Studi Kasus: Cara IMP Kontakt Mengolah 4.700 Pesanan dan RFQ Email per Bulan Tanpa Mengetik Ulang Satu Pun
Distributor B2B bernilai 3,5 juta EUR yang memulai dengan enam bot BOTS4.me pada Mei 2024 dan kini menjalankan 32 — aktif setiap hari kerja
IMP Kontakt spol. s r.o. adalah distributor B2B Eropa untuk komponen industri. Pelanggannya memesan seperti kebanyakan pelanggan B2B: lewat email, dengan lampiran PDF, Excel, dan hasil pindaian, dalam beberapa bahasa. Sejak Mei 2024 sebuah bot membacanya lebih dulu dan orang hanya menangani apa yang tidak bisa diselesaikannya. Beginilah pengaturannya, apa yang ditanganinya setiap bulan, dan apa yang masih dikerjakan tim secara manual.
📊 Dalam Angka
📥 Masalahnya: Kotak Masuk yang Penuh Bukanlah Pesanan Penjualan
Seorang distributor hidup dari pesanan kecil yang sering. Masing-masing datang sebagai lampiran: PDF dari ERP satu pelanggan, lembar Excel dari pelanggan lain, formulir pesanan yang difoto dari pelanggan ketiga. Setiap baris harus dibaca, setiap kode produk dicocokkan dengan katalog, setiap jumlah dan harga diketik ke ERP. Permintaan penawaran masuk lewat kotak masuk yang sama dan membutuhkan pekerjaan yang sama sebelum ada yang bisa menjawabnya.
Pola yang sama berulang di bagian pembelian (konfirmasi pemasok yang harus dibandingkan dengan pesanan pembelian terbuka), di akuntansi (rekening koran yang harus dicocokkan dengan faktur), dan di penagihan (faktur jatuh tempo yang harus ditagih). Tidak ada yang sulit. Semuanya soal volume, dan dari volumelah kesalahan dan keterlambatan muncul.
Perusahaan ini memakai ERP OFFERIS, bukan Odoo. Hal ini penting karena satu alasan: bot yang dijelaskan di sini bekerja melalui lapisan konektor ERP, sehingga pengaturan yang sama berlaku untuk Odoo 13–19, ERPNext 15–16, Zoho, Dolibarr 23+, Business Central online, QuickBooks Online, Xero, SAP Business One, dan setiap ERP yang ditambahkan BOTS4.me berikutnya.
⚙️ Awal Mula: Enam Bot di Satu Kotak Surat
Perusahaan memulai dengan enam bot ini. Setiap bot memantau kotak surat perusahaan dan menangani satu pekerjaan dari awal hingga akhir. Bot-bot ini diaktifkan satu per satu, masing-masing dalam Mode Demo terlebih dahulu, lalu dialihkan ke produksi setelah laporan “akan melakukan apa” sesuai dengan harapan tim. Kini IMP Kontakt menjalankan 32 bot dari BOTS4.me.
- Mail2ERP — membaca setiap lampiran pesanan atau RFQ yang masuk, mencocokkan kode pelanggan dan produk dengan katalog ERP, mendeteksi duplikat, lalu membuat pesanan atau penawaran di ERP dengan jejak audit lengkap. Email yang tidak dapat diselesaikannya tetap di kotak masuk untuk ditangani orang.Sekitar 4.700 RFQ dan pesanan per bulan.
- Supplier2ERP — membaca konfirmasi pesanan dari pemasok dan memperbarui jumlah, harga, dan tanggal pengiriman pada pesanan pembelian yang sesuai; konfirmasi yang terlambat atau parsial ditandai, bukan diterima diam-diam.Menutup siklus dari stok ke pemasok.
- Pay2ERP — mencocokkan pembayaran bank yang masuk dengan faktur terbuka setiap hari dan mencatatnya di ERP; hanya pembayaran yang tidak cocok yang sampai ke tim akuntansi.Ratusan pembayaran per hari, pengecualian ditinjau secara manual.
- AutoCASH — menemukan faktur jatuh tempo dan mengirim pengingat bertingkat sesuai jadwal perusahaan, dalam bahasa pelanggan, tanpa AI.
- AutoSPAM — menjaga kotak surat bersama tetap bersih sehingga bot lain dan tim penjualan hanya melihat email asli dari pelanggan dan pemasok.
- Mail2CLOUD — mencadangkan setiap email dan lampiran ke penyimpanan cloud milik perusahaan sendiri, terenkripsi, sebagai salinan audit.
👥 Yang Masih Dikerjakan Tim secara Manual
Otomatisasi tidak menyingkirkan orang dari proses; otomatisasi mengubah apa yang mereka perhatikan. Tim penjualan meninjau email yang tidak dapat diselesaikan Mail2ERP, biasanya pelanggan baru, kode produk yang tidak biasa, atau pesanan yang juga berisi pertanyaan. Tim akuntansi meninjau pembayaran yang tidak dapat dicocokkan Pay2ERP. Tim pembelian melihat konfirmasi pemasok yang berbeda dari pesanan. Selebihnya berjalan sendiri, dan setiap proses diakhiri dengan email laporan yang mencantumkan apa saja yang telah dikerjakan.
Koreksi kembali masuk ke sistem: memindahkan email ke folder yang tepat di kotak surat mengajari bot cara menangani pengirim atau pola tersebut di lain waktu, sehingga daftar pengecualian makin pendek dari bulan ke bulan.
🧭 Yang Dibutuhkan untuk Sampai ke Sana
- Tanpa pengembangan khusus. Bot terhubung ke ERP melalui lapisan konektor BOTS4.me dan ke kotak surat lewat IMAP atau OAuth; konfigurasi dilakukan dari dasbor di bots4.me/bots.
- Mode Demo lebih dulu. Setiap bot selama beberapa waktu menghasilkan laporan “yang akan dilakukan” sebelum diizinkan menulis ke ERP.
- Satu bot setiap kali. Mail2ERP jalan lebih dulu karena pesanan lewat email adalah biaya terbesar; bot pembelian, pembayaran, dan penagihan menyusul setelah Mail2ERP terbukti andal.
- Umpan balik lewat folder. Tim melatih bot dengan memindahkan email, bukan dengan mengedit aturan.
📚 Baca Selanjutnya
Lihat Apa yang Akan Dilakukannya pada Kotak Masuk Anda — Bulan Pertama Gratis
Aktifkan Mail2ERP dalam Mode Demo di kotak surat Anda sendiri dan baca laporan tentang apa yang akan dibuatnya minggu ini. Tidak ada yang ditulis sampai Anda mengizinkannya.