Mail2KNOW

🔑 Váš Learning token

Formát: LEARN-xxxxxxxxxxxx — tajný kód jedinečný pre váš účet

Kde ho nájdete: V záložke Mail2KNOW vo vašom dashboarde na BOTS4.me/bots — s praktickým tlačidlom na kopírovanie. Generuje sa automaticky pri prvom spustení vášho predplatného.

Ako ho použiť: Vložte token kamkoľvek do predmetu alebo do textu, ktorý napíšete, v e-maile odoslanom (alebo preposlanom) na vašu e-mailovú adresu Mail2KNOW. V schránke, ktorú číta aj Mail2ERP, ho dajte do predmetu — alebo použite priečinok LEARN.

Kto smie učiť: Ako učebný materiál sa prijímajú e-maily z adries v poli Schvaľovanie a prehľady na a od kolegov z vlastnej domény vašej firmy (overený odosielateľ). Adresa mimo vašej domény smie učiť, len keď ju uvediete v Kto smie učiť a pýtať sa — samotný token nestačí (pozri Bezpečnosť nižšie).

📥 Priečinok _Mail2KNOW/LEARN

Každá pripojená schránka dostane priečinok INBOX/_Mail2KNOW/LEARN. Presuňte doň akýkoľvek e-mail — cenník od dodávateľa, dobrú odpoveď, ktorú napísal kolega — a Mail2KNOW sa ho naučí aj s prílohami. Token nie je potrebný.

Po naučení sa e-mail presunie do LEARN/DONE, takže vidíte, čo bolo prevzaté. Žiadny e-mail sa nenaučí dvakrát.

🔐 Token zostáva tajný

Mail2KNOW váš učiaci token nikdy neposiela v žiadnom e-maile — ani v konceptoch, ani v e-mailoch [Q-xxxx], ani v potvrdeniach. Odpoveď na e-mail [Q-xxxx] učí aj bez neho.

Ak sa token objaví v e-maile od niekoho, kto nesmie učiť, nič sa nenaučí a token sa automaticky nahradí. Dostanete o tom e-mail — nový token v e-maile nikdy nie je: skopírujte si ho zo svojho dashboardu.

Stlačte Nový token vedľa tokenu na karte Mail2KNOW a kedykoľvek ho nahradíte.

📎 Čo môžete posielať

Každá príloha sa spracuje ako samostatný dokument:

• Word dokumenty — manuály, popisy produktov, interné postupy (od Personal tarify)
• Excel / CSV — cenníky, tabuľky produktov, parametre (od Personal tarify)
• PDF — katalógy, technické listy, obchodné podmienky, vrátane naskenovaných PDF cez OCR (od Personal tarify)
• Obrázky — odfotené dokumenty, screenshoty (od tarify Personal, najprv zapnite Obrázky)
• Súbory HTML — exportované webstránky (všetky tarify)
• Samotný text emailu — znalosti môžete napísať priamo do tela emailu (všetky tarify)

🗂️ Automatické kategórie

Ako to funguje: AI prevedie každý dokument na jeden alebo viac znalostných článkov a každý článok zaradí do kategórie (napr. “Ceny”, “Doprava”, “Špecifikácie produktov”).

Bez nastavovania: Kategórie sa vytvárajú a priraďujú automaticky — maximálne 15 kategórií, aby vaša znalostná databáza ostala prehľadná.

♻️ Aktualizácia znalostí — nová verzia vyhráva

Ako opraviť alebo aktualizovať: Pošlite aktualizovaný dokument, z ktorého vznikne článok s rovnakým názvom v rovnakej kategórii — nový článok automaticky nahradí staršiu verziu.

Nič sa nestratí: Stará verzia ostáva archivovaná, takže máte vždy históriu.

Duplikáty sa preskakujú: Ak znovu pošlete nezmenený dokument, Mail2KNOW ho rozpozná podľa obsahového hashu a preskočí ho — vaša znalostná báza zostane prehľadná, bez duplicitných článkov.

✉️ Potvrdzovací email

Po každom učiacom emaile dostanete potvrdenie s presným zoznamom, čo sa systém naučil: ktoré dokumenty boli spracované, ktoré články boli vytvorené alebo aktualizované a ich kategórie.

Tip: Po každej dávke si potvrdenie prebehnite — je to najrýchlejší spôsob, ako si overiť, že znalostná databáza obsahuje to, čo si myslíte.

🌍 Učte v jednom jazyku, odpovedajte v 31

Mail2KNOW môžete učiť v akomkoľvek jazyku — a každý zákazník dostane odpoveď v jazyku, v ktorom napísal, s podporou 31 jazykov. Učte po slovensky, odpovedajte po nemecky. Učte po anglicky, odpovedajte po francúzsky. Znalosti sa prenášajú automaticky. Keď jazyk zákazníka nemožno rozpoznať, odpoveď príde vo vašom Jazyku aplikácie.

📁 Priečinok _Mail2KNOW — ako mu odovzdať email

Krok 1: V schránke, ktorú číta aj Mail2ERP, Supplier2ERP alebo Pay2ERP, presuňte e-mail zákazníka do INBOX/_Mail2KNOW — alebo stlačte Odpovedať cez Mail2KNOW pri jeho poznámke v LOGS. To je celý pokyn: „AI, vybav to“. V telefóne, v notebooku, v akomkoľvek poštovom programe.

Krok 2: Do pár minút je odpoveď hotová. V režime LIVE odíde zákazníkovi; v režime DEMO, alebo keď si AI nie je istá, príde koncept: e-mailom vám, ako poznámka v _Mail2KNOW/LOGS a v Záznamoch vo vašom dashboarde — navrhnutá odpoveď s tlačidlami.

Krok 3: Odoslať odpoveď — jedno kliknutie a zákazník má odpoveď. Upraviť — otvorí zabezpečenú stránku na bots4.me, kde text opravíte; odošle sa vaša verzia. Odmietnuť — nič sa neodošle. Odpoveď odíde z tejto schránky pôvodnému zákazníkovi v tej istej konverzácii — aj keď je presunutý e-mail preposlaný od kolegu. E-mail v tomto priečinku sa vždy spracuje ako otázka zákazníka.

Ak znalosti chýbajú: nič sa neodošle — namiesto toho sa spustí ask-back slučka (pozrite nižšie).

🤖 Ako vzniká odpoveď

Krok 1: AI prečíta otázku zákazníka a vyberie relevantné znalostné články z vašej databázy

Krok 2: Zostaví odpoveď v jazyku, v ktorom zákazník napísal (podporovaných 31 jazykov)

Krok 3: Ak si je AI istá, odpoveď je pripravená na odoslanie — ako sa odošle, závisí od prepínača DEMO / LIVE nižšie

Ak znalosti chýbajú: Žiadne hádanie — namiesto toho sa spustí ask-back slučka (pozrite ďalšiu sekciu)

📝 DEMO — každú odpoveď schvaľujete vy (predvolené)

Predvolené správanie: Každé nové predplatné začína v režime DEMO — bez vášho súhlasu sa k zákazníkovi nedostane nič: žiadna automatická odpoveď, žiadne potvrdenie, žiadne odovzdanie.

Čo dostanete: E-mail s konceptom [D-xxxx] s navrhnutou odpoveďou a článkami, z ktorých vychádza, a ten istý koncept ako poznámku v _Mail2KNOW/LOGS a v Záznamoch vo vašom dashboarde.

Ak ju chcete odoslať bez zmeny: Kliknite na Odoslať odpoveď (alebo odpovedzte na e-mail s konceptom slovom APPROVE) — odpoveď odíde zákazníkovi nezmenená.

Ak chcete poslať svoju verziu: Kliknite na Upraviť — zabezpečená stránka na bots4.me ukáže navrhnutú odpoveď; opravte ju a odošlite. Funguje aj odpoveď na e-mail s konceptom s vaším upraveným textom.

Ak ju chcete zahodiť: Kliknite na Odmietnuť (alebo odpovedzte REJECT) — koncept sa uzavrie a zákazníkovi sa nič neodošle. Pri koncepte platí len prvé stlačené tlačidlo.

Prechod na LIVE: Prvý koncept sa počíta ako váš demo report — potom môžete Mail2KNOW prepnúť na LIVE.

🚀 LIVE — automatické odpovede

Čo robí: V režime LIVE sa isté odpovede založené na vašich článkoch znalostí odosielajú zákazníkom hneď — žiadny koncept, žiadne čakanie na vás. Koncept dostanete aj tak, keď si AI nie je istá, necituje žiadny článok znalostí alebo nemôže potvrdiť aktuálne údaje z ERP, a v schránke, ktorú čítajú aj vaše ďalšie boty, aj pri cenových otázkach, kým je Uvádzať ceny v odpovediach vypnuté.

Kde: prepínač DEMO / LIVE na karte Ovládanie Mail2KNOW na BOTS4.me/bots. Na LIVE prepnite, keď dôverujete konceptom, ktoré vidíte v režime DEMO.

Odporúčanie: Prvé dni zostaňte v režime DEMO, odošlite niekoľko konceptov a potom prepnite na LIVE.

✍️ Podpisovať odpovede názvom vašej firmy (od tarify Personal)

Profesionálne odpovede: keď je zapnuté Podpisovať odpovede názvom vašej firmy, odchádzajúce odpovede končia názvom vašej firmy (nastavíte v nastaveniach Mail2KNOW) — zákazníci vidia odpoveď od vašej firmy, nie od robota.

ℹ️ Na čo sa nikdy neodpovedá

Automaticky generované emaily sú rozpoznané a ignorované: no-reply adresy, nedoručenky (bounce), mailing listy a newslettre. Mail2KNOW sa nikdy nezacyklí v emailovej slučke a nikdy neodpovedá robotom.

🏢 Kto je kolega

• Vlastná doména vašej firmy — adresa z domény vašej firmy
• Uvedení kolegovia — každá adresa v Kto smie učiť a pýtať sa
• Overený odosielateľ — prijímajúci poštový server overil, že e-mail naozaj prišiel z tejto adresy (DKIM, SPF alebo DMARC). Sfalšovanému odosielateľovi sa nedôveruje.
• Adresované Mail2KNOW — schránka Mail2KNOW musí byť v poli Komu, nie len v Kópii alebo Skrytej kópii

⚡ Čo kolega dostane

• Odpoveď priamo späť — žiadny koncept, žiadne potvrdenie, žiadne odovzdanie. Pod odpoveďou: články znalostí, z ktorých vychádza.
• Interné údaje — so zapnutým Odpovedať s aktuálnymi údajmi z ERP dostanú kolegovia aj stav skladu vrátane množstiev na ceste a objednaných a stav objednávky ktoréhokoľvek zákazníka podľa čísla objednávky.
• Keď chýbajú znalosti — e-mail [Q-xxxx] dostane kolega, ktorý sa pýtal, nie vy. Jeho odpoveď naučí Mail2KNOW a on dostane odpoveď. Stále to nestačí? E-mail [Q-xxxx] príde znova s tým, čo ešte chýba. Jedna pripomienka po 1 dni; potom sa otázka uzavrie bez správy komukoľvek inému.
• Ochrana pred slučkami — najviac 30 automatických odpovedí na kolegu za deň.

📋 Štyri prípady v skratke

ℹ️ V schránke, ktorú čítajú aj vaše ďalšie boty

Odpovedá sa tam len na e-maily, ktoré niekto presunie do _Mail2KNOW — a taký e-mail sa vždy spracuje ako otázka zákazníka, aj keď ho preposlal kolega. Vtedy dostane odpoveď pôvodný zákazník.

🙏 Krok 1 — Zákazník dostane potvrdenie

Zákazník okamžite dostane zdvorilý e-mail „vašu otázku sme prijali“ vo svojom jazyku, takže vie, že jeho správa sa nestratila.

📨 Krok 2 — Vy dostanete ask-back email

Predmet: [Q-xxxx] — opisuje presne, aká informácia chýba na odpoveď zákazníkovi.

Čo urobiť: Stačí kliknúť na Odpovedať a napísať informáciu obyčajnými slovami — alebo priložiť dokumenty, ktoré ju obsahujú. Vaša odpoveď učí Mail2KNOW aj bez tokenu. Alebo kliknite na Upraviť (Naučiť a odpovedať) a napíšte odpoveď na zabezpečenej stránke bots4.me. Uzavrieť pošle zákazníkovi zdvorilé odovzdanie hneď.

⚡ Krok 3 — Naučí sa A odpovie, automaticky

Vaša odpoveď sa prevedie na znalostné články a zároveň čakajúci zákazník automaticky dostane svoju odpoveď — zákazníkovi nemusíte písať vy.

Trvalý efekt: Ďalší zákazník s rovnakou otázkou dostane odpoveď okamžite. Každý ask-back robí vašu znalostnú databázu múdrejšou.

⏰ Pripomienky a zdvorilé odovzdanie

Po 1 dni bez vašej odpovede dostanete jednu pripomienku.

Po 2 dňoch (nastaviteľné cez nastavenie Otvorené žiadosti strácajú platnosť po) dostane zákazník zdvorilý e-mail s odovzdaním, ktorý mu navrhne, aby vás kontaktoval priamo na schránke, na ktorú písal — takže žiadna otázka nikdy nezostane visieť navždy.

✅ Potvrdenie o naučení (pre vás)

Kedy: Po každom učiacom emaile, ktorý pošlete

Obsahuje: Ktoré dokumenty boli spracované a ktoré znalostné články boli vytvorené alebo aktualizované, vrátane kategórií

Potrebná akcia: Žiadna — prebehnite ho na overenie výsledku učenia

📝 Koncept odpovede [D-xxxx] (pre vás)

Kedy: Na otázku zákazníka bola pripravená odpoveď v režime DEMO — alebo v režime LIVE, keď si AI nie je istá, necituje žiadny článok znalostí alebo nemôže potvrdiť aktuálne údaje z ERP

Obsahuje: Otázku zákazníka, navrhnutú odpoveď a články znalostnej bázy, z ktorých vychádza

Čo urobiť: Kliknite na Odoslať odpoveď, Upraviť alebo Odmietnuť — v e-maile, pri poznámke v LOGS alebo vo vašom dashboarde — alebo odpovedzte APPROVE či s vaším upraveným textom

🤔 Spätná otázka [Q-xxxx] (pre vás)

Kedy: Chýbajú znalosti na zodpovedanie otázky zákazníka (pri otázke kolegu tento e-mail dostane kolega, ktorý sa pýtal)

Obsahuje: Popis presne tej informácie, ktorá je potrebná

Čo urobiť: Odpovedzte s informáciou alebo priložte dokumenty, prípadne kliknite na Upraviť (Naučiť a odpovedať) — systém sa to naučí a automaticky odpovie zákazníkovi

⏰ Pripomienka (pre vás)

Kedy: 1 deň po doplňujúcom e-maile, na ktorý ste neodpovedali

Potrebná akcia: Odpovedzte na pôvodný [Q-xxxx] email skôr, ako čakajúca otázka vyprší

Aj pri konceptoch odpovedí: 1 deň po koncepte [D-xxxx], ktorý ste neodoslali, dostanete jednu pripomienku s rovnakými tlačidlami Odoslať odpoveď, Upraviť a Odmietnuť a s časom, kedy inak zákazníka požiadame, aby vás kontaktoval priamo

👍 Zákazníci hodnotia každú odpoveď

Pod každou odpoveďou nájde pýtajúci sa dva odkazy, 👍 Áno a 👎 Nie, a môže pripojiť krátku správu.

Každé hodnotenie sa objaví ako riadok v INBOX/_Mail2KNOW/FEEDBACK vašej schránky a v Logs vášho dashboardu. Riadok s 👎 má tlačidlo Upraviť a znova odoslať: opravte odpoveď a tá odíde zákazníkovi znova a uloží sa do znalostí.

⏱️ Tlačidlá fungujú do niekoľkých minút

Kliknutie na akékoľvek tlačidlo — Odoslať odpoveď, Upraviť, Zamietnuť, Zabudnúť, Upraviť a znova odoslať — sa vykoná do niekoľkých minút, aj mimo vašich prevádzkových hodín. Prevádzkové hodiny obmedzujú len automatické odpovede.

🙏 Potvrdenie a odovzdanie (pre vášho zákazníka)

Potvrdenie: „Vašu otázku sme prijali“ v jazyku zákazníka — len v režime LIVE: odošle sa hneď, keď chýbajú znalosti, a pri koncepte len vtedy, ak ho do hodiny neschválite

Odovzdanie: Po 2 dňoch (nastaviteľné) bez vašej odpovede, alebo keď kliknete na Zavrieť, zákazníka zdvorilo požiadame, aby vás kontaktoval priamo — len v režime LIVE; v režime DEMO zákazník sám od seba nedostane nič

Potrebná akcia: Žiadna — je to automatická starostlivosť o zákazníka, kým máte plné ruky práce

📊 Kde vidieť, čo sa stalo

Kedy: Kedykoľvek — každý týždeň dostanete e-mail s tým, čo sa Mail2KNOW za týždeň naučil, s tlačidlami Upraviť a Zabudnúť pri každom novom článku, a raz mesačne prehľad vašej znalostnej bázy (každý článok s jeho ID a celá báza ako príloha). Pošlite e-mail s [LIST] v predmete a dostanete ho na požiadanie.

Kde: Záložka Logy vo vašom dashboarde uvádza všetko, čo sa systém naučil, čo zodpovedal a čo ešte čaká

Čo urobiť: Nič — článok odstránite tlačidlom Zabudnúť pri naučenom článku alebo s [FORGET A0007] v predmete

🎯 Rýchly sprievodca nastavením

Nastavenie Mail2KNOW trvá len pár minút:

• Krok 1: Kúpte alebo aktivujte Mail2KNOW na BOTS4.me/product/mail2know (prvý mesiac zadarmo)
• Krok 2: Pridajte svoj e-mailový účet v aplikácii Access Manager na BOTS4.me/bots — IMAP/SMTP alebo OAuth, overí sa automaticky
• Krok 3: Otvorte záložku Mail2KNOW a skopírujte svoj Learning token (generuje sa automaticky pri prvom spustení)
• Krok 4: Pošlite prvý e-mail s tokenom v predmete a niekoľkými priloženými dokumentmi — alebo jeden presuňte do _Mail2KNOW/LEARN — a potom skontrolujte potvrdzujúcu odpoveď
• Krok 5: Pošlite do schránky testovaciu otázku (alebo v schránke, ktorú čítajú aj vaše ďalšie boty, presuňte testovací e-mail do priečinka _Mail2KNOW), otvorte koncept a kliknite na Odoslať odpoveď
• Krok 6: Keď odpovediam dôverujete, prepnite Mail2KNOW na karte Ovládanie z DEMO na LIVE
• Krok 7: Zverejnite adresu zákazníkom (napr. podpora@vasa-firma.sk)

📧 Konfigurácia emailového účtu

Vlastná alebo zdieľaná znalostná báza: každý e-mailový účet, ktorý pridáte pre Mail2KNOW v aplikácii Access Manager, má vlastnú znalostnú bázu. V časti Znalostné databázy na karte Mail2KNOW môže viacero schránok zdieľať jednu: čo sa naučí jedna, z toho odpovedajú všetky. Schránka, ktorá sa pripojí, prinesie svoje články; schránka, ktorá odíde, si ponechá kópiu. Schránku naučíte tak, že učiaci e-mail pošlete práve do nej.

Podporovaní poskytovatelia: Gmail, Outlook, Office 365, Exchange a akýkoľvek IMAP/SMTP poskytovateľ — pripojenie sa pri pridaní overí automaticky.

Harmonogram: Beží každých pár minút, nepretržite, vrátane víkendov — nastavenie frekvencie spúšťania neexistuje, nie je čo meniť. Prevádzkové hodiny sa dajú nastaviť, ak chcete spracovanie iba počas pracovného času.

🔧 Nastavenia Mail2KNOW

Nastavíte v: záložke Mail2KNOW na BOTS4.me/bots

• Schvaľovanie a prehľady na: Jedna alebo viac e-mailových adries oddelených čiarkou (najviac 5). Každý koncept, spätná otázka, potvrdenie aj prehľad idú všetkým z nich a ktorákoľvek z nich smie schvaľovať koncepty a učiť znalostnú bázu. Prázdne = e-mail vášho účtu
• Kto smie učiť a pýtať sa: Potrebné len pre adresy mimo domény vašej firmy (až 20) — kolegovia z vlastnej domény smú učiť a pýtať sa už teraz. Uvedené adresy smú učiť, schvaľovať koncepty a odoberať znalosti; na ich otázky príde odpoveď rovno späť. Adresa vášho účtu smie vždy. Vy a uvedené adresy môžete tiež preposielať do našej schránky — pozri Preposlať nám nižšie
• Názov firmy (company name): Používa sa v podpisoch odpovedí
• Otvorené žiadosti strácajú platnosť po: Ako dlho zostáva koncept alebo nezodpovedaná doplňujúca otázka otvorená, kým sa uzavrie — v režime LIVE potom zákazník dostane zdvorilú správu o odovzdaní (predvolene 2 dni)
• DEMO / LIVE: Prepínač režimu na karte Ovládanie — DEMO (predvolené) vám posiela každú odpoveď zákazníkovi ako koncept, LIVE odpovedá zákazníkom automaticky
• Učenie zo schválených odpovedí: Predvolene zapnuté — každá odpoveď, ktorú schválite alebo opravíte, sa uloží ako článok otázka – odpoveď (nikdy nie odpovede s aktuálnymi údajmi o sklade alebo objednávkach)
• Odpovedať s aktuálnymi údajmi z ERP: Predvolene zapnuté od plánu Business — otázky na sklad a dodanie sa zodpovedajú z vášho ERP; stav objednávky len odosielateľovi, o ktorom je preukázané, že patrí k danému zákazníkovi
• Uvádzať ceny v odpovediach: Predvolene vypnuté — otázky na cenu vám prídu ako koncept

📨 Preposlať nám — bez pripojenia schránky

V BOTS4.me/bots → Nastavenia → Mail2KNOW kliknite na Pridať zdroj a pridajte BOTS4.me Mailbox — jedným klikom, nič netreba pripájať, žiadne heslo. Potom sa e-maily, ktoré vy alebo kolegovia uvedení v Kto smie učiť a pýtať sa prepošlete na mail2know@bots4.me, spracujú bez pripojenia schránky. S tokenom LEARN v predmete e-mail učí znalostnú databázu; bez neho ide o internú otázku zodpovedanú odosielateľovi — napríklad: ako sme podobnú reklamáciu riešili predtým? K Mail2KNOW sa cez našu schránku nedostane nikto iný, takže na odpovedanie vašim zákazníkom je stále potrebná pripojená schránka.

Skôr než sa preposlaný e-mail naučí alebo naň príde odpoveď (v režime DEMO aj LIVE), overíme, že prišiel z vašej adresy alebo z uvedenej adresy (DKIM); ak váš poskytovateľ pošty nepodpisuje odchádzajúcu poštu, potvrdíte ho raz jedným klikom. Každý preposlaný e-mail sa vymaže z našej schránky hneď po spracovaní — najneskôr po 7 dňoch, ak sa ho nepodarilo spracovať. Ten istý e-mail preposlaný dvakrát sa spracuje len raz.

🔒 Bezpečnosť — dvojito chránené učenie

• Dva zámky na učenie: Učiaci e-mail musí obsahovať váš tajný token A prísť z adresy v poli Schvaľovanie a prehľady na, od overeného kolegu z vlastnej domény alebo z adresy, ktorú ste uviedli — nikto iný nemôže vložiť znalosti do vašej bázy. Token sa nikdy neposiela v žiadnom e-maile; ak sa objaví v e-maile od kohokoľvek iného, automaticky sa nahradí
• Šifrované úložisko: Vaše znalosti sú uložené šifrovane, oddelene pre každého klienta a každú schránku (alebo pre každú zdieľanú znalostnú bázu, ktorú nastavíte) — nikdy sa nezdieľajú s inými klientmi, nikdy sa nepoužijú pre cudzích zákazníkov
• Ochrana pred slučkami: Na automaticky generované emaily (no-reply, nedoručenky, mailing listy) sa nikdy neodpovedá

💳 Plány a platby

Rovnaký systém ako všetky BOTS4.me aplikácie: Vyberte si plán podľa svojho objemu a kedykoľvek prejdite na väčší plán.

• Učenie a odpovedanie: Obe sú súčasťou vášho plánu — bez samostatného nastavenia či doplnku
• Duplikáty sa preskakujú: Opätovne poslané nezmenené dokumenty sa rozpoznajú podľa obsahového hashu a znovu sa nespracúvajú
• Prvý mesiac zadarmo: Každý nový klient začína bezplatným mesiacom Discovery

Plány nájdete na produktovej stránke Mail2KNOW.

💡 Profesionálne tipy

• Začnite svojím FAQ: Najprv prepošlite existujúcu stránku s často kladenými otázkami, cenník a obchodné podmienky — pokryjú väčšinu otázok zákazníkov
• Na ask-backy odpovedajte rýchlo: Každá odpoveď na [Q-xxxx] naučí systém natrvalo — pár odpovedí v prvom týždni ušetrí hodiny neskôr
• Najprv zostaňte v režime DEMO: Odošlite niekoľko konceptov [D-xxxx], než prepnete na LIVE
• Aktualizujte opätovným poslaním: Nový cenník? Jednoducho ho prepošlite znova — články s rovnakým názvom automaticky nahradia staré verzie
• Dve znalostné bázy? Pripojte druhú schránku — každá schránka má vlastnú znalostnú bázu, napríklad jednu pre zákazníkov a jednu pre interné firemné znalosti

📬 Protokol vo vašej schránke

• Kde: každá schránka dostane priečinok LOGS vo vlastnom priečinku bota, napríklad _Mail2ERP/LOGS. Každý bot má svoj vlastný.
• Čo: rovnaké riadky ako karta Záznamy, jedna správa na každý riadok. Nič sa neposiela e-mailom — riadky sa zapisujú priamo do priečinka.
• Neprečítané znamená, že je potrebný váš zásah: neprečítané prichádzajú len riadky, ktoré si vyžadujú vaše rozhodnutie. Všetky ostatné riadky, aj varovania, prichádzajú už prečítané.
• Údržba: priečinok uchováva posledných 100 riadkov až 30 dní. Úplný protokol zostáva na vašej nástenke.
• Bezpečné už z princípu: pravé správy protokolu existujú len v priečinkoch LOGS, nikdy vo vašej doručenej pošte, a potvrdzovacia stránka nikdy nežiada heslo.
• Prepínač: Protokoly vo vašej schránke, v zozname funkcií bota na karte Ovládanie. Od plánu Personal je zapnutý predvolene.
• Tlačidlá Mail2KNOW: koncepty majú Odoslať odpoveď, Upraviť a Odmietnuť; otvorené otázky Upraviť (Naučiť a odpovedať) a Zavrieť; naučené články Zabudnúť. Tie isté tlačidlá sú v e-mailoch s konceptmi a v Záznamoch vo vašom dashboarde.

📋 Čo ukazuje každý záznam v logu

• Časová pečiatka: Kedy spracovanie prebehlo
• Email odosielateľa: Kto email poslal
• Vykonaná akcia: Naučené, zodpovedané, vytvorený koncept, odoslaný ask-back alebo ignorované (automaticky generované)
• Rozpoznané dokumenty: Ktoré typy príloh boli pri učení spracované

⚠️ Čo robiť pri chybách

• Chyby pripojenia e-mailu: Skontrolujte svoj e-mailový účet v aplikácii Access Manager na /bots — znovu overte prihlasovacie údaje IMAP/SMTP alebo OAuth
• Učiaci e-mail nebol spracovaný: Overte, že token je v predmete alebo v texte (v schránke, ktorú číta aj Mail2ERP: v predmete) a že e-mail bol odoslaný z adresy v poli Schvaľovanie a prehľady na, od kolegu z vlastnej domény alebo z adresy uvedenej v Kto smie učiť a pýtať sa. Keď preposielate na mail2know@bots4.me, skontrolujte aj, či je k Mail2KNOW pridaná schránka BOTS4.me.
• Odpoveď sa neodoslala: Skontrolujte, či je Mail2KNOW v režime DEMO — odpoveď pravdepodobne čaká ako koncept [D-xxxx] vo vašej klientskej schránke. V režime LIVE príde koncept aj vtedy, keď si AI nie je istá, necituje žiadny článok znalostí alebo nemôže potvrdiť aktuálne údaje z ERP. Otázka kolegu potrebuje schránku Mail2KNOW v poli Komu, nie len v Kópii. V schránke, ktorú číta aj Mail2ERP, Supplier2ERP alebo Pay2ERP, sa odpovedá len na e-maily v priečinku _Mail2KNOW, pokiaľ nie je zapnuté Odpovedať aj na poštu, ktorú Mail2ERP neimportoval.
• Pretrvávajúce problémy: Kontaktujte podporu na BOTS4.me/contact

Filtrujte logy podľa úrovne (success, info, warning, error), aby ste rýchlo našli, čo si vyžaduje pozornosť.

1. týždeň — kŕmenie a tréning

Posielajte existujúce dokumenty po dávkach — FAQ, cenníky, podmienky, produktové listy — a prezrite si každý potvrdzujúci e-mail. Zostaňte v režime DEMO: skontrolujte každý koncept [D-xxxx] a kliknite na Odoslať odpoveď alebo Upraviť. Na každú doplňujúcu otázku [Q-xxxx] odpovedzte čo najskôr — každá natrvalo zaplní medzeru v znalostiach.

2. týždeň a ďalej — autonómny režim

Keď koncepty sústavne vyzerajú správne, prepnite na LIVE. Odteraz vidíte len koncepty, pri ktorých si AI nie je istá, a doplňujúce otázky k naozaj novým otázkam; všetko ostatné je v záznamoch dashboardu. Znalosti aktualizujte vždy, keď sa niečo zmení — stačí preposlať nový dokument s vaším tokenom.

🏆 Osvedčený postup

Keď zapnete autonómny režim, zverejnite adresu Mail2KNOW ako svoju oficiálnu adresu podpory (napr. support@your-company.com). Potrebujete druhú znalostnú bázu pre interné firemné know-how? Pripojte druhú schránku — každá schránka má vlastnú, prísne oddelenú znalostnú bázu.