Cara Mengimpor Pesanan Email dan RFQ ke SAP Business One

🎯 “Separuh Meja Penjualan Kami Adalah Entri Data”

Perusahaan pengguna SAP Business One umumnya adalah distributor, grosir, dan produsen dengan arus pesanan B2B yang stabil. Sebagian besar pesanan itu masih datang lewat email, dan celah antara kotak masuk dan dokumen penjualan ditutup oleh manusia:

• Format tanpa akhir: PDF dari ERP pelanggan, lembar Excel dengan kolom khusus, formulir hasil pindai, daftar item yang diketik di badan email, dalam beberapa bahasa.
• Kode yang tidak cocok: pelanggan menulis nomor part mereka sendiri atau barcode, dan seseorang mencari ItemCode Anda secara manual.
• RFQ dan pesanan bercampur: setiap email pertama-tama membutuhkan keputusan — penawaran penjualan atau pesanan penjualan — sebelum ada yang mulai mengetik.
• Jawaban lambat: permintaan harga yang dijawab keesokan harinya kalah dari pesaing yang lebih cepat, dan pesanan yang diterima sore hari dikirim sehari kemudian.

Pada volume besar, ini menjadi pekerjaan satu tim. Salah satu pelanggan Mail2ERP, IMP Kontakt, menangani ribuan pesanan dan RFQ dari email per bulan tanpa mengetik ulang.

🔍 Apa yang Biasanya Dicoba Dulu oleh Pengguna SAP Business One

Entri manual dengan salin dan tempel

Pilihan default. Akurat saat orang punya waktu dan rawan kesalahan saat tidak, dan hanya bisa berkembang dengan merekrut orang.

Add-on dan impor buatan partner

Partner dapat membuat impor untuk format file pelanggan. Impor itu berfungsi untuk tata letak yang menjadi dasar pembuatannya. Setiap tata letak pelanggan baru, perubahan kolom, atau bahasa baru adalah proyek baru, dan impor tetap tidak dapat membedakan permintaan harga dari pesanan.

OCR berbasis templat dan layanan parsing

Parser dokumen dapat menarik kolom dari PDF, tetapi Anda tetap harus memetakan hasilnya ke mitra bisnis dan ItemCode, menentukan jenis dokumen, dan mengirimkannya ke SAP Business One. Kami membandingkan pendekatan itu di Parseur, Docparser, atau Nanonets vs Mail2ERP.

⚙️ Cara Kerja Mail2ERP dengan SAP Business One

Dokumen yang dibuatnya

Permintaan harga menjadi penawaran penjualan, berlaku selama 30 hari, dan pesanan pasti menjadi pesanan penjualan. Di SAP Business One, pesanan penjualan terbuka tidak memerlukan konfirmasi terpisah, sehingga tetap seperti saat dibuat. Nomor PO pelanggan masuk ke nomor referensi pelanggan (NumAtCard), tanggal pengiriman yang diminta ke tanggal pengiriman baris, dan kontak yang mengirim email ditetapkan pada dokumen.

Pelanggan, kontak, dan alamat kirim

Alamat email pengirim harus milik mitra bisnis — pelanggan atau lead — atau milik salah satu kontaknya. Mitra bisnis yang tidak aktif ditolak, dan Mail2ERP tidak pernah membuat pelanggan. Jika email menyebutkan alamat pengiriman yang cocok dengan salah satu alamat kirim mitra, alamat itu yang digunakan; jika tidak, alamat kirim default SAP Business One tetap dipakai.

Pencocokan item: ItemCode, barcode, nomor katalog

• ItemCode — selalu.
• Barcode — barcode item dan barcode tambahan item tersebut (sakelar Barcode).
• Kode vendor — nomor katalog pemasok pada item dan nomor katalog BP dari pemasok Anda (sakelar Kode Vendor).
• Referensi pelanggan — nomor katalog BP yang Anda simpan untuk pelanggan, hanya digunakan untuk pelanggan tersebut (sakelar Referensi Pelanggan).

Item yang tidak aktif dan item yang bukan item penjualan ditolak, dan Mail2ERP tidak pernah membuat item. Jika Mail2ERP tidak mengenali kode milik pelanggan tetapi dapat menyarankan produknya, ia mengirimi Anda email dengan satu tombol: tombol itu menyimpan kode pelanggan ke produk tersebut di SAP Business One dan mengimpor email itu lagi dengan sendirinya. Sejak saat itu kode tersebut dikenali secara otomatis.

Harga dari SAP Business One

Mail2ERP mencari harga bersih yang diberikan SAP Business One kepada pelanggan tersebut untuk item dan kuantitas itu, dan kembali ke daftar harga default item jika perlu. Jika harga di email sama dengan harga default, tidak ada harga yang dikirim, sehingga daftar harga dan harga khusus Anda tetap berlaku. SAP Business One menerapkan pajaknya sendiri. Harga email hanya digunakan jika SAP Business One tidak memiliki harga.

Catatan, file, dan prosedur persetujuan

• File: lampiran asli dan teks email (sebagai file teks) dilampirkan ke dokumen. Ini memerlukan folder lampiran yang sudah disiapkan di server SAP Business One Anda; tanpanya file dilewati dan dokumen tetap dibuat.
• Persetujuan: jika prosedur persetujuan berlaku untuk pengguna BOTS4.me, SAP Business One menyimpan dokumen sebagai draf. Mail2ERP melaporkannya sebagai menunggu persetujuan dan tidak pernah membuatnya dua kali. Keluarkan pengguna BOTS4.me dari prosedur tersebut jika Anda tidak menginginkan hal ini.
• Tidak ada yang dihapus: BOTS4.me tidak pernah menghapus dokumen di SAP Business One.

Dari penawaran ke pesanan, dan duplikat

Dengan Deteksi RFQ aktif, balasan yang menyebut nomor penawaran Anda dan dengan jelas memesannya menjadi pesanan penjualan yang disalin dari penawaran tersebut. Jika pelanggan mengubah kuantitas untuk baris tertentu, kuantitas itu yang digunakan; jika tidak, seluruh penawaran dipesan dan catatan untuk tim Anda dilampirkan. Setiap dokumen membawa penanda Mail2ERP di awal keterangan (atau di kolom U_B4M_ID jika Anda membuatnya), sehingga proses yang terputus atau salinan yang diteruskan tidak pernah membuat dokumen kedua.

🛠️ Pengaturan Langkah demi Langkah

• Langkah 1 — Mulai bulan Discovery gratis Anda: masuk di bots4.me/bots, klik Mulai bulan Discovery gratis pada kartu Mail2ERP dan setujui Ketentuan sekali saja. Tidak perlu kartu.
• Langkah 2 — Hubungkan kotak surat Anda: Pengaturan → Mail2ERP → Access Manager → Tambah Sumber. Gmail dan Microsoft 365 menggunakan Secure Quick Connect; penyedia lain terhubung melalui IMAP. Lihat Getting Connected. Atau teruskan pesanan ke mail2erp@bots4.me tanpa menghubungkan kotak surat.
• Langkah 3 — Siapkan pengguna Service Layer: buat pengguna SAP Business One khusus untuk BOTS4.me (misalnya B4M_API) dengan lisensi yang mengizinkan akses Service Layer, dan berikan akses ke mitra bisnis dan item (baca) serta penawaran penjualan dan pesanan penjualan (buat).
• Langkah 4 — Buat Service Layer dapat dijangkau: Service Layer berjalan di server SAP Anda, biasanya di port 50000, dan harus dapat dijangkau dari internet melalui https — biasanya melalui reverse proxy atau partner hosting Anda. Alamat jaringan privat tidak dapat digunakan.
• Langkah 5 — Hubungkan SAP Business One: Tambah Tujuan → SAP Business One, lalu masukkan alamat Service Layer, database perusahaan (seperti di layar login), pengguna, dan kata sandi. Kata sandi dienkripsi saat Anda menyimpannya. Jika server menggunakan sertifikatnya sendiri, pemeriksaan menampilkan sidik jari SHA-256-nya; bandingkan dengan milik server Anda lalu tempelkan untuk mengonfirmasi.
• Langkah 6 — Jalankan dalam DEMO, lalu beralih ke LIVE: Mail2ERP mulai dalam Mode Demo dan mengirimi Anda email tentang apa yang akan dibuatnya. Setelah laporan terlihat benar, atur Mode ke LIVE di tab Kontrol.

SAP Business One 10.0 atau yang lebih baru didukung, di SQL Server atau SAP HANA. SAP S/4HANA adalah produk yang berbeda dan dihubungkan berdasarkan permintaan.

🧭 Minggu Pertama Anda di Bulan Discovery

• Mode: DEMO membaca email dan data SAP Business One Anda tanpa menulis apa pun; Anda menerima email yang menunjukkan penawaran atau pesanan yang akan dibuatnya. LIVE tersedia setelah email laporan DEMO pertama.
• Sakelar Discovery: sakelar dengan label Discovery termasuk dalam bulan gratis Anda dan awalnya nonaktif. Di SAP Business One, Barcode, Kode Vendor, Referensi Pelanggan, dan Deteksi RFQ semuanya memiliki data untuk diolah — aktifkan yang Anda gunakan.
• Pesanan uji: kirim email dari kontak mitra bisnis pelanggan dengan dua atau tiga ItemCode dan kuantitasnya, lalu email kedua yang hanya menanyakan harga. Laporan DEMO menampilkan pesanan penjualan dan penawaran penjualan; keputusannya juga muncul di tab Log dan folder _Mail2ERP/LOGS.
• Ajari Mail2ERP: seret email ke _Mail2ERP/PENAWARAN atau _Mail2ERP/PESANAN untuk mencobanya lagi sebagai jenis itu, atau ke _Mail2ERP/LEWATI untuk melewati jenis email itu di masa mendatang.

📅 Email yang Tidak Jelas dan Operasional Sehari-hari

Mail2ERP membaca PDF, Excel, Word, CSV, HTML, gambar, dan dokumen hasil pindai dengan OCR — dalam bahasa apa pun, tanpa templat, di dalam jam operasional yang Anda tetapkan.

• Diimpor: email dipindahkan ke _Mail2ERP/DIPROSES dan dokumennya ada di SAP Business One.
• Tidak jelas: email tetap di INBOX Anda, belum terbaca, dengan alasannya di log — misalnya pengirim yang bukan mitra bisnis, kode yang tidak dikenal, atau item yang bukan item penjualan. Perbaiki penyebabnya lalu seret email ke _Mail2ERP/PENAWARAN atau _Mail2ERP/PESANAN untuk mencoba lagi.
• Kuantitas yang tidak pasti tidak pernah ditebak: baris dilewati dan Anda diminta menambahkannya secara manual.
• Menunggu persetujuan: draf yang dibuat di bawah prosedur persetujuan dilaporkan sebagai menunggu, sehingga Anda tahu di mana harus mencarinya.

Platform ini di-hosting di UE, dirancang untuk GDPR, dan menawarkan 2FA; laporan, log, dan folder kotak surat tersedia dalam 31 bahasa. Koneksi SAP Business One yang sama melayani aplikasi BOTS4.me lainnya, seperti AutoERP, yang menggunakan kolom buatan pengguna U_B4M_AUTOERP untuk mengetahui pesanan penjualan mana yang boleh dikirim dan ditagihnya.

📚 Bacaan Terkait

• Fitur dan paket: halaman produk Mail2ERP dan Panduan Mail2ERP.
• Membandingkan pilihan: Parseur, Docparser, atau Nanonets vs Mail2ERP untuk entri pesanan ERP.
• ERP lain: Pesanan email ke Business Central dan Pesanan email ke Zoho Inventory.
• Contoh nyata: Studi kasus: IMP Kontakt.
• Keamanan: cara kami melindungi data Anda — Keamanan.

🔗 Sumber dan Bacaan Lanjutan

Dokumentasi resmi yang dirujuk dalam panduan ini. Tautan eksternal terbuka di tab baru.

• SAP Help — Working with SAP Business One Service Layer (PDF)