Penagihan Otomatis di Business Central: Posting dan Kirim Faktur untuk Pesanan yang Sudah Dikirim

🎯 “Dikirim Kemarin, Masih Belum Ditagih”

Di kebanyakan perusahaan Business Central, penagihan adalah kebiasaan manual, bukan proses. Gudang memposting pengiriman, dan faktur bergantung pada seseorang di kantor yang ingat untuk menyelesaikan pesanan. Hasilnya terlihat sama di mana-mana:

• Dikirim tetapi belum ditagih: pesanan tertahan dengan kuantitas terkirim yang belum ditagih siapa pun. Setiap hari penundaan berarti pelanggan membayar sehari lebih lambat.
• Klik berulang: buka pesanan, periksa kuantitas yang akan ditagih, posting, temukan faktur yang diposting, kirim lewat email — untuk setiap pesanan, setiap hari.
• Baris layanan terlupakan: baris tanpa barang untuk dikirim, seperti layanan atau ongkos angkut, mudah terlewat ketika sisa pesanan ditangani dari gudang.
• Waktu yang tidak konsisten: sebagian pelanggan menerima faktur di hari yang sama, yang lain seminggu kemudian, tergantung siapa yang ada di kantor.

Tidak ada satu pun yang membutuhkan pertimbangan. “Tagih apa yang sudah dikirim dan kirimkan ke pelanggan” adalah aturan, dan aturan bisa berjalan sendiri.

🔍 Apa yang Ditawarkan Business Central Sendiri

Memposting pesanan satu per satu

Cara standarnya adalah membuka setiap pesanan penjualan dan mempostingnya. Cara ini andal, tetapi dikerjakan oleh manusia, pada waktu yang dimiliki orang itu. Email faktur adalah langkah tambahan di atasnya.

Posting batch dan pekerjaan terjadwal

Business Central dapat memposting beberapa pesanan penjualan dalam satu batch, dan partner dapat menjadwalkan pekerjaan. Tetap saja seseorang harus memilih pesanan mana yang masuk ke batch, menjaga filter tetap benar, dan memastikan faktur benar-benar sampai ke pelanggan. Mengubah aturan — “kumpulkan faktur mingguan untuk grup ini” — biasanya berarti meminta bantuan partner.

⚙️ Cara Kerja AutoERP di Business Central

Dimensi BOTS4ME, bukan tag

Di ERP lain, Anda menyerahkan pesanan ke AutoERP dengan tag. Business Central tidak memiliki tag pesanan, sehingga AutoERP membaca dimensi BOTS4ME pada header pesanan penjualan. Anda membuat dimensi itu sekali, dengan empat nilai, dan menetapkan salah satunya pada setiap pesanan yang boleh ditangani AutoERP:

• FULL — AutoERP memproses seluruh pesanan.
• PARTIAL — pengiriman parsial diizinkan.
• SMALLOK — seluruh pesanan diproses meskipun di bawah batas pesanan kecil Anda.
• PARTIAL-SMALLOK — pengiriman parsial diizinkan, meskipun di bawah batas pesanan kecil Anda.

Pesanan tanpa dimensi ini tidak pernah disentuh. Seperti setiap dimensi, nilainya juga mengalir ke entri buku besar (G/L) dokumen yang diposting, sehingga faktur AutoERP mudah ditemukan dalam laporan. Nilainya tetap FULL, PARTIAL, dan SMALLOK meskipun Anda mengganti nama tag di dasbor Anda.

Apa yang diposting AutoERP

• Sudah dikirim, belum ditagih: pada baris stok, AutoERP menagih tepat kuantitas yang sudah dikirim dan belum ditagih, menggunakan posting milik Business Central sendiri.
• Baris tanpa barang untuk dikirim: layanan dan baris non-stok lainnya dikirim dan ditagih bersamaan, sehingga tidak tertinggal.
• Segera atau dikumpulkan: tagih setiap pesanan tepat setelah pengirimannya, atau kumpulkan pesanan pelanggan per hari, minggu, atau bulan dengan jumlah minimum. API Business Central menaruh satu pesanan pada satu faktur, sehingga pengumpulan memposting satu faktur per pesanan pada waktu yang sama.
• Pesanan dalam peninjauan (menunggu persetujuan) dilewati sampai dirilis oleh proses persetujuan Anda.

Email untuk pelanggan

Aksi kirim Business Central tidak dapat membawa kata-kata AutoERP, sehingga BOTS4.me mengirim email faktur sendiri, dengan PDF faktur Business Central terlampir. Jika Anda menghubungkan kotak surat ke AutoERP, email dikirim dari alamat Anda sendiri; jika tidak, email berasal dari kotak surat sistem BOTS4.me dengan balasan diarahkan kepada Anda. API Business Central tidak menyimpan bahasa pelanggan, sehingga email ditulis dalam bahasa akun Anda.

Apa yang belum dilakukan AutoERP di Business Central saat ini

• Pengiriman tanpa penagihan: API Business Central mengirim dan menagih dalam satu aksi. AutoERP baru akan mengirim tanpa menagih setelah hal ini diverifikasi dengan Business Central; sampai saat itu, pengiriman diserahkan kepada Anda, ditandai dalam laporannya, dan pesanan ditagih segera setelah Anda memposting pengirimannya.
• Faktur uang muka: API tidak memiliki faktur uang muka, sehingga pesanan yang membutuhkan uang muka tetap Anda tangani.
• Koreksi: dokumen koreksi untuk faktur yang sudah diposting dibuat oleh Anda di Business Central.

Tidak pernah dua kali

Sebelum memposting, AutoERP mencatat apa yang akan dipostingnya. Jika suatu proses terputus setelah Business Central memposting faktur, proses berikutnya menemukan faktur itu dan tidak memposting faktur lain. Tanda kemajuan milik AutoERP disimpan di sisi BOTS4.me, tidak pernah ditulis ke pesanan Anda.

🛠️ Pengaturan Langkah demi Langkah

• Langkah 1 — Mulai bulan Discovery gratis Anda: masuk di bots4.me/bots, klik Mulai bulan Discovery gratis pada kartu AutoERP dan setujui Ketentuan sekali saja. Tidak perlu kartu.
• Langkah 2 — Hubungkan Business Central: buka Pengaturan → AutoERP → Access Manager → Tambah Sumber (untuk AutoERP, ERP Anda adalah sumbernya), pilih ubin Dynamics 365 Business Central dan Masuk dengan Microsoft menggunakan pengguna berlisensi. Pilih lingkungan dan perusahaan jika Anda memiliki beberapa. Panduan lengkapnya, termasuk persetujuan administrator, ada di Getting Connected.
• Langkah 3 — Berikan izin yang tepat kepada pengguna: AutoERP perlu mengedit dan memposting pesanan penjualan serta membaca dimensi. Set izin standar D365 BUS FULL ACCESS mencakup semua aplikasi BOTS4.me.
• Langkah 4 — Buat dimensi sekali saja: di Business Central buka Dimensions → New, kode BOTS4ME, dengan nilai FULL, PARTIAL, SMALLOK, dan PARTIAL-SMALLOK. Dimensi tidak dapat dibuat melalui API, jadi satu langkah ini menjadi tugas Anda. Jika dimensi itu belum ada, laporan AutoERP akan memberi tahu Anda.
• Langkah 5 — Tandai satu pesanan dan jalankan dalam DEMO: tetapkan BOTS4ME = FULL pada pesanan penjualan yang sudah dikirim tetapi belum ditagih. Dalam DEMO, AutoERP membaca pesanan Anda dan tidak menulis apa pun ke Business Central; setelah proses berikutnya, laporannya menunjukkan apa yang akan ditagihnya, dan mengapa ada yang ditahan.
• Langkah 6 — Beralih ke LIVE: setelah laporan DEMO terlihat benar, atur Mode ke LIVE di tab Kontrol — opsi ini tersedia setelah email laporan DEMO pertama.

🧭 Coba di Bulan Discovery Gratis Anda

Periksa tab Kontrol

• Modul Penagihan dan Laporan Email aktif. Untuk uji pertama Anda, atur Faktur pelanggan ke Segera (tanpa pengumpulan) agar Anda melihat faktur tepat setelah pengiriman; secara default, faktur dikumpulkan setiap minggu.
• Jam: AutoERP hanya berjalan di dalam Jam Operasional (awalnya jam kerja hari kerja), dan penagihan memiliki jendela waktunya sendiri. Jaga agar jendela penagihan berada di dalam Jam Operasional, atau tidak ada faktur yang dibuat.
• Produk Digital ditujukan untuk perangkat lunak dan layanan yang tidak memerlukan stok.
• Sakelar dengan label Discovery termasuk dalam bulan gratis Anda dan awalnya nonaktif — aktifkan yang ingin Anda coba.

Minggu 1 — perluas pengujian, lalu beralih ke LIVE

Tandai beberapa pesanan terkirim lainnya, termasuk satu dengan baris layanan, dan satu pelanggan yang pesanannya ingin Anda kumpulkan mingguan. Baca setiap laporan: apa yang ditagih, apa yang dilewati, dan mengapa. Keputusan yang sama muncul di tab Log. Setelah semuanya sesuai dengan yang akan Anda lakukan secara manual, beralihlah ke LIVE.

📅 Sehari-hari: Apa yang Berubah bagi Tim Anda

Setelah go-live, tugas tim Anda adalah menandai pesanan dan memposting pengiriman, seperti sebelumnya. Faktur menyusul sesuai jadwal jalan AutoERP, di dalam jam Anda, dan pelanggan menerima setiap faktur lewat email dengan PDF terlampir. Laporan singkat sampai kepada Anda setiap kali AutoERP melakukan sesuatu atau membutuhkan Anda, dan Daya Bot mematikan semuanya sekaligus.

• Tandai saat entri: tetapkan nilai BOTS4ME saat pesanan dibuat, atau biarkan proses penerimaan pesanan Anda yang melakukannya. Pesanan yang diimpor Mail2ERP dari email mendapat nilai yang sama dari tim Anda.
• Baca baris “dilewati”: baris itu memberi tahu Anda pesanan mana yang menunggu apa — pengiriman yang belum diposting, pesanan dalam peninjauan, atau jendela waktu di luar jam Anda.
• Batas API: Business Central membatasi panggilan API per pengguna. BOTS4.me menyebar panggilannya dan menunggu ketika Business Central memintanya melambat; batas ini dibagi dengan integrasi lain yang menggunakan pengguna yang sama.

Dikombinasikan dengan Mail2ERP untuk Business Central, jalur dari PO pelanggan yang dikirim lewat email hingga faktur terkirim hanya membutuhkan manusia untuk pengiriman barang.

📚 Bacaan Terkait

• Setiap pengaturan dijelaskan: Panduan AutoERP dan halaman produk AutoERP.
• Langkah sebelumnya: Cara Mengubah Purchase Order dari Email menjadi Pesanan Penjualan Business Central.
• Membandingkan pilihan: Mail2ERP vs Sales Order Agent Business Central.
• Ide yang sama di Odoo: Cara Mengotomatiskan Konfirmasi Pesanan, Pengiriman, dan Penagihan di Odoo.
• Menerima pembayaran: Panduan AutoCASH membahas pengingat pembayaran untuk faktur yang diposting AutoERP.

🔗 Sumber dan Bacaan Lanjutan

Dokumentasi resmi yang dirujuk dalam panduan ini. Tautan eksternal terbuka di tab baru.

• Microsoft Learn — Work with dimensions in Business Central
• Microsoft Learn — Invoice sales in Business Central
• Microsoft Learn — Business Central API v2.0