AutoERP
Panduan Pengguna – Konfirmasi Pesanan, Pengiriman, dan Penagihan secara Otomatis Penuh
✅ Satu Hal yang Harus Anda Lakukan Terlebih Dahulu
AutoERP bersifat opt-in per pesanan. Sistem ini tidak akan pernah menyentuh pesanan dengan sendirinya. Sistem ini hanya bekerja pada pesanan yang membawa salah satu dari dua tag, yang kami buat di ERP Anda untuk Anda:
| Tag pada pesanan | Apa yang dilakukan AutoERP dengannya |
|---|---|
AutoERP |
Seluruh pesanan, sekaligus. Mengonfirmasinya, menunggu hingga semua barang tersedia di stok, membuat satu pengiriman, lalu memfakturkannya. Tidak ada yang dikirim sampai pesanan bisa dikirim secara lengkap. |
AutoERP_partial |
Per baris. Mengirim apa pun yang saat ini sepenuhnya tersedia di stok dan menyisakan sisanya pada pesanan untuk pengiriman berikutnya. Paling cocok untuk waktu tunggu yang lama atau barang kirim langsung (drop-ship). Memerlukan fitur Pengiriman Sebagian (paket Business ke atas, nonaktif secara default) — tanpa fitur ini pesanan tidak dikirim dan dicantumkan di bawah “perlu bantuan”. |
Anda dapat mengganti nama kedua tag di tab AutoERP pada dasbor Anda jika tim Anda sudah menggunakan konvensi yang berbeda. Pesanan yang membawa KEDUA tag diperlakukan sebagai pesanan lengkap, tidak pernah dua kali.
Setelah AutoERP mengirim sebuah pesanan, AutoERP menambahkan tag penanda miliknya sendiri: AutoERP fully untuk pesanan utuh, AutoERP partially untuk pengiriman sebagian. Dengan begitu tim Anda langsung melihat apa yang sudah dikerjakan AutoERP — biarkan tag ini tetap pada pesanan.
🔄 Cara Kerja AutoERP – Alur Visual
Pesanan
(+ Uang Muka jika Prabayar)
saat Stok Siap
setelah Pengiriman
+ Laporan untuk Anda
Setiap email untuk pelanggan (konfirmasi pesanan, faktur uang muka, surat jalan, faktur, pemberitahuan pengambilan, pengingat pembayaran) dikirim oleh ERP Anda sendiri, dengan templat Anda sendiri, identitas merek Anda sendiri, dan dalam bahasa pelanggan. AutoERP tidak pernah mengirim email kepada pelanggan Anda atas namanya sendiri.
🚀 Terhubung
- Hubungkan ERP Anda di dasbor, atau instal aplikasi BOTS4.me dari Odoo Apps store dan tekan Connect.
- Aktifkan AutoERP. AutoERP dimulai dalam Mode Demo — membaca ERP Anda dan tidak menulis apa pun kecuali tiga tag pesanannya.
- Tandai satu pesanan penjualan dengan
AutoERP. - Tunggu proses berikutnya dan baca laporan pratinjau yang masuk ke kotak masuk Anda.
- Sudah puas? Ubah Mode dari DEMO ke AKTIF pada tab AutoERP. Itulah saat AutoERP mulai menulis ke ERP Anda.
🧭 Tiga Modul
Konfirmasi Pesanan
Mengubah pesanan draft dan penawaran bertag menjadi pesanan terkonfirmasi. Jika syarat pembayaran pesanan menyatakan prabayar, AutoERP juga menerbitkan faktur uang muka 100% melalui ERP Anda, yang dikirim ERP Anda kepada pelanggan melalui email. Tersedia di setiap paket, sama seperti dua modul di bawah.
Pengiriman
Membuat dan memvalidasi pengiriman di ERP Anda begitu stok tersedia, tanggal pengiriman telah tiba, dan kredit pelanggan dalam kondisi baik. Pengiriman sebagian menyisakan sisanya pada pesanan sebagai pesanan tertunda (back order).
Penagihan
Menagih apa yang benar-benar telah dikirim, melalui modul penagihan ERP Anda sendiri — satu faktur per pesanan, atau satu faktur kolektif per pelanggan (dan mata uang) per hari, minggu, atau bulan. Uang muka dipotong pada faktur akhir; faktur uang muka yang telah diposting juga menjadi dokumen pajak Anda atas uang muka yang diterima.
Setiap modul dapat dimatikan secara independen di dasbor. Mematikan satu modul tidak pernah menghalangi modul lainnya — misalnya, Anda dapat membiarkan AutoERP mengonfirmasi dan mengirim sementara akuntan Anda tetap membuat faktur secara manual.
⚙️ Referensi Pengaturan Dasbor
Pesanan mana yang boleh disentuh AutoERP
| Pengaturan | Bawaan | Fungsinya |
|---|---|---|
| Tag: pesanan lengkap | AutoERP | Tag yang menyerahkan seluruh pesanan ke AutoERP. |
| Tag: pesanan per baris | AutoERP_partial | Tag yang mengizinkan pengiriman sebagian untuk sebuah pesanan. |
| Mata uang untuk batas di bawah ini | Kosong (mata uang perusahaan Anda) | Mata uang yang dipakai untuk menuliskan nilai minimum dan batas kredit Anda. Biarkan kosong untuk menggunakan mata uang perusahaan Anda dari ERP. Pesanan dalam mata uang lain tidak diukur terhadap batas tersebut — kami tidak pernah mengonversi diam-diam. |
Jam kerja
| Pengaturan | Bawaan | Fungsinya |
|---|---|---|
| Konfirmasi pesanan — dari / sampai | 00:00 – 23:59 | Kapan pesanan boleh dikonfirmasi. |
| Buat pengiriman — dari / sampai | 06:00 – 16:00 | Biasanya jam operasional gudang Anda, sehingga tidak ada barang yang diambil setelah semua orang pulang. |
| Batas waktu pesanan hari yang sama | 14:30 | Pesanan yang dibuat setelah waktu ini akan dikirim keesokan harinya. |
| Buat faktur — dari / sampai | 13:00 – 17:00 | Kapan faktur boleh dibuat. |
| Jangan buat faktur sebelum | 13:00 | Sebuah batas pengaman agar pesanan yang masih diedit di pagi hari tidak difakturkan terlalu cepat. |
Aturan pengiriman
| Pengaturan | Bawaan | Fungsinya |
|---|---|---|
| Nilai pengiriman minimum | 25 | Jangan kirim paket bernilai lebih rendah dari ini; tunggu barang tambahan. Atur ke 0 untuk selalu mengirim. |
| … tetapi tetap kirim setelah | 14 hari | Agar pesanan kecil tidak menunggu selamanya. |
| Maks pengiriman parsial per pesanan | 10 | Mencegah satu pesanan berubah menjadi rentetan paket-paket kecil. |
Perlu mengirim satu pesanan kecil tertentu segera? Tambahkan tag AutoERP_small_ok padanya dan nilai minimum akan diabaikan untuk pesanan tersebut.
Aturan penagihan
| Pengaturan | Bawaan | Fungsinya |
|---|---|---|
| Kumpulkan pengiriman ke satu faktur | Aktif | Aktif: satu faktur per pelanggan per periode. Nonaktif: satu faktur per pesanan. |
| Faktur pelanggan | Sekali seminggu | Langsung, harian, mingguan, atau bulanan. |
| Hari penagihan / tanggal dalam bulan | Jumat / tanggal 1 | Hari mana faktur kolektif dikirim. Bulanan dibatasi hingga tanggal 28 agar setiap bulan berperilaku sama. |
| Jumlah faktur minimum | 50 | Di bawah nilai ini, faktur akan digulirkan ke periode berikutnya. |
| Maks faktur per pengiriman | 1 | Sebuah batas pengaman. AutoERP selalu mengizinkan satu faktur akhir tambahan agar tidak ada yang tetap belum difakturkan. |
| Tunggu pesanan lengkap | 14 hari | Berapa lama menunggu agar semuanya masuk ke dalam SATU faktur. Setelah itu, AutoERP menagih apa yang telah dikirim dan mengirimkan faktur akhir kemudian. |
| Dokumen pajak setelah | 14 hari | Ketika seorang pelanggan telah membayar di muka tetapi barang belum dikirim dalam jumlah hari ini, sebuah dokumen pajak akan diterbitkan — sebuah persyaratan hukum di banyak negara. |
| Kolom “Wants invoice” | (kosong) | Opsional. Nama teknis dari kolom ya/tidak di ERP Anda yang mencatat apakah pelanggan menginginkan faktur sama sekali. Biarkan kosong untuk selalu membuat faktur. |
Kontrol kredit
| Pengaturan | Bawaan | Fungsinya |
|---|---|---|
| Wajibkan proforma dibayar | Aktif | Tahan pengiriman sampai pelanggan pembayaran di muka benar-benar telah membayar. |
| Blokir di atas jumlah tunggakan ini | 300 | Tahan pengiriman untuk pelanggan yang berutang kepada Anda lebih dari nilai ini. |
| Blokir jika lewat jatuh tempo lebih dari ini | 14 | Tahan pengiriman ketika faktur belum dibayar tertua lebih tua dari nilai ini. |
| Tahan pengiriman jika pemeriksaan gagal | Aktif | Jika pemeriksaan kredit itu sendiri tidak dapat dijalankan, tahan alih-alih mengirim. Direkomendasikan. |
| Kirim email ke pelanggan saat diblokir | Aktif | Mengirim pengingat pembayaran saat pertama kali sebuah pesanan ditahan. Sekali per pesanan, tidak pernah berulang. |
🔍 Mode Demo
Setiap akun AutoERP dimulai dalam Mode Demo, dan proses pertama Anda selalu berupa demo. Dalam Mode Demo, AutoERP membaca pesanan, stok, dan status pembayaran pelanggan Anda, lalu menghitung dengan tepat apa yang akan dilakukannya — kemudian mengirimkan daftar tersebut kepada Anda melalui email, bukan melakukannya. Tidak ada satu pun catatan di ERP Anda yang disentuh.
Setelah Anda menerima setidaknya satu laporan demo, sakelar AKTIF akan terbuka pada tab AutoERP. Anda dapat kembali ke Demo kapan pun Anda mau.
📊 Membaca Laporan
📋 Ringkasan
Berapa banyak pesanan yang dikonfirmasi, dikirim, dan ditagih — dan berapa yang dilewati, per kategori. Dalam mode LIVE, laporan hanya dikirim saat AutoERP melakukan sesuatu atau ada pesanan yang membutuhkan Anda; pesanan yang perlu ditangani manual dicantumkan pertama.
📝 Pesanan demi pesanan
Setiap keputusan, disertai alasannya dalam bahasa yang mudah dipahami. Dalam Mode Demo, ini adalah daftar lengkap dari apa yang akan terjadi.
⚠️ Yang dilewati dan alasannya
Bagian paling berguna. “Waiting for stock”, “below your minimum”, “customer overdue”, “after the cut-off” — setiap alasan dilewati memberi tahu Anda pengaturan mana yang menyebabkannya.
❓ Pemecahan Masalah
| Apa yang Anda lihat | Apa artinya |
|---|---|
| “No tagged orders needed attention” | Tidak ada pesanan yang membawa tag AutoERP, atau setiap pesanan yang ditandai sudah diproses sepenuhnya. Tandai sebuah pesanan dan tunggu proses berikutnya. |
| Pesanan dikonfirmasi tetapi tidak pernah dikirim | Biasanya karena stok: tag pesanan lengkap menunggu sampai semua baris tersedia. Periksa alasan pelewatan — alasan ini menyebutkan nama produknya. Bisa juga karena jendela pengiriman atau waktu batas akhir. |
| Dikirim tetapi tidak pernah difakturkan | Periksa apakah jendela penagihan tumpang tindih dengan Jam Operasional Anda dan mencakup waktu “jangan buat faktur sebelum”. Dengan penagihan kolektif mingguan, faktur hanya dikirim pada hari yang dipilih. |
| Semua pesanan seorang pelanggan tertahan | Kontrol kredit. Mereka melebihi batas tunggakan Anda, atau uang muka mereka belum dibayar. Laporan menyebutkan jumlah dan jumlah harinya. |
| Baris layanan tidak pernah ditagih | Layanan ini ditagih berdasarkan kuantitas terkirim dan belum ada yang mengisi kuantitas terkirimnya — AutoERP tidak pernah menebaknya. Laporan mencantumkannya satu kali di bagian “Perlu bantuan Anda”; isi kuantitasnya pada pesanan dan proses berikutnya akan menagihnya. |
| Pesanan kecil tidak pernah dikirim | Nilainya di bawah nilai pengiriman minimum Anda. Pesanan ini akan dikirim secara otomatis setelah periode tunggu, atau segera jika Anda menandainya dengan AutoERP_small_ok. |
| Tag AutoERP tidak ada di ERP Anda | Pengguna yang terhubung tidak diizinkan membuat tag. Berikan hak akses administrator Penjualan, atau buat kedua tag tersebut secara manual — AutoERP akan tetap menggunakannya. |
| Odoo tidak memiliki kolom Tag pada pesanan penjualan | Beberapa database Odoo tanpa aplikasi CRM tidak memiliki kolom Tag pada pesanan penjualan, sehingga AutoERP tidak dapat menandai pesanan. Instal aplikasi CRM (aplikasi ini menambahkan kolom Tag), atau minta mitra Odoo Anda menambahkan kolom teks bernama x_autoerp_tags pada pesanan penjualan dan ketikkan nama tag ke dalamnya — AutoERP kemudian membaca kolom tersebut sebagai gantinya. |
🔒 Yang Tidak Akan Pernah Dilakukan AutoERP
- Menyentuh pesanan yang tidak ditandai.
- Menulis apa pun selain tiga tag pesanannya selama Mode Demo aktif.
- Mengirim email kepada pelanggan Anda atas namanya sendiri — setiap email pelanggan berasal dari ERP Anda, dengan templat dan identitas merek Anda.
- Mengirim barang kepada pelanggan yang melebihi batas kredit yang Anda tetapkan, selama Pemeriksaan Kredit aktif.
- Memfakturkan barang yang sama dua kali — jumlah yang sudah difakturkan di ERP Anda tidak akan pernah ditagih lagi.
- Menggabungkan beberapa pelanggan, atau beberapa mata uang, ke dalam satu faktur.
❓ Pertanyaan yang Sering Diajukan
ERP apa saja yang didukung?
Aktif hari ini: Odoo 13 hingga 19 (Community, Enterprise, Odoo.sh, Odoo Online), ERPNext 15 dan 16, Zoho (Books / Inventory), Dolibarr 23 dan yang lebih baru, Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), serta QuickBooks Online, Xero dan SAP Business One. ERP lain apa pun yang memiliki API — SAP S/4HANA, Dynamics 365 Finance / Sales, NetSuite, dan lainnya — dihubungkan atas permintaan.
Apa yang diotomatiskan oleh AutoERP?
Tiga modul inti: Konfirmasi Pesanan (mengonfirmasi pesanan dan, untuk pelanggan prabayar, meminta ERP Anda menerbitkan faktur uang muka), Pengiriman (membuat pengiriman saat stok tersedia, pesanan utuh atau per baris), dan Penagihan (satu faktur per pesanan, atau faktur kolektif — harian, mingguan, atau bulanan). ERP Anda yang mengirim semua email ke pelanggan.
Bisakah saya menguji tanpa memengaruhi ERP saya?
Ya! Mode Demo membaca pesanan dan stok Anda tetapi tidak melakukan transaksi apa pun — hanya menghasilkan laporan yang menunjukkan dengan tepat apa yang akan dilakukannya. Bulan pertama gratis.
Bisakah saya mengaktifkan hanya beberapa modul saja?
Ya. Setiap modul memiliki sakelarnya sendiri — aktifkan hanya yang Anda butuhkan: hanya konfirmasi, hanya pengiriman, atau ketiga modul sekaligus. Konfigurasikan di /bots → Kontrol → AutoERP.
Apakah ini mendukung pengiriman sebagian?
Ya, dengan fitur Pengiriman Sebagian (paket Business ke atas). Jika tidak semua barang tersedia di stok, AutoERP mengirim baris yang tersedia dan membuat pengiriman sebagian — pesanan tertua diutamakan. Pengaman membatasi jumlah pengiriman sebagian per pesanan (default 10).
Apa itu penagihan kolektif?
Alih-alih membuat satu faktur per pesanan, AutoERP dapat mengelompokkan beberapa pesanan dari pelanggan yang sama ke dalam satu faktur kolektif — langsung, harian, mingguan, atau bulanan. Dapat dikonfigurasi dengan ambang batas jumlah kolektif minimum.
Apakah ini bekerja dengan Mail2ERP?
Ya! Mail2ERP mengimpor pesanan dari email ke ERP Anda. AutoERP kemudian mengonfirmasi, mengirim, dan membuat faktur untuk pesanan tersebut secara otomatis. Bersama-sama mereka mengotomatiskan seluruh siklus — dari email pelanggan hingga faktur terbayar.
Bagaimana cara kerja pemeriksaan kredit?
Saat Pemeriksaan Kredit aktif (paket Business ke atas, nonaktif secara default), AutoERP memeriksa sebelum pengiriman apakah pelanggan memiliki faktur proforma yang belum dibayar atau saldo tunggakan. Jika melebihi ambang batas Anda (default: 300 dalam mata uang perusahaan Anda, atau faktur yang terlambat lebih dari 14 hari), pengiriman ditahan dan pelanggan menerima satu pengingat pembayaran dari ERP Anda.
Apakah ini menggunakan AI? Kami tidak diizinkan menggunakannya.
Tidak. AutoERP tidak mengandung model AI dalam mode atau tingkatan apa pun, dan tidak ada data yang pernah dikirim ke penyedia AI. Setiap tindakan mengikuti aturan yang Anda konfigurasikan, sehingga masukan yang sama selalu menghasilkan hasil yang sama dan setiap langkah dapat dilacak dalam log. Jika tim kepatuhan Anda memerlukannya secara tertulis, hubungi kami dan kami akan mengonfirmasinya untuk berkas Anda.