Supplier2ERP
Panduan Pengguna – Memperbarui Pesanan Pembelian Tanpa Mengetik Ulang Konfirmasi
🎯 Sistem Ekstraksi 3-Tingkat
Supplier2ERP mencoba metode yang paling murah dan paling andal terlebih dahulu, dan baru menggunakan AI ketika benar-benar diperlukan. Setiap dokumen melewati tiga tingkat yang sama, secara berurutan.
| Tingkat | Fungsinya | Kapan proses berjalan |
|---|---|---|
| 1 | Code Anchoring — menemukan kode produk Anda dalam dokumen dengan mencocokkannya terhadap katalog item ERP Anda sendiri. | Selalu dicoba lebih dulu. Tidak perlu template — berfungsi sejak hari pertama, pada tata letak pemasok mana pun. |
| 2 | Pembelajaran Pola — aturan ekstraksi disimpan secara otomatis setelah format suatu pemasok diproses satu kali. | Digunakan secara otomatis begitu tata letak pemasok pernah terlihat sebelumnya — lebih cepat, dan tanpa AI. |
| 3 | Verifikasi AI — membaca email dan lampiran untuk mengekstrak atau mengonfirmasi data. | Hanya ketika code anchoring dan pola yang telah dipelajari belum cukup. |
🔄 Cara Kerja Supplier2ERP – Alur Visual
Tiba
Ditemukan
Tanggal Dibaca
Pesanan Pembelian Anda
Laporan
Kode selalu ditemukan relatif terhadap katalog item Anda sendiri, sehingga kuantitas dan harga dibaca dari baris-baris di sekitar setiap kode, bukan dari posisi kolom yang tetap — inilah yang memungkinkan Supplier2ERP bekerja pada email pertama seorang pemasok, sebelum template apa pun ada untuk mereka.
⚖️ Validasi Perbedaan – Jaring Pengaman Anda
Setiap kuantitas, harga, dan tanggal yang diekstrak dibandingkan dengan pesanan pembelian Anda sebelum apa pun ditulis. Perbedaan kecil yang wajar — jenis yang terjadi setiap hari — dapat diterima secara otomatis. Perbedaan yang lebih besar akan ditandai untuk Anda, dan pesanan pembelian dibiarkan tidak berubah sampai Anda meninjaunya.
Nilai yang diekstrak juga diperiksa kewajarannya secara tersendiri: kuantitas negatif atau harga yang tidak masuk akal tidak akan pernah sampai ke ERP Anda, ada konfirmasi ataupun tidak.
_Supplier2ERP/MANUAL jika masuk melalui _Supplier2ERP/IMPOR. Tinjauan yang tertunda tidak pernah terkubur.
🚀 Memulai
- Hubungkan kotak surat Anda di dasbor. Supplier2ERP memantaunya untuk konfirmasi pemasok yang masuk. Atau tambahkan BOTS4.me Mailbox dan teruskan konfirmasi kepada kami — lihat Teruskan kepada Kami di bawah.
- Aktifkan Supplier2ERP. Sistem akan mulai dalam DEMO — membaca konfirmasi pemasok Anda dan melaporkan apa yang akan diperbaruinya; tidak ada yang ditulis ke ERP Anda. Tanpa kotak surat, sistem membaca konfirmasi yang Anda teruskan ke BOTS4.me Mailbox.
- Beri tahu Supplier2ERP pemasok mana yang harus diimpor. Setelah ERP Anda terhubung, Supplier2ERP mengambil vendor yang memiliki pesanan pembelian terbuka dan mengirimkan daftarnya kepada Anda melalui email; kontak yang hanya diatur sebagai vendor di ERP Anda juga dibaca. Untuk pemasok lainnya, seret salah satu email mereka ke
_Supplier2ERP/IMPOR— folder ini muncul setelah proses pertama. Tidak ada yang diimpor dari pengirim lain. - Atur ambang toleransi Anda — seberapa besar perbedaan harga atau kuantitas yang dapat diterima secara otomatis sebelum ditandai.
- Hubungkan ERP Anda. Masih dalam DEMO, konfirmasi nyata dicocokkan dengan pesanan pembelian nyata, tetapi tidak ada yang ditulis.
- Tinjau beberapa laporan. Apa yang Anda lihat adalah persis apa yang akan berubah begitu Anda go-live.
- Alihkan Mode ke LIVE (dengan ERP Updates aktif). Sejak saat itu, kuantitas, harga, dan tanggal yang dikonfirmasi akan memperbarui pesanan pembelian Anda secara otomatis.
⚙️ Referensi Pengaturan Dasbor
Fitur inti
| Pengaturan | Paket | Fungsinya |
|---|---|---|
| Pencocokan ERP | Personal | Mencocokkan data pemasok yang diekstrak dengan pesanan pembelian yang ada menggunakan nomor pesanan, kode produk, dan informasi pemasok. |
| Laporan email | Semua paket | Cara Anda mengetahui konfirmasi yang berhasil diproses tanpa masalah, termasuk yang dikonfirmasi persis seperti yang dipesan: Setelah setiap konfirmasi, Satu email per proses, Ringkasan harian, atau Ringkasan mingguan. Ringkasan mencantumkan setiap pemasok, pesanan, dan baris pesanan dalam periode tersebut, dengan salinan Excel, dan memberi tahu jika tidak ada yang masuk. Konfirmasi yang memerlukan perhatian Anda selalu langsung dikirim melalui email. |
| Pembaruan ERP | Personal | Menulis kembali kuantitas dan harga yang dikonfirmasi ke ERP Anda. Nonaktif berarti hanya-baca: perbedaan hanya dilaporkan, bahkan dalam LIVE. |
| Ekstraksi Template | Personal | Menggunakan template yang dipelajari dari email sebelumnya dari pemasok yang sama untuk ekstraksi yang lebih cepat dan lebih akurat. |
| Peringatan keterlambatan harian | Semua paket | Sekali sehari, mengirimkan email berisi pengiriman yang terlambat atau berisiko. Pilih Nonaktif, Hanya pesanan yang dikonfirmasi pemasok (pesanan yang konfirmasi pemasoknya telah diproses oleh Supplier2ERP) atau Semua pesanan pembelian terbuka — setiap pesanan terbuka di ERP Anda, bahkan tanpa konfirmasi melalui email, ditambah ringkasan mingguan (mulai dari paket Personal). |
| Fallback Ekstraksi AI | Personal | Ketika code anchoring dan pola yang telah dipelajari tidak menemukan produk apa pun, AI akan membaca email dan lampiran sebagai upaya terakhir (ditagih per penggunaan). |
| File PDF Hasil Pindai | Personal | Membaca konfirmasi pemasok yang datang sebagai hasil pindai atau foto, bukan teks, menggunakan OCR. Nonaktif berarti konfirmasi hasil pindai dilaporkan untuk entri manual alih-alih dibaca. |
| Pra-pemrosesan | Family | Membaca dari folder antrean tersembunyi yang dikelola oleh AutoSPAM, bukan dari INBOX Anda. Membutuhkan AutoSPAM dengan Pre-processing yang diaktifkan. |
| Perbarui Kuantitas Otomatis | Family | Memungkinkan perbedaan kuantitas yang dikonfirmasi ditulis secara otomatis. Nonaktif berarti perbedaan dilaporkan tetapi tidak pernah diterapkan. |
| Perbarui Harga Otomatis | Business | Memungkinkan perbedaan harga yang dikonfirmasi ditulis secara otomatis. Nonaktif berarti perbedaan dilaporkan tetapi tidak pernah diterapkan. |
| Pembelian Ulang Otomatis | Business | Kuantitas yang ditolak, dikurangi, atau terlambat akan diajukan sebagai draf pesanan dari pemasok alternatif produk yang sama. |
| Pemesanan Aktif untuk Pembelian Ulang | Enterprise | Benar-benar membuat draf pesanan pembelian ulang di ERP Anda, bukan hanya melaporkannya. Tidak berpengaruh kecuali Automatic Repurchase juga diaktifkan. |
Pengaturan toleransi dan pelaporan
| Pengaturan | Bawaan | Fungsinya |
|---|---|---|
| Maks Perbedaan Item | 5 item | Berapa banyak baris pesanan yang boleh berbeda dari konfirmasi sebelum seluruh pesanan ditandai untuk tinjauan manual, bukan diperbarui otomatis. |
| Maks Perubahan Harga/Kuantitas | 15% | Perubahan terbesar yang dapat diterima, dalam persen, untuk harga atau kuantitas satu baris mana pun. Perubahan yang lebih besar akan ditandai untuk ditinjau. |
| Cakupan Waktu Pengiriman Berisiko | 7 hari | Tanggal pengiriman yang dikonfirmasi dalam rentang hari ini dianggap berisiko dan muncul di peringatan keterlambatan harian sebelum benar-benar terlambat. |
| Rentang Waktu Laporan Keterlambatan | 90 hari | Pesanan pembelian yang lebih lama dari ini tidak dipantau saat Peringatan keterlambatan harian diatur ke Semua pesanan pembelian terbuka. |
| Kirim laporan pesanan yang diperbarui ke | — | Siapa yang menerima laporan konfirmasi pemasok yang diproses tanpa masalah, serta ringkasan harian atau mingguan. Pisahkan alamat dengan koma; kosong berarti email akun Anda. |
| Kirim konfirmasi yang perlu ditangani manual ke | — | Siapa yang menerima laporan konfirmasi yang hanya diterapkan sebagian, gagal, atau menunggu pemeriksaan Anda. Selalu langsung dikirim, apa pun pilihan Anda di Laporan email. Pisahkan alamat dengan koma; kosong berarti email akun Anda. |
| Kirim laporan pengiriman yang terlambat ke | email akun Anda | Siapa yang menerima laporan pengiriman tertunda dan pembelian ulang. Dipisahkan koma. Jika dikosongkan, laporan pengiriman tertunda dikirim ke email akun Anda dan email manajemen Anda. |
🛡️ Mode Akses
Tiga mode memungkinkan Anda menguji sesuai kecepatan Anda sendiri, masing-masing memberi Supplier2ERP sedikit lebih banyak akses dibanding sebelumnya.
| Mode | Akses | Apa yang terjadi |
|---|---|---|
| Demo Sandbox | Tidak Ada | Hanya contoh dokumen pemasok, di BOTS4.me/demo. Tidak perlu koneksi ERP. |
| Mode Demo | Kotak Surat + baca ERP | Konfirmasi nyata dicocokkan dengan pesanan pembelian nyata. Tidak ada yang ditulis — laporan menunjukkan persis apa yang akan berubah. |
| Mode Live | Kotak Surat + baca & tulis ERP | Otomatisasi penuh: konfirmasi diproses dan pesanan pembelian diperbarui secara otomatis. |
⌛ Keterlambatan Pengiriman & Pembelian Ulang Otomatis
Dua fitur melihat lebih jauh dari sekadar konfirmasi yang baru Anda terima, ke pesanan pembelian yang masih menunggu konfirmasi.
Peringatan Keterlambatan Harian
Satu email harian mencantumkan baris pesanan pembelian yang terlambat, atau hampir melewati tanggal pengiriman yang dikonfirmasi dalam batas waktu berisiko Anda. Anda memilih pesanan mana yang dipantau: hanya pesanan yang konfirmasi pemasoknya telah diproses oleh Supplier2ERP, atau setiap pesanan terbuka di ERP Anda — termasuk pesanan yang pemasoknya sama sekali tidak pernah mengirim konfirmasi. Keterlambatan pengiriman terdeteksi sebelum mencapai lini produksi Anda.
Pembelian Ulang Otomatis
Ketika seorang pemasok menolak atau memangkas kuantitas yang telah dikonfirmasi, atau pengiriman terlambat, jumlah yang kurang dapat diajukan sebagai draf pesanan pembelian dari pemasok alternatif produk yang sama. Ini dimulai dalam mode simulasi: usulan tersebut hanya dilaporkan melalui email. Mengaktifkan Repurchase Live Ordering akan membuat draf pesanan di ERP Anda untuk Anda tinjau — pesanan tersebut tidak pernah dikonfirmasi secara otomatis.
📊 Membaca Laporan
✅ Berhasil
Konfirmasi yang sepenuhnya cocok dan, dalam Mode Automation, telah diterapkan ke pesanan pembelian Anda.
⚠️ Sebagian
Sebagian baris cocok, sebagian lainnya berbeda melebihi toleransi Anda atau tidak dapat dibaca — ditandai untuk Anda tinjau.
❌ Gagal / Dilewati
Tidak ada yang berhasil diekstrak, atau email tersebut sama sekali bukan konfirmasi pemasok — dibiarkan di INBOX Anda, atau dipindahkan ke _Supplier2ERP/MANUAL jika masuk melalui _Supplier2ERP/IMPOR.
❓ Pemecahan Masalah
| Apa yang Anda lihat | Apa artinya |
|---|---|
| Konfirmasi tidak cocok dengan pesanan pembelian mana pun | Code anchoring tidak menemukan kode produk yang dikenali dari katalog ERP Anda — periksa apakah kode dalam dokumen tersebut memang ada di ERP Anda. |
| Perubahan kuantitas atau harga dilaporkan tetapi tidak diterapkan | Auto-Update Quantities / Auto-Update Prices nonaktif, atau perubahannya lebih besar dari ambang Max Price/Quantity Change Anda. |
| Seluruh pesanan ditandai, bukan hanya satu baris | Lebih banyak baris berbeda daripada yang diizinkan oleh pengaturan Max Item Differences Anda. |
| Pesanan pembelian ulang dilaporkan tetapi tidak pernah dibuat | Itu karena Repurchase Live Ordering nonaktif — Automatic Repurchase secara default hanya berjalan dalam simulasi. |
| Format seorang pemasok masih selalu melalui AI setiap kali | Pembelajaran pola menyimpan template setelah suatu format terlihat satu kali; jika terus gagal, tata letaknya mungkin cukup bervariasi antar-email sehingga tidak ditemukan pola yang stabil. |
📨 Teruskan kepada Kami — Tidak Perlu Koneksi Kotak Surat
Anda sama sekali tidak perlu menghubungkan kotak surat. Di BOTS4.me/bots → Pengaturan → Supplier2ERP, klik Tambah Sumber dan tambahkan BOTS4.me Mailbox — satu klik, tidak ada yang perlu dihubungkan, tanpa kata sandi. Lalu teruskan e-mail ke supplier2erp@bots4.me. Selama Mode Demo aktif, Anda menerima pratinjau lewat e-mail; setelah Anda menonaktifkannya, Supplier2ERP memperbarui pesanan pembelian di ERP Anda secara nyata. Jadi kami hanya memerlukan akses ke ERP Anda, tidak pernah ke kotak surat Anda.
Siapa yang boleh meneruskan: atur di Supplier2ERP → Kontrol → Teruskan kepada kami – terima e-mail dari. Kosong: hanya alamat e-mail akun Anda. Diisi: persis alamat yang Anda ketik (hingga 6) — alamat ini menggantikan alamat akun Anda, jadi tambahkan juga alamat akun Anda jika Anda juga meneruskan.
Sebelum apa pun ditulis ke ERP Anda, kami memverifikasi bahwa e-mail tersebut benar-benar berasal dari alamat Anda (DKIM). Jika penyedia e-mail Anda tidak menandatangani surat keluar, Anda mengonfirmasi e-mail tersebut sekali dengan satu klik. Setiap e-mail yang diteruskan dihapus dari kotak surat kami segera setelah diproses — paling lambat 7 hari jika tidak dapat diproses. Gunakan ini selama Anda mengevaluasi kami, atau secara permanen jika Anda lebih suka tidak pernah membagikan akses kotak surat.
E-mail yang sama yang diteruskan dua kali hanya diproses sekali. Dengan Mode Demo nonaktif, pengirim menerima tanda terima singkat lewat e-mail setelah setiap e-mail yang diteruskan: diproses, atau tidak diproses dan di mana alasannya dapat dilihat.
📬 Log di Kotak Surat Anda
- Di mana: setiap kotak surat mendapat folder LOGS di dalam folder milik bot itu sendiri, misalnya _Mail2ERP/LOGS. Setiap bot punya foldernya sendiri.
- Apa: baris yang sama seperti pada tab Log, satu pesan untuk setiap baris. Tidak ada yang dikirim lewat email — baris ditulis langsung ke dalam folder.
- Belum dibaca berarti perlu tindakan Anda: hanya baris yang membutuhkan keputusan Anda yang tiba dalam keadaan belum dibaca. Semua baris lain, termasuk peringatan, tiba dalam keadaan sudah dibaca.
- Tombol sekali klik: baris tentang sebuah email memiliki tombol yang sama seperti di dasbor. Tombol yang memindahkan email diberi nama sesuai folder tujuannya, misalnya IZINKAN atau SPAM. Tombol membuka halaman konfirmasi singkat, tanpa perlu masuk, dan berlaku selama 7 hari. Hasilnya muncul sebagai baris baru, dengan tombol urungkan jika tersedia.
- Putuskan dari log: baris yang memerlukan keputusan Anda juga menampilkan nama lampiran email dan beberapa baris pertamanya, sehingga Anda jarang perlu membuka email itu sendiri.
- Perawatan: folder ini menyimpan 100 baris terbaru hingga 30 hari. Log lengkapnya tetap ada di dasbor Anda.
- Aman sejak dirancang: pesan log yang asli hanya ada di dalam folder LOGS, tidak pernah di kotak masuk Anda, dan halaman konfirmasi tidak pernah meminta kata sandi.
- Sakelar: Log di kotak surat Anda, pada daftar fitur bot di tab Kontrol. Aktif secara bawaan mulai dari paket Personal.
❓ Pertanyaan yang Sering Diajukan
💡 Folder yang dimulai dengan _ (mis. _Supplier2ERP) dibuat otomatis oleh aplikasi — jangan ganti nama atau hapus folder tersebut.
Format dokumen apa saja yang didukung?
PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx), HTML, teks isi email, dan gambar melalui OCR — hampir semua format yang dikirim pemasok.
ERP apa saja yang didukung?
Odoo, ERPNext, Zoho, Dolibarr, Business Central online, QuickBooks Online, Xero, dan SAP Business One, masing-masing dengan strategi pembaruannya sendiri — batch, seluruh pesanan, atau per item. ERP lain apa pun yang memiliki API dihubungkan atas permintaan.
Bagaimana cara menemukan kode produk saya tanpa template?
Code anchoring mencari kode dalam dokumen yang ada di katalog ERP Anda sendiri, lalu membaca kuantitas dan harga di sekitar setiap kode yang ditemukan. Tidak diperlukan template untuk email pertama seorang pemasok.
Bagaimana jika harga atau kuantitas berbeda dari pesanan saya?
Perbedaan kecil yang masih dalam toleransi Anda dapat diterima secara otomatis; perbedaan yang lebih besar akan ditandai dan pembaruan dilewati sampai Anda meninjaunya. Email konfirmasi tetap belum dibaca — di INBOX Anda, atau di _Supplier2ERP/MANUAL jika masuk melalui _Supplier2ERP/IMPOR — sehingga tinjauan yang tertunda langsung terlihat.
Apakah sistem ini mempelajari format seorang pemasok?
Ya. Setelah memproses tata letak seorang pemasok satu kali, aturan ekstraksi akan disimpan. Dokumen berikutnya dari pemasok yang sama akan diproses lebih cepat, tanpa memerlukan AI.
Ke mana email yang ditandai atau gagal diproses?
Email tersebut tetap belum dibaca di INBOX Anda agar tidak terlewat — atau, jika masuk melalui _Supplier2ERP/IMPOR, email dipindahkan ke _Supplier2ERP/MANUAL. Konfirmasi yang berhasil diproses disimpan ke _Supplier2ERP/DIPROSES.
Supplier2ERP melewatkan sebuah konfirmasi. Bisakah saya memintanya mencoba lagi?
Ya. Seret email ke _Supplier2ERP/IMPOR dan email akan dibaca pada proses berikutnya — dalam Mode Automation bahkan jika sebelumnya sudah dicoba dan gagal. Sejak saat itu Supplier2ERP juga mengimpor semua email dari pengirim tersebut, dan pengirim ditandai sebagai pemasok sehingga Mail2ERP tidak memprosesnya. Folder ini dibuat secara otomatis selama Supplier2ERP aktif.
Saya tidak ingin Supplier2ERP mengimpor pemasok tertentu. Bagaimana cara menghentikannya?
Seret satu email dari pemasok tersebut ke _Supplier2ERP/JANGAN_IMPOR. Mulai proses berikutnya, Supplier2ERP tidak lagi mengimpor apa pun dari pengirim tersebut, dan email dikembalikan ke INBOX Anda (atau ke _Supplier2ERP/MANUAL jika Pisahkan Pemasok aktif). Pengirim tetap ditandai sebagai pemasok, sehingga Mail2ERP juga tidak mengimpornya. Laporan keterlambatan dan pembelian ulang untuk pemasok tersebut tetap berfungsi. Untuk membatalkannya, seret email dari pengirim yang sama ke _Supplier2ERP/IMPOR.
Bisakah saya menguji tanpa memengaruhi ERP saya?
Ya. Dalam DEMO Supplier2ERP membaca pesanan pembelian Anda tetapi tidak menulis apa pun, dengan laporan lengkap yang menunjukkan apa yang akan berubah. Bulan pertama gratis.
Apakah ini bekerja dengan Mail2ERP?
Ya. Mail2ERP menangani pesanan pelanggan yang masuk di sisi penjualan; Supplier2ERP menangani konfirmasi pemasok yang masuk di sisi pengadaan. Keduanya memantau mailbox Anda.
Apakah ini menggunakan AI? Kami tidak diizinkan menggunakannya.
Atur AI Mode ke Nonaktif, maka tidak ada model bahasa yang dipanggil dan tidak ada dokumen yang dikirim ke penyedia AI. Konfirmasi yang mencantumkan kode produk Anda beserta kuantitasnya dalam tabel yang dapat dibaca akan dibaca secara normal, dengan mencocokkannya terhadap katalog ERP Anda. Tata letak hasil pindaian atau yang tidak biasa akan diserahkan kepada Anda untuk dientri secara manual, bukan ditebak. Jika tim kepatuhan Anda memerlukan pernyataan tertulis, hubungi kami dan kami akan mengonfirmasinya untuk arsip Anda.
Bagaimana cara menangani tanggal pengiriman?
Supplier2ERP mengekstrak tanggal pengiriman yang dikonfirmasi dari dokumen dan memperbarui item baris terkait di pesanan pembelian Anda. Mendukung berbagai format tanggal.
🔒 Yang Tidak Akan Pernah Dilakukan Supplier2ERP
- Menulis ke ERP Anda saat dalam DEMO.
- Membuat pesanan pembelian ulang secara langsung (live) kecuali Repurchase Live Ordering diaktifkan — secara default hanya berupa laporan.
- Mencocokkan dokumen dengan pesanan pembelian tanpa memeriksa kode produk terhadap katalog Anda sendiri terlebih dahulu.
- Menerapkan perubahan harga atau kuantitas melebihi toleransi yang Anda tetapkan tanpa menandainya untuk ditinjau.
- Mengonfirmasi pesanan pembelian ulang atas nama Anda — pesanan tersebut selalu dibuat sebagai draf.
- Menyembunyikan konfirmasi yang ditandai atau tidak terbaca dari Anda — konfirmasi tersebut tetap belum dibaca di INBOX Anda atau di
_Supplier2ERP/MANUAL.