Trasformare automaticamente gli ordini ricevuti via e-mail in preventivi Xero
Ordini e richieste di prezzo arrivano via e-mail — la bozza di preventivo la aspetta già in Xero
Xero ha preventivi e fatture ma non ordini di vendita, quindi l’ordine inviato via e-mail da un cliente diventa di solito un preventivo che qualcuno digita a mano. Questa guida mostra come Mail2ERP si occupa di questa digitazione: legge l’e-mail e il suo allegato, trova il contatto e i suoi articoli di magazzino in Xero e crea una bozza di preventivo — intitolata “Customer order” quando si tratta di un ordine fermo — che lei verifica e contrassegna come Accepted. Parte in Modalità demo, e il primo mese è un mese Discovery gratuito.
🎯 “Ogni e-mail d’ordine diventa un preventivo che digito io”
Piccoli grossisti, fornitori specializzati e produttori che usano Xero descrivono la stessa routine. L’ordine arriva come PDF o foglio di calcolo, oppure come qualche riga nell’e-mail. Prima che Xero possa fare qualcosa, qualcuno deve costruire il preventivo: trovare il contatto, aggiungere ogni articolo, digitare le quantità, aggiungere il riferimento del cliente.
- Richiede tempo ogni giorno: un ordine di dieci righe significa diversi minuti di digitazione attenta, e il lavoro cresce con ogni nuovo cliente.
- Gli errori viaggiano: un codice articolo sbagliato sul preventivo diventa una fattura sbagliata una volta accettato il preventivo.
- Ordini e richieste di prezzo si somigliano: entrambi finiscono come preventivi, ed è facile perdere di vista quali sono ordini veri.
- I preventivi in ritardo fanno perdere affari: una richiesta di prezzo evasa domani spesso va al fornitore che ha risposto oggi.
🔍 Cosa provano di solito per primo gli utenti di Xero
Copiare un preventivo precedente
Xero consente di copiare un preventivo precedente, il che aiuta quando un cliente riordina le stesse cose. Non aiuta con un nuovo ordine le cui righe sono in un allegato PDF — quelle vanno comunque lette e digitate.
Ricette di automazione e parser
Gli strumenti di workflow possono creare un preventivo da dati strutturati, e i parser di documenti possono estrarre campi da un layout noto. In mezzo c’è la parte difficile: capire un layout sconosciuto, abbinare i suoi codici articolo e contatti di Xero e distinguere un ordine da una richiesta di prezzo. Esaminiamo questo divario in Parseur, Docparser o Nanonets vs Mail2ERP.
⚠️ Ciò di cui il lavoro ha davvero bisogno
Leggere qualsiasi layout senza modelli, trovare il contatto e i codici articolo in Xero, usare i suoi prezzi e le sue aliquote d’imposta di Xero, contrassegnare quali preventivi sono ordini veri — e lasciare a lei l’accettazione.
⚙️ Come Mail2ERP lavora con Xero
Arriva l’e-mail del cliente
Mail2ERP legge e abbina
Bozza di preventivo in Xero
Lei lo contrassegna come Accepted
Bozze di preventivo per richieste di prezzo e ordini
- Una richiesta di prezzo diventa una bozza di preventivo.
- Un ordine fermo diventa una bozza di preventivo con il titolo Customer order e una nota di cronologia “Customer order (BOTS4.me Mail2ERP)”. Mail2ERP non lo accetta mai: lei lo verifica e lo contrassegna come Accepted in Xero.
Cosa finisce sul preventivo
- Contatto: l’indirizzo e-mail del mittente deve appartenere a un contatto cliente in Xero o a una delle sue persone di contatto. Mail2ERP non crea mai contatti.
- Articoli: i codici nell’e-mail vengono abbinati al Code dei suoi articoli Xero; gli articoli senza codice non possono essere abbinati. Gli articoli di Xero non hanno codici a barre, codici fornitore né codici cliente, quindi questi non vengono usati. Mail2ERP non crea mai articoli.
- Prezzi e imposte: ogni riga prende il prezzo unitario di vendita dell’articolo, con un’aliquota d’imposta su ogni riga. Il prezzo dell’e-mail viene usato solo quando un articolo non ha un prezzo di vendita. I listini specifici per cliente non sono disponibili tramite l’API di Xero.
- Riferimento: il numero d’ordine del cliente va nel campo Reference del preventivo.
- Note: un messaggio del cliente diventa il riepilogo del preventivo, che viene stampato sul preventivo. Il testo dell’e-mail e la data di consegna richiesta vanno nelle note di cronologia del preventivo, che sono interne. I file originali vengono allegati al preventivo.
- Indirizzo: i preventivi Xero prendono l’indirizzo del contatto.
Perché il preventivo resta una bozza
Una bozza di preventivo non viene inviata a nessuno. È voluto: l’ordine è stato letto da un software, e lei dovrebbe vederlo prima del suo cliente. Apra una o due volte al giorno le bozze intitolate Customer order, confronti le righe con l’originale allegato e contrassegni il preventivo come Accepted. Anche le richieste di prezzo restano bozze, così può modificare un prezzo o aggiungere una nota prima di inviare il preventivo al cliente da Xero.
Quando il cliente ordina sulla base della sua offerta
Con Rilevamento RFQ attivo, una risposta che cita il numero del suo preventivo e lo ordina chiaramente contrassegna quel preventivo come ordine cliente. Finché il preventivo è ancora in bozza o inviato, le modifiche di quantità che il cliente indica per righe specifiche vengono applicate; altrimenti viene ordinato l’intero preventivo con una nota. Un preventivo accettato è bloccato in Xero, quindi Mail2ERP vi aggiunge solo una nota di cronologia.
E-mail poco chiare e duplicati
Un’e-mail che non può essere importata — un mittente sconosciuto, un codice senza articolo corrispondente — resta nella sua INBOX, non letta, con il motivo nel registro. Le quantità che non possono essere lette con certezza vengono saltate, non indovinate, e le viene chiesto di aggiungerle. Ogni preventivo viene creato con una chiave di idempotenza, e un’esecuzione interrotta trova il preventivo già creato invece di crearne un secondo; una copia inoltrata dello stesso ordine viene importata una sola volta.
🛠️ Configurazione passo per passo
- Passo 1 — Inizi il suo mese Discovery gratuito: acceda a bots4.me/bots, faccia clic su Inizia il mese Discovery gratuito nella scheda di Mail2ERP e accetti i Termini una volta. Non serve alcuna carta.
- Passo 2 — Colleghi la sua casella di posta: Impostazioni → Mail2ERP → Access Manager → Aggiungi origine. Gmail e Microsoft 365 usano Secure Quick Connect; qualsiasi altro provider si collega via IMAP. Veda Come collegarsi. Oppure inoltri gli ordini a mail2erp@bots4.me senza collegare una casella di posta.
- Passo 3 — Colleghi Xero: Aggiungi destinazione → il riquadro Xero → Accedi con Xero. Xero chiede quale organizzazione BOTS4.me può usare; la scelga e faccia clic su Allow access. Se ne ha collegate più di una, scelga l’organizzazione nella scheda di Xero. Non vengono memorizzate password né chiavi API.
- Passo 4 — Controlli i suoi codici articolo: si assicuri che gli articoli che i suoi clienti ordinano abbiano in Xero un Code corrispondente a ciò che scrivono.
- Passo 5 — Lavori in DEMO, poi passi in LIVE: Mail2ERP parte in Modalità demo e le invia via e-mail il preventivo che avrebbe creato. Quando i report la convincono, imposti Modalità su LIVE nella scheda Controlli.
🧪 Lo provi sulla Demo Company di Xero
La Demo Company di Xero va bene per provare BOTS4.me. Xero la reimposta di tanto in tanto — in quel caso acceda di nuovo — e non invia e-mail da essa.
🧭 La sua prima settimana nel mese Discovery
- Modalità: DEMO legge le sue e-mail e i dati di Xero e non scrive nulla; LIVE diventa disponibile dopo la prima e-mail di report DEMO.
- Orario di funzionamento e fine settimana: Mail2ERP lavora entro questi orari, all’inizio l’orario d’ufficio dei giorni feriali.
- Interruttori Discovery: gli interruttori con l’etichetta Discovery sono inclusi nel suo mese gratuito e partono disattivati. Su Xero, quelli utili sono Rilevamento RFQ e Separa gli esterni; gli interruttori dell’Abbinamento intelligente multi-codice non hanno codici su cui lavorare in Xero.
- Ordine di prova: invii via e-mail due o tre codici articolo con quantità dall’indirizzo di un contatto cliente, poi una seconda e-mail che chiede solo i prezzi. I report DEMO mostrano entrambi i preventivi; le decisioni sono anche nella scheda Registri e nella cartella _Mail2ERP/LOGS.
- Lo istruisca: trascini un’e-mail in _Mail2ERP/PREVENTIVO o _Mail2ERP/ORDINI per rielaborarla come quel tipo, oppure in _Mail2ERP/SALTA per saltare quel tipo di e-mail in futuro.
📅 Alla fine del mese Discovery
Alla fine del mese, Mail2ERP prosegue da solo con il piano gratuito e una piccola quota mensile: quando è esaurita, i nuovi elementi attendono il mese successivo o finché non sceglie un piano, e un elemento già avviato viene sempre completato. Scelga un piano per mantenere tutte le funzioni — veda la tabella dei piani nella pagina prodotto di Mail2ERP.
Il piano gratuito legge testo delle e-mail, PDF, CSV e HTML; PDF scansionati, immagini, Excel, Word e gli interruttori Discovery richiedono un piano. Nulla di ciò che ha importato viene annullato.
🧾 Dopo la sua accettazione: fatturazione con AutoERP
Mail2ERP si ferma alla bozza di preventivo. Se la fattura deve seguire da sola, su Xero AutoERP si occupa solo della fatturazione: fattura ogni preventivo che lei contrassegna come Accepted, non appena tutti gli articoli che contiene sono disponibili a magazzino, e BOTS4.me invia la fattura via e-mail al suo cliente. Vengono fatturati solo i preventivi accettati dopo la prima esecuzione LIVE di AutoERP. Xero non ha documenti di consegna né fatture di acconto nella sua API, quindi non c’è un passaggio di spedizione, e gli ordini che richiedono un anticipo restano a lei.
- Nel quotidiano: le e-mail importate vengono spostate in _Mail2ERP/ELABORATO; lei verifica le bozze di preventivo intitolate Customer order e le accetta.
- Limiti API: Xero limita le chiamate API per organizzazione al minuto e al giorno. BOTS4.me condivide questo limite con le sue altre app Xero, rallenta quando Xero glielo chiede e riprende il giorno dopo quando il limite giornaliero è esaurito.
- Piattaforma: ospitata nell’UE, progettata per il GDPR, 2FA, e report, registri e cartelle della casella di posta in 31 lingue.
❓ Domande frequenti
Xero può creare automaticamente un preventivo da un ordine ricevuto via e-mail?
Non da solo. Mail2ERP legge l’e-mail e il suo PDF o foglio di calcolo, abbina il contatto e i suoi codici articolo e crea una bozza di preventivo in Xero — intitolata Customer order quando si tratta di un ordine fermo.
Mail2ERP invia o accetta il preventivo?
No. Il preventivo resta una bozza. È lei a decidere se inviarlo al cliente e quando contrassegnarlo come Accepted.
Perché un preventivo e non un ordine di vendita?
Xero non ha ordini di vendita. Una bozza di preventivo intitolata Customer order è il documento più vicino, e accettarla in Xero è il suo via libera per la fatturazione.
Quali prezzi usa?
Il prezzo unitario di vendita di ogni articolo Xero, con un’aliquota d’imposta su ogni riga. Il prezzo scritto nell’e-mail viene usato solo quando un articolo non ha un prezzo di vendita.
Il numero d’ordine del nostro cliente — dove finisce?
Nel campo Reference del preventivo, così lei può trovarlo e il cliente lo riconosce.
Consumerà il nostro limite API di Xero?
BOTS4.me si mantiene sotto il limite al minuto di Xero e condivide il limite giornaliero con le sue altre app Xero. Quando il limite giornaliero è esaurito, si ferma e riprende il giorno dopo.
Posso provarlo prima che tocchi la mia organizzazione reale?
Sì. La Modalità demo non scrive nulla in Xero, e può collegare prima la Demo Company di Xero.
📚 Letture correlate
- Funzioni e piani: pagina prodotto di Mail2ERP e la guida di Mail2ERP.
- Usa invece QuickBooks? Trasformare le e-mail d’ordine dei clienti in preventivi di QuickBooks Online.
- Le servono magazzino e ordini di vendita? Come importare gli ordini ricevuti via e-mail in Zoho Inventory e Zoho Books.
- Confrontare le opzioni: Parseur, Docparser o Nanonets vs Mail2ERP.
- Provi prima la dashboard: demo dal vivo della dashboard di BOTS4.me.
🔗 Fonti e approfondimenti
Pagine ufficiali citate in questa guida. I link esterni si aprono in una nuova scheda.
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