Mail2ERP

📂 _Mail2ERP/PENAWARAN

Tujuan: Impor sebagai Permintaan Penawaran (Penawaran Harga di ERP)

Gunakan saat: sebuah email otomatis diimpor sebagai pesanan, padahal sebenarnya adalah permintaan penawaran harga. Ini mengajarkan sistem untuk mengingat pola dari pengirim ini.

Hasil: Mail2ERP mengekstrak detail produk, jumlah, informasi pelanggan, dan membuat penawaran di sistem ERP Anda

Tujuan: Dipindahkan ke DIPROSES jika berhasil; tetap di INBOX jika memerlukan tinjauan manual. Jika percobaan ulang tetap gagal, email diteruskan ke admin kami untuk diselidiki.

📂 _Mail2ERP/PESANAN

Tujuan: Impor sebagai Pesanan (Pesanan Penjualan di ERP)

Gunakan saat: sebuah email otomatis diimpor sebagai permintaan penawaran, padahal sebenarnya adalah pesanan. Ini mengajarkan sistem untuk mengingat pola dari pengirim ini.

Hasil: Mail2ERP mengekstrak detail pesanan, item baris, harga, dan membuat pesanan penjualan di sistem ERP Anda

Tujuan: Dipindahkan ke DIPROSES jika berhasil; tetap di INBOX jika memerlukan tinjauan manual. Jika percobaan ulang tetap gagal, email diteruskan ke admin kami untuk diselidiki.

📂 _Mail2ERP/JANGAN_IMPOR

Tujuan: Mempelajari pola email untuk dikecualikan dari pemrosesan

Gunakan saat: Pengirim mengirim email yang terlihat seperti pesanan/RFQ tetapi seharusnya tidak diproses (newsletter, email promosi, notifikasi otomatis)

Cara kerjanya: Mail2ERP menganalisis pola email dan belajar untuk secara otomatis melewati email serupa dari pengirim ini di masa mendatang

Penting: Ini berbeda dari _Mail2ERP/PEMASOK (atau _AutoSPAM/PEMASOK), yang memblokir pemrosesan semua email dari suatu pengirim. JANGAN_IMPOR hanya melewati email yang cocok dengan pola yang telah dipelajari.

Tujuan: Email tetap berada di INBOX, tetapi pola dipelajari untuk penyaringan di masa mendatang

🌍 Format Apa Pun. Tata Letak Apa Pun. Bahasa Apa Pun.

Email dalam semua bahasa — termasuk aksara non-Latin (Thai, Arab, Jepang, China, Rusia, Ibrani, Korea, Hindi). Format file apa pun, tata letak dokumen apa pun. Setiap PDF bisa terlihat berbeda. Setiap Excel memiliki kolom yang berbeda. Mail2ERP menyesuaikan secara otomatis — tanpa perlu template.

Antarmuka aplikasi tersedia dalam 31 bahasa.

Terjemahan Folder: Saat Anda memilih bahasa Anda di Pengaturan pada BOTS4.me/bots → Pengaturan → Informasi Penagihan → Bahasa Aplikasi, semua folder Mail2ERP dan folder AutoSPAM akan otomatis diterjemahkan ke bahasa Anda. Bahasa dapat diubah sekali per hari.

🏭 _Mail2ERP/PEMASOK (atau _AutoSPAM/PEMASOK) – Kecualikan Pengirim Sepenuhnya

Tujuan: Menandai pengirim agar emailnya TIDAK PERNAH diproses oleh Mail2ERP

Gunakan saat: Anda menerima email dari pemasok/vendor yang tidak ingin Anda impor ke ERP

Hasil: Semua email mendatang dari pengirim ini sepenuhnya melewati pemrosesan Mail2ERP

Tujuan: Email langsung masuk ke INBOX tanpa pemrosesan ERP apa pun

Berfungsi: Selalu (bahkan tanpa langganan AutoSPAM)

ℹ️ Cara Menghapus Status PEMASOK

Pindahkan email apa pun dari pengirim tersebut ke _AutoSPAM/IZINKAN atau _Mail2ERP/IZINKAN: tindakan ini menghapus status PEMASOK beserta keputusan AutoSPAM lainnya untuk pengirim tersebut (spam, VIP, daftar kustom). Anda juga dapat menekan IZINKAN pada baris pengirim tersebut di tab Log pada /bots atau di _Mail2ERP/LOGS.

⚖️ PEMASOK vs JANGAN_IMPOR — Kapan Menggunakan yang Mana?

⭐ Fitur VIP & Lanjutan (Membutuhkan AutoSPAM)

Saat Anda mengaktifkan baik Mail2ERP maupun AutoSPAM, Anda membuka fitur-fitur canggih berikut:

• Perutean Prioritas VIP: Pelanggan VIP mendapatkan penanganan khusus — impor yang gagal masuk ke folder tingkat atas _VIP untuk mendapat perhatian segera
• Perutean Non-Pelanggan: Secara default, non-pelanggan tetap berada di INBOX Anda. Aktifkan Pisahkan Eksternal di pengaturan Mail2ERP untuk mengarahkannya ke _Mail2ERP/EKSTERNAL.
• Deteksi Spam AI: Secara otomatis mengidentifikasi spam dari pengirim tak dikenal sebelum mencapai Mail2ERP
• Penyaringan Berdasarkan Frekuensi: Memblokir pengirim yang mengirim terlalu banyak email dalam waktu singkat
• Perlindungan Pengirim Palsu: Mendeteksi dan memblokir alamat palsu yang menyamar sebagai orang lain
• Perutean Cerdas: Pelanggan VIP mendapatkan prioritas baik dalam pengiriman email maupun pemrosesan ERP

Catatan: Fitur dasar (IZINKAN, SPAM, PEMASOK) tetap berfungsi bahkan tanpa langganan AutoSPAM.

🛡️ Mengapa Paket AutoSPAM + Mail2ERP?

Mail2ERP mencakup kontrol email dasar: folder manual IZINKAN, TOLAK, dan SPAM. Folder-folder ini berfungsi tanpa langganan AutoSPAM.

Untuk penyaringan cerdas bertenaga AI SEBELUM email mencapai ERP Anda — termasuk perlindungan frekuensi, deteksi pengirim palsu, analisis teks cerdas, analisis pengirim baru, dan lainnya — kami merekomendasikan untuk membeli paket AutoSPAM + Mail2ERP.

⚠️ Tanpa penyaringan cerdas, email spam atau phishing dapat berakhir sebagai entri palsu di sistem ERP Anda.

🎯 Folder AutoSPAM Lain yang Bekerja dengan Mail2ERP

Folder-folder AutoSPAM ini mengontrol pengiriman email sebelum pemrosesan Mail2ERP:

• _AutoSPAM/IZINKAN atau _Mail2ERP/IZINKAN: Setujui pengirim & atur ulang semua keputusan sebelumnya (VIP, PEMASOK, daftar khusus). Email masuk ke INBOX dan dapat diproses oleh Mail2ERP
• _AutoSPAM/TOLAK: Tandai sebagai pengirim tidak dikenal – email masuk ke folder DITOLAK untuk ditinjau
• _AutoSPAM/SPAM: Blokir pengirim selamanya – email langsung masuk ke _SAMPAH/SPAM dan tidak pernah diproses
• _AutoSPAM/VIP: (Membutuhkan AutoSPAM) Tandai sebagai VIP — mendapatkan perutean prioritas baik dalam pemrosesan email maupun ERP
• Hapus status VIP: Pindahkan email apa pun dari pengirim tersebut ke _AutoSPAM/IZINKAN atau _Mail2ERP/IZINKAN. Tindakan ini mengatur ulang semua keputusan sebelumnya (VIP, PEMASOK, daftar khusus).

✅ DIPROSES

Berisi: Email yang berhasil diimpor

Artinya: Mail2ERP berhasil mengekstrak semua data dan membuat entri ERP

Tindakan yang diperlukan: Tidak ada – email ini sudah sepenuhnya diproses. Tinjau sesekali untuk memastikan akurasinya.

📥 INBOX (disimpan untuk ditinjau)

Berisi: Email dari pelanggan yang dikenal yang tidak dapat sepenuhnya diproses secara otomatis oleh Mail2ERP

Artinya: Mail2ERP tidak dapat mengekstrak semua data yang diperlukan atau menemukan ketidakjelasan. Email sengaja dibiarkan di INBOX Anda agar tetap terlihat.

Tindakan yang diperlukan: Tinjau di INBOX Anda dan lengkapi entri ERP secara manual, atau seret email ke _Mail2ERP/PENAWARAN atau _Mail2ERP/PESANAN untuk memaksa percobaan ulang (berguna setelah Anda menambahkan produk/kontak yang hilang ke ERP Anda).

Cache lewati: Mail2ERP mengingat bahwa ia sudah mencoba dan tidak akan memproses ulang email yang sama di setiap siklus cron — cache ini terlupakan setelah 14 hari, atau langsung saat Anda menyeret email ke folder force-retry.

🌐 EKSTERNAL (opsional)

Berisi: Email dari pengirim yang tidak ada dalam database pelanggan Anda — hanya ketika Pisahkan Eksternal diaktifkan di pengaturan Mail2ERP.

Perilaku default: Nonaktif. Email dari pengirim eksternal tetap berada di INBOX Anda agar tidak ada yang hilang dari pandangan.

Tindakan yang diperlukan: Tinjau dan putuskan apakah ini pelanggan baru atau harus diabaikan.

Aktifkan di: Dasbor → Mail2ERP → Fitur → Pisahkan Eksternal (tersedia mulai tingkat Family).

⭐ _VIP

Berisi: Email yang gagal dari pengirim yang ditandai sebagai VIP (melalui _AutoSPAM/VIP).

Artinya: Folder prioritas tingkat atas — email VIP melewati aturan tetap-di-INBOX agar Anda segera menyadarinya.

Membutuhkan: AutoSPAM dengan daftar VIP diaktifkan.

📥 INBOX

Berisi: Email biasa, pengirim yang disetujui, dan email dari pengirim yang ditandai PEMASOK

Artinya: Pengiriman email normal – email ini melewati pemrosesan Mail2ERP

Dengan AutoSPAM: Email VIP masuk ke folder _VIP untuk mendapat perhatian prioritas

🎯 Panduan Penyiapan Cepat

Menyiapkan Mail2ERP hanya membutuhkan waktu 5 menit:

• Langkah 1: Buka BOTS4.me/bots dan masuk
• Langkah 2: Buka Pengaturan → Mail2ERP
• Langkah 3: Tambahkan akun email Anda dan pilih folder yang harus diimpor oleh Mail2ERP
• Langkah 4: Konfigurasikan koneksi ERP Anda (kredensial API)
• Langkah 5: Pilih bahasa Anda untuk terjemahan folder otomatis di Informasi Penagihan
• Langkah 6: Periksa apa yang telah diimpor – dengan Mode Demo diaktifkan, tidak ada yang dibuat — nonaktifkan Mode Demo saat Anda siap untuk go live.

📧 Konfigurasi Akun Email

Akun yang Didukung: Gmail, Outlook, Office 365, Exchange, IMAP/SMTP, dan penyedia email lainnya

Pemantauan Folder: Secara default, Mail2ERP memantau inbox utama Anda. Anda dapat mengonfigurasinya untuk memantau subfolder tertentu.

Beberapa Akun: Anda dapat menghubungkan beberapa akun email dan memprosesnya semua melalui satu Dasbor Mail2ERP!

📨 Teruskan kepada Kami — Tidak Perlu Koneksi Kotak Surat

Anda sama sekali tidak perlu menghubungkan kotak surat. Di BOTS4.me/bots → Pengaturan → Mail2ERP, klik Tambah Sumber dan tambahkan BOTS4.me Mailbox — satu klik, tidak ada yang perlu dihubungkan, tanpa kata sandi. Lalu teruskan e-mail ke mail2erp@bots4.me. Selama Mode Demo aktif, Anda menerima pratinjau lewat e-mail; setelah Anda menonaktifkannya, Mail2ERP membuat penawaran atau pesanan penjualan di ERP Anda secara nyata. Jadi kami hanya memerlukan akses ke ERP Anda, tidak pernah ke kotak surat Anda.

Siapa yang boleh meneruskan: atur di Mail2ERP → Kontrol → Teruskan kepada kami – terima e-mail dari. Kosong: hanya alamat e-mail akun Anda. Diisi: persis alamat yang Anda ketik (hingga 6) — alamat ini menggantikan alamat akun Anda, jadi tambahkan juga alamat akun Anda jika Anda juga meneruskan.

Sebelum apa pun ditulis ke ERP Anda, kami memverifikasi bahwa e-mail tersebut benar-benar berasal dari alamat Anda (DKIM). Jika penyedia e-mail Anda tidak menandatangani surat keluar, Anda mengonfirmasi e-mail tersebut sekali dengan satu klik. Setiap e-mail yang diteruskan dihapus dari kotak surat kami segera setelah diproses — paling lambat 7 hari jika tidak dapat diproses. Gunakan ini selama Anda mengevaluasi kami, atau secara permanen jika Anda lebih suka tidak pernah membagikan akses kotak surat.

E-mail yang sama yang diteruskan dua kali hanya diproses sekali. Dengan Mode Demo nonaktif, pengirim menerima tanda terima singkat lewat e-mail setelah setiap e-mail yang diteruskan: diproses, atau tidak diproses dan di mana alasannya dapat dilihat.

🔧 Integrasi ERP — Banyak ERP yang Didukung

Lokasi Pengaturan: Akses ERP dikonfigurasikan di BOTS4.me/bots → Pengaturan → Mail2ERP → Access Manager

ERP yang Didukung: Odoo 13–19, ERPNext 15–16, Zoho (Books / Inventory), Dolibarr 23 dan yang lebih baru, Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero, dan SAP Business One. ERP lain apa pun yang memiliki API — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite, dan lainnya — dihubungkan atas permintaan.

Tidak melihat ERP Anda? ERP apa pun yang memiliki API dihubungkan atas permintaan. Hubungi kami.

🔑 Tingkat Akses — Mulai dengan Aman, Aktifkan Secara Bertahap

Kami menyarankan untuk memulai dengan Level 2 (hanya akses email). Nonaktifkan Mode Demo hanya jika Anda sudah yakin. Bulan pertama gratis.

Pelajari lebih lanjut: Kunjungi BOTS4.me/demo untuk panduan Mode Demo.

📊 Kontrol & Pemantauan Dasbor

Kontrol Lengkap: Siapkan dan kelola semuanya dari dasbor intuitif kami di BOTS4.me/bots

Pemantauan Real-Time:

• Statistik Pemrosesan: Lacak berapa banyak email yang diproses setiap hari, minggu, dan bulan
• Pelacakan Penggunaan: Pantau volume pemrosesan Anda terhadap kuota bulanan yang termasuk dalam langganan Anda
• Tingkat Keberhasilan: Lihat metrik akurasi dan identifikasi area yang perlu ditingkatkan
• Toggle AI/Non-AI: Beralih antara ekstraksi AI tingkat lanjut dan metode pemrosesan yang lebih sederhana
• Notifikasi Error: Dapatkan peringatan saat email memerlukan tinjauan manual atau saat terjadi masalah

💡 Tips Pro

• Mulai dari Kecil: Mulailah hanya dengan RFQ atau Pesanan, lalu perluas ke jenis dokumen lainnya
• Tinjau INBOX yang belum dibaca setiap jam: Email yang gagal tetap berada di INBOX (belum dibaca) — tinjau dan lengkapi entri ERP secara manual, atau seret ke _Mail2ERP/PENAWARAN / _Mail2ERP/PESANAN untuk memaksa percobaan ulang
• Gunakan JANGAN_IMPOR dengan bijak: Ini membantu AI mempelajari APA yang tidak boleh diproses, sehingga akurasi meningkat seiring waktu
• Gunakan PEMASOK: Ini membantu AI mempelajari SIAPA yang tidak boleh diproses, sehingga akurasi meningkat seiring waktu
• Gabungkan dengan AutoSPAM: Dapatkan hasil terbaik dengan menggunakan kedua produk bersama-sama untuk otomatisasi email yang lengkap
• Siapkan VIP sejak awal: Tandai pelanggan terpenting Anda sebagai VIP untuk memastikan email mereka mendapatkan penanganan prioritas

📬 Log di Kotak Surat Anda

• Di mana: setiap kotak surat mendapat folder LOGS di dalam folder milik bot itu sendiri, misalnya _Mail2ERP/LOGS. Setiap bot punya foldernya sendiri.
• Apa: baris yang sama seperti pada tab Log, satu pesan untuk setiap baris. Tidak ada yang dikirim lewat email — baris ditulis langsung ke dalam folder.
• Belum dibaca berarti perlu tindakan Anda: hanya baris yang membutuhkan keputusan Anda yang tiba dalam keadaan belum dibaca. Semua baris lain, termasuk peringatan, tiba dalam keadaan sudah dibaca.
• Tombol sekali klik: baris tentang sebuah email memiliki tombol yang sama seperti di dasbor. Tombol yang memindahkan email diberi nama sesuai folder tujuannya, misalnya IZINKAN atau SPAM. Tombol membuka halaman konfirmasi singkat, tanpa perlu masuk, dan berlaku selama 7 hari. Hasilnya muncul sebagai baris baru, dengan tombol urungkan jika tersedia.
• Putuskan dari log: baris yang memerlukan keputusan Anda juga menampilkan nama lampiran email dan beberapa baris pertamanya, sehingga Anda jarang perlu membuka email itu sendiri.
• Perawatan: folder ini menyimpan 100 baris terbaru hingga 30 hari. Log lengkapnya tetap ada di dasbor Anda.
• Aman sejak dirancang: pesan log yang asli hanya ada di dalam folder LOGS, tidak pernah di kotak masuk Anda, dan halaman konfirmasi tidak pernah meminta kata sandi.
• Sakelar: Log di kotak surat Anda, pada daftar fitur bot di tab Kontrol. Aktif secara bawaan mulai dari paket Personal.

📋 Apa yang Ditampilkan Setiap Entri Log

• Stempel Waktu: Kapan pemrosesan terjadi
• Email pengirim: Siapa yang mengirim email tersebut
• Tindakan yang diambil: DIPROSES, tetap di INBOX, _VIP, atau EKSTERNAL (jika diaktifkan)
• Format file yang terdeteksi: Jenis lampiran apa yang ditemukan
• Status impor ERP: Apakah data berhasil ditulis ke ERP Anda

🔍 Pesan Log Umum

• … berhasil diimpor (item: N) — pesanan atau permintaan telah ditulis ke ERP Anda
• PROCESSING — Email sedang dianalisis dan diekstrak
• … dibiarkan di INBOX — bukan pelanggan terdaftar, tidak ada yang diimpor — pengirim bukan pelanggan di ERP Anda
• … tidak ditemukan kode produk, dibiarkan untuk ditinjau manual — email memerlukan perhatian Anda di INBOX
• … sudah diimpor sebelumnya — pembuatan duplikat dilewati — pesanan yang sama sudah diproses
• COMPLETED — Siklus pemrosesan selesai

⚠️ Apa yang Harus Dilakukan Saat Terjadi Error

• Error koneksi email: Periksa kredensial email Anda di /bots → Pengaturan
• Error koneksi ERP: Verifikasi detail koneksi ERP dan akses API Anda
• Kegagalan impor: Periksa apakah Mode Demo sudah dinonaktifkan (Mode Demo AKTIF mencegah penulisan ke ERP)
• Masalah yang berlanjut: Hubungi dukungan di BOTS4.me/contact

Saring log berdasarkan level (success, info, warning, error) untuk cepat menemukan hal yang memerlukan perhatian.

Minggu 1 — Mode Pelatihan

Periksa INBOX (belum dibaca) dan folder _VIP Anda beberapa kali sehari — email yang gagal tetap berada di INBOX untuk ditinjau. Pindahkan email yang salah diklasifikasikan ke folder Mail2ERP yang benar (PENAWARAN/PESANAN/JANGAN_IMPOR) untuk memaksa percobaan ulang dan melatih sistem. Jika Anda juga menggunakan Supplier2ERP, aplikasi tersebut memiliki pasangan foldernya sendiri — _Supplier2ERP/IMPOR dan _Supplier2ERP/JANGAN_IMPOR — untuk konfirmasi pemasok. Tandai pengirim yang tidak dapat diproses sebagai PEMASOK (_Mail2ERP/PEMASOK). Sistem belajar dari setiap koreksi.

Minggu 2+ — Mode Pemeliharaan

Sistem telah mempelajari sebagian besar pola pengirim. Lihat sekilas INBOX yang belum dibaca sekali sehari dan _VIP kapan pun Anda mau — akurasi terus meningkat seiring sistem belajar.

🏆 Praktik Terbaik

Gabungkan dengan AutoSPAM untuk menyaring spam sebelum mencapai Mail2ERP. Siapkan VIP untuk pelanggan terpenting Anda — email mereka akan mendapatkan penanganan prioritas.