Otomatiskan ERPNext dari Email: Pesanan, Konfirmasi Pemasok, dan Pembayaran

🎯 Di Mana Perusahaan ERPNext Masih Mengetik Secara Manual

ERPNext sangat baik dalam hal yang terjadi setelah dokumen ada: aturan harga, reservasi stok, pengiriman, faktur, dan buku besar semuanya mengikuti dari Sales Order atau Purchase Order yang benar. Titik lemahnya adalah langkah sebelum itu. Sebagian besar dokumen berawal dari email dari seseorang di luar perusahaan Anda, dan ERPNext tidak dapat membaca email tersebut untuk Anda.

• Pesanan pelanggan dan RFQ datang sebagai lampiran PDF, Excel, atau hasil pindai, dengan tata letak masing-masing pelanggan. Seseorang membuka setiap email dan mengetik item, kuantitas, dan referensi ke Quotation atau Sales Order.
• Konfirmasi pesanan dari pemasok kembali dengan kuantitas yang berubah, harga baru, atau tanggal pengiriman yang lebih lambat. Seseorang membandingkannya baris demi baris dengan Purchase Order Anda dan memperbaruinya, atau perbedaannya terlewat begitu saja.
• Pembayaran masuk muncul sebagai notifikasi bank atau file mutasi rekening. Seseorang mencari Sales Invoice yang tepat untuk setiap pembayaran dan mencatat Payment Entry, sering kali satu atau dua jam setiap hari.

Sebagian besar pekerjaan ini tidak membutuhkan pertimbangan, tetapi semuanya membutuhkan ketelitian, karena kuantitas yang salah atau pembayaran yang dicatat pada faktur yang salah menimbulkan masalah berminggu-minggu kemudian. Itulah jenis pekerjaan yang diambil alih oleh tiga bot di bawah ini.

🤖 Bot BOTS4.me Mana yang Bekerja dengan ERPNext

Setiap aplikasi ERP BOTS4.me berjalan di ERPNext 15 dan 16. Halaman ini berfokus pada tiga aplikasi yang mengubah email menjadi dokumen ERPNext. Tabel ini menunjukkan apa yang dibaca dan ditulis masing-masing.

AutoERP (mengonfirmasi, mengirim, dan menagih pesanan bertag), AutoCASH (pengingat pembayaran), Bill2ERP (tagihan pemasok sebagai draf faktur pembelian), AutoSTOCK, dan AutoPURCHASE juga berjalan di ERPNext. Satu koneksi ERPNext melayani semuanya, sehingga memulai bot lain nanti tidak memerlukan pekerjaan integrasi baru.

📧 Mail2ERP: Email Pelanggan menjadi Quotation dan Sales Order

Mail2ERP membaca kotak surat penjualan Anda dan memutuskan untuk setiap email apakah itu permintaan penawaran, pesanan pasti, atau bukan keduanya. Beberapa sinyal independen memberikan suara atas keputusan itu, dan koreksi manual dari Anda selalu menang. Kemudian ia membaca baris produk dari teks email dan setiap lampiran, tanpa templat, dan mencocokkan setiap kode dengan item ERPNext Anda.

Apa yang dibuatnya di ERPNext

• Pertanyaan harga → draf Quotation. Tim penjualan Anda meninjaunya, menyesuaikannya, dan mengirimkannya seperti biasa.
• Pesanan pasti → Sales Order, di-submit. Mail2ERP membuat pesanan sebagai draf terlebih dahulu lalu men-submit-nya, sehingga logika harga dan status ERPNext sendiri berjalan persis seperti pada pesanan yang dimasukkan oleh manusia.
• Balasan atas penawaran Anda → Sales Order. Dengan Deteksi RFQ aktif, balasan pelanggan yang menyebut salah satu nomor penawaran Anda dan meminta Anda melanjutkan mengubah Quotation itu menjadi Sales Order yang sudah di-submit.
• File dan konteks: lampiran asli pelanggan dilampirkan ke dokumen, dan teks email ditambahkan sebagai komentar, sehingga siapa pun yang membuka Quotation atau Sales Order dapat melihat asalnya.
• Tanpa entri ganda: jika pengguna integrasi boleh menambahkan custom field, Mail2ERP menandai setiap dokumen yang dibuatnya dengan email sumbernya, sehingga pesanan yang sama yang diteruskan dua kali atau dikirim ke dua alamat hanya dibuat sekali.

Apa yang tidak pernah dilakukannya

Mail2ERP tidak pernah membuat pelanggan atau item di ERPNext. Pengirim harus milik pelanggan yang sudah ada, dan setiap baris harus cocok dengan item di katalog Anda. Baris yang kuantitasnya tidak dapat dibaca dengan yakin akan dilewati, bukan ditebak, dan Anda menerima email yang meminta Anda menambahkannya secara manual. Dengan Smart Multi-Code Matching, baris juga dapat dicocokkan melalui kode vendor, barcode, nomor part pabrikan, dan kode item milik pelanggan Anda, yang disimpan ERPNext sebagai customer item code.

📦 Supplier2ERP: Konfirmasi Ditulis ke Purchase Order Anda

Supplier2ERP adalah cerminan Mail2ERP di sisi pembelian. Ia membaca konfirmasi dan pemberitahuan pengiriman yang dikirim pemasok Anda dan menulis apa yang mereka konfirmasi ke Purchase Order ERPNext yang cocok.

• Hanya pengirim yang Anda ajarkan. Supplier2ERP membaca email dari pengirim yang ada di daftar pemasok Anda. Anda menambahkan pemasok dengan memindahkan salah satu email mereka ke folder _AutoSPAM/PEMASOK; selama daftar masih kosong, tidak ada yang disaring.
• Menemukan pesanan yang tepat. Jika email menyebutkan nomor Purchase Order Anda, nomor itu yang menang. Jika tidak, Supplier2ERP membandingkan kode produk di email dengan Purchase Order terbuka Anda untuk pemasok tersebut. Jika dua pesanan sama-sama cocok, tidak ada yang ditulis dan Anda menerima laporan.
• Pemeriksaan sebelum menulis apa pun: datanya harus masuk akal, dan jumlah baris yang berbeda, setiap selisih harga, dan setiap selisih kuantitas harus tetap dalam batas yang Anda tetapkan. Jika satu pemeriksaan gagal, Anda menerima laporan alih-alih pembaruan.
• Cara ERPNext diperbarui: Purchase Order berstatus draf disimpan dengan nilai baru. Purchase Order yang sudah di-submit diubah melalui fungsi Update Items milik ERPNext sendiri, dengan daftar baris lengkap, dan tanggal yang dikonfirmasi juga menjadi tanggal pengiriman yang diharapkan. Pesanan yang ditutup, selesai, dan dibatalkan tidak disentuh.
• Aturan Anda tetap berlaku: pembaruan kuantitas dan harga otomatis masing-masing memiliki sakelarnya sendiri. Pemasok yang mengonfirmasi persis apa yang Anda pesan dicatat sebagai terkonfirmasi, tanpa ada yang perlu diubah.

Konfirmasi yang sudah diproses dipindahkan ke folder _Supplier2ERP/DIPROSES di kotak surat Anda; apa pun yang membutuhkan manusia tetap belum terbaca di INBOX Anda.

💶 Pay2ERP: Pembayaran Masuk Dicatat terhadap Faktur yang Tepat

Pay2ERP membaca pembayaran masuk, menentukan Sales Invoice terbuka mana yang dilunasi oleh masing-masing pembayaran, dan mencatat pembayaran itu di ERPNext. Pay2ERP hanya bekerja dengan uang masuk; pembayaran keluar diabaikan.

Dari mana pembayaran berasal

• Email bank: notifikasi atau mutasi yang sudah dikirim bank Anda. File terstruktur seperti MT940, MT942, CAMT.053, BAI2, dan OFX dibaca entri demi entri; email lainnya dibaca dari teksnya.
• Koneksi bank dan pembayaran: misalnya Revolut, Wise, Qonto, Mercury, Stripe, PayPal, atau Square.
• Bank Transaction ERPNext: transaksi masuk yang belum direkonsiliasi dari rekening bank ERPNext yang Anda pilih.

Cara pembayaran dicocokkan dan dicatat

Pay2ERP pertama-tama mencari referensi faktur dan jumlahnya sekaligus. Jika pembayaran tidak membawa referensi yang dapat digunakan, ia mencari pembayar di antara nama perusahaan yang telah dipelajarinya dan memeriksa kombinasi faktur terbuka pelanggan itu yang jumlahnya sama dengan nominal pembayaran. Setiap pencocokan yang berhasil mengajarinya sesuatu, itulah sebabnya bulan kedua membutuhkan jauh lebih sedikit perhatian daripada bulan pertama.

Untuk setiap faktur yang dibayar, ia membuat dan men-submit satu Payment Entry melalui pemetaan milik ERPNext sendiri, tidak pernah membayar lebih dari sisa yang masih terbuka. Jika pembayaran berasal dari Bank Transaction ERPNext, transaksi itu direkonsiliasi dengan entri tersebut. Pembayaran yang tidak dapat dicocokkan dicantumkan dalam email terpisah dengan pesan aslinya terlampir, sehingga dapat dicatat secara manual.

⚙️ Pengaturan Langkah demi Langkah untuk ERPNext

• Langkah 1 — Mulai bulan Discovery gratis Anda: masuk di bots4.me/bots dan klik Mulai bulan Discovery gratis pada kartu bot yang Anda inginkan, misalnya Mail2ERP. Tidak perlu kartu.
• Langkah 2 — Buat pengguna integrasi di ERPNext: di Users, buat pengguna seperti “BOTS4.me Integration” dengan role Sales User, Purchase User, Stock User, Accounts User, Sales Master Manager, dan Purchase Master Manager. Tanpa dua role Master Manager, ERPNext menyembunyikan harga dari API.
• Langkah 3 — Buat API key dan secret: buka pengguna tersebut, masuk ke tab Settings → API Access → Generate Keys. Salin API secret, yang hanya ditampilkan sekali, dan API key.
• Langkah 4 — Hubungkan ERPNext di bots4.me: di Pengaturan → bot → Access Manager → Tambah Tujuan → ERP → ERPNext, masukkan URL situs ERPNext Anda, API key, dan API secret. Panduan lengkapnya ada di Getting Connected.
• Langkah 5 — Hubungkan kotak surat Anda: Gmail dan Microsoft 365 terhubung dengan Secure Quick Connect; penyedia lain terhubung melalui IMAP dengan kata sandi aplikasi. Untuk Mail2ERP dan Supplier2ERP Anda juga bisa tidak menghubungkan kotak surat sama sekali: tambahkan BOTS4.me Mailbox sebagai sumber dan teruskan email ke sana.
• Langkah 6 — Baca laporan Demo, lalu beralih ke LIVE: setiap bot mulai dalam Mode Demo dan mengirimi Anda email tentang apa yang akan ditulisnya. Setelah laporan terlihat benar, atur Mode ke LIVE di tab Kontrol.

🧪 Mode Demo dan Email yang Tidak Dapat Ditangani Bot

Setiap bot mulai dalam Mode Demo. Bot membaca email nyata dan data ERPNext nyata Anda lalu mengirimi Anda laporan tentang persis apa yang akan dibuat atau diubahnya, tetapi tidak menulis apa pun. LIVE terbuka setelah laporan Demo pertama. Anda dapat melihat cara kerjanya secara umum di halaman Mode Demo, atau mencoba demo dasbor langsung dengan data contoh terlebih dahulu.

Apa yang terjadi pada email yang tidak jelas

• Tidak ada yang hilang: email yang tidak dapat diproses bot tetap belum terbaca di INBOX Anda. Email yang diimpor dipindahkan ke folder DIPROSES milik bot.
• Setiap keputusan dicatat di tab Log dasbor dan di folder LOGS kotak surat Anda, beserta alasannya, misalnya pengirim yang bukan pelanggan di ERPNext atau kode item yang tidak ada. Lihat panduan folder LOGS di kotak surat.
• Koreksi Mail2ERP dengan folder: seret email ke _Mail2ERP/PENAWARAN atau _Mail2ERP/PESANAN untuk mencobanya lagi sebagai penawaran atau pesanan, atau ke _Mail2ERP/LEWATI untuk melewati jenis email itu di masa mendatang. Koreksi itu diingat untuk pengirim tersebut.
• Pembayaran yang tidak cocok dikirim kepada Anda lewat email beserta pesan bank aslinya, dan konfirmasi pemasok di luar batas Anda tetap di INBOX sampai ada yang meninjaunya.

📅 Bulan Discovery Gratis dan Paket Gratis

Bulan pertama setiap bot adalah bulan Discovery gratis tanpa perlu kartu. Sakelar bertanda Discovery di tab Kontrol termasuk dalam bulan itu dan awalnya nonaktif, sehingga Anda yang memutuskan apa yang ingin dicoba.

📚 Bacaan Terkait

• Produk: Mail2ERP, Supplier2ERP, dan Pay2ERP.
• Panduan: Panduan Mail2ERP, Panduan Supplier2ERP, Panduan Pay2ERP, dan Getting Connected.
• ERP open-source lainnya: Otomatiskan Dolibarr: Pesanan Email, Penagihan, dan Pengingat Pembayaran.
• Membandingkan pendekatan: Parseur, Docparser, atau Nanonets vs Mail2ERP untuk Entri Pesanan ERP.
• ERP lain: Business Central, SAP Business One, Zoho Inventory dan Zoho Books, dan Odoo.
• Latar belakang: Memahami Sistem ERP dan CRM dan angka nyata dalam studi kasus IMP Kontakt.