Otomatiskan Dolibarr: Pesanan Email, Penagihan, dan Pengingat Pembayaran

🎯 Langkah Order-to-Cash yang Diserahkan Dolibarr kepada Anda

Dolibarr memiliki semua dokumen yang dibutuhkan perusahaan dagang: proposal komersial, pesanan pelanggan, pengiriman, faktur, dan pembayaran. Yang tidak dimilikinya adalah seseorang yang memindahkan setiap pesanan dari satu dokumen ke dokumen berikutnya. Di kebanyakan perusahaan Dolibarr, itu masih dikerjakan manusia, dan beberapa langkah yang sama berulang untuk setiap pesanan:

• Entri pesanan: pelanggan mengirim pesanan PDF atau Excel lewat email, dan seseorang mengetik produk dan kuantitasnya ke proposal atau pesanan.
• Validasi dan pengiriman: seseorang memvalidasi pesanan, memeriksa stok, membuat pengiriman, dan memvalidasinya.
• Penagihan: seseorang membuat faktur dari pesanan, memastikan hanya barang yang sudah dikirim yang ditagih, dan mengirimkannya ke pelanggan.
• Penagihan piutang: di akhir bulan, seseorang memeriksa faktur yang belum dibayar dan menulis pengingat, atau tidak sempat melakukannya.

Setiap langkah cepat jika berdiri sendiri. Bersama-sama, dan diulang untuk setiap pesanan, semuanya memakan waktu berjam-jam per minggu, dan langkah yang terlupakan biasanya justru yang mahal: faktur yang tidak pernah dikirim, atau pengingat yang terlambat sebulan.

🤖 Bot BOTS4.me Mana yang Bekerja dengan Dolibarr

Setiap aplikasi ERP BOTS4.me berjalan di Dolibarr 23 dan yang lebih baru. Halaman ini membahas tiga aplikasi yang bersama-sama menjalankan sisi penjualan dari email hingga pembayaran.

Supplier2ERP, Pay2ERP, Bill2ERP, AutoSTOCK, dan AutoPURCHASE juga berjalan di Dolibarr, dan Pay2ERP dapat menggunakan baris bank milik Dolibarr sendiri sebagai inputnya. Satu koneksi Dolibarr melayani setiap bot yang Anda mulai.

📧 Mail2ERP: Pesanan dari Email menjadi Proposal dan Pesanan Pelanggan

Mail2ERP membaca kotak surat penjualan Anda, memutuskan apakah setiap email adalah permintaan penawaran, pesanan pasti, atau bukan keduanya, dan membaca baris produk dari teks email dan setiap lampiran: PDF, Excel, Word, CSV, HTML, gambar, dan dokumen hasil pindai, dalam tata letak dan bahasa apa pun, tanpa templat. Setiap kode produk dicocokkan dengan referensi produk di katalog Dolibarr Anda.

• Pertanyaan harga → draf proposal komersial, siap untuk diberi harga, disesuaikan, dan dikirim oleh tim penjualan Anda.
• Pesanan pasti → pesanan pelanggan, dibuat sebagai draf lalu divalidasi.
• Kontak: orang yang menulis email menjadi kontak pelanggan pada dokumen, dan alamat pengiriman yang disebut di email menjadi kontak pengiriman.
• File: lampiran pelanggan dilampirkan ke proposal atau pesanan.
• Tanpa duplikat: setiap dokumen ditandai dengan email sumbernya di kolom referensi eksternal Dolibarr, sehingga pesanan yang sama yang dikirim dua kali hanya dibuat sekali.

Mail2ERP tidak pernah membuat pihak ketiga (third party) atau produk. Pengirim harus milik pelanggan yang sudah ada dan setiap baris harus cocok dengan produk yang sudah ada. Email yang tidak dapat diimpor tetap belum terbaca di INBOX Anda, dan log menjelaskan alasannya.

🐙 AutoERP: Validasi, Kirim, dan Tagih Pesanan Bertag

AutoERP mengerjakan langkah rutin setelah pesanan. Ia hanya bekerja pada pesanan yang Anda serahkan kepadanya, dan penyerahan dilakukan melalui sebuah kolom, bukan tebakan.

Cara menyerahkan pesanan ke AutoERP

Dolibarr tidak mengizinkan program lain membaca tag pesanan penjualan, sehingga AutoERP menggunakan kolom pesanan bernama BOTS4.me tags (kode b4mtags). Jika pengguna integrasi adalah administrator, AutoERP menambahkan kolom itu sendiri. Jika tidak, tambahkan sekali: Setup → Modules → Sales Orders → Complementary attributes → New attribute, label BOTS4.me tags, kode b4mtags, tipe String (1 line), panjang 255, selalu dapat diedit. Lalu ketik AutoERP di kolom itu untuk memproses seluruh pesanan, atau AutoERP_partial untuk memprosesnya baris demi baris. AutoERP menambahkan tag kemajuannya sendiri ke kolom yang sama.

Apa yang terjadi pada setiap proses

• Konfirmasi: pesanan draf yang diberi tag divalidasi. Jika syarat pembayaran pesanan meminta pembayaran di muka, misalnya “Due on order” atau syarat uang muka 100 %, AutoERP juga menerbitkan faktur uang muka tervalidasi untuk seluruh pesanan, yang tertaut padanya.
• Pengiriman: setelah stok tersedia dan tanggal pengiriman tiba, AutoERP membuat pengiriman tervalidasi dari pesanan dengan kuantitas yang dapat dikirim. Dolibarr memindahkan stok saat validasi jika pengaturan modul Stock Anda menentukan demikian. Pengiriman sebagian menyisakan sisanya di pesanan.
• Penagihan: AutoERP membuat satu faktur tervalidasi dari pesanan, menagih produk stok berdasarkan kuantitas yang benar-benar dikirim dan layanan berdasarkan kuantitas yang dipesan, serta memotong uang muka yang sudah dibayar. Anda juga dapat memilih satu faktur gabungan per pelanggan per hari, minggu, atau bulan.

Pada paket Business, AutoERP juga dapat menahan pengiriman untuk pelanggan dengan faktur yang jatuh tempo, mengingatkan mereka sekali, dan mengirim pesanan secara bertahap. Lihat Panduan AutoERP untuk semua opsi.

💰 AutoCASH: Pengingat Pembayaran untuk Faktur Dolibarr yang Jatuh Tempo

Pada tanggal-tanggal yang Anda pilih setiap bulan, AutoCASH membaca faktur pelanggan Anda yang belum dibayar dari Dolibarr, mengelompokkannya per pelanggan, dan menentukan seberapa terlambat setiap pelanggan. Eskalasi bertahap secara default:

• Mulai dengan lembut: Anda dapat mengaktifkan level 1 saja, menjalankannya secara live, dan mengaktifkan level 2 dan 3 nanti.
• Tidak pernah dua kali untuk hal yang sama: level yang sama hanya diulang setelah masa tunggu, dan proses yang berhenti di tengah jalan tidak dapat mengirim pengingat dua kali.
• Filter: jumlah minimum, jumlah hari keterlambatan minimum, dan daftar pelanggan yang tidak ingin Anda tagih secara otomatis.
• Dua email untuk Anda: pratinjau sehari sebelumnya, berisi siapa yang akan diingatkan, dan laporan sesudahnya, berisi siapa yang dihubungi, pada level berapa, dan untuk faktur mana.
• Dikirim oleh BOTS4.me: karena Dolibarr tidak dapat mengirim email melalui API-nya, pengingat dikirim oleh BOTS4.me, dalam bahasa pelanggan. Faktur uang muka yang dibuat AutoERP untuk pesanan prabayar tidak ditagih oleh AutoCASH.

⚙️ Pengaturan Langkah demi Langkah untuk Dolibarr

• Langkah 1 — Mulai bulan Discovery gratis Anda: masuk di bots4.me/bots dan klik Mulai bulan Discovery gratis pada kartu bot yang Anda inginkan. Tidak perlu kartu.
• Langkah 2 — Aktifkan REST API di Dolibarr: Home → Setup → Modules/Applications → aktifkan API REST (server).
• Langkah 3 — Buat pengguna integrasi: di Users & Groups buat pengguna seperti “BOTS4.me Integration” dan berikan hak untuk bot yang Anda gunakan: Mail2ERP — pihak ketiga, produk, proposal komersial, pesanan penjualan; AutoERP — pesanan penjualan, pengiriman, faktur pelanggan, stok; AutoCASH — faktur pelanggan, pembayaran, bank. Setiap bot juga memerlukan akses baca ke Banks dan ke kartu penggunanya sendiri.
• Langkah 4 — Buat API key: buka kartu pengguna → Modify → kolom API key → generate → Save, lalu salin kuncinya.
• Langkah 5 — Hubungkan Dolibarr di bots4.me: masukkan URL situs Dolibarr Anda dan API key, ditambah nomor entitas jika Anda menggunakan modul Multicompany. Panduan lengkapnya ada di Getting Connected.
• Langkah 6 — Khusus AutoERP: tambahkan kolom pesanan BOTS4.me tags seperti dijelaskan di atas, kecuali jika pengguna integrasi adalah administrator.
• Langkah 7 — Hubungkan kotak surat Anda untuk Mail2ERP (Gmail dan Microsoft 365 dengan Secure Quick Connect, lainnya melalui IMAP dengan kata sandi aplikasi), atau teruskan pesanan ke BOTS4.me Mailbox sebagai gantinya.

🧪 Mode Demo, Email yang Tidak Jelas, dan Kesalahan

Setiap bot mulai dalam Mode Demo. Mail2ERP mengirimi Anda email berisi proposal atau pesanan yang akan dibuatnya, AutoERP melaporkan pesanan mana yang akan divalidasi, dikirim, dan ditagihnya, dan AutoCASH mengirimi Anda daftar lengkap pelanggan yang akan diingatkannya, tanpa menghubungi satu pun dari mereka. Tidak ada yang ditulis ke Dolibarr sampai Anda mengatur Mode ke LIVE, yang terbuka setelah laporan Demo pertama. Halaman Mode Demo menjelaskan idenya, dan demo dasbor langsung menampilkan setiap pengaturan dengan data contoh.

• Email yang tidak dapat diimpor Mail2ERP tetap belum terbaca di INBOX Anda. Yang berhasil diimpor dipindahkan ke _Mail2ERP/DIPROSES.
• Alasannya selalu dicatat di tab Log dan folder LOGS kotak surat Anda, misalnya pengirim yang bukan pelanggan di Dolibarr atau referensi produk yang tidak ada. Lihat panduan folder LOGS di kotak surat.
• Koreksi dengan folder: seret email ke _Mail2ERP/PENAWARAN atau _Mail2ERP/PESANAN untuk mencobanya lagi sebagai proposal atau pesanan, atau ke _Mail2ERP/LEWATI untuk melewati jenis email itu di masa mendatang.
• Masalah pengaturan AutoERP, seperti kolom BOTS4.me tags yang belum ada atau modul Shipments yang dinonaktifkan, disebutkan dalam laporan proses sehingga Anda tahu persis apa yang harus diperbaiki.

📅 Bulan Discovery Gratis dan Paket Gratis

Bulan pertama setiap bot adalah bulan Discovery gratis tanpa perlu kartu. Sakelar bertanda Discovery di tab Kontrol sudah termasuk dan awalnya nonaktif, sehingga Anda yang memilih apa yang ingin dicoba.

📚 Bacaan Terkait

• Produk: Mail2ERP, AutoERP, dan AutoCASH.
• Panduan: Panduan Mail2ERP, Panduan AutoERP, Panduan AutoCASH, dan Getting Connected.
• ERP open-source lainnya: Otomatiskan ERPNext dari Email: Pesanan, Konfirmasi Pemasok, dan Pembayaran.
• Membandingkan pendekatan: Parseur, Docparser, atau Nanonets vs Mail2ERP untuk Entri Pesanan ERP.
• Langkah yang sama di ERP lain: Kirim dan Tagih Pesanan Business Central Secara Otomatis dan Cara Mengotomatiskan Konfirmasi Pesanan, Pengiriman, dan Penagihan di Odoo.
• Latar belakang: Memahami Sistem ERP dan CRM dan mengapa kami membangun BOTS4.me.