Cara Mengotomatiskan Konfirmasi Pesanan, Pengiriman, dan Penagihan di Odoo
Berhenti mengklik Confirm → Validate → Create Invoice pada setiap transaksi penjualan
Sebuah pesanan di Odoo belum selesai begitu dimasukkan — masih ada yang harus mengonfirmasinya, membuat pengiriman saat stok memungkinkan, membuat faktur, dan mengirim email kepada pelanggan di setiap tahap. Panduan ini menunjukkan cara mengotomatiskan pemrosesan pesanan Odoo secara menyeluruh dengan AutoERP: pesanan yang Anda beri tag dikonfirmasi, pengiriman dibuat penuh atau sebagian, faktur dibuat secara individu atau dalam kelompok kolektif — secara otomatis, sesuai jadwal dan jam yang Anda tentukan. Penyiapan hanya butuh sekitar lima menit dan bulan pertama adalah bulan Discovery gratis.
🎯 Biaya Tersembunyi dari Pemrosesan Pesanan Manual di Odoo
Odoo memodelkan alur penjualan dengan sangat baik — penawaran, pesanan penjualan, pengiriman, faktur — tetapi secara default manusialah yang menjalankan setiap transisi. Kalikan empat atau lima klik (ditambah keputusan yang perlu diambil) dengan setiap pesanan, setiap hari, dan biayanya pun menumpuk:
- Pesanan menunggu manusia: draf yang baru dikonfirmasi pukul 9 pagi keesokan harinya berarti pengiriman baru berangkat sehari kemudian. Pesanan malam hari dan akhir pekan hanya mengantre.
- Keputusan stok dibuat secara dadakan: apakah pesanan yang sebagian tersedia sebaiknya dikirim sekarang atau menunggu? Pesanan mana yang mendapatkan unit terakhir — yang tertua, atau yang pertama kali dilihat oleh petugas gudang?
- Penagihan tertunda: pengiriman yang sudah selesai tetapi belum difakturkan adalah modal kerja yang mengendap di kotak keluar gudang Anda. Mengelompokkan faktur per pelanggan secara manual cukup melelahkan sehingga banyak tim melewatkannya.
- Risiko kredit diperiksa secara tidak konsisten: menghentikan pengiriman kepada pelanggan dengan faktur tunggakan mengharuskan seseorang untuk selalu ingat memeriksanya — setiap saat.
Tidak satu pun dari pekerjaan ini memerlukan penilaian yang tidak bisa dituliskan sebagai sebuah aturan. Itulah tepatnya yang membuatnya dapat diotomatiskan.
🔍 Pendekatan yang Biasa Digunakan — dan Di Mana Mereka Tidak Cukup
Opsi otomatisasi bawaan Odoo
Odoo menawarkan sebagian dari ini secara bawaan: kebijakan penagihan, tindakan terjadwal, dan aturan otomatisasi masing-masing dapat mencakup sebagian. Namun menyusunnya menjadi satu alur yang koheren — konfirmasi, pemeriksaan kredit, pengiriman sebagian dengan prioritas yang masuk akal, penagihan berkelompok, pemberitahuan pelanggan di setiap tahap — berarti mengonfigurasi dan memelihara banyak mekanisme terpisah, dan beberapa perilaku (seperti nilai pengiriman minimum dengan pelewatan berbasis waktu, atau ambang batas penagihan kolektif) memerlukan pengembangan khusus.
Tindakan server dan skrip khusus
Seorang pengembang dapat membuat skrip untuk semua ini di Odoo.sh atau on-premise. Masalahnya adalah kepemilikan yang berkelanjutan: setiap peningkatan versi Odoo, setiap perubahan aturan (“sebenarnya, mari kita buat faktur mingguan, bukan harian”) adalah sebuah tugas pengembangan. Dan Odoo Online sama sekali melarang Python khusus.
Konektor bergaya Zapier
Alat alur kerja generik dapat memicu tindakan sederhana pada catatan Odoo, tetapi logika logistik multi-langkah — pemeriksaan ketersediaan stok, pengiriman sebagian yang memprioritaskan pesanan tertua, pemblokiran kredit, penagihan berkelompok — berada di luar jangkauan resep pemicu-tindakan sederhana.
⚠️ Apa yang dibutuhkan solusi yang sesungguhnya
Otomatisasi pemrosesan pesanan harus berbasis aturan, dapat dikonfigurasi tanpa kode, dan aman untuk diuji — Anda perlu melihat dengan tepat apa yang akan dilakukannya terhadap basis data langsung Anda sebelum mengizinkannya menulis apa pun. AutoERP dibangun tepat berdasarkan prinsip itu: setiap fitur dapat diaktifkan/nonaktifkan, setiap proses dilaporkan, dan sebuah Mode Demo yang tidak melakukan satu pun transaksi.
⚙️ Cara Otomatis: Alur Tiga Modul AutoERP
Draf pesanan dikonfirmasi, proforma & email dikirim
Pengiriman dibuat saat stok & kredit memungkinkan
Faktur dibuat — langsung atau berkelompok
Laporan proses masuk ke kotak masuk Anda
Modul 1 — Konfirmasi Pesanan: mengonfirmasi draf pesanan penjualan dan penawaran yang Anda beri tag AutoERP (pesanan tanpa tag tidak pernah disentuh; Anda dapat mengganti nama tag). Untuk pelanggan pembayaran di muka, modul ini menerbitkan faktur uang muka 100% melalui Odoo, yang nantinya dikurangkan pada faktur akhir, dan Odoo mengirim email konfirmasi dengan templat Anda sendiri, dalam bahasa pelanggan.
Modul 2 — Pengiriman: membuat dan memvalidasi pengiriman di Odoo saat barang tersedia di stok — pengiriman penuh saat semuanya tersedia, atau, dengan Pengiriman Parsial, pengiriman sebagian untuk baris yang tersedia, selalu mendahulukan pesanan tertua. Nilai pengiriman minimum yang dapat dikonfigurasi mencegah pengiriman mikro yang tidak ekonomis, dengan pelewatan otomatis setelah masa tunggu yang Anda tentukan agar tidak ada yang menunggu selamanya (beri tag AutoERP_small_ok pada pesanan untuk langsung mengirimnya). Pesanan ambil sendiri mendapatkan pemberitahuan pengambilan sebagai gantinya. Dengan Pemeriksaan Kredit aktif, pengiriman ditahan ketika uang muka belum dibayar atau saldo tunggakan pelanggan melebihi ambang batas Anda.
Modul 3 — Penagihan: menagih apa yang telah dikirim melalui fitur penagihan bawaan Odoo — satu faktur per pesanan tepat setelah pengiriman, atau satu faktur kolektif per pelanggan per hari, minggu, atau bulan, dengan jumlah minimum yang dapat dikonfigurasi. Pengumpulan aktif dan mingguan secara bawaan; pilih “Segera (tanpa pengumpulan)” di Faktur pelanggan jika Anda menginginkan satu faktur per pengiriman. Dengan Dokumen Pajak aktif, pesanan prabayar yang belum dikirim dalam jumlah hari yang Anda tentukan mendapatkan dokumen pajaknya. Odoo mengirim setiap faktur melalui email beserta PDF-nya.
Penyiapan dalam lima langkah
- Langkah 1 — Mulai bulan Discovery gratis Anda: Masuk di bots4.me/bots, klik Mulai bulan Discovery gratis pada kartu AutoERP dan setujui Ketentuan satu kali — tanpa kartu kredit.
- Langkah 2 — Hubungkan Odoo: instal modul BOTS4.me Connect yang gratis (Odoo 13–19). Odoo.sh dan on-premise mendapatkan konektor Python sekali klik yang juga memberikan hak yang diperlukan AutoERP. Di Odoo Online, buat kunci API di Settings → Users & Companies → Users → pengguna Anda → Account Security (aktifkan mode pengembang jika tab tersebut tersembunyi) dan tempelkan di bots4.me di Pengaturan → AutoERP → Access Manager → Tambah Sumber → ERP → Odoo; Odoo Online memerlukan paket Custom dari Odoo untuk akses API, dan helper XML opsional tanpa kode menambahkan menu BOTS4.me di dalam Odoo. Satu koneksi melayani setiap aplikasi BOTS4.me yang bekerja dengan Odoo.
- Langkah 3 — Pilih modul dan aturan Anda: aktifkan konfirmasi, pengiriman, dan/atau penagihan secara individual di tab Kontrol, dan beri tag pesanan yang boleh ditangani AutoERP di Odoo (AutoERP untuk pesanan utuh, AutoERP_partial untuk pengiriman per baris) — kedua tag dibuat di Odoo untuk Anda. Atur jadwal kolektif, nilai minimum, ambang batas kredit, Jadwal Berjalan, dan Jam Operasional.
- Langkah 4 — Beri tag pada satu pesanan dan jalankan dalam DEMO: pasang tag AutoERP pada satu pesanan penjualan. Dalam DEMO, AutoERP membaca pesanan dan stok Anda yang sebenarnya tetapi tidak melakukan transaksi apa pun (AutoERP hanya menulis tag pesanannya sendiri) — setelah proses berikutnya Anda mendapatkan laporan yang menunjukkan dengan tepat apa yang akan dikonfirmasi, dikirim, dan difakturkan.
- Langkah 5 — Beralih ke live: Setelah laporan DEMO terlihat benar, atur Mode ke LIVE di tab Kontrol — opsi ini terbuka setelah email laporan DEMO pertama. AutoERP mengirimi Anda laporan melalui email setiap kali melakukan sesuatu atau membutuhkan Anda, dan tab Log pada dasbor mencatat setiap keputusan.
🧭 Coba di Bulan Discovery Gratis Anda
Bulan pertama AutoERP Anda adalah bulan Discovery gratis: kuota penggunaan paket Personal dengan Pemeriksaan Kredit, Pengiriman Parsial, dan Dokumen Pajak terbuka untuk dicoba, tanpa kartu kredit. AutoERP tidak memerlukan kotak surat — hanya Odoo.
Hari 1 — Mulai dan hubungkan
- Masuk di bots4.me/bots, klik Mulai bulan Discovery gratis pada kartu AutoERP dan setujui Ketentuan satu kali — tanpa kartu kredit.
- Buka Pengaturan (ikon roda gigi) → AutoERP → Access Manager → Tambah Sumber → ERP → Odoo (untuk AutoERP, ERP Anda adalah sumbernya), atau instal modul BOTS4.me Connect gratis di Odoo dan tekan Connect. Langkah demi langkah: Cara Menghubungkan Odoo ke BOTS4.me.
- Odoo Online memerlukan paket Custom dari Odoo untuk akses API.
- Dengan kunci API, berikan hak Sales (Administrator), Contact Creation, Invoicing (Billing), dan Inventory (User) kepada pengguna Odoo tersebut.
Hari 1 — Periksa tab Kontrol
- Mode: AutoERP dimulai dalam DEMO dan proses pertama Anda selalu berupa demo — AutoERP mengirimi Anda email tentang apa yang akan dilakukannya dan tidak menulis apa pun ke Odoo kecuali tag pesanannya sendiri.
- Fitur AutoERP: Konfirmasi Pesanan, Modul Pengiriman, Modul Penagihan, dan Laporan Email aktif. Produk Digital ditujukan untuk perangkat lunak dan layanan yang tidak memerlukan stok.
- Sakelar dengan tag Discovery di tab Kontrol sudah termasuk dalam bulan gratis Anda dan dimulai dalam keadaan nonaktif — aktifkan yang ingin Anda coba.
- Untuk AutoERP, sakelar tersebut adalah Pemeriksaan Kredit, Pengiriman Parsial, dan Dokumen Pajak.
- Penagihan: secara bawaan, pengiriman dikumpulkan ke dalam satu faktur per pelanggan sekali seminggu. Untuk pengujian Anda, atur Faktur pelanggan ke Segera (tanpa pengumpulan) agar Anda melihat faktur tepat setelah pengiriman.
- Jam: AutoERP hanya berjalan di dalam Jam Operasional (jam kerja hari kerja sebagai awal), dan pengiriman serta penagihan juga memiliki jendela waktunya sendiri. Jaga agar jendela penagihan berada di dalam Jam Operasional, atau tidak ada faktur yang dibuat.
Hari 1 — Beri tag pada satu pesanan
Di Odoo, buka penawaran atau pesanan penjualan yang produknya tersedia di stok dan tambahkan tag AutoERP — tag ini dibuat di Odoo untuk Anda selama penyiapan. Setelah proses berikutnya, laporan DEMO mencantumkan apa yang akan dikonfirmasi, dikirim, dan difakturkan AutoERP untuk pesanan tersebut, dan di bawah “Dilewati dan alasannya” pengaturan mana yang menahan sesuatu, misalnya menunggu stok atau di bawah nilai pengiriman minimum Anda. Keputusan yang sama muncul di tab Log.
Minggu 1 — Perluas pengujian, lalu beralih ke LIVE
- Coba pengiriman per baris: dengan Pengiriman Parsial aktif, beri tag AutoERP_partial pada pesanan yang hanya sebagian tersedia di stok — baris yang tersedia dikirim sekarang dan sisanya menunggu di pesanan.
- Coba kontrol kredit: dengan Pemeriksaan Kredit aktif, atur Blokir di atas jumlah tunggakan ini dan Blokir jika lewat jatuh tempo lebih dari ini; pesanan dari pelanggan yang melebihi batas tersebut ditahan, dan Odoo mengirimkan satu pengingat pembayaran kepada pelanggan.
- Setelah laporan DEMO terlihat benar, atur Mode ke LIVE di tab Kontrol — opsi ini terbuka setelah email laporan DEMO pertama.
📅 Saat bulan Discovery berakhir
Saat bulan tersebut berakhir, AutoERP berlanjut dengan sendirinya pada paket gratis dengan kuota bulanan kecil: saat kuota habis, item baru menunggu hingga bulan berikutnya atau hingga Anda memilih paket, dan item yang sudah dimulai selalu diselesaikan. Pilih paket untuk mempertahankan semua fitur — lihat tabel paket di halaman produk AutoERP.
Pada paket gratis, konfirmasi, pengiriman, dan penagihan tetap berjalan; Pemeriksaan Kredit, Pengiriman Parsial, dan Dokumen Pajak memerlukan paket Business. Tidak ada yang telah dilakukan AutoERP yang dibatalkan.
📅 Kegiatan Sehari-hari: Rasanya Berjalan secara Otomatis Penuh
Setelah beralih ke live, AutoERP mengerjakan buku pesanan Anda sesuai Jadwal Berjalan, di dalam Jam Operasional serta jendela konfirmasi, pengiriman, dan penagihan yang Anda tentukan — perluas jendela tersebut dan aktifkan Akhir pekan jika pesanan juga harus diproses di luar jam kantor. Pekerjaan tim Anda berubah dari mengklik alur kerja menjadi membaca laporan singkat: apa yang dikonfirmasi, apa yang dikirim (dan apa yang ditahan serta alasannya), apa yang difakturkan, dan kesalahan apa pun yang terjadi. Odoo mengirimkan email konfirmasi, pengiriman, dan faktur tepat waktu kepada pelanggan tanpa perlu ada yang mengingat untuk mengirimkannya.
Anda tetap memegang kendali dari dasbor: Daya Bot mematikan aplikasi secara instan, setiap fitur dapat diaktifkan/nonaktifkan secara individual, dan aturan kredit, ambang batas, serta jadwal dapat diubah kapan saja tanpa kode. Platform ini di-hosting di UE, dirancang untuk GDPR, menawarkan 2FA, dan mengirimkan laporannya dalam 31 bahasa.
🔗 Berpadu secara alami dengan Mail2ERP dan AutoCASH
AutoERP mulai bekerja begitu sebuah pesanan ada di Odoo dan memiliki tag-nya. Jika pesanan Anda datang melalui email, Mail2ERP mengimpornya secara otomatis — beri tag AutoERP pada pesanan yang diimpor dan bersama-sama keduanya mencakup jalur dari email pelanggan hingga faktur terkirim tanpa mengetik ulang satu baris pun. Dan ketika faktur menunggak, AutoCASH menagihnya dengan pengingat yang meningkat.
🌍 Juga Bekerja di Luar Odoo
Saat ini AutoERP berjalan di Odoo (13–19), ERPNext (15–16), Zoho (Books / Inventory), Dolibarr (23 dan yang lebih baru), Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero, dan SAP Business One. ERP lain apa pun yang memiliki API — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite, dan lainnya — dihubungkan atas permintaan. Hubungi kami jika Anda membutuhkan sistem Anda.
❓ Pertanyaan yang Sering Diajukan
Bisakah Odoo mengonfirmasi pesanan penjualan secara otomatis?
Tidak sebagai alur lengkap secara bawaan — mengonfirmasi draf, menerbitkan faktur uang muka untuk pelanggan pembayaran di muka, dan mengirim email konfirmasi biasanya memerlukan klik manual atau pengembangan khusus. Modul Konfirmasi Pesanan AutoERP melakukan ketiganya secara otomatis untuk pesanan yang Anda beri tag AutoERP, dengan Odoo mengirimkan email dari templat Anda sendiri dalam bahasa pelanggan.
Bagaimana cara membuat faktur secara otomatis di Odoo saat pengiriman selesai?
Biarkan Modul Penagihan AutoERP aktif dan atur Faktur pelanggan ke “Segera (tanpa pengumpulan)”: faktur kemudian dibuat melalui fitur penagihan bawaan Odoo setelah pengiriman selesai. Secara bawaan, AutoERP mengumpulkan pengiriman seorang pelanggan ke dalam satu faktur per minggu; Anda juga dapat memilih harian atau bulanan. Odoo mengirim setiap faktur melalui email beserta PDF-nya. Dengan Dokumen Pajak aktif, pesanan prabayar yang belum dikirim dalam jumlah hari yang Anda tentukan mendapatkan dokumen pajaknya secara otomatis.
Bisakah AutoERP mengirim pesanan sebagian ketika hanya sebagian barang yang tersedia di stok?
Ya. Untuk pesanan yang diberi tag AutoERP_partial, AutoERP membuat pengiriman sebagian untuk baris-baris yang tersedia ketika pengiriman penuh tidak memungkinkan, selalu mendahulukan pesanan tertua. Nilai pengiriman minimum yang dapat dikonfigurasi mencegah pengiriman mikro yang tidak ekonomis, dan pelewatan setelah jumlah hari tertentu memastikan bahkan sisa kecil pun akhirnya tetap dikirim. Sebuah pengaman membatasi jumlah pengiriman sebagian per pesanan. Pengiriman Parsial tersedia mulai paket Business, dan Anda dapat mencobanya selama bulan Discovery gratis Anda — aktifkan di tab Kontrol.
Apa itu penagihan kolektif (batch), dan bisakah Odoo melakukannya secara otomatis?
Penagihan kolektif menggabungkan beberapa pesanan dari satu pelanggan ke dalam satu faktur — hal ini umum dalam B2B di mana pelanggan lebih memilih satu faktur mingguan atau bulanan dibandingkan sepuluh faktur kecil. Dengan AutoERP Anda memilih ritmenya (langsung, harian, mingguan, atau bulanan) dan jumlah kolektif minimum, serta mengatur berapa lama sistem menunggu sisa pesanan agar semuanya masuk ke satu faktur. Sistem tidak pernah menggabungkan pelanggan atau mata uang yang berbeda dalam satu faktur, dan tidak diperlukan pengembangan khusus Odoo.
Bagaimana pemeriksaan kredit menghentikan pengiriman kepada pelanggan dengan faktur tunggakan?
Sebelum membuat pengiriman, AutoERP memeriksa apakah pelanggan memiliki uang muka yang belum dibayar atau saldo tunggakan yang melebihi ambang batas yang Anda konfigurasikan. Jika ya, pengiriman ditahan secara otomatis dan Odoo mengirimkan satu pengingat pembayaran kepada pelanggan — tidak ada pengiriman yang berangkat untuk pelanggan yang seharusnya tidak menerimanya, dan tidak ada yang perlu mengingat untuk memeriksanya. Pemeriksaan Kredit tersedia mulai paket Business, dan Anda dapat mencobanya selama bulan Discovery gratis Anda.
Bisakah saya mengotomatiskan hanya penagihan dan tetap mengonfirmasi pesanan secara manual?
Ya. Masing-masing dari tiga modul AutoERP memiliki sakelarnya sendiri, dan menonaktifkan salah satunya tidak pernah memblokir yang lain. Aktifkan hanya penagihan, hanya pengiriman, hanya konfirmasi — atau kombinasi apa pun — di bots4.me/bots → Kontrol → AutoERP → Fitur AutoERP, dan ubah pilihan Anda kapan saja.
Apakah aman untuk menguji otomatisasi pesanan pada basis data Odoo yang aktif?
Ya — untuk itulah DEMO ada. AutoERP membaca pesanan dan stok Anda yang sebenarnya tetapi tidak melakukan transaksi apa pun; selain tag pesanannya sendiri, AutoERP tidak menulis apa pun dan hanya mengirim laporan yang menjelaskan dengan tepat apa yang akan dikonfirmasi, dikirim, dan difakturkan. AutoERP juga hanya menyentuh pesanan yang Anda beri tag. Setelah laporan demo pertama tiba, Anda dapat mengubah Mode ke LIVE. Bulan pertama adalah bulan Discovery gratis.
📚 Panduan Otomatisasi Odoo Terkait
- Langkah sebelumnya: Cara Mengimpor Pesanan Email dan RFQ ke Odoo Secara Otomatis — Mail2ERP-lah yang pertama kali memasukkan pesanan ke Odoo.
- Langkah setelahnya: Cara Mengotomatiskan Pengingat Pembayaran di Odoo — AutoCASH menindaklanjuti ketika faktur-faktur tersebut menunggak.
- Tutup pembukuan: Cara Mencocokkan Pembayaran Bank dengan Faktur di Odoo Secara Otomatis.
- Gambaran besarnya: Cara Mengotomatiskan Odoo Secara Menyeluruh: Dari Pesanan Email hingga Faktur Terbayar.
🔗 Sumber dan Bacaan Lanjutan
Dokumentasi resmi dan standar yang dirujuk dalam panduan ini. Tautan eksternal terbuka di tab baru.
Konfirmasi, Kirim, dan Fakturkan secara Otomatis Penuh
Hubungkan Odoo dalam lima menit, pantau laporan Mode Demo AutoERP, dan aktifkan otomatisasi live ketika Anda sudah percaya dengan apa yang Anda lihat. Bulan pertama adalah bulan Discovery gratis, tanpa kartu kredit.