діапазону або заблоковане вашим тарифом, AutoPURCHASE безпечно повертається до типового.
| Налаштування | Діапазон | За замовчуванням | Що він робить |
|---|---|---|---|
| Мін. сума замовлення | 0 – 100,000 EUR | 50 EUR | Постачальники, чия сумарна вартість замовлення нижча за це значення, пропускаються в цьому запуску — це дає змогу уникнути дрібних, невигідних замовлень. Потреба просто переноситься на пізніший запуск, щойно вона зросте. |
| Макс. ліміт покриття | 1 – 36 місяців | 12 місяців | Ніколи не замовляти більше, ніж на цю кількість місяців середнього попиту на товар — захищає вас від надлишкових замовлень повільних позицій. |
| Округлення до упаковки | увімк. / вимк. | увімкнено | Округлює кількості в замовленні вгору до мінімальної кількості замовлення постачальника з даних про постачальників у вашій ERP. Кожен платний тариф. |
| Список «ніколи не замовляти» | коди товарів | порожньо | Коди товарів через кому, які AutoPURCHASE ніколи не повинен замовляти (наприклад, зняті з виробництва позиції) — жорсткий чорний список. |
| Використання цілей AutoSTOCK | увімк. / вимк. | увімкнено | Надає перевагу свіжим результатам AutoSTOCK як цільовим запасам. Коли вимкнено (або коли результати застаріли), натомість використовуються правила поповнення з вашої ERP. |
| Створення замовлень на закупівлю | увімк. / вимк. | увімкнено | Створює у вашій ERP чернетки замовлень на закупівлю (RFQ), згруповані за постачальниками, доповнюючи власну відкриту чернетку AutoPURCHASE для цього постачальника. Коли вимкнено, AutoPURCHASE лише надсилає пропозицію поштою. Кожен тариф. |
| Автопідтвердження замовлень | увімк. / вимк. | вимкнено | Автоматично підтверджує створені замовлення на закупівлю, замість того щоб залишати їх чернетками на перевірку, — але лише нижче ваших лімітів суми на замовлення й на запуск; більші замовлення залишаються чернетками й позначаються у звіті. Надсилання RFQ постачальнику залишається у вашій ERP. Тариф Family і вище — вмикайте, лише коли повністю довіряєте налаштуванню. |
| Звіти на пошту | після кожного запуску / лише коли створено замовлення / щотижневий підсумок | після кожного запуску | Коли звіт про закупівлі з деталями замовлень за постачальниками надсилається на пошту. У Демо-режимі звіт надсилається після кожного запуску, навіть якщо замовляти нічого. Звіти, що потребують втручання, завжди надсилаються одразу. |
| Розклад запуску | щогодини / щодня / щотижня | щодня | Як часто AutoPURCHASE перевіряє ваші запаси й створює замовлення. Усі замовлення спрямовуються на основний склад підключеної компанії. |
🛡️ Вбудовані запобіжники
AutoPURCHASE спроєктовано так, щоб навіть неправильно налаштований запуск не міг завалити ваших постачальників замовленнями:
📝 Чернетки за замовчуванням
Замовлення на закупівлю створюються як чернетки RFQ — AutoPURCHASE ніколи нічого не надсилає постачальнику; RFQ ви надсилаєте зі своєї ERP. Автопідтвердження доступне з тарифу Family, але за замовчуванням вимкнене й підтверджує лише замовлення нижче ваших лімітів суми.
🔁 Одна відкрита чернетка на постачальника
Разом працюють два механізми: одна чернетка на постачальника — наступний запуск додає нові товари до власної відкритої чернетки AutoPURCHASE для цього постачальника, а не створює друге замовлення, а товари, які вже в ній є, пропускаються; і чернетки вважаються очікуваним надходженням — уже замовлені кількості зменшують обчислену потребу. Чернетки, створені людьми чи вашою ERP, ніколи не змінюються.
🏭 Мінімуми постачальників дотримано
Мінімальні кількості замовлення постачальників із вашої ERP дотримуються (з увімкненим округленням до упаковки), а постачальники нижче вашої мінімальної суми замовлення пропускаються, замість того щоб отримувати мікрозамовлення.
📉 Ліміт покриття і чорний список
Максимальний ліміт покриття гарантує, що жоден товар ніколи не замовляється більше, ніж на розумну кількість місяців попиту, а список «ніколи не замовляти» дає вам абсолютне право вето для кожного коду товару.
🔍 Демо-режим
- Лише пропозиція — Демо-режим виконує повний розрахунок потреби та надсилає повну пропозицію закупівлі, але не створює замовлень на закупівлю у вашій ERP.
- Запускається щонайбільше приблизно раз на день — незалежно від частоти вашого планувальника, нова демо-пропозиція тарифікується не частіше ніж приблизно раз на 24 години.
- Обсяг використання все одно витрачається — пропозиція і є оплачуваною роботою, тому демо-запуски враховуються так само, як робочі.
- Увімкнено за замовчуванням — кожне нове налаштування AutoPURCHASE починається в Демо-режимі. Вимкніть його на вкладці «Керування» на BOTS4.me/bots, коли будете готові до справжніх чернеток RFQ.
📊 Як читати звіт із пропозицією
Після кожного запуску — або лише коли створено замовлення, або щотижня, як ви вибрали в розділі «Звіти на пошту», — ви отримуєте звіт про закупівлі електронною поштою. Ось як його читати:
📋 Блок підсумків
- Налаштування, які використав запуск (мінімальна сума замовлення, ліміт покриття, округлення)
- Скільки замовлень постачальникам створено (або запропоновано в Демо-режимі), із загальною кількістю рядків і загальною сумою в EUR
- Яких постачальників пропущено через те, що сума не досягла мінімальної суми замовлення
- Товари, які треба замовити, але для яких не налаштовано постачальника у вашій ERP — виправте запис про постачальника, щоб врахувати їх наступного запуску
📄 Таблиця рядків замовлення
Один рядок на кожен запропонований рядок замовлення, згруповано за постачальниками, з усім розрахунком:
- Ціль, Наявність, У дорозі, Відкриті продажі — усі вхідні дані формули потреби, щоб ви могли самі перевірити кожну кількість
- Кількість у замовленні — підсумкова кількість після округлення та обмежень
- Ціна й сума — ціна постачальника та сума рядка у валюті вашої компанії, щоб ви бачили гроші до підтвердження
🆓 Що відкриває кожен тариф
- Кожен тариф, включно з безкоштовним місяцем Discovery: Створення замовлень на закупівлю — у вашій ERP створюються чернетки RFQ, згруповані за постачальниками, — і Округлення до упаковки.
- Тариф Family і вище: відкриває Автопідтвердження замовлень — замовлення нижче ваших лімітів суми підтверджуються автоматично, а не чекають як чернетки (за замовчуванням вимкнено).
- Тариф Business і вище: відкриває Стоп-закупівлю — під відкриті замовлення клієнтів, яких ви поставили на стоп, запаси не закуповуються.
Актуальні тарифи та ціни дивіться на сторінці продукту AutoPURCHASE.
📦 Разом з AutoSTOCK краще
AutoSTOCK обчислює, якими мають бути ваші рівні запасів, на основі реальної історії продажів; AutoPURCHASE перетворює ці рівні на конкретні замовлення постачальникам. Заплануйте запуск AutoSTOCK перед AutoPURCHASE — і весь цикл поповнення: аналіз попиту → цільові запаси → чернетки замовлень на закупівлю — працюватиме без ручного втручання, а ви лише підтверджуватимете підсумкові замовлення у своїй ERP.
❓ Часті запитання
У звіті сказано, що цільових запасів не знайдено. Що робити?
AutoPURCHASE потрібні цілі, за якими замовляти. Або спершу запустіть AutoSTOCK (з увімкненим використанням цілей AutoSTOCK), або налаштуйте правила поповнення (min/max) для своїх товарів безпосередньо в ERP — AutoPURCHASE автоматично використовує їх, коли результатів AutoSTOCK немає або вони застарілі.
Чому постачальника пропущено в цьому запуску?
Сумарна вартість його замовлення була нижчою за ваше налаштування Мін. сума замовлення (за замовчуванням 50 EUR). Так задумано — дрібні замовлення коштують в обробці більше, ніж вони варті. Потреба нікуди не зникає; щойно вона перевищить поріг на пізнішому запуску, постачальник отримає свій RFQ.
Товару, який очевидно треба замовити, немає в замовленнях. Чому?
Найчастіше для нього не налаштовано постачальника у вашій ERP — AutoPURCHASE групує замовлення за пріоритетним постачальником, тож товар без запису про постачальника не може потрапити в жоден RFQ. Такі товари перелічені у звіті окремо, у розділі «товари без налаштованого постачальника»; додайте постачальника до товару у своїй ERP, і наступного запуску його буде враховано. Також перевірте, що його немає у вашому списку «ніколи не замовляти».
Чи може AutoPURCHASE замовити двічі, якщо запуститься двічі?
Ні. Наступний запуск доповнює власну відкриту чернетку AutoPURCHASE для цього постачальника, а не створює друге замовлення, товари, які вже в ній є, пропускаються, а вже замовлені кількості вважаються очікуваним надходженням. Повторний запуск завжди безпечний.
Як часто запускається AutoPURCHASE?
Щогодини, щодня (за замовчуванням) або щотижня — вибирається на вкладці «Керування» на BOTS4.me/bots. У Демо-режимі нова оплачувана пропозиція формується не частіше ніж приблизно раз на день. Якщо у вас є й AutoSTOCK, заплануйте його запуск перед AutoPURCHASE, щоб цілі завжди були свіжими.
Демо-режим справді витрачає мій обсяг використання?
Так. Повний розрахунок потреби та звіт із пропозицією і є оплачуваною роботою — у Демо-режимі пропускається лише запис в ERP. Демо-запуски обмежені приблизно одним на день, тож тестування залишається доступним за ціною.
Чи безпечне автопідтвердження?
Це потужна функція, і саме тому вона за замовчуванням вимкнена, доступна з тарифу Family й обмежена лімітами суми: замовлення понад ліміт на замовлення або на запуск ніколи не підтверджується — воно залишається чернеткою й позначається у звіті. Рекомендований шлях: працюйте в Демо-режимі, потім кілька тижнів із чернетками RFQ і вмикайте автопідтвердження лише тоді, коли чернетки стабільно збігаються з тим, що ви замовили б і так.
Мені потрібна допомога! Як отримати підтримку?
Спершу перевірте журнали обробки на BOTS4.me/bots — кожен запуск фіксує, що він зробив і чому. Досі не вдається? Зв’яжіться з нами через сторінку контактів, і ми допоможемо.
🔧 Усунення несправностей
⚠️ У моїй ERP не з’являються чернетки замовлень на закупівлю
Перевірте таке:
- Демо-режим вимкнено (вкладка «Керування» на BOTS4.me/bots)
- Функцію «Створення замовлень на закупівлю» увімкнено (за замовчуванням вона увімкнена)
- В Odoo 14 і новіших правило поповнення товару належить AutoSTOCK або переведене на Trigger = Manual — автоматичні правила залишаються за Odoo
- В ERPNext вимкнено Auto Material Request — поки його увімкнено, AutoPURCHASE лише пропонує, а звіт раз на день нагадує вам про це
- Обліковий запис ERP призначено AutoPURCHASE в Access Manager
- Реальна потреба існує — якщо запас покриває цілі та відкриті продажі, жодних замовлень не створюється
- Перевірте журнали обробки на панелі керування на наявність помилок
⚠️ Кількості в замовленні виглядають завеликими
Налаштуйте це, а потім перевірте ще раз у Демо-режимі:
- Зменште максимальний ліміт покриття — він обмежує кожен товар N місяцями попиту
- Перевірте самі цільові запаси — якщо вони надходять з AutoSTOCK, перегляньте його налаштування; якщо з правил ERP, перегляньте мінімуми в правилах
- Округлення до упаковки може підняти кількості до мінімумів постачальника — перевірте мінімальну кількість постачальника у своїй ERP
⚠️ Замовлення потрапляють не до того постачальника
AutoPURCHASE використовує пріоритетного постачальника з вашої ERP:
- Відкрийте товар у своїй ERP і перевірте порядок рядків постачальників — перемагає пріоритетний (перший) постачальник
- Виправте пріоритет постачальника або видаліть застарілі записи про постачальників
- Наступний запуск згрупує товар під виправленим постачальником