AutoCASH
Panduan Pengguna – Dibayar Tanpa Perlu Mengejar Siapa Pun Secara Manual
💰 Empat Tingkat
Setiap pelanggan yang menunggak akan berada tepat pada satu tingkat, ditentukan oleh sudah berapa hari faktur tertunggak tertua mereka belum dibayar. Level 0 bukan tuntutan — ini adalah pernyataan ramah tentang apa yang masih terbuka, dan biasanya menyelesaikan sebagian besar kasus dengan sendirinya.
| Level | Apa yang diterima pelanggan | Pemicu default |
|---|---|---|
| 0 | Daftar faktur terbuka mereka. Sebuah dorongan halus, bukan tuntutan. | di bawah level 1 |
| 1 | Pengingat ke-1. | langkah eskalasi pertama |
| 2 | Pengingat ke-2. | satu proses kemudian, jika masih belum dibayar |
| 3 | Pengingat akhir. | langkah tertinggi, diulang sampai lunas |
🔄 Cara Kerja AutoCASH – Alur Visual
Tiba
Dibaca dari ERP Anda
Mendapat Level
Terkirim
Laporan
Jika ERP Anda dapat mengirim pengingat sendiri (OFFERIS), surat dibuat dan dikirim oleh ERP Anda sendiri, dengan penomoran, kata-kata, dan identitas merek Anda. Dengan ERP lain mana pun, atau saat Anda mengaktifkan Kirim pengingat dari BOTS4.me, bukan dari ERP Anda, AutoCASH mengirimkannya dalam bahasa pelanggan, dengan detail pembayaran dan tanda tangan Anda: dari kotak surat Anda sendiri jika Anda menambahkannya sebagai tujuan AutoCASH di Access Manager, jika tidak dari kotak surat BOTS4.me, dengan balasan masuk ke email akun Anda atau alamat Reply-To yang Anda tetapkan. Bagaimanapun caranya, AutoCASH menentukan siapa dan kapan.
🔐 Pratinjau – Jaring Pengaman Anda
Pada semua paket berbayar, sehari sebelum proses terjadwal AutoCASH mengirimkan email kepada Anda berisi daftar persis siapa yang akan dihubungi, pada level berapa, dan untuk berapa banyak. Itulah kesempatan Anda untuk mengeluarkan seseorang dari daftar — pelanggan yang baru saja berjanji akan membayar, yang sedang bersengketa, atau akun yang sedang dinegosiasikan oleh tim penjualan Anda.
Untuk menghapus seseorang, tambahkan ID pelanggan mereka ke Jangan pernah tagih pelanggan ini di dasbor Anda. Ini berlaku langsung, termasuk untuk proses besok.
🚀 Memulai
- Hubungkan ERP Anda di dasbor, atau instal aplikasi BOTS4.me dari Odoo Apps store.
- Aktifkan AutoCASH. Sistem akan mulai dalam Mode Demo — membaca semuanya dan tidak menghubungi siapa pun.
- Atur Eskalasi hingga ke pengingat ke-1 dan biarkan di sana untuk memulai.
- Periksa hari-hari proses (1 dan 15 secara default) dan jumlah minimum yang Anda perhatikan.
- Tunggu laporannya. Laporan ini mencantumkan dengan tepat siapa yang akan dihubungi.
- Puas dengan daftarnya? Ubah Mode dari DEMO ke AKTIF. Sejak saat itu, pelanggan Anda mulai menerima surat.
⚙️ Referensi Pengaturan Dasbor
Kapan proses berjalan
| Pengaturan | Bawaan | Fungsinya |
|---|---|---|
| Jalankan pada hari-hari berikut | 1,15 | Satu-satunya hari AutoCASH menghubungi siapa pun: tanggal dalam sebulan dan/atau hari dalam seminggu, dipisahkan koma (misalnya 1,15 atau Jumat). Sudah terisi 1,15; kosongkan kolom ini dan AutoCASH tidak melakukan apa-apa. Tanggal yang melewati akhir bulan pendek (mis. 31) jatuh ke hari terakhir bulan itu, sehingga Februari tidak pernah terlewat. Hari akhir pekan juga memerlukan kotak Akhir pekan dicentang di bagian Jam Operasional. |
Siapa yang ditagih
| Pengaturan | Bawaan | Fungsinya |
|---|---|---|
| Hanya tagih setelah | 14 hari | Seberapa jauh melewati tanggal jatuh tempo sebuah faktur harus berada sebelum AutoCASH mempertimbangkannya sama sekali. |
| Abaikan utang di bawah | 0 | Jangan menagih pelanggan yang total tunggakannya di bawah jumlah ini, dalam mata uang utama ERP Anda — jarang sepadan dengan risiko merusak hubungan. 0 berarti menagih semua pelanggan. |
| Jangan pernah tagih pelanggan ini | (kosong) | ID pelanggan dari ERP Anda, dipisahkan dengan koma. Akun-akun yang selalu ingin Anda tangani sendiri secara personal. |
Perlindungan Nota Kredit
Pelanggan yang nota kreditnya yang terbuka menutupi faktur mereka tidak akan pernah diingatkan — pada dasarnya Andalah yang berutang kepada mereka, bukan sebaliknya. Selalu aktif, di setiap tingkatan, dengan setiap perusahaan yang dilewati tercantum dalam laporan Anda.
Seberapa keras eskalasinya
| Pengaturan | Bawaan | Fungsinya |
|---|---|---|
| Eskalasi hingga (Family) | Pengingat ke-1 | Batas maksimum. Tidak ada yang akan dieskalasi melewati level ini, seberapa pun lama mereka menunggak. Personal tetap pada nilai default. |
| Hanya tagih faktur yang menunggak setidaknya | 14 hari | Ambang masuk. Di bawah nilai ini, faktur diabaikan sepenuhnya. Tidak ada ambang batas hari per level: setiap proses terjadwal menaikkan pelanggan satu level selama masih ada faktur dari pengingat terakhirnya yang belum dibayar. |
Seberapa sering pelanggan yang sama boleh ditagih
| Pengaturan | Bawaan | Fungsinya |
|---|---|---|
| Ulangi pengingat setiap (Family) | 7 hari | Satu angka untuk semua level: jeda minimum sebelum pelanggan yang sama dihubungi lagi. Inilah yang mencegah siapa pun ditagih dua kali untuk utang yang sama. Personal tetap pada nilai default. |
Apa yang Anda terima
| Pengaturan | Bawaan | Fungsinya |
|---|---|---|
| Siapa yang menerima laporan dan pratinjau | email akun Anda | Laporan setelah proses dan pratinjau sehari sebelumnya dikirim ke email akun Anda dan ke Email manajemen yang diatur di Dasbor Umum. Tidak ada daftar penerima AutoCASH terpisah. |
🔍 Mode Demo
Setiap akun AutoCASH dimulai dalam Mode Demo dan proses pertama Anda selalu berupa demo. Sistem ini membaca faktur Anda, menerapkan setiap aturan, dan menghitung dengan tepat siapa yang akan dihubungi pada level mana — lalu mengirimkan daftar tersebut kepada Anda melalui email alih-alih menghubungi siapa pun. Tidak ada satu pun pelanggan yang menerima kabar darinya.
Setelah Anda menerima setidaknya satu laporan demo, sakelar AKTIF akan terbuka. Anda dapat kembali ke Demo kapan pun Anda mau — sebelum periode sibuk, atau saat Anda mengubah aturan.
📊 Membaca Laporan
💰 Ringkasan Keuangan
Total terbuka, total tunggakan, dan bagaimana jumlah tunggakan terbagi di keempat level. Ini adalah gambaran umur piutang Anda sekali lihat.
👤 Siapa yang dihubungi
Setiap pelanggan, levelnya, jumlahnya, faktur yang disebutkan dalam surat, dan alamat tujuan pengirimannya.
⚠️ Siapa yang tidak
Sama bergunanya: akun yang dikecualikan, utang di bawah nilai minimum Anda, dan siapa pun yang masih berada dalam jendela pengulangan mereka.
❓ Pemecahan Masalah
| Apa yang Anda lihat | Apa artinya |
|---|---|
| Tidak ada yang terjadi pada hari terjadwal | Entah hari ini bukan salah satu hari proses terjadwal Anda, atau saat ini tidak ada yang memenuhi jumlah minimum dan hari minimum tunggakan Anda. Laporan akan memberi tahu Anda penyebabnya. |
| Seorang pelanggan tidak ditagih | Periksa secara berurutan: apakah mereka ada dalam daftar jangan pernah tagih, apakah total mereka di bawah nilai minimum Anda, apakah mereka masih berada dalam jendela pengulangan, dan apakah faktur tertua mereka benar-benar telah melewati hari minimum tunggakan Anda. |
| Semua orang tertahan di level 1 | Itu adalah Eskalasi hingga yang sedang menjalankan tugasnya. Mulai dari tingkat Family Anda bisa menaikkannya ke 2 atau 3 saat sudah siap. |
| Tidak ada pratinjau yang masuk | Pratinjau sudah termasuk mulai dari paket Personal saat Kirim Pratinjau diaktifkan. Pratinjau dikirim dari proses per jam yang biasa dan tetap diam pada hari yang bukan malam sebelum proses, juga saat tidak ada seorang pun yang akan ditagih. |
| Seorang pelanggan mengatakan mereka sudah membayar | AutoCASH membaca apa yang dianggap belum dibayar oleh ERP Anda. Jika pembayaran belum tercatat di sana, faktur tersebut masih dihitung sebagai tunggakan — Pay2ERP menutup celah ini dengan mengimpor pembayaran secara otomatis. |
❓ Pertanyaan yang Sering Diajukan
ERP apa saja yang didukung?
Saat ini Odoo (13–19), ERPNext (15–16), Zoho (Books / Inventory), Dolibarr (23 dan yang lebih baru), Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero, dan SAP Business One. ERP lain apa pun yang memiliki API — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite, dan lainnya — dihubungkan atas permintaan.
Bagaimana cara kerja penagihan?
Berbasis langganan — tarif bulanan tetap yang mencakup kuota penggunaan bulanan, diisi ulang setiap periode penagihan. Pengingat dihitung dari kuota tersebut per pelanggan yang diingatkan, dan Anda dapat menambah kuota kapan saja — lihat tabel paket di halaman produk. Bulan pertama Anda adalah bulan Discovery gratis — tanpa kartu kredit.
Bisakah saya menguji tanpa mengirim pengingat sungguhan?
Ya! Mode Demo membaca faktur Anda tetapi tidak mengirim pengingat — hanya laporan pratinjau yang menunjukkan persis apa yang akan dilakukannya. Bulan pertama gratis.
Apa saja tingkat eskalasinya?
4 level: Level 0 — Daftar Faktur (daftar ramah berisi faktur yang masih terbuka), Level 1 — Pengingat ke-1, Level 2 — Pengingat ke-2, Level 3 — Pengingat Terakhir. Eskalasi berjalan berurutan: setiap proses terjadwal menaikkan pelanggan satu level selama masih ada faktur dari pengingat terakhirnya yang belum dibayar, dan level tertinggi akan diulang. Anda menentukan ambang masuknya; jeda pengulangan dan level aktif tertinggi adalah pengaturan tingkat Family.
Bisakah saya mengecualikan pelanggan tertentu?
Ya. Tambahkan ID pelanggan mereka ke “Never chase these customers” di /bots → Kontrol → AutoCASH untuk melewati akun-akun utama, perusahaan induk, atau entitas internal.
Apakah ini bekerja dengan Pay2ERP?
Ya! AutoCASH + Pay2ERP bekerja bersama — ketika Pay2ERP mendeteksi pembayaran masuk, AutoCASH secara otomatis berhenti mengirim pengingat untuk faktur tersebut. Siklus arus kas yang sepenuhnya otomatis.
Seberapa sering ini berjalan?
Pada hari-hari yang Anda tetapkan di “Run on these days” (tanggal 1 dan 15 setiap bulan secara default, atau hari kerja seperti setiap Jumat). Kosongkan kolomnya dan AutoCASH tidak melakukan apa pun. Pada semua paket berbayar Anda juga menerima email pratinjau sehari sebelum setiap proses berjalan.
Berapa jumlah minimum tunggakan?
Dapat dikonfigurasi — default-nya adalah 0, jadi setiap faktur yang menunggak akan ditagih. Jika dinaikkan, pelanggan yang total tunggakannya di bawah ambang batas akan dilewati. Anda juga dapat mengatur hari minimum tunggakan (default 14 hari) untuk menghindari pengingat pada faktur yang baru saja menunggak.
Apakah ini menggunakan AI? Kami tidak diizinkan menggunakannya.
Tidak. AutoCASH tidak mengandung model AI dalam mode atau tingkat apa pun, dan tidak ada data pelanggan atau faktur yang pernah dikirim ke penyedia AI. Setiap pengingat mengikuti ambang batas yang Anda tetapkan, sehingga buku besar yang sama akan selalu menghasilkan daftar yang sama. Jika tim kepatuhan Anda membutuhkannya secara tertulis, hubungi kami dan kami akan mengonfirmasinya untuk berkas Anda.
🔒 Yang Tidak Akan Pernah Dilakukan AutoCASH
- Menghubungi siapa pun selama Mode Demo aktif.
- Menghubungi pelanggan dalam daftar jangan pernah tagih Anda.
- Melakukan eskalasi melewati level yang Anda tetapkan.
- Menagih pelanggan yang sama dua kali untuk hal yang sama dalam jendela pengulangan yang Anda pilih.
- Mengingatkan pelanggan tanpa detail Anda — setiap surat memuat nama perusahaan, detail pembayaran, dan tanda tangan Anda, baik dikirim oleh ERP Anda maupun oleh BOTS4.me.
- Mengubah apa pun di ERP Anda. AutoCASH hanya membaca; sistem ini tidak pernah mengedit faktur atau mencatat pembayaran.